I. Chuẩn bị bộ chứng từ xuất khẩu để khai báo hải quan
Công ty Mỹ nghệ Việt, với quy mô vừa và nhỏ, giao việc khai báo hải quan cho nhân viên kinh doanh dưới sự chỉ đạo của giám đốc và hướng dẫn từ công ty dịch vụ. Nhân viên sẽ chuẩn bị bộ chứng từ gồm:
1.1. Hợp đồng mua bán hàng hóa xuất khẩu Sale Contract
Sau khi giao dịch online thành công, nhân viên kinh doanh sẽ soạn hợp đồng mua bán song ngữ, thường áp dụng điều kiện EXW, Incoterms 2010. Hợp đồng thường đầy đủ điều khoản, minh chứng là hợp đồng xuất khẩu mô hình tàu thuyền cho công ty Trouw Nutrition - Thái Lan.
1.2. Hóa đơn thương mại Commercial Invoice
Nhân viên tự lập hóa đơn thương mại bằng tiếng Anh do công ty chưa có mẫu sẵn. Việc này gây mất thời gian và thiếu nhất quán giữa các hóa đơn. Ban lãnh đạo đang xem xét cải thiện vấn đề này.
1.3. Phiếu đóng gói Packing list
Nhân viên lập phiếu đóng gói theo mẫu có sẵn sau khi đóng gói và kiểm tra hàng hóa. Việc kiểm tra được thực hiện chặt chẽ. Tuy nhiên, với đơn hàng đa dạng sản phẩm (như đơn hàng gần 100 loại sản phẩm thủ công ở phụ lục 2), việc kiểm tra và đóng gói gặp khó khăn do thiếu kinh nghiệm của cộng tác viên, gây sai sót về số lượng, ảnh hưởng đến khai báo hải quan.
1.4. Giấy đăng ký kiểm dịch thực vật
Với mặt hàng xuất khẩu là mô hình tàu thuyền gỗ, doanh nghiệp cần giấy kiểm dịch thực vật. Giám đốc sẽ đăng ký và chuyển kết quả cho phòng kinh doanh để gửi cho bên dịch vụ.
1.5. Phối hợp với công ty dịch vụ và các bên liên quan
Nhân viên thường xuyên trao đổi với công ty dịch vụ về kiểm định, vận chuyển, chi phí,... Thông tin được cập nhật liên tục qua zalo để đảm bảo quy trình khai báo hải quan diễn ra suôn sẻ. Tuy nhiên, vẫn tồn tại tình trạng nộp trễ chứng từ, hồ sơ.
II. Đánh giá hoạt động tổ chức khai báo tại doanh nghiệp
Hoạt động khai báo hải quan tại Công ty Mỹ nghệ Việt có những ưu điểm và nhược điểm nhất định.
2.1. Ưu điểm
- Nhân viên thành thạo tiếng Anh, thuận lợi trong việc soạn thảo chứng từ.
- Nắm bắt tốt tình hình và nhu cầu khách hàng.
- Chuẩn bị khá đầy đủ chứng từ cần thiết cho khai báo hải quan.
2.2. Nhược điểm
- Chưa có nhân viên chứng từ riêng, gây áp lực cho nhân viên kinh doanh và tiềm ẩn sai sót.
- Chưa có mẫu hóa đơn thương mại riêng, gây mất thời gian và thiếu chuyên nghiệp.
- Quá trình kiểm tra, đóng gói còn sai sót do cộng tác viên thiếu kinh nghiệm.
- Tồn tại tình trạng nộp trễ chứng từ, hồ sơ hải quan.
