Phân tích quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại Công ty TNHH Vận tải Bách Việt - Chi nhánh Đà Nẵng

Khóa luận quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container tại Vận tải Bách Việt Đà Nẵng

• Tác giả: Trần Thị Quỳnh Như
• Người hướng dẫn: TS. Lê Thanh An
• Trường học: Đại học Huế - Trường Đại học Kinh tế
• Chuyên ngành: Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng
• Đề tài: Phân tích quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại Công ty TNHH Vận tải Bách Việt - Chi nhánh Đà Nẵng
• Loại tài liệu: Khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2025
• Địa điểm: Huế

Tóm tắt

I. Tổng quan giao nhận xuất khẩu FCL tại Bách Việt Đà Nẵng

Vận tải Bách Việt Đà Nẵng là đơn vị giao nhận vận tải uy tín tại miền Trung. Dịch vụ xuất khẩu hàng nguyên container (FCL) đóng vai trò then chốt trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Quy trình này kết nối trực tiếp chủ hàng xuất khẩu với các hãng tàu quốc tế lớn qua cụm cảng Đà Nẵng. Doanh nghiệp tiếp nhận đơn hàng, tư vấn tuyến đường và điều phối phương tiện vận chuyển phù hợp.

Hàng FCL đòi hỏi sự chuẩn xác cao về mặt thời gian và chứng từ. Doanh nghiệp chủ động xử lý toàn bộ các khâu từ cấp phát vỏ rỗng đến hạ bãi chờ xuất. Đội ngũ nhân sự chuyên trách theo dõi sát sao từng cột mốc của lô hàng. Mọi thủ tục đều tuân thủ nghiêm ngặt theo quy định hải quan hiện hành. Dịch vụ vận tải FCL của đơn vị giúp tối ưu hóa chi phí logistics cho khách hàng. Thời gian luân chuyển hàng hóa được rút ngắn đáng kể. Hàng hóa bảo đảm an toàn tuyệt đối suốt hành trình trên biển. Doanh nghiệp khẳng định năng lực cạnh tranh vững chắc qua từng chuyến hàng xuất khẩu thành công.

1.1. Đặc điểm hàng nguyên container FCL đường biển

Hàng nguyên container FCL là phương thức gửi hàng phổ biến trong thương mại quốc tế. Chủ hàng chịu trách nhiệm đóng hàng và niêm phong kẹp chì vào container. Kiện hàng sau đó được vận chuyển nguyên vẹn đến cảng đích cho người nhận. Hình thức này giảm thiểu rủi ro va chạm hoặc thất thoát hàng hóa. Chi phí tính theo đơn vị vỏ container giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí vận tải đường biển. Container FCL yêu cầu đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật nghiêm ngặt trước khi xếp lên tàu. Vỏ thùng phải sạch sẽ, kín nước và đạt tải trọng thiết kế cho phép. Hãng tàu chỉ tiếp nhận container có chứng thư kiểm định đạt chuẩn quốc tế.

1.2. Năng lực giao nhận của Vận tải Bách Việt Đà Nẵng

Công ty TNHH Vận tải Bách Việt chi nhánh Đà Nẵng sở hữu năng lực giao nhận vững mạnh. Đơn vị liên kết chặt chẽ với các hãng tàu quốc tế lớn tại khu vực miền Trung. Mối quan hệ đối tác này giúp doanh nghiệp luôn giữ được lượng vỏ container ổn định. Giá cước vận chuyển đường biển luôn cạnh tranh tại mọi thời điểm trong năm. Đội ngũ giao nhận hiện trường tại cảng Tiên Sa am hiểu sâu sắc nghiệp vụ hải quan. Mọi sự cố phát sinh tại cảng đều được xử lý nhanh chóng trong ca làm việc. Quy trình phối hợp nhịp nhàng giữa văn phòng và hiện trường tạo nên hiệu suất vượt trội. Khách hàng xuất khẩu luôn được cung cấp thông tin lô hàng kịp thời và chính xác.

II. Phân tích giao nhận xuất khẩu FCL tại Bách Việt Đà Nẵng

Thực tế giao nhận hàng FCL tại chi nhánh Đà Nẵng đối mặt nhiều thách thức vận hành. Sự biến động về lịch trình tàu biển thường xuyên gây khó khăn cho việc lập kế hoạch. Tình trạng trễ tàu hoặc đổi ngày cập cảng làm phát sinh chi phí lưu bãi container. Các quy định kiểm tra chuyên ngành đối với hàng xuất khẩu ngày càng khắt khe. Doanh nghiệp phải dành nhiều thời gian để hoàn thiện hồ sơ khai báo hải quan điện tử.

Bên cạnh đó, việc điều tiết phương tiện vận tải đường bộ vào giờ cao điểm còn gặp điểm nghẽn. Hạ tầng giao thông kết nối đến cảng Tiên Sa đôi khi chịu áp lực tải trọng lớn. Tình trạng khan hiếm vỏ container rỗng đạt chuẩn quốc tế thỉnh thoảng vẫn xảy ra cục bộ. Sự cạnh tranh gay gắt từ các doanh nghiệp logistics đối thủ đòi hỏi chất lượng dịch vụ phải cải tiến liên tục. Bách Việt Đà Nẵng cần nhận diện rõ các nút thắt này để đưa ra biện pháp khắc phục. Việc kiểm soát rủi ro trong từng mắt xích là yếu tố quyết định sự ổn định của chuỗi cung ứng xuất khẩu.

2.1. Rào cản chứng từ và kiểm hóa tại cảng Đà Nẵng

Thủ tục chứng từ xuất khẩu hàng FCL thường phát sinh sai lệch thông tin. Những lỗi phổ biến gồm sai tên hàng, mã HS hoặc trọng lượng thực tế. Bất kỳ sai sót nhỏ nào cũng dẫn đến việc tờ khai bị chuyển luồng đỏ. Khi rơi vào luồng đỏ, container phải thực hiện kiểm hóa thực tế tại bãi cảng. Quá trình bốc dỡ hàng để kiểm tra tốn kém chi phí nhân công và thời gian. Điều này đe dọa trực tiếp thời hạn nộp chứng từ trước giờ cắt máng. Nếu trễ hạn đóng hàng, lô hàng sẽ bị rớt tàu và lưu lại cảng biển. Rủi ro này làm tăng mạnh chi phí lưu bãi và bồi thường cho đối tác ngoại.

2.2. Áp lực thời hạn đóng hàng và điều vận vỏ rỗng

Công tác điều phối vỏ container rỗng tại các bãi depot đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối. Vỏ container lấy về đóng hàng đôi khi không đáp ứng tiêu chuẩn vệ sinh và kỹ thuật. Thùng container bị rách sàn, móp méo hoặc ám mùi sẽ bị chủ hàng từ chối. Việc đổi vỏ mới làm mất nhiều thời gian và phát sinh phụ phí vận chuyển đường bộ. Bên cạnh đó, thời gian hạ bãi xuất khẩu luôn bị ràng buộc bởi giờ chót hạ bãi (closing time). Đội xe đầu kéo phải di chuyển trong điều kiện giao thông đông đúc tại Đà Nẵng. Sự chậm trễ của phương tiện vận tải có thể làm gián đoạn toàn bộ tiến độ xuất khẩu đã cam kết.

III. Giải pháp giao nhận xuất khẩu FCL tại Bách Việt Đà Nẵng

Vận tải Bách Việt Đà Nẵng cần triển khai đồng bộ các giải pháp cải tiến quy trình. Doanh nghiệp đẩy mạnh ứng dụng phần mềm quản lý logistics vào hoạt động giao nhận. Mọi dữ liệu về tình trạng container và lịch trình tàu được cập nhật theo thời gian thực. Hệ thống này giúp giảm thiểu tối đa sai sót chứng từ giữa các bộ phận. Sự liên kết thông tin giữa nhân viên kinh doanh, hiện trường và chứng từ diễn ra liền mạch.

Công ty cũng cần thiết lập quy trình kiểm tra chất lượng vỏ container ngay tại depot. Lái xe và nhân viên hiện trường kiểm tra kỹ thuật vỏ thùng trước khi rời bãi. Biện pháp này loại bỏ hoàn toàn nguy cơ đổi vỏ tại kho của chủ hàng. Đồng thời, doanh nghiệp tăng cường đàm phán hợp đồng với các hãng tàu vận tải biển lớn. Việc duy trì cam kết sản lượng đều đặn giúp giữ ổn định chỗ trên tàu và giá cước. Công tác đào tạo kỹ năng nghiệp vụ cho nhân sự hiện trường được tổ chức định kỳ. Đội ngũ nhân viên thông thạo luật hải quan sẽ xử lý nhanh gọn các thủ tục thông quan.

3.1. Chuẩn hóa quy trình số hóa chứng từ xuất khẩu

Số hóa toàn diện dữ liệu chứng từ là bước đi chiến lược mang tính quyết định. Doanh nghiệp cần ứng dụng hệ thống quản lý giao nhận tự động hiện đại. Mọi biểu mẫu như booking confirmation, lệnh giao vỏ hay phiếu đóng gói được số hóa hoàn toàn. Nhân viên chứng từ thực hiện kiểm tra chéo thông tin trên nền tảng trực tuyến tập trung. Thao tác này hạn chế tối đa sai lệch thông tin hàng hóa trước khi khai hải quan điện tử. Hệ thống cũng tự động gửi thông báo lịch trình cho chủ hàng và các bên liên quan. Thời gian hoàn tất bộ chứng từ xuất khẩu nhờ đó được rút ngắn đáng kể. Năng suất lao động của phòng nghiệp vụ tăng lên rõ rệt.

3.2. Nâng cao phối hợp điều vận và kiểm tra vỏ container

Công tác điều vận xe đầu kéo cần được kết nối qua hệ thống định vị GPS vệ tinh. Bộ phận điều hành theo dõi hành trình xe để điều hướng lộ trình tránh ùn tắc cục bộ. Doanh nghiệp ban hành bảng tiêu chí kiểm tra vỏ container nghiêm ngặt theo chuẩn ISO quốc tế. Tài xế bắt buộc kiểm tra độ kín sáng, sàn gỗ, vách tôn và khóa cửa trước khi kéo vỏ. Chỉ những container đạt chuẩn chất lượng mới được đưa về kho khách hàng để đóng hàng. Quy định này ngăn chặn tình trạng khách hàng từ chối vỏ container khi xe đến nơi. Chi phí phát sinh do vận chuyển lòng vòng được cắt giảm triệt để.

IV. Kết luận quy trình xuất khẩu FCL tại Bách Việt Đà Nẵng

Hoàn thiện quy trình giao nhận xuất khẩu FCL là yêu cầu sống còn của doanh nghiệp logistics. Vận tải Bách Việt Đà Nẵng sở hữu nền tảng vững chắc và uy tín lâu năm tại thị trường miền Trung. Việc chuẩn hóa quy trình giúp đơn vị nâng cao tính chuyên nghiệp trong từng chuyến hàng. Chi phí vận hành được cắt giảm nhờ quy trình kiểm soát chặt chẽ và ứng dụng công nghệ hiện đại. Mức độ hài lòng của các chủ hàng xuất khẩu gia tăng rõ rệt sau khi tối ưu hóa vận hành.

Mô hình giao nhận FCL cải tiến có giá trị thực tiễn cao cho hoạt động ngoại thương khu vực. Quy trình này có thể áp dụng linh hoạt cho nhiều mặt hàng xuất khẩu chủ lực tại Đà Nẵng như thủy sản, dệt may và đồ gỗ. Việc duy trì chất lượng dịch vụ đồng đều giúp Bách Việt giữ vững vị thế trước các đối thủ cạnh tranh. Đơn vị sẵn sàng đón đầu làn sóng đầu tư logistics quốc tế đang đổ về khu vực miền Trung. Nâng cao năng lực giao nhận FCL trực tiếp đóng góp vào sự phát triển bền vững của ngành vận tải biển địa phương.

4.1. Đánh giá hiệu quả vận hành dịch vụ xuất khẩu FCL

Hiệu quả vận hành dịch vụ xuất khẩu FCL được chứng minh qua số lượng đơn hàng tăng trưởng ổn định. Tỷ lệ giải phóng hàng đúng hạn lên tàu đạt mức tuyệt đối sau khi tinh gọn quy trình. Khách hàng tiết kiệm được chi phí lưu kho bãi và phí phạt chậm nộp chứng từ. Sự phối hợp ăn khớp giữa các khâu giúp giảm thiểu thời gian chờ đợi của phương tiện cơ giới. Năng lực xử lý sự cố phát sinh tại hiện trường được nâng cao rõ rệt. Khách hàng đánh giá cao tính minh bạch thông tin và tiến độ cập nhật liên tục. Uy tín thương hiệu của Vận tải Bách Việt trên thị trường Đà Nẵng ngày càng được củng cố vững chắc.

4.2. Hướng phát triển chuỗi dịch vụ logistics tích hợp

Định hướng phát triển dài hạn của chi nhánh là xây dựng chuỗi dịch vụ logistics trọn gói. Doanh nghiệp mở rộng dịch vụ kho bãi, phân phối và đại lý khai thuê hải quan chuyên nghiệp. Việc kết hợp vận tải đường bộ nội địa với cước tàu biển quốc tế tạo ra gói giải pháp toàn diện. Khách hàng xuất khẩu được phục vụ trọn gói từ cửa kho nhà máy đến cảng đích nước ngoài. Doanh nghiệp tiếp tục đầu tư mở rộng đội xe đầu kéo chuyên dụng đời mới. Việc hợp tác chiến lược với các hãng tàu toàn cầu sẽ mở thêm nhiều tuyến vận tải mới. Chiến lược phát triển này tạo tiền đề vững chắc để Bách Việt bứt phá trong kỷ nguyên số.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Hoạt động thương mại quốc tế của Việt Nam diễn ra trong bối cảnh hội nhập kinh tế sâu rộng thông qua việc tham gia các tổ chức và hiệp định thương mại như WTO, APEC, và ASEAN. Dẫn liệu từ Tổng cục Hải quan được tác giả trích dẫn cho thấy, trong năm 2023, tổng kim ngạch xuất nhập khẩu của cả nước đạt trên 681,08 tỷ USD; trong đó kim ngạch xuất khẩu đạt 354,72 tỷ USD, tạo ra mức thặng dư cán cân thương mại 28,36 tỷ USD. Với đường bờ biển dài và hệ thống hơn 300 cảng biển, vận tải đường biển chiếm vai trò áp đảo trong lưu chuyển ngoại thương. Trích dẫn số liệu từ Hội nghị Liên Hiệp Quốc về Thương mại và Phát triển (UNCTAD), tác giả nhấn mạnh khoảng 80% khối lượng hàng hóa thương mại quốc tế được chuyên chở bằng đường biển.

Tuy nhiên, các doanh nghiệp sản xuất và thương mại xuất khẩu thường gặp nhiều rào cản về khoảng cách địa lý, tập quán pháp lý, chi phí và thiếu kinh nghiệm làm việc trực tiếp với các hãng tàu vận tải biển quốc tế. Do đó, vai trò của các công ty giao nhận vận tải (freight forwarder) trở thành trung gian kết nối thiết yếu. Trước bối cảnh cạnh tranh gay gắt giữa hơn 3.000 doanh nghiệp logistics nội địa và các tập đoàn đa quốc gia, cùng những rủi ro về sai sót chứng từ, chậm trễ lịch trình, và biến động chính sách hải quan, việc chuẩn hóa và nâng cao hiệu quả vận hành dịch vụ là đòi hỏi cấp thiết. Đề tài khóa luận được thực hiện nhằm giải quyết yêu cầu hoàn thiện chuỗi tác nghiệp thực tế tại một doanh nghiệp cụ thể trên địa bàn miền Trung.

Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được phân định rõ:

1. Mục tiêu chung: Trên cơ sở phân tích thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển tại Công ty TNHH Vận tải Bách Việt - Chi nhánh Đà Nẵng, đề xuất các nhóm giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại đơn vị trong giai đoạn tiếp theo.
2. Mục tiêu cụ thể:
   • Hệ thống hóa cơ sở lý thuyết và cơ sở thực tiễn liên quan đến quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển.
   • Phân tích và đánh giá thực trạng quy trình tổ chức giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại Công ty TNHH Vận tải Bách Việt - Chi nhánh Đà Nẵng.
   • Đề xuất hệ thống các giải pháp mang tính khả thi nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại công ty.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Các vấn đề lý luận và thực tiễn liên quan đến quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại Công ty TNHH Vận tải Bách Việt - Chi nhánh Đà Nẵng.
• Phạm vi không gian: Nghiên cứu được triển khai trực tiếp tại Công ty TNHH Vận tải Bách Việt - Chi nhánh Đà Nẵng.
• Phạm vi thời gian: Các dữ liệu, số liệu tài chính, nhân sự và nghiệp vụ được khai thác, khảo sát phục vụ đề tài trong giai đoạn 3 năm, từ năm 2021 đến năm 2023.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận thiết lập nền tảng lý luận dựa trên các quy định pháp luật hiện hành và các công ước quốc tế điều chỉnh vận tải hàng hải và dịch vụ logistics:

• Cơ sở pháp lý quốc tế và hiệp hội nghề nghiệp: Công ước Vienna 1980 về mua bán hàng hóa quốc tế; Công ước Brussels 1924 (Quy tắc Hague 1931); Công ước Hamburg 1978 của Liên Hợp Quốc về chuyên chở hàng hóa bằng đường biển; Quy tắc mẫu của Liên đoàn các Hiệp hội Giao nhận Quốc tế (FIATA) năm 2019 về định nghĩa dịch vụ giao nhận và trách nhiệm của người giao nhận.
• Cơ sở pháp lý trong nước: Luật Thương mại năm 2005 (Điều 28 về khái niệm xuất khẩu, Điều 233 về dịch vụ giao nhận, Điều 235 về quyền và nghĩa vụ của người giao nhận); Bộ luật Hàng hải Việt Nam năm 2005; Nghị định số 08/2015/NĐ-CP quy định chi tiết và biện pháp thi hành Luật Hải quan về thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát, kiểm soát hải quan.
• Tiêu chuẩn kỹ thuật: Bộ quy chuẩn kích thước và mã hóa container quốc tế ISO 668, ISO 6346, Quy ước về an toàn container (CSC), mã phân loại container CODE R688-21968; các tiêu chuẩn an toàn kỹ thuật như HACCP và ISO 22000 đối với hàng hóa xuất khẩu.

Khóa luận kết hợp đồng bộ hai nhóm phương pháp nghiên cứu:

• Phương pháp thu thập dữ liệu:
  • Dữ liệu thứ cấp: Trích xuất từ các báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo nhân sự, hồ sơ tài sản nguồn vốn, biểu mẫu tác nghiệp nội bộ của Công ty TNHH Vận tải Bách Việt - Chi nhánh Đà Nẵng; số liệu từ Tổng cục Hải quan, Tổng cục Thống kê, Báo Quân đội nhân dân, Ngân hàng Thế giới (WB 2019), Hiệp hội Doanh nghiệp Dịch vụ Logistics Việt Nam (VLA 2018), Mordor Intelligence (2024), và giáo trình chuyên ngành của GS.TS. Đoàn Thị Hồng Vân (2010), TS. Nguyễn Hoàng Diễm My (2023).
  • Dữ liệu sơ cấp: Khảo sát trực tiếp cán bộ, nhân viên có chuyên môn nghiệp vụ lâu năm tại chi nhánh Đà Nẵng thông qua bảng hỏi thiết kế sẵn theo thang đo Likert 5 mức độ (từ 1 - Hoàn toàn không đồng ý đến 5 - Hoàn toàn đồng ý). Phiếu khảo sát gồm hai phần chính: Phần A (Thông tin cá nhân) và Phần B (Đánh giá của cán bộ nhân viên về các khâu trong quy trình giao nhận hàng FCL).
• Phương pháp phân tích và xử lý số liệu: Sử dụng phương pháp so sánh đối chiếu số liệu tuyệt đối và tương đối qua các năm (2021-2023) kết hợp phương pháp thống kê mô tả nhằm làm rõ xu hướng biến động doanh thu, cơ cấu lao động, cũng như phân tích tỷ lệ sai sót chứng từ phát sinh trong thực tế.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý thuyết và thực tiễn về quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển

Chương này trình bày hệ thống lý thuyết về hoạt động xuất khẩu, vận tải đường biển và dịch vụ giao nhận hàng FCL. Tác giả làm rõ các đặc trưng của container (tính bền vững, kích thước tiêu chuẩn, khả năng xếp dỡ chuyển đổi phương thức linh hoạt) và phân loại theo 5 nhóm công dụng chuẩn ISO: container bách hóa, container chở hàng rời (Dry Bulk), container bảo ôn/lạnh (Reefer), container bồn chứa chất lỏng/khí (Tank container), và container chuyên dụng (Special/Cattle container). Các loại chứng từ bắt buộc trong một bộ hồ sơ xuất khẩu đường biển được liệt kê chi tiết gồm: Hợp đồng thương mại, Commercial Invoice, Packing List, Booking Note, Bill of Lading (phân biệt Master Bill of Lading - MBL và House Bill of Lading - HBL), Shipping Instruction (SI), Xác nhận khối lượng toàn bộ (VGM), Tờ khai hải quan, Chứng nhận xuất xứ (C/O), Lệnh giao hàng (D/O), cùng các chứng thư hun trùng, kiểm dịch nếu mặt hàng yêu cầu.

Quy trình giao nhận hàng FCL bằng đường biển trên lý thuyết được tác giả chuẩn hóa qua 9 bước nghiệp vụ tuần tự:

1. Tiếp nhận thông tin từ chủ hàng (loại hàng, số lượng, quy cách, địa điểm đóng gói).
2. Lấy booking từ hãng tàu hoặc Co-loader và phát hành Bill of Lading nháp.
3. Kiểm tra tiêu chuẩn hàng hóa xuất khẩu.
4. Đóng hàng vào container và vận chuyển container hạ về bãi tập kết cảng.
5. Thực hiện thủ tục mở tờ khai và thông quan hải quan xuất khẩu.
6. Thanh lý bãi cảng và nhận vận đơn chính thức (B/L).
7. Xin cấp C/O và giấy chứng nhận kiểm dịch (nếu có).
8. Tập hợp và gửi bộ chứng từ cho nhà nhập khẩu nước ngoài.
9. Quyết toán chi phí và tiếp nhận, xử lý khiếu nại phát sinh.

Về mặt thực tiễn, số liệu thống kê 9 tháng đầu năm 2023 chỉ ra kim ngạch xuất khẩu hàng hóa Việt Nam đạt 259,67 tỷ USD, giảm 8,2% so với cùng kỳ năm 2022. Khu vực FDI chiếm ưu thế với 190,81 tỷ USD (73,5% tổng kim ngạch). Mỹ là thị trường xuất khẩu lớn nhất (70,9 tỷ USD), trong khi Trung Quốc là thị trường nhập khẩu lớn nhất (79,1 tỷ USD). Mặc dù các cảng nước sâu như CMIT (Cái Mép) và HICT (Lạch Huyện, Hải Phòng) đã lọt vào nhóm 50 cảng container lớn nhất thế giới, ngành logistics đường biển Việt Nam vẫn phải đối mặt với nhiều biến số bất lợi: xung đột Nga - Ukraine và căng thẳng Biển Đỏ đẩy giá dầu tăng cao; cước vận chuyển FCL đi thị trường Mỹ và EU tăng 20-30% trong năm 2023; thiếu hụt cục bộ vỏ container rỗng tại các cảng Hải Phòng, Cát Lái, Cái Mép; cùng tình trạng ùn ứ hạ tầng kết nối cảng biển và thủ tục hải quan kéo dài thời gian kiểm tra chuyên ngành.

Chương 2: Phân tích thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại Công ty TNHH Vận Tải Bách Việt-Chi nhánh Đà Nẵng

Chương 2 tập trung phân tích đơn vị khảo sát thực tế. Công ty TNHH Vận tải Bách Việt (BACHVIETGROUP) thành lập năm 2005 dưới sự điều hành của Tổng Giám đốc Cao Xuân Tùng. Chi nhánh Đà Nẵng được thành lập vào tháng 10/2014, có trụ sở chính tại Tầng 8-9 Tòa nhà G8 Golden (65 Hải Phòng, phường Thạch Thang, quận Hải Châu) và mở rộng văn phòng thứ hai vào tháng 11/2024 tại Tầng 8 Tòa nhà PVcomBank (214 đường 30 Tháng 4, Hải Châu). Mã số thuế chi nhánh là 0101668065-003.

Cột mốc thời gian	Sự kiện phát triển tiêu biểu của Công ty TNHH Vận tải Bách Việt
Năm 2005	Thành lập doanh nghiệp tại Hà Nội với quy mô khởi điểm 1 nhân viên.
Năm 2006	Khai trương văn phòng đại diện tại Hải Phòng và TP. Hồ Chí Minh.
Năm 2010	Thành lập chính thức Chi nhánh TP. Hồ Chí Minh, mở rộng phân khúc hàng khô và container lạnh.
Tháng 10/2014	Khai trương Chi nhánh Đà Nẵng; tổng doanh thu công ty đạt mốc gần 100 tỷ đồng.
Năm 2015	Thành lập BACH VIET GLOBAL định hướng đầu tư quốc tế.
Năm 2016	Đạt doanh thu 120 tỷ đồng; thành lập văn phòng tại Quy Nhơn phục vụ thị trường Nam Trung Bộ.
Năm 2017	Gia nhập Liên minh Vận tải Hàng hóa Thế giới (WCA) với mã định danh ID 94971.
Năm 2019	Khai trương văn phòng tại Cảng hàng không Quốc tế Nội Bài (Hà Nội).
Năm 2021	Được Ủy ban Hàng hải Liên bang Mỹ cấp chứng nhận công ty vận tải đa phương thức (FMC #030656).
Tháng 5/2022	Thành lập pháp nhân quốc tế BACH VIET SHIPPING (USA) LLC tại thị trường Mỹ.
Tháng 12/2022	Khai trương văn phòng tại Cảng hàng không Quốc tế Tân Sơn Nhất.
Năm 2023	Mở thêm hai văn phòng nội địa tại Lạng Sơn và Bắc Ninh; tập trung khai thác hàng xuất khẩu toàn cầu.
Năm 2024	Chính thức gia nhập Hiệp hội Vận tải Hàng không Quốc tế (IATA).

Doanh thu vận tải biển chiếm tới 70% tổng doanh thu của công ty. Riêng trong năm 2022, doanh nghiệp xử lý sản lượng vận chuyển trên 50.000 container kết nối với hơn 1.200 cảng biển và ICD quốc tế. Hệ thống nhà cung cấp vận tải biển của Bách Việt gồm các hãng tàu lớn (MSC, Maersk, TS Line, HMM, Yang Ming, SITC, ONE, Cosco, CMA CGM, Hapag-Lloyd, Evergreen, Wan Hai, Zim), các đơn vị Co-loader (Bee Logistics, Vincoship, Viet Link) và đối tác gom hàng lẻ LCL (AT ASIA, Quanterm, ShipCo, Interlogs, ECU, VFRACHT, VVMV). Mạng lưới đại lý toàn cầu gồm 350 đại lý tại gần 150 quốc gia, tiêu biểu như 26 đại lý tại Trung Quốc, 8 tại Nhật Bản, 4 tại Hàn Quốc, 4 tại Thái Lan, 3 tại Ấn Độ, 2 tại Malaysia, 2 tại Đức.

Cơ cấu khách hàng của công ty được phân tách thành 3 nhóm:

• Khách hàng Normal: Giao dịch không thường xuyên (1-2 lô/tháng), mức công nợ kiểm soát tối thiểu 300 triệu đồng.
• Khách hàng General: Chiếm tỷ trọng số lượng lớn nhất, giao dịch định kỳ đều đặn.
• Khách hàng VIP: Tần suất đi hàng lớn hoặc giá trị lô hàng cao (ví dụ: Tập đoàn Hòa Phát, Bitexco Nam Long, Sơn Hà, Petrolimex, Nagakawa).

Tại Đà Nẵng, công ty chịu sự cạnh tranh trực tiếp từ các đơn vị logistics lâu năm như Công ty Cổ phần Transimex - Chi nhánh Đà Nẵng, Bee Logistics (hơn 900 nhân sự toàn hệ thống), Melody Logistics (hơn 14 năm kinh nghiệm), và Công ty TNHH Tiếp Vận Đông Dương.

Khi thực hiện dịch vụ giao nhận xuất khẩu FCL, chi nhánh Đà Nẵng sử dụng phần mềm ECUS5 để truyền dữ liệu khai báo hải quan, lập phiếu xác nhận khối lượng VGM, đổi phiếu tiếp nhận container rỗng, kiểm tra đối chiếu B/L nháp (MBL/HBL), lấy mã vạch hải quan trực tuyến, thanh toán chi hộ hãng tàu và phát hành Giấy báo nợ (Debit Note) cho khách hàng. Qua khảo sát nội bộ, bên cạnh các ưu điểm về thời gian xử lý thông quan nhanh và duy trì mạng lưới đại lý rộng, quy trình xuất khẩu FCL bộc lộ một số hạn chế: lịch trình điều phối đội xe kéo container đôi lúc thiếu linh hoạt dẫn đến phát sinh chi phí lưu ca bãi; tỷ lệ sai lệch thông tin trên B/L nháp giữa chứng từ khách hàng cung cấp và lệnh hãng tàu còn xảy ra; khâu vào sổ tàu và thanh lý tờ khai tại cảng bị dồn ứ giờ cao điểm; tính đồng bộ thông tin chứng từ chuyển giao giữa bộ phận kinh doanh (Sales), bộ phận chứng từ (CUS) và bộ phận hiện trường (OPS) chưa tuyệt đối thông suốt.

Chương 3: Định hướng và đề xuất giải pháp hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển tại Công ty TNHH Vận Tải Bách Việt- Chi nhánh Đà Nẵng

Trên cơ sở nhận diện các điểm nghẽn tác nghiệp, tác giả xây dựng 4 nhóm giải pháp cụ thể:

1. Hoàn thiện lịch trình và quản lý hiệu quả đội xe: Nâng cao năng lực giám sát và điều động đội ngũ xe đầu kéo kéo container; xây dựng kế hoạch nhận lệnh giao cont rỗng và hạ bãi cảng theo khung giờ lệch đỉnh nhằm tránh tình trạng ùn tắc tại cổng cảng Tiên Sa/Đà Nẵng, từ đó tối ưu hóa chi phí nhiên liệu và hạn chế tối đa phí phạt lưu ca xe.
2. Hoàn thiện quy trình kiểm tra và xác nhận B/L nháp chặt chẽ: Thiết lập danh mục kiểm tra (checklist) chuẩn hóa dữ liệu giữa bộ phận chứng từ (CUS) và chủ hàng trước khi xác nhận Draft B/L cho hãng tàu. Các thông tin về số seal, số container, tên hàng, mã HS, trọng lượng trên VGM và Invoice/Packing List phải được rà soát chéo nhằm giảm thiểu chi phí sửa đổi vận đơn (amendment fee) sau khi tàu chạy.
3. Nâng cao năng lực nhân sự và hoàn thiện quy trình thanh lý tờ khai và vào sổ tàu: Tổ chức các chương trình đào tạo nghiệp vụ chuyên sâu cho nhân viên hiện trường (OPS) về cập nhật quy định chính sách hải quan điện tử; tối ưu hóa thao tác quét mã vạch và đối chiếu tờ khai thông quan để đẩy nhanh tốc độ vào sổ tàu tại bộ phận giám sát cảng, đảm bảo hàng không bị rớt tàu (roll tàu).
4. Tăng cường sự phối hợp và thống nhất giữa các bộ phận trong quá trình chuyển giao chứng từ: Thiết lập luồng trao đổi dữ liệu tác nghiệp thống nhất giữa Sales, Pricing, CUS và Kế toán; số hóa quy trình chuyển giao chứng từ chi hộ và phát hành Debit Note để hạn chế độ trễ thanh toán, đồng thời tăng cường trách nhiệm giải trình giữa các khâu hiện trường và văn phòng.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đạt được các kết quả nghiên cứu cụ thể gắn với dữ liệu thực tế:

• Tổng hợp và phản ánh bức tranh phát triển của Công ty TNHH Vận tải Bách Việt qua 20 năm, từ một công ty khởi đầu năm 2005 với 1 nhân sự phát triển thành tổ chức vận tải nắm giữ chứng nhận quốc tế của WCA (2017), FMC Hoa Kỳ (2021), và IATA (2024), duy trì mạng lưới 350 đại lý tại gần 150 quốc gia và xử lý trên 50.000 container/năm (số liệu năm 2022).
• Khảo sát thực trạng quy trình tác nghiệp FCL thực tế tại Chi nhánh Đà Nẵng giai đoạn 2021-2023, từ bước tiếp nhận thông tin, cấp booking, khai báo ECUS5, kiểm soát VGM, cấp lệnh cont rỗng, đến thanh lý hải quan và đối soát Debit Note.
• Xác định nguyên nhân gây sai sót chứng từ và chậm trễ tiến độ làm hàng dựa trên kết quả điều tra sơ cấp đánh giá ý kiến của cán bộ nhân viên nội bộ chi nhánh theo thang đo 5 mức độ.
• Hệ thống hóa 4 nhóm giải pháp kỹ thuật có tính ứng dụng cao đối với một đơn vị forwarder cấp chi nhánh: quản lý đội xe kéo, kiểm soát sai lệch B/L nháp, chuẩn hóa thao tác hiện trường khi thanh lý tờ khai/vào sổ tàu, và tối ưu quy trình phối hợp liên phòng ban.

Đóng góp của khóa luận thể hiện ở việc tác giả không dừng lại ở mô tả quy trình thuần túy mang tính lý thuyết mà đã đi sâu giải phẫu từng bước tác nghiệp chứng từ thực tế phát sinh tại chi nhánh Đà Nẵng, gắn liền với các công cụ khai báo chuyên dụng (ECUS5) và biểu mẫu thực tế của doanh nghiệp.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận phản ánh một số điểm giới hạn nhất định:

• Dữ liệu nghiên cứu và phạm vi thời gian bị giới hạn trong giai đoạn 3 năm (2021-2023) tại địa bàn Chi nhánh Đà Nẵng; do hạn chế về thời gian thực tập và nguồn lực tiếp cận thông tin, một số chỉ tiêu tài chính chi tiết của chi nhánh chưa được mở rộng phân tích chuyên sâu đa chiều.
• Mẫu khảo sát sơ cấp đánh giá quy trình tập trung chủ yếu vào nhân sự nội bộ chuyên môn của công ty, chưa mở rộng lấy ý kiến phản hồi độc lập từ phía các khách hàng chủ hàng (shippers) và các hãng tàu đối tác.

Hướng nghiên cứu tiếp theo:

• Mở rộng phân tích đánh giá quy trình giao nhận đường biển đối với các phân khúc chuyên biệt khác của công ty như hàng lẻ gom (LCL) và hàng container lạnh (Reefer container).
• Nghiên cứu mô hình kết hợp phương thức vận tải đa phương thức (đường bộ xuyên biên giới kết hợp đường biển) trên toàn hệ thống mạng lưới văn phòng của tập đoàn Bách Việt.

Giá trị tham khảo

Tài liệu khóa luận cung cấp giá trị tham khảo thiết thực cho các đối tượng:

• Sinh viên chuyên ngành Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng, Kinh tế đối ngoại, và Thương mại quốc tế: Tham khảo phương pháp tiếp cận quy trình tác nghiệp giao nhận hàng container FCL thực tế, bộ chứng từ vận tải biển tiêu chuẩn (Booking confirmation, B/L nháp, VGM, Tờ khai ECUS5, Debit Note), và cách thức triển khai khảo sát nội bộ trong một doanh nghiệp forwarder.
• Cán bộ nghiệp vụ chứng từ (CUS) và hiện trường (OPS) mới gia nhập ngành: Nắm bắt chi tiết các bước tác nghiệp chuẩn từ khâu mượn cont rỗng, hạ bãi, thông quan hải quan đến thanh lý vào sổ tàu để phòng ngừa rủi ro sai sót thông tin vận đơn.
• Các doanh nghiệp forwarder quy mô vừa và nhỏ: Tham khảo mô hình phân nhóm khách hàng (Normal, General, VIP) và kinh nghiệm thiết lập tiêu chí quản trị đối tác, điều phối đội xe tại các chi nhánh khu vực miền Trung.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Vận tải Bách Việt phân loại khách hàng theo những nhóm đối tượng nào? Công ty phân loại khách hàng thành 3 nhóm: Nhóm Normal (khách hàng phát sinh đơn hàng không thường xuyên, từ 1 đến 2 lô/tháng, duy trì mức nợ tối thiểu 300 triệu đồng); Nhóm General (nhóm chiếm tỷ trọng số lượng lớn nhất, sử dụng dịch vụ đều đặn định kỳ); và Nhóm VIP (số lượng ít nhưng đóng góp doanh thu lớn, thực hiện các lô hàng giá trị cao hoặc tần suất rất lớn như Hòa Phát, Bitexco Nam Long, Sơn Hà, Petrolimex, Nagakawa).

2. Tác giả khóa luận mô tả quy trình giao nhận hàng FCL đường biển gồm những bước cơ bản nào? Theo tổng kết của tác giả, quy trình gồm 9 bước tác nghiệp:

1. Tiếp nhận thông tin lô hàng từ người gửi;
2. Lấy booking từ hãng tàu hoặc Co-loader và lập B/L nháp;
3. Kiểm tra chất lượng, số lượng hàng xuất khẩu;
4. Đóng hàng vào container và chuyển về bãi cảng tập kết;
5. Đăng ký mở tờ khai hải quan xuất khẩu;
6. Thanh lý bãi cảng và nhận vận đơn chính thức (B/L);
7. Đăng ký cấp C/O và giấy chứng nhận kiểm dịch (nếu có yêu cầu);
8. Chuyển giao bộ chứng từ xuất khẩu cho nhà nhập khẩu;
9. Quyết toán chi phí dịch vụ và tiếp nhận khiếu nại.

3. Doanh nghiệp sử dụng phần mềm và các chứng từ chuyên ngành nào trong quá trình làm thủ tục hải quan và điều hành lô hàng xuất khẩu FCL? Doanh nghiệp sử dụng phần mềm ECUS5 để đăng ký và truyền tờ khai xuất khẩu hải quan điện tử; đồng thời quản lý các chứng từ nghiệp vụ gồm Phiếu tiếp nhận container rỗng, Phiếu xác nhận khối lượng toàn bộ (VGM), Vận đơn đường biển nháp (Draft B/L), Tờ khai hải quan có mã vạch thông quan, Hóa đơn Bách Việt chi hộ, và Giấy báo nợ (Debit Note).

4. Những tổ chức quốc tế và đối tác vận tải biển tiêu biểu nào đang hợp tác với Bách Việt? Bách Việt là thành viên của Liên minh Vận tải Hàng hóa Thế giới WCA (ID 94971), Hiệp hội Vận tải Hàng không Quốc tế IATA, có chứng chỉ vận tải đa phương thức của FMC Hoa Kỳ (#030656); hợp tác trực tiếp với các hãng tàu như EMC, YML, Cosco, SITC, ONE, Sealand, MSC, Maersk, TS Line, HMM, CMA CGM, Hapag-Lloyd, Evergreen, Wan Hai, Zim; các Co-loader như Bee Logistics, Vincoship, Viet Link; và các bên gom hàng lẻ như AT ASIA, Quanterm, ShipCo, Interlogs, ECU, VFRACHT, VVMV.

5. Các giải pháp trọng tâm mà tác giả đề xuất để hoàn thiện quy trình giao nhận FCL tại Chi nhánh Đà Nẵng là gì? Tác giả đề xuất 4 nhóm giải pháp:

• Hoàn thiện kế hoạch điều động và quản lý lịch trình đội xe kéo nhằm giảm chi phí lưu bãi.
• Chuẩn hóa quy trình đối chiếu và kiểm tra B/L nháp trước khi chốt hãng tàu để giảm lỗi thông tin.
• Nâng cao trình độ nghiệp vụ cho nhân viên hiện trường (OPS) nhằm đẩy nhanh tiến độ thanh lý tờ khai và vào sổ tàu, hạn chế nguy cơ rớt tàu.
• Hoàn thiện cơ chế phối hợp và chia sẻ dữ liệu chứng từ thông suốt giữa các bộ phận Sales, CUS, OPS và Kế toán.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Trần Thị Quỳnh Như đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý thuyết, khung pháp lý và quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển. Bằng việc kết hợp phương pháp thống kê mô tả và khảo sát nội bộ, đề tài đã làm rõ thực trạng tác nghiệp, năng lực mạng lưới đối tác và các điểm nghẽn nghiệp vụ còn tồn tại tại Công ty TNHH Vận tải Bách Việt - Chi nhánh Đà Nẵng giai đoạn 2021-2023. Hệ thống 4 nhóm giải pháp do tác giả đề xuất bám sát thực tiễn điều hành dịch vụ forwarder, mang lại giá trị tham khảo thiết thực cho công tác hoàn thiện quy trình giao nhận xuất khẩu đường biển tại đơn vị.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ THỰC TIỄN VỀ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 1.1 Cơ sở lý thuyết về quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển 1.1 Khái niệm, đặc điểm và vai trò của xuất khẩu 1.1 Khái niệm xuất khẩu Theo quy định tại Điều 28 Luật thương mại (2005): “Xuất khẩu hàng hóa là việc hàng hóa được đưa ra khỏi lãnh thổ Việt Nam được coi là khu vực hải quan riêng theo quy định của pháp luật”[3]. Xuất khẩu là hoạt động bán hàng hóa ra nước ngoài, giữa các quốc gia sẽ sử dụng chung một đồng tiền để thanh toán. Nó không chỉ hành động riêng lẻ mà đó là một tổ chức cả bên trong và bên ngoài nhằm mang lại lợi nhuận, thúc đẩy sản xuất góp phần tăng trưởng nền kinh tế giữa các quốc gia đó 1.2 Đặc điểm xuất khẩu Xuất khẩu là hoạt động phức tạp so với hoạt động kinh doanh trong nước. Hoạt động xuất khẩu có những đặc điểm sau: - Hoạt động xuất khẩu chịu sự điều chỉnh của nhiều nguồn luật như: Điều ước quốc tế, Quản lý Ngoại thương, Luật Hải quan, Hàng hải, Thương mại vận tải, tập quán Thương mại quốc tế -Các phương thức thanh toán trong xuất khẩu rất đa dạng: nhờ thu, thư tín dụng, hàng đổi hàng…Tùy vào việc thỏa thuận giữa người mua và người bán -Tiền tệ trao đổi giữa các nước thường là những ngoại tệ mạnh và có sức chuyển đổi cao như: USA, Bảng Anh, EUR, CAD, … -Tùy vào thỏa thuận giữa 2 bên mà có nhiều điều kiện giao hàng phổ biến là xuất khẩu theo điều kiện FOB, CIF, EXW, DAP, … -Kinh doanh xuất khẩu phụ thuộc rất nhiều vào kiến thức kinh doanh, trình độ quản lý cũng như trình độ nghiệp vụ Logistics, Ngoại thương cao, phải có sự nhanh nhạy để nắm bắt các thông tin -Trong hoạt động xuất khẩu thường có thể xảy ra nhiều rủi ro về hàng hóa mà người bán, người mua và các Công ty giao nhận không thể biết trước được.

Vì thế phải 5 có sự nhanh nhạy để có thể đưa ra những giải pháp đề phòng rủi ro là có thể mua bảo hiểm tương ứng -Xuất khẩu là cơ hội giúp các doanh nghiệp giữa các quốc gia hợp tác lâu dài, có ảnh hưởng trực tiếp đến quan hệ kinh tế- chính trị của các nước, góp phần phát triển kinh tế đối ngoại 1.3 Vai trò của xuất khẩu Để bắt kịp xu hướng toàn cầu hóa cùng với việc hội nhập kinh tế giữa các quốc gia càng làm nổi bật lên vai trò hết sức quan trọng của hoạt động xuất khẩu. Ngoài những vai trò tương tự như hoạt động buôn bán nội địa trong nước như cung cấp sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ…thì xuất khẩu còn có những vai trò đặc biệt như: -Mang lại doanh thu cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tăng doanh thu bán hàng hơn so với việc phải bó hẹp trong một quốc gia. Ngoài ra giúp doanh nghiệp có thể đa dạng hóa thị trường từ đó tạo dựng thương hiệu trên khắp thị trường quốc tế tạo ra nguồn thu ổn định và khẳng định vị thế trên thị trường. -Xuất khẩu mang lại nguồn ngoại tệ cho quốc gia, giúp cân bằng cán cân thương mại và ngoại tệ này có thể sử dụng để nhập khẩu hàng hóa cần thiết, trả nợ nước ngoài hoặc đầu tư vào các dự án phát triển.