CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ VÀ TIÊU CHUẨN QUỐC TẾ ISO 15489:2001 Trước khi tiến hành nghiên cứu, tìm hiểu bất cứ khía cạnh nào của một vấn cụ thể, người nghiên cứu đều cần phải làm rõ được các định nghĩa, khái niệm, đồng thời phải nắm hiểu được cốt lõi, bản chất của vấn đề nghiên cứu. Quá trình này không chỉ dừng lại ở việc thống kê, tìm hiểu các quan điểm khác nhau, mà nó còn đòi hỏi người nghiên cứu phải đưa ra quan điểm riêng của mình về đối tượng nghiên cứu, dù đó là quan điểm riêng, có tính sáng tạo hay là sự đồng tình, nhất trí với quan điểm đã được đưa ra trước đó. Trên cơ sở đó, chúng tôi sẽ lần lượt đưa ra những quan điểm về các vấn đề liên quan tới đối tượng nghiên cứu như nêu ra các định nghĩa, khái niệm; giới thiệu khái quát về các đối tượng nghiên cứu… Điều này không chỉ thể hiện cấu trúc logic của một công trình khoa học, mà chúng tôi còn lấy đó làm cơ sở lý luận cho việc triển khai những nghiên cứu về sau. Khái niệm Tài liệu điện tử 1.
Khái niệm tài liệu (Document) Tài liệu, văn bản là những khái niệm quan trọng nhất trong công tác văn thư, lưu trữ và cũng là khái niệm cơ bản trong lĩnh vực công nghệ thông tin. Theo nghĩa thông thường, tài liệu được hiểu là thông tin được ghi lại trên vật liệu nhất định. Tài liệu có thể là văn bản, có thể là phim, ảnh, băng hình, đĩa hình băng âm thanh, đĩa âm thanh hay các loại vật liệu mang tin khác. Dưới góc độ tiêu chuẩn, nhiều quan niệm về tài liệu đã được đưa ra.
Theo chuẩn quốc gia Australia (Standards Australia, AS-ISO 15489, 2001, Part 1) : ''Tài liệu là thông tin được ghi lại hoặc vật thể được xử lý như một đơn vị''. Theo Tiêu chuẩn thiết kế chuẩn cho phần mềm ứng dụng quản lý hồ sơ điện tử DoD 5015.2 xuất bản năm 2007 của Bộ Quốc phòng Mỹ : ''Tài liệu là thông tin ghi lại dưới bất kỳ hình thức thể chất hoặc đặc trưng nào. Tài liệu có thể hoặc không gắn với định nghĩa về hồ sơ”. Theo tài liệu MoReq2 (Tiêu chuẩn Châu Âu) xuất bản năm 2002 của Lưu trữ quốc gia Anh : ''Tài liệu là thông tin ghi chép, lưu z trữ trên một phương tiện vật chất, mà có thể được giải thích/hiểu trong một ngữ cảnh ứng dụng và được coi là một đơn vị”.
Theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 7420:2004 áp dụng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489, ''Tài liệu (Document) là thông tin được ghi lại hoặc vật thể được xử lý như một đơn vị".8] (“Document = Recorded information or object which can be treated as a unit'') Trong môi trường hiện đại ngày nay, tài liệu được các cơ quan, tổ chức sản sinh ra trong quá trình hoạt động có thể là các tài liệu truyền thống, tức là các thông tin được ghi lại bằng kỹ thuật tương tự, như: văn bản viết tay hoặc đánh máy chữ, film, ảnh, băng ghi âm hoặc ghi hình bằng kỹ thuật tương tự (analog); và có thể là các tài liệu số, hay cũng thường gọi là tài liệu điện tử, tức là các thông tin được ghi lại bằng kỹ thuật số, như các tệp được tạo bởi các phần mềm tin học: phần phần soạn thảo văn bản, phần mềm bảng tính, phần mềm trình chiếu, phần mềm đồ hoạ, phầm mềm xử lý âm thanh và phầm mềm xử lý hình ảnh động. Song, dù ở bất cứ hình thức nào, tài liệu vẫn phải đảm bảo có 2 đặc trưng: có thông tin và được xử lý như một đơn vị. Vì vậy, trong khuôn khổ luận văn, chúng tôi sử dụng khái niệm của ISO 15489:2001, TCVN 7420:2004. Khái niệm tài liệu điện tử ( Electronic Document) Do tính chất phức tạp liên quan tới yếu tố công nghệ, tài liệu điện tử nói chung cũng như khái niệm về tài liệu điện tử nói riêng hiện vẫn đang được đưa ra bàn luận trên các diễn đàn nghiên cứu trong và ngoài nước.
Thuật ngữ “ Tài liệu điện tử” xuất hiện vào năm 1990, trong bộ môn Tài liệu học và được sử dụng nhiều vào cuối những năm 1990. Trước thời gian đó, trong các tư liệu trong nước và nước ngoài người ta chỉ sử dụng một cách rộng rãi các thuật ngữ như: “Tài liệu đọc bằng máy”, “Tài liệu trên vật mang từ tính”, “Tài liệu do máy định hướng” và thuật ngữ “Sơ đồ, biểu đồ máy vẽ”… Trong Luật Giao dịch điện tử của Việt Nam thì văn bản điện tử là văn bản được thể hiện dưới dạng thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự… Qua khảo sát, chúng tôi nhận thấy tại Việt Nam hiện nay xuất hiện nhiều quan điểm về khái niệm tài liệu điện tử, từ khái quát đến cụ thể. Song, có thể tổng hợp thành hai cách hiểu nổi bật nhưng không thống nhất như sau: Một là, “Tài liệu điện tử là khái niệm để chỉ tất cả các tài liệu số (digital document), bao gồm cả các tài liệu được tạo ra ngay từ đầu đã là tài liệu số (born-digital) và các tài liệu số hóa (digitalised)” – Vũ Hồng Mây, “Nghiên cứu, xây dựng quy trình quản lý, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư ở các ban tham mưu giúp việc cấp ủy từ Trung ương đến cấp tỉnh”, Đề tài khoa học cấp Ban Đảng, năm 2010.26] z Hai là, “Mỗi khi bàn về thuật ngữ TLĐT cần phải lưu ý là tài liệu điện tử trước hết phải là tài liệu đọc bằng máy, song không phải bất kỳ tài liệu đọc bằng máy nào cũng là tài liệu điện tử. Sự phát triển công nghệ thông tin trong những năm 1990 đã làm cho thuật ngữ “tài liệu đọc bằng máy” với đặc tính cơ bản của nó là thuận lợi để đọc bằng máy trở nên không còn khả năng tồn tại.
Bởi vì, trong điều kiện hiện nay, thông tin từ tài liệu giấy có thể đọc được nhờ máy quét. Cho nên, cần thiết phải có một khái niệm mới để thể hiện được những loại tài liệu hình thành trong môi trường điện tử. Khái niệm đó phải bao quát được toàn bộ vòng đời của tài liệu dưới dạng điện tử - từ khi soạn thảo cho đến khi tiêu hủy.” - Cảnh Đương – Đức Mạnh, “Bàn về khái niệm tài liệu điện tử”, Tạp chí VTLT.9] Những khái niệm ban đầu về tài liệu điện tử được đưa ra từ sớm ở một số nước phát triển trên thế giới là nguyên nhân dẫn tới sự bất đồng về quan điểm khi tài liệu điện tử được giới nghiên cứu Việt Nam bước đầu quan tâm tìm hiểu. Do vậy, trong đề tài này, chúng tôi sẽ căn cứ vào tiêu chuẩn ISO 15489 để đưa ra khái niệm về tài liệu điện tử.
Theo tiêu chuẩn, tài liệu điện tử cũng là tài liệu và Tài liệu điện tử là khái niệm để chỉ tất cả các tài liệu số (digital document), bao gồm cả các tài liệu được tạo ra ngay từ đầu đã là tài liệu số (born- digital) và các tài liệu số hoá (digitalised). Khái niệm tài liệu lưu trữ điện tử Toàn bộ lĩnh vực lưu trữ hiện nay được điều chỉnh bởi Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia ban hành từ năm 2001. Đến nay đã có nhiều văn bản quy phạm pháp luật được ban hành điều chỉnh những vấn đề liên quan đến lưu trữ, nhưng các văn bản đó chưa thật sự đồng bộ và thống nhất với pháp luật lưu trữ. Đồng thời, nhiều quan hệ xã hội mới hình thành mà khi ban hành Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001 chưa thể dự liệu.
Việc ra đời của luật về lưu trữ là rất cần thiết. Giữa tháng 11/2011, Luật Lưu trữ đã được Quốc hội thông qua trong kỳ họp thứ XIII và đã có những điều chỉnh nhất định về nội dung lưu trữ tì liệu điện tử. Tuy nhiên, do Luật mới ban hành nên các văn bản dưới luật có vai trò hướng dẫn thực hiện Luật vẫn chưa được xây dựng, đồng thời hiệu lực của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001 vẫn chưa chấm dứt. Do vậy, có thể coi đây là thời điểm giao thời trong lĩnh vực lưu trữ nói chung và lưu trữ tài liệu điện tử nói riêng.
Khái niệm Tài liệu lưu trữ điện tử là một khái niệm dựa trên cơ sở TLĐT kèm theo giá trị thông tin ở các mức độ khác nhau của tài liệu. Cho tới thời điểm hiện tại – khi Luật Lưu trữ chưa được chính thức có hiệu lực thì TLLTĐT đã được định nghĩa một cách khái quát như sau: “Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu điện tử có giá trị ở các mức độ khác nhau về chính trị, khoa học, kinh tế, xã hội và các lĩnh vực khác được lưu trữ trong môi trường điện tử thuộc sở hữu của nhà nước hoặc tư nhân.” – Vũ Thị Phụng - Nguyễn Thị Chinh, “Một vài quan niệm về tài liệu điện tử”.9] z Đây là khái niệm không có giới hạn về nơi bảo quản cũng như quyền sở hữu tài liệu. Bất kỳ TLĐT thuộc quyền sở hữu của nhà nước hoặc tư nhân có giá trị về các mặt chính trị, văn hóa, xã hội, kinh tế, khoa học… ở các mức độ khác nhau đều là TLLTĐT. Ngoài ra, mọi tài liệu được bảo quản trong kho lưu trữ đều phải được lập thành hồ sơ.
Tài liệu lưu trũ điện tử cũng cần phải được lập thành các hồ sơ điện tử. Theo ISO 15489-1, ta có các khái niệm sau: - Hồ sơ là thông tin do tổ chức hoặc cá nhân tạo lập, tiếp nhận và duy trì để làm bằng chứng và báo cáo theo trách nhiệm pháp lý hoặc trong các giao dịch công việc. - Lĩnh vực quản lý hồ sơ chịu trách nhiệm kiểm soát quá trình tạo lập, tiếp nhận, duy trì, sử dụng và xác định giá trị hồ sơ một cách có hiệu quả và hệ thống, bao gồm cả các quá trình thu nhận và duy trì bằng chứng thông tin về các hoạt động và giao dịch công việc dưới hình thức hồ sơ. - Hệ thống hồ sơ là hệ thống thông tin nhằm tạo lập, quản lý và đảm bảo sự tiếp cận hồ sơ tài liệu theo thời gian.
Các khái niệm này có thể áp dụng cho cả hệ thống hồ sơ tài liệu giấy cũng như hệ thống hồ sơ điện tử.