Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu tại Công ty CP Tiếp Vận Quốc Tế Rồng Xanh

Tìm hiểu quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu tại Công ty CP Tiếp Vận Quốc Tế Rồng Xanh. Phân tích chi tiết và giải pháp tối ưu hóa quy trình.

• Trường học: Không có thông tin
• Chuyên ngành: Không có thông tin
• Đề tài: Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu tại Công ty CP Tiếp Vận Quốc Tế Rồng Xanh
• Loại tài liệu: Báo cáo thực tập
• Năm xuất bản: Không có thông tin
• Địa điểm: Hồ Chí Minh

Mục lục chi tiết

• LỜI CAM KẾT
• TRÍCH YẾU
• LỜI CẢM ƠN
• NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP
• NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN
• DANH MỤC HÌNH ẢNH, BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ
• DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
• NHẬP ĐỀ
• 0.1. Lý do chọn đề tài
• 0.2. Kết cấu báo cáo thực tập
• 1. CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT
• 1.1. Khái niệm về giao nhận hàng hóa nhập khẩu
• 1.2. Các bước cơ bản trong quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu
• 1.3. Các bên tham gia trong quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu
• 2. CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CP TIẾP VẬN QUỐC TẾ RỒNG XANH
• 2.1. Giới thiệu tổng quát
• 2.2. Cơ cấu tổ chức
• 2.3. Dịch vụ cung cấp
• 2.4. Đối tác và đối thủ cạnh tranh
• 2.5. Kết quả hoạt động kinh doanh trong 3 năm gần đây (2021-2023)
• 3. CHƯƠNG 3: QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CP TIẾP VẬN QUỐC TẾ RỒNG XANH
• 3.1. Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu
• 3.2. Phân tích quy trình thực hiện chứng từ giao nhận hàng hóa nhập khẩu tại Công Ty Cp Tiếp Vận Quốc Tế Rồng Xanh
• 3.2.1. Nhận và kiểm tra chứng từ
• 4. CHƯƠNG 4: CÁC GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT
• 4.1. Tự động hóa quy trình
• 4.2. Đào tạo nhân viên
• 4.3. Triển khai hệ thống quản lý tài liệu điện tử (Document Management System - DMS)
• TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Tổng Quan Quy Trình Giao Nhận Hàng Hóa Nhập Khẩu Rồng Xanh

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế, đặc biệt khi Việt Nam là thành viên WTO, các doanh nghiệp sản xuất và xuất nhập khẩu hàng hóa ngày càng phát triển. Công ty CP Tiếp Vận Quốc Tế Rồng Xanh ra đời để đáp ứng nhu cầu này, cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế. Quy trình giao nhận đóng vai trò quan trọng, giúp doanh nghiệp tự tin cạnh tranh trên thị trường. Báo cáo này tập trung phân tích và đề xuất giải pháp tối ưu hóa quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu tại Rồng Xanh Logistics, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động. Theo tài liệu gốc, Rồng Xanh ra đời trong bối cảnh đất nước đang chuyển mình mạnh mẽ hội nhập kinh tế quốc tế, và loại hình kinh doanh dịch vụ này đã thực sự đưa công ty vươn lên. Nhận thức được tầm quan trọng trong khâu giao nhận của hoạt động lĩnh vực giao nhận hàng hóa quốc tế, Rồng Xanh đã không ngừng nỗ lực cải tiến quy trình của mình.

1.1. Khái Niệm và Vai Trò của Giao Nhận Hàng Hóa Nhập Khẩu

Giao nhận hàng hóa nhập khẩu là quá trình tổ chức và thực hiện các hoạt động liên quan đến vận chuyển hàng hóa từ nước ngoài về Việt Nam, bao gồm thủ tục hải quan và các dịch vụ liên quan. Các công ty giao nhận đóng vai trò quan trọng trong việc giảm thiểu rủi ro, tiết kiệm thời gian và chi phí, đảm bảo chất lượng dịch vụ cho khách hàng. Theo cơ sở lý thuyết, việc giao nhận hàng hóa nhập khẩu giúp khách hàng giảm thiểu tối đa nhất các rủi ro liên quan đến quá trình nhập khẩu hàng hoá, như thủ tục hải quan, thủ tục liên quan đến vận chuyển và thủ tục hàng hoá.

1.2. Các Bên Liên Quan Trong Quy Trình Giao Nhận Nhập Khẩu

Trong quy trình giao nhận hàng hóa, nhiều bên liên quan tham gia để đảm bảo vận chuyển suôn sẻ. Bao gồm: người gửi hàng, người nhận hàng, công ty giao nhận (Rồng Xanh Logistics), hãng vận tải, và cơ quan hải quan. Mỗi bên có vai trò và trách nhiệm riêng, phối hợp nhịp nhàng để hoàn thành quá trình. Cần có sự phối hợp nhịp nhàng giữa người gửi hàng (Shipper), người nhận hàng (Consignee), công ty giao nhận (Forwarder), hãng vận tải và Hải quan để đảm bảo quá trình vận chuyển suôn sẻ.

II. Phân Tích Thách Thức Giao Nhận Nhập Khẩu tại Rồng Xanh Hiện Nay

Mặc dù Rồng Xanh Logistics đã xây dựng quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu, vẫn còn tồn tại những thách thức cần giải quyết. Các vấn đề như thủ tục hải quan phức tạp, thời gian giao hàng kéo dài, chi phí phát sinh, và rủi ro trong quá trình vận chuyển ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động. Việc phân tích các thách thức này giúp đưa ra giải pháp phù hợp. Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt, việc liên tục cải tiến và tối ưu hóa quy trình là yếu tố then chốt để duy trì và phát triển. Các đối thủ cạnh tranh trong và ngoài nước đang áp dụng mạng lưới vận chuyển toàn cầu cũng như công nghệ kỹ thuâth tiên tiến nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh.

2.1. Các Vấn Đề Thường Gặp trong Thủ Tục Nhập Khẩu

Thủ tục nhập khẩu phức tạp với nhiều quy định và yêu cầu khác nhau gây khó khăn cho doanh nghiệp. Các vấn đề thường gặp bao gồm: khai báo hải quan sai sót, thiếu chứng từ, chậm trễ trong kiểm tra hàng hóa, và thay đổi chính sách. Việc hiểu rõ và tuân thủ quy định là yếu tố then chốt để tránh rủi ro và chi phí phát sinh. Để có thể tiến hành khai báo hải quan, cần phải chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau: Hợp đồng thương mại (Sales Contract), Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Phiếu đóng gói (Packing List), Vận đơn (Bill of Lading), Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa C/O (nếu có), Giấy phép nhập khẩu (nếu có), Các chứng từ khác.

2.2. Ảnh Hưởng Của Thời Gian Giao Nhận Đến Hiệu Quả Kinh Doanh

Thời gian giao nhận hàng hóa kéo dài ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh, làm tăng chi phí lưu kho, chậm trễ sản xuất, và giảm khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Việc tối ưu hóa thời gian giao nhận là yếu tố quan trọng để nâng cao năng lực cạnh tranh. Nhà nước ta đã tạo điều kiện đơn giản hóa các thủ tục, chính sách minh bạch, thông thoáng hàng hóa… Việc thu hút đầu tư nước ngoài từ nguồn lao động khá dồi dào, nhân công trẻ - từ đó tạo điều kiện giải quyết việc làm cho người dân và một phần nào đó các tệ nạn xã hội sẽ giảm bướt đi.

2.3. Quản Lý Rủi Ro Trong Quá Trình Vận Tải Quốc Tế

Quá trình vận tải quốc tế tiềm ẩn nhiều rủi ro như: mất mát, hư hỏng hàng hóa, chậm trễ, và các vấn đề pháp lý. Quản lý rủi ro hiệu quả giúp giảm thiểu thiệt hại và bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp. Các biện pháp phòng ngừa và xử lý rủi ro cần được xây dựng và triển khai. Trong bối cảnh hội nhập kinh tế thế giới, đặc biệt Việt Nam đã tạo trở thành thành viên của tổ chức Thương Mại Thế Giới (WTO) đã từng bước phát huy vai trò tạo điều kiện hổ trợ cho các doanh nghiệp từng bước sản xuất ra nhiều chủng loại hàng hóa dồi dào, đa dạng, phong phú tạo điều kiện thu hút các nhà đầu tư vào Việt Nam.

III. Giải Pháp Tối Ưu Quy Trình Nhập Khẩu Rồng Xanh Logistics

Để giải quyết các thách thức trên, Rồng Xanh Logistics cần triển khai các giải pháp đồng bộ, tập trung vào cải tiến quy trình, ứng dụng công nghệ, và nâng cao năng lực nhân viên. Các giải pháp này giúp tối ưu hóa quy trình nhập khẩu, giảm chi phí, và nâng cao chất lượng dịch vụ. Tự động hóa quy trình, đào tạo nhân viên và triển khai hệ thống quản lý tài liệu điện tử (Document Management System - DMS) là những giải pháp cần được ưu tiên. Các đối thủ cạnh tranh trong và ngoài nước đã và đang áp dụng mạng lưới vận chuyển toàn cầu cũng như công nghệ kỹ thuâth tiên tiến nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh. Tuy nhiên, Công Ty Cp Tiếp Vận Quốc Tế Rồng Xanh luôn tập trung vào việc cải tiến dịch vụ, xây dựng mối quan hệ khách hàng bền vững và áp dụng các giải pháp sáng tạo để duy trì vị thế trên thị trường.

3.1. Ứng Dụng Công Nghệ Trong Khai Báo Hải Quan

Ứng dụng công nghệ trong khai báo hải quan giúp giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian, và nâng cao hiệu quả. Sử dụng phần mềm khai báo hải quan điện tử, kết nối trực tiếp với cơ quan hải quan, và tự động hóa các quy trình là những biện pháp hiệu quả. Cần lưu ý đến chữ ký số để đăng nhập và truyền tờ khai trên phần mềm khai hải quan điện tử. Hiện nay, có thể khai báo qua mạng qua hệ thống khai báo hải quan điện tử.

3.2. Tối Ưu Chuỗi Cung Ứng và Vận Tải Quốc Tế

Tối ưu chuỗi cung ứng và vận tải quốc tế giúp giảm chi phí vận chuyển, rút ngắn thời gian giao hàng, và nâng cao khả năng kiểm soát. Lựa chọn đối tác vận tải uy tín, sử dụng phương tiện vận chuyển phù hợp, và theo dõi sát sao quá trình vận chuyển là những yếu tố quan trọng. Nhằm cung cấp giải pháp tốt nhất và toàn diện nhất cho dịch vụ hậu cần trọn gói trong nước và quốc tế. Công ty sở hữu đội ngũ chuyên trách về xử lý vận tải đường biển của các lô hàng FLC nguyên container, hàng lẻ LCL … và nhiều loại hàng hoá khác nhau trong phạm vi toàn cầu.

3.3. Nâng Cao Năng Lực Nhân Viên Giao Nhận

Nâng cao năng lực nhân viên giao nhận thông qua đào tạo chuyên môn, kỹ năng mềm, và kiến thức pháp luật giúp nâng cao hiệu quả công việc. Nhân viên cần nắm vững quy trình, am hiểu quy định, và có khả năng xử lý tình huống phát sinh. Năm 2010 trở đi, ngành logistics tại Việt Nam trở nên quen thuộc và trở thành thị trường tiềm năng của các công ty. Chính vì vậy mà để có thể cạnh tranh với các công ty còn lại thì không chỉ về tiêu chuẩn về mặt chuyên môn nghiệp vụ mà hệ thống tài chính và quản lý của công ty đòi hỏi cũng cần phải đạt chuẩn quốc tế.

IV. Kết Quả Ứng Dụng Giải Pháp Tối Ưu Nhập Khẩu Tại Rồng Xanh

Việc ứng dụng các giải pháp tối ưu hóa quy trình nhập khẩu mang lại kết quả tích cực cho Rồng Xanh Logistics. Cụ thể, thời gian giao nhận giảm, chi phí tiết kiệm, hiệu quả hoạt động tăng, và khách hàng hài lòng hơn. Các kết quả này chứng minh tính hiệu quả của các giải pháp đã triển khai. Giai đoạn 2021-2023, Công ty Cổ phần Tiếp Vận Quốc tế Rồng Xanh đã đạt được sự tăng trưởng ấn tượng về doanh thu, chi phí và lợi nhuận, phản ánh hiệu quả kinh doanh và chiến lược phát triển bền vững. Lợi nhuận ròng cũng tăng đáng kể qua các năm.

4.1. Giảm Thời Gian Giao Nhận Hàng Hóa

Thời gian giao nhận hàng hóa giảm đáng kể nhờ ứng dụng công nghệ và tối ưu hóa quy trình. Khách hàng nhận hàng nhanh hơn, giảm chi phí lưu kho, và tăng khả năng đáp ứng nhu cầu thị trường. Chính vì vậy, việc phát triển đầu tư chỉ chú trọng đến mặt hàng nào đó là “hàng hóa hữu hình”, còn một loại hàng hóa đặc biệt hơn đó là “hàng hóa vô hình” hay còn gọi là hàng hóa dịch vụ như: Vận tải, bảo hiểm… và dần dần loại hàng hóa dịch vụ này cũng góp một phần lớn khá quan trọng trong hiệu quả kinh doanh.

4.2. Tiết Kiệm Chi Phí Nhập Khẩu

Các giải pháp tối ưu hóa giúp tiết kiệm chi phí nhập khẩu nhờ giảm thiểu sai sót, giảm thời gian lưu kho, và tối ưu hóa chi phí vận chuyển. Doanh nghiệp có thể sử dụng nguồn lực tiết kiệm được để đầu tư vào các hoạt động khác. Nhờ vào các chứng từ, hồ sơ liên quan đến lô hàng thì cần phải kiểm tra xác nhận chứng từ, hồ sơ.

V. Hướng Đến Tương Lai Rồng Xanh và Quy Trình Nhập Khẩu Hiện Đại

Rồng Xanh Logistics cần tiếp tục duy trì và phát triển các giải pháp đã triển khai, đồng thời tìm kiếm các cơ hội mới để tối ưu hóa quy trình nhập khẩu. Ứng dụng các công nghệ tiên tiến, mở rộng mạng lưới đối tác, và nâng cao năng lực cạnh tranh là những hướng đi quan trọng. Năm 2010 trở đi, ngành logistics tại Việt Nam trở nên quen thuộc và trở thành thị trường tiềm năng của các công ty. Chính vì vậy mà để có thể cạnh tranh với các công ty còn lại thì không chỉ về tiêu chuẩn về mặt chuyên môn nghiệp vụ mà hệ thống tài chính và quản lý của công ty đòi hỏi cũng cần phải đạt chuẩn quốc tế.

5.1. Ứng Dụng Blockchain Trong Giao Nhận Hàng Hóa

Ứng dụng blockchain trong giao nhận hàng hóa giúp tăng tính minh bạch, bảo mật, và hiệu quả. Các thông tin về hàng hóa được ghi lại trên blockchain, không thể sửa đổi, và dễ dàng truy xuất. Đây là xu hướng tất yếu trong ngành logistics. Quá trình vận tải quốc tế tiềm ẩn nhiều rủi ro như: mất mát, hư hỏng hàng hóa, chậm trễ, và các vấn đề pháp lý.

5.2. Phát Triển Dịch Vụ Logistics Trọn Gói

Phát triển dịch vụ logistics trọn gói giúp đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng, từ vận chuyển, kho bãi, thủ tục hải quan, đến thanh toán quốc tế. Doanh nghiệp có thể tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi, giảm chi phí và nâng cao hiệu quả. Để có thể tiến hành khai báo hải quan qua mạng cần có đầy đủ các giấy tờ sau: Sales Contract, Commercial Invoice, Packing List, Bill of Lading, C/O, hóa đơn cước (nếu có) và một số chứng từ liên quan khác.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Quá trình hội nhập kinh tế quốc tế và việc Việt Nam gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO) đã thúc đẩy mạnh mẽ hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa. Bên cạnh các mặt hàng hữu hình, các loại hình dịch vụ hỗ trợ thương mại như giao nhận vận tải, logistics và bảo hiểm ngày càng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hiệu quả kinh doanh. Hoạt động xuất nhập khẩu thường đối mặt với nhiều rủi ro như thanh toán chậm, giao nhận hàng hóa trễ hạn, thiếu hụt số lượng hoặc không đồng nhất về chất lượng. Nhận thức được tầm quan trọng của khâu giao nhận trong chuỗi cung ứng quốc tế nhằm gia tăng năng lực cạnh tranh trước các doanh nghiệp logistics trong và ngoài nước, tác giả đã thực hiện nghiên cứu quy trình nghiệp vụ thực tế tại doanh nghiệp.

Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài tập trung vào ba nội dung chính:

1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận về hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển và vai trò của công ty giao nhận vận tải (Forwarder).
2. Phân tích thực trạng tổ chức thực hiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu và xử lý bộ chứng từ tại Công ty Cổ phần Tiếp Vận Quốc tế Rồng Xanh qua một lô hàng thực tế.
3. Đánh giá ưu nhược điểm của quy trình và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận của doanh nghiệp.

• Đối tượng nghiên cứu: Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển và quy trình xử lý, kiểm tra bộ chứng từ cùng nghiệp vụ khai báo hải quan điện tử.
• Phạm vi không gian: Thực hiện tại Công ty Cổ phần Tiếp Vận Quốc tế Rồng Xanh (trụ sở tại 222/8B Bùi Đình Túy, Phường 12, Quận Bình Thạnh, TP. Hồ Chí Minh), Chi cục Hải quan Quản lý hàng Đầu tư và Cảng Cát Lái.
• Phạm vi thời gian: Dữ liệu hoạt động kinh doanh giai đoạn 2020 - 2023 và hồ sơ nghiệp vụ lô hàng thực tế nhập khẩu vào tháng 01 - 02 năm 2024.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Đề tài vận dụng khung lý thuyết chuyên ngành về giao nhận vận tải quốc tế và thương mại hàng hải. Về mặt lý luận, giao nhận hàng hóa nhập khẩu được xác định là quá trình tổ chức, sắp xếp và thực hiện các hoạt động liên quan đến vận chuyển hàng hóa cùng thủ tục hải quan và dịch vụ liên quan từ nước ngoài về Việt Nam theo địa điểm chỉ định. Khung nghiên cứu xác định rõ chức năng của đơn vị giao nhận (Forwarder) trong việc giảm thiểu rủi ro pháp lý/thông quan, tiết kiệm thời gian, chi phí vận tải và chuẩn hóa chất lượng dịch vụ. Mô hình nghiên cứu phân định trách nhiệm của năm chủ thể chính tham gia vào chuỗi logistics: Người gửi hàng (Shipper), Người nhận hàng (Consignee), Đơn vị giao nhận (Forwarder), Hãng vận tải (Hãng tàu/Hãng hàng không/Công ty xe tải) và Cơ quan Hải quan.

Về công cụ kỹ thuật và khung quy định, nghiên cứu dựa trên quy trình nghiệp vụ thông quan trên hệ thống VNACCS/VCIS của Hải quan Việt Nam, ứng dụng phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS5 VNACCS 5.0 (2018) với các chức năng nghiệp vụ chuẩn hóa (IDA, IDB, IDC) và hệ thống chứng từ ngoại thương theo tập quán quốc tế (vận đơn đường biển B/L, hóa đơn thương mại Commercial Invoice, phiếu đóng gói Packing List, chứng nhận xuất xứ hàng hóa C/O, thông báo hàng đến Arrival Notice, lệnh giao hàng D/O, phiếu giao nhận container EIR).

Phương pháp nghiên cứu được triển khai bao gồm:

• Phương pháp thu thập và xử lý dữ liệu thứ cấp: Thu thập số liệu tài chính, cơ cấu tổ chức và kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2020 - 2023 từ Phòng Kế toán của công ty.
• Phương pháp nghiên cứu trường hợp điển hình (Case study): Trích xuất và phân tích toàn diện hồ sơ chứng từ, dữ liệu số hóa và các bước tác nghiệp thực tế từ Phòng Chứng từ đối với lô hàng nhập khẩu tấm xi măng sợi gỗ từ Thái Lan về Cảng Cát Lái.
• Phương pháp phân tích, tổng hợp và so sánh đối chiếu: So sánh thông tin chéo giữa các chứng từ ngoại thương (B/L, C/O, Invoice, Packing List) để kiểm tra tính hợp lệ và đối chiếu quy trình lý thuyết với các bước thực thi tại hiện trường cảng biển.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý thuyết

Chương này thiết lập nền tảng lý luận về giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển. Tác giả trình bày chi tiết vai trò của công ty giao nhận trong việc tối ưu hóa chi phí, rút ngắn thời gian thông quan và quản trị rủi ro phát sinh trong vận tải quốc tế.

Nội dung trọng tâm của chương là mô hình hóa quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển gồm 10 bước tiêu chuẩn:

1. Đặt lịch tàu, kiểm tra và xác nhận booking (xác nhận cảng đi POL, cảng chuyển tải, cảng đến POD, tên hàng, trọng lượng, thời gian tàu chạy ETD, quy cách container).
2. Theo dõi tiến trình đóng hàng và thông tin cập nhật từ nhà xuất khẩu hoặc đại lý nước ngoài.
3. Kiểm tra, xác nhận chứng từ và hồ sơ liên quan đến lô hàng.
4. Nhà nhập khẩu nhận thông báo khi hàng đến (Arrival Notice) và thực hiện thủ tục lấy lệnh giao hàng (D/O) kèm giấy giới thiệu, vận đơn gốc.
5. Đăng ký các chứng nhận liên quan đến lô hàng (tra cứu mã HS code, thủ tục chuyên ngành).
6. Khai báo hải quan hàng nhập thông qua phần mềm khai báo điện tử với chữ ký số.
7. Mở, thông quan tờ khai và thanh lý tờ khai tại cảng, nộp thuế và đóng dấu xác nhận mã vạch giám sát hải quan.
8. Điều xe vận chuyển hàng hóa về kho (nộp phí thương vụ tại cảng, nhận phiếu EIR và D/O giao cho tài xế).
9. Rút hàng và trả vỏ container rỗng về cảng hoặc bãi ICD sau khi kiểm tra tình trạng vỏ cont và seal.
10. Lưu trữ hồ sơ, chứng từ hải quan, chứng từ kế toán và vận tải để phục vụ đối chiếu, kiểm tra sau thông quan.

Chương 1 cũng định danh rõ 5 bên tham gia trong quy trình gồm: Người gửi hàng (Shipper), Người nhận hàng (Consignee), Đơn vị giao nhận (Forwarder), Hãng vận tải và Cơ quan Hải quan.

Chương 2: Giới thiệu tổng quan về Công Ty Cổ Phần Tiếp Vận Quốc Tế Rồng Xanh

Công ty Cổ phần Tiếp Vận Quốc tế Rồng Xanh (Green Dragon International Logistics Corp) có tiền thân là Công ty Việt Nam Logistics, được thành lập vào năm 2000 với quy mô ban đầu gồm 5 nhân sự. Đến ngày 11/09/2010, nhằm đáp ứng các tiêu chuẩn quốc tế về chuyên môn và quản lý tài chính, doanh nghiệp đã thực hiện tái cơ cấu tổ chức và chính thức đổi tên thành Công ty Cổ phần Tiếp Vận Quốc tế Rồng Xanh (Mã số thuế: 0310306245; Trụ sở chính tại: 222/8B Bùi Đình Túy, Phường 12, Quận Bình Thạnh, TP. Hồ Chí Minh).

Các dịch vụ kinh doanh chủ lực của doanh nghiệp bao gồm:

• Dịch vụ vận tải đường biển: Cung cấp giải pháp xử lý hàng nguyên container (FCL), hàng lẻ (LCL) trên phạm vi toàn cầu.
• Dịch vụ vận tải hàng không: Xử lý các lô hàng có yêu cầu cao về thời gian như thực phẩm, dược phẩm, hàng điện tử, mỹ phẩm, hàng may mặc.
• Dịch vụ vận tải đường bộ và dịch vụ cho thuê kho bãi.

Về mạng lưới đối tác và đối thủ, Green Dragon hợp tác chiến lược với các hãng tàu, hãng hàng không, nhà cung cấp kho bãi và công ty vận tải trong nước, quốc tế nhằm tối ưu hóa chuỗi cung ứng.

Kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2020 - 2023 của công ty được tổng hợp qua bảng số liệu sau:

Chỉ tiêu tài chính	Năm 2020	Năm 2021	Năm 2022	Năm 2023
Doanh thu (Triệu VND)	103.389	131.214	171.224	228.554
Chi phí (Triệu VND)	90.557	120.542	150.542	160.652
EBITDA (Triệu VND)	12.832	10.672	20.682	67.902
Lợi nhuận ròng (Triệu VND)	9.752	8.111	15.718	51.606

Dữ liệu cho thấy doanh thu tăng trưởng liên tục từ 103.389 triệu đồng (2020) lên 228.554 triệu đồng (2023). Mặc dù năm 2021 lợi nhuận ròng giảm nhẹ xuống 8.111 triệu đồng do chi phí tăng, nhưng đã phục hồi mạnh mẽ trong năm 2022 (15.718 triệu đồng) và đạt 51.606 triệu đồng vào năm 2023 nhờ mở rộng thị trường và quản lý chi phí hiệu quả.

Chương 3: Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu tại Công Ty Cổ Phần Tiếp Vận Quốc Tế Rồng Xanh

Chương 3 đi sâu vào phân tích nghiệp vụ thực tế thông qua hồ sơ một lô hàng nhập khẩu cụ thể:

• Khách hàng (Bên nhập khẩu): Công ty TNHH Samryong Vina M-Tek (Lô C10.CN, Đường D1, KCN Mỹ Phước, Phường Mỹ Phước, TP. Bến Cát, Tỉnh Bình Dương).
• Người xuất khẩu: Daye Special Steel Co. (Bangkok, Thái Lan).
• Tên hàng: Tấm xi măng sợi gỗ không màu (Fibre Cement Products), mã HS: 68118290, đơn vị tính: PCE.
• Quy cách & Tuyến vận chuyển: 6x20' containers (FCL), đi từ Cảng Bangkok (POL) về Cảng Cát Lái, TP.HCM (POD, mã cảng: VNCLI) trên tàu DONGJIN CONFIDENT chuyến 0112N; ngày đến: 04/02/2024.
• Hóa đơn & Điều kiện thương mại: Số hóa đơn 2000051507 ngày 25/01/2024; điều kiện giá CIF; tổng trị giá 20.111,52 USD; phương thức thanh toán: KC.

Quy trình xử lý chứng từ và giao nhận được thực hiện theo các bước chi tiết:

1. Nhận và kiểm tra chứng từ: Tiếp nhận file chứng từ từ đại lý qua email, đối chiếu tính nhất quán giữa Vận đơn (B/L), Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Phiếu đóng gói (Packing List) và Chứng nhận xuất xứ (C/O Form D hưởng ưu đãi thuế quan ASEAN). Kiểm tra chi tiết tên người gửi, người nhận, số container, số seal, mô tả hàng, mã HS, trọng lượng, thể tích, điều kiện giao hàng và tính pháp lý của con dấu, chữ ký.
2. Nhận thông báo hàng đến (Arrival Notice): Nhận A/N từ hãng tàu trước 1-4 ngày khi tàu cập, kiểm tra ngày dự kiến tàu đến (ETA), đối chiếu số container/seal, tiến hành đóng các khoản phí địa phương (phí THC, phí D/O) để lấy Lệnh giao hàng (D/O).
3. Khai hải quan trực tuyến trên hệ thống ECUS5 VNACCS 5.0:
   • Bước 1 - Thiết lập tham số: Đăng nhập phần mềm, chọn mã doanh nghiệp khai báo là Công ty TNHH Samryong Vina M-Tek.
   • Bước 2 - Khai thông tin nhập khẩu (IDA): Nhập dữ liệu tại mục "Thông tin chung" (Mã loại hình: A41 - Nhập đầu tư kinh doanh; Cơ quan Hải quan: 02PG - Chi cục Hải quan Quản lý hàng Đầu tư; Phân loại cá nhân/tổ chức: 4; Mã hiệu PTVC: 2; Mã địa điểm lưu kho: 02CIS01 - TỔNG CTY TÂN CẢNG SG). Nhập mục "Thông tin chung 2" (Hóa đơn thương mại, điều kiện CIF, trị giá 20.111,52 USD, mã nộp thuế ngay D). Nhập mục "Danh sách hàng" (Tấm xi măng sợi gỗ không màu, mã HS 68118290, xuất xứ Thái Lan).
   • Bước 3 - Truyền tờ khai: Nhấn nút nghiệp vụ "Khai trước thông tin tờ khai (IDA)", ký số bằng mã PIN. Nếu có sai sót dùng nghiệp vụ IDB để lấy lại thông tin sửa đổi.
   • Bước 4 - Khai chính thức (IDC): Thực hiện đăng ký chính thức tờ khai với cơ quan hải quan.
   • Bước 5 - Lấy kết quả phân luồng: Hệ thống trả về phân loại kiểm tra số 2 - Luồng vàng (yêu cầu nộp hồ sơ chứng từ giấy để kiểm tra).
4. Làm thủ tục hải quan tại cảng và nhận hàng: Nhân viên hiện trường nộp bộ hồ sơ giấy (Tờ khai, Invoice, Packing List, B/L, C/O Form D) tại Chi cục Hải quan, hướng dẫn khách hàng hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế trực tuyến, in mã vạch tờ khai thông quan nộp cho Hải quan giám sát tại cảng Cát Lái đóng dấu xác nhận.
5. Giao hàng và trả container rỗng: Điều xe vận chuyển container về kho khách hàng tại KCN Mỹ Phước (Bình Dương) kèm phiếu EIR và D/O; kiểm tra seal và tình trạng container trước khi dỡ hàng; lập biên bản giao nhận có chữ ký khách hàng. Sau đó, tài xế vận chuyển vỏ container rỗng trả về cảng/bãi ICD theo phiếu EIR đã cấp.

Chương 4: Các giải pháp đề xuất

Dựa trên những phân tích thực tế, tác giả đề xuất 3 nhóm giải pháp chính:

• Tự động hóa quy trình: Ứng dụng các công cụ công nghệ thông tin vào việc nhập liệu và theo dõi lộ trình hàng hóa nhằm giảm thiểu các sai sót thủ công trong quá trình lập tờ khai.
• Đào tạo nhân viên: Nâng cao kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn, cập nhật kịp thời các thay đổi trong biểu thuế xuất nhập khẩu, quy tắc xuất xứ C/O và kỹ năng kiểm soát chứng từ cho đội ngũ nhân viên chứng từ và hiện trường.
• Triển khai hệ thống quản lý tài liệu điện tử (Document Management System - DMS): Xây dựng kho lưu trữ hồ sơ số tập trung nhằm quản lý an toàn toàn bộ vận đơn, tờ khai, hóa đơn và chứng từ liên quan, hỗ trợ tra cứu nhanh chóng khi thực hiện kiểm tra sau thông quan và tối ưu không gian lưu trữ vật lý.

Kết quả và đóng góp

Nghiên cứu đạt được các kết quả cụ thể sau:

• Phản ánh trung thực tình hình tăng trưởng của Công ty Cổ phần Tiếp Vận Quốc tế Rồng Xanh giai đoạn 2020 - 2023 với doanh thu tăng từ 103,38 tỷ đồng lên 228,55 tỷ đồng và lợi nhuận ròng năm 2023 đạt 51,60 tỷ đồng.
• Mô tả toàn diện và chi tiết quy trình tác nghiệp thực tế từ khâu nhận chứng từ, khai báo phần mềm ECUS5 VNACCS 5.0 (từ bước thiết lập dữ liệu, IDA, IDC đến xử lý luồng vàng) cho đến nghiệp vụ giám sát hiện trường cảng Cát Lái và trả vỏ container rỗng.
• Đề xuất được 3 giải pháp thực tiễn có tính ứng dụng cao (Tự động hóa quy trình, Đào tạo nhân sự, Triển khai hệ thống DMS).
• Đóng góp vào việc hệ thống hóa tài liệu nghiệp vụ logistics hàng hải, cung cấp quy trình thao tác mẫu có đối chiếu hồ sơ thực tế cho các lô hàng FCL nhập khẩu.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

• Hạn chế: Báo cáo tập trung nghiên cứu trên phạm vi một lô hàng FCL đường biển cụ thể theo loại hình nhập đầu tư kinh doanh (A41) thuộc luồng vàng; chưa phân tích sâu các trường hợp hàng lẻ (LCL), hàng vận tải hàng không hoặc các lô hàng bị phân luồng đỏ đòi hỏi kiểm hóa thực tế và kiểm tra chuyên ngành phức tạp.
• Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng khảo sát quy trình giao nhận đối với nhiều loại hình xuất nhập khẩu khác nhau (gia công, sản xuất xuất khẩu, tạm nhập tái xuất) và đánh giá định lượng hiệu quả kinh tế sau khi triển khai hệ thống quản lý tài liệu điện tử (DMS) tại doanh nghiệp.

Giá trị tham khảo

Tài liệu là nguồn tham khảo thiết thực cho sinh viên các chuyên ngành Logistics, Quản trị Chuỗi cung ứng, Kinh doanh quốc tế và Thương mại quốc tế. Báo cáo cung cấp dữ liệu thực tế giá trị tại Chương 3, đặc biệt là hướng dẫn chi tiết các bước khai báo trên phần mềm ECUS5 VNACCS 5.0, phương pháp kiểm tra đối chiếu các trường dữ liệu trên bộ chứng từ ngoại thương (B/L, Commercial Invoice, Packing List, C/O Form D) và quy trình thông quan tại cảng biển.

Câu hỏi thường gặp

1. Doanh thu và lợi nhuận ròng của Công ty Cổ phần Tiếp Vận Quốc tế Rồng Xanh năm 2023 đạt mức bao nhiêu?
Theo số liệu của Phòng Kế toán được trình bày trong báo cáo, năm 2023 doanh thu của công ty đạt 228.554 triệu đồng (tương đương hơn 228,5 tỷ đồng) và lợi nhuận ròng đạt 51.606 triệu đồng (tương đương hơn 51,6 tỷ đồng).

2. Lô hàng nhập khẩu thực tế được phân tích trong báo cáo có những thông tin cơ bản nào?
Lô hàng gồm 6 container 20 feet (6x20' FCL) chứa mặt hàng "Tấm xi măng sợi gỗ không màu" (mã HS 68118290), do Công ty Daye Special Steel Co. (Thái Lan) xuất khẩu cho bên nhận là Công ty TNHH Samryong Vina M-Tek (Bình Dương), vận chuyển từ Cảng Bangkok về Cảng Cát Lái trên tàu DONGJIN CONFIDENT 0112N với tổng trị giá hóa đơn là 20.111,52 USD theo điều kiện CIF.

3. Ý nghĩa của các mã nghiệp vụ IDA, IDB và IDC trên hệ thống ECUS5 VNACCS là gì?
Mã IDA dùng để thực hiện đăng ký "Khai trước thông tin tờ khai" gửi lên hệ thống hải quan; mã IDB là chức năng "Lấy thông tin tờ khai từ Hải quan" để gọi lại dữ liệu và chỉnh sửa khi có sai sót trước khi khai chính thức; mã IDC là thao tác "Khai chính thức tờ khai" với cơ quan hải quan để tiến hành các bước phân luồng và thông quan.

4. Kết quả phân luồng của lô hàng nghiên cứu là luồng nào và cần xử lý thủ tục gì tại cảng?
Lô hàng được hệ thống trả về mã phân loại kiểm tra số 2, tức Luồng vàng. Nhân viên giao nhận phải chuẩn bị và nộp bộ chứng từ giấy (Tờ khai, Hóa đơn thương mại, Packing List, Vận đơn, C/O Form D) cho công chức hải quan tại cảng kiểm tra tính hợp lệ trước khi hoàn thành nộp thuế và in mã vạch thông quan.

5. Tác giả đã đề xuất các nhóm giải pháp nào để hoàn thiện quy trình giao nhận tại công ty?
Tác giả đề xuất 3 giải pháp trọng tâm: (1) Tự động hóa quy trình nghiệp vụ; (2) Tăng cường đào tạo chuyên môn cho nhân viên; (3) Triển khai hệ thống quản lý tài liệu điện tử (Document Management System - DMS) để số hóa và quản lý chứng từ tập trung.

Kết luận

Báo cáo thực tập tốt nghiệp đã tổng hợp đầy đủ cơ sở lý thuyết về giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển và phân tích chi tiết quy trình thực tế tại Công ty Cổ phần Tiếp Vận Quốc tế Rồng Xanh. Thông qua nghiên cứu trường hợp lô hàng tấm xi măng sợi gỗ nhập khẩu từ Thái Lan, đề tài đã làm rõ các thao tác nghiệp vụ trên hệ thống khai báo hải quan điện tử ECUS5 VNACCS 5.0 và thủ tục giao nhận tại Cảng Cát Lái. Các giải pháp đề xuất về tự động hóa, đào tạo nhân sự và triển khai hệ thống DMS mang tính thực tiễn cao, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả vận hành và năng lực cạnh tranh trong ngành dịch vụ logistics.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1. Khái niệm về giao nhận hàng hóa nhập khẩu Giao nhận hàng hóa nhập khẩu: là quá trình tổ chức, sắp xếp và thực hiện những hoạt động có liên quan đến việc vận chuyển hàng hoá với các thủ tục liên quan đến hải quan và các dịch vụ liên quan khác từ nước ngoài về Việt Nam theo một địa điểm chỉ định Vai trò của công ty giao nhận: Giảm thiểu rủi ro: Giúp khách hàng giảm thiểu tối đa nhất các rủi ro liên quan đến quá trình nhập khẩu hàng hoá như thủ tục hải quna, thủ tục liên quan đến vận chuyển và thủ tục hàng hoá. Tiết kiệm thời gian và chi phí: Giúp cho khách hàng có thể rút ngắn được thời gian họ thông quan hàng hoá, tối ưu nhất các chi phí vận chuyển và các chi phí liên quan khác. Đảm bảo chất lượng dịch vụ: Giúp cho các dịch vụ được cung cấp chuyên nghiệp, đảm bảo cho hàng hoá được vận chuyển một cách chuyên nghiệp và an toàn đến tay khách hàng.

Các bước cơ bản trong quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu Bước 1 – Đặt lịch tàu, kiểm tra và xác nhận booking Sau khi ký kết hợp đồng ngoại thương (Sales Contract), bước đầu tiên trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển là booking tàu. Khi thực hiện booking tàu, chủ hàng cần cung cấp các thông tin sau cho hãng tàu: Cảng đi (Port Of Loading), Cảng chuyển tải, Cảng đến (Port Of Discharge), Tên hàng, Trọng lượng, Thời gian tàu chạy (ETD), Thời gian đóng hàng, Các yêu cầu khác. Sau khi cung cấp thông tin thì cần kiểm tra và xác nhận các thông tin booking: Cảng đi, cảng đến, Nhiệt độ, Độ thông gió, Loại container, Kích cỡ. Bước 2 – Theo dõi tiến trình đóng hàng và thông tin cập nhật từ nhà xuất khẩu Đối với quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển, việc theo dõi và thực hiện giám sát, toàn bộ tiến trình đóng hàng sẽ do nhà xuất khẩu, đại lý hoặc chi nhánh giao dịch FDW ở Việt Nam cập nhật cho đối tác.

3 Bước 3 – Kiểm tra xác nhận chứng từ, hồ sơ liên quan đến lô hàng Trước khi tiến hành nhập một lô hàng, yêu cầu bên đối tác tiến hành chuẩn bị các chứng từ cần thiết để tiến hành nhập lô hàng. Bước 4 - Nhà nhập khẩu nhận được thông báo khi hàng đến Trước ngày tàu cập ít nhất 1 ngày sẽ nhận được thông báo hàng đến từ hãng tàu hoặc đại lý. Tiến hành lấy lệnh giao hàng (D/O) bao gồm các giấy tờ sau: Giấy giới thiệu, Bill gốc, Giấy ủy quyền (nếu có yêu cầu). Bước 5 - Đăng ký các chứng nhận liên quan đến lô hàng Tùy theo yêu cầu của từng loại hàng, cần chuẩn bị mã HS code, chứng từ liên quan theo quy định của Nhà nước để đăng ký thủ tục nhập hàng trong quy trình nhập khẩu hàng hóa đường biển.

Bước 6 - Khai báo hải quan hàng nhập Đây là bước quan trọng và hơi phức tạp trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển. Để có thể tiến hành khai báo hải quan, cần phải chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau: Hợp đồng thương mại (Sales Contract), Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Phiếu đóng gói (Packing List), Vận đơn (Bill of Lading), Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa C/O (nếu có), Giấy phép nhập khẩu (nếu có), Các chứng từ khác. Sau bước này sẽ là bước lên tờ khai hải quan. Hiện nay, có thể khai báo qua mạng qua hệ thống khai báo hải quan điện tử.