THÔNG TIN TỔNG QUAN VÀ MÔ TẢ HỌC THUẬT GIÁO TRÌNH NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ 2

Tổng quan về giáo trình

Giáo trình mô đun Nghiệp vụ lưu trữ 2 do Trường Cao đẳng Kinh tế – Kỹ thuật Bạc Liêu biên soạn và ban hành năm 2020, là học liệu chuyên môn thuộc chương trình đào tạo ngành Văn thư – Lưu trữ ở trình độ Trung cấp (đồng thời dùng làm tài liệu tham khảo cho bậc Cao đẳng và Đại học ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng).

Về vị trí trong chương trình, mô đun kế thừa các kiến thức nền tảng về văn bản học và lý thuyết lưu trữ cơ bản, đóng vai trò hoàn thiện các kỹ năng tác nghiệp kỹ thuật - nghiệp vụ chuyên sâu tại kho lưu trữ của các cơ quan, tổ chức và các Trung tâm Lưu trữ lịch sử.

Mục tiêu học tập (learning outcomes) của giáo trình bao gồm:

  • Nắm vững cơ sở lý luận, nguyên tắc quản lý và quy định pháp lý hiện hành về thống kê, kiểm tra, bảo quản, tu bổ và tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ.
  • Thiết lập, ghi chép và quản lý chính xác hệ thống sổ sách thống kê, biểu mẫu và công cụ tra cứu khoa học theo quy chuẩn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và Bộ Nội vụ.
  • Thực hiện đúng các thao tác kỹ thuật vật lý - hóa học trong kiểm soát vi khí hậu kho, xử lý nấm mốc, côn trùng và thực hành quy trình phục chế, vá dán, bồi nền tài liệu hư hỏng.
  • Tổ chức và vận hành quy trình phục vụ độc giả tại phòng đọc theo đúng thẩm quyền và nội quy bảo vệ bí mật quốc gia.

Về cấu trúc và cách tiếp cận, giáo trình được thiết kế theo cấu trúc mô đun tích hợp gồm 3 bài học nghiệp vụ trọng tâm: Thống kê và kiểm tra trong lưu trữ; Bảo quản tài liệu lưu trữ; Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ. Điểm đặc sắc của giáo trình là tính quy chuẩn hóa cao độ, gắn kết chặt chẽ giữa lý thuyết quản lý hành chính nhà nước với hệ thống văn bản pháp quy, tiêu chuẩn kỹ thuật chuyên ngành và các thông số định lượng cụ thể trong bảo quản kho tàng.

Nội dung kiến thức cốt lõi

Các chương/chủ đề chính

Nội dung giáo trình được cấu trúc thành 3 bài học nghiệp vụ lớn với tiến trình logic đi từ quản trị số liệu, bảo đảm an toàn vật lý đến phát huy giá trị sử dụng của tài liệu:

     (Quản trị số lượng/             (Bảo toàn cơ lý tính/           (Tổ chức phục vụ/
      tình trạng tài liệu)            kéo dài tuổi thọ vật lý)        phát huy giá trị phông)

1. Bài 1: Thống kê và kiểm tra trong lưu trữ

  • Khái niệm, mục đích, yêu cầu và nguyên tắc thống kê: Làm rõ 2 nguyên tắc cơ bản gồm nguyên tắc thống nhất trong toàn Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam (thống nhất về công cụ, đơn vị, chế độ, biểu mẫu, phần mềm cơ sở dữ liệu) và nguyên tắc thống nhất giữa thống kê với bảo quản vật lý.
  • Đối tượng và đơn vị thống kê: Phân loại đối tượng gồm tài liệu lưu trữ (hành chính, khoa học kỹ thuật, nghe nhìn, điện tử), cơ sở vật chất kho tàng, phương tiện bảo quản, công cụ tra cứu và đội ngũ cán bộ. Xác định đơn vị thống kê tương ứng: Phông, hồ sơ/đơn vị bảo quản, mét giá, cặp/hộp, cuộn phim/thước phim/giờ nghe nhìn, tệp dữ liệu (byte/bit/MB).
  • Hệ thống sổ sách nghiệp vụ và biểu mẫu:
    • Sổ nhập tài liệu lưu trữ: Ban hành theo Quyết định số 02/QĐ-QHTK ngày 12/01/1990 của Cục Lưu trữ Nhà nước; quy cách bìa A4, ruột A3 gồm 10 cột quản lý thông tin nộp lưu.
    • Sổ xuất tài liệu lưu trữ: Quản lý xuất mượn, chỉnh lý, tu bổ, sao chụp; quy trình lập và hủy "phiếu thay thế" trên giá.
    • Sổ đăng ký các phông lưu trữ: 5 cột thông tin định danh toàn bộ phông trong kho.
    • Mục lục hồ sơ: Ban hành theo Quyết định số 72/QĐ-KHKT ngày 02/8/1997 của Cục Lưu trữ Nhà nước; cấu tạo 8 phần (Bìa, tờ nhan đề, tờ mục lục, lời nói đầu về lịch sử phông/lịch sử đơn vị hình thành phông, bảng chữ viết tắt, bảng kê hồ sơ 6 cột, bảng chỉ dẫn tên người/sự kiện, phần kết thúc).
    • Sổ đăng ký mục lục hồ sơ: Ban hành theo Quyết định số 73/QĐ-KHKT ngày 04/8/1997 gồm 10 cột.
    • Báo cáo thống kê tổng hợp: Ban hành theo Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 của Bộ Nội vụ; quy định thời điểm chốt số liệu (từ 00h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12), hạn nộp báo cáo trước ngày 15/01 năm sau, với 7 nhóm tiêu chí thống kê tổng hợp.
  • Kiểm tra trong lưu trữ: Khái niệm quản lý nhà nước; 4 nội dung kiểm tra (cơ sở vật chất/cán bộ, nghiệp vụ, thực hiện văn bản quy phạm pháp luật, đánh giá xếp loại); chế độ kiểm tra định kỳ (1 - 2 năm/lần) và đột xuất; phương pháp đối chiếu sổ sách và lập biên bản xử lý vi phạm.

2. Bài 2: Bảo quản tài liệu lưu trữ

  • Nguyên nhân hư hại tài liệu:
    • Tự hủy do chất liệu và phương pháp chế tác: Bản chất sợi xenlulô và lig-nin của giấy (độ bền giấy dó thủ công so với giấy công nghiệp); thành phần hóa học của mực (mực nho bồ hóng cacbon bền vững, mực muối kim loại/nhựa cây có tính axit, mực in typô, giấy than, bút chì than chì/đất sét); độ bền nền phim nhựa (nitrat xenlulô tự cháy ở nhiệt độ cao so với tri-a-xê-tát xenlulô); đặc tính tài liệu ghi âm (cơ giới, từ tính, cảm quang, kỹ thuật số).
    • Nhân tố tự nhiên: Khí hậu nhiệt đới gió mùa; nhiệt độ cao làm giòn giấy; độ ẩm cao (80 - 90%) gây thủy phân, nhòe mực và kích thích nấm mốc; bức xạ quang hóa và tia tử ngoại làm đứt gãy mạch polyme của giấy; bụi cơ học/vi sinh; côn trùng (mối đất, mối khô, bọ ba đuôi, gián, mọt) và chuột phá hoại.
    • Nguyên nhân con người: Thiếu trách nhiệm, vi phạm quy trình kỹ thuật hoặc phá hoại có chủ đích.
  • Quy chuẩn kho tàng và trang thiết bị: Cập nhật theo Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ; diện tích mỗi khoang tối đa $200\text{ m}^2$; tải trọng sàn tối thiểu $1700\text{ kg/m}^2$ (giá cố định) hoặc $2400\text{ kg/m}^2$ (giá di động); kết cấu chịu động đất $>7$ độ Richter, bão $>$ cấp 12, tường chịu lửa cấp 1 (4 giờ); mái 2 lớp cách nhiệt lưu không tối thiểu $1\text{ m}$; khoảng cách an toàn kê giá (cách đất $20\text{ cm}$, cách tường $50\text{ cm}$, cách trần $80\text{ cm}$); cặp đựng theo Tiêu chuẩn ngành TCN-03-1997 (Quyết định số 74/QĐ-KHKT ngày 04/8/1997).
  • Biện pháp kỹ thuật bảo quản:
    • Chống ẩm: Xác định độ ẩm tuyệt đối ($a$), độ ẩm bão hòa ($A$), độ ẩm tương đối ($r = \frac{a}{A} \times 100%$); nguyên tắc thông gió tự nhiên (nhiệt độ ngoài kho từ $10^\circ\text{C} - 32^\circ\text{C}$, $a$ và $r$ ngoài kho thấp hơn trong kho); sấy Silicagen ở $130^\circ\text{C}$ trong 6 giờ; sử dụng vôi sống (chiếm $1/3$ thể tích bao tải).
    • Chống nấm mốc: Khử trùng phòng kín ở $30^\circ\text{C}$ từ 24 - 40 giờ; sử dụng hóa chất Penta Clorua Phenol (PCP), Penta Nitro Phenol (PNP), Phenolat Natri (NaCPC).
    • Diệt chuột và côn trùng: Sử dụng bả Kẽm phốt phua ($\text{PZn}$), Kẽm sun phát ($\text{ZnS}$).
  • Kỹ thuật tu bổ, phục chế tài liệu: Ban hành theo Quyết định số 246/QĐ-LTNN ngày 17/12/2002 của Cục Lưu trữ Nhà nước; quy trình 5 bước vá dán tài liệu thủ công (châm kim cách đường bút chì $1\text{ mm}$, viền giấy dó $2 - 4\text{ mm}$); quy trình 5 bước bồi nền tài liệu (bồi 1 mặt hoặc 2 mặt bằng giấy dó, lăn con lăn từ giữa ra cạnh, xén mép cách tài liệu $3\text{ mm}$, gia cố mép bản vẽ kỹ thuật rộng $1,5\text{ cm}$).

3. Bài 3: Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ

  • Khái niệm và mục đích: Đưa thông tin tài liệu vào phục vụ phát triển kinh tế, chính trị, văn hóa, khoa học và quyền lợi hợp pháp của công dân.
  • Vận hành phòng đọc lưu trữ: Quy định về trang thiết bị phòng đọc (bàn ghế, ánh sáng, máy đọc microfilm, máy đọc CD-ROM); hệ thống tư liệu tra cứu bổ trợ (tác phẩm Mác - Lênin, văn kiện Đảng, công báo, từ điển); nội quy phòng đọc và chế tài xử lý vi phạm.
  • Quy trình quản lý độc giả và tài liệu: Kiểm tra giấy giới thiệu/đơn xin nghiên cứu; thẩm quyền phê duyệt đối với người nước ngoài hoặc tài liệu mật theo quy định của Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia và thẩm quyền Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước; cấp thẻ đọc (giá trị tối đa 1 năm); lập "Hồ sơ độc giả" xếp theo thứ tự bảng chữ cái; sử dụng phiếu "Yêu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ" tại chỗ và biên bản "Cho mượn tài liệu mang ra ngoài kho lưu trữ".

Kiến thức nền tảng được xây dựng

  1. Lý thuyết Phông Lưu trữ Quốc gia: Bản chất thống nhất, tính kế thừa và mối liên hệ hữu cơ của khối tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan nhà nước.
  2. Cơ sở vật lý - hóa học của tài liệu lưu trữ: Bản chất cấu trúc xơ sợi xenlulô, quá trình lão hóa tự nhiên, phản ứng oxy hóa khử, phản ứng thủy phân của mực và axit trong môi trường lưu trữ.
  3. Cơ sở định lượng khí tượng kho tàng: Hệ thống công thức tính độ ẩm tương đối ($r$), điểm sương, độ bão hòa hơi nước, và nguyên lý truyền nhiệt trong kết cấu vỏ bao che công trình kho lưu trữ chuyên dụng.

Kỹ năng phát triển

  • Kỹ năng nghiệp vụ hành chính: Lập bảng kê hồ sơ, thiết lập hệ thống 5 loại sổ sách thống kê (sổ nhập, sổ xuất, sổ phông, mục lục, sổ đăng ký mục lục), tổng hợp biểu mẫu báo cáo thống kê định kỳ 7 phần theo Thông tư số 09/2013/TT-BNV.
  • Kỹ năng phân tích và quan trắc: Phân tích thực trạng hư hỏng vật lý (nhiễm nấm, mục nát, phai chữ, giòn gãy); đo đạc và đánh giá số liệu nhiệt độ - độ ẩm bằng ẩm kế để xác định thời điểm thông gió thích hợp.
  • Kỹ năng thực hành kỹ thuật: Thao tác sấy chất hút ẩm Silicagen, thực hiện thành thạo quy trình 5 bước vá dán và 5 bước bồi nền tài liệu giấy bằng giấy dó theo Quyết định số 246/QĐ-LTNN; lập thẻ chỉ dẫn nơi để tài liệu theo phông và theo giá.

Phương pháp giảng dạy và học tập

   [Giảng dạy lý thuyết]                [Thực hành thao tác]
    - Phân tích văn bản pháp quy         - Điền biểu mẫu sổ sách (A3/A4)
    - Giải thích cơ chế vật lý/hóa học   - Đo đạc thông số vi khí hậu
                            - Kiểm tra biểu mẫu
                            - Đánh giá sản phẩm tu bổ

Phương pháp tiếp cận sư phạm (Pedagogical approach)

Giáo trình áp dụng mô hình đào tạo theo năng lực thực hiện (Competency-Based Training - CBT). Lý thuyết quản lý nghiệp vụ được gắn liền với việc phân tích các văn bản quy phạm pháp luật, tiếp nối bằng các bài tập mô phỏng quy trình tác nghiệp thực tế tại phòng kho lưu trữ.

