Giáo Trình Ứng Dụng Công Nghệ Thông Tin Trong Công Tác Văn Thư Nghề Văn Thư Hành Chính

Giáo trình mô đun ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư giúp nâng cao kỹ năng cho sinh viên ngành văn thư hành chính trung cấp.

• Trường học: Trường Cao Đẳng Kinh Tế - Kỹ Thuật
• Chuyên ngành: Văn Thư Hành Chính
• Đề tài: Ứng Dụng Công Nghệ Thông Tin Trong Văn Thư Hành Chính Trung Cấp
• Loại tài liệu: Giáo Trình
• Năm xuất bản: 2020
• Địa điểm: Bạc Liêu

Mục lục chi tiết

• 1. BÀI 1 KHÁI QUÁT VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG VĂN THƯ LƯU TRỮ
• 1.1. Khái niệm
• 1.2. Ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư
• 1.2.1. Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc soạn thảo văn bản
• 1.2.2. Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý văn bản
• 1.3. Giới thiệu hệ thống cơ sở dữ liệu văn thư
• 1.3.1. Mục tiêu của việc xây dựng cơ sở dữ liệu (CSDL) văn thư
• 1.3.2. Quy trình thiết kế CSDL văn thư và các biểu mẫu mô tả thông tin đầu vào, đầu ra
• 1.3.2.1. Bước 1: Phân tích chức năng, nhiệm vụ, mối quan hệ công tác của cơ quan
• 1.3.2.2. Bước 2: Xây dựng bảng phân loại thông tin văn bản theo vấn đề
• 1.3.2.3. Bước 3: Lập danh mục nhu cầu khai thác thông tin đầu ra của CSDL
• 1.3.2.4. Bước 4: Lựa chọn hệ quản trị CSDL để lưu trữ dữ liệu
• 1.3.2.5. Bước 5: Xây dựng chương trình ứng dụng kết nối với hệ thống CSDL lưu trữ để quản lý hồ sơ, quản lý văn bản đi, văn bản đến
• 1.3.3. Thiết kế bảng đăng ký văn bản đến
• 1.3.3.1. Chuẩn thông tin đầu vào của CSDL văn bản đến
• 1.3.3.2. Chuẩn thông tin đầu ra của CSDL văn bản đến
• 1.3.3.3. Mẫu đăng ký bên trong "Sổ văn đăng ký bản đến"
• 1.3.3.4. Mẫu đăng ký bên trong "Sổ văn đăng ký bản mật đến"
• 1.3.3.5. Mẫu báo cáo tình hình giải quyết văn bản đến
• 1.3.4. Thiết kế bảng đăng ký văn bản đi
• 1.3.4.1. Chuẩn thông tin đầu vào của CSDL văn bản đi
• 1.3.4.2. Chuẩn thông tin đầu ra của CSDL văn bản đi
• 1.3.4.3. Mẫu đăng ký bên trong "Sổ văn đăng ký bản đi"
• 1.3.4.4. Mẫu báo cáo tình hình văn bản đi
• 1.4. Ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ
• 1.4.1. Một số nội dung của ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ
• 1.4.2. Các yêu cầu về xử lý dữ liệu trong lưu trữ
• 1.4.3. Giới thiệu hệ thống cơ sở dữ liệu lưu trữ
• 1.4.3.1. Mục tiêu của việc xây dựng cơ sở dữ liệu (CSDL) lưu trữ
• 1.4.3.2. Quy trình thiết kế CSDL lưu trữ
• 1.4.3.2.1. Bước 1: Xác định các CSDL lưu trữ; thông tin và tiêu chuẩn thông tin đầu vào của CSDL lưu trữ
• 1.4.3.2.2. Bước 2: Thiết kế phiếu tin và biên mục phiếu tin
• 1.4.3.2.3. Bước 3: Lựa chọn phần mềm CSDL, xây dựng phần mềm ứng dụng và cài đặt phần mềm
• 1.4.3.2.4. Bước 4: Nhập và kiểm tra dữ liệu
• 1.4.3.2.5. Bước 5: Bảo trì và tổ chức khai thác CSDL
• 1.4.3.3. Thiết kế hệ thống CSDL lưu trữ
• 1.4.3.3.1. Xác định CSDL lưu trữ; thông tin và tiêu chuẩn thông tin đầu vào
• 1.4.3.3.1.1. Xác định CSDL lưu trữ cần xây dựng
• 1.4.3.3.1.2. Thông tin đầu vào của CSDL lưu trữ
• 1.4.3.3.1.3. Tiêu chuẩn thông tin đầu vào của CSDL lưu trữ
• 1.4.3.3.1.4. Tiêu chuẩn định dạng các file dữ liệu phi cấu trúc đính kèm
• 1.4.3.3.1.5. Tiêu chuẩn bộ ký tự, mã hoá quốc tế và tiếng Việt khi nhập dữ liệu
• 1.4.3.3.2. Thiết kế phiếu tin và biên mục phiếu tin
• 1.4.3.3.2.1. Thiết kế phiếu tin
• 1.4.3.3.2.2. Chú giải về độ tin cậy, tên loại văn bản và tác giả văn bản
• 1.4.3.3.2.3. Chú giải về tên người
• 1.4.3.3.2.4. Chú giải về thời gian sự kiện
• 1.4.3.3.2.5. Chú giải về nội dung
• 1.4.3.3.2.6. Chú giải về địa điểm sự kiện
• 1.4.3.3.2.7. Chú giải về vật mang tin
• 1.4.3.3.3. Biên mục phiếu tin
• 1.4.3.3.3.1. Hướng dẫn chung
• 1.4.3.3.3.2. Hướng dẫn biên mục thông tin đầu vào đối với CSDL cơ quan lưu trữ
• 1.4.3.3.3.2.1. Đối với Lưu trữ lịch sử
• 1.4.3.3.3.2.2. Đối với Lưu trữ cơ quan
• 1.4.3.3.3.3. Tên cơ quan lưu trữ
• 1.4.3.3.3.4. Địa chỉ liên hệ
• 1.4.3.3.3.5. Hướng dẫn biên mục thông tin đầu vào đối với CSDL phông/công trình/sưu tập lưu trữ

