Tổng quan về giáo trình

Giáo trình Ứng dụng Công nghệ Thông tin trong Công tác Văn thư là tài liệu giảng dạy chuyên môn thuộc chương trình đào tạo ngành Văn thư hành chính (trình độ Trung cấp/Cao đẳng), do Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Bạc Liêu (trực thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh Bạc Liêu) biên soạn và ban hành năm 2020.

Môn học giữ vị trí cốt lõi trong việc trang bị kiến thức và kỹ năng số hóa quy trình quản lý văn bản, tài liệu lưu trữ, tạo tiền đề để người học tiếp cận môi trường làm việc hành chính điện tử tại các cơ quan, tổ chức. Mục tiêu học tập (learning outcomes) của giáo trình tập trung vào việc:

  • Hệ thống hóa các khái niệm căn bản về công nghệ thông tin, môi trường mạng, cơ sở dữ liệu (CSDL) văn thư và lưu trữ;
  • Nắm vững các tiêu chuẩn kỹ thuật số hóa, tiêu chuẩn định dạng tệp tin và quy định biên mục thông tin theo quy chuẩn nhà nước;
  • Thực hiện thành thạo quy trình tiếp nhận, đăng ký, tra cứu, kết xuất báo cáo văn bản đi - đến trên phần mềm ứng dụng;
  • Thực hiện được các thao tác thiết lập, cài đặt cơ sở dữ liệu trên hệ quản trị SQL Server 2000 và cấu hình dịch vụ web IIS.

Cấu trúc giáo trình được xây dựng theo phương pháp tiếp cận mô đun thực hành, kết hợp giữa khung lý thuyết nghiệp vụ chuẩn hóa với quy trình triển khai kỹ thuật cụ thể. Điểm đặc sắc của tài liệu là việc chuẩn hóa toàn bộ cấu trúc dữ liệu và quy trình xử lý dựa trên các văn bản quy định nghiệp vụ thực tế của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, đặc biệt là Công văn số 139/VTLTNN-TTTH và Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN.

Nội dung kiến thức cốt lõi

                             GIÁO TRÌNH ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ
     BÀI 1                       BÀI 2                                      BÀI 3                      BÀI 4
Khái quát ứng dụng         Hệ thống quản lý                           Quy trình trao đổi,         Sử dụng một số tiện ích
 CNTT trong VT-LT         văn bản đi - đến                           lưu trữ & xử lý TLĐT          trong công tác văn thư
    (HD 169/HD-VTLTNN)

Các chương/chủ đề chính

Giáo trình gồm 4 bài học chính với tiến trình logic đi từ cơ sở lý thuyết, chuẩn hóa dữ liệu đến thực hành ứng dụng và cài đặt hệ thống:

  • Bài 1: Khái quát về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư lưu trữ: Cung cấp hệ thống thuật ngữ chuyên ngành (thông tin, hệ thống thông tin, môi trường mạng, hạ tầng thông tin, cơ sở dữ liệu, văn bản điện tử, thông điệp dữ liệu, khung phân loại hồ sơ). Hướng dẫn tạo template mẫu văn bản hành chính định dạng *.dotx trên Microsoft Word và tiếp cận phần mềm chuẩn hóa thể thức. Đưa ra 5 bước phân tích thiết kế CSDL văn thư và cấu trúc các trường dữ liệu đầu vào, đầu ra cho văn bản đi, văn bản đến theo Công văn số 139/VTLTNN-TTTH. Thiết lập 5 bước xây dựng CSDL lưu trữ theo Hướng dẫn 169/HD-VTLTNN; xác định 4 hệ thống CSDL (cơ quan lưu trữ, phông/công trình/sưu tập, hồ sơ, văn bản toàn văn/thông tin cấp 2); quy định tiêu chuẩn ảnh quét tài liệu (JPEG màu tối thiểu 100 dpi cho tra cứu; TIFF đen trắng tối thiểu 300 dpi cho bản sao bảo hiểm microfilm); định dạng tệp phi cấu trúc (.txt, .rtf 1.8, .pdf 1.5, .doc 1997-2003, .odt 1.0); áp dụng bộ mã TCVN 6909:2001; quy tắc biên mục phiếu tin và phương pháp chú giải chi tiết.
  • Bài 2: Hệ thống quản lý văn bản đi - văn bản đến: Giới thiệu giao diện và phương thức soạn thảo văn bản tự động hóa với các thành phần mặc định hiển thị (Quốc hiệu, địa danh, ngày tháng, tên cơ quan, nơi nhận mặc định "Lưu: VT"). Trình bày các chức năng điều khiển biên tập: ghi dữ liệu, xem trước thể thức, định dạng ký tự, căn chỉnh lề, lùi tab, chèn điều/khoản/điểm và kết xuất ra tệp MS Word.
  • Bài 3: Quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử: Hướng dẫn quy trình vận hành phần mềm quản lý văn bản trên nền web qua trình duyệt (Internet Explorer). Nội dung bao gồm: quản trị người dùng, đổi mật khẩu; phân tách giao diện 3 vùng (Menu trái, Top menu, Menu phải); tạo lập danh mục sổ văn bản theo đơn vị/loại hình; quản lý danh mục loại văn bản đi/đến; quy trình đăng ký văn bản vào sổ, số hóa tài liệu giấy qua máy quét (scanner) và đính kèm tệp; bộ lọc hiển thị (theo ngày đến, khối phát hành, 32 loại văn bản); cơ chế tìm kiếm cơ bản và tìm kiếm nâng cao; thiết lập thống kê báo cáo (kết xuất định dạng HTML, Word, Crystal Report) và quản lý danh mục hồ sơ theo khung phân loại.
  • Bài 4: Sử dụng một số tiện ích phục vụ trong công tác văn thư: Hướng dẫn kỹ thuật cài đặt và cấu hình phần mềm lưu trữ: sao chép thư mục dữ liệu vào đường dẫn D:\vanthu_luutru, thao tác Attach CSDL Luutru_Data.MDF trên Microsoft SQL Server 2000 (tài khoản sa); thiết lập Web Sharing cho thư mục; cấu hình dịch vụ Internet Information Services (IIS) với tài liệu mặc định Default.asp và xác thực Anonymous access. Thao tác đăng nhập tại máy chủ (http://localhost/luutru) và máy trạm (http://địachỉ_ip_maychu/luutru). Hướng dẫn chức năng quản trị hệ thống: phân nhóm người dùng (Độc giả, Tác nghiệp, Quản trị), gán 10 mức độ dữ liệu truy cập (từ 0 đến 9), thực hiện sao lưu (Backup dữ liệu), khởi tạo và cấu hình trường dữ liệu cho form hồ sơ và form văn bản.

Kiến thức nền tảng được xây dựng

Giáo trình xây dựng nền tảng kiến thức dựa trên các nguyên tắc và khung quy chuẩn:

  • Lý thuyết quản trị cơ sở dữ liệu hành chính: Quy trình 5 bước thiết kế CSDL (từ phân tích chức năng nhiệm vụ, xây dựng bảng phân loại, xác định thông tin đầu ra, lựa chọn hệ quản trị đến xây dựng ứng dụng kết nối).
  • Nguyên tắc an toàn và bảo mật tài liệu: Quy định tài liệu lưu trữ sau khi nhập máy tính vẫn phải bảo quản an toàn bản chính; thông tin tài liệu văn thư - lưu trữ còn giá trị mật không được kết nối mạng Internet; quy định kiểm soát tài khoản và phân quyền truy cập 10 cấp độ.
  • Khung tiêu chuẩn kỹ thuật nhà nước: Áp dụng chuẩn mã hóa ký tự TCVN 6909:2001 và ASCII; chuẩn lưu đồ luân chuyển văn bản đi/đến và hồ sơ trong môi trường mạng theo quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

Kỹ năng phát triển

  • Kỹ năng kỹ thuật (Technical skills): Cài đặt và cấu hình hệ quản trị SQL Server 2000, cấu hình máy chủ web IIS, xử lý tệp CSDL (*.mdf), thực hiện quy trình sao lưu (Backup) dữ liệu; số hóa văn bản giấy sang tệp ảnh/PDF bằng máy quét.
  • Kỹ năng phân tích (Analytical skills): Phân tích cấu trúc tài liệu để biên mục trường thông tin; phân loại hồ sơ theo phông/sưu tập; xử lý các trường hợp chú giải phức tạp (nội dung sự kiện, độ gốc văn bản, danh tính cá nhân có nhiều bí danh, bút tích lãnh đạo).
  • Kỹ năng nghiệp vụ thực hành (Practical competencies): Tạo lập và quản lý hệ thống sổ văn bản điện tử; đăng ký, phân loại, tìm kiếm nâng cao và kết xuất báo cáo thống kê văn bản định kỳ theo chuẩn HTML, Word.

Phương pháp giảng dạy và học tập

Giáo trình định hướng phương pháp giảng dạy tích hợp giữa lý thuyết nghiệp vụ và thực hành máy tính trực tiếp (Lab-based learning).

[Lý thuyết quy chuẩn]    [Thực hành tác nghiệp]     [Cấu hình hệ thống]
 - CV 139 & HD 169        - Đăng ký văn bản đi/đến   - Cài SQL Server 2000
 - Chuẩn JPEG/TIFF        - Đính kèm file số hóa     - Cấu hình IIS / Web
 - Quy tắc biên mục       - Kết xuất báo cáo HTML    - Phân quyền 10 mức

Bài tập và tình huống thực tế (Case studies)

Giáo trình cung cấp các bài tập tình huống cụ thể nhằm rèn luyện kỹ năng xử lý thông tin nghiệp vụ:

  • Xử lý chú giải nội dung: Tình huống báo cáo của Giáo sư Hoàng Tụy năm 1985 (chú giải chi tiết các nước đến dự hội thảo và chuyên đề giảng dạy); hồ sơ đoàn ra/đoàn vào năm 1975 của Bộ Văn hóa (chú giải danh sách quốc gia đối tác); công văn về sử dụng ngoại tệ theo Dự án 6CP/RAS/107/JPN của FAO năm 1985; báo cáo trật tự trị an tại xóm Tân Yên và Hội Phước (huyện Anh Sơn) năm 1978.
  • Xử lý nhân vật và bút tích: Quy tắc chuẩn hóa bí danh lãnh đạo (như Anh Ba, Trần Lực, Chiến Sỹ về tên Chủ tịch Hồ Chí Minh); quy tắc ghi nhận bút tích của các đồng chí Đỗ Mười, Tôn Đức Thắng, Võ Văn Kiệt.
  • Xử lý địa danh biến đổi: Quy tắc chú giải địa danh cũ kèm địa danh mới trong ngoặc đơn (ví dụ: Thăng Long (Hà Nội)).

Phương pháp đánh giá (Assessment methods)

  • Đánh giá thực hành định kỳ: Kiểm tra thao tác đăng ký văn bản đi/đến trên hệ thống, kỹ năng đính kèm tệp tin và tra cứu dữ liệu theo các tiêu chí kết hợp.
  • Đánh giá đồ án/bài tập lớn: Kiểm tra quy trình thiết lập sổ văn bản, thiết kế biểu mẫu (form) hồ sơ, phân quyền người dùng và thực hiện thành công việc cài đặt CSDL trên môi trường IIS và SQL Server 2000.
  • Đánh giá lý thuyết: Kiểm tra mức độ nắm vững các tiêu chuẩn kỹ thuật số hóa, tiêu chuẩn định dạng tệp và các bước biên mục phiếu tin.

Hướng dẫn tự học (Self-study guidelines)

Người học tự thiết lập môi trường thực hành cục bộ trên máy tính cá nhân theo trình tự các bước hướng dẫn trong Bài 4: tạo thư mục D:\vanthu_luutru, cài đặt hệ quản trị CSDL, thực hiện Attach database, cấu hình IIS và sử dụng trình duyệt để thao tác trên giao diện người dùng.

Điểm nổi bật và cập nhật

Nội dung giáo trình phản ánh các chuẩn mực kỹ thuật và quy định nghiệp vụ hành chính - văn thư tại thời điểm ban hành:

  • Bám sát khung pháp lý chuyên ngành: Giáo trình trích xuất và triển khai trực tiếp các hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước:
    • Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 14/3/2009 về quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng.
    • Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN ngày 10/3/2010 về hướng dẫn xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ.
    • Quyết định số 124/2004/QĐ-TTg, Quyết định số 115/QĐ-VTLTNN và Quyết định số 116/QĐ-VTLTNN ngày 25/5/2009 về danh mục mã cơ quan lưu trữ và nguồn nộp lưu.
  • Chi tiết hóa các thông số kỹ thuật số hóa: Tài liệu đưa ra quy chuẩn kỹ thuật cụ thể cho từng mục đích sử dụng dữ liệu:
    • Tài liệu phục vụ khai thác: Ảnh màu định dạng JPEG, độ phân giải tối thiểu 100 dpi, tỷ lệ quét 25% - 100%.
    • Tài liệu lập bản sao bảo hiểm (microfilm): Ảnh đen trắng định dạng TIFF, độ phân giải tối thiểu 300 dpi, tỷ lệ quét 100%.
    • Danh mục 5 định dạng tệp phi cấu trúc được chấp nhận: Plain Text (.txt), Rich Text (.rtf 1.8), PDF (.pdf 1.5), MS Word (.doc 1997-2003), Open Document (.odt 1.0).
  • Mô hình hóa quy trình nghiệp vụ: Sử dụng lưu đồ xử lý văn bản đến, lưu đồ văn bản đi và lưu đồ quản lý hồ sơ trong môi trường mạng, phân định rõ đường đi của văn bản điện tử và văn bản giấy giữa các cấp lãnh đạo, văn thư và cán bộ chuyên môn.

Đối tượng sử dụng giáo trình

  • Sinh viên/Học viên: Học sinh, sinh viên ngành Văn thư hành chính, Lưu trữ học, Quản trị văn phòng tại các trường cao đẳng, trung cấp chuyên nghiệp hoặc sinh viên đại học cần tài liệu thực hành mô đun ứng dụng CNTT văn thư.
  • Điều kiện tiên quyết (Prerequisites): Người học cần hoàn thành khối kiến thức tin học đại cương (sử dụng hệ điều hành Windows, thao tác thư mục, sử dụng phần mềm Microsoft Word, Excel, bảng mã tiếng Việt) và nắm vững kiến thức lý thuyết về thể thức văn bản quản lý nhà nước, kỹ thuật tổ chức quản lý văn bản truyền thống.
  • Giảng viên: Sử dụng làm tài liệu giảng dạy chính khóa trên lớp và giáo án hướng dẫn thực hành tại phòng máy vi tính; căn cứ vào các bảng danh mục trường dữ liệu và quy trình mẫu để xây dựng đề kiểm tra tay nghề.
  • Cán bộ nghiệp vụ/Tài liệu tham khảo: Cán bộ văn thư, chuyên viên văn phòng tại các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp sử dụng làm tài liệu tra cứu các trường thông tin chuẩn hóa để xây dựng đề bài yêu cầu phần mềm hoặc vận hành hệ thống quản lý văn bản nội bộ.

Câu hỏi thường gặp

1. Giáo trình này phù hợp với ai?

Tài liệu được thiết kế chuyên biệt cho học sinh, sinh viên ngành Văn thư hành chính, Quản trị văn phòng và cán bộ tác nghiệp văn thư - lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị hành chính sự nghiệp cần nắm bắt quy trình vận hành văn bản điện tử.

2. Cần kiến thức nền nào để học?

Người học cần có kỹ năng sử dụng máy tính căn bản (thao tác tệp tin, trình duyệt web, soạn thảo Word, bảng tính Excel) và hiểu biết về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính theo quy định nhà nước.

3. Điểm khác biệt với giáo trình khác?

Giáo trình không chỉ dừng lại ở việc hướng dẫn sử dụng phần mềm văn phòng thông thường mà tích hợp toàn diện: từ lý thuyết phân tích CSDL theo Công văn 139/VTLTNN-TTTH, Hướng dẫn 169/HD-VTLTNN, tiêu chuẩn quét ảnh JPEG/TIFF, đến quy trình kỹ thuật cài đặt hệ quản trị SQL Server 2000, cấu hình IIS và phân quyền 10 cấp độ truy cập.

4. Làm sao để tự học hiệu quả?

Người học nên kết hợp đọc hiểu các quy định biên mục tại Bài 1 và thực hành trực tiếp các bước cấu hình hệ thống tại Bài 4 trên máy tính cá nhân (tạo thư mục, attach CSDL, cấu hình web sharing), sau đó thực hiện các bài tập nhập liệu, đính kèm file và lọc báo cáo như mô tả trong Bài 2 và Bài 3.

5. Có tài liệu bổ trợ nào kèm theo?

Giáo trình đi kèm đĩa CD phần mềm Văn thư - Lưu trữ chứa thư mục mã nguồn và tệp cơ sở dữ liệu Luutru_Data.MDF phục vụ cho việc cài đặt thực hành trên máy trạm và máy chủ.

Kết luận

Giáo trình Ứng dụng Công nghệ Thông tin trong Công tác Văn thư (Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Bạc Liêu, 2020) cung cấp hệ thống tri thức hoàn chỉnh từ tiêu chuẩn nghiệp vụ đến kỹ thuật cài đặt và vận hành hệ thống văn thư điện tử. Lộ trình học tập đề xuất cho người học gồm ba giai đoạn:

  1. Nắm vững hệ thống khái niệm, tiêu chuẩn số hóa và quy tắc biên mục dữ liệu theo chuẩn Hướng dẫn 169/HD-VTLTNN;
  2. Thành thạo quy trình quản lý văn bản đi - đến, số hóa tài liệu giấy và kết xuất báo cáo trên nền tảng web;
  3. Thực hành cài đặt hạ tầng kỹ thuật, cấu hình IIS, quản trị hệ CSDL SQL Server và thiết lập các form nhập liệu chuyên ngành.

Tài liệu là căn cứ nghiệp vụ hữu ích gắn liền với các văn bản quy chuẩn quốc gia phục vụ công tác đào tạo và tác nghiệp văn thư - lưu trữ trong giai đoạn chuyển đổi số.