CHƯƠNG 1: MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ KHO HÀNG 1.1 Khái niệm và vai trò của kho hàng 1.1 Khái niệm Kho hàng là nơi cất giữ nguyên nhiên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm… trong suốt qua trình chu chuyển từ điểm đầu đến điểm cuối của dây chuyền cung ứng, đồng thời cung cấp các thông tin về tình trạng, điều kiện lưu giữ và vị trí của các hàng hóa được lưu kho. Trong thực tế đôi khi có sự lẫn lộn giữa hai thuật ngữ nhà kho (warehouse ) và trung tâm phân phối (DC-Distribution Center). Thực chất nhà kho và hệ thống phân phối là hai khái niệm không hoàn toàn trùng khít với nhau. Cụ thể: nếu nhà kho là nơi chứa tất cả các loại sản phẩm; thì trung tâm phân phối lại chỉ huy duy trì mức dự trữ tối thiểu và chỉ tập trung cho những mặt hàng có nhu cầu lớn.
Hầu hết các loại hàng hóa qua nhà kho đều qua 4 khâu: nhập kho, lưu trữ, chọn lọc, phân loại và xuất kho – giao hàng. Còn hàng đi qua những trung tâm phân phối thì thường qua 2 khâu: nhập hàng vào trung tâm và xuất hàng – lưu chuyển. Nếu nhà kho chú trọng vào việc bảo quản, dự trữ, chưa đặt việc thực hiện các dịch vụ giá trị gia tăng lên hàng đầu, thì trung tâm phân phối là nơi tổ chức tốt các dịch vụ giá trị gia tăng như: phân loại, bao gói, dán nhãn, ghi ký mã hiệu, kể cả việc lắp ráp đồng bộ, hoàn thiện sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng. Về thông tin nhà kho thu thập theo từng đợt, còn các trung tâm phân phối thu thập, cập nhật số liệu theo từng thời điểm… 1.2 Chức năng của kho hàng Sv: Vũ Văn Cường Lớp: CQ49/31.02 Luan van Luận Văn Tốt Nghiệp 5 Học Viện Tài Chính Các công ty kinh doanh phân phối hàng ngày càng phát triển, thì mức độ phức tạp trong vận hành quản lí kho hàng ngày càng cao.
Hàng trong kho ngày càng lớn, chủng loại sản phẩm càng phong phú, điều này dẫn đến nhu cầu về mặt bằng kho bãi và nhân lực quản lí ngày càng lớn. Nhiều nhà phân phối đã từng trả những khoản chi phí khổng lồ cho việc gom hàng và dọn hàng trong kho, quản lí vòng nhập hàng và chuyển về nơi gom hàng. Sự không phù hợp của kho hàng cũng trở thành vấn đề nan giải nếu bạn không thể quản lí một cách chính xác hàng. Kho hàng hiện đại thường có các chức năng sau: - Gom hàng: khi một lô hàng/nguyên vật liệu không đủ số lượng thì người gom hàng sẽ tập hợp, chỉnh đốn và sắp xếp hợp lí cho lô hàng lẻ thành những lô hàng đủ số lượng để sử dụng cách vận chuyển trọn gói container.
Khi hàng hóa/ nguyên vật liệu được nhận từ những nguồn hàng nhỏ, kho đóng vai trò là điểm tập kết hàng thành những lô hàng lớn như vậy sẽ có lợi thế về quy mô khi vận chuyển tới nhà máy, thị trường bằng các phương tiện vận chuyển. - Phối hợp hàng hóa: (tổ chức các mặt hàng kinh doanh). Để đáp ứng tốt các đơn hàng gồm nhiều mặt hàng đa dạng của khách hàng, kho hàng có nhiệm vụ tách những lô hàng lớn ra, phối hợp và ghép các loại hàng hóa khác nhau thành một đơn hàng hoàn chỉnh. Đảm bảo hàng hóa sãn sàng cho quá trình bán hàng.
- Bảo đảm và lưu giữ hàng hóa: đảm bảo hàng hóa nguyên vẹn về số lượng, chất lượng trong suốt quá trình tác nghiệp, tận dụng tối đa diện tích và dung tích kho, chăm sóc giữ gìn hàng hóa trong kho. Dưới đây sẽ đi sâu vào một số chức năng chính của kho: Sv: Vũ Văn Cường Lớp: CQ49/31.02 Luan van Luận Văn Tốt Nghiệp 6 Học Viện Tài Chính Sv: Vũ Văn Cường Lớp: CQ49/31.02 Luan van Luận Văn Tốt Nghiệp 7 Học Viện Tài Chính Sử dụng nhà kho để cung ứng và phân phối hàng hóa A.Kho hỗ trợ cho sản xuất Nhà cung cấp A Nhà cung cấp B Nhà kho Nhà máy Nhà cung cấp C Nhà cung cấp D Kho hàng đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ sản xuất. Để sản xuất sản phẩm công ty có thể cần nhiều nguyên nhiên, vật liệu, linh kiện…được sản xuất từ các nhà máy khác nhau. Trường hợp A hình trên cho thấy: các vật tư A, B, C, D được vận chuyển về kho nguyên vật liệu của nhà máy theo đơn hàng/ hợp đòng đã thảo thuận trước, theo các phương thức chuyển toa xe hoặc chuyển toa tàu.
Hàng được dự trữ tại kho và sẽ giao cho bộ phận sản xuất khi có nhu cầu. Kho nguyên vật liệu thường nằm ngay trong nhà máy, nên việc cung cấp hàng rất nhanh chóng tiện lợi. Nhờ có kho đảm bảo vật tư cho sản xuất đúng chất lượng, đủ số lượng, kịp thời gian, giúp sản xuất liên tục, nhịp nhàng. Do đó kho đã hỗ trợ đắc lực cho sản xuất phát triển.
Kho hàng tổng hợp Khách hàng 1 Nhà máy A Khách hàng 2 Nhà máy B Kho hàng tổng hợp Khách hàng 3 Nhà máy C Khách hàng 4 Sv: Vũ Văn Cường Lớp: CQ49/31.02 Luan van Luận Văn Tốt Nghiệp 8 Học Viện Tài Chính Trường hợp B cho thấy, công ty có nhiều nhà cung cấp (A, B, C) mỗi nhà cung cấp sản xuất những loại hàng hóa khác nhau và ở đầu ra công ty cũng có nhiều khách hàng khác nhau, