Tổng quan về giáo trình

Giáo trình Nghiệp vụ lưu trữ (mã môn học: MH28) là tài liệu đào tạo chuyên môn thuộc nghề Văn thư hành chính ở trình độ Trung cấp, do Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô (trực thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn) ban hành kèm theo Quyết định số 979/QĐ-CĐVX-ĐT ngày 12 tháng 12 năm 2019. Tài liệu do ThS. Trần Thị Thanh Tâm làm chủ biên và hoàn thành công tác biên soạn vào ngày 07 tháng 05 năm 2019 tại Ninh Bình.

Trong chương trình đào tạo, môn học mang tính chất tự chọn, có mối liên hệ mật thiết với chuyên ngành văn thư và được bố trí giảng dạy vào học kỳ 1 của năm thứ ba. Giáo trình được xây dựng nhằm chuẩn hóa chuẩn đầu ra (learning outcomes) trên ba phương diện:

  • Kiến thức: Giúp người học trình bày được các khái niệm cơ bản về tài liệu lưu trữ, phông lưu trữ, kho lưu trữ, nội dung và tính chất của công tác lưu trữ; nắm vững các nguyên tắc, mục đích, yêu cầu và nội dung nghiệp vụ áp dụng cho từng khối tài liệu cụ thể (tài liệu hành chính, tài liệu khoa học – kỹ thuật và tài liệu nghe – nhìn).
  • Kỹ năng: Thực hiện được các thao tác kỹ thuật nghiệp vụ như thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan; lập và biên mục hồ sơ lưu trữ; phân loại, chỉnh lý và sắp xếp tài liệu lưu trữ lên giá tủ trong kho tàng.
  • Năng lực tự chủ và trách nhiệm: Hình thành thái độ làm việc tự giác, cẩn thận, chính xác và có ý thức bảo mật thông tin lưu trữ.

Cấu trúc giáo trình gồm 4 chương chính, tiếp cận từ hệ thống lý luận đại cương, các nguyên tắc tổ chức quản lý nhà nước đến quy trình kỹ thuật nghiệp vụ chuyên sâu theo từng loại hình tài liệu cụ thể. Điểm đặc thù của giáo trình là gắn kết chặt chẽ giữa lý luận lưu trữ học với quy chuẩn pháp lý hiện hành và quy trình thực hành thực địa.

Nội dung kiến thức cốt lõi

Các chương/chủ đề chính

Nội dung giáo trình được triển khai theo 4 chương với trình tự logic từ khái quát đến chuyên sâu:

  • Chương 1: Những vấn đề chung (Mã chương: MH28.01) Cung cấp cơ sở lý luận về tài liệu lưu trữ (khái niệm, đặc điểm, 4 loại hình cơ bản: hành chính, khoa học – kỹ thuật, nghe – nhìn, điện tử; ý nghĩa chính trị, kinh tế, khoa học, văn hóa); hệ thống phông lưu trữ (Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam gồm Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam do Cục Lưu trữ – Văn phòng Trung ương Đảng quản lý và Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước quản lý; phông cơ quan, phông cá nhân, phông gia đình/dòng họ); 3 tính chất của công tác lưu trữ (khoa học, cơ mật, xã hội); tổng quan 7 khâu nghiệp vụ cơ bản và mối quan hệ liên ngành giữa Lưu trữ học với Sử học, Sử liệu học, Văn bản học, Thông tin học.

  • Chương 2: Nghiệp vụ lưu trữ tài liệu hành chính (Mã chương: MH28.02) Tập trung vào khối tài liệu chiếm tỷ lệ lớn nhất trong các cơ quan. Nội dung bao quát các khâu nghiệp vụ: thu thập, bổ sung tài liệu theo nguồn; phân loại tài liệu theo các phương án (Cơ cấu tổ chức – Thời gian, Thời gian – Cơ cấu tổ chức, Mặt hoạt động – Thời gian, Vấn đề – Thời gian); xác định giá trị tài liệu và thời hạn bảo quản (vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời); quy trình chỉnh lý tài liệu 23 bước kỹ thuật; bảo quản, tu bổ, phục chế, lập phông bảo hiểm và tổ chức phục vụ khai thác sử dụng.

  • Chương 3: Công tác lưu trữ tài liệu khoa học – công nghệ Xác định đặc thù của tài liệu khoa học – kỹ thuật (tài liệu pháp lý, thuyết minh công trình, báo cáo khảo sát, thiết kế kỹ thuật, bản vẽ thi công, hoàn công, bản đồ, trắc địa). Hướng dẫn quy trình thu thập, phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý và bảo quản chuyên biệt cho khối tài liệu kỹ thuật.

  • Chương 4: Công tác lưu trữ tài liệu nghe – nhìn Nghiên cứu các nhóm tài liệu ghi âm, ghi hình, phim ảnh (âm bản, dương bản). Trình bày các yêu cầu nghiệp vụ chuyên sâu về thu thập, kiểm tra tình trạng vật lý, bảo quản trong điều kiện môi trường tiêu chuẩn và tổ chức khai thác thông tin nghe – nhìn.

Logic phát triển nội dung đi từ nền tảng lý thuyết chung, quy phạm quản lý nhà nước đến quy trình xử lý khối tài liệu phổ biến (hành chính), sau đó mở rộng sang các khối tài liệu đặc thù đòi hỏi kỹ thuật và phương tiện mang tin chuyên biệt (khoa học công nghệ, nghe nhìn).

Kiến thức nền tảng được xây dựng

Giáo trình thiết lập hệ thống nguyên lý và khung lý thuyết nghiệp vụ bao gồm:

  • Hệ thống nguyên tắc xác định giá trị tài liệu:

    1. Nguyên tắc chính trị: Xuất phát từ lợi ích của Nhà nước và giai cấp cầm quyền để đánh giá giá trị tài liệu, bảo đảm tính nhất quán trong quản lý.
    2. Nguyên tắc lịch sử: Đặt tài liệu trong hoàn cảnh lịch sử cụ thể, không gian, thời gian và điều kiện phát sinh văn bản để đánh giá cả về nội dung và hình thức.
    3. Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp: Đánh giá tài liệu trong mối liên hệ hữu cơ với các tài liệu khác trong toàn bộ phông lưu trữ.

  • Hệ thống phương pháp xác định giá trị tài liệu: Bao gồm phương pháp hệ thống (xem xét thứ bậc cơ quan trong bộ máy), phương pháp phân tích chức năng (phân tích nhiệm vụ của đơn vị ban hành), phương pháp thông tin (đánh giá tính xác thực, độ mới và độ trùng lặp), phương pháp phân tích sử liệu học (xác minh niên đại, xuất xứ).

  • Hệ thống 9 tiêu chuẩn đánh giá giá trị tài liệu:

    1. Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung của tài liệu;
    2. Tiêu chuẩn sự lặp lại thông tin (xử lý ưu tiên bản chính/bản gốc so với bản sao, báo cáo tổng hợp so với báo cáo số liệu bộ phận);
    3. Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý (thể thức, chữ ký, con dấu, tính pháp lý);
    4. Tiêu chuẩn tình trạng vật lý của tài liệu;
    5. Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và đặc điểm bề ngoài (áp dụng cho tài liệu cổ, bút tích);
    6. Tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh và khối lượng của phông;
    7. Tiêu chuẩn tác giả tài liệu;
    8. Tiêu chuẩn thời gian và địa điểm hình thành tài liệu;
    9. Tiêu chuẩn ý nghĩa của cơ quan hình thành phông tài liệu.

  • Khung phân loại và thời hạn bảo quản: Xác định 3 nhóm thời hạn bảo quản gồm: Vĩnh viễn (lưu trữ lịch sử), Lâu dài (tra cứu nghiệp vụ theo ngành), Tạm thời (tính theo năm, hết hạn lập thủ tục tiêu hủy); quy định hồ sơ hủy phải lưu vết quản lý tối thiểu 20 năm.

Kỹ năng phát triển

  • Kỹ năng kỹ thuật (Technical skills): Thực hiện thao tác vệ sinh sơ bộ tài liệu, tháo bỏ ghim kẹp kim loại, làm phẳng, làm bìa hồ sơ, đóng cặp/hộp, dán nhãn hộp và xếp đặt tài liệu lên giá kho theo đúng sơ đồ vị trí.
  • Kỹ năng phân tích (Analytical skills): Khảo sát tài liệu phông, biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông; phân tích chức năng nhiệm vụ của cơ quan để xây dựng phương án phân loại (theo cơ cấu tổ chức hoặc mặt hoạt động); phân tích nội dung văn bản để xác định thời hạn bảo quản chính xác.
  • Kỹ năng thực hành nghiệp vụ (Practical competencies): Thực hiện đầy đủ 23 bước của quy trình chỉnh lý tài liệu (từ tiếp nhận, khảo sát, lập hồ sơ, biên mục phiếu tin, hệ thống hóa, đánh số chính thức đến lập mục lục hồ sơ tra cứu và lập hồ sơ tài liệu loại hủy).

