Chương I: Tổng quan về vấn đề cần nghiên cứu Chương II: Cơ sở lý luận về quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển. Chương III: Phân tích thực trạng quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh. Chương IV: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh. 5 CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI DOANH NGHIỆP VẬN CHUYỂN HÀNG HÓA QUỐC TẾ.
Khái quát về dịch vụ nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển 2. Khái niệm về dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế Theo luật thương mại 1997: “Giao nhận hàng hóa là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa từ người gửi, tổ chức việc vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự ủy thác của chủ hàng, của người vận tải, hoặc của người làm dịch vụ giao nhận khác.” Theo quy tắc mẫu của FIATA về dịch vụ giao nhận: “Dịch vụ giao nhận được định nghĩa như là bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, nhập chứng từ liên quan đến hàng hóa” => Trong xu thế thương mại toàn cầu hóa cùng với sự phát triển nhiều hình thức vận tải mới trong những thập niên qua. Ngày nay, người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa giữ vai trò quan trọng trong vận tải và buôn bán quốc tế. Những dịch vụ người giao nhận thực hiện không chỉ dừng lại ở các công việc cơ bản truyền thống như đặt chỗ đóng hàng, nơi dùng để kiểm tra hàng hóa, giao nhận hàng hóa mà còn thực hiện những dịch vụ chuyên nghiệp hơn tư vấn chọn tuyến đường vận chuyển, chọn tàu vận tải, đóng gói bao bì hàng hóa,… 2.
Khái niệm về dịch vụ nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển Nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng biển là quá trình tiếp nhận hàng hóa từ quốc gia này đến quốc gia khác thông qua đường biển. Trong quá trình này, hàng hóa được vận chuyển bằng tàu biển và được kiểm tra tại cảng biển để đảm bảo tính an toàn và chất lượng của sản phẩm. Quá trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng biển bao gồm các bước: Tiếp nhận thông tin hàng hóa; chuẩn bị chứng từ; Thủ tục hải quan; Vận chuyển hàng hóa; Xử lý hàng hóa tại cảng biển; Thanh toán chi phí; Vận chuyển hàng hóa đến địa điểm nhận. Quá trình nhận hàng này là một phần quan trọng của hoạt động 6 xuất nhập khẩu và đòi hỏi sự chuyên nghiệp, kỹ năng và kinh nghiệm của các đơn vị và cá nhân liên quan.
Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại doanh nghiệp doanh nghiệp. Khái niệm quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển. Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển là một hoạt động có chức năng quản trị nhằm điều tiết dòng vận chuyển của hàng hóa trên những tuyến đường biển từ nơi giao hàng hóa đến nơi nhận hàng hóa thông qua các hoạt động lập kế hoạch, tổ chức nhận hàng, giám sát và điều hành quy trình nhận hàng hóa quốc tế. Lập kế hoạch: Là sự tính toán thiết lập các mục tiêu, xác định nội dung công việc, phân bố các nguồn lực tại công ty giao nhận vận chuyển để thực hiện mục tiêu đã đề ra.
Tổ chức thực hiện: Là việc thực hiện toàn bộ các công việc của quá trình nhận hàng nhập khẩu như: Nắm tình hình hàng hóa và phương tiện vận tải, chuẩn bị chứng tử nhận hàng, tổ chức nhận hàng và quyết toán. Giám sát quy trình nhận hàng: Là hoạt động nhận dạng, theo dõi mọi hoạt động gắn liền với quá trình từ khi có nhu cầu vận chuyển đến khi hàng hóa đã được giao cho người nhận hàng và thanh toán các loại chi phí liên quan, nhằm nhận dạng hành động cần làm và thời điểm cần hành động. Điều hành quy trình nhận hàng: Là việc đẻ ra và thực hiện những quy định của những vấn đề không tính trước phát sinh trong quá trình tổ chức thực hiện nhận hàng. Vai trò quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty giao nhận.
Đối với chủ hàng: Thực hiện tốt việc quản trị nhận hàng, giúp cho việc thực hiện kế hoạch kinh doanh được diễn ra thuận lợi, hàng hóa được giao đi đúng thời hạn, đảm bảo giao hàng theo quy định của hợp đồng, thu về lợi nhuận. Đối với người giao nhận: Thực hiện tốt việc quản trị giao nhận hàng hóa quốc tế, nhận hàng hóa đúng thời hạn, đủ số lượng, đảm bảo yêu cầu trong hợp đồng với các bên liên quan, đảm bảo kế hoạch sản xuất kinh doanh. 7 Đối với người vận chuyển: Thực hiện tốt quản trị giao nhận hàng hóa quốc tế, hoàn thành hợp đồng vận chuyển, nâng cao uy tín của doanh nghiệp và thu được lợi nhuận. Nội dung quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty giao nhận.
Lập kế hoạch nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Kế hoạch nhận hàng nhập khẩu được người giao nhận xây dựng dựa trên mối quan hệ công việc giữa chủ hàng nhập khẩu, người giao nhận và người vận tải. Nội dung kế hoạch có thể bao gồm các vấn đề về mục tiêu doanh số, về thị trường, các công việc cần thực hiện, thời gian thực hiện, phương án về nhân sự, phương án về chi phí và phương án về cơ sở vật chất kỹ thuật Liên quan đến kế hoạch tổ chức nhận hàng nhập khẩu: Bao gồm các công việc như nắm tình hình hàng hoá và phương tiện vận tải, chuẩn bị chứng từ nhận hàng nhập khẩu, nhận hàng hoá tại địa điểm quy định, quyết toán chi phí. => Cung cấp dịch vụ giao nhận vận chuyển là một quá trình diễn ra phức tạp, cần phải phối hợp một cách bài bản giữa các bộ phận trong và ngoài DN. Chính vì thế hoạt động lập kế hoạch là điều vô cùng quan trọng, giúp cho hàng hóa được giao đúng thời gian và nhà quản trị dễ dàng hơn trong việc đưa ra quyết định của mình.
Tổ chức thực hiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Bước 1: Nắm bắt tình hình chuẩn bị hàng hóa và phương tiện vận tải. Trước khi tiến hành nhận hàng, người nhận cần phải nắm bắt tình hình chuẩn bị hàng hóa và phương tiện vận tải. Cụ thể, phải kiểm tra thông tin về lô hàng, ngày giờ xuất bến của phương tiện vận chuyển, hãng vận tải và các yêu cầu khác của người xuất hàng. Sau đó, yêu cầu khách hàng gửi một số giấy tờ chính, bao gồm: Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice); Hợp đồng thương mại (Sale contract); Bill of lading; Packing list.
Bước 2: Chuẩn bị chứng từ nhận hàng nhập khẩu. - Bên giao nhận nhận pre-alert và bản chụp chứng từ từ đại lý nước ngoài, in chứng từ ra, kiểm tra đối chiếu MBL/ HBL các chi tiết có khớp nhau không ( POL, POD, Seal, Shipping mark, Description of goods, G. Nếu có khác 8 biệt thì viết mail báo ngay cho đại lý, yêu cầu họ kiểm tra chi tiết trên MBL đúng hay HBL đúng và chỉnh sửa bill để nộp Manifest. - Trước ngày tàu đến, hãng hoặc Co-loader sẽ gửi giấy báo hàng đến (Arrival notice), Trên A/N mà hãng tàu hay Co-loader gửi thường có thông báo số cước và các Local charges phải nộp.
Kiểm tra xem tiền cước Collect có khớp với Pre-alert của đại lý không. Dựa trên A/N của hãng vận chuyển để gửi A/N cho khách hàng. - Nắm tình hình hoặc thay mặt chủ hàng mang vận đơn gốc và giấy giới thiệu đến hãng vận chuyển để lấy lệnh giao hàng (D/O) và đóng lệ phí. - Người nhập khẩu chuẩn bị các chứng từ phục vụ cho việc khai báo và thông quan hải quan như hợp đồng, hóa đơn, phiếu đóng gói, vận đơn gốc, chứng nhận hun trùng, chứng nhận kiểm dịch, chứng nhận xuất xứ,… Buớc 3: Nhận hàng hóa tại địa điểm quy dịnh.
Ở bước này, cần có sự phối hợp giữa người giao nhận và người nhập khẩu để thực hiện các công việc: - Khai báo và thông quan hàng hóa nhập khẩu. Người giao nhận có thể khai báo dưới tên của chủ hàng hoặc dưới tên chính mình (đại lý khai báo hải quan). Nếu hàng hóa bị phân vào luồng đỏ cần phối hợp với cán bộ hải quan để kiểm tra thực tế hàng hóa; - Tiến hành kiểm nghiệm, giám định nếu cần và lấy giấy chứng nhận hay biên bản thích hợp; - Nhận hàng nhập khẩu từ người vận chuyển thực tế: + Đối với vận chuyển đường biển, hàng đóng trong container, gửi hàng nguyên (FCL/FCL) Người giao nhận mang D/O cùng bộ chứng từ nhận hàng đến văn phòng quản lí tại cảng để xác nhận D/O và đối chiếu với Manifest tại Hải quan giám sát cảng. Sau khi đối chiếu xong cần đến bãi, tìm vị trí container và đế phòng Điều độ của cảng nộp phí lưu kho, phí xếp dỡ container, nộp biên lai thanh toán để đổi lấy phiếu xuất kho cho phép hàng rời cảng.
Trường hợp mang container về kho riêng cần làm đơn gửi hàng mượn container, sau khi rút hàng thì phải trả container về cảng. 9 Trường hợp dỡ hàng ngay tại cảng cần có lệnh điều động công nhân dỡ hàng khỏi container và xếp hàng lên phương tiện vận chuyển. Hoàn tất quá trình nhận hàng khi kiểm tra hàng hóa và hồ sơ hải quan đã đầy đủ. + Đối với vận chuyển đường biển, hàng đóng trong container, gửi hàng lẻ (LCL/LCL) Đối với hàng lẻ, người giao nhận cần mang vận đơn gốc hoặc vận đơn gom hàng đến hãng tàu hoặc đại lí của người gom hàng lấy D/O.
Sau khi xác nhận, đối chiếu D/O thì mang đến thủ kho nhận phiếu xuất kho, sau đó mang chứng từ đến kho CFS để nhận hàng. Người giao nhận nhận bộ chứng từ do người bán gửi cho người nhập khẩu thông qua ngân hàng. Người giao nhận trình vận đơn cho cho hãng tàu để nhận được ba bản lệnh giao hàng. Tiếp theo, cần nộp hồ sơ xin đăng kí kiểm hóa hải quan và nhận thông báo sẵn sàng dỡ hàng của tàu.
Nhân viên giao nhận cần có mặt cùng đại diện của cơ quan liên quan khi mở hầm tàu để kiểm tra tình trạng hàng hóa.