CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 1.1 Một số khái niệm 1.1 Công tác văn thư: - Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc của cơ quan, tổ chức. là hoạt động nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho công tác quản lý, gồm toàn bộ những công việc về xây dựng và ban hành văn bản, tổ chức quản lý giải quyết văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, đơn vị nhà nước, các tổ chức chính trị, xã hội và các đơn vị vũ trang gọi chung là cơ quan. - Văn bản đi: là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Có thể là văn bản hành chính, văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chuyên ngành, hiệp định ký kết, lưu chuyển nội bộ, bản sao văn bản, văn bản mật.
- Văn bản đến: là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức nhận được từ cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi tới. Có thể là văn bản hành chính, văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chuyên ngành, văn bản mật, đơn thư, bản sao văn bản, chuyển qua máy Fax. - Văn bản chuyên ngành: là văn bản hình thành trong quá trình thực hiện hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của một ngành, lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định. - Văn bản hành chính là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức.
- Văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định. 7 Luan van - Bản thảo văn bản là bản được viết hoặc đánh máy hoặc tạo lập bằng phương tiện điện tử hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản của cơ quan, tổ chức. - Bản gốc văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được người có thẩm quyền trực tiếp ký trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử. - Bản chính văn bản giấy là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được tạo từ bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.
- Bản sao y là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định. - Bản sao lục là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản sao y, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định. - Bản trích sao là bản sao chính xác phần nội dung của bản gốc hoặc phần nội dung của bản chính văn bản cần trích sao, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định. - Hồ sơ: là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một đối tượng, một sự việc cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức.
- Lập hồ sơ: là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định. - Scan là thao tác giúp chuyển các dữ liệu cứng trên giấy tờ, tài liệu (hợp đồng, tạp chí, văn bản…) hay cả hình ảnh trên giấy thành dữ liệu mềm, hình ảnh, file lưu trữ trên máy tính một cách dễ dàng. Điều này được làm thông qua một chiếc máy scan, máy in có tính năng scan. - Danh mục hồ sơ là bảng kê có hệ thống những hồ sơ dự kiến được lập trong năm của cơ quan, tổ chức.
8 Luan van - Văn thư cơ quan là bộ phận thực hiện một số nhiệm vụ thuộc công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.2 Công tác lưu trữ Có nhiều khái niệm về công tác lưu trữ như: - Theo cuốn giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của nhà xuất bản Giáo dục năm 1990, một trong những khái niệm đầu tiên định hình tương đối chính xác công tác lưu trữ: Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của nhà nước, xã hội bao gồm những lý luận pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trừ. - Theo từ điển Lưu trữ Việt Nam do cục Văn thư và Lưu trữ Việt Nam xuất bản năm 1992: công tác lưu trữ là hoạt động nghiệp vụ khoa học về tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, không chỉ là hoạt động của cơ quan nhà nước mà còn của các tổ chức chính trị xã hội, nội dung hoạt động đó bao gồm các lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. - Theo Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 04 năm 2013 của Bộ Nội vụ ban hành quy chế mẫu về công tác VTLT: Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức. - Cùng rất nhiều nguồn tài liệu tham khảo khác để xác định khái niệm của công tác lưu trữ một cách chính xác nhất.
- Tổng kết sự phân tích các định nghĩa trên, xét theo xu hướng hội nhập cũng như đổi mới của Luật Lưu trữ 2011, công tác lưu trữ là hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức chính trị xã hội nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân và các cá nhân trong việc quản lý, tiến hành các công việc liên quan đến việc thu thập, xác định giá trị, tỏ chức khoa học, báo 9 Luan van cáo thống kê, bảo quản tài liệu, sử dụng tài liệu của phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam và các tài liệu lưu trữ khác. - Định nghĩa ở dạng rút ngắn: công tác lưu trữ là hoạt động của cơ quan nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân trong việc tổ chức thu thập, thống kê, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ. Nội dung công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức. - Tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.
- Phông lưu trữ: là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc của cá nhân. - Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước Việt Nam, không phụ thuộc vào thời gian hình thành, nơi bảo quản, chế độ chính trị - xã hội, kỹ thuật ghi tin và vật mang tin. Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam bao gồm Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam. - Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
- Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử. - Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. - Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.3 Tổ chức, quản lý công tác VTLT: - Kỹ năng tổ chức: là quá trình xác định những công việc cần phải làm và phân công cho các đơn vị, cá nhân đảm nhiệm các công việc đó, tạo ra mối quan hệ ngang dọc trong nội bộ một cơ quan, đơn vị. Là một trong những quá trình quan trọng quan trọng giúp thực hiện mục tiêu chung của tổ chức.
- Kỹ năng quản lý: là sự tác động liên tục, có tổ chức, có định hướng, có mục đích, có kế hoạch của chủ thể quản lý đến đối tượng quản lý để chỉ huy, điều khiển, liên kết các yếu tố tham gia vào hoạt động thành một chỉnh thể thống nhất, điều hòa hoạt động của các khâu một cách hợp quy luật nhằm đạt đến một mục tiêu xác định trong điều kiện biến động của môi trường. - Tổ chức, quản lý công tác VTLT là tổng thể các hoạt động và biện pháp của nhà nước và của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân có tài liệu triển khai thực hiện và áp dụng trên cơ sở khoa học và cơ sở pháp lý nhằm bảo quản an toàn và khai thác có hiệu quả tài liệu lưu trữ.2 Vai trò của tổ chức, quản lý công tác VTLT: 1.1 Vai trò của công tác văn thư: - Làm tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động quản lý của nhà nước nói chung và của các cơ quan, tổ chức nói riêng. Thông tin được cung cấp bởi nhiều nguồn khác nhau, nhưng có thể nói thông tin chính thống và quan trọng nhất vẫn là thông tin về văn bản. - Làm tốt công tác văn thư sẽ giúp năng suất lao động của cơ quan, tổ chức được nâng cao, việc giải quyết công việc sẽ nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, sức lực nhưng vẫn đảm bảo lượng thông tin đầy đủ theo yêu cầu.
- Làm tốt công tác văn thư đảm bảo việc giữ gìn lại đầy đủ các bằng chứng, chứng cứ về quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức cũng như những cá nhân 11 Luan van có trách nhiệm liên quan. Các văn bản, tài liệu của văn thư sẽ là những căn cứ pháp lý cho việc thể hiện tính chân thực của cơ quan. - Làm tốt công tác văn thư sẽ tạo điều kiện cho việc làm tốt công tác lưu trữ.