UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH BẠC LIÊU TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ - KỸ THUẬT GIÁO TRÌNH MÔN HỌC/MÔ ĐUN: ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ NGÀNH/NGHỀ: VĂN THƯ HÀNH CHÍNH TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ-… ngày……. BẠC LIÊU, NĂM 2020 1 BÀI 1 KHÁI QUÁT VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG VĂN THƯ LƯU TRỮ 1. Khái niệm - Thông tin (Information) : Thông tin là điều hiểu biết về một sự kiện, một hiện tượng, một quan hệ nào đó thu nhận được qua giao tiếp, khảo sát, đo lường, lý giải, nghiên cứu… - Công nghệ thông tin (Information technology): Là công nghệ xử lý thông tin bằng phương tiện điện tử. - Hệ thống thông tin (Information System): Là hệ thống tiếp nhận các nguồn dữ liệu như các yếu tố vào và xử lý chúng thành các sản phẩm thông tin là các yếu tố ra.
- Môi trường mạng: Là môi trường trong đó thông tin được cung cấp, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông qua cơ sở hạ tầng thông tin; - Cơ sở hạ tầng thông tin: Là hệ thống trang thiết bị phục vụ cho việc sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số, bao gồm mạng viễn thông, mạng Internet, mạng máy tính và cơ sở dữ liệu; - Cơ sở dữ liệu: Là tập hợp các dữ liệu được sắp xếp, tổ chức để truy cập, khai thác, quản lý và cập nhật thông qua phương tiện điện tử; - Văn bản điện tử: Là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu; - Thông điệp dữ liệu: Là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử; - Phương tiện điện tử: Là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự; - Hồ sơ: Là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân; - Khung phân loại hồ sơ: Là hệ thống phân loại hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan tổ chức theo ngành, lĩnh vực. Ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư chủ yếu được thực hiện trên lĩnh vực soạn thảo văn bản và quản lý văn bản. Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc soạn thảo văn bản Trong việc soạn thảo văn bản tùy nhu cầu và tùy điều kiện mà bạn có thể lựa chọn giải pháp soạn thảo thủ công bằng Microsoft Word hay sử dụng phần mềm Chuẩn hóa thể thức và trình bày văn bản hành chính. 2 Với việc soạn thảo thủ công bằng Microsoft Word, yêu cầu đối với bạn là sử dụng thành thạo phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word và nắm vững thể thức trình bày văn bản.
Nhằm tạo thuận lợi cho việc soạn thảo các loại văn bản sau này, bạn nên tạo ra các mẫu văn bản (quyết định, công văn, báo cáo…) rồi lưu lại thành các template để có thể sử dụng nhiều lần sau này. Để lưu văn bản thành mẫu (template) bạn vào File - Save As, trong mục Save As Type chọn kiểu lưu là Word Template (*.dotx) - xem hình. Nếu không thích soạn thảo văn bản một các thủ công thì bạn có thể sử dụng “phần mềm chuẩn hóa thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính”. Với phần mềm này tất cả các mẫu văn bản đã được tạo sẵn theo đúng thể thức trình bày và được tích hợp sẵn trong phần mềm, khi muốn soạn thảo một loại văn bản bạn chỉ cần chọn mẫu, nhập các thông tin cần thiết là phần mềm sẽ tự động tạo ra văn bản theo đúng thể thức với nội dung mà bạn đã nhập vào (xem cách sử dụng phần mềm này ở Bài 2).
Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý văn bản Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý văn bản phức tạp hơn rất nhiều so với việc ứng dụng công nghệ thông tin trong soạn thảo văn bản. Tùy đặc thù và tùy điều kiện của cơ quanmà việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản sẽ ở các mức độ khác nhau: Một số đơn vị chưa có điều kiện thì chỉ quản lý văn bản bằng phần mềm Microsoft Excel, một số đơn vị có điều kiện hơn thì trang bị phần mềm chuyên về quản lý văn bản. Phần mềm quản lý văn bản có thể chỉ cài trên máy đơn và cũng có thể được triển khai trên hệ thống mạng cục bộ. Nếu dùng phần mềm cài trên máy đơn thì những chức năng mà phần mềm có thể thực hiện được là quản lý, tra tìm, thống kê văn bản đi, văn bản đến.
Nếu có hạ tầng mạng LAN tốt thì chúng ta có thể trang bị hệ thống phần mềm quản lý văn bản cài đặt trong môi trường mạng, khi đó ngoài các chức năng quản lý, tra tìm, thống kê văn bản đi đến thì còn có thể xây dựng quy trình xử lý văn bản. Nếu xây dựng tốt quy trình xử lý văn bản trên môi trường mạng thì bạn đã tiết kiệm cho cơ quan rất nhiều chi phí và công sức vỉ khi đó việc chuyển văn bản giữa các đơn vị không cần làm theo cách truyền thống là in ra rồi đi phân phát mà sẽ sử dụng phương thức truyền văn bản điện tử thông qua mạng LAN giữa các phòng ban với nhau. Việc xây dựng các phần mềm quản lý văn bản cũng cần tuân theo một số quy chuẩn nhất định, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã có công văn số 139/VTLTNN- TTTH về việc Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng, công văn này đưa ra các quy định về quy trình, biểu mẫu… để các nhà xây dựng phần mềm quản lý văn bản lấy đó làm căn cứ để xây dựng các phần mềm quản lý văn bản.Một số hướng dẫn liên quan đến việc xây dựng phần mềm quản lý văn bản của công văn này như sau: - Lưu đồ mô tả văn bản đến trong môi trường mạng: - 4 Lãnh đạo văn Cán bộ, công chức, phòng/lãnh đạo cơ viên chức (CBCCVC) Văn thư cơ quan quan Lãnh đạo đơn vị chuyên môn Tiếp nhận, phân loại sơ bộ, bóc bì, đóng dấu “Đến”, Văn bản ghi số và ngày đến, Ý kiến phân phối đăng ký, scan, đến văn bản chuyển giao văn bản đến Không Quan trọng Tổ chức thực hiện Giải quyết Có Ý kiến chỉ đạo giải quyết Theo dõi giải quyết Chú thích: Đường đi của văn bản điện tử Đường đi của văn bản giấy - Lưu đồ mô tả văn bản đi trong môi trường mạng Pháp chế Văn thư CBCCVC Lãnh đạo cơ quan Lãnh đạo 5 cơ quan/Lãnh đạo chuyên môn đơn vị cơ quan văn phòng 3. Giới thiệu hệ thống cơ sở dữ liệu văn thư Mục tiêu của việc xây dựng cơ sở dữ liệu (CSDL) văn thư là tổ chức tốt dữ liệu văn thư trên máy tính và mạng máy tính để đăng ký, quản lý, thống kê và tra tìm văn bản đi, văn bản đến nhằm giải quyết công việc một cách hiệu quả, kịp thời và tin cậy, đồng thời thay thế cách tra tìm văn bản bằng sổ.
Việc xây dựng CSDL văn thư sẽ góp phần hỗ trợ và nâng cao hiệu quả các hoạt động văn thư, quản lý và điều hành của các cơ quan, tổ chức, mở rộng, nâng cao hiệu quả hợp tác, liên thông với các cơ quan bên ngoài. Quy trình thiết kế CSDL văn thư và các biểu mẫu mô tả thông tin đầu vào, đầu ra của văn bản đi, văn bản đến, quản lý hồ sơ được xây dựng dựa trên Công văn 139/VTLTNN-TTTH ngày 14/3/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng. Quy trình thiết kế Phân tích, thiết kế hệ thống CSDL quản lý, thống kê và tra tìm văn bản đi, văn bản đến trong công tác văn thư được thực hiện theo các quy trình sau: Bước 1: Phân tích chức năng, nhiệm vụ, mối quan hệ công tác của cơ quan để chọn những văn bản cần nhập vào CSDL. Bước 2: Xây dựng bảng phân loại thông tin văn bản theo vấn đề Bước 3: Lập danh mục nhu cầu khai thác thông tin đầu ra của CSDL Bước 4: Lựa chọn hệ quản trị CSDL để lưu trữ dữ liệu.
Bước 5: Xây dựng chương trình ứng dụng kết nối với hệ thống CSDL lưu trữ để quản lý hồ sơ, quản lý văn bản đi, văn bản đến. Thiết kế bảng đăng ký văn bản đến 3.1 Chuẩn thông tin đầu vào của CSDL văn bản đến Bao gồm các thông tin (trường dữ liệu - field) sau: 1. Số thứ tự (số đến) 2. Số và ký hiệu văn bản 5.
Ngày tháng văn bản 6. Tên loại văn bản 7. Trích yếu nội dung văn bản 8. Ý kiến phân phối 13.
Thời hạn giải quyết 6 14. File văn bản đến đính kèm Tùy vào yêu cầu và mục đích sử dụng của cơ quan, tổ chức, đơn vị, có thể bổ sung thêm thông tin đầu vào, nhưng thứ tự và nội dung của các trường dữ liệu như trên được giữ nguyên.2 Chuẩn thông tin đầu ra của CSDL văn bản đến b) Mẫu đăng ký bên trong "Sổ văn đăng ký bản đến" (420x297cm) Số và Tên loại và Đơn Số Ngày Tác Ngày Ký Ghi ký trích yếunội vị/người đến đến giả tháng nhận chú hiệu dung nhận c) Mẫu đăng ký bên trong "Sổ văn đăng ký bản mật đến" (420x297cm) Số và Ngày Tên loại và Đơn Số Ngày Tác Độ Ký Ghi ký thán trích yếu nội vị/người đến đến giả mật nhận chú hiệu g dung nhận d) Mẫu báo cáo tình hình giải quyết văn bản đến Từ ngày. 7 Tình Số, ký Tên loại, số và ký hiệu, Đơn vị/ Thời Số trạng hiệu văn Ghi ngày tháng và tác giả người hạn giải đến giải bản trả chú văn bản nhận quyết quyết lời Tổng số: Đã xử lý: Chưa xử lý: 3. Thiết kế bảng đăng ký văn bản đi 3.1 Chuẩn thông tin đầu vào của CSDL văn bản đi Bao gồm các thông tin (trường dữ liệu - field) sau: 1.
Số và ký hiệu văn bản 2. Ngày tháng văn bản 3. Tên loại văn bản 4. Trích yếu nội dung văn bản 5.