Chương 1 TỔNG QUAN VỀ CÁC PHÔNG LƯU TRỮ ĐHĐBTQ CỦA ĐẢNG 1. Một số vấn đề lý luận và thực tiễn về phông lưu trữ và phông lưu trữ ĐHĐBTQ của Đảng 1. Một số vấn đề lý luận về phông lưu trữ * Lý thuyết về phông lưu trữ và phông lưu trữ cơ quan Theo Luật Lưu trữ năm 2011, Phông lưu trữ “là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc của cá nhân” [43a, tr. Trong cuốn “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm đưa ra khái niệm về phông lưu trữ, phông lưu trữ cơ quan và điều kiện thành lập phông như sau: - Phông lưu trữ “là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan hoặc cá nhân có ý nghĩa chính trị, khoa học, lịch sử và các ý nghĩa khác được đưa vào bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định” [43a, tr.
- Phông lưu trữ cơ quan “là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan có ý nghĩa chính trị, khoa học, lịch sử và các ý nghĩa khác được đưa vào bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định” [43a, tr.55] - Điều kiện thành lập phông lưu trữ cơ quan: gồm 3 điều kiện: + Đơn vị hình thành phông phải là một cơ quan hoạt động độc lập, tức phải đảm bảo 4 yếu tố: Có văn bản pháp quy về thành lập cơ quan, quy định cụ thể về chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan đó; có tổ chức biên chế riêng; có ngân sách độc lập; có văn thư và sử dụng con dấu riêng. + Tài liệu của cơ quan đó phải có giá trị, cần bổ sung vào thành phần Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam. + Tài liệu phải hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh [43a, tr.55, 56] * Phông lưu trữ ĐHĐBTQ của Đảng Tài liệu các phông lưu trữ ĐHĐBTQ của Đảng là khối tài liệu rất quan trọng của Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam nói riêng, Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam nói chung. Khối tài liệu này phản ánh toàn diện, chính xác các hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo của Đảng trong từng kỳ Đại hội.
Về lý thuyết, tài liệu Đại hội Đại biểu toàn quốc có đủ điều kiện thành lập một phông lưu trữ độc lập, tuy nhiên trên thực tế để tiện lợi cho công tác quản lý, hiện nay LUAN VAN CHAT LUONG download13: add luanvanchat@agmail.com Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương thành lập mỗi kỳ Đại hội Đảng là một phông lưu trữ vì những lý do sau: - Điều lệ Đảng Cộng sản Việt Nam quy định Đại hội đại biểu toàn quốc là “Cơ quan lãnh đạo cao nhất của Đảng” [8, tr.15], chức năng, nhiệm vụ của Đại hội là “Đánh giá kết quả thực hiện nghị quyết của nhiệm kỳ vừa qua; quyết định đường lối, chính sách của Đảng nhiệm kỳ tới; bầu BCHTW; bổ sung, sửa đổi Cương lĩnh chính trị và Điều lệ Đảng khi cần” [8, tr. Mỗi kỳ Đại hội đều có quyết định triệu tập Đại hội; về tổ chức, để chuẩn bị và tổ chức tốt Đại hội, BCHTW có quyết định thành lập các tiểu ban chuẩn bị Đại hội, Đại hội bầu Đoàn Chủ tịch, Đoàn Thư ký. - Mỗi kỳ Đại hội Đảng đều có văn thư độc lập. Văn phòng Trung ương là đơn vị được phân công phụ trách công tác văn thư phục vụ Đại hội.
Để thực hiện tốt nhiệm vụ này, Văn phòng TW đã đã ban hành quy định về công tác văn thư phục vụ Đại hội. Theo đó, cán bộ văn thư phục vụ Đại hội có nhiệm vụ tiếp nhận, chuyển giao văn bản; soạn thảo, đánh máy và đọc soát văn bản; quản lý sử dụng con dấu của Đại hội (bao gồm dấu của Đại hội, Đoàn Chủ tịch, Đoàn Thư ký); trực điện thoại và ghi chép thông tin qua điện thoại; thu thập tài liệu, văn kiện và lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ sau khi Đại hội kết thúc [67a, tr. Bộ phận văn thư phục vụ Đại hội là cán bộ, nhân viên của Văn phòng Trung ương, có tăng cường thêm cán bộ, nhân viên của các cơ quan khác trực tiếp tham gia. Bộ phận này sẽ tự giải thể sau khi Đại hội kết thúc.
Mỗi kỳ Đại hội đều có con dấu riêng. Mẫu dấu - Về kinh phí: Đại hội được cấp một khoản kinh phí riêng. - Tài liệu của Đại hội Đảng toàn quốc là thành phần tài liệu quan trọng của phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam nói riêng, Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam nói chung [37, tr. Do ĐHĐBTQ của Đảng có tầm quan trọng đặc biệt và để tạo thuận lợi trong công tác quản lý tập trung thống nhất, đảm bảo tài liệu được thu thập đầy đủ, tránh thất lạc tài liệu, bắt đầu từ ĐHĐBTQ của Đảng lần thứ VII trở đi, trước khi diễn ra Đại hội, LUAN VAN CHAT LUONG download14: add luanvanchat@agmail.com Bộ Chính trị, Ban Bí thư đều ban hành Quyết định về việc thành lập phông Lưu trữ ĐHĐBTQ của Đảng cho kỳ Đại hội đó.
Cụ thể: Đại hội VII: Quyết định số 124- QĐ/TW ngày 23/03/1991 của Ban Bí thư; Đại hội VIII: Quyết định số 104-QĐ/TW ngày 22/01/1996; Đại hội IX: Quyết định số 82-QĐ/TW ngày 26/10/2000 của Bộ Chính trị; Đại hội X: Quyết định số 143-QĐ/TW ngày 25/05/2005 của Ban Bí thư; Đại hội XI: Quyết định số 271-QĐ/TW ngày 27 tháng 10 năm 2009 của Ban Bí thư). Ngoài ra, trong Luận văn chúng tôi sử dụng thuật ngữ “các cơ quan của các kỳ ĐHĐBTQ của Đảng” để chỉ các tiểu ban phục vụ Đại hội và Đoàn Chủ tịch, Đoàn Thư ký, Ban Thẩm tra tư cách đại biểu, đây đều là những cơ quan tham mưu, giúp việc cho Đại hội. Thuật ngữ “cơ quan” ở đây là do trong văn bản sử dụng, cụ thể: trong Quy chế làm việc của Đại hội có ghi: Đoàn Chủ tịch Đại hội là cơ quan điều hành công việc của Đại hội; Đoàn Thư ký là cơ quan giúp việc của Đại hội; Ban Thẩm tra tư cách đại biểu là cơ quan giúp việc của Đại hội; Ban Kiểm phiếu là cơ quan giúp việc bầu cử của Đại hội [34a, tr. Các cơ quan trên được thành lập nhằm giúp việc chuẩn bị mọi cơ sở vật chất, nhân sự cho Đại hội, giúp điều hành các công việc khi Đại hội diễn ra và giúp hoàn thiện các công việc sau khi Đại hội kết thúc.
Các cơ quan này đều có bộ phận giúp việc, kinh phí hoạt động được trích từ nguồn kinh phí Đại hội, văn thư là cán bộ kiêm nhiệm và từ Đại hội VII trở đi, Đoàn Chủ tịch, Đoàn Thư ký có con dấu riêng. Tuy nhiên do không có bộ phận văn thư độc lập, không có con dấu riêng (trừ Đoàn Chủ tịch và Đoàn Thư ký Đại hội), số lượng tài liệu không nhiều nên các các cơ quan này không đủ điều kiện thành lập một phông lưu trữ riêng mà tài liệu sẽ thuộc phông lưu trữ Đại hội. Lịch sử các phông lưu trữ ĐHĐBTQ của Đảng 1. Giới hạn thời gian và tài liệu trong từng phông Từ năm 1986 đến năm 2011, Đảng Cộng sản Việt Nam đã tổ chức 6 kỳ Đại hội và mỗi kỳ Đại hội được lập thành một phông riêng.
Tên gọi cụ thể của từng phông như sau: - Phông lưu trữ Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ VI của Đảng (07/12/1986 - 18/12/1986). - Phông lưu trữ Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ VII của Đảng (17/06/1991 - 27/06 /1991). - Phông lưu trữ Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ VIII của Đảng (22/06/1996 - 01/07/1996). - Phông lưu trữ Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ IX của Đảng (12/04/2001 - 22/4/2001).
LUAN VAN CHAT LUONG download15: add luanvanchat@agmail.com - Phông lưu trữ Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ X của Đảng (17/04/2006 - 25/04/2006). - Phông lưu trữ Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ XI của Đảng (11/01/2011 - 19/01/2011). + Thời gian diễn ra Đại hội Thời gian diễn ra từng kỳ Đại hội được xác định từ ngày bắt đầu đến ngày kết thúc Đại hội, chẳng hạn Đại hội VI, Đại hội nội bộ diễn ra từ ngày 07 – 13/12/1986 và Đại hội chính thức diễn ra từ ngày 15 – 18/12/1986. Như vậy, thời gian diễn ra Đại hội VI được tính từ ngày 07/12/1986 đến ngày 18/12/1986.
Hay như Đại hội XI bắt đầu họp phiên trù bị vào ngày 11/01/2011, khai mạc chính thức vào ngày 12/01/2011 và ngày bế mạc Đại hội là ngày 19/01/2011. Như vậy, thời gian diễn ra Đại hội XI được tính từ ngày 11/01/2011 đến ngày 19/01/2011. + Về thời gian của tài liệu trong phông: Trước khi tổ chức Đại hội, các cơ quan có sự chuẩn bị về văn kiện, chuẩn bị nhân sự, cơ sở vật chất phục vụ Đại hội. Vì vậy, BCHTW đã quyết định thành lập các Tiểu ban giúp việc cho Đại hội như: Tiểu ban văn kiện, Tiểu ban nhân sự, Tiểu ban tổ chức phục vụ Đại hội, Tiểu ban sửa đổi Điều lệ Đảng… Do vậy, toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Tiểu ban, Ban chỉ đạo từ khi thành lập đến khi Đại hội bế mạc được xác định thuộc Phông Đại hội đại biểu toàn quốc của Đảng.
Riêng Tiểu ban Tổ chức phục vụ Đại hội, do chức năng nhiệm vụ được phân công và tính chất công việc nên thời gian hoạt động kết thúc muộn hơn, tức là sau khi Đại hội đã bế mạc thì Tiểu ban này vẫn còn hoạt động để hoàn tất một số công việc liên quan đến Đại hội. Vì vậy, thời gian bắt đầu của một Phông lưu trữ Đại hội thường có sớm hơn và thời gian kết thúc của một phông Đại hội thường muộn hơn so với thời gian diễn ra Đại hội. Ví dụ: Qua khảo sát thực tế tài liệu thuộc Phông Đại hội VI, ngày 17/12/1985, BCHTW khoá V họp Hội nghị Trung ương lần thứ 9 quyết định triệu tập Đại hội VI và ngày 15/5/1987 là ngày Ban Tài chính – Quản trị Trung ương báo cáo tổng quyết toán chi Đại hội. Như vậy, Phông lưu trữ Đại hội VI, thời gian tài liệu có sớm nhất là ngày 17/12/1985 và thời gian tài liệu có muộn nhất là ngày 15/5/1987.
Hay như phông Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ XI, đơn vị được thành lập sớm nhất là Tiểu ban Tổng kết 20 năm thực hiện Cương lĩnh năm 1991, bổ sung và phát triển Cương lĩnh xây dựng đất nước trong thời kỳ mới (Quyết định số 133- LUAN VAN CHAT LUONG download16: add luanvanchat@agmail.com QĐ/TW ngày 04/02/2008) và đơn vị kết thúc hoạt động muộn nhất là tài liệu thuộc Tiểu ban Tổ chức phục vụ Đại hội (kết thúc ngày 27/05/2011) [38, tr.