Bài tập và tình huống thực tế (Case studies)

  • Xử lý tình huống vi khí hậu: Cho bảng số liệu nhiệt độ và độ ẩm tuyệt đối bên trong và ngoài kho, yêu cầu học viên tính toán độ ẩm tương đối và ra quyết định có mở cửa thông gió hay không.
  • Xử lý tình huống kho gặp sự cố: Quy trình ứng phó khi phát hiện ổ mối đất xâm nhập, hoặc biện pháp sấy xử lý khối tài liệu giấy bị ngấm nước do bão lụt bằng bóng điện sơ mờ (tuyệt đối không dùng than củi hoặc sấy tài liệu phim ảnh/băng từ).
  • Quản trị phòng đọc: Xử lý tình huống độc giả làm mất trang tài liệu gốc hoặc độc giả nộp giấy tờ nghiên cứu chưa đúng thẩm quyền phê duyệt.

Thực hành chuyên môn (Practical exercises)

  • Thực hành điền thông tin đầy đủ vào 10 cột của Sổ nhập tài liệu lưu trữ khổ A3 theo biên bản giao nộp giả định.
  • Soạn thảo toàn văn một bản Mục lục hồ sơ gồm đủ Lời nói đầu (lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông), Bảng kê hồ sơ 6 cột và Bảng chỉ dẫn tên người/sự kiện.
  • Thao tác thủ công trực tiếp trên bàn tu bổ: soi hộp đèn, châm kim, pha hồ dán, thực hiện bồi nền 2 mặt tài liệu bằng giấy dó và dùng dao xén mép chuẩn xác $3\text{ mm}$.

Phương pháp đánh giá (Assessment methods)

  • Đánh giá lý thuyết: Trắc nghiệm và tự luận về các nguyên tắc thống kê, tiêu chuẩn kho tàng theo Thông tư 09/2007/TT-BNV và chế độ báo cáo theo Thông tư 09/2013/TT-BNV.
  • Đánh giá thực hành: Chấm điểm sản phẩm sổ sách nghiệp vụ được lập, độ đều và phẳng của tài liệu sau khi bồi nền/vá dán, cùng kỹ năng lập thẻ tra cứu theo phông và giá.

Điểm nổi bật và cập nhật

  1. Chuẩn hóa theo hệ thống văn bản quy phạm pháp luật Việt Nam: Toàn bộ quy trình tác nghiệp trong giáo trình được viện dẫn chính xác theo các quy định hiện hành:
    • Biểu mẫu thống kê theo Thông tư số 09/2013/TT-BNV.
    • Tiêu chuẩn thiết kế kho chuyên dụng theo Thông tư số 09/2007/TT-BNV.
    • Quy trình kỹ thuật tu bổ theo Quyết định số 246/QĐ-LTNN.
    • Quy chuẩn sổ sách và mục lục theo Quyết định số 02/QĐ-QHTK, 72/QĐ-KHKT, 73/QĐ-KHKT, 74/QĐ-KHKT.
  2. Mở rộng diện quản lý đối với đa dạng loại hình tài liệu: Không chỉ giới hạn ở tài liệu hành chính bằng giấy, giáo trình cung cấp phương pháp thống kê, bảo quản đặc thù cho tài liệu khoa học kỹ thuật (bản vẽ khổ lớn cuộn/treo), tài liệu nghe nhìn (phim ảnh nền tri-a-xê-tát, đĩa ghi âm, băng từ) và tài liệu điện tử (đơn vị đo lường cơ sở dữ liệu MB).
  3. Chi tiết hóa các thông số kỹ thuật định lượng: Cung cấp chính xác các chỉ số vật lý phục vụ thiết kế và vận hành kho: tải trọng sàn chịu lực ($1700 - 2400\text{ kg/m}^2$), diện tích khoang ($200\text{ m}^2$), cấp độ chống cháy (cấp 1 - 4 giờ), khoảng cách an toàn giá tài liệu ($20\text{ cm} - 50\text{ cm} - 80\text{ cm}$), và nhiệt độ/thời gian sấy Silicagen ($130^\circ\text{C}$ / 6 giờ).

