Báo cáo thực tập: Tối ưu quy trình xuất hàng của công ty cổ phần UI Logistics

Báo cáo thực tập doanh nghiệp 2 phân tích quy trình xuất hàng tại công ty cổ phần UI Logistics, đề xuất giải pháp tối ưu hóa hiệu quả.

• Tác giả: Võ Nhật Dương
• Người hướng dẫn: Bùi Thành Tâm
• Trường học: Trường Đại Học Thủ Dầu Một
• Chuyên ngành: Logistics và Quản Lý Chuỗi Cung Ứng
• Đề tài: Tối Ưu Quy Trình Xuất Hàng Tại Công Ty Cổ Phần U&I Logistics
• Loại tài liệu: báo cáo thực tập
• Năm xuất bản: 2022
• Địa điểm: Bình Dương

Mục lục chi tiết

• LỜI MỞ ĐẦU
• 1. CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT
• 1.1. Khái quát về dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng container
• 1.2. Khái niệm container
• 1.3. Khái niệm dịch vụ giao nhận bằng container
• 1.4. Khái niệm xuất khẩu
• 1.5. Khái niệm hải quan điện tử
• 2. CHƯƠNG II: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN LOGISTICS U&I
• 2.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty cổ phần Logistics U&I
• 2.2. Lịch sử hình thành của công ty cổ phần Logistics U&I
• 2.3. Quá trình phát triển của công ty cổ phần Logistics U&I
• 2.4. Nhiệm vụ và chức năng của công ty Cổ Phần Logistics U&I
• 2.4.1. Nhiệm vụ của công ty Cổ Phần Logistics U&I
• 2.4.2. Chức năng của công ty Cổ Phần Logistics U&I
• 2.5. Hệ thống tổ chức của công ty Cổ Phần Logistics U&I
• 2.6. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty Cổ Phần Logistics U&I
• 2.7. Nhiệm vụ và chức năng của các phòng ban của công ty Cổ Phần Logistics U&I
• 2.8. Tổng quan về lĩnh vực hoạt động của công ty Cổ Phần Logistics U&I
• 3. CHƯƠNG III: NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN LOGISTICS U&I
• 3.1. Thực trạng công ty Cổ phần giao nhận vận tải U&I
• 3.2. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Cổ Phần Logistics U&I
• 3.3. Thị trường kinh doanh của Công ty
• 3.3.1. Thị trường trong nước của công ty
• 3.3.2. Thị trường nước ngoài của công ty
• 3.4. Quy trình xuất hàng của công ty Logistics U&I
• 3.4.1. Quy trình hàng xuất nội địa
• 3.4.2. Quy trình hàng xuất nước ngoài
• 3.4.3. Quy trình cho một bộ chứng từ cụ thể: Một lô hàng xuất khẩu đồ gỗ của Công ty TNHH TOC Việt Nam theo hợp đồng số FD 13080014
• 3.5. Nhận xét đánh giá
• 3.6. Nhược điểm
• 4. CHƯƠNG IV: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH XUẤT KHẨU HÀNG HÓA CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN LOGISTICS U&I
• 4.1. Một số kiến nghị đối với nhà nước và hải quan
• Tài liệu tham khảo

Tóm tắt

I. Tối ưu quy trình xuất hàng tại Công ty Cổ phần UI Logistics Tổng quan

Bài báo cáo tập trung vào tối ưu quy trình xuất hàng tại Công ty Cổ phần UI Logistics. Nghiên cứu phân tích quy trình xuất hàng logistics hiện tại, xác định điểm nghẽn, và đề xuất giải pháp cải tiến quy trình xuất hàng. Mục tiêu chính là giảm thời gian xuất hàng, tăng năng suất xuất hàng, và giảm chi phí xuất hàng. Nghiên cứu sử dụng phương pháp khảo sát thực tế, phỏng vấn nhân viên, và phân tích dữ liệu thông tin xuất hàng. Công ty Cổ phần UI Logistics, hay UI Logistics, là đối tượng nghiên cứu chính. Nghiên cứu cũng đề cập đến việc áp dụng phần mềm quản lý xuất hàng và hệ thống quản lý xuất hàng để tự động hóa quy trình (automating xuất hàng). Việc chuẩn hóa quy trình xuất hàng và đào tạo nhân viên xuất hàng cũng được xem xét.

1.1 Phân tích thực trạng quy trình xuất hàng hiện tại

Phần này tập trung phân tích quy trình xuất hàng hiện hành tại UI Logistics. Nghiên cứu mô tả chi tiết các bước trong quy trình, từ nhận đơn hàng đến giao hàng thành công. Điểm nhấn là đánh giá hiệu quả của mỗi bước, xác định các vấn đề xuất hàng và rủi ro xuất hàng. Dữ liệu được thu thập từ thống kê xuất hàng và phỏng vấn nhân viên liên quan. Các KPI xuất hàng như thời gian xử lý đơn hàng, tỷ lệ lỗi, và chi phí sẽ được phân tích để đánh giá hiệu quả. Quản lý xuất hàng hiện tại sẽ được đánh giá, bao gồm kiểm soát xuất hàng, bảo mật xuất hàng, và an toàn xuất hàng. Tracking xuất hàng được xem xét như thế nào. Vận hành xuất hàng hiện tại có hiệu quả hay không? Quản lý kho xuất hàng đóng vai trò quan trọng như thế nào? Mục tiêu là xác định điểm yếu để đề xuất giải pháp tối ưu trong các phần tiếp theo. Thách thức trong xuất hàng hiện tại cần được làm rõ. Vấn đề xuất hàng nào gây ảnh hưởng lớn nhất đến hiệu quả hoạt động.

1.2 Xác định điểm nghẽn và nguyên nhân

Dựa trên phân tích thực trạng, phần này xác định các điểm nghẽn trong quy trình xuất hàng. Các nguyên nhân gây ra những điểm nghẽn này sẽ được phân tích kỹ lưỡng. Có thể bao gồm các yếu tố như thiếu nhân lực, thiếu trang thiết bị, thiếu sự phối hợp giữa các bộ phận, phần mềm quản lý kho chưa hiệu quả, hay quy trình xuất nhập khẩu chưa được tối ưu. Phân tích dữ liệu xuất hàng sẽ cung cấp bằng chứng cụ thể cho những nhận định này. Giải pháp quản lý xuất hàng hiện tại có hiệu quả không? Cơ sở dữ liệu xuất hàng được quản lý và sử dụng hiệu quả ra sao? Công nghệ xuất hàng hiện có đáp ứng được nhu cầu hay chưa? Xu hướng xuất hàng toàn cầu có ảnh hưởng đến UI Logistics như thế nào? Chi phí xuất hàng cao do những nguyên nhân nào?

II. Đề xuất giải pháp tối ưu hóa quy trình xuất hàng

Phần này tập trung vào các giải pháp tối ưu quy trình xuất hàng cho UI Logistics. Các giải pháp được đề xuất dựa trên phân tích điểm nghẽn và nguyên nhân ở phần trước. Có thể bao gồm các giải pháp về công nghệ, như ứng dụng phần mềm quản lý kho, hệ thống quản lý xuất hàng, và các giải pháp tự động hóa (automating xuất hàng). Các giải pháp về quy trình, như chuẩn hóa quy trình xuất hàng, cải tiến quy trình xuất hàng, và tối ưu hóa chuỗi cung ứng. Giải pháp quản lý xuất hàng được đề xuất cần mang tính thực tiễn cao. Giải pháp tối ưu xuất hàng cần được đánh giá về hiệu quả kinh tế. Thực hành tốt nhất xuất hàng (best practices xuất hàng) quốc tế được tham khảo. Đào tạo nhân viên xuất hàng là một phần quan trọng của giải pháp. Quản lý rủi ro xuất hàng cần được chú trọng. Xuât hàng nhanh chóng, xuất hàng chính xác, và xuất hàng quốc tế được xem xét riêng biệt.

2.1 Giải pháp công nghệ

Phần này tập trung vào các giải pháp công nghệ hỗ trợ tối ưu quy trình xuất hàng. Ứng dụng công nghệ xuất hàng như thế nào? Phần mềm quản lý xuất hàng và phần mềm quản lý kho nào phù hợp? Hệ thống quản lý xuất hàng nên được thiết kế như thế nào? Automating xuất hàng có khả thi không? Công nghệ xuất hàng nào giúp giảm thời gian xuất hàng hiệu quả? Ứng dụng công nghệ nào giúp tăng năng suất xuất hàng? Dữ liệu xuất hàng được sử dụng như thế nào để cải thiện quy trình? Phần mềm quản lý kho nào có thể tích hợp với hệ thống quản lý xuất hàng? Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin của công ty có đáp ứng yêu cầu hay không? Chi phí đầu tư công nghệ có hợp lý không?

2.2 Giải pháp quy trình và nhân sự

Phần này đề cập đến các giải pháp về quy trình và nhân sự. Chuẩn hóa quy trình xuất hàng được thực hiện như thế nào? Cải tiến quy trình xuất hàng cần những bước cụ thể nào? Đào tạo nhân viên xuất hàng đóng vai trò như thế nào? Vận hành xuất hàng cần được điều chỉnh ra sao? Quản lý kho hàng cần cải thiện những gì? Kiểm soát xuất hàng chặt chẽ hơn được thực hiện như thế nào? Báo cáo xuất hàng cần được cải thiện để cung cấp thông tin chính xác và kịp thời hơn. Quản lý chuỗi cung ứng toàn diện sẽ giúp cải thiện toàn bộ quy trình. Logistics hiệu quả phụ thuộc vào sự phối hợp giữa công nghệ và con người. Vấn đề xuất hàng nội địa và xuất hàng nước ngoài có những điểm khác biệt gì trong giải pháp?

III. Đánh giá hiệu quả và kết luận

Phần này đánh giá hiệu quả của các giải pháp đề xuất. Đánh giá hiệu quả xuất hàng dựa trên các KPI xuất hàng đã được thiết lập. Thời gian xử lý đơn hàng, tỷ lệ lỗi, chi phí, và năng suất sẽ được theo dõi và phân tích. Kết luận tóm tắt những phát hiện chính của nghiên cứu. Giải pháp tối ưu xuất hàng nào hiệu quả nhất? Logistics toàn cầu có những ảnh hưởng gì đến UI Logistics? Quản lý chuỗi cung ứng đóng vai trò như thế nào trong việc tối ưu hóa? Nghiên cứu này cung cấp giải pháp quản lý xuất hàng có giá trị thực tiễn cao cho Công ty Cổ phần UI Logistics. Thực hành tốt nhất xuất hàng đã được áp dụng thành công như thế nào?

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1. Khái quát về dich vụ giao hàng xuât khẩu bằng container 1. Khái niệm container Theo tiêu chuẩn ISO 668:1995(E), container hàng hóa (freight container) là một công cụ vận tải có đặc tính bền vững và đủ độ chắc tương ứng phù hợp cho việc sử dụng lại; được thiết kế đặc biệt để có thể chở hàng bằng một hay nhiều phương thức vận tải, mà không cần phải dỡ ra và đóng lại dọc đường; được lắp đặt thiết bị cho phep xếp dỡ thuận tiện, đặc biệt khi chuyển từ một phương thức vận tải này sang phương thức vận tải khác; được thiết kế dễ dàng cho việc đóng hàng vào và rút hàng ra khỏi container; có thể tích bên trong bằng hoặc hơn 1 met khối (35,3 ft khối). Khái niệm dich vụ giao nhận bằng container Theo Liên đoàn quốc tế các hiệp hội giao nhận (FIATA) đưa khái niệm về lĩnh vực này như sau: “giao nhận vận tải là bất kỳ dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, xếp dỡ, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ phụ trợ và tư vấn có liên quan đến các dịch vụ kể trên, bao gồm nhưng không chỉ giới hạn ở những vấn đề hải quan hay tài chính, khai báo hàng hóa cho những mục đích chính thức, mua bảo hiểm hàng hóa và thu tiền hay những chứng từ liên quan đến hàng hóa.” Giao nhận vận tải bằng container là dịch vụ vận chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng đến nơi nhận hàng bằng container, trong đó người giao nhận (freight forwarder) ký hợp đồng vận chuyển với chủ hàng, đồng thời cũng ký hợp đồng đối ứng với người vận tải để thực hiện dịch vụ.

Khái niệm xuât khẩu Xuất khẩu là hoạt động kinh doanh buôn bán trên phạm vi quốc tế, là quá trình trao đổi hàng hóa giữa các quốc gia dựa trên nguyên tắc trao đổi ngang giá lấy tiền tệ làm môi giới. Đây không phải là việc thực hiện mua bán riêng lẻ mà là một hệ thống các quan hệ mua bán trong một nền kinh tế có cả tổ chức bên trong và bên ngoài. Xuất khẩu của doanh nghiệp là hoạt động bán hàng hóa và dịch vụ từ trong nước phục vụ nhu cầu của các nước ở bên ngoài lãnh thổ nước ta hoặc vùng 3 0 0 lãnh thổ đặc biệt nhằm mục đích đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp. Hay nói theo cách khác xuất khẩu là việc bán hàng hóa từ các tổ chức kinh tế, công ty trong nước cho các tổ chức, cá nhân nước ngoài.

Căn cứ theo khoản 1 Điều 28 Luật Thương Mại số 36/2005/QH11 ban hành ngày 14 tháng 06 năm 2005 quy định như sau: "Xuât khẩu hàng hoa là việc hàng hoá được đưa ra khỏi lãnh thổ Việt Nam hoặc đưa vào khu vực đặc biệt nằm trên lãnh thổ Việt Nam được coi là khu vực hải quan riêng theo quy định của pháp luật. Khái niệm hải quan điện tử Hải quan điện tử là hình thức khai báo hải quan bằng cách sử dụng phần mềm được cài trên máy tính. Doanh nghiệp sẽ điền các thông tin cần thiết trong mẫu tờ khai hải quan và dữ liệu tờ khai này sẽ được truyền qua mạng internet tới cơ quan hải quan. Quy tình khai báo hải quan điện tử gồm các bước sau Bước 1: Khai thông tin xuất khẩu (EDA).

Người khai sẽ phải khai các thông tin xuất khẩu cần thiết bằng nghiệp vụ EDA trước khi tiến hành đăng ký tờ khai xuất khẩu. Sau khi hệ thống đã nhận và cấp số thì thông tin bản khai xuất khẩu EDA sẽ được lưu trữ trên hệ thống VNACCS. Bước 2: Đăng ký tờ khai xuất khẩu. Sau khi nhận được màn hình đăng ký tờ khai EDC, người khai sẽ cần kiểm tra lại những thông tin mình đã khai báo.

Nếu đã chính xác và chắc chắn đúng thì gửi đến hệ thống để đăng ký tờ khai. Nếu có sai sót thì phải sửa đổi bằng cách sử dụng EDB. Bước 3: Kiểm tra điều kiện đăng ký tờ khai. Bước 4: Phân luồng, kiểm tra, thông quan lô hàng.

Hệ thống sẽ tự động phân luồng tờ khai thành các luồng xanh, vàng đỏ. Tuỳ theo từng trường hợp, người khai sẽ có hướng dẫn cụ thể về cách thực thực hiện kiểm tra và xử lí sau đó. Bước 5: Khai sửa đổi, bổ sung trong thông quan. 4 0 0 Một số loại hình khai báo hải quan điện tử hiện nay Hàng hóa xuất nhập khẩu để thực hiện hợp đồng gia công với phía thương nhân nước ngoài hoặc đặt gia công tại nước ngoài Hàng hóa xuất nhập khẩu theo loại hình mua bán hàng hóa Hàng hóa đưa vào/đưa ra Doanh nghiệp chế xuất và Doanh nghiệp ưu tiên Hàng hóa xuất nhập khẩu theo loại hình nhập nguyên liệu để sản xuất hàng xuất khẩu.