Tóm tắt

I. Tổng Quan Về Ứng Dụng Công Nghệ Thông Tin Trong Văn Thư Hành Chính

Ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư hành chính đã trở thành một phần không thể thiếu trong quản lý và xử lý thông tin. Việc áp dụng công nghệ giúp tăng cường hiệu quả công việc, tiết kiệm thời gian và chi phí. Hệ thống thông tin hiện đại cho phép các cơ quan, tổ chức dễ dàng quản lý và lưu trữ văn bản, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ hành chính công.

1.1. Khái Niệm Về Công Nghệ Thông Tin Trong Văn Thư

Công nghệ thông tin trong văn thư bao gồm các hệ thống và phần mềm hỗ trợ việc soạn thảo, lưu trữ và quản lý văn bản. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo tính chính xác và bảo mật thông tin.

1.2. Lợi Ích Của Việc Ứng Dụng Công Nghệ Thông Tin

Việc ứng dụng công nghệ thông tin mang lại nhiều lợi ích như tự động hóa quy trình văn thư, giảm thiểu sai sót và nâng cao khả năng truy xuất thông tin nhanh chóng. Điều này giúp các cơ quan hoạt động hiệu quả hơn.

II. Thách Thức Trong Ứng Dụng Công Nghệ Thông Tin

Mặc dù có nhiều lợi ích, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư hành chính cũng gặp phải không ít thách thức. Các cơ quan cần phải đối mặt với vấn đề về bảo mật thông tin, chi phí đầu tư ban đầu và sự thay đổi trong thói quen làm việc của nhân viên.

2.1. Vấn Đề Bảo Mật Thông Tin

Bảo mật thông tin là một trong những thách thức lớn nhất khi ứng dụng công nghệ. Các cơ quan cần có các biện pháp bảo vệ dữ liệu để tránh rò rỉ thông tin nhạy cảm.

2.2. Chi Phí Đầu Tư Ban Đầu

Chi phí đầu tư cho hệ thống công nghệ thông tin có thể cao, đặc biệt là đối với các cơ quan chưa có nền tảng công nghệ. Điều này có thể gây khó khăn trong việc triển khai.

III. Phương Pháp Ứng Dụng Công Nghệ Thông Tin Trong Văn Thư

Để ứng dụng công nghệ thông tin hiệu quả trong văn thư hành chính, các cơ quan cần áp dụng các phương pháp phù hợp. Việc lựa chọn phần mềm quản lý văn bản và xây dựng quy trình làm việc rõ ràng là rất quan trọng.

3.1. Lựa Chọn Phần Mềm Quản Lý Văn Bản

Lựa chọn phần mềm phù hợp giúp tối ưu hóa quy trình soạn thảo và quản lý văn bản. Các phần mềm này cần đáp ứng được yêu cầu về tính năng và bảo mật.

3.2. Xây Dựng Quy Trình Làm Việc Rõ Ràng

Xây dựng quy trình làm việc rõ ràng giúp nhân viên dễ dàng tiếp cận và sử dụng công nghệ. Điều này cũng giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình xử lý văn bản.

IV. Ứng Dụng Thực Tiễn Công Nghệ Thông Tin Trong Văn Thư

Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư hành chính đã được nhiều cơ quan thực hiện thành công. Các kết quả đạt được cho thấy sự cải thiện rõ rệt trong hiệu quả công việc và sự hài lòng của người dân.

4.1. Kết Quả Nghiên Cứu Từ Các Cơ Quan

Nghiên cứu cho thấy rằng các cơ quan áp dụng công nghệ thông tin đã giảm thiểu thời gian xử lý văn bản từ 30% đến 50%, đồng thời nâng cao độ chính xác trong quản lý thông tin.

4.2. Ví Dụ Thành Công Trong Ứng Dụng

Nhiều cơ quan đã triển khai thành công hệ thống quản lý văn bản điện tử, giúp cải thiện quy trình làm việc và tăng cường khả năng truy xuất thông tin.

