phần mở đầu và kết luận, tài liệu tham khảo, khóa luận “Quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử tại Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam” đƣợc chia làm 3 chƣơng: Chƣơng 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƢU TRỮ ĐIỆN TỬ: Khái quát một số nội dung cơ bản về cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý về quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử. Bên cạnh đó đƣa ra những văn bản quy định về quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử mà Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam áp dụng. 6 Luan van Chƣơng 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƢU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI NGÂN HÀNG NHÀ NƢỚC VIỆT NAM: Thực trạng tại Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam về công tác quản lý TLLT điện tử bao gồm các quy trình nghiệp vụ cũng nhƣ trình độ chuyên môn của các cán bộ công chức và chất lƣợng hạ tầng công nghệ thông tin. Chƣơng 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƢU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI NGÂN HÀNG NHÀ NƢỚC VIỆT NAM: Đƣa nhận xét, những ƣu điểm, hạn chế còn đang tồn tại và nguyên nhân khách quan và chủ quan trong công tác quản lý TLLT điện tử của Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam.
Từ đó, đề xuất các giải pháp góp phần nâng cao chất lƣợng quản lý TLLT điện tử của Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam. 7 Luan van CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƢU TRỮ ĐIỆN TỬ 1. Cơ sở lý luận về quản lý tài liệu điện tử 1. Một số khái niệm 1.
Tài liệu Tài liệu đƣợc bắt nguồn từ tiếng Latinh có nghĩa là chứng cứ. Ngƣời ta có nhiều cách hiểu khác nhau về tài liệu. Theo ISO 9001: 2015, “tài liệu” là loại văn bản có tính hợp pháp dùng để làm căn cứ xử lý, giải quyết các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một bộ phận nhất định. Tài liệu bao gồm 2 loại: Tài liệu bên ngoài và tài liệu nội bộ.
“Tài liệu” là vật mang tin đƣợc hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dƣơng bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác. Tài liệu điện tử Tài liệu điện tử đóng vai trò quan trọng, mang lại nhiều lợi ích từ việc ứng dụng công nghệ quản lý văn bản trong hoạt động của cơ quan, tổ chức Nhà nƣớc. “Văn bản điện tử là văn bản dƣới dạng thông điệp dữ liệu, theo thể thức, định dạng do cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền quy định, đƣợc tạo lập hoặc đƣợc số hóa từ văn bản giấy”.
13;1] Hoặc “Văn bản điện tử là văn bản dƣới dạng thông điệp dữ liệu đƣợc tạo lập hoặc đƣợc số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định”. 15;2] Thực tế cho đến nay, vẫn chƣa có khái niệm “tài liệu điện tử” và định 8 Luan van nghĩa chính thức trong hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hƣớng dẫn nghiệp vụ lĩnh vực văn thƣ, lƣu trữ. Tuy nhiên, từ khái niệm văn bản điện tử nêu trên, có thể xác định tài liệu điện tử là tài liệu dƣới dạng thông điệp dữ liệu đƣợc tạo lập định dạng điện tử hoặc đƣợc số hóa từ tài liệu có vật mang tin khác. Nhƣ vậy, có thể hiểu tài liệu điện tử rộng hơn và bao hàm hơn khái niệm văn bản điện tử.
Tài liệu điện tử không nhất thiết phải đƣợc trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng nhƣ văn bản điện tử, vì vậy, nó có nội hàm và phạm vi phong phú, đa dạng hơn so với văn bản điện tử. Nói cách khác, văn bản điện tử là một loại hình đặc trƣng phổ biến của tài liệu điện tử. Tài liệu lƣu trữ Theo quy định, Tài liệu lƣu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử đƣợc lựa chọn để lƣu trữ. [3;1] Tài liệu lƣu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trƣờng hợp không còn bản gốc, bản chính thì đƣợc thay thế bằng bản sao hợp pháp.
Tài liệu lƣu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử đƣợc lựa chọn để lƣu trữ. Tài liệu lƣu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trƣờng hợp không còn bản gốc, bản chính thì đƣợc thay thế bằng bản sao hợp pháp. Tài liệu lƣu trữ điện tử Theo Luật Lƣu trữ 2011, tài liệu lƣu trữ điện tử là tài liệu đƣợc tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân đƣợc lựa chọn để lƣu trữ hoặc đƣợc số hóa từ tài liệu lƣu trữ trên các vật mang tin khác. 3;4 Theo quy định, tài liệu lƣu trữ điện tử phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, bảo đảm tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an toàn và khả năng truy cập; đƣợc bảo quản và sử dụng theo phƣơng pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt.
[3;4] 9 Luan van Việc quy định về nguồn gốc và cách thức hình thành tài liệu lƣu trữ điện tử cũng bƣớc đầu giúp cho các cơ quan có cơ sở xác định đối tƣợng, phân biệt đƣợc tài liệu lƣu trữ điện tử với các tài liệu khác để có biện pháp quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lƣu trữ cho phù hợp. Quản lý Quản lý là sự tác động có mục đích của chủ thể quản lý đến khách thể quản lý nhằm nâng cao hiệu quả quản lý một đối tƣợng nào đó. Xã hội càng phát triển thì vai trò của quản lý càng cao, càng cần thiết hơn, phải đƣợc chú trọng hơn. Quản lý là sự tác động liên tục có tổ chức, có định hƣớng, có mục đích, có kế hoạch của chủ thể quản lý đến đối tƣợng quản lý để chỉ huy, điều khiển, liên kết các yếu tố tham gia vào hoạt động thành một chỉnh thể thống nhất, điều hoà hoạt động của các khâu một cách hợp quy luật nhằm đạt đến mục tiêu xác định trong điều kiện biến động của môi trƣờng.
