Tổng quan về giáo trình

Giáo trình mô đun "Thống kê, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ" do tác giả Đặng Thanh Nam biên soạn, được Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Bạc Liêu phát hành năm 2020. Tài liệu được thiết kế giảng dạy cho ngành Văn thư Hành chính ở trình độ trung cấp chuyên nghiệp, đồng thời là tài liệu tham khảo nghiệp vụ phục vụ công tác đào tạo và quản lý lưu trữ ở các bậc học cao hơn.

Mục tiêu học tập của giáo trình nhằm cung cấp hệ thống kiến thức lý luận và kỹ năng thực hành toàn diện về ba mảng nghiệp vụ nòng cốt trong quản lý văn thư - lưu trữ:

  1. Nghiệp vụ thống kê và kiểm tra tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ, cơ sở vật chất và cán bộ theo quy chuẩn nhà nước;
  2. Kỹ thuật bảo quản, kiểm soát môi trường vật lý, phòng chống tác nhân gây hại và quy trình kỹ thuật tu bổ phục chế tài liệu;
  3. Nghiệp vụ tổ chức khai thác, phục vụ độc giả tại phòng đọc và quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ.

Cấu trúc giáo trình được xây dựng theo trình tự logic chặt chẽ của chuỗi nghiệp vụ chuyên ngành, chia thành 3 phần bài học chính:

  • Bài 1: Thống kê và kiểm tra trong lưu trữ.
  • Bài 2: Bảo quản tài liệu lưu trữ.
  • Bài 3: Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.

Điểm đặc sắc của giáo trình là việc tích hợp các văn bản quy phạm pháp luật, tiêu chuẩn kỹ thuật nhà nước vào từng nội dung tác nghiệp cụ thể. Mọi hướng dẫn chuyên môn đều gắn liền với các căn cứ pháp lý như Quyết định số 02/QĐ-QHTK, Quyết định số 72/QĐ-KHKT, Quyết định số 73/QĐ-KHKT, Tiêu chuẩn ngành TCN-03-1997, Quyết định số 246/QĐ-LTNN của Cục Lưu trữ Nhà nước cùng Thông tư số 09/2007/TT-BNV và Thông tư số 09/2013/TT-BNV của Bộ Nội vụ.

Nội dung kiến thức cốt lõi

Các chương/chủ đề chính

Nội dung giáo trình phân bổ tập trung qua 3 bài học nghiệp vụ trọng tâm:

  • Bài 1: Thống kê và kiểm tra trong lưu trữ:

    • Thống kê lưu trữ: Trình bày định nghĩa, mục đích, yêu cầu và hai nguyên tắc bắt buộc: nguyên tắc thống nhất trong toàn Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam và nguyên tắc thống nhất giữa công tác thống kê với bảo quản. Định lượng đối tượng thống kê (tài liệu giấy, khoa học kỹ thuật, nghe nhìn, điện tử; cơ sở vật chất kho tàng; công cụ tra cứu; nhân sự). Quy định hệ thống công cụ và biểu mẫu: Sổ nhập tài liệu lưu trữ (khổ A3, 10 cột, theo Quyết định 02/QĐ-QHTK), Sổ xuất tài liệu, Sổ đăng ký các phông lưu trữ (5 cột), Mục lục hồ sơ (Quyết định 72/QĐ-KHKT), Sổ đăng ký mục lục hồ sơ (10 cột, theo Quyết định 73/QĐ-KHKT) và Báo cáo thống kê tổng hợp (Thông tư số 09/2013/TT-BNV).
    • Kiểm tra lưu trữ: Nêu định nghĩa, mục đích, nguyên tắc, 4 nội dung kiểm tra (cơ sở vật chất, cán bộ, nghiệp vụ, pháp luật), chế độ kiểm tra (định kỳ, đột xuất) và phương pháp lập biên bản kiểm tra, khắc phục sai lệch.

  • Bài 2: Bảo quản tài liệu lưu trữ:

    • Nguyên nhân gây hư hại: Phân tích cơ chế tự hủy do chất liệu (thành phần xen-lu-lô, lig-nin, độ axit trong mực, tính chất quang hóa của phim ảnh nitrat xen-lu-lô và tri-a-xê-tát xen-lu-lô, tính nhiễm từ của băng ghi âm); các nhân tố tự nhiên (nhiệt độ, độ ẩm, tia tử ngoại từ ánh sáng, bụi cơ học và vi sinh vật, côn trùng gây hại gồm mối đất, mối khô, bọ ba đuôi, gián, mọt, chuột gặm nhấm); nhân tố con người và rủi ro cháy nổ.
    • Yêu cầu kho tàng và trang thiết bị (Thông tư 09/2007/TT-BNV): Tiêu chuẩn diện tích kho ($\le 200\text{ m}^2/\text{kho}$), tải trọng sàn ($1700\text{ kg/m}^2$ với giá cố định, $2400\text{ kg/m}^2$ với giá di động), độ chịu chấn động ($>7\text{ độ Richter}$), bão ($>\text{cấp }12$), tường chịu lửa cấp 1 ($4\text{ giờ}$), cửa chống cháy rộng tối thiểu $1\text{ m}$, khe hở nền $\le 5\text{ mm}$, cửa sổ chiếm $1/10$ diện tích tường; trang thiết bị giá kim loại, cặp lưu trữ (TCN-03-1997 / Quyết định 74/QĐ-KHKT).
    • Biện pháp kỹ thuật: Công thức tính độ ẩm tương đối $r = (a/A) \times 100%$; kỹ thuật thông gió (nhiệt độ ngoài $10^\circ\text{C} - 32^\circ\text{C}$); hóa chất hút ẩm Silicagen (sấy $130^\circ\text{C}$ trong $6\text{ giờ}$), vôi sống ($1/3\text{ bao}$); hóa chất chống nấm mốc (PCP, PNP, NaCPC); hóa chất diệt chuột (PZn, ZnS); nguyên tắc xếp giá (từ trái qua phải, từ trên xuống dưới, kê cách sàn $20\text{ cm}$, cách tường $50\text{ cm}$, cách trần $80\text{ cm}$); lập bảng chỉ dẫn nơi để theo phông và theo giá.
    • Tu bổ phục chế (Quyết định 246/QĐ-LTNN): Quy trình vá dán tài liệu (5 bước với giấy dó viền $2-4\text{ mm}$), quy trình bồi nền tài liệu (5 bước với giấy dó, xén mép cách tài liệu $3\text{ mm}$).

  • Bài 3: Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ:

    • Định nghĩa, mục đích và giá trị xã hội của công tác tổ chức khai thác.
    • Phương thức phục vụ tại phòng đọc: Quy chuẩn phòng đọc (ánh sáng, bàn ghế, thiết bị đọc microfilm/CD-ROM, tài liệu tra cứu bổ trợ như văn kiện Đảng, công báo, từ điển); nội quy phòng đọc, thủ tục giấy tờ (giấy giới thiệu, đơn xin nghiên cứu, sơ yếu lý lịch, thẩm quyền phê duyệt của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hoặc Thủ tướng Chính phủ đối với người nước ngoài và tài liệu mật); chế độ bồi thường và xử lý vi phạm.

Kiến thức nền tảng được xây dựng

  • Lý thuyết vật liệu và cơ chế lão hóa: Cấu trúc hóa học của sợi xen-lu-lô, lig-nin trong giấy; đặc tính hòa tan của muối kim loại và nhựa cây trong mực viết; phản ứng quang hóa trên nền nhựa nitrat và tri-a-xê-tát của tài liệu phim ảnh.
  • Nguyên lý nhiệt ẩm và môi trường học lưu trữ: Tương quan giữa độ ẩm tuyệt đối ($a$), độ ẩm bão hòa ($A$), độ ẩm tương đối ($r$) và điểm sương trong kho lưu trữ; cơ chế tác động sinh học của vi sinh vật, nấm mốc và các loài côn trùng ăn tài liệu.
  • Khung pháp lý và quy chuẩn thống kê quốc gia: Nguyên tắc phân loại phông, cơ chế đăng ký nghiệp vụ cố định trật tự tài liệu theo quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và Bộ Nội vụ.

Kỹ năng phát triển

  • Kỹ năng kỹ thuật (Technical skills): Điền các loại sổ sách chuyên ngành (Sổ nhập, Sổ xuất, Sổ phông, Sổ đăng ký mục lục); tính toán thời điểm thông gió tự nhiên; thực hiện kỹ thuật vá dán vết rách bằng kim châm cách $1\text{ mm}$ và bồi nền tài liệu bằng con lăn và giấy dó.
  • Kỹ năng phân tích (Analytical skills): Nhận diện mức độ hư hỏng vật lý của tài liệu; đối chiếu sai số giữa dữ liệu sổ sách và hiện trạng tài liệu thực tế trong kho; thẩm định tính pháp lý của hồ sơ xin nghiên cứu tài liệu.
  • Kỹ năng thực hành nghiệp vụ (Practical competencies): Bố trí mặt bằng kho tàng theo chuẩn tải trọng; thiết lập bảng chỉ dẫn vị trí tài liệu theo phông và theo giá; vận hành quy trình quản lý độc giả và xử lý phiếu yêu cầu khai thác tại phòng đọc.

Phương pháp giảng dạy và học tập

Giáo trình định hướng phương pháp tiếp cận kết hợp giữa lý thuyết quy chuẩn hành chính và thực hành thao tác kỹ thuật phòng kho:

  • Phương pháp sư phạm: Giảng viên thuyết giảng nguyên lý pháp luật và tiêu chuẩn kỹ thuật, kết hợp trực quan hóa qua việc hướng dẫn mẫu sổ sách, sơ đồ kho và vật tư bảo quản thực tế.
  • Bài tập và nghiên cứu tình huống: Người học được yêu cầu thực hành xử lý các tình huống nghiệp vụ:
    • Lập biểu mẫu báo cáo thống kê tổng hợp số liệu công tác lưu trữ cơ sở theo đúng 7 phần của Thông tư 09/2013/TT-BNV.
    • Xử lý tình huống đối chiếu kiểm tra khi số liệu thực tế tại kho bị thiếu hụt hoặc sai lệch so với Sổ nhập tài liệu.
    • Phân tích tình huống độ ẩm kho tăng cao vượt ngưỡng và lựa chọn biện pháp thông gió, dùng Silicagen hoặc chạy máy hút ẩm.
  • Bài tập thực hành kỹ thuật:
    • Lập mục lục hồ sơ hoàn chỉnh bao gồm tờ bìa, tờ nhan đề, tờ mục lục, lời nói đầu, bảng chữ viết tắt, bảng kê hồ sơ (6 cột), bảng chỉ dẫn (tên người, sự kiện) và phần kết thúc.
    • Thực hiện các bước vá rách tài liệu và bồi nền giấy dó theo đúng quy trình 5 bước ban hành tại Quyết định 246/QĐ-LTNN.
  • Phương pháp đánh giá:
    • Đánh giá quá trình: Kiểm tra kỹ năng điền sổ sách nghiệp vụ, độ chuẩn xác khi tính toán tỷ số ẩm tương đối và thao tác thực hành tu bổ tài liệu mẫu.
    • Đánh giá kết thúc: Bài thi viết hoặc vấn đáp kiểm tra hiểu biết hệ thống quy phạm pháp luật lưu trữ, nguyên tắc bảo quản an toàn kho tàng và quy định phục vụ phòng đọc.
  • Hướng dẫn tự học: Sinh viên nghiên cứu các văn bản thông tư, quyết định của Bộ Nội vụ; tự vẽ sơ đồ bố trí kho lưu trữ chuyên dụng; tập lập các thẻ chỉ dẫn nơi để tài liệu theo phông và theo giá.

Điểm nổi bật và cập nhật

  • Tính chuẩn hóa theo hệ thống văn bản quy phạm pháp luật: Toàn bộ nội dung giáo trình được quy chuẩn theo các văn bản quản lý nhà nước về lưu trữ của Việt Nam:
    • Thông tư 09/2013/TT-BNV: Chuẩn hóa hệ thống biểu mẫu báo cáo thống kê tổng hợp công tác lưu trữ cơ sở (gồm 7 nhóm chỉ tiêu: Văn bản hướng dẫn; Tổ chức nhân sự; Tài liệu lưu trữ; Thu thập và loại hủy; Tổ chức sử dụng; Nghiên cứu khoa học; Kho và trang thiết bị).
    • Thông tư 09/2007/TT-BNV: Quy định chi tiết các thông số xây dựng kho chuyên dụng (tải trọng sàn $1700-2400\text{ kg/m}^2$, tường chống cháy 4 giờ, chiều cao trần $2,4\text{ m}$, hành lang, cửa thoát hiểm).
    • Quyết định 246/QĐ-LTNN: Định hình quy trình 5 bước chuẩn quốc gia về vá dán và bồi nền tài liệu hư hỏng.
    • Quyết định 02/QĐ-QHTK, Quyết định 72/QĐ-KHKT, Quyết định 73/QĐ-KHKT: Chuẩn hóa định dạng Sổ nhập tài liệu, Mục lục hồ sơ và Sổ đăng ký mục lục hồ sơ.
  • Tính định lượng kỹ thuật cụ thể: Giáo trình cung cấp các thông số định lượng chính xác phục vụ kiểm soát môi trường (nhiệt độ sấy Silicagen $130^\circ\text{C}$ trong $6\text{ giờ}$, khoảng cách bố trí giá tài liệu cách sàn $20\text{ cm}$ - tường $50\text{ cm}$ - trần $80\text{ cm}$, cự ly đường viền bồi nền xén mép $3\text{ mm}$).
  • Bao quát đa dạng loại hình tài liệu: Bên cạnh tài liệu hành chính bằng giấy truyền thống, giáo trình thiết lập phương pháp quản lý, thống kê và bảo quản cho tài liệu khoa học kỹ thuật (công trình/đề tài, bản vẽ khổ rộng), tài liệu nghe nhìn (phim ảnh nitrat/tri-a-xê-tát, băng ghi âm) và tài liệu điện tử (đơn vị hồ sơ/MB, cơ sở dữ liệu số).

Đối tượng sử dụng giáo trình

  • Học sinh, sinh viên: Phục vụ trực tiếp cho người học chuyên ngành Văn thư Hành chính, Văn thư - Lưu trữ, Quản trị Văn phòng ở trình độ trung cấp, cao đẳng và là tài liệu tham khảo nền tảng cho bậc đại học.
  • Điều kiện tiên quyết (Prerequisites): Người học cần nắm được các kiến thức cơ bản về:
    • Nhập môn khoa học lưu trữ và khái niệm Phông Lưu trữ Quốc gia;
    • Kỹ thuật văn bản và quy trình lập hồ sơ hiện hành trong cơ quan;
    • Kiến thức phổ thông về hóa - sinh học (để tiếp thu nguyên lý biến đổi xen-lu-lô, tác động của nhiệt ẩm, axit và nấm mốc).
  • Giảng viên chuyên ngành: Sử dụng làm khung tài liệu giảng dạy lý thuyết chuyên môn, xây dựng bộ bài tập tình huống quản lý kho tàng và thiết kế các bài thực hành tu bổ, lập sổ sách lưu trữ.
  • Cán bộ nghiệp vụ lưu trữ tại cơ quan: Dùng làm sổ tay tham khảo tra cứu quy chuẩn kỹ thuật xây dựng kho, quy trình lập bảng chỉ dẫn phông/giá, thao tác ghi chép sổ đăng ký và thủ tục tổ chức phòng đọc phục vụ độc giả.

Câu hỏi thường gặp

1. Giáo trình này phù hợp với ai?

Giáo trình phù hợp với học sinh, sinh viên ngành Văn thư Hành chính, Quản trị Văn phòng, cán bộ phụ trách công tác lưu trữ tại các cơ quan hành chính nhà nước, tổ chức kinh tế - xã hội và các trung tâm lưu trữ lịch sử.

2. Cần kiến thức nền nào để học giáo trình này?

Người học cần có hiểu biết cơ bản về cơ cấu tổ chức bộ máy nhà nước, hệ thống văn bản quản lý hành chính, nguyên lý tổ chức phân loại hồ sơ và kiến thức khoa học tự nhiên cơ bản về nhiệt ẩm và vi sinh vật.

3. Điểm khác biệt của giáo trình so với các tài liệu lưu trữ chung?

Giáo trình tập trung vào các thao tác kỹ thuật mang tính thực chứng và định lượng: công thức tính toán độ ẩm, kích thước thông số kỹ thuật xây dựng kho tàng, quy trình thao tác tu bổ 5 bước chi tiết và mẫu 10 cột trong các loại sổ nghiệp vụ theo chuẩn văn bản quy phạm pháp luật Việt Nam.

4. Làm sao để tự học và nắm vững kiến thức trong giáo trình hiệu quả?

Người học cần kết hợp đọc lý thuyết với việc tập kẻ và ghi chép thử nghiệm các biểu mẫu nghiệp vụ (Sổ nhập, Sổ đăng ký phông, Mục lục hồ sơ), tự giải các bài tập tính toán độ ẩm tương đối ($r$) và bám sát các điều khoản hướng dẫn tại Thông tư 09/2013/TT-BNV và Thông tư 09/2007/TT-BNV.

5. Có tài liệu bổ trợ nào kèm theo nội dung giáo trình?

Nội dung giáo trình tích hợp sẵn hệ thống biểu mẫu báo cáo thống kê định kỳ ban hành theo Thông tư 09/2013/TT-BNV, mẫu cấu tạo trang bìa, tờ nhan đề, bảng kê hồ sơ của Mục lục hồ sơ theo Quyết định 72/QĐ-KHKT và bảng chỉ dẫn nơi để tài liệu theo phông/theo giá.

Kết luận

Giáo trình "Thống kê, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ" của Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Bạc Liêu là tài liệu đào tạo chuyên môn cung cấp hệ thống hóa quy trình nghiệp vụ lưu trữ theo các quy chuẩn pháp lý và kỹ thuật hiện hành.

Lộ trình tiếp cận nội dung được thiết kế từ khâu đăng ký thống kê, kiểm soát số lượng hiện trạng, sang khâu kỹ thuật bảo quản, chống xuống cấp vật lý kho tàng, đến khâu tổ chức khai thác phục vụ nhu cầu xã hội tại phòng đọc. Để mở rộng tri thức, người học nên đối chiếu nội dung giáo trình với Luật Lưu trữ và các thông tư, quy chuẩn kỹ thuật do Bộ Nội vụ cùng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành.