Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh ngành logistics toàn cầu đang phát triển mạnh mẽ, việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào quản lý và vận hành trở thành yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả và sức cạnh tranh. Theo báo cáo của Hiệp hội Doanh nghiệp Logistics Việt Nam (VLA), khoảng 50% - 60% doanh nghiệp logistics tại Việt Nam đã áp dụng nhiều loại hình CNTT khác nhau, tuy nhiên, mức độ đầu tư và ứng dụng công nghệ mới vẫn còn hạn chế. Đặc biệt, đại dịch Covid-19 đã tạo ra nhiều thách thức lớn cho chuỗi cung ứng, buộc các doanh nghiệp phải tối ưu hóa hoạt động giao nhận vận tải để duy trì và phát triển.

Luận văn tập trung nghiên cứu thực trạng và đề xuất các giải pháp tối ưu dòng thông tin trong hoạt động giao nhận vận tải tại Công ty TNHH CEVA Logistics Việt Nam, một trong những doanh nghiệp logistics hàng đầu với hơn 98.000 nhân viên trên toàn cầu và mạng lưới hoạt động tại hơn 160 quốc gia. Nghiên cứu được thực hiện tại chi nhánh TP.HCM trong giai đoạn 2020-2021, nhằm đánh giá hiệu quả các hệ thống thông tin logistics hiện có và đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý thông tin, giảm thiểu sai sót và tăng tốc độ xử lý đơn hàng.

Việc tối ưu dòng thông tin không chỉ giúp CEVA Logistics nâng cao chất lượng dịch vụ, giảm chi phí vận hành mà còn góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững của ngành logistics Việt Nam trong thời kỳ chuyển đổi số và hội nhập kinh tế quốc tế. Các chỉ số như tỷ lệ lỗi nhập liệu giảm trung bình 15% trong 4 tháng đầu năm 2021 và thời gian xử lý đơn hàng rút ngắn 20% được sử dụng làm thước đo hiệu quả nghiên cứu.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên hai khung lý thuyết chính: Hệ thống thông tin logistics (Logistics Information System - LIS) và mô hình trao đổi dữ liệu điện tử (Electronic Data Interchange - EDI).

  1. Hệ thống thông tin logistics (LIS): Được định nghĩa là cấu trúc tương tác giữa con người, thiết bị, phương pháp và quy trình nhằm cung cấp thông tin cho quản trị logistics, giúp lập kế hoạch, thực thi và kiểm soát hiệu quả. LIS bao gồm các thành phần như hệ thống lập kế hoạch, hệ thống thực thi, hệ thống thu thập thông tin và hệ thống báo cáo kết quả. Các đặc điểm quan trọng của LIS gồm tính chính xác, khả dụng, kịp thời, linh hoạt và tương tác.

  2. Trao đổi dữ liệu điện tử (EDI): Là kỹ thuật chuyển giao thông tin giữa các máy tính theo tiêu chuẩn đã thỏa thuận, thay thế việc trao đổi giấy tờ truyền thống. EDI giúp tiết kiệm chi phí, tăng tốc độ và độ chính xác trong giao dịch, đồng thời nâng cao hiệu quả kinh doanh và hỗ trợ chiến lược phát triển doanh nghiệp.

Ngoài ra, nghiên cứu còn ứng dụng lý thuyết về hệ thống định vị toàn cầu GPS trong quản lý vận tải, giúp theo dõi hành trình phương tiện và tối ưu hóa quy trình giao nhận.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp kết hợp phân tích - tổng hợp và khảo sát thực tế tại Công ty TNHH CEVA Logistics Việt Nam chi nhánh TP.HCM. Cỡ mẫu khảo sát gồm 50 nhân viên thuộc các phòng ban vận hành, chăm sóc khách hàng và IT, được chọn theo phương pháp chọn mẫu ngẫu nhiên có chủ đích nhằm đảm bảo tính đại diện cho các bộ phận liên quan đến dòng thông tin giao nhận.

Dữ liệu thu thập bao gồm số liệu hoạt động kinh doanh năm 2020-2021, báo cáo lỗi nhập liệu, quy trình vận hành và phỏng vấn sâu với các quản lý và nhân viên. Phân tích dữ liệu được thực hiện bằng phương pháp thống kê mô tả, so sánh tỷ lệ lỗi và thời gian xử lý trước và sau khi áp dụng các giải pháp CNTT.

Timeline nghiên cứu kéo dài từ tháng 1/2021 đến tháng 6/2022, bao gồm các giai đoạn thu thập dữ liệu, phân tích thực trạng, đề xuất giải pháp và đánh giá hiệu quả.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Hiệu quả hệ thống thông tin hiện tại: CEVA Logistics đã triển khai nhiều hệ thống như CEVA Matrix Connect, My CEVA, CSP (Customer Service Portal), OFS (One Freight System), TMS (Transport Management System) và Navigator để quản lý dòng thông tin giao nhận. Qua khảo sát, tỷ lệ lỗi nhập liệu trung bình của 10 nhân viên giảm từ 8% xuống còn 3% trong 4 tháng đầu năm 2021, cho thấy sự cải thiện rõ rệt nhờ ứng dụng CNTT.

  2. Quy trình giao nhận vận tải: Quy trình từ tiếp nhận đặt chỗ, đặt chỗ với nhà xe/hãng vận tải, khai báo hải quan đến giao hàng được chuẩn hóa và số hóa, giúp rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng trung bình 20% so với trước đây.

  3. Ứng dụng EDI và GPS: Việc tích hợp EDI trong TMS giúp tự động hóa trao đổi dữ liệu với các đối tác, giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công. Hệ thống GPS và thiết bị giám sát hành trình xe tải giúp theo dõi chính xác vị trí và trạng thái phương tiện, nâng cao khả năng điều phối và giảm thiểu rủi ro.

  4. Hạn chế còn tồn tại: Một số nhân viên chưa thành thạo sử dụng hệ thống mới, dẫn đến sai sót nhập liệu và chậm trễ trong xử lý thông tin. Ngoài ra, việc kết nối dữ liệu giữa các hệ thống còn chưa đồng bộ hoàn toàn, gây khó khăn trong việc tổng hợp báo cáo và ra quyết định nhanh chóng.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các hạn chế trên xuất phát từ việc chuyển đổi số chưa đồng đều trong toàn bộ tổ chức, cũng như thiếu các hướng dẫn sử dụng và quy trình nhập liệu chuẩn hóa cho nhân viên. So với một số nghiên cứu trong ngành logistics, việc áp dụng EDI và GPS đã được chứng minh giúp giảm thiểu thời gian xử lý đơn hàng từ 15-25% và giảm lỗi nhập liệu từ 5-10%, tương đồng với kết quả tại CEVA.

Việc tối ưu dòng thông tin không chỉ nâng cao hiệu quả vận hành mà còn giúp CEVA Logistics tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường Việt Nam đầy tiềm năng, đặc biệt trong bối cảnh hậu Covid-19 và xu hướng logistics 4.0. Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ so sánh tỷ lệ lỗi nhập liệu theo tháng và bảng tổng hợp thời gian xử lý đơn hàng trước và sau khi áp dụng giải pháp CNTT.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Thiết kế bộ hướng dẫn sử dụng và quy cách nhập liệu chuẩn: Xây dựng tài liệu hướng dẫn chi tiết, dễ tiếp cận cho nhân viên nội bộ và các bên liên quan như khách hàng, đối tác. Mục tiêu giảm tỷ lệ lỗi nhập liệu xuống dưới 2% trong vòng 6 tháng. Chủ thể thực hiện: Phòng IT phối hợp phòng nhân sự.

  2. Xây dựng cổng thông tin nội bộ (Helpportal): Phục vụ giải đáp các vấn đề chung liên quan đến hệ thống, hỗ trợ nhân viên nhanh chóng xử lý sự cố và nâng cao kỹ năng sử dụng phần mềm. Mục tiêu tăng tỷ lệ phản hồi yêu cầu hỗ trợ lên 90% trong 3 tháng. Chủ thể thực hiện: Phòng IT.

  3. Đẩy mạnh đầu tư trang web riêng dành cho khách hàng: Khuyến khích khách hàng kết nối và tự động hóa quy trình đặt booking, theo dõi đơn hàng qua My CEVA, giúp giảm thời gian xử lý đơn hàng và tăng sự hài lòng khách hàng. Mục tiêu tăng 30% số lượng đơn hàng đặt qua web trong 1 năm. Chủ thể thực hiện: Phòng kinh doanh và IT.

  4. Xây dựng hệ thống theo dõi hành trình xe tải tích hợp GPS và EDI: Kết hợp với nhà xe để tận dụng thiết bị giám sát hành trình, đồng thời tích hợp dữ liệu vào TMS nhằm nâng cao khả năng quản lý và điều phối phương tiện. Mục tiêu giảm thiểu thời gian phản hồi sự cố vận tải xuống dưới 15 phút trong 6 tháng. Chủ thể thực hiện: Phòng vận hành và IT.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Doanh nghiệp logistics và vận tải: Có thể áp dụng các giải pháp tối ưu dòng thông tin để nâng cao hiệu quả quản lý, giảm chi phí và tăng chất lượng dịch vụ.

  2. Nhà quản lý và chuyên viên IT trong ngành logistics: Tham khảo các mô hình hệ thống thông tin, quy trình ứng dụng EDI và GPS để phát triển hoặc cải tiến hệ thống CNTT nội bộ.

  3. Sinh viên và nghiên cứu sinh ngành quản trị logistics và vận tải đa phương thức: Nghiên cứu thực tiễn về ứng dụng công nghệ trong logistics, từ đó phát triển đề tài nghiên cứu hoặc luận văn.

  4. Các nhà hoạch định chính sách và tổ chức đào tạo: Hiểu rõ hơn về thực trạng ứng dụng CNTT trong logistics tại Việt Nam, từ đó xây dựng chính sách hỗ trợ và chương trình đào tạo phù hợp.

Câu hỏi thường gặp

  1. Hệ thống thông tin logistics (LIS) là gì và tại sao quan trọng?
    LIS là hệ thống cung cấp thông tin cho quản trị logistics nhằm lập kế hoạch, thực thi và kiểm soát hiệu quả. Nó giúp doanh nghiệp giảm chi phí, nâng cao chất lượng dịch vụ và đáp ứng nhanh nhu cầu khách hàng.

  2. EDI giúp cải thiện hoạt động giao nhận vận tải như thế nào?
    EDI tự động hóa trao đổi dữ liệu giữa các đối tác, giảm sai sót do nhập liệu thủ công, tăng tốc độ xử lý giao dịch và tiết kiệm chi phí giấy tờ, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh.

  3. GPS được ứng dụng ra sao trong quản lý vận tải?
    GPS giúp theo dõi vị trí và hành trình phương tiện vận tải theo thời gian thực, hỗ trợ điều phối, giảm thiểu rủi ro và nâng cao độ chính xác trong giao nhận hàng hóa.

  4. Những khó khăn khi áp dụng hệ thống thông tin mới trong logistics là gì?
    Khó khăn gồm nhân viên chưa thành thạo công nghệ, thiếu quy trình chuẩn hóa, dữ liệu chưa đồng bộ và chi phí đầu tư ban đầu cao.

  5. Làm thế nào để giảm thiểu lỗi nhập liệu trong hệ thống logistics?
    Thiết kế quy trình nhập liệu chuẩn, đào tạo nhân viên, sử dụng phần mềm hỗ trợ tự động kiểm tra và xây dựng hệ thống hỗ trợ giải đáp nhanh các thắc mắc.

Kết luận

  • Luận văn đã phân tích thực trạng ứng dụng hệ thống thông tin logistics tại CEVA Logistics Việt Nam, chỉ ra hiệu quả và hạn chế hiện tại.
  • Đã đề xuất các giải pháp thiết thực như xây dựng bộ hướng dẫn nhập liệu, cổng thông tin nội bộ, đầu tư trang web khách hàng và tích hợp GPS với EDI trong quản lý vận tải.
  • Các giải pháp dự kiến sẽ giảm tỷ lệ lỗi nhập liệu xuống dưới 2%, rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng 20-30% trong vòng 6-12 tháng.
  • Nghiên cứu góp phần nâng cao nhận thức về vai trò của CNTT trong logistics, hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động giao nhận vận tải.
  • Khuyến khích các doanh nghiệp logistics tại Việt Nam áp dụng các giải pháp tương tự để tăng cường năng lực cạnh tranh trong thời đại logistics 4.0.

Để tiếp tục phát triển, doanh nghiệp cần triển khai đồng bộ các giải pháp, đào tạo nhân lực và cập nhật công nghệ mới. Mời quý độc giả và các nhà quản lý logistics tham khảo và áp dụng các kết quả nghiên cứu nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động vận tải và giao nhận.