Quản lý là hiện tƣợng tồn tại trong mọi chế độ xã hội. Bất kỳ ở đâu, lúc nào con ngƣời có nhu cầu kết hợp với nhau để đạt mục đích chung đều xuất hiện quản lý. Quản lý trong xã hội nói chung là quá trình tổ chức điều hành các hoạt động nhằm đạt đƣợc những mục tiêu và yêu cầu nhất định dựa trên những quy luật khách quan. Xã hội càng phát triển, nhu cầu và chất lƣợng quản lý càng cao.
Quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử Quản lý tài liệu nói chung là lĩnh vực quản lý có trách nhiệm kiểm soát một cách hiệu quả và hệ thống. Cũng giống nhƣ tài liệu giấy, tài liệu lƣu trữ điện tử chứa đựng những thông tin quan trọng, bí mật của cơ quan, tổ chức, vì vậy cũng cần phải có hệ thống quản lý. Quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử là việc hoạt động quản lý và thực hiện các nghiệp vụ nhằm tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ điện tử. Đặc điểm của tài liệu lưu trữ điện tử 1.
Đặc điểm ghi tin và sử dụng các ký hiệu + Thông tin đƣợc mã hóa phong phú dƣới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phƣơng tiện điện tử; + Ban hành, xử lý và lƣu giữ trong môi trƣờng điện tử, con ngƣời không thể nhận biết trực tiếp nếu in ra giấy hoặc không có thiết bị hỗ trợ; + Phản ánh ngữ cảnh hành chính có thể nhận dạng, có tác giả, địa khách và ngƣời xây dựng; + Làm chứng cứ cho sự kiện hoặc hoạt động thực tiễn. Đặc điểm kết nối nội dung thông tin và tính chất của tài liệu + Các cá nhân và các chi nhánh trong cùng một cơ quan, tổ chức hay cơ quan trung tâm với các chi nhánh, bộ phận cách xa về địa lý trong thời gian ngắn có khả năng kết nối; + Hình thức và nội dung (chữ ký điện tử) phản ánh tính chất đáng tin cậy của tài liệu; + Tài liệu có tính chất độc đáo và phân biệt với tài liệu khác nhờ tính đồng nhất (không có phân biệt bản gốc, bản sao, bản chính). Đặc điểm về siêu dữ liệu + Kết nối, chu chuyển, sao chép. với tốc độ nhanh, lƣu trữ đƣợc dung lƣợng lớn tài liệu, không tốn kém diện tích kho tàng.
+ Cơ sở dữ liệu không tách rời từ lúc tạo ra cho đến khi kết thúc vòng đời; + Thông qua số lƣợng các chuỗi bit, mặt vật lý đƣợc đảm bảo tính toàn vẹn đầy đủ của tài liệu. + Các tài liệu khác ở bên trong hoặc bên ngoài hệ thống số thông qua một mã số phân loại dựa trên nguyên tắc phân loại có các mối liên kết rõ ràng. Yêu cầu của quản lý tài liệu lưu trữ điện tử Thứ nhất, cần đảm bảo đồng thời về tính toàn vẹn với việc tạo lập và 11 Luan van nắm bắt tài liệu cũng nhƣ quy cách đặt tên bản ghi. + Về đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu: Tính toàn vẹn của một tài liệu điện tử phụ thuộc vào phƣơng pháp tạo lập và định dạng bản lƣu.
Có nghĩa, nó phải đƣợc tạo lập bằng một phần mềm, để đảm bảo khi một bản ghi đã đƣợc phê duyệt thì chỉ cần chọn lệnh lƣu, nó đƣợc bảo đảm toàn vẹn nội dung ngay trong hệ thống của phần mềm đó. Mặt khác, có thể đảm bảo tính toàn vẹn của một bản ghi điện tử bằng cách chọn định dạng khi lƣu. + Về đặt tên bản ghi một cách khoa học: Tên của một bản ghi là định dạng đầu tiên của bản ghi đó. Tên bản ghi cung cấp siêu dữ liệu về vị trí của một tài liệu giữa các tài liệu khác, danh mục và lịch trình bảo quản vĩnh viễn.
Việc ghi tên bản ghi một cách thống nhất sẽ khuyến khích sự hợp tác dựa trên sự hiểu biết lẫn nhau của cách đặt và sử dụng tên bản ghi (bao gồm cả tên cơ sở dữ liệu). Những bản ghi đƣợc đặt tên thống nhất và hợp lý sẽ dễ dàng cho việc quản lý và tra cứu. Thứ hai, đối với việc chuyển giao tài liệu: cần đảm bảo các yêu cầu về tính toàn vẹn, mức độ an toàn, bí mật thông tin.