V. Kết Luận Về Tương Lai Của Công Nghệ Thông Tin Trong Văn Thư

Tương lai của công nghệ thông tin trong văn thư hành chính hứa hẹn sẽ tiếp tục phát triển mạnh mẽ. Sự chuyển đổi số trong các cơ quan nhà nước sẽ tạo ra nhiều cơ hội mới cho việc cải thiện hiệu quả công việc.

5.1. Xu Hướng Chuyển Đổi Số

Xu hướng chuyển đổi số sẽ thúc đẩy việc áp dụng công nghệ thông tin trong văn thư, giúp các cơ quan hoạt động hiệu quả hơn và phục vụ người dân tốt hơn.

5.2. Tầm Quan Trọng Của Đào Tạo Nhân Lực

Đào tạo nhân lực là yếu tố quan trọng để đảm bảo việc ứng dụng công nghệ thông tin thành công. Nhân viên cần được trang bị kiến thức và kỹ năng cần thiết để sử dụng công nghệ hiệu quả.

Nội dung chính

Tổng quan về giáo trình

Giáo trình "Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư" do Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Bạc Liêu (trực thuộc Ủy ban Nhân dân tỉnh Bạc Liêu) biên soạn và ban hành năm 2020. Đây là tài liệu giảng dạy chuyên môn thuộc mô-đun nghiệp vụ chuyên ngành Văn thư hành chính, giữ vị trí then chốt trong việc trang bị kiến thức và kỹ năng tin học hóa công tác hành chính văn phòng và lưu trữ tài liệu trong các cơ quan, tổ chức.

Mục tiêu học tập của giáo trình là cung cấp cho người học hệ thống khái niệm chuẩn mực về công nghệ thông tin, văn bản điện tử và môi trường mạng; hướng dẫn thành thạo quy trình chuẩn hóa thể thức soạn thảo văn bản hành chính; trang bị phương pháp thiết kế, xây dựng và vận hành cơ sở dữ liệu văn thư - lưu trữ; đồng thời rèn luyện kỹ năng thực hành trên các phần mềm quản lý văn bản đi - đến và cài đặt hệ thống phần mềm lưu trữ chuyên dụng.

Cấu trúc giáo trình được xây dựng theo tiếp cận thực hành - nghiệp vụ, gồm 4 bài học chính sắp xếp theo trật tự logic: từ khái niệm tổng quan và chuẩn thông tin kỹ thuật, đến kỹ thuật soạn thảo chuẩn hóa, quy trình trao đổi - xử lý văn bản trên môi trường web và kỹ thuật cài đặt, quản trị hệ thống phần mềm lưu trữ.

Điểm đặc sắc của giáo trình là tính quy chuẩn học thuật và pháp lý chặt chẽ. Toàn bộ quy trình thiết kế cơ sở dữ liệu và tiêu chuẩn biên mục thông tin trong tài liệu đều căn cứ trực tiếp vào các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (như Công văn số 139/VTLTNN-TTTH và Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN) cùng hệ thống tiêu chuẩn kỹ thuật quốc gia (TCVN 6909:2001).

---

Nội dung kiến thức cốt lõi

Các chương/chủ đề chính

Giáo trình được bố cục thành 4 bài học chuyên đề với các trọng tâm kiến thức cụ thể:

• Bài 1: Khái quát về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư lưu trữ: Trình bày hệ thống định nghĩa nền tảng về thông tin, công nghệ thông tin, hệ thống thông tin, môi trường mạng, cơ sở hạ tầng thông tin, cơ sở dữ liệu, văn bản điện tử, thông điệp dữ liệu, phương tiện điện tử, hồ sơ và khung phân loại hồ sơ. Hướng dẫn giải pháp soạn thảo văn bản qua Microsoft Word (tạo mẫu *.dotx) và phần mềm chuẩn hóa thể thức. Phân tích nguyên lý quản lý văn bản trên máy đơn và mạng cục bộ (LAN). Thiết lập lưu đồ luân chuyển văn bản đến và văn bản đi theo Công văn số 139/VTLTNN-TTTH. Trình bày quy trình 5 bước thiết kế cơ sở dữ liệu văn thư; chuẩn thông tin đầu vào (14 trường dữ liệu cho văn bản đến, 12 trường cho văn bản đi) và chuẩn thông tin đầu ra (sổ đăng ký văn bản kích thước chuẩn 420x297 mm, báo cáo tình hình giải quyết). Nêu rõ mục tiêu, yêu cầu ứng dụng CNTT trong lưu trữ; quy trình 5 bước thiết kế cơ sở dữ liệu lưu trữ theo Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN; xác định 4 cấp độ CSDL (cơ quan, phông/công trình/sưu tập, hồ sơ, văn bản/toàn văn); tiêu chuẩn ảnh quét tài liệu (JPEG 100 dpi cho khai thác, TIFF 300 dpi cho bản sao bảo hiểm microfilm); tiêu chuẩn định dạng file đính kèm (.txt, .rtf 1.8, .pdf 1.5, .doc Word 1997-2003, .odt 1.0); tiêu chuẩn bộ mã TCVN 6909:2001 và ASCII; thiết kế phiếu tin và quy tắc biên mục chi tiết (mã cơ quan, mã phông, chú giải nội dung, độ gốc, tác giả, tên người, thời gian, địa điểm, vật mang tin, bút tích).
• Bài 2: Hệ thống quản lý văn bản đi - văn bản đến: Hướng dẫn kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính thông qua phần mềm chuẩn hóa thể thức. Mô tả các thành phần thể thức được hiển thị mặc định (Quốc hiệu, địa danh, ngày tháng ban hành, tên cơ quan/tổ chức ban hành, nơi nhận mặc định "Lưu: VT"). Cung cấp quy trình 3 bước nhập liệu: chọn mẫu văn bản hành chính (ví dụ: Nghị quyết cá biệt), nhập dữ liệu vào các trường thông tin thông qua hệ thống phím điều hướng (Tab, Shift + Tab), sử dụng thanh công cụ chức năng (ghi, xem trước, lưu, định dạng, căn lề, chèn khoản/điểm) và xuất dữ liệu ra tệp Microsoft Word.
• Bài 3: Quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử: Hướng dẫn vận hành hệ thống phần mềm quản lý văn bản chạy trên nền Web (trình duyệt Internet Explorer). Thiết lập tài khoản người dùng, nguyên tắc bảo mật và lưu ý xử lý lỗi gõ tiếng Việt bàn phím Telex. Mô tả cấu trúc giao diện 3 phần: menu trái 2 cấp, menu chức năng phía trên (Top menu) và vùng hiển thị kết quả (Right menu). Hướng dẫn quy trình quản lý danh mục sổ văn bản (tạo mới, sửa, xóa) và cấu hình danh mục loại văn bản (32 loại văn bản hành chính). Chi tiết hóa quy trình đăng ký văn bản đến/đi, kỹ thuật quét số hóa (scanner) để đính kèm tệp toàn văn (.pdf, .doc, .xls), thao tác hiển thị/lọc văn bản (theo 15 ngày gần nhất, theo khối phát hành, theo loại văn bản, phân trang 20 văn bản/trang), xem/tải tệp đính kèm. Hướng dẫn công cụ tìm kiếm cơ bản, tìm kiếm nâng cao (kết hợp tiêu chí cấp cơ quan và lĩnh vực), thống kê - báo cáo (kết xuất định dạng HTML, Word, Crystal Reports) và quản lý danh mục hồ sơ theo khung phân loại.
• Bài 4: Sử dụng một số tiện ích phục vụ trong công tác văn thư: Hướng dẫn kỹ thuật cài đặt và cấu hình phần mềm lưu trữ trên môi trường máy chủ cục bộ. Quy trình đính kèm cơ sở dữ liệu Luutru_Data.MDF vào hệ quản trị Microsoft SQL Server 2000 bằng tài khoản sa. Quy trình thiết lập Web Sharing cho thư mục d:\vanthu_luutru\luutru và cấu hình dịch vụ Internet Information Services (IIS) bao gồm việc khai báo tài liệu mặc định Default.asp và kích hoạt quyền Anonymous access. Hướng dẫn khởi động phần mềm qua giao diện web http://localhost/luutru với tài khoản quản trị admin. Thiết lập các chức năng quản trị hệ thống: quản lý tài khoản người dùng với 3 nhóm đối tượng (Độc giả, Tác nghiệp, Quản trị) và 10 mức độ phân quyền dữ liệu (từ 0 đến 9); theo dõi thông tin hoạt động hệ thống; sao lưu dữ liệu dự phòng (backup); khởi tạo loại hình tài liệu, cấu hình form nhóm hồ sơ, gán từ điển liên kết và thiết lập khung nhập tin văn bản.

Kiến thức nền tảng được xây dựng

Giáo trình xây dựng hệ thống tri thức nền tảng vững chắc dựa trên:

• Lý thuyết hệ thống và cơ sở dữ liệu: Nguyên lý chuyển đổi dữ liệu hành chính sang cấu trúc dữ liệu quan hệ, phương pháp thiết kế các bảng đăng ký văn bản và phân cấp lưu trữ 4 tầng (cơ quan - phông - hồ sơ - văn bản).
• Quy chuẩn văn bản nhà nước: Thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính theo quy định hiện hành; các quy chuẩn về luồng luân chuyển văn bản điện tử và văn bản giấy trong môi trường mạng nội bộ.
• Tiêu chuẩn kỹ thuật thông tin: Tiêu chuẩn mã hóa ký tự tiếng Việt 16-bit TCVN 6909:2001, mã ký tự quốc tế ASCII, tiêu chuẩn định dạng tài liệu lưu trữ điện tử và thông số kỹ thuật số hóa quang học (độ phân giải dpi, chế độ màu).

