Chương 1: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu Chương 2: Cơ sở lý luận về quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của doanh nghiệp giao nhận Chương 3: Thực trạng hoạt động quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ giao nhận vận tải Hải Bằng Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ giao nhận vận tải Hải Bằng 5 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA DOANH NGHIỆP GIAO NHẬN 2. Khái quát về dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển 2. Khái niệm về dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế và người giao nhận 2. Khái niệm về dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế Giao nhận vận tải là dịch vụ giúp hoàn thành mục đích đưa hàng hóa từ nơi gửi đến nơi nhận.
Các đơn vị giao nhận sẽ thực hiện tất cả các công việc vận chuyển như gom hàng, lưu kho, phân phối hàng hóa làm các thủ tục giấy tờ cho hàng hóa. Theo quy tắc mẫu của về dịch vụ giao nhận của Liên đoàn các Hiệp hội giao nhận vận tải quốc tế (FIATA) thì giao nhận vận tải được định nghĩa như sau: “Dịch vụ giao nhận là bất kì loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hoa cũng như các dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa”. Theo luật Thương mại Việt Nam năm 1997, điều 163: “Giao nhận hàng hóa là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự uỷ thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc của người giao nhận khác". Nhìn chung, dịch vụ giao nhận là tập hợp các dịch vụ thương mại có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng đến nơi nhận hàng, trong đó người giao nhận ký hợp đồng với chủ hàng, đồng thời xũng ký hợp đồng đối ứng với người vận tải để thực hiện nhiệm vụ.
Khái niệm về người giao nhận Theo Liên đoàn các Hiệp hội giao nhận vận tải quốc tế (FIATA): "Người giao nhận là người lo toan để hàng hóa được chuyên chở theo hợp đồng uỷ thác và hành động vì lợi ích của người uỷ thác mà bản thân anh ta không phải là người chuyên chở. Người giao nhận cũng đảm nhận thực hiện mọi công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận như bảo quản, lưu kho trung chuyển, làm thủ tục hải quan, kiểm hóa. 6 Theo Luật Thương mại Việt Nam 1997, người giao nhận được hiểu là người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa là thương nhân có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa. Nội dung dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển Theo những chỉ dẫn giao hàng của người nhập khẩu, người giao nhận sẽ: + Thay mặt người nhận hàng giám sát việc vận chuyển hàng hóa từ khi người nhận hàng lo liệu vận tải hàng.
+ Nhận và kiểm tra tất cả chứng từ liên quan đến việc vận chuyển hàng hoá. + Nhận hàng của người chuyên chở và thanh toán cước (nếu cần). + Thu xếp việc khai báo hải quan và trả lệ phí và những chi phí khác cho hải quan và những cơ quan khác. + Giao hàng đã làm thủ tục hải quan cho người nhận hàng.
+ Nếu cần giúp đỡ người nhận hàng tiến hành khiếu nại đối với người chuyên chở về những tổn thất của hãng hoá nếu có. + Giúp người giao nhận hàng trong việc lưu kho và phân phối nếu cần. + Những dịch vụ khác Ngoài những dịch vụ đã nêu ở trên, người giao nhận cũng có thể làm một số những dịch vụ khác nảy sinh trong quá trình chuyên chở và cả những dịch vụ đặc biệt khác như gom hàng có liên quan đến hàng công trình: vận chuyển máy móc, thiết bị cho các công trình xây dựng lớn, vận chuyển quần áo may sẵn trong các container đến thẳng của hàng, vận chuyển hàng triển lãm ra nước ngoài. Người giao nhận cũng có thể thông báo khách hàng của mình về nhu cầu tiêu dùng.
những thị trường mới, tình hình cạnh tranh, chiến lược xuất khẩu, những điều khoản thích hợp cần đưa vào hợp đồng mua bán ngoại thương và tóm lại tất cả những vấn đề có liên quan đến công việc kinh doanh của anh ta 2. Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại doanh nghiệp giao nhận 2. Khái niệm về quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Giao nhận vận chuyển hàng hóa là một bộ phận cấu thành quan trọng trong thương mại quốc tế, là một khâu không thể thiếu trong quá trình lưu thông nhằm đưa hàng hóa từ nơi giao hàng đến nơi nhận hàng. Hoạt động giao nhận vận chuyển này 7 là một quy trình nhiều công việc mà nhà quản trị sẽ phải lựa chọn và đưa ra các quyết định tổ chức giao nhận, vận chuyển và thực hiện các quyết định đó nhằm đạt được mục tiêu của doanh nghiệp là tăng cường hiệu quả, giảm chi phí và đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong quá trình di chuyển.
Bài khóa luận này sẽ xem xét hoạt động quản trị quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế dưới cả góc độ của người cung cấp dịch vụ giao nhận vận chuyển Quản trị quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế là việc lập kế hoạch, tổ chức và giám sát điều hành quá trình giao nhận vận chuyển hàng hóa giữa hai địa điểm (một địa điểm bốc hàng và một địa điểm dỡ hàng) lại hai quốc gia khác nhau, có xem xét đến toàn, hiệu quả và chi phí. Vai trò của quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại doanh nghiệp giao nhận - Đối với các chủ hàng: thực hiện tốt việc quản trị quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế giúp cho việc thực hiện kế hoạch kinh doanh được thuận lợi, hàng hóa được giao đi đúng thời hạn và thu về lợi nhuận - Đối với người chuyên chở: thực hiện tốt quản trị quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa giúp hoàn thành hợp đồng chuyên chở, nâng cao uy tín của doanh nghiệp và thu được lợi nhuận - Đối với người nhận hàng: Thực hiện tốt việc quản trị quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa giúp nhận được hàng hóa đúng thời hạn và đúng đủ số lượng, chất lượng, đảm bảo kế hoạch sản xuất kinh doanh. Nội dung quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại doanh nghiệp giao nhận 2. Lập kế hoạch nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Để thực hiện quy trình nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển, người giao nhận cần lên kế hoạch.
Việc lập kế hoạch cần dựa trên một số căn cứ: - Hợp đồng vận tải: Dựa trên hợp đồng vận tải, người giao nhận sẽ xác định được loại hàng hóa, cảng bốc hàng (POL), cảng dỡ hàng (POD), khối lượng hàng (volume), thời gian giao hàng dự kiến (ETD), thời gian nhận hàng dự kiến (ETA), phương thức vận chuyển (đường bộ, đường sắt, đường biển, đường không), vận chuyển container (FCL) hay không container (LCL). 8 - Khối lượng và đặc điểm hàng hóa: Mỗi loại hàng hóa có đặc điểm bốc xếp, bảo quản, vận chuyển khác nhau nên người giao nhận dựa trên khối lượng hàng hoá để tối ưu hoá tải trọng của phương tiện, từ đó tối ưu hóa được chi phi đồng thời phải căn cứ vào đặc điểm của hàng hoá để lựa chọn phương tiện đảm bảo an toàn cho hàng hoá trong quá trình giao nhận vận chuyển. - Điều kiện thực tế của doanh nghiệp: Doanh nghiệp giao nhận khi lập kế hoạch giao nhận vận chuyển cần căn cứ trên thực tế nguồn lực của mình như nhân sự, ngân sách, cơ sở vật chất. Liên quan đến các công việc cần thực hiện trong quá trình nhận hàng nhập khẩu, người giao nhận có thể lập kế hoạch cho những nội dung sau: - Nắm bắt tình hình vận chuyển hàng hóa và phương tiện vận tải - Chuẩn bị bộ chứng từ nhận hàng nhập khẩu - Nhận hàng hoa tại địa điểm quy định - Quyết toán chi phí 2.
Tổ chức nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Bước 1 : Nắm tình hình hàng hóa và phương tiện vận tải Người giao nhận cần phối hợp người nhận hàng (người nhập khẩu) nắm tình hình phương tiện vận tải hoặc tiến hành lưu cước, đăng ký chuyển phương tiện vận tải + Trường hợp đã có hợp đồng với người chuyên chở thực tế, người giao nhận cần liên lạc với hãng vận chuyển để biết lịch trình của phương tiện vận chuyển có thay đổi gì không + Trường hợp cần lưu cước (Booking, note) với hãng tàu do người nhập khẩu là người chịu trách nhiệm vận chuyển quốc tế (Incoterms nhóm E và F) người giao nhận nắm bắt lịch trình chuyến tàu và thực hiện đặt chỗ, ký hợp đồng vận tải. Bước 2 : Chuẩn bị chứng từ nhận hàng nhập khẩu - Người giao nhận nhận pre-alert và bản chụp chứng từ từ đại lý nước ngoài, in chứng từ ra, kiểm tra đối chiếu các thông tin trên HBL có khớp với MBL (POL, POD, Container/Seal, Shipping mark, Description of goods, G. Nếu có khác biệt giữa MBLvà HBL thì viết mail báo ngay cho đại lý, yêu cầu họ kiểm tra lại thông tin, và chỉnh sửa bill để nộp Manifest. 9 Trước ngày tàu đến hãng tàu hoặc Co-loader sẽ gửi giấy bảo hàng đến (Arrival notice), Trên A/N mà hãng tàu hay Co-loader gửi thưởng có thông báo số cước và các Local charges phải nộp.
Kiểm tra xem tiền cước Collect có khớp với Pre-alert của đại lý không. Dựa trên A/N của hãng vận chuyển để gửi A/N cho khách hàng. - Nắm tình hình hoặc thay mặt chủ hàng mang vận đơn gốc và giấy giới thiệu đến hãng vận chuyển để lấy lệnh giao hàng (D/O) và đóng lệ phí - Người nhập khẩu chuẩn bị các chứng từ phục vụ cho việc khai báo và thông quan hải quan như hợp đồng, hóa đơn, phiếu đóng gói, vận đơn gốc, chứng nhận hun trùng, chứng nhận kiểm dịch, chứng nhận xuất xử.