Chương 1: Mở dau — Trình bay Cơ sở hình thành dé tài, Mục tiêu và nội dung dé tài, Phạm vi và hạn chế của dé tài, Phương pháp nghiên cứu, Bố cục Luận văn. Chương 2: Cơ sở lý thuyết — Trình bày các cơ sở lý thuyết liên quan đến đề tài, Sơ đồ quy trình thực hiện. Chương 3: Khảo sát quy trình bán hàng — Trình bày tình trạng Quy trình bán hàng trước khi triển khai hệ thống ERP: Sơ đồ, các van dé khó khăn và nhu cầu của doanh nghiệp khi triển khai ERP. Chương 4: Cải tiễn quy trình bán hàng dựa trên việc ứng dụng ERP và đánh giá quy trình — Trình bay Best Practice của hệ thống ERP, liệt kê các điểm khác biệt giữa quy trình hiện tại va Best Practice trên hệ thống từ đó xác định các nghiệp vụ sử dụng các chức năng Best Practice hoặc loại bỏ, hoặc phải bồ sung trên ERP.
M6 hình mới được đánh giá băng việc khảo sát người sử dụng. 4 Chương 5: Kết luận- Nhận định kết quả nghiên cứu, kiến nghị, hạn chế và dé xuất hướng nghiên cứu tiếp theo. CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LY THUYET 2. Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP Hệ thống hoạt định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là một gói giải pháp phần mém được sử dụng dé tích hợp hoàn toàn các loại Quy trình, chức năng kinh doanh vào trong một hệ thống thông tin duy nhất [7].
Hệ thống hoạch định các nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là một hệ thống phan mềm tích hợp nhiều chức nang, quản lý tất cả các quy trình nghiệp vụ kinh doanh vào trong một hệ thông: Kế toán tài chính và chi phí, Phân phối và bán hàng, Quản lý nguyên vật liệu, Quản lý nhân sự, Quản lý kế hoạch sản xuất, Sản xuất tích hợp Vi tính, Chuỗi cung ứng, Quan lý Khách hang [2]. Quan điểm này cũng giống các nhà nghiên cứu khác về ERP. Moon [3], ERP là một hệ thống thông tin doanh nghiệp được thiết kế dé tích hợp va tối ưu hóa các quy trình nghiệp vụ và các giao dịch trong một tô chức. ERP có thé được cau hình để phù hợp với nhu cầu da dạng của người dùng trên tất cả các lĩnh vực kinh tế.
Do đó, ERP có 3 tính chất sau: có tính chung, cầu hình san, được cai đặt [7]. Mang tính chung: ERP sẽ nhắm tới một loại hình kinh doanh, ngành công nghiệp và phải được cấu hình trước khi sử dụng. Câu hình săn: bên trong ERP sẽ có các gói được xây dựng săn, các mâu (Template) được thiết kế san dé hướng tới một ngành công nghiệp cụ thé (ví dụ: 6 tô, bán lẻ.) hoặc công ty có kích thước nhất định. Được cài đặt: đôi với hau hết người dùng, ERP sẽ được cai đặt sau khi xem xét các đặc tính chung, các Template câu hình trước va các điều chỉnh cho phù hợp với các yêu cau cụ thé.
Nhiều nhà nghiên cứu đã đưa ra các nhân tố tác động chính ảnh hưởng đến việc triển khai ERP thành công. Quy trình công việc (Business Process) Quy trình công việc, Quy trình kinh doanh hay Quy trình nghiệp vụ là tập hợp tất cả các hoạt động đưa vào | hoặc nhiều đầu vào và tạo thành một đầu ra có giá trị với khách hàng. Khách hàng trong Quy trình công việc có thể là người bên ngoài công ty- người mua hàng hay bên trong công ty như các đồng nghiệp ở các bộ phận khác [6]. Davenport [9] định nghĩa Business Process là các nhiệm vụ có quan hệ logic với nhau được thi hành để đạt được một kết quả đã được các định.
Một Process (Quy trình) là một bộ các hoạt động có cau trúc, được đo lường để cho ra một đầu ra cụ thé cho một khách hàng hay thị trường cụ thé. Quy trình gồm có 2 phan quan trọng: Khách hàng (bên trong và bên ngoài), xảy ra qua biên giới tổ chức.1 - Bảng mô tả việc xử ly trong quy trình Xứ lý/Bư c | BO Phan xứ ly đầu ao Đầu ào Đầu ra Xu ly Don Tiép thị và | Yêu câu mua hàng Đơn đặt hàng được tạo đặt hàng Bán hàng của khách hàng Trợgiúp | Tiépthiva | Hỗ trự kỹthuật | Yêu câu trợ giúp kỹ thuật của 24h liên tục | Bán hàng khách hàng được xử lý Vận chuyền Quản lý Thực hiện đơn Khách hàng nhận được hàng và phân chuỗi cung hàng hóa phôi ứng 2. Tái cau trúc quy trình công việc (Business Process Reengineering - BPR) BPR có thé được hiểu là Tái cấu trúc quy trình nghiệp vụ hay Tái cấu trúc quy trình kinh doanh. Tái cấu trúc là tư duy lại ở mức độ cơ bản va thiết kế lại từ căn bản các qui trình công việc nhằm đạt được những cải thiện lớn trong các hệ số đo lường quan trọng, hiện đại về hiệu suất thực hiện, như là chi phi, chất lượng, dịch vụ và tốc độ [79].
Davenport [77] cũng đưa ra khái niệm “Business Process Redesign” là phân tích và thiết kế các quy trình công việc và các quy trình trong và giữa tổ chức. Teng và các đồng nghiệp [/2] định nghiã BPR là phân tích và thiết kế lại từ căn ban các quy trình công việc đang tôn tại để đạt được những cải tién mang tính đột phá trong các hệ số đo lường hiệu suất. Từ các nghiên cứu đã chỉ ra ở mục 2.1 về các nhân tố tác động ảnh hưởng đến việc triển khai ERP thành công, BPR luôn có một ảnh hưởng đến sự thành công của việc triển khai dự án ERP. Dé hạn chế phải điều chỉnh lại hệ thống, các công ty cô găng tận dụng tối đa các chức năng được xây dựng sẵn trên ERP.
Tuy nhiên, không phải lúc nào các chức năng cũng phù hợp, điều đó đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải thay đối dé sử dụng hay điều chỉnh lại ERP [73]. Các rủi ro về thời gian và chi phí để xây dựng và bảo trì các tính năng mới có khi rất lớn và có thé dẫn đến việc làm thất bại dự án. Do đó, các nhà nghiên cứu luôn đưa BPR là một nhân tố quan trong trong việc triển khai thành công dự án ERP. Theo báo cáo của Panaroma Consultant Solution (2012), 41% doanh nghiệp phải tái cau trúc dé có thé sử dụng được ERP.
= Quy trình nghiệp vụ thay đổi theo ERP TM Thay đổi ERP cho phù hợp với quy trình nghiệp vụ hiện tại " Rất ít hoặc không chú trọng quy trình nghiệp vụ " Thay đối quy trình nghiệp vụ độc lập với ERP réi câu hình ERP cho phù hợp Hình 2.1 - Ty lệ phần trăm tác động của BPR lên việc triển khai ERP (Nguồn : Panorama 2012 ERP Report) [14] 2. Hệ thống thực hành tốt nhất (Best Practice) Từ điển Oxford Dictionaries đã định nghĩa Best Practice “ Là những quy trình mang tính thương mại hay chuyên môn được chấp nhận và quy định như một mô hình chính xác hoặc hiệu quả nhất hiện tại”. Còn từ điển Bussiness Dictionary cho rang Best Practice “ là một phương pháp hay kỹ thuật luôn thể hiện kết quả vượt trội so với các phương pháp khác, và được sử dụng như một chuẩn mực”. Từ định nghĩa trên ta có thể hiểu Best Practice là “Hệ thống thực hành tốt nhất”.
Khái niệm này được nhiều lĩnh vực áp dụng: Kinh doanh, y té, giao duc, công nghệ thông tin. Trong kinh doanh, khi một mô hình kinh doanh sản phẩm nhựa được áp dụng thành công tai công ty A thì sẽ được các công ty khác cùng ngành nghề sẽ áp dụng theo. Hoặc trong y tế, khi một căn bệnh mới phát sinh, một bệnh viện đã chữa tri thành công theo một phác đồ thì phác đồ đó sẽ được bệnh viện khác sử dụng để cứu chữa bệnh nhân. Trong môi trường triển khai ERP, Best practice là cách thức tốt nhất, hiệu quả nhất dé kiểm soát một Quy trình nghiệp vu nao đó [8].
Khi thiết kế hệ thống ERP, các chuyên gia đã phân tích từ rất nhiều công ty hoạt động trong lĩnh vực mà hệ thống ERP nham tới, các công ty nay đã rất thành công trong lĩnh vực kinh doanh của mình cũng như vận hành tô chức hiệu quả. Từ mô hình thành công, các chuyên gia đã đưa vào việc xây dựng thành đặc trưng của phan mềm. Các phan mềm lớn đều áp dụng theo phương thức nay: SAP, Oracle, Epicor, Microsoft. Khi cần triển khai hệ thống ERP cho các doanh nghiệp, Công ty triển khai sẽ khai thác triệt dé các Best Practice được xây dựng sẵn trong ERP.
Hơn 30 năm xây dựng, thông qua 30 đối tác chính thức của SAP, ERP SAP đã xây dựng 25 lĩnh vực ngành nghề khác nhau giúp cho hàng ngàn khách hàng trên toàn thế giới tiết kiệm được thời gian chi phí. Theo công bố trên trang sap.com thông qua nghiên cứu cua Martin Selchert [75] , việc áp dụng các Best Practice vào các Công ty được triển khai ERP đã cắt giảm 32 % thời gian triển khai, cắt giảm 10 nguồn lực tư van 50 %, giảm tong chi phí sở hữu hệ thống 11 %, giảm chi phí bảo trì hệ thống 22%, giảm rủi ro khi triển khai dự án 71 %. Fiona [6] đã đưa ra 1 nhân tố ảnh hưởng đến sự thành công của ERP: tái cầu trúc quy trình công việc nhưng ít tinh chỉnh hệ thống (business process reengineering with minimum customization) nghĩa là sẽ thành công hơn nếu tái cau trúc quy trình công việc có sử dụng các tính năng được xây dựng sẵn. Tuy nhiên, không phải lúc nào Best Practice cũng hoàn toàn phi hợp với tat cả các công ty được triển khai và sẽ có nhiều van đề [7ó].
Tùy theo loại hình kinh doanh, đặc thù kinh doanh ma Best Practice được tận dung bao nhiêu phan trăm. Theo đánh giá cua Panorama Group có 3 mức độ áp dụng Best Practice cua ERP : 3 Levels of ERP Pre-configuration & Best Practices Sf ` Z I. L ˆ Competitive Advantage + Advanced ERP modules and solutions CaTIompilnesxdt,y * Customization and Integration to other systems * Typically focused on market-facing enhancements + Examples: CRM, social marketing, eCommerce, \ forecasting j Industry Differentiators * Unique to industry * Source of competitive advantage * Typically focused on managing internal costs * Examples: Supply chain management, procurement ] Basic Functionality * Non-differentiators, common across industries * Not a source of competitive advantage * Typically related to overhead functions + Examples: accounting, GL, order entry © Copyright 2010 Panorama Consulting Group LLC. All Rights Reserved.2 - Ty lệ ap dung Best Practice (Nguồn: Panorama 2010 Report) [17] Mức độ áp dụng áp dung nhiều nhất 60-75 % Best Practice là do chỉ sử dung những chức năng cơ bản: phân hệ Kế toán, Số cái, Đơn hàng bán .