Tổng quan nghiên cứu
Vận tải đường biển hiện đảm nhận gần 80% tổng sản lượng hàng hóa xuất nhập khẩu của Việt Nam, đóng vai trò huyết mạch trong việc kết nối giao thương quốc tế sau khi nước ta gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO) và ký kết hàng loạt hiệp định thương mại tự do thế hệ mới như EVFTA. Trong bối cảnh chuỗi cung ứng toàn cầu đối mặt với nhiều biến động phức tạp và áp lực tối ưu hóa chi phí logistics ngày càng gia tăng, việc hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển trở thành yếu tố sống còn đối với các doanh nghiệp giao nhận (freight forwarder).
Mục tiêu cốt lõi của nghiên cứu là đánh giá toàn diện thực trạng vận hành quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển tại Công ty TNHH Giao nhận Rhenus Việt Nam giai đoạn 2020 - 2021, từ đó phát hiện các điểm nghẽn nghiệp vụ và xây dựng hệ thống giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào các nghiệp vụ xuất khẩu hàng nguyên container (FCL) và hàng lẻ (LCL) được xử lý tại Chi nhánh Công ty TNHH Giao nhận Rhenus Việt Nam tại Thành phố Hồ Chí Minh trong mốc thời gian 2 năm, đồng thời đề xuất định hướng phát triển đến năm 2025.
Ý nghĩa của công trình nghiên cứu được phản ánh rõ nét qua các chỉ số tăng trưởng thực tế. Trong năm 2021, tổng sản lượng xuất khẩu qua đường biển của doanh nghiệp đạt 2.063 TEU, tăng 8,07% so với mức 1.909 TEU của năm 2020. Việc phân tích sâu quy trình nghiệp vụ giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ các mắt xích tác nghiệp, giảm thiểu tỷ lệ sai sót chứng từ xuống dưới mức 2%, rút ngắn thời gian giải phóng hàng và tối ưu hóa chi phí phát sinh ngoài ý muốn cho các đối tác xuất nhập khẩu.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu
Khung lý thuyết áp dụng
Nghiên cứu xây dựng trên nền tảng lý thuyết quản trị chuỗi cung ứng (Supply Chain Management - SCM) và lý thuyết quy trình logistics tích hợp của Liên đoàn quốc tế các Hiệp hội giao nhận (FIATA). Đồng thời, đề tài căn cứ vào khung pháp lý quy định tại Nghị định số 140/2007/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 05/09/2007 về phân loại điều kiện kinh doanh dịch vụ logistics và Luật Thương mại Việt Nam.
Khung phân tích tập trung vào các khái niệm chuyên ngành then chốt:
- Dịch vụ giao nhận vận tải đa phương thức: Hệ thống các nghiệp vụ liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, thông quan và phân phối.
- Vận đơn đường biển: Bao gồm Vận đơn chủ (Master Bill of Lading - MB/L) do hãng tàu phát hành và Vận đơn thứ cấp (House Bill of Lading - HB/L) do bên giao nhận cấp cho chủ hàng.
- Hướng dẫn giao hàng (Shipping Instruction - SI) và Khối lượng toàn bộ xác nhận (Verified Gross Mass - VGM): Căn cứ bắt buộc để hãng tàu lập hồ sơ vận chuyển và bảo đảm an toàn tải trọng theo công ước quốc tế.
- Điều kiện thương mại quốc tế (Incoterms): Quy chuẩn phân định quyền hạn, chi phí và rủi ro giữa người mua và người bán, đặc biệt là các điều khoản EXW, FCA, FOB và CIF.
Phương pháp nghiên cứu
Nghiên cứu sử dụng nguồn dữ liệu thứ cấp gồm báo cáo sản lượng 2.063 TEU, doanh thu, chi phí và hồ sơ tác nghiệp thực tế tại Công ty TNHH Giao nhận Rhenus Việt Nam trong giai đoạn 2020 - 2021. Nguồn dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua phương pháp quan sát trực tiếp quy trình luân chuyển chứng từ tại văn phòng, nghiệp vụ hiện trường tại cảng biển Cát Lái, Cái Mép và phỏng vấn chuyên sâu 15 cán bộ phụ trách bộ phận chứng từ, kinh doanh và điều độ.
Phương pháp chọn mẫu phi xác suất có mục đích (Purposive Sampling) được lựa chọn với cỡ mẫu bao gồm 5 nhóm khách hàng lớn chiếm 52,69% tổng sản lượng và toàn bộ các lô hàng phát sinh sai lệch thông tin trong năm 2021. Lý do lựa chọn phương pháp này nhằm tập trung bóc tách các điểm nghẽn đặc thù và các nhóm rủi ro cao trong thực tế tác nghiệp.
Phương pháp phân tích bao gồm: thống kê mô tả, phân tích so sánh tỷ trọng cơ cấu sản lượng, phân tích sai số quy trình và ứng dụng ma trận SWOT. Việc phối hợp các phương pháp định lượng và định tính này cho phép đánh giá chính xác tác động của từng công đoạn nghiệp vụ đến chỉ số sinh lời và thời gian xử lý đơn hàng. Toàn bộ quá trình thu thập và xử lý số liệu được triển khai từ tháng 01/2021 đến tháng 08/2022.
Kết quả nghiên cứu và thảo luận
Những phát hiện chính
Thứ nhất, tổng sản lượng giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty duy trì đà tăng trưởng ổn định. Năm 2020 sản lượng đạt 1.909 TEU, đến năm 2021 tăng lên 2.063 TEU, tương ứng mức tăng 154 TEU (tỷ lệ tăng 8,07%). Kết quả này phản ánh năng lực duy trì chuỗi cung ứng hiệu quả của đơn vị ngay trong giai đoạn giãn cách xã hội do đại dịch.
Thứ hai, cơ cấu sản lượng theo khách hàng có sự chuyển biến rõ rệt. Khách hàng Công ty Supor đạt mức tăng trưởng cao nhất, từ 286 TEU năm 2020 lên 335 TEU năm 2021 (tăng 49 TEU, tương ứng tăng 17,13%), nâng tỷ trọng từ 14,98% lên 16,24% tổng sản lượng. Ngược lại, Công ty Sapphire giảm mạnh 51 TEU (từ 243 TEU năm 2020 xuống 192 TEU năm 2021, giảm 20,99%), kéo tỷ trọng giảm từ 12,73% xuống 9,31%. Công ty Synthomer giảm từ 179 TEU xuống 153 TEU (giảm 14,53%). Nhóm các khách hàng khác ghi nhận mức tăng từ 825 TEU lên 976 TEU, chiếm tỷ trọng cao nhất 47,31% trong năm 2021.
Thứ ba, cơ cấu sản lượng theo chủng loại container phản ánh sự vượt trội của container 40 feet. Năm 2021, container 40 feet đạt 1.128 TEU (chiếm 54,68%), trong khi container 20 feet đạt 935 TEU (chiếm 45,32%, tăng 111 TEU tương đương tăng 13,47% so với mức 824 TEU năm 2020).
Thứ tư, nghiên cứu phát hiện các sai sót thường gặp trong quy trình tác nghiệp:
- Cung cấp sai thông tin điều kiện Incoterms: Điển hình là việc khách hàng nhầm lẫn giữa điều kiện FCA port và EXW trên bảng thông tin gửi hàng (SO form), dẫn đến phát sinh chi phí điều động và hủy chuyến xe tải từ 1.500.000 đến 3.000.000 VNĐ mỗi sự vụ.
- Sai lệch mã HS Code: Khi gửi bản hướng dẫn SI thiếu hoặc sai mã phân loại hàng hóa so với booking ban đầu, đặc biệt là các tuyến xuất khẩu đi thị trường Châu Âu bắt buộc truyền dữ liệu manifest sớm, dẫn đến tình trạng rớt tàu và lưu container tại bãi ngoài kế hoạch.
- Rủi ro kiểm định vỏ container rỗng: Tình trạng depot cấp phát vỏ container bị bẩn sàn hoặc loang dầu mỡ mà không được ghi nhận biên bản bàn giao, dẫn đến việc hãng tàu thu phí vệ sinh (Container Cleaning Fee) từ 50 đến 120 USD tại cảng đích.
Thảo luận kết quả
Các phát hiện chỉ ra rằng hiệu quả quy trình phụ thuộc lớn vào mức độ chuẩn xác của dữ liệu ban đầu và sự kết nối giữa các mắt xích. Nguyên nhân khách hàng Supor tăng trưởng mạnh là nhờ mô hình tích hợp đồng bộ giữa dịch vụ lưu kho, đóng gói và vận tải biển khép kín của công ty. Ngược lại, sự sụt giảm của Sapphire và Synthomer phản ánh biến động của chuỗi nguyên vật liệu xây dựng và bao bì, cùng với áp lực cạnh tranh gay gắt về giá cước từ các forwarder khác.
So sánh với các nghiên cứu trong ngành vận tải biển, kết quả này hoàn toàn tương đồng với các báo cáo chuyên ngành gần đây, khi chi phí phát sinh do sai lệch chứng từ và trễ hạn SI/VGM cut-off thường chiếm khoảng 15% đến 20% tổng chi phí vận hành bất thường của các forwarder quy mô vừa.
Dữ liệu sản lượng được trực quan hóa rất hiệu quả thông qua biểu đồ tròn so sánh cơ cấu khách hàng và biểu đồ cột ghép thể hiện tương quan biến động giữa container 20 feet và 40 feet qua các năm. Bảng thống kê ma trận kết hợp với sơ đồ dòng chảy thông tin SOP (Standard Operating Procedure) và thông báo giao hàng (Pre-alert) giúp ban quản lý nhanh chóng xác định điểm nghẽn tại khâu truyền số liệu trên phần mềm hải quan điện tử ECUS 5 khi tờ khai rơi vào luồng vàng hoặc luồng đỏ.
Đề xuất và khuyến nghị
Để nâng cao hiệu suất quy trình xuất khẩu đường biển, bốn nhóm giải pháp hành động cụ thể cần được triển khai:
- Chuẩn hóa quy trình kiểm soát chứng từ và số hóa biểu mẫu:
- Động từ hành động: Tự động hóa, rà soát, đồng bộ hóa.
- Chỉ tiêu mục tiêu: Giảm 90% lỗi sai mã HS Code và Incoterms trên SI, rút ngắn thời gian duyệt bản nháp House B/L xuống dưới 60 phút.
- Thời hạn hoàn thành: Quý 2/2023.
- Chủ thể thực hiện: Bộ phận Chứng từ xuất khẩu và Bộ phận Công nghệ thông tin.
- Nâng cao năng lực chuyên môn và đào tạo kỹ năng nhân sự:
- Động từ hành động: Tổ chức, kiểm tra, đào tạo định kỳ.
- Chỉ tiêu mục tiêu: Đạt 100% nhân viên vận hành nắm vững quy tắc phân luồng hải quan trên hệ thống ECUS 5, xử lý thành thạo hồ sơ luồng vàng, luồng đỏ và kỹ năng kiểm soát biên bản tình trạng vỏ container.
- Thời hạn hoàn thành: Triển khai 4 đợt tập huấn chuyên sâu hàng năm, bắt đầu từ Quý 1/2023.
- Chủ thể thực hiện: Phòng Nhân sự phối hợp với Trưởng bộ phận Vận hành.
- Tối ưu hóa liên kết với Depot và đàm phán chính sách hãng tàu:
- Động từ hành động: Đàm phán, thiết lập, giám sát.
- Chỉ tiêu mục tiêu: Thiết lập cơ chế kiểm tra vỏ container tại depot chỉ định nhằm xóa bỏ 100% phí phạt phát sinh từ sàn bẩn; thỏa thuận nới lỏng thời gian cắt máng SI/VGM thêm 2 đến 4 giờ đối với các lô hàng gấp.
- Thời hạn hoàn thành: Quý 3/2023.
- Chủ thể thực hiện: Bộ phận Thu mua dịch vụ (Procurement) và Đội ngũ giao nhận hiện trường (Ops).
- Đa dạng hóa tệp khách hàng và giảm thiểu tính mùa vụ:
- Động từ hành động: Tiếp cận, mở rộng, tái cấu trúc danh mục khách hàng.
- Chỉ tiêu mục tiêu: Giảm tỷ trọng phụ thuộc vào 5 khách hàng truyền thống từ mức 52,69% xuống dưới 40%, nâng tốc độ tăng trưởng sản lượng hàng năm đạt từ 12% đến 15%.
- Thời hạn hoàn thành: Giai đoạn 2023 - 2025.
- Chủ thể thực hiện: Phòng Kinh doanh và Tiếp thị (Sales & Marketing).
Đối tượng nên tham khảo luận văn
Công trình nghiên cứu mang giá trị ứng dụng thực tiễn và học thuật sâu rộng đối với 4 nhóm đối tượng chính:
- Nhà quản trị và Giám đốc vận hành tại các doanh nghiệp Forwarder:
- Lợi ích: Tiếp cận khung phân tích SWOT và mô hình đánh giá sản lượng đa chiều để tái cấu trúc quy trình nội bộ.
- Trường hợp sử dụng: Hoàn thiện quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP), quản trị rủi ro chi phí phát sinh từ việc điều xe rỗng và quản lý phụ phí địa phương (local charges).
- Chuyên viên nghiệp vụ Chứng từ (Docs) và Giao nhận hiện trường (Ops):
- Lợi ích: Nắm vững các bước lập draft MB/L, HB/L, kiểm soát thông tin SI/VGM và xử lý chứng từ điện tử qua hệ thống ECUS 5.
- Trường hợp sử dụng: Xử lý các tình huống sai lệch mã phân loại hàng hóa xuất khẩu đi Châu Âu hoặc Mỹ và phương thức lập biên bản bàn giao vỏ container tại bãi depot.
- Doanh nghiệp sản xuất và chủ hàng xuất khẩu (Shippers):
- Lợi ích: Hiểu rõ trách nhiệm pháp lý và các mốc thời gian cắt máng (cut-off) trong chuỗi vận tải biển.
- Trường hợp sử dụng: Lựa chọn điều kiện Incoterms tối ưu chi phí, hoàn thiện chứng từ khai báo hải quan chính xác nhằm hạn chế việc tờ khai bị chuyển sang luồng đỏ kiểm hóa 100%.
- Giảng viên, học viên cao học và sinh viên chuyên ngành Logistics & Vận tải đa phương thức:
- Lợi ích: Nguồn tài liệu học thuật thực chứng với số liệu phân tích chuyên sâu tại một tập đoàn logistics đa quốc gia.
- Trường hợp sử dụng: Phục vụ giảng dạy, viết báo cáo thực tập, luận văn tốt nghiệp và nghiên cứu các mô hình tối ưu hóa vận tải container đường biển.
Câu hỏi thường gặp
1. Sai lệch mã HS Code trên hướng dẫn giao hàng (SI) gây ra những hệ quả cụ thể nào?
Sai mã HS Code khiến hãng tàu không thể truyền manifest điện tử đúng hạn đến hải quan nước nhập khẩu, đặc biệt tại thị trường Châu Âu hay Mỹ. Hậu quả là lô hàng có thể bị giữ lại cảng xếp, phát sinh chi phí lưu container tại bãi từ 30 đến 80 USD mỗi ngày và dẫn đến nguy cơ rớt tàu, trễ hẹn giao hàng theo hợp đồng ngoại thương.
2. Tại sao việc phân biệt rõ giữa điều kiện EXW và FCA port trên biểu mẫu nhận hàng lại rất quan trọng?
Trong thực tế, điều kiện FCA port quy định người bán tự chịu trách nhiệm vận chuyển hàng và thông quan đến bãi cảng, trong khi EXW yêu cầu bên giao nhận phải điều xe đến tận kho người bán. Nhầm lẫn giữa hai điều khoản này làm phát sinh chi phí điều xe và hủy lệnh xe từ 1.500.000 đến 3.000.000 VNĐ cho mỗi chuyến hàng.
3. Doanh nghiệp cần thực hiện các bước nào để xóa bỏ phụ phí vệ sinh vỏ container tại cảng đích?
Nhân viên giao nhận hiện trường cần kiểm tra kỹ tình trạng sàn và vách container ngay khi nhận vỏ tại depot. Nếu phát hiện vết bẩn, mùi hôi hoặc vết dầu loang, nhân viên phải yêu cầu depot lập biên bản xác nhận hoặc đổi ngay vỏ container đạt chuẩn trước khi kéo về kho đóng hàng, nhằm tránh bị truy thu phí từ 50 đến 120 USD tại nước nhập khẩu.
4. Quy trình phân luồng tờ khai hải quan điện tử trên phần mềm ECUS 5 diễn ra như thế nào?
Sau khi truyền số liệu tờ khai qua mạng, hệ thống hải quan tự động phân luồng: luồng xanh được miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ và thực tế hàng hóa để thông quan ngay; luồng vàng yêu cầu cán bộ hải quan kiểm tra chi tiết bộ hồ sơ giấy tờ; luồng đỏ buộc phải kiểm tra thực tế hàng hóa với tỷ lệ 5%, 10% hoặc 100% lô hàng.
5. Mục đích chính của việc gửi thông báo trước giao hàng (Pre-alert) cho văn phòng đại lý đầu đến là gì?
Bản Pre-alert gửi kèm bản scan MB/L, HB/L, ngày tàu chạy thực tế (ATD), danh sách đóng gói và giấy báo nợ (Debit Note) giúp văn phòng đại lý tại cảng đích nắm đầy đủ thông số lô hàng. Điều này bảo đảm việc khai báo manifest chiều nhập và liên hệ bàn giao lệnh giao hàng (D/O) cho người nhận diễn ra trơn tru, đúng tiến độ.
Kết luận
- Hoạt động xuất khẩu bằng đường biển khẳng định vai trò trụ cột trong chuỗi logistics quốc tế, đóng góp vào hơn 80% tổng sản lượng luân chuyển hàng hóa ngoại thương của Việt Nam.
- Kết quả kinh doanh tại Rhenus Việt Nam ghi nhận sự phục hồi và tăng trưởng ấn tượng với tổng sản lượng năm 2021 đạt 2.063 TEU, tăng 8,07% so với năm 2020.
- Nghiên cứu đã nhận diện chính xác các điểm nghẽn cốt lõi gồm: sai lệch thông tin Incoterms, sai sót mã HS Code truyền dữ liệu manifest, rủi ro nhận vỏ container hỏng tại depot và tắc nghẽn khâu thông quan.
- Hệ thống 4 nhóm giải pháp đề xuất bao gồm: chuẩn hóa kiểm soát chứng từ số, nâng cao nghiệp vụ nhân sự qua các khóa đào tạo định kỳ, tối ưu thỏa thuận depot/hãng tàu và đa dạng hóa khách hàng mục tiêu.
- Đóng góp khoa học và thực tiễn của công trình cung cấp mô hình tham chiếu chuẩn mực cho việc hoàn thiện quy trình giao nhận xuất khẩu đường biển tại các doanh nghiệp logistics tại Việt Nam.
Lộ trình triển khai các giải pháp được khuyến nghị thực hiện trong khung thời gian 6 đến 12 tháng (giai đoạn 2023 - 2024), chia thành các giai đoạn thử nghiệm biểu mẫu số hóa trước khi nhân rộng toàn diện. Các nhà quản trị logistics và doanh nghiệp xuất nhập khẩu cần nhanh chóng áp dụng các khuyến nghị này để tối ưu hóa chi phí và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường toàn cầu.