CHƯƠNG 1. CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ CÔNG TÁC SƯU TẦM TÀI LIỆU CÁ NHÂN 1. Cơ sở lý luận về sưu tầm tài liệu cá nhân 1. Khái niệm tài liệu Có rất nhiều cách định nghĩa liên quan đến “tài liệu” khác nhau cụ thể: Theo TS.
Nguyễn Cảnh Đương thì:“Tài liệu là đơn vị thông tin được ghi lại không phụ thuộc vào hình thức và vật mang tin”. Theo cuốn từ điển Tiếng Việt, NXB Đà Nẵng năm 2008:“ Tài liệu là dữ liệu, tin tức giúp cho việc tìm hiểu một vấn đề gì”. Theo Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 thì“Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân”.Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác. Khái niệm tài liệu lưu trữ Theo Khoản 3, Điều 2, Luật Lưu trữ năm 2011:“Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ”.
Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp. Trong cuốn Từ điển Thuật ngữ Lưu trữ Việt Nam 1992 :“Tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong khối tài liệu của cơ quan, tổ chức, đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân được bảo quản cố định trong các lưu trữ để khai thác, sử dụng cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa , khoa học, lịch sử. 7 Luan van Định nghĩa được quy định trong Luật Lưu trữ Pháp năm 1979:“ Tài liệu lưu trữ là tập hợp những tài liệu được sản sinh ra hay nhận được bởi một cá nhân hoặc một tổ chức trong quá trình hoạt động của mình, dù ngày tháng, hình thức và vật mang tin của chúng như thế nào”. Khái niệm phông lưu trữ cá nhân, tài liệu cá nhân Theo cuốn: “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ của Liên Xô” do Phòng chế độ nghiệp vụ Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng dịch và ấn hành năm 1967 định nghĩa “Phông cá nhân là một khối tài liệu hoàn chỉnh hình thành theo quá trình lịch sử được tích lũy nên trong hoạt động sự nghiệp hoạt động của một cá nhân, của một gia đình, của một gia tộc”.
Theo giáo trình Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội (2016) được định nghĩa là “Phông lưu trữ cá nhân là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của một nhân vật riêng biệt được đưa vào bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định”.[4,131] Theo giáo trình Lý luận và Thực tiễn công tác lưu trữ, Nhà xuất bản Đại học và giáo dục chuyên nghiệp, năm 1990 “Phông lưu trữ cá nhân là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của một nhân vật riêng biệt được đưa vào bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định”. “Tài liệu lưu trữ cá nhân là một bộ phận của Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Đó là toàn bộ tài liệu được hình thành trong quá trình sống và hoạt động của một nhân vật riêng biệt được đưa vào bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định. Phông lưu trữ cá nhân thường được thành lập đối với các cá nhân tiêu biểu, điển hình hoạt động trên các lĩnh vực của đời sống xã hội”.
Cụm từ “Tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ” được xuất hiện lần đầu tiên trong Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia năm 1982. Đến năm 1992, trong từ điển Lưu trữ Việt Nam do Cục Lưu trữ nhà nước xuất bản, đã định nghĩa:“Tài liệu xuất xứ cá nhân là tài liệu được hình thành trong quá trình sống và hoạt động của một hoặc một nhóm người”. 8 Luan van Tại cuốn Hội thảo quốc tế Tổ chức và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ nhân dân của tác giả Vũ Thị Phụng có đưa ra khái niệm về tài liệu lưu trữ nhân dân :“Tài liệu lưu trữ nhân dân (Private archives) là từ để chỉ những tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cá nhân, gia đình, dòng họ; các hiệp hội, các tổ chức phi chính phủ, các doanh nghiệp tư nhân (gọi chung là tổ chức tư nhân). được các chủ sở hữu lựa chọn, tổ chức lưu giữ, bảo quản và sử dụng để phục vụ cho những nhu cầu, lợi ích của các cá nhân, tổ chức.
Đây là những tài liệu không thuộc sở hữu nhà nước (hay nói cách khác là khu vực thuộc sở hữu phi nhà nước). Những tài liệu này rất phong phú và đa dạng, hiện đang được lưu giữ trong nhân dân (cá nhân, gia đình , dòng họ và các tổ chức cộng đồng).”[15;17] Tài liệu cá nhân hay còn gọi là tài liệu có xuất xứ cá nhân có thể hiểu là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của riêng của từng người, chúng mang thuộc tính cá nhân, thuộc về cá nhân, có giá trị và được các chủ sở hữu tài liệu lựa chọn để lưu trữ, phục vụ các nhu cầu của chủ sở hữu tài liệu. Khái niệm sưu tầm tài liệu Theo cuốn Từ điển Tiếng Việt, NXB Đà Nẵng, năm 2011 “ Sưu tầm là tìm kiếm, thu thập một cách có hệ thống”. Ví dụ: Sưu tầm tài liệu, sưu tầm tem Sưu tầm tài liệu là việc tìm kiếm, thu thập một cách có hệ thống các tài liệu có giá trị để đưa vào lưu giữ.
Cơ sở pháp lý Hiện nay, các cơ quan nhà nước có thẩm quyền đã ban hành một số văn bản trong đó có quy định về quản lý tài liệu của cá nhân, cụ thể như sau: 1. Luật lưu trữ được quốc hội thông qua năm 2011. Đây là văn bản có hiệu lực cao nhất về Công tác lưu trữ; 2. Nghị định 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính Phủ quy định 9 Luan van chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ năm 2011; 3.
Quy chế 278/QC- VTLTNN ngày 16 tháng 4 năm 2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc Sưu tầm tài liệu lưu trữ. Các văn bản trên đã đề cập đến các nội dung như sau: - Tài liệu lưu trữ của cá nhân có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử đối với quốc gia, xã hội được coi là một trong những thành phần tài liệu trong Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam. Cụ thể tại Điều 3, Luật lưu trữ năm 2011 Nhà nước thống nhất quản lý Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam và điều đó có nghĩa là tài liệu lưu trữ của cá nhân cũng được Nhà nước thống nhất quản lý. - Tại Điều 4, Luật Lưu trữ Nhà nước thừa nhận quyền sở hữu đối với tài liệu lưu trữ của cá nhân.
Đây là lần đầu tiên quyền sở hữu đối với tài liệu lưu trữ của cá nhân được Nhà nước thừa nhận. Điều này có nghĩa rất quan trọng vì có quyền sở hữu là cá nhân không chỉ có quyền chiếm hữu mà còn có quyền sử dụng (hoặc cho người khác sử dụng theo thỏa thuận) và định đoạt (bán, tặng cho, trao đổi, ký gửi) tài liệu lưu trữ của mình. Đây được coi là một bước chuyển biến quan trọng trong việc quy định về tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ. - Thành phần tài liệu riêng của cá nhân được quy định tại Điều 5 Luật Luu trữ, tài liệu cá nhân bao gồm: Gia phả, tộc phả, bằng, sắc phong, tài liệu về tiểu sử; Bản thảo viết tay, bản in có bút tích, công trình nghiên cứu khoa học, sáng tác, thư từ trao đổi; Tài liệu của cá nhân về hoạt động chính trị - xã hội; Công trình, bài viết về cá nhân; Ấn phẩm, tài liệu do cá nhân sưu tầm được.
Tài liệu phim, ảnh, ghi âm, ghi hình của cá nhân hoặc về cá nhân mà cá nhân nhận hoặc sưu tầm được. 10 Luan van Việc xác định rõ thành phần tài liệu của cá nhân có ý nghĩa quan trọng trong việc xác định đâu là tài liệu thuộc sở hữu công và đâu là tài liệu thuộc sở hữu riêng của cá nhân, đặc biệt trong trường hợp cá nhân là người đứng đầu cơ quan, tổ chức. - Tài liệu riêng của cá nhân nếu có giá trị đối với quốc gia và xã hội được Nhà nước đăng ký và giúp đỡ trong việc bảo quản. Cụ thể là: Cá nhân hoặc đại diện của cá nhân có tài liệu có thể đến Lưu trữ lịch sử, nơi gần nhất để đăng ký.
- Nhà nước khuyến khích cá nhân hiến tặng tài liệu riêng của mình cho Nhà nước. Cụ thể là: Tài liệu riêng của cá nhân đã hiến tặng cho Lưu trữ Lịch sử thì thuộc sở hữu nhà nước; Cá nhân đã tặng tài liệu được ưu tiên sử dụng tài liệu đó và được Nhà nước khen thưởng theo quy định của pháp luật. - Đối với tài liệu của các cá nhân không đăng ký vào Lưu trữ Lịch sử thì Nhà nước cũng khuyến khích cá nhân ký gửi tài liệu vào Lưu trữ lịch sử để được bảo vệ, bảo quản an toàn nhưng phải trả phí bảo quản. - Nhà nước cho phép cá nhân được bán tài liệu của mình: Nếu Điều 3 Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia năm 1982 cho phép cá nhân chỉ được bán tài liệu lưu trữ cho cơ quan lưu trữ Nhà nước thì tại Điều 5 Pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001 quy định khi bán tài liệu lưu trữ cá nhân phải thông báo và ưu tiên bán cho cơ quan lưu trữ Nhà nước.
Hiện tại theo quy định của pháp luật hiện hành thì việc mua, bán tài liệu lưu trữ của cá nhân được thực hiện theo giá thỏa thuận hoặc thông qua đấu giá. Trường hợp tài liệu được trả ngang giá thì ưu tiên bán cho Lưu trữ lịch sử. Đối với tài liệu của cá nhân có liên quan đến an ninh quốc gia thì chỉ được bán cho Lưu trữ Lịch sử. - Ngân sách Nhà nước được phép chi để mua tài liệu của cá nhân.
Cơ sở thực tiễn về sưu tầm tài liệu cá nhân 1. Khối lượng, thành phần tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III hiện là nơi bảo quản tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ nhiều nhất.