Giáo trình kỹ thuật đánh máy vi tính ngành văn thư lưu trữ trình độ trung cấp - Trường Cao đẳng ...

Giáo trình kỹ thuật đánh máy vi tính cho nghề văn thư lưu trữ trung cấp tại trường cao đẳng cộng đồng Đồng Tháp, giúp nâng cao kỹ năng nghề nghiệp.

• Người hướng dẫn: Nguyễn Thị Kim Hương
• Trường học: Trường Cao Đẳng Cộng Đồng Đồng Tháp
• Chuyên ngành: Văn Thư Lưu Trữ
• Đề tài: Giáo Trình Kỹ Thuật Đánh Máy Vi Tính
• Loại tài liệu: Giáo Trình
• Năm xuất bản: 2019
• Địa điểm: Đồng Tháp

Mục lục chi tiết

• LỜI GIỚI THIỆU
• 1. Chương 1: PHƯƠNG PHÁP THAO TÁC 10 NGÓN TRÊN BÀN PHÍM
• 1.1. Những kiến thức cơ bản về phương pháp thao tác 10 ngón trên bàn phím máy tính
• 1.2. Cách phân bố 10 ngón tay trên hàng phím khởi điểm A S D F G – H J K L
• 1.3. Cách phân bố 10 ngón tay trên hàng phím Q W E R T – Y U I O P
• 1.4. Cách phân bố 10 ngón tay trên hàng phím Z X C V B – N M
• 1.5. Cách phân bố 10 ngón tay trên hàng phím Số 1 2 3 4 5 - - 6 7 8 9 0
• 1.6. Cách sử dụng phím SHIFT để đánh ký tự hoa và các ký tự đặc biệt. Hướng dẫn sử dụng phần mềm Touch Keyboard
• 2. Chương 2: KỸ THUẬT TRÌNH BÀY MỘT SỐ VĂN BẢN
• 2.1. Kỹ thuật trình bày theo thể thức văn bản
• 2.2. Kỹ thuật trình bày bảng biểu thống kê
• TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Tổng quan về giáo trình kỹ thuật đánh máy vi tính nghề văn thư lưu trữ

Giáo trình Kỹ thuật đánh máy vi tính được biên soạn cho sinh viên ngành Văn thư lưu trữ bậc trung cấp tại Trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp. Mục tiêu của giáo trình là cung cấp kiến thức cơ bản về bàn phím và kỹ thuật đánh máy, giúp sinh viên nâng cao tốc độ gõ văn bản. Nội dung giáo trình bao gồm hai chương chính, tập trung vào phương pháp thao tác 10 ngón và kỹ thuật trình bày văn bản.

1.1. Mục tiêu và nội dung của giáo trình

Giáo trình nhằm giúp sinh viên hiểu rõ cấu trúc bàn phím, các loại bàn phím và các phím tắt thông dụng. Nội dung được chia thành hai chương, mỗi chương đều có các bài học cụ thể và hướng dẫn chi tiết.

1.2. Đối tượng sử dụng giáo trình

Giáo trình này được thiết kế dành cho sinh viên ngành Văn thư lưu trữ, những người cần nắm vững kỹ năng đánh máy để phục vụ cho công việc trong tương lai.

II. Thách thức trong việc học kỹ thuật đánh máy vi tính

Việc học kỹ thuật đánh máy vi tính không chỉ đơn thuần là gõ phím mà còn bao gồm việc nắm vững các phương pháp và kỹ thuật. Nhiều sinh viên gặp khó khăn trong việc ghi nhớ vị trí các phím và tốc độ gõ. Điều này có thể dẫn đến việc giảm hiệu suất làm việc và gây ra sự chán nản.

2.1. Khó khăn trong việc ghi nhớ vị trí phím

Nhiều sinh viên gặp khó khăn trong việc ghi nhớ vị trí các phím trên bàn phím, điều này ảnh hưởng đến tốc độ gõ và độ chính xác. Việc luyện tập thường xuyên là cần thiết để cải thiện kỹ năng này.

2.2. Tâm lý chán nản khi học

Sự chán nản có thể xuất hiện khi sinh viên không thấy được sự tiến bộ trong kỹ năng đánh máy. Cần có các phương pháp học tập hiệu quả để duy trì động lực.

III. Phương pháp học kỹ thuật đánh máy vi tính hiệu quả

Để học kỹ thuật đánh máy vi tính hiệu quả, sinh viên cần áp dụng các phương pháp luyện tập khoa học. Việc sử dụng phần mềm hỗ trợ và thực hành thường xuyên sẽ giúp nâng cao kỹ năng gõ phím.

3.1. Sử dụng phần mềm luyện gõ

Các phần mềm như Typing Master và KeyBlaze Typing Tutor cung cấp các bài học từ cơ bản đến nâng cao, giúp sinh viên cải thiện tốc độ và độ chính xác khi gõ.

3.2. Thực hành thường xuyên

Thực hành hàng ngày là cách tốt nhất để nâng cao kỹ năng đánh máy. Sinh viên nên dành thời gian mỗi ngày để luyện tập gõ phím.

IV. Ứng dụng thực tiễn của kỹ thuật đánh máy vi tính

Kỹ thuật đánh máy vi tính có ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực, đặc biệt là trong ngành văn thư lưu trữ. Kỹ năng này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao hiệu quả công việc.

4.1. Ứng dụng trong công việc văn phòng

Kỹ thuật đánh máy vi tính giúp nhân viên văn phòng soạn thảo tài liệu nhanh chóng và chính xác, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc.

4.2. Tăng cường khả năng quản lý văn bản

Kỹ năng đánh máy tốt giúp người dùng dễ dàng quản lý và xử lý các tài liệu văn bản, từ đó cải thiện khả năng tổ chức công việc.

V. Kết luận và tương lai của kỹ thuật đánh máy vi tính

Kỹ thuật đánh máy vi tính sẽ tiếp tục phát triển và trở thành một kỹ năng thiết yếu trong thời đại công nghệ số. Việc nắm vững kỹ năng này sẽ giúp sinh viên có lợi thế cạnh tranh trong thị trường lao động.

5.1. Tương lai của nghề văn thư lưu trữ

Nghề văn thư lưu trữ sẽ ngày càng cần thiết trong bối cảnh số hóa tài liệu. Kỹ năng đánh máy vi tính sẽ là một yếu tố quan trọng trong việc đáp ứng nhu cầu này.

5.2. Định hướng phát triển kỹ năng

Sinh viên cần có định hướng rõ ràng trong việc phát triển kỹ năng đánh máy vi tính, từ đó chuẩn bị tốt cho sự nghiệp trong tương lai.

Trích đoạn nội dung tài liệu

UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG THÁP TRƯỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG ĐỒNG THÁP GIÁO TRÌNH MÔN HỌC: KỸ THUẬT ĐÁNH MÁY VI TÍNH NGHỀ: VĂN THƯ LƯU TRỮ TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP (Ban hành kèm theo Quyết định Số: 323/QĐ-CĐCĐ-ĐT ngày 06 tháng 8 năm 2019 của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp) Đồng Tháp, năm 2019 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo. Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm. LỜI GIỚI THIỆU Giáo trình Kỹ thuật đánh máy vi tính được biên soạn dùng cho học sinh ngành Văn thư lưu trữ bậc trung cấp trong trường, mục đích của giáo trình này là giúp học sinh lĩnh hội được những kiến thức cơ bản về bàn phím và kỹ thuật giúp cho tốc độ gõ văn bản nhanh hơn. Giáo trình bao gồm 2 chương: Chương 1: Phương pháp thao tác 10 ngón trên bàn phím. Chương 2: Kỹ thuật trình bày một số văn bản. Mọi thao tác hướng dẫn và các hình ảnh minh họa trong bài giảng đều được sử dụng từ phần mềm Typing Master. Mặc dù đã rất cố gắng trong quá trình biên soạn giáo trình, nhưng việc biên soạn chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế. Rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến quý báu của các bạn đọc và quý đồng nghiệp để giáo trình được hoàn thiện tốt hơn trong các lần xuất bản sau. Xin trân trọng cảm ơn . TP Cao Lãnh, ngày 06 tháng 9 năm 2019 CHỦ BIÊN: Nguyễn Thị Kim Hương Trang 1/85 Trang 2/85 MỤC LỤC Trang LỜI GIỚI THIỆU ……………………………………………………………… 3 Chương 1: Phương pháp thao tác 10 ngón trên bàn phím 1. Những kiến thức cơ bản về phương pháp thao tác 10 ngón trên bàn phím máy tính………………………………………………………………………………. Cách phân bố 10 ngón tay trên hàng phím khởi điểm A S D F G – H J K L………… ……………………………………………………………………… 10 3. Cách phân bố 10 ngón tay trên hàng phím Q W E R T – Y U I O P………… 13 4. Cách phân bố 10 ngón tay trên hàng phím Z X C V B – N M………………………. Cách phân bố 10 ngón tay trên hàng phím Số 1 2 3 4 5 - - 6 7 8 9 0……………20 6. Cách sử dụng phím SHIFT để đánh ký tự hoa và các ký tự đặc biệt. Hướng dẫn sử dụng phần mềm Touch Keyboard. 29 Chương 2: Kỹ thuật trình bày một số văn bản 1. Kỹ thuật trình bày theo thể thức văn bản . Kỹ thuật trình bày bảng biểu thống kê . 68 TÀI LIỆU THAM KHẢO . 85 Trang 3/85 GIÁO TRÌNH MÔN HỌC Tên môn học: KỸ THUẬT ĐÁNH MÁY VI TÍNH Mã môn học: TCN201 Vị trí, tính chất của môn học: - Vị trí: Môn học kỹ thuật đánh máy vi tính thuộc nhóm các môn cơ sở chuyên ngành được bố trí giảng dạy học kỳ 2 của năm thứ 1 - Tính chất: Là Môn học cơ sở chuyên ngành bắt buộc, kiến thức môn này là các kiến thức cơ bản về bàn phím và các thao tác với bàn phím, các phím tắt trong ứng dụng Mục tiêu môn học: - Về kiến thức: +Trình bày được các loại bàn phím +Hiểu được các bộ mã tiếng việt +Biết được các phần mềm hỗ trợ tập gõ phím + Biết được các phím tắt thông dụng của bàn phím - Về kỹ năng: +Sử dụng hết các ngón tay khi gõ bàn phím +Gõ phím nhanh, chính xác + Thao tác xử lý lỗi khi không gõ được tiếng việt - Về năng lực tự chủ và chịu trách nhiệm: +Sinh viên có thái độ, động cơ học tập rõ ràng, chú ý nghe giảng trên lớp tích cực nghiên cứu tài liệu, làm thực hành ở nhà và tham gia thảo luận nhóm. + Xác định phương pháp học tập hiệu quả và có khoa học, có tinh thần và ý thức học tập cao. + Học sinh đam mê và thích thú với gõ bàn phím được nhanh Nội dung môn học: Trang 4/85 Chương 1. PHƯƠNG PHÁP THAO TÁC 10 NGÓN TAY TRÊN BÀN PHÍM Mục tiêu: + Hiểu cấu trúc của bàn phím, phân biệt các loại bàn phím. + Biết và nhớ vị trí các phím trên bàn phím 1.1 Khái niệm về bàn phím Bàn phím là thiết bị chính giúp người sử dụng giao tiếp và điều khiển hệ thống máy tính, và là thiết bị không thể thiếu của máy tính vì nếu thiếu thì máy tính sẽ báo lỗi và sẽ không khởi động. Bàn phím có thiết kế khá nhiều ngôn ngữ, cách bố trí, hình dáng và các phím chức cũng năng khác nhau. Bàn phím thông thường có từ 83 đến 105 phím và chúng được chia bốn nhóm phím: phím dùng soạn thảo, phím chức năng, các phím số và nhóm phím điều khiển màn hình.2 Cổng giao tiếp của bàn phím Một cổng kết nối trên máy tính đóng vai trò như là một giao diện hay đơn giản là một điểm kết giao tiếp giữa máy tính và các thiết bị ngoại vi khác. Một số thiết bị ngoại vi phổ biến nhất là chuột, bàn phím, màn hình hoặc các thiết bị hiển thị, máy in, loa, ổ flash… Chức năng chính của một cổng trên máy tính là một điểm gắn kết, cáp từ thiết bị ngoại vi có thể được cắm vào và thông qua đó, cho phép dữ liệu truyền đi và đến thiết bị. Các cổng kết nối trên máy tính cũng được gọi là các cổng giao tiếp vì nó chịu trách nhiệm liên lạc giữa máy tính và thiết bị ngoại vi của máy tính đó. Bàn phím được nối với máy tính thông qua cổng PS/2 (hiện nay đã không còn được sử dụng), USB và kết nối không dây. Cổng PS/2: Cổng PS/2 là loại kết nối chuẩn, được sử dụng để kết nối bàn phím , chuột và các thiết bị đầu vào khác với máy tính. Cổng PS/2 không chiếm dụng cổng USB cố định của máy tính. Trang 5/85 Cổng PS/2 tròn và bao gồm 6 chân. Các cổng PS/2 thường được mã hóa theo 2 màu: màu tím được sử dụng cho các bàn phím; trong khi các cổng PS/2 màu xanh lá cây sẽ được sử dụng cho các con chuột máy tính. Cổng PS/2 Hình 0-2. Bàn phím cổng PS/2 1. Cổng USB USB (Universal Serial Bus), được sử dụng để thay thế các loại cổng nối tiếp, cổng song song, cổng PS/2, …và làm cổng sạc điện cho các thiết bị di động. USB đầu tiên được sử dụng để kết nối các thiết bị ngoại vi với máy tính, Chúng được thiết kế với khả năng “plug-and-play” (cắm vào dùng ngay) – sẽ tự nhận ra thiết bị kết nối và cài đặt trình điều khiển nếu cần thiết để sử dụng. Cổng USB có thể được sử dụng để truyền dữ liệu, nó hoạt động như một giao diện cho các thiết bị ngoại vi và thậm chí hoạt động như nguồn cấp điện cho các thiết bị kết nối với nó. Hiện nay có 3 loại cổng USB chính là: USB Type A, USB Type B, và USB Type C, mỗi loại sẽ có một số biến thể và tùy chỉnh tùy theo thiết bị và loại băng thông. Các loại cáp USB  USB type A Cổng USB loại A là một đầu nối 4 chân. Đây là đầu nối tiêu chuẩn nhất trong các kiểu USB. USB-A thường được dùng cho PC và trên hầu hết các đầu ra của cáp sạc thiết bị. USB-A có giao diện phẳng, hình chữ nhật, kết nối trực tiếp với các thiết bị chủ và giữ cố định thông qua ma sát. Cách cấu tạo này vừa đủ bền để giữ cho kết nối ổn định vừa đủ dễ dàng để người dùng ngắt kết nối nhanh chóng. USB type A  USB type B Trong khi USB Type A thường được kết nối với nguồn dữ liệu chủ thì đầu còn lại của dây cáp sẽ là Type B. Chúng ta có thể bắt gặp loại cổng này trong các máy tin, ổ cứng hay smartphone. USB type A và USB type B  USB type C USB Type-C là chuẩn kết nối mới nhất của cổng USB, được tạo ra để làm đơn giản hóa việc kết nối thiết bị mang lại sự thuận tiện cho cả người dùng và nhà sản xuất khi hai mặt đều như nhau không bị tình trạng cắm mãi không vào hoặc gặp nhiều loại cổng như USB Type A, USB Type B …. USB type A và USB type B 1.3 Các loại bàn phím máy tính Bàn phím là thiết bị ngoại vi không thể thiếu trong công nghệ máy tính, dù là PC hay laptop hay các dạng rút gọn như notebook… vì không có bàn phím thì bạn không thể làm các hoạt động từ căn bản tới phức tạp như: điều hướng, gõ ký tự, tính toán, lập trình… Đối với máy tính thì bàn phím có 3 loại cơ bản là: Bàn phím cơ, bàn phím không dây và bàn phím ảo. Bàn phím cơ: Bàn phím cơ được xem là loại bàn phím nguyên thủy và luôn được mọi người yêu thích cho đến tận hôm nay. Bàn phím cơ sử dụng các công tắc nằm bên dưới mỗi phím, hoạt động theo nguyên tắc cơ học với lò xo và một số thành phần khác. Khi ấn một phím, mạch điện đóng lại, tín hiệu điện được truyền đi đến PC và thực hiện ký tự/ lệnh vừa gõ. Bàn phím cơ  Bàn phím cao su: Khi ấn một phím, bộ phận tiếp xúc sẽ chạm vào bảng mạch bên dưới và lập tức phím bấm sẽ được cơ chế đàn hồi phía dưới đẩy lại vị trí cũ chờ lượt bấm tiếp theo. Ở các bàn phím bình thường, cơ chế đàn hồi là miếng màng cao su (rubber dome), cho độ nảy kém, độ xúc giác kém và không tạo ra âm thanh khi bấm. Ưu điểm của công nghệ này là giá rẻ. Nhược điểm đi kèm các cảm giác bấm không êm tay là độ bền kém, tuổi thọ thấp, tốc độ phản hồi phím cũng thấp, phải dùng lực bấm mạnh nên làm cản trở tốc độ gõ và lâu dài có thể gây ra hội chứng viêm và ống cổ tay. Bàn phím cao su  Bàn phím giả cơ: Trang 9/85 Là bàn phím tạo cho người dùng cảm giác như đang dùng bàn phím cơ (tất nhiên chỉ 60% sự thật), do dùng lớp màng đàn hồi cao su có độ dày và chất liệu cao cấp, tạo được độ nảy và độ xúc giác tương tự. Ưu điểm là giá thành rẻ nhưng vẫn đáp ứng được một số các nhu cầu căn bản của người dùng trong cảm giác bấm. Nhược điểm là chất lượng và tuổi thọ không cao, lâu ngày lớp màng mỏng dần và cảm giác bấm không còn được như ban đầu. Bàn phím giả cơ 1.