Phương pháp giảng dạy và học tập

Giáo trình định hướng phương pháp giảng dạy kết hợp giữa trang bị lý thuyết quản lý nhà nước và rèn luyện kỹ năng thao tác quy trình thực tế:

  • Phương pháp giảng dạy (Pedagogical approach): Giảng viên thuyết giảng các quy định pháp luật, nguyên tắc và phương pháp lưu trữ học; hướng dẫn trực quan thông qua các biểu mẫu, sơ đồ phân loại và quy trình nghiệp vụ mẫu; tổ chức các buổi thực hành thao tác trực tiếp trên các khối tài liệu giả định.
  • Bài tập và phân tích tình huống (Case studies):
    • Đưa ra bài tập phân loại tài liệu thực tế của cơ quan hành chính nhà nước. Điển hình như ví dụ phân loại phông Lưu trữ của Ủy ban nhân dân thành phố Lào Cai theo phương án "Cơ cấu tổ chức – Thời gian": phân chia tài liệu cấp 1 theo các đơn vị cấu thành (Văn phòng, Phòng Nội vụ, Phòng Tài chính – Kế hoạch, Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội, Phòng Tài nguyên và Môi trường), cấp 2 chia theo năm hành chính (2008, 2009, 2010), cấp 3 chia theo mặt công tác (Tổng hợp, Thi đua, Khen thưởng, Tôn giáo, Cải cách hành chính) và cấp nhỏ nhất là các tập hồ sơ (tập lưu quyết định, tập lưu công văn đến/đi).
    • Tình huống thẩm định tài liệu trùng lặp thông tin giữa bản sao và bản chính, lựa chọn thời hạn bảo quản đối với văn bản quy phạm pháp luật so với văn bản hành chính thông thường.
  • Thực hành quy trình (Practical exercises): Sinh viên thực hiện bài tập lập hồ sơ công việc, lập phiếu tin, nhập dữ liệu phiếu tin vào cơ sở dữ liệu tra cứu, biên mục mục lục hồ sơ và lập danh mục thống kê tài liệu đề nghị tiêu hủy.
  • Phương pháp đánh giá (Assessment methods): Kiểm tra lý thuyết định kỳ thông qua hệ thống câu hỏi tự luận ở cuối mỗi chương (ví dụ: trình bày khái niệm tài liệu lưu trữ, so sánh các khâu nghiệp vụ lưu trữ) kết hợp đánh giá kỹ năng thực hành qua sản phẩm hồ sơ đã được chỉnh lý, biên mục hoàn chỉnh.
  • Hướng dẫn tự học (Self-study guidelines): Người học cần chủ động đối chiếu nội dung bài giảng với hệ thống văn bản quy phạm pháp luật hiện hành, tra cứu các bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành và thực hành vẽ sơ đồ phân loại phông tài liệu cơ quan.

Điểm nổi bật và cập nhật

  • Tính chuẩn hóa về pháp lý: Giáo trình cập nhật và viện dẫn trực tiếp các căn cứ pháp lý nền tảng của ngành lưu trữ Việt Nam, như Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001, các quyết định của Cục Lưu trữ Nhà nước (như Quyết định số 13/QĐ-LTNN ngày 23/02/2001 quy định về thẩm quyền quản lý, thu thập tài liệu trước và sau Cách mạng tháng Tám năm 1945 giữa Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, II và III).
  • Mở rộng các loại hình tài liệu hiện đại: Bên cạnh tài liệu hành chính truyền thống trên giấy, tài liệu bổ sung nội dung về tài liệu lưu trữ điện tử (tài liệu đọc bằng máy, cơ sở dữ liệu, thư điện tử) và tài liệu nghe – nhìn (băng đĩa, phim ảnh), đáp ứng xu hướng chuyển đổi phương thức ghi tin.
  • Quy trình hóa chi tiết các bước nghiệp vụ: Chuẩn hóa toàn bộ quá trình chỉnh lý thành 23 bước kỹ thuật liên hoàn từ khâu giao nhận, vệ sinh, biên soạn văn bản hướng dẫn, lập hồ sơ, biên mục phiếu tin, nhập CSDL đến lập mục lục hồ sơ và xử lý tài liệu loại hủy.
  • Tích hợp tiêu chuẩn quản trị văn phòng: Đưa ví dụ ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng (như tiêu chuẩn ISO 9001:2008) vào việc lập các tập lưu văn bản đi, đến tại cơ quan hành chính.
  • Phản ánh số liệu thực tế ngành: Cung cấp thông tin thực tiễn về công tác lưu trữ tại Việt Nam, như tỷ lệ tài liệu được lựa chọn đưa vào lưu trữ vĩnh viễn trong Phông Lưu trữ Quốc gia chỉ chiếm khoảng 20% – 30% tổng khối lượng tài liệu sản sinh.