Đối tượng sử dụng giáo trình

Nhóm đối tượng Mục đích và phương thức sử dụng
Học sinh / Sinh viên hệ Trung cấp & Cao đẳng Dùng làm giáo trình chính khóa cho mô đun Nghiệp vụ lưu trữ 2 thuộc chuyên ngành Văn thư – Lưu trữ, Quản trị văn phòng.
Sinh viên Đại học ngành Lưu trữ học Dùng làm tài liệu tham khảo chuyên sâu về quy trình thao tác kỹ thuật vật lý, phương pháp lập sổ sách biểu mẫu và bảo quản kho tàng.
Giảng viên chuyên ngành Sử dụng làm căn cứ biên soạn đề cương bài giảng, xây dựng đề thi đánh giá năng lực và hướng dẫn thực hành xưởng tu bổ tài liệu.
Cán bộ lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức Dùng làm tài liệu tra cứu nghiệp vụ chuẩn nhằm tổ chức sắp xếp kho, lập báo cáo thống kê định kỳ theo Thông tư 09/2013/TT-BNV và vận hành phòng đọc cơ quan.

Yêu cầu kiến thức tiên quyết (Prerequisites)

Người học cần hoàn thành mô đun Nghiệp vụ lưu trữ 1 hoặc nắm vững các kiến thức cơ bản về:

  • Lý luận văn thư và quản trị văn bản.
  • Khái niệm phông lưu trữ, đơn vị bảo quản và phương án phân loại tài liệu.
  • Quy trình thu thập và chỉnh lý tài liệu lưu trữ.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Giáo trình này phù hợp với ai?

Giáo trình được thiết kế chuẩn hóa cho người học trình độ Trung cấp và Cao đẳng ngành Văn thư – Lưu trữ. Đồng thời, đây là tài liệu thực hành hữu ích cho cán bộ đang trực tiếp quản lý kho lưu trữ tại các cơ quan hành chính nhà nước, doanh nghiệp và trung tâm lưu trữ lịch sử.

2. Cần kiến thức nền nào để học mô đun này?

Học viên cần có kiến thức cơ bản về phân loại tài liệu, tổ chức phông lưu trữ, quy trình văn thư và hiểu biết tổng quát về các văn bản quy phạm pháp luật trong quản lý hành chính nhà nước.

3. Điểm khác biệt của giáo trình so với các tài liệu lý thuyết lưu trữ khác là gì?

Giáo trình tập trung sâu vào kỹ năng thao tác thực nghiệm và biểu mẫu định lượng: hướng dẫn chi tiết từng cột của các loại sổ nghiệp vụ, chi tiết quy cách xây dựng kho theo tiêu chuẩn Bộ Nội vụ, công thức tính toán thông số ẩm kế, và quy trình kỹ thuật 5 bước vá dán, bồi nền thủ công bằng giấy dó.

4. Làm sao để tự học và nắm vững kiến thức trong giáo trình hiệu quả?

Học viên nên kết hợp học lý thuyết với việc tự kẻ vẽ, điền dữ liệu giả định vào các biểu mẫu (Sổ nhập, Sổ đăng ký phông, Mục lục hồ sơ, Báo cáo thống kê); thực hành giải các bài tập tình huống tính độ ẩm $r = \frac{a}{A} \times 100%$ và quan sát trực tiếp các vật tư bảo quản (hộp đựng TCN-03-1997, giấy dó, chất hút ẩm Silicagen).

5. Có tài liệu pháp lý nào cần đọc kèm theo giáo trình?

Học viên cần đối chiếu trực tiếp với các văn bản: Thông tư số 09/2013/TT-BNV, Thông tư số 09/2007/TT-BNV, Quyết định số 246/QĐ-LTNN, Quyết định số 02/QĐ-QHTK, Quyết định số 72/QĐ-KHKT, Quyết định số 73/QĐ-KHKT và Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia.

Kết luận

Giáo trình mô đun Nghiệp vụ lưu trữ 2 của Trường Cao đẳng Kinh tế – Kỹ thuật Bạc Liêu cung cấp hệ thống tri thức thực hành hoàn chỉnh về ba nghiệp vụ trọng yếu trong công tác lưu trữ: Thống kê – Kiểm tra, Bảo quản – Tu bổ, và Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu.

Lộ trình học tập khuyến nghị bắt đầu từ việc nắm vững lý thuyết thống kê, biểu mẫu quản lý số lượng $\rightarrow$ chuyển sang làm chủ các kỹ thuật vật lý - hóa học trong bảo quản, xử lý vi khí hậu kho và tu bổ phục chế $\rightarrow$ hoàn thiện quy trình nghiệp vụ phục vụ khai thác tại phòng đọc. Để tối ưu hóa hiệu quả học tập, người học cần kết hợp nghiên cứu giáo trình với các văn bản quy phạm pháp luật của Bộ Nội vụ và hệ thống tiêu chuẩn kỹ thuật ngành Lưu trữ hiện hành.