Hàng hóa xuất nhập khẩu để thực hiện dự án đầu tư Hàng hóa đưa vào/đưa ra kho ngoại quan Hàng hóa xuất nhập khẩu tại chỗ Hàng hóa kinh doanh theo phương thức tạm nhập tái xuất Hàng hóa đã xuất khẩu nhưng bị trả lại Hàng hóa xuất nhập khẩu, chuyển cửa khẩu Hàng hóa đã nhập khẩu nhưng phải xuất trả. 5 0 0 CHƯƠNG II: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN LOGISTICS U&I 2. Lich sử hình thành và phát triển của công ty cổ phần Logistics U&I 2. Lich sử hình thành của công ty cổ phần Logistics U&I Công ty Cổ phần Đầu tư U&I (U&I Investment Corporation) là tên gọi của công ty mẹ bao gồm nhiều công ty thành viên và liên doanh hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau như Logistics, bất động sản và xây dựng, dịch vụ tài chính, kế toán kiểm toán, bán lẻ, nông nghiệp và sản xuất hàng xuất khẩu.

U&I là từ viết tắt của cụm từ Bạn và Tôi trong tiếng Anh (You and I). U&I Logistics là một thành viên đứng đầu trong lĩnh vực logistics thuộc Unigroup. Được điều hành bởi những doanh nhân Việt Nam giàu kinh nghiệm, chúng tôi luôn tự hào là một trong những công ty hàng đầu tại Việt Nam chuyên cung cấp các dịch vụ đại lý khai thuê hải quan, giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, kho hàng hóa,vận tải nội địa bằng đường bộ, đường thủy nội địa, ven biển và đường sắt. Chúng tôi hiểu rằng để tồn tại và phát triển U&I Logistics phải luôn tự hoàn thiện mình để cung cấp cho khách hàng những dịch vụ tin cậy nhất.

6 0 0 Tên công ty CÔNG TY CỔ PHẦN LOGISTICS U&I Tên Tiếng anh U&I LOGISTICS CORPORATION Tên viết tắt U&I LOGISTICS Trực thuộc CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ U&I Tên viết tắt Công ty UNIGROUP Ý nghĩa tên công ty U&I Logistics là thành viên đứng đầu trong lĩnh vực logistics thuộc Unigroup. U&I là từ viết tắt của cụm từ Bạn và Tôi trong tiếng Anh (You and I) Logo Màu sắc chủ đạo logo Xanh và cam Chi nhánh Miền Nam Miền Bắc Địa chỉ Trụ sở chính: Số 158, Văn phòng: Tầng 6, đường Ngô Gia Tự, Tòa nhà Transerco, phường Chánh Nghĩa, 311-313,Trường thành phố Thủ Dầu Chinh, Khương Mai, Một, tỉnh Bình Dương. Thanh Xuân, Hà Nội. Văn phòng: Đường D6, khu công nghiệp Nam Tân Uyên, thị xã Tân Uyên, tỉnh Bình Dương.

7 0 0 Đại diện pháp lý CEO. Nguyễn Xuân Phúc Mã Số thuế 3700492666 Nơi đăng kí quản lý Cục Thuế Tình Bình Dương Loại hình doanh nghiệp Công ty cổ phần Nơi thành lập Số 158, đường Ngô Gia Tự, phường Chánh Nghĩa, thành phố Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương Thời gian thành lập Tháng 5 năm 2015 đổi tên thành công ty Logistics U&I Điện thoại [phone] [phone] Link Website www. Quá trình phát triển của công ty cổ phần Logistics U&I  Tháng 4 năm 1998 : Công ty TNHH U&I được thành lập bởi 6 thành viên với số vốn ban đầu là 200 triệu đồng, hoạt động trong các lĩnh vực kinh doanh như: tư vấn đầu tư, môi giới hải quan và giao nhận hàng hóa. Trụ sở ban đầu đặt tại E296, đường 30/4, phường Phú Thọ, thị xã Thủ Dầu Một (nay là thành phố Thủ Dầu Một), tỉnh Bình Dương.

 Tháng 10 năm 2001: Trụ sở chính chuyển về số 9 đường Ngô Gia Tự, phường Chánh Nghĩa, thành phố Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương Năm 2003: Chuyển hình thức sở hữu thành Công ty cổ phần với tên gọi mới: Công ty Cổ phần Giao nhận và Vận tải U&I. Bên cạnh đó, thành lập bộ phận vận tải nội địa (bằng container) Tháng 1, Năm 2007: Khánh thành và đưa kho ngoại quan (giai đoạn 1) vào hoạt động với tổng diện tích 39.  Tháng 10 năm 2008: Thành lập Công ty Cổ phần Vận tải U&I (UNITRANS) 8 0 0 Khánh thành và đưa kho ngoại quan (giai đoạn 2) vào hoạt động với tổng diện tích 37.664 m2 Tháng 1 năm 2010: Hoàn thành và đưa kho ngoại quan (giai đoạn 3) vào hoạt động với tổng diện tích 9. Tháng tư năm 2019: Đầu tư vốn vào Công ty Cổ phần Kho vận và Dịch vụ Hàng hóa Cao su(RUSCO) Tháng 7:Hoàn thành và đưa kho ngoại quan (giai đoạn 4) vào hoạt động với tổng diện tích 20.633 m2 Tháng 2 năm 2021:Thành lập Công ty Cổ phần Dịch vụ Hàng hóa U&I logistics ở Hà Nội.

Khánh thành và đưa văn phòng của UBM Logistics tại KCN Nam Tân Uyên vào hoạt động.  Tháng 6: Thành lập Tổng công ty Vận tải hàng. Tháng 8: Hoàn thành và đưa khi ngoại quan toiai đoạn 5) vào hoạt động với sống diện tich 10. Thành lập Tổng công ty Kho vận U&I(U&I Warehouse) Tháng 4 năm 2015:Hoàn thành và đưa kho ngoại quan (giai đoạn 6) vào hoạt động với tổng diện tích 30.

Tháng 2 năm 2016: Đầu tư vốn thành lập Công ty Cổ phần Tiếp vận Pan Pacilfic (PPLog) - Thành phố Hồ Chí Minh. Tháng 4: Hoàn thành và đưa kho ngoại quan (giai đoạn 7) vào hoạt động với tổng diện tích 30,375 m2.  Tháng 9: Khánh thành và đưa Trung tâm Logistics Thái Bình Dương diện tích 19.000 m2 vào hoạt động tại KCN Sóng Thần 2, thị xã Dĩ An, tỉnh Bình Dương. Tháng 3 năm 2017: Thành lập Công ty Cổ phần Giải pháp Vận tải U&I.

Tháng 9: Hoàn thiện và đưa kho vận của U&l Logistics tại VSIP I (giai đoạn 1) vào hoạt động với tổng diện tích 13. 9 0 0 Tháng 12:Thành lập U&I Logistics - Long Thành Corporation. Tháng 2 năm 2018: thành lập công ty Cổ Phần Tiếp Vận U&I - northerm Tháng 7 năm 2019: thành lập công ty Cổ Phần vận tải miền Bắc Tháng 7 năm 2020: Hoàn thành và đi vào hoạt động kho thứ 8 và kho th; với tổng diện tích lần lượt là 11.  Tháng Mười năm 2021: Khánh thành và đưa vào hoạt động kho ngoại quan số 10 với tổng diện tích sàn 12,668 m2 Tháng 1 năm 2022: Khai trương văn phòng Thành Phố Hồ Chí Minh.