Đối tượng sử dụng giáo trình

  • Học sinh, sinh viên: Phục vụ trực tiếp cho người học trình độ Trung cấp và Cao đẳng ngành Văn thư hành chính, Lưu trữ học, Quản trị văn phòng và các ngành quản lý nhà nước có liên quan.
  • Điều kiện tiên quyết (Prerequisites): Người học cần có kiến thức cơ sở về Quản lý hành chính nhà nước, Nghiệp vụ văn thư cơ bản, Kỹ thuật soạn thảo văn bản và hiểu biết về hệ thống cơ cấu tổ chức bộ máy nhà nước Việt Nam.
  • Giảng viên chuyên ngành: Sử dụng làm tài liệu giảng dạy chính thức cho môn học Nghiệp vụ lưu trữ (MH28), làm căn cứ xây dựng đề cương chi tiết, bài giảng thực hành và đề thi đánh giá kết quả học tập.
  • Cán bộ chuyên trách và tài liệu tham khảo: Dùng làm sổ tay tra cứu nghiệp vụ cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan Đảng, cơ quan Nhà nước, tổ chức chính trị – xã hội, đơn vị sự nghiệp và doanh nghiệp trong việc tổ chức phân loại, chỉnh lý kho lưu trữ cơ quan.

Câu hỏi thường gặp

1. Giáo trình này phù hợp với ai?

Giáo trình được biên soạn chuyên biệt cho học sinh, sinh viên ngành Văn thư hành chính trình độ Trung cấp/Cao đẳng, đồng thời là tài liệu tham khảo nghiệp vụ cho cán bộ, nhân viên phụ trách công tác lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.

2. Cần kiến thức nền nào để học môn này?

Người học cần nắm vững kiến thức về văn bản quản lý nhà nước, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, các quy trình nghiệp vụ văn thư cơ bản (quản lý văn bản đi, đến, lập hồ sơ hiện hành) và cơ cấu tổ chức bộ máy cơ quan nhà nước.

3. Điểm khác biệt của giáo trình này với các tài liệu lý thuyết khác là gì?

Giáo trình mô tả chi tiết các bước thao tác kỹ thuật thực địa, cụ thể hóa quy trình chỉnh lý 23 bước rõ ràng, cung cấp phương án phân loại theo các mô hình phông thực tế (như UBND cấp huyện/thành phố) và hướng dẫn chi tiết 9 tiêu chuẩn đánh giá giá trị tài liệu.

4. Làm sao để tự học giáo trình đạt hiệu quả cao?

Người học nên kết hợp học lý thuyết với việc thực hành lập danh mục hồ sơ, tập lập phiếu tin, thực hành viết lịch sử phông và đối chiếu các biểu mẫu thực tế với quy định tại các văn bản pháp luật về lưu trữ hiện hành.

5. Có tài liệu bổ trợ nào cần tham khảo kèm theo?

Cần tham khảo thêm Luật Lưu trữ, các Nghị định và Thông tư hướng dẫn của Bộ Nội vụ/Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về thời hạn bảo quản tài liệu, các tiêu chuẩn ngành về kho tàng lưu trữ, cùng các tài liệu về Văn bản học và Sử liệu học.

Kết luận

Giáo trình Nghiệp vụ lưu trữ (MH28) do ThS. Trần Thị Thanh Tâm chủ biên là tài liệu đào tạo mang tính chuẩn mực nghiệp vụ, hệ thống hóa toàn diện các nguyên lý khoa học, cơ sở pháp lý và quy trình kỹ thuật xử lý tài liệu lưu trữ hành chính, khoa học công nghệ và nghe nhìn.

Lộ trình học tập đề xuất:

  1. Nắm vững lý luận đại cương, tính chất lưu trữ và cấu trúc Phông Lưu trữ Quốc gia (Chương 1);
  2. Thực hành chuyên sâu nghiệp vụ thu thập, phân loại, xác định giá trị và quy trình chỉnh lý 23 bước tài liệu hành chính (Chương 2);
  3. Ứng dụng quy trình quản lý cho các loại hình tài liệu chuyên biệt gồm khoa học – kỹ thuật và nghe – nhìn (Chương 3 và Chương 4).

Nguồn tài liệu bổ trợ cần kết hợp: Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về văn thư – lưu trữ, các bảng thời hạn bảo quản tài liệu ngành và tài liệu hướng dẫn tiêu chuẩn kho lưu trữ hiện hành.