Kỹ năng phát triển

Người học được rèn luyện và hoàn thiện các nhóm kỹ năng thực hành:

• Kỹ năng kỹ thuật nghiệp vụ: Thành thạo kỹ thuật biên mục phiếu tin hồ sơ và phiếu tin phông theo đúng cấu trúc dữ liệu quy chuẩn; phân tích và trích xuất đúng các yếu tố thông tin (trích yếu, tác giả, độ gốc, bút tích, thời hạn bảo quản).
• Kỹ năng vận hành phần mềm chuyên ngành: Thao tác chuẩn xác quy trình đăng ký văn bản đi/đến, quét số hóa văn bản giấy, đính kèm tệp tin đa phương tiện, lọc dữ liệu và kết xuất các mẫu sổ, báo cáo thống kê tình hình xử lý văn bản.
• Kỹ năng quản trị hệ thống cơ sở dữ liệu: Thực hiện độc lập các bước triển khai môi trường máy chủ web nội bộ, gắn kết cơ sở dữ liệu vào hệ quản trị SQL Server, cấu hình bảo mật IIS, phân quyền tài khoản người dùng theo nhóm và thực hiện sao lưu an toàn dữ liệu.

---

Phương pháp giảng dạy và học tập

Giáo trình áp dụng phương pháp sư phạm tích hợp chặt chẽ giữa lý thuyết quy chuẩn và thực hành thao tác trực quan. Mỗi nội dung bài học đều đi kèm hướng dẫn chi tiết từng bước (step-by-step), kết hợp lưu đồ nghiệp vụ và hình ảnh giao diện phần mềm thực tế.

Hệ thống bài tập và thực hành trong giáo trình bao gồm:

• Bài tập soạn thảo và chuẩn hóa thể thức: Tạo lập các mẫu văn bản hành chính (công văn, quyết định, báo cáo) lưu dưới dạng template .dotx trên Microsoft Word và sử dụng phần mềm hỗ trợ nhập liệu tự động.
• Bài tập mô phỏng quy trình xử lý văn bản điện tử: Thực hành đăng ký văn bản đến, phân loại sơ bộ, quét số hóa tài liệu giấy thành tệp .pdf, đính kèm vào hệ thống, lập sổ theo dõi và xuất báo cáo thống kê tình hình giải quyết.
• Bài tập biên mục phiếu tin lưu trữ: Điền thông tin phiếu tin phông và phiếu tin hồ sơ đối với các tài liệu lịch sử thực tế (áp dụng các quy tắc chú giải nội dung sự kiện, địa danh, tên người, bút tích của các đồng chí lãnh đạo).
• Thực hành kỹ thuật hệ thống: Cài đặt và cấu hình hệ thống máy chủ mạng nội bộ thông qua việc attach database Luutru_Data.MDF trong SQL Server Enterprise Manager, thiết lập chia sẻ web qua IIS và tạo lập cấu hình các form hồ sơ.

Phương pháp đánh giá kết quả học tập căn cứ trên mức độ chính xác khi nhập liệu các trường thông tin bắt buộc, kỹ năng thao tác trơn tru trên phần mềm quản lý văn bản, khả năng biên mục đúng quy chuẩn các thành phần chú giải và kết quả triển khai hoàn chỉnh một hệ thống CSDL lưu trữ hoạt động được trên môi trường mạng.

Hướng dẫn tự học tập trung vào việc rèn luyện thao tác trên các máy trạm độc lập, nghiên cứu kỹ các biểu mẫu quy chuẩn đầu vào/đầu ra và tuân thủ các quy tắc an toàn bảo mật dữ liệu văn thư lưu trữ.

---

Điểm nổi bật và cập nhật

Nội dung giáo trình được biên soạn dựa trên việc hệ thống hóa và tích hợp trực tiếp các văn bản pháp quy, tiêu chuẩn kỹ thuật nghiệp vụ của ngành Văn thư - Lưu trữ Việt Nam:

Văn bản / Tiêu chuẩn	Cơ quan / Cấp ban hành	Nội dung tích hợp trong giáo trình
Công văn số 139/VTLTNN-TTTH (14/3/2009)	Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước	Hướng dẫn quản lý văn bản đi, đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng; quy định chuẩn thông tin đầu vào/ra và lưu đồ luân chuyển văn bản.
Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN (10/3/2010)	Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước	Quy trình thiết kế CSDL lưu trữ; cấu trúc phiếu tin; tiêu chuẩn số hóa (JPEG, TIFF); quy tắc biên mục thông tin phông, hồ sơ, văn bản.
TCVN 6909:2001	Bộ Khoa học và Công nghệ	Tiêu chuẩn bộ mã ký tự tiếng Việt 16-bit phục vụ nhập liệu và lưu trữ dữ liệu văn thư thống nhất.
Quyết định số 124/2004/QĐ-TTg (08/7/2004)	Thủ tướng Chính phủ	Danh mục các đơn vị hành chính Việt Nam làm căn cứ xác định mã cơ quan lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, thành phố.
Quyết định số 115/QĐ-VTLTNN & 116/QĐ-VTLTNN (25/5/2009)	Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước	Danh mục số 1 các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia II và Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.

Giáo trình cập nhật xu hướng chuyển dịch mạnh mẽ từ phương thức quản lý hành chính thủ công sang môi trường xử lý văn bản điện tử không giấy tờ trong mạng nội bộ (LAN). Tài liệu làm rõ các tiêu chuẩn kỹ thuật số hóa tài liệu lưu trữ, tách biệt rõ ràng giữa mục đích khai thác sử dụng thông thường (ảnh màu định dạng JPEG, độ phân giải tối thiểu 100 dpi) và mục đích lập bản sao bảo hiểm tài liệu vĩnh viễn (ảnh đen trắng định dạng TIFF, độ phân giải tối thiểu 300 dpi để ghi sang microfilm).

---

Đối tượng sử dụng giáo trình

Giáo trình được thiết kế phục vụ các nhóm đối tượng cụ thể trong hệ thống giáo dục nghề nghiệp và cơ quan hành chính:

• Học sinh, sinh viên: Phục vụ trực tiếp cho người học chuyên ngành Văn thư hành chính, Lưu trữ học và Quản trị văn phòng tại các trường cao đẳng, trung cấp chuyên nghiệp, hoặc làm tài liệu cơ sở cho sinh viên bậc đại học khối ngành khoa học xã hội và quản trị.
• Điều kiện tiên quyết (Prerequisites): Người học cần hoàn thành khối kiến thức tin học đại cương (sử dụng thành thạo hệ điều hành Windows, phần mềm soạn thảo Microsoft Word, bảng tính Microsoft Excel) và nắm vững kiến thức lý thuyết về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính nhà nước.
• Giảng viên chuyên ngành: Sử dụng làm tài liệu giảng dạy chính thức cho mô-đun ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư; xây dựng đề cương bài giảng, bài tập thực hành phòng máy và tiêu chí đánh giá năng lực nghề nghiệp của học viên.
• Cán bộ nghiệp vụ tại cơ quan, đơn vị: Sử dụng làm tài liệu tham khảo để chuẩn hóa quy trình tiếp nhận, xử lý, đăng ký và số hóa văn bản tại bộ phận văn phòng, văn thư - lưu trữ của các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội và doanh nghiệp.

---

Câu hỏi thường gặp

1. Giáo trình này phù hợp với ai?

Giáo trình được biên soạn cho học sinh, sinh viên ngành Văn thư hành chính và Lưu trữ học thuộc hệ đào tạo giáo dục nghề nghiệp, đồng thời là tài liệu tham khảo hữu ích cho cán bộ đang trực tiếp làm công tác văn phòng, văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị.

2. Cần kiến thức nền nào để học giáo trình này?

Người học cần có kỹ năng tin học văn phòng căn bản (sử dụng Windows, Word, Excel, trình duyệt web), hiểu biết cơ bản về thể thức văn bản hành chính nhà nước và các khái niệm sơ cấp về quản lý hồ sơ tài liệu.

3. Điểm khác biệt của giáo trình này so với các giáo trình tin học văn phòng thông thường là gì?

Giáo trình không dạy tin học đại cương mà tập trung chuyên sâu vào quy chuẩn nghiệp vụ văn thư lưu trữ: hướng dẫn thiết kế CSDL theo quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, quy tắc biên mục phiếu tin chuẩn hóa, quy trình luân chuyển văn bản điện tử và kỹ thuật cài đặt hệ thống phần mềm lưu trữ trên nền tảng IIS/SQL Server.

4. Làm sao để tự học và thực hành hiệu quả theo giáo trình?

Người học cần kết hợp đọc kỹ lý thuyết quy chuẩn với việc thực hành tuần tự trên máy tính: tự tạo lập các mẫu template văn bản .dotx, cài đặt môi trường máy chủ cục bộ (IIS và SQL Server 2000) theo đúng các bước hướng dẫn tại Bài 4 để trực tiếp thao tác trên phần mềm lưu trữ.

5. Giáo trình sử dụng và tham chiếu những tài liệu bổ trợ nào?

Tài liệu tham chiếu trực tiếp Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 14/3/2009, Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN ngày 10/3/2010, Quyết định số 124/2004/QĐ-TTg, Quyết định số 115/QĐ-VTLTNN, Quyết định số 116/QĐ-VTLTNN, tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 và đi kèm tệp cơ sở dữ liệu mẫu Luutru_Data.MDF.

---

Kết luận

Giáo trình "Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư" của Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Bạc Liêu cung cấp một chương trình đào tạo mang tính hệ thống, thực tiễn và chuẩn hóa cao về nghiệp vụ văn thư - lưu trữ trong kỷ nguyên số. Giá trị cốt lõi của tài liệu nằm ở việc kết hợp chặt chẽ giữa các quy định quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ với các giải pháp kỹ thuật công nghệ thông tin cụ thể.

Lộ trình học tập được thiết kế khoa học: dẫn dắt người học từ việc thấu hiểu các khái niệm, quy chuẩn thiết kế cơ sở dữ liệu (Bài 1), chuẩn hóa kỹ thuật soạn thảo (Bài 2), làm chủ quy trình luân chuyển xử lý văn bản điện tử trên môi trường mạng (Bài 3), đến năng lực triển khai, cài đặt và quản trị hệ thống phần mềm chuyên ngành (Bài 4). Đây là tài liệu phục vụ hiệu quả cho công tác đào tạo chuyên môn và chuẩn hóa nghiệp vụ văn phòng hành chính hiện đại.

Trích đoạn nội dung tài liệu

UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH BẠC LIÊU TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ - KỸ THUẬT GIÁO TRÌNH MÔN HỌC/MÔ ĐUN: ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ NGÀNH/NGHỀ: VĂN THƯ HÀNH CHÍNH TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ-… ngày……. BẠC LIÊU, NĂM 2020 1 BÀI 1 KHÁI QUÁT VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG VĂN THƯ LƯU TRỮ 1. Khái niệm - Thông tin (Information) : Thông tin là điều hiểu biết về một sự kiện, một hiện tượng, một quan hệ nào đó thu nhận được qua giao tiếp, khảo sát, đo lường, lý giải, nghiên cứu… - Công nghệ thông tin (Information technology): Là công nghệ xử lý thông tin bằng phương tiện điện tử. - Hệ thống thông tin (Information System): Là hệ thống tiếp nhận các nguồn dữ liệu như các yếu tố vào và xử lý chúng thành các sản phẩm thông tin là các yếu tố ra.

- Môi trường mạng: Là môi trường trong đó thông tin được cung cấp, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông qua cơ sở hạ tầng thông tin; - Cơ sở hạ tầng thông tin: Là hệ thống trang thiết bị phục vụ cho việc sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số, bao gồm mạng viễn thông, mạng Internet, mạng máy tính và cơ sở dữ liệu; - Cơ sở dữ liệu: Là tập hợp các dữ liệu được sắp xếp, tổ chức để truy cập, khai thác, quản lý và cập nhật thông qua phương tiện điện tử; - Văn bản điện tử: Là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu; - Thông điệp dữ liệu: Là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử; - Phương tiện điện tử: Là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự; - Hồ sơ: Là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân; - Khung phân loại hồ sơ: Là hệ thống phân loại hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan tổ chức theo ngành, lĩnh vực. Ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư chủ yếu được thực hiện trên lĩnh vực soạn thảo văn bản và quản lý văn bản. Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc soạn thảo văn bản Trong việc soạn thảo văn bản tùy nhu cầu và tùy điều kiện mà bạn có thể lựa chọn giải pháp soạn thảo thủ công bằng Microsoft Word hay sử dụng phần mềm Chuẩn hóa thể thức và trình bày văn bản hành chính. 2 Với việc soạn thảo thủ công bằng Microsoft Word, yêu cầu đối với bạn là sử dụng thành thạo phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word và nắm vững thể thức trình bày văn bản.

Nhằm tạo thuận lợi cho việc soạn thảo các loại văn bản sau này, bạn nên tạo ra các mẫu văn bản (quyết định, công văn, báo cáo…) rồi lưu lại thành các template để có thể sử dụng nhiều lần sau này. Để lưu văn bản thành mẫu (template) bạn vào File - Save As, trong mục Save As Type chọn kiểu lưu là Word Template (*.dotx) - xem hình. Nếu không thích soạn thảo văn bản một các thủ công thì bạn có thể sử dụng “phần mềm chuẩn hóa thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính”. Với phần mềm này tất cả các mẫu văn bản đã được tạo sẵn theo đúng thể thức trình bày và được tích hợp sẵn trong phần mềm, khi muốn soạn thảo một loại văn bản bạn chỉ cần chọn mẫu, nhập các thông tin cần thiết là phần mềm sẽ tự động tạo ra văn bản theo đúng thể thức với nội dung mà bạn đã nhập vào (xem cách sử dụng phần mềm này ở Bài 2).

Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý văn bản Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý văn bản phức tạp hơn rất nhiều so với việc ứng dụng công nghệ thông tin trong soạn thảo văn bản. Tùy đặc thù và tùy điều kiện của cơ quanmà việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản sẽ ở các mức độ khác nhau: Một số đơn vị chưa có điều kiện thì chỉ quản lý văn bản bằng phần mềm Microsoft Excel, một số đơn vị có điều kiện hơn thì trang bị phần mềm chuyên về quản lý văn bản. Phần mềm quản lý văn bản có thể chỉ cài trên máy đơn và cũng có thể được triển khai trên hệ thống mạng cục bộ. Nếu dùng phần mềm cài trên máy đơn thì những chức năng mà phần mềm có thể thực hiện được là quản lý, tra tìm, thống kê văn bản đi, văn bản đến.

Nếu có hạ tầng mạng LAN tốt thì chúng ta có thể trang bị hệ thống phần mềm quản lý văn bản cài đặt trong môi trường mạng, khi đó ngoài các chức năng quản lý, tra tìm, thống kê văn bản đi đến thì còn có thể xây dựng quy trình xử lý văn bản. Nếu xây dựng tốt quy trình xử lý văn bản trên môi trường mạng thì bạn đã tiết kiệm cho cơ quan rất nhiều chi phí và công sức vỉ khi đó việc chuyển văn bản giữa các đơn vị không cần làm theo cách truyền thống là in ra rồi đi phân phát mà sẽ sử dụng phương thức truyền văn bản điện tử thông qua mạng LAN giữa các phòng ban với nhau. Việc xây dựng các phần mềm quản lý văn bản cũng cần tuân theo một số quy chuẩn nhất định, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã có công văn số 139/VTLTNN- TTTH về việc Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng, công văn này đưa ra các quy định về quy trình, biểu mẫu… để các nhà xây dựng phần mềm quản lý văn bản lấy đó làm căn cứ để xây dựng các phần mềm quản lý văn bản.Một số hướng dẫn liên quan đến việc xây dựng phần mềm quản lý văn bản của công văn này như sau: - Lưu đồ mô tả văn bản đến trong môi trường mạng: - 4 Lãnh đạo văn Cán bộ, công chức, phòng/lãnh đạo cơ viên chức (CBCCVC) Văn thư cơ quan quan Lãnh đạo đơn vị chuyên môn Tiếp nhận, phân loại sơ bộ, bóc bì, đóng dấu “Đến”, Văn bản ghi số và ngày đến, Ý kiến phân phối đăng ký, scan, đến văn bản chuyển giao văn bản đến Không Quan trọng Tổ chức thực hiện Giải quyết Có Ý kiến chỉ đạo giải quyết Theo dõi giải quyết Chú thích: Đường đi của văn bản điện tử Đường đi của văn bản giấy - Lưu đồ mô tả văn bản đi trong môi trường mạng Pháp chế Văn thư CBCCVC Lãnh đạo cơ quan Lãnh đạo 5 cơ quan/Lãnh đạo chuyên môn đơn vị cơ quan văn phòng 3. Giới thiệu hệ thống cơ sở dữ liệu văn thư Mục tiêu của việc xây dựng cơ sở dữ liệu (CSDL) văn thư là tổ chức tốt dữ liệu văn thư trên máy tính và mạng máy tính để đăng ký, quản lý, thống kê và tra tìm văn bản đi, văn bản đến nhằm giải quyết công việc một cách hiệu quả, kịp thời và tin cậy, đồng thời thay thế cách tra tìm văn bản bằng sổ.

Việc xây dựng CSDL văn thư sẽ góp phần hỗ trợ và nâng cao hiệu quả các hoạt động văn thư, quản lý và điều hành của các cơ quan, tổ chức, mở rộng, nâng cao hiệu quả hợp tác, liên thông với các cơ quan bên ngoài. Quy trình thiết kế CSDL văn thư và các biểu mẫu mô tả thông tin đầu vào, đầu ra của văn bản đi, văn bản đến, quản lý hồ sơ được xây dựng dựa trên Công văn 139/VTLTNN-TTTH ngày 14/3/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng. Quy trình thiết kế Phân tích, thiết kế hệ thống CSDL quản lý, thống kê và tra tìm văn bản đi, văn bản đến trong công tác văn thư được thực hiện theo các quy trình sau: Bước 1: Phân tích chức năng, nhiệm vụ, mối quan hệ công tác của cơ quan để chọn những văn bản cần nhập vào CSDL. Bước 2: Xây dựng bảng phân loại thông tin văn bản theo vấn đề Bước 3: Lập danh mục nhu cầu khai thác thông tin đầu ra của CSDL Bước 4: Lựa chọn hệ quản trị CSDL để lưu trữ dữ liệu.

Bước 5: Xây dựng chương trình ứng dụng kết nối với hệ thống CSDL lưu trữ để quản lý hồ sơ, quản lý văn bản đi, văn bản đến. Thiết kế bảng đăng ký văn bản đến 3.1 Chuẩn thông tin đầu vào của CSDL văn bản đến Bao gồm các thông tin (trường dữ liệu - field) sau: 1. Số thứ tự (số đến) 2. Số và ký hiệu văn bản 5.

Ngày tháng văn bản 6. Tên loại văn bản 7. Trích yếu nội dung văn bản 8. Ý kiến phân phối 13.

Thời hạn giải quyết 6 14. File văn bản đến đính kèm Tùy vào yêu cầu và mục đích sử dụng của cơ quan, tổ chức, đơn vị, có thể bổ sung thêm thông tin đầu vào, nhưng thứ tự và nội dung của các trường dữ liệu như trên được giữ nguyên.2 Chuẩn thông tin đầu ra của CSDL văn bản đến b) Mẫu đăng ký bên trong "Sổ văn đăng ký bản đến" (420x297cm) Số và Tên loại và Đơn Số Ngày Tác Ngày Ký Ghi ký trích yếunội vị/người đến đến giả tháng nhận chú hiệu dung nhận c) Mẫu đăng ký bên trong "Sổ văn đăng ký bản mật đến" (420x297cm) Số và Ngày Tên loại và Đơn Số Ngày Tác Độ Ký Ghi ký thán trích yếu nội vị/người đến đến giả mật nhận chú hiệu g dung nhận d) Mẫu báo cáo tình hình giải quyết văn bản đến Từ ngày. 7 Tình Số, ký Tên loại, số và ký hiệu, Đơn vị/ Thời Số trạng hiệu văn Ghi ngày tháng và tác giả người hạn giải đến giải bản trả chú văn bản nhận quyết quyết lời Tổng số: Đã xử lý: Chưa xử lý: 3. Thiết kế bảng đăng ký văn bản đi 3.1 Chuẩn thông tin đầu vào của CSDL văn bản đi Bao gồm các thông tin (trường dữ liệu - field) sau: 1.

Số và ký hiệu văn bản 2. Ngày tháng văn bản 3. Tên loại văn bản 4. Trích yếu nội dung văn bản 5.