Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế và phát triển ngoại thương, hoạt động xuất khẩu đóng vai trò tạo nguồn vốn ngoại tệ cho nhập khẩu, phục vụ công nghiệp hóa, thúc đẩy chuyển dịch cơ cấu kinh tế và nâng cao năng lực cạnh tranh của hàng hóa nội địa. Đi kèm với việc khuyến khích xuất khẩu, Nhà nước duy trì cơ chế quản lý và kiểm soát chặt chẽ thông qua hệ thống hải quan. Thủ tục khai báo hải quan là mắt xích nền tảng trong chuỗi cung ứng xuất khẩu, đảm bảo tính hợp pháp và cung cấp cơ sở pháp lý giải quyết các tranh chấp thương mại quốc tế phát sinh.

Báo cáo thực hành nghề nghiệp 1 của tác giả Nguyễn Thị Thanh Sang (chuyên ngành Thương mại quốc tế, Trường Đại học Tài chính – Marketing) tập trung khảo sát, phân tích thực tế nghiệp vụ khai báo hải quan đối với mặt hàng thủ công mỹ nghệ xuất khẩu. Nghiên cứu được thực hiện với các nội dung và nhiệm vụ cụ thể:

  1. Tìm hiểu tổng quan về quá trình hình thành, cơ cấu tổ chức bộ máy, tình hình nhân sự và kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2018–2020 của Công ty Cổ phần Đầu tư – Phát triển Mỹ Nghệ Việt.
  2. Khảo sát thực trạng quy trình nghiệp vụ thủ tục khai báo hải quan điện tử cho hàng hóa xuất khẩu tại doanh nghiệp; phân tích từng bước chuẩn bị chứng từ, khai truyền dữ liệu phần mềm, kiểm tra chuyên ngành, xử lý các luồng tờ khai và thanh lý hải quan.
  3. Đánh giá ưu điểm, nhược điểm và xác định các nguyên nhân gây sai sót trong quá trình khai báo.
  4. Đề xuất hệ thống mục tiêu và các giải pháp, kiến nghị cụ thể đối với tổ chức doanh nghiệp và quản trị nhân sự nhằm hoàn thiện quy trình khai báo hải quan hàng xuất khẩu.
  • Đối tượng nghiên cứu: Quy trình thủ tục khai báo hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu.
  • Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần Đầu tư – Phát triển Mỹ Nghệ Việt (trụ sở tại số 212 Bùi Tá Hán, phường An Phú, Quận 2, TP. Hồ Chí Minh) và Chi cục Hải quan cửa khẩu Cảng Sài Gòn Khu vực I.
  • Phạm vi thời gian: Số liệu hoạt động kinh doanh và nhân sự giai đoạn 2018–2020; hồ sơ nghiệp vụ khảo sát vào tháng 03/2021.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Nghiên cứu được triển khai dựa trên khung nghiệp vụ thương mại quốc tế, các quy định quản lý nhà nước về hải quan và hệ thống công cụ công nghệ thông tin chuyên ngành:

  • Khung quy định và công cụ nghiệp vụ:
    • Điều kiện thương mại quốc tế Incoterms 2010 (tập trung vào điều kiện EXW và khuyến nghị FOB).
    • Hệ thống thông quan tự động và Cơ chế một cửa quốc gia VNACCS/VCIS thông qua phần mềm đầu cuối ECUS5-VNACCS.
    • Quy chuẩn phân luồng tờ khai hải quan điện tử (Luồng Xanh, Luồng Vàng, Luồng Đỏ).
    • Quy định về kiểm tra chuyên ngành và kiểm dịch thực vật xuất khẩu tại Chi cục Kiểm dịch Thực vật Vùng II.
  • Phương pháp nghiên cứu:
    • Phương pháp thống kê, tổng hợp và mô tả số liệu: Sử dụng số liệu nhân sự, báo cáo tài chính nội bộ từ Phòng Kế toán của doanh nghiệp để phân tích biến động kinh doanh 3 năm (2018–2020).
    • Phương pháp phân tích ma trận SWOT: Đánh giá điểm mạnh (S), điểm yếu (W), cơ hội (O) và thách thức (T) trong cơ cấu và chất lượng nguồn nhân lực tại công ty.
    • Phương pháp nghiên cứu tình huống (Case study): Phân tích trực tiếp các bộ chứng từ thực tế của doanh nghiệp, cụ thể là lô hàng xuất khẩu mô hình tàu thuyền gỗ sang đối tác Trouw Nutrition (Thái Lan) và đơn hàng tổng hợp hàng thủ công mỹ nghệ.
  • Nguồn dữ liệu: Dữ liệu thứ cấp từ báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, thống kê nhân sự Phòng Kế toán; dữ liệu sơ cấp từ quan sát thực tế và hồ sơ chứng từ xuất khẩu thực tế tại công ty (hợp đồng thương mại, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, tờ khai hải quan điện tử, giấy đăng ký kiểm dịch thực vật).

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Tổng quan về Công ty Cổ phần Đầu tư – Phát triển Mỹ Nghệ Việt

Chương 1 trình bày tổng quan về lịch sử hình thành, cơ cấu quản lý, tình hình nhân sự và kết quả sản xuất kinh doanh của công ty:

  • Quá trình hình thành: Tiền thân thành lập ngày 03/06/2012 bởi Công ty TNHH MTV FDV với sản phẩm ban đầu chủ yếu là đồ sơn mài. Qua các năm, doanh nghiệp mở rộng quy mô trưng bày (showroom 500m² năm 2014), phát triển dòng sản phẩm làng nghề đồng Đại Bái, lụa Hà Đông (2016), gia nhập các hiệp hội ngành nghề (2017), mở chi nhánh Bùi Tá Hán (2018), tiến hành cổ phần hóa và phân phối qua các sàn thương mại điện tử quốc tế như Amazon (2019), các sàn nội địa như Sendo.vn (2020) và hợp nhất địa điểm hoạt động về 212 Bùi Tá Hán vào năm 2021.

  • Cơ cấu tổ chức: Doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ, do Giám đốc trực tiếp chỉ đạo, giám sát 4 phòng ban trực thuộc: Phòng Kinh doanh, Phòng Kế toán, Phòng Marketing và Phòng Kỹ thuật.

  • Thực trạng nhân sự: Tổng số nhân viên là 12 người, mang đặc điểm trẻ hóa và có trình độ học vấn cao nhưng thiếu kinh nghiệm chuyên sâu về thủ tục xuất nhập khẩu.

Tiêu chí phân loại Nhóm phân loại Số lượng (người) Tỉ lệ (%)
Giới tính Nam 2 17%
Nữ 10 83%
Độ tuổi 18–25 tuổi 6 50%
26–35 tuổi 3 25%
Trên 35 tuổi 3 25%
Trình độ học vấn Đại học 3 25%
Tốt nghiệp đại học 9 75%
Kinh nghiệm Dưới 3 năm 5 42%
Từ 3–5 năm 1 8%
Trên 5 năm 6 50%
  • Kết quả kinh doanh giai đoạn 2018–2020:
    • Năm 2019, doanh thu tăng trưởng 57,07% (tương ứng tăng 23.000 đồng) so với 2018; lợi nhuận sau thuế đạt 7.x nhờ đẩy mạnh kênh thương mại điện tử quốc tế và gia tăng sản lượng xuất khẩu dù chi phí vận hành tăng gần 20 tỷ đồng.
    • Năm 2020, chịu tác động tiêu cực của đại dịch Covid-19, doanh thu chỉ đạt 48,57% và lợi nhuận sau thuế giảm 34.x%, song doanh nghiệp vẫn duy trì được mức lợi nhuận nhờ quản trị chi phí và tìm kiếm nguồn cung ứng linh hoạt.
Chỉ tiêu Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020
Doanh thu 42.000 Tăng 57,07% Đạt 48,57%
Lợi nhuận trước thuế 5.000 — —
Lợi nhuận sau thuế 4.400 Tăng mạnh Giảm 34.x%
Tỷ suất LN/DT (%) 10.x — —

Chương 2: Quy trình thủ tục khai báo hải quan hàng hóa xuất khẩu tại Công ty Cổ phần Đầu tư – Phát triển Mỹ Nghệ Việt

Chương 2 mô tả chi tiết quy trình 5 bước thực hiện thủ tục hải quan xuất khẩu tại doanh nghiệp, có sự phối hợp giữa nhân viên nội bộ và công ty dịch vụ giao nhận (Công ty Logistics Vinalink):

  1. Chuẩn bị bộ chứng từ xuất khẩu:

    • Hợp đồng thương mại (Sales Contract): Soạn thảo song ngữ theo điều kiện EXW Incoterms 2010. Điển hình là hợp đồng xuất khẩu mô hình tàu thuyền gỗ cho Công ty Trouw Nutrition (Thái Lan).
    • Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Lập bằng tiếng Anh (ví dụ hóa đơn số FDV123). Doanh nghiệp chưa chuẩn hóa biểu mẫu nội bộ nên việc lập hóa đơn phụ thuộc vào hướng dẫn của công ty dịch vụ.
    • Phiếu đóng gói (Packing List): Thực hiện sau khi đóng thùng và kiểm đếm. Đơn hàng nhiều chủng loại (như lô hàng gần 100 món gồm bình hoa, hộp khăn giấy, khay mứt, khăn lụa) gặp khó khăn do cộng tác viên đóng gói nhầm lẫn, dẫn đến sai sót số liệu.
    • Giấy đăng ký kiểm dịch thực vật: Áp dụng cho các sản phẩm thủ công mỹ nghệ bằng gỗ, do Giám đốc trực tiếp đi làm thủ tục.

  2. Lập tờ khai hải quan điện tử:

    • Sử dụng phần mềm ECUS5-VNACCS để truyền dữ liệu. Các thông số nghiệp vụ chính:
      • Đơn vị khai báo: Chi cục Hải quan cửa khẩu Cảng Sài Gòn Khu vực I (Mã: 02CI).
      • Mã doanh nghiệp xuất khẩu: 0311761046.
      • Mã loại hình: B11 (Xuất kinh doanh - xuất khẩu của doanh nghiệp đầu tư).
      • Phương thức vận chuyển: 02 (Đường biển, hàng lẻ LCL đóng container).
      • Người nhập khẩu: Trouw Nutrition (Thailand) Limited.
      • Địa điểm lưu kho dự kiến: 02CIRCI (CCHQCK Cảng Sài Gòn KV I - Cát Lái). Điểm xếp hàng: VNCLI (Cảng Cát Lái). Địa điểm nhận hàng: THBKK (Bangkok).
      • Lô hàng thực tế: 15 kiện (PK), tổng trọng lượng bao bì 142 kg.
    • Phân luồng tờ khai: Tờ khai xuất khẩu của công ty thường bị phân vào Luồng Vàng hoặc Luồng Đỏ do lỗi nhập sai đơn giá dẫn đến sai tổng trị giá hóa đơn, sai số lượng hàng hoặc nộp chứng từ chậm.

  3. Đăng ký kiểm tra chuyên ngành:

    • Nộp hồ sơ kiểm dịch thực vật và hàng mẫu tại Chi cục Kiểm dịch Thực vật Vùng II. Giấy chứng nhận được cấp trong vòng 24 giờ nếu hàng đạt tiêu chuẩn nước nhập khẩu.

  4. Thực hiện thủ tục thông quan:

    • Mặc dù bán theo điều kiện EXW nhưng công ty thường hỗ trợ người mua thực hiện thông quan (chi phí do đối tác chi trả).
    • Khi tờ khai rơi vào Luồng Vàng: Nộp 01 bản in tờ khai điện tử, 01 bản chụp Commercial Invoice, 01 bản gốc Giấy kiểm dịch thực vật, 01 bản photo Hợp đồng và Packing List.
    • Khi rơi vào Luồng Đỏ: Ngoài hồ sơ giấy tờ, hải quan tiến hành kiểm hóa thực tế hàng hóa. Công ty dịch vụ kiểm tra trước 3 ngày để khắc phục sai lệch trước khi cơ quan hải quan kiểm tra.

  5. Thanh lý tờ khai và bàn giao hồ sơ:

    • Do Công ty Logistics Vinalink thực hiện: Chuẩn bị 2 bản chính tờ khai hải quan và 2 bản mã vạch để hải quan đóng dấu, vào sổ tàu xuất. Vinalink lập Bảng quyết toán chi phí chuyển về Phòng Kế toán công ty kiểm tra và trình Giám đốc duyệt.
  • Đánh giá chung:
    • Ưu điểm: Khai báo qua mạng tiết kiệm thời gian; tuân thủ pháp luật hải quan; vị trí công ty gần cảng/hãng tàu thuận tiện di chuyển; nhân viên có ngoại ngữ tốt và tinh thần cầu tiến.
    • Nhược điểm: Chưa có bộ phận chuyên trách xuất nhập khẩu; nhân viên kinh doanh kiêm nhiệm thiếu kinh nghiệm dẫn đến khai sai số liệu (đơn giá, số lượng); phụ thuộc hoàn toàn vào công ty giao nhận; chưa chủ động áp dụng linh hoạt các điều kiện Incoterms khác.

Chương 3: Kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của quy trình thủ tục khai báo hải quan hàng xuất khẩu tại Công ty Cổ phần Đầu tư – Phát triển Mỹ Nghệ Việt

Tác giả xác lập hệ thống mục tiêu và các nhóm giải pháp cải tiến quy trình:

  • Mục tiêu ngắn hạn và dài hạn: Khắc phục triệt để lỗi nhập liệu chứng từ, hạn chế tờ khai bị phân vào Luồng Vàng/Luồng Đỏ; xây dựng năng lực tự chủ khai báo xuất nhập khẩu hướng tới xuất khẩu toàn cầu.
  • Kiến nghị đối với doanh nghiệp:
    • Bổ sung nhân sự chuyên trách mảng xuất nhập khẩu khi quy mô xuất khẩu tăng, giảm bớt chi phí thuê ngoài dịch vụ logistics.
    • Xem xét chuyển đổi điều kiện giao hàng từ EXW sang FOB trong các hợp đồng thương mại quốc tế để nâng cao giá trị bán hàng và phân định rõ trách nhiệm giữa các bên.
    • Tăng cường đầu tư trang thiết bị, hạ tầng kỹ thuật đồng bộ để phục vụ khai báo điện tử.
  • Kiến nghị đối với công tác nhân sự:
    • Cử nhân sự tham gia các khóa đào tạo, tập huấn nghiệp vụ hải quan định kỳ 2 tuần/lần để cập nhật quy định và chính sách mới.
    • Phân bổ lại công việc: Đào tạo nhân viên kế toán tham gia hỗ trợ chuẩn bị chứng từ, giảm số lượng nhân sự trực tiếp thao tác phần mềm khai báo từ 2 người xuống 1 người phụ trách chính để tối ưu nguồn lực.
    • Thiết lập cơ chế giám sát chặt chẽ hoạt động kiểm đếm và đóng gói của cộng tác viên tại kho/nhà xưởng; phân loại sản phẩm rõ ràng trước khi đóng gói.
    • Chuẩn hóa hệ thống lưu trữ chứng từ, hồ sơ xuất nhập khẩu khoa học và minh bạch, xây dựng độ tin cậy đối với cơ quan hải quan.

Kết quả và đóng góp

  • Kết quả thực tiễn: Báo cáo phản ánh chân thực thực tế vận hành thủ tục hải quan tại một doanh nghiệp thủ công mỹ nghệ quy mô nhỏ. Tài liệu chỉ ra được các điểm nghẽn kỹ thuật trong khâu tác nghiệp phần mềm ECUS5-VNACCS (như lỗi khai sai đơn giá, lệch tổng trị giá và sai lệch số lượng kiện) khiến tỷ lệ phân luồng hải quan rơi vào Luồng Đỏ và Luồng Vàng còn cao.
  • Đóng góp giải pháp: Đưa ra lộ trình chuyển đổi nghiệp vụ cụ thể từ phụ thuộc hoàn toàn vào dịch vụ giao nhận (Vinalink) sang từng bước chuyên môn hóa nhân lực nội bộ; đề xuất giải pháp thay đổi tập quán thương mại từ bán hàng theo điều kiện EXW sang điều kiện FOB.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Phạm vi nghiên cứu chủ yếu tập trung vào loại hình xuất kinh doanh đơn giản (B11) theo đường biển (LCL) cho một số dòng sản phẩm đặc thù (mô hình tàu thuyền gỗ, đồ sơn mài, lụa, gốm sứ); chưa phân tích sâu các loại hình xuất khẩu phức tạp khác (như gia công, sản xuất xuất khẩu). Số liệu kinh doanh tại báo cáo còn mang tính tóm lược từ phòng kế toán.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu quy trình khai báo hải quan cho các phương thức vận chuyển đa phương thức, đường hàng không phục vụ bán lẻ qua thương mại điện tử xuyên biên giới (Amazon); hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ đối với chứng từ xuất xứ hàng hóa (C/O) và kiểm định chất lượng chuyên ngành.

Giá trị tham khảo

Báo cáo là tài liệu tham khảo thiết thực cho sinh viên các chuyên ngành Thương mại quốc tế, Kinh doanh quốc tế và Logistics & Quản lý chuỗi cung ứng khi tiếp cận quy trình hải quan thực tế. Đặc biệt, các bước chi tiết về thao tác nhập liệu trên phần mềm ECUS5-VNACCS, hồ sơ kiểm dịch thực vật tại Chi cục Kiểm dịch Thực vật Vùng II và quy trình phối hợp với các công ty Forwarder/Logistics mang lại giá trị tham khảo thực hành trực quan cho người làm đề tài về nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu.

Câu hỏi thường gặp

1. Doanh nghiệp sử dụng phần mềm và mã loại hình nào khi khai báo hải quan điện tử?
Công ty sử dụng phần mềm ECUS5-VNACCS để truyền tờ khai điện tử tới Chi cục Hải quan cửa khẩu Cảng Sài Gòn Khu vực I (Mã: 02CI), sử dụng mã loại hình xuất khẩu B11 (Xuất kinh doanh - xuất khẩu của doanh nghiệp đầu tư) với phương thức vận chuyển đường biển (Mã: 02).

2. Đơn vị dịch vụ nào hỗ trợ doanh nghiệp trong khâu thanh lý tờ khai và giao nhận?
Công ty Logistics Vinalink là đơn vị phối hợp hỗ trợ thực hiện các thủ tục hiện trường tại cơ quan hải quan, chuẩn bị bản in tờ khai, mã vạch để thanh lý và bàn giao bảng quyết toán chi phí cho doanh nghiệp.

3. Tại sao tờ khai xuất khẩu lô hàng mô hình tàu thuyền gỗ của công ty lại bị phân vào Luồng Đỏ?
Tờ khai bị phân vào Luồng Đỏ do nhân viên kinh doanh thiếu kinh nghiệm đã nhập sai đơn giá hàng hóa trên tờ khai điện tử so với Commercial Invoice, dẫn đến làm sai lệch tổng giá trị lô hàng, buộc cơ quan hải quan phải kiểm tra chi tiết hồ sơ kết hợp kiểm hóa thực tế.

4. Mặt hàng xuất khẩu của công ty phải trải qua thủ tục kiểm tra chuyên ngành nào?
Do sản phẩm xuất khẩu chủ yếu làm từ gỗ (mô hình tàu thuyền gỗ, đồ mỹ nghệ), doanh nghiệp bắt buộc phải đăng ký và thực hiện kiểm dịch thực vật xuất khẩu tại Chi cục Kiểm dịch Thực vật Vùng II để được cấp Giấy chứng nhận trong vòng 24 giờ.

5. Tác giả đã kiến nghị điều chỉnh điều kiện Incoterms nào cho hoạt động xuất khẩu của công ty?
Tác giả kiến nghị công ty xem xét chuyển đổi từ điều kiện EXW (Incoterms 2010) sang điều kiện FOB nhằm tránh phải hạ giá bán sản phẩm và không phải làm thay các nghĩa vụ thủ tục thông quan cho đối tác nước ngoài.

Kết luận

Báo cáo thực hành nghề nghiệp 1 của tác giả Nguyễn Thị Thanh Sang đã mô tả và phân tích toàn diện thực trạng quy trình thủ tục khai báo hải quan xuất khẩu tại Công ty Cổ phần Đầu tư – Phát triển Mỹ Nghệ Việt. Nghiên cứu đã làm rõ từng bước thao tác nghiệp vụ, từ khâu lập chứng từ, truyền tờ khai ECUS5-VNACCS, kiểm tra chuyên ngành cho đến thanh lý hồ sơ thông quan. Các nguyên nhân dẫn đến sai sót phân luồng đã được chỉ rõ, làm tiền đề cho hệ thống giải pháp hoàn thiện nhân sự và nâng cấp phương thức giao dịch thương mại quốc tế của doanh nghiệp.