CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ 1. Lý luận chung về hoạt động lưu trữ 1. Các khái niệm a) Khái niệm tài liệu lưu trữ Khái niệm ‘‘tài liệu lưu trữ” – một trong những khái niệm làm nền tảng chung cho công tác lưu trữ. Hiện có rất nhiều quan niệm khác nhau về thuật ngữ này, ví dụ: Theo định nghĩa của Hội đồng Lưu trữ quốc tế: “Tài liệu lưu trữ là những tài liệu hết giá trị hiện hành được bảo quản, có sự lựa chọn hoặc không có sự lựa chọn, bởi những ai có trách nhiệm về sự việc sản sinh ra nó hoặc bởi những người thừa kế nhằm mục đích sử dụng riêng của họ, hoặc bởi một cơ quan lưu trữ tương ứng vì giá trị lưu trữ của chúng”.
Trong Luật Liên bang Nga về “Công tác lưu trữ tại Liên bang Nga” thông qua ngày 01 tháng 10 năm 2004 và Hội đồng Liên bang phê chuẩn ngày 13 tháng 4 năm 2004, Trong Luật này tài liệu lưu trữ được định nghĩa như sau: “Tài liệu lưu trữ là vật mang tin, có những đặc điểm riêng cho phép phân biệt chúng và được lưu giữ vì có giá trị về vật liệu mang tin và thông tin đối với công dân, xã hội và nhà nước. Khái niệm tài liệu lưu trữ của nước ta được hình thành khá sớm và đến nay đã có một số điểm đổi mới. Luật Lưu trữ năm 2011 tại Khoản 2, Điều 3 định nghĩa: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”.[1] Như vậy, khái niệm chung về tài liệu lưu trữ và có ý nghĩa bao hàm nhất, phù hợp với thực tế hiện nay chính là khái niệm tài liệu lưu trữ được thể hiện trong Luật Lưu trữ.
b) Khái niệm hoạt động lưu trữ. 8 Trước kia, khi chưa có khái niệm hoạt động lưu trữ thì các nghiên cứu, các giáo trình và các văn bản đều sử dụng cụm từ “công tác lưu trữ“. Vậy khái niệm công tác lưu trữ là gì? Có nhiều cách định nghĩa khác nhau. Dưới đây là một số các định nghĩa về công tác lưu trữ.
Định nghĩa thứ 1: Được trình bày trong cuốn Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam của PGS. Dương Văn Khảm do Nhà Xuất bản văn hóa thông tin ấn hành năm 2011: “Công tác lưu trữ là toàn bộ các qui trình quản lí nhà nước và quản lí nghiệp vụ lưu trữ, nhằm thu thập, bổ sung, bảo quản, bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ“ [13]. Theo đó nội dung công tác lưu trữ bao gồm: - Xây dựng các văn bản pháp luật, các tiêu chuẩn, văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ; - Tổ chức, hướng dẫn kiểm tra việc thực hiện các qui định của Nhà nước, của ngành về công tác lưu trữ; - Tổ chức nghiên cứu ứng dụng công nghệ tiên tiến vào công tác lưu trữ; - Quản lí hợp tác quốc tế trong lưu trữ; - Thực hiện các qui trình nghiệp vụ lưu trữ như thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ; bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ; tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ cho yêu cầu nghiên cứu xã hội cho xã hội. Trong ngành lưu trữ các hoạt động sự nghiệp quan trọng nhất, bao gồm toàn bộ lao động để bảo vệ, bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ quốc gia.
Ngoài ra, để có các kết quả đó, trong ngành lưu trữ còn có các hoạt động sự nghiệp khác như đào tạo, nghiên cứu khoa học, công bố giới thiệu tài liệu, sản xuất các thiết bị bảo quản tài liệu. Định nghĩa thứ 2: Được trình bày trong Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ, chủ biên GVC. Chu Thị Hậu do Nhà Xuất bản Lao Động ấn hành năm 2017: “Công tác lưu trữ là hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân và các cá nhân trong quản lý và tiến hành (thực hiện) các công việc liên quan tới thu thập, 9 xác định giá trị, tổ chức khoa học, thống kê, bảo quản, sử dụng tài liệu của Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam và các tài liệu lưu trữ khác. Cách định nghĩa này còn có thể được phát biểu ở dạng rút gọn như sau: Công tác lưu trữ là hoạt động của cơ quan nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp, và các cá nhân trong tổ chức bảo quản, thu thập, thống kê và sử dụng tài liệu.
Đến năm 2011, Luật Lưu trữ ra đời, Điều 2 của Luật này ghi: Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ. Từ các định nghĩa trên, quan điểm của tác giả về khái niệm “Hoạt động lưu trữ” mà tác giả thấy đầy đủ nhất đó là Hoạt động lưu trữ bao gồm hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ. Hoạt động quản lý bao gồm: Xây dựng những văn bản quy định về công tác lưu trữ; quản lý việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu của cơ quan; lập kế hoạch thực hiện công tác lưu trữ và theo dõi việc thực hiện trong thực tế. Hoạt động nghiệp vụ bao gồm: thu thập; xác định giá trị tài liệu lưu trữ; bảo quản; thống kê tài liệu lưu trữ; tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
Nguyên tắc tổ chức hoạt động lưu trữ - Nguyên tắc chính trị: có tính định hướng có tính chất tư tưởng, thông qua sự thống nhất giữa lý luận và thực tiễn, tức là thông qua sự cần thiết của việc dự báo có khoa học về giá trị của tài liệu, coi nguyên tắc này là sự xác định bản chất giai cấp của tài liệu, xác định ý nghĩa của nó từ quan điểm quyền lợi của các giai cấp những người lao động. - Nguyên tắc lịch sử: là phương pháp tiếp cận theo thời gian, luôn luôn phát triển không ngừng. Nguyên tắc lịch sử luôn luôn là nguyên tắc cơ bản để xác định nguồn xuất sứ, nội dung và đặc điểm bề ngoài của tài liệu lưu trữ. Từ bối cảnh lịch sử, tài liệu được sản sinh, bản chất giai cấp của chúng, việc nghiên cứu tất cả các đời sống xã hội được phản ánh trong một tổ hợp các tài liệu khác nhau của đơn vị hình thành phông và các phông khác cho phép thu thập một cách trọn vẹn những tài liệu có giá trị đầy đủ cho Phông lưu trữ quốc gia.
10 - Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp: nguyên tắc này đòi hỏi phải phân tích nội dung của tài liệu và các đặc điểm bề ngoài của nó và yêu cầu khi đánh giá tài liệu phải tính đến cả thành phần, tổ chức, tính chế ước và tính vẹn toàn của chúng. Nguyên tắc này đòi hỏi phải nghiên cứu tài liệu trong tổng thể với các tài liệu khác và nguồn sử liệu khác từ quan điểm khác nhau, trong đó ó tính đến việc sử dụng trong tương lai. Cần nhấn mạnh mối liên hệ giữa tất cả các mặt của tài liệu. Có thể coi đó là sự phát triển logic của nguyên tắc tổng hợp.
Nội dung của hoạt động lưu trữ 1. Hoạt động quản lý - Xây dựng những văn bản quy định về công tác lưu trữ trong cơ quan; - Quản lý việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu của cơ quan; - Đề xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ cho cơ quan; - Lập kế hoạch thực hiện công tác lưu trữ của cơ quan và theo dõi việc thực hiện trong thực tế. Hoat động nghiệp vụ a) Hoạt động thu thập, bổ sung tài liệu Theo Luật Lưu trữ năm 2011, thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử. Mục đích của việc thu thập: Nhằm bổ sung vào kho những tài liệu có giá trị lịch sử, thực tiễn để bảo quản nhằm phục vụ cho các nhu cầu nghiên cứu, sử dụng của độc giả.
Nguyên tắc thu thập: Không làm phân tán Phông lưu trữ. Nếu như tài liệu của một phông mà để ở nhiều nơi sẽ khó khăn cho việc phân loại, thống kê, xác định giá trị tài liệu… b) Hoạt động chỉnh lý tài liệu lưu trữ. Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Mục đích: Đây là một biện pháp có tính thình tế, để tổ chức sắp xếp hồ sơ, tài liệu của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý một cách khoa học tạo điều kiện 11 thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác, sử dụng tài liệu.
Loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ, qua đó, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị, phương tiện bảo quản. Yêu cầu: Tuỳ theo điều kiện cụ thể của từng cơ quan, tổ chức (kinh phí, thời gian, nhân lực, trình độ cán bộ, cơ sở vật chất) và tình hình khối tài liệu đưa ra chỉnh lý (mức độ phân loại, lập hồ sơ) mà thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh hoặc một số công đoạn của quy trình chỉnh lý (chỉnh lý sơ bộ). Về mặt lý thuyết, tài liệu sau khi chỉnh lý hoàn chỉnh phải đạt được các yêu cầu sau: - Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh; - Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu đối với lưu trữ hiện hành; xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu huỷ đối với lưu trữ lịch sử; - Hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu; - Lập các công cụ tra cứu: mục lục hồ sơ, tài liệu; cơ sở dữ liệu và công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý, tra cứu sử dụng; - Lập danh mục tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu huỷ. c) Xác định giá trị tài liệu.