chương 1: Sau hơn 9 năm hoạt động, Công ty Cổ phần đầu tư – phát triển Mỹ Nghệ Việt ngày càng hoàn thiện và có vị thế trong lòng khách hàng cũng như trên thị trường đồ thủ công mỹ nghệ. Với tiềm năng sẵn có và nỗ lực không ngừng, định hướng của công ty Mỹ Nghệ Việt trong tương lai là tìm kiếm khách hàng tiềm năng, đối tác kinh doanh, mở rộng ngành hàng, giữ mối quan hệ hợp tác lâu dài. Hiện thực hóa ước mơ đưa sản phẩm truyền thống văn hóa Việt Nam ra thị trường thế giới. 8 Chương 2: QUY TRÌNH THỦ TỤC KHAI BÁO HẢI QUAN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ – PHÁT TRIỂN MỸ NGHỆ VIỆT 2.
Thực trạng quy trình khai báo hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu tại Công Ty Cổ phần đầu tư – phát triển Mỹ Nghệ Việt. Quy trình thực hiện khai báo hải quan tại Mỹ Nghệ Việt sẽ do nhân viên ở phòng kinh doanh thực hiện và phối hợp cùng Công ty dịch vụ, giám đốc sẽ theo sát quy trình này và đưa ra những quyết định khi có vấn đề xảy ra. Khi có đơn hàng xuất khẩu, nhân viên kinh doanh sẽ thông báo đến giám đốc, giám đốc sẽ là người giao dịch, đàm phán với khách hàng để ký kết hợp đồng. Sau khi đàm phán xong xuôi, giám đốc sẽ giao cho nhân viên phòng kinh doanh soạn bản hợp đồng mua bán hàng hóa và chuẩn bị các chứng từ xuất khẩu cũng như liên hệ với công ty dịch vụ.
Khi đó, công ty dịch vụ sẽ liên hệ và hướng dẫn những thủ tục nào cần làm tại doanh nghiệp và những phần nào sẽ do công ty dịch vụ thực hiện. Doanh nghiệp chỉ thực hiện 3 bước đầu tiên trong quy trình 5 bước khai báo hải quan dưới đây: Quy trình khai báo hải quan gồm 5 bước: • Chuẩn bị bộ chứng từ xuất khẩu để khai báo hải quan 1 • Lập tờ khai hải quan điện tử 2 • Đăng kí kiểm tra chuyên ngành 3 • Thủ tục thông quan 5 • Thanh lý tờ khai 6 9 2. Quy trình thực hiện thủ tục khai báo hải quan 2. Chuẩn bị bộ chứng từ xuất khẩu để khai báo hải quan: Vì doanh nghiệp nhỏ và sản lượng xuất khẩu không nhiều, cho nên không có các nhân viên chứng từ.
Do đó, các thủ tục và chứng từ đều do một nhân viên kinh doanh thực hiện dưới sự chỉ đạo của giám đốc và hướng dẫn từ công ty dịch vụ. Trong đó, nhân viên phòng kinh doanh sẽ chuẩn bị bộ chứng từ bao gồm: - Hợp đồng mua bán hàng hóa (Sale Contract): Sau khi giao dịch online thành công với khách (chốt đơn), giám đốc sẽ giao cho nhân viên kinh doanh soạn văn bản hợp đồng mua bán song ngữ dưới sự kiểm tra của giám đốc. Các nhân viên ở đây đều có nền tảng tiếng Anh khá tốt, do đó việc soạn thảo hợp đồng không gặp quá nhiều khó khăn. Tuy nhiên, doanh nghiệp thường hay áp dụng điều kiện EXW, Incoterms 2010 dẫn đến việc giá bán sản phẩm sẽ thấp hơn so với khi sử dụng các điều kiện khác.
Mặt khác, theo chứng từ mà công ty đã cung cấp ở phụ lục 1, có thể thấy rằng các điều khoản trong hợp đồng khá đầy đủ. Cụ thể là doanh nghiệp đã ký hợp đồng xuất khẩu mô hình tàu thuyền cho công ty Trouw Nutrition - Thái Lan. - Hóa đơn thương mại (Commercial invoice): Sau khi đã đóng gói, kiểm tra kỹ lưỡng số lượng hàng hóa, nhân viên sẽ tham khảo những mẫu invoice trên mạng và lập hóa đơn thương mại hoàn toàn bằng tiếng Anh. Công ty không có mẫu invoice sẵn nên nhân viên mất khá nhiều thời gian để tìm kiếm các mẫu invoice và còn phụ thuộc vào sự hướng dẫn của công ty dịch vụ.
Vì vậy, các hóa đơn thương mại tại doanh nghiệp thường không có tính nhất quán và tốn thời gian. Tuy nhiên, ban lãnh đạo cũng đang xem xét để cải thiện vấn đề này. - Phiếu đóng gói (Packing list): Nhân viên lập phiếu đóng gói theo mẫu đã có sẵn tại Công ty Mỹ Nghệ Việt, sau khi đã hoàn thành việc đóng gói và kiểm tra chính xác số lượng hàng hóa. Tại bước kiểm tra hàng hóa, nhân viên sẽ kiểm hàng rất chặt chẽ và không để vấn đề thiếu sót hay thừa hàng xảy ra.
Nhân viên sẽ lập packing list càng sớm càng tốt để gửi cho người mua cũng như cho nhân viên dịch vụ để gửi đến hãng tàu sắp xếp chỗ để hàng. 10 Tuy vậy, khi có những đơn hàng đến gần 100 loại sản phẩm thủ công khác nhau như: Bình hoa, hộp khăn giấy, khay mứt, khăn lụa,. ở trong đơn hàng được đính kèm ở phụ lục 2. Nhân viên gặp nhiều khó khăn trong quá trình kiểm tra hàng và đóng gói vì nhân viên kết hợp với cộng tác viên thực hiện.
Mà các bạn cộng tác viên lại chưa có đủ kinh nghiệm, hay bị đếm lộn hay gói nhầm sản phẩm dẫn đến việc kiểm tra lại rất tốn thời gian, ngoài ra còn gây ra những sai sót về số lượng hàng hóa ảnh hướng đến việc nhập thông tin khai báo và tốn nhiều thời gian. - Giấy đăng ký kiểm dịch thực vật: Theo bộ chứng từ mà Công ty cung cấp thì mặt hàng xuất khẩu là sản phẩm mô hình tàu thuyền gỗ cho nên doanh nghiệp cần phải xuất trình giấy kiểm định thực vật trong quy trình khai báo hải quan. Giám đốc sẽ là người đi đăng ký kiểm dịch và trao lại kết quả cho phòng kinh doanh. Sau đó, phòng kinh doanh sẽ gửi lại cho bên dịch vụ.
Hơn hết, nhân viên còn thường xuyên làm việc với công ty dịch vụ và các phòng ban kiểm định chất lượng sản phẩm. Cụ thể là trao đổi về các vấn đề kiểm định thực vật, bàn giao các giao dịch vận chuyển và đàm phán về các vấn đề chi phí cho các hoạt động vận chuyển hàng hóa. Lo liệu về các thủ tục hải quan cần thiết. Liên tục cập nhật thông tin từ đơn vị dịch vụ để quá trình khai báo được chuẩn bị kịp thời và diễn ra suôn sẻ.
Vì mỗi bước thực hiện chứng từ đều được cập nhật liền với bên công ty dịch vụ qua zalo nên khi có vấn đề như ghi thiếu các yếu tố cần thiết (mã số thuế, mô tả sản phẩm, các điều khoản trong thanh toán chưa rõ ràng,…), nhân viên dịch vụ sẽ lập tức yêu cầu nhân viên Công ty Mỹ Nghệ Việt sửa đổi cũng như bổ sung thêm những thông tin cần thiết nhằm tránh làm mất thời gian. Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại thực trạng nộp trễ các chứng từ, hồ sơ. ❖ Nhận xét: Ưu điểm: - Nhân viên ở phòng kinh doanh đều thành thạo tiếng Anh nên việc đọc và soạn thảo các chứng từ liên quan không quá khó khăn. - Nắm bắt được tình hình và nhu cầu của khách hàng.
11 - Chuẩn bị khá đầy đủ các chứng từ cần thiết cho hoạt động khai báo hải quan. Nhược điểm: - Trong hoạt động xuất khẩu, rất cần đến nhiều loại giấy tờ và tài liệu quan trọng để thực hiện việc vận chuyển, dịch vụ hàng hóa một cách suôn sẻ và thuận lợi. Tuy nhiên, tại doanh nghiệp lại không có nhân viên chứng từ thực hiện những hoạt động này mà thay vào đó là nhân viên của phòng kinh doanh sẽ không thực sự có đủ chuyên môn dẫn đến gặp rất nhiều bất cập và ảnh hưởng đến chi phí khi có những vấn đề xảy ra. - Ngoài ra, nhân viên phòng kinh doanh vẫn còn nhiều thiếu sót trong việc quản lý giấy tờ và gặp khó khăn đối với các thủ tục cần thực hiện.
Còn phụ thuộc nhiều vào công ty dịch vụ. - Thiếu nguồn nhân lực chính, việc bàn giao thực hiện các công đoạn tưởng chừng như đơn giản cho các cộng tác viên chưa đủ kinh nghiệm lại gây ra những sai sót không đáng có trong khâu kiểm tra và đóng gói hàng hóa. Lập tờ khai hải quan điện tử: Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng phần mềm khai báo hải quan điện tử “ECUS5-VNACCS” để truyền số liệu lên tờ khai qua mạng Internet. Đây là một phương thức khai báo giúp cho doanh nghiệp giảm được chi phí và tiết kiệm thời gian.
Nhân viên chỉ cần nhập dữ liệu vào phần mềm đã được cài đặt tại công ty sau đó chuyển đến cơ quan hải quan qua hệ thống mạng. Nếu truyền thành công hệ thống mạng của hải quan tự động báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân luồng hàng hóa. Công việc thực hiện lập tờ khai hải quan điện tử tại Công ty Cổ phần đầu tư – Phát triển Mỹ Nghệ Việt như sau: Sau khi chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết - bộ chứng từ hàng xuất của Công ty Cổ phần đầu tư Mỹ Nghệ Việt (Phụ lục chứng từ), doanh nghiệp sẽ yêu cầu nhân viên đã làm chứng từ kết hợp với một nhân viên kinh doanh khác sẽ thực hiện khai báo. Nhân viên làm chứng từ sẽ cung cấp các thông tin cho nhân viên kia nhập dữ liệu và sẽ là người trực tiếp liên hệ với nhân viên công ty dịch vụ 12 khi có các vấn đề về chứng từ xảy ra.
Thực hiện thủ tục khai báo theo các bước sau: Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống phần mềm hải quan điện tử ECUS5 VNACCS. (Các tiêu chí có dấu (*) là bắt buộc nhập, các ô màu xám là chỉ tiêu thông tin do hệ thống tự động trả về hoặc chương trình tự tính, doanh nghiệp không cần nhập vào những chỉ tiêu này.) Bước 2: Chọn đơn vị hải quan và doanh nghiệp khai báo - Đơn vị khai báo: Trụ sở doanh nghiệp tại quận 2 nên lựa Chi cục hải quan cửa khẩu Cảng Sài Gòn khu vực I là đơn vị khai báo. - Mã chi cục: 02CI - Chi cục HQ CK Cảng Sài Gòn KV 1 - Tên doanh nghiệp: Công ty Cổ phần đầu tư – phát triển Mỹ Nghệ Việt - Địa chỉ: số 4, đường 19, phường An Phú, quận 2, thành phố Hồ Chí Minh, theo bộ chứng từ mà doanh nghiệp đã cung cấp, tuy nhiên hiện nay trụ sở chính của doanh nghiệp đã chuyển về 212 Bùi Tá Hán, phường An Phú, quận 2, thành phố Hồ Chí Minh.