ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BẠC LIÊU TRƢỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ - KỸ THUẬT GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN: THỐNG KÊ, BẢO QUẢN VÀ TỔ CHỨC KHAI THÁC SDTL LƢU TRỮ NGÀNH/NGHỀ: VĂN THƢ HÀNH CHÍNH TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP Bạc Liêu, năm 2020 Bài 1 THỐNG KÊ VÀ KIỂM TRA TRONG LƢU TRỮ I. THỐNG KÊ TRONG LƢU TRỮ 1. Khái niệm, mục đích, yêu cầu và nguyên tắc thống kê trong lƣu trữ 1.1 Khái niệm Thống kê trong lưu trữ là vận dụng các phương pháp và công cụ để xác định chính xác về số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu và hệ thống bảo quản tài liệu trong các kho lưu trữ theo các đơn vị thống kê đã quy định và được thể hiện trên các loại sổ sách thống kê. Thống kê tài liệu lưu trữ để nắm được số lượng tài liệu hiện có, thành phần và chất lượng tài liệu, cố định việc tổ chức sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ theo các phương án phân loại, phương án hệ thống hóa tài liệu và bảo đảm khả năng tra tìm tài liệu nhanh chóng, thuận lợi, đồng thời có cơ sở xây dựng kế hoạch nghiệp vụ phù hợp với yêu cầu cụ thể của kho lưu trữ.
Trên cơ sở số liệu thống kê do các cơ quan lưu trữ báo cáo, cơ quan quản lý lưu trữ các cấp có cơ sở để xây dựng quy hoạch và kế hoạch phát triển công tác lưu trữ trong phạm vi từng địa phương, từng ngành và phạm vi cả nước.2 Mục đích, ý nghĩa Công tác thống kê giúp các cơ quan, tổ chức nắm được tình hình chung về số lượng, thành phần, nội dung, tình trạng vật lý của tài liệu; các kho tàng, trang thiết bị bảo quản; tình hình khai thác, sử dụng tài liệu trong kho lưu trữ để từ đó các cơ quan, tổ chức có kế hoạch bảo quản hợp lý, tu bổ, phục chế tài liệu trong thời gian tới. Thống kê trong lưu trữ giúp các cơ quan, tổ chức nắm được số lượng, trình độ, tuổi tác của cán bộ làm công tác lưu trữ của cơ quan, để xây dựng kế hoạch đào tạo, tuyển dụng cán bộ kịp thời, hợp lý. Những số liệu thống kê trong lưu trữ giúp các cơ quan quản lý lưu trữ, các kho lưu trữ xây dựng kế hoạch bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phù hợp với yêu cầu và khả năng thực tế. Thống kê trong lưu trữ làm tốt sẽ giúp cho công tác quản lý, kiểm tra, bảo quản và tra tìm tài liệu được nhanh chóng, thuận lợi.3 Yêu cầu Cung cấp những số liệu chính xác làm căn cứ cho quá trình lập kế hoạch của người quản lý và báo cáo thực hiện kế hoạch của người thực hiện.
Vì vậy, thống kê cần đảm bảo chính xác đến từng chi tiết. Các số liệu của báo cáo phải phản ánh chính xác số liệu thực tế. Thống kê trong lưu trữ còn nhằm phục vụ công tác kiểm tra và phát hiện những thiếu sót cần bổ sung kịp thời nên cần được thực hiện một cách kịp thời. Người làm công tác thống kê phải đảm bảo tính trung thực, khách quan.4 Nguyên tắc Công tác thống kê trong lưu trữ cần đảm bảo hai nguyên tắc cơ bản sau: - Đảm bảo nguyên tắc thống nhất trong toàn Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam: Đây là nguyên tắc cơ bản xuyên suốt trong công tác lưu trữ.
Việc thống kê trong lưu trữ được thực hiện dưới sự chỉ đạo của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trong phạm vi toàn quốc, vì vậy cần được thực hiện thống nhất từ trung ương đến địa phương. Nguyên tắc này thể hiện ở sự thống nhất về loại hình công cụ thống kê, đơn vị thống kê, chế độ thống kê và các thông tin về thống kê, các loại hình tài liệu cần thống kê. Đồng thời sự thống nhất còn thể hiện ở các biểu mẫu thống kê, thủ tục thống kê và phương pháp thống kê. Hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin để thực hiện công tác thống kê đòi hỏi phải có sự thống nhất giữa thông tin, CSDL đầu vào, đầu ra trong công tác quản lý của các cơ quan lưu trữ, các kho lưu trữ.
Vì vậy cần có sự thống nhất về phần mềm ứng dụng trong công tác lưu trữ. Thống kê cần thống nhất về mẫu báo cáo công tác thống kê. Điều đó sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các cơ quan quản lý làm công tác tổng hợp và xây dựng kế hoạch tổng thể cho toàn ngành. - Đảm bảo nguyên tắc thống nhất giữa công tác thống kê và công tác bảo quản.
Tài liệu lưu trữ ở trong kho được sắp xếp theo hệ thống các công cụ bảo quản nhất định như: giá, tủ, cặp, hộp… và được bảo quản bằng hệ thống các trang thiết bị bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ. Vì vậy, công tác thống kê cần được thực hiện dựa vào hệ thống các công cụ bảo quản trong kho lưu trữ. Đây là nguyên tắc xuất phát từ nhu cầu khách quan của việc bảo quản tài liệu, đảm bảo thực hiện nhiệm vụ tổ chức khoa học tài liệu. Để đảm bảo nguyên tắc này, công tác thống kê cần được xây dựng phù hợp với từng khâu trong hệ thống công cụ, trang thiết bị bảo quản tài liệu.
Điều đó sẽ giúp ta cố định vị trí tài liệu trong kho, không xảy ra sự xáo trộn trong công tác thống kê và phục vụ tra tìm tài liệu. Nội dung và phƣơng pháp thống kê trong lƣu trữ 2. Đối tượng của thống kê trong lưu trữ - Thống kê tài liệu lưu trữ: Đối với việc thống kê tài liệu lưu trữ thì cần thống kê các chi tiết như: Số lượng tài liệu; nội dung tài liệu; thành phần tài liệu; tình trạng vật lý của tài liệu; số cặp, hộp tài liệu; số hồ sơ, đơn vị bảo quản. Có thể thống kê theo loại hình tài liệu: tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử.
Có thể chỉ thống kê tình trạng vật lý của tài liệu: Cũ, mới, rách, nát, nhoè, ố… - Thống kê cơ sở vật chất phục vụ công tác lưu trữ: + Kho bảo quản tài liệu: Diện tích kho chuyên dụng: Là diện tích m2 sàn được xây dựng để bảo quản tài liệu theo quy định và thông số kỹ thuật của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành. + Diện tích kho không chuyên dụng: Là diện tích m2 sàn được bố trí hoặc xây dựng dùng để bảo quản tài liệu nhưng không theo quy định và thông số kỹ thuật của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. + Diện tích kho tạm: Bao gồm diện tích m2 nhà cấp 4, diện tích tận dụng hành lang cầu thang… dùng để bảo quản tài liệu. - Thống kê các phương tiện bảo quản tài liệu: Số lượng và chất lượng của các trang thiết bị bảo quản trong kho như: giá, tủ, hộp, cặp, máy điều hòa, máy hút bụi, quạt thông gió, máy đo nhiệt độ, độ ẩm… - Thống kê các công cụ tra cứu khoa học tài liệu: Giới thiệu các bộ thẻ tra tìm tài liệu; Mục lục hồ sơ; phiếu tin… hoặc giới thiệu thông tin trong tài liệu.
- Thống kê tình hình cán bộ: số lượng, trình độ, giới tính… 2. Các đơn vị thống kê Trong mỗi một cơ quan, phòng, kho lưu trữ có những đơn vị thống kê riêng phục thuộc vào mục đích, yêu cầu của từng đợt thống kê cụ thể mà quyết định chọn đơn vị thống kê hợp lý. Đối với các phòng, kho, các trung tâm lưu trữ mà tài liệu đã được chỉnh lý thì đơn vị thống kê phổ biến là Phông lưu trữ. Trong các phông lưu trữ thì đơn vị thống kê là hồ sơ, đơn vị bảo quản Đối với các phông tài liệu chưa được chỉnh lý thì đơn vị thống kê là mét giá, cặp, hộp tài liệu.
Người ta có thể dùng thước đo nếu tài liệu còn trong tình trạng lộn xộn, chưa cho vào cặp, hộp hoặc đếm số lượng các cặp, hộp nếu tài liệu đã được đóng trong cặp, hộp. Đối với tài liệu khoa học kỹ thuật có thể thống kê theo từng hộp, cặp đựng tài liệu, cuộn tài liệu hoặc tài liệu của từng công trình, hoặc số lượng từng loại tài liệu cụ thể: hồ sơ, quyển bản vẽ, bản vẽ… Đối với tài liệu nghe nhìn có thể thống kê từng cuộn phim âm bản, thước phim hoặc thời lượng phim. Cũng có thể thống kê tài liệu nghe nhìn theo từng hộp đựng các phim âm bản… Đối với tài liệu điện tử có thể thống kê bằng các file dữ liệu hoặc đơn vị đo byte, bít… Việc thống kê các tài liệu chuyên môn thường có những khó khăn nhất định phụ thuộc vào trình độ của cán bộ làm công tác thống kê đối với lĩnh vực tài liệu đó. Việc thống kê đảm bảo phù hợp với từng loại tài liệu.
Chúng ta không thể sử dụng loại hình thống kê tài liệu này để áp dụng thống kê loại hình tài liệu khác. Đối với những tài liệu quý, hiếm thì đơn vị thống kê cần phải rõ đến từng tài liệu cụ thể. Phƣơng pháp thống kê 2. Sổ nhập tài liệu lƣu trữ Sổ nhập tài liệu lưu trữ là sổ dùng để thống kê theo dõi tình hình nhập tài liệu vào các phòng, kho lưu trữ, được ban hành theo Quyết định số 02/QĐ- QHTK ngày 12/01/1990 của Cục Lưu trữ Nhà nước.
Việc thống kê tài liệu vào sổ nhập tài liệu lưu trữ phải tuân theo những quy định sau: - Tài liệu lưu trữ phải được thống kê vào sổ nhập ngay khi tài liệu được nhập vào kho lưu trữ. - Mỗi lần nhập được đánh một số thứ tự, không kể số tài liệu đó nhiều hay ít. - Những tài liệu được nhập vào kho lưu trữ trước khi lập sổ được tập hợp, thống kê vào sổ để các lưu trữ nắm được thực tế tài liệu đã được nhập vào kho lưu trữ. Tác dụng của Sổ nhập TLLT.
- Sổ nhập tài liệu lưu trữ giúp cho các lưu trữ theo dõi để nắm được những đơn vị, cá nhân đã giao nộp tài liệu, số lượng tài liệu đã giao nộp vào kho lưu trữ, các phông tài liệu có trong kho lưu trữ, tình trạng tài liệu khi giao nộp vào kho lưu trữ. - Các số liệu thống kê trong sổ nhập giúp cho các lưu trữ có kế hoạch bổ sung thu thập tài liệu chưa giao nộp về kho lưu trữ và xây dựng kế hoạch công tác lưu trữ cho phù hợp. Cấu tạo của Sổ nhập TLLT. - Bìa: Được lập trên khổ giấy A4 (210mm x 297mm).
SỔ NHẬP TÀI LIỆU LƢU TRỮ Số:………… Bắt đầu ngày. năm: Kết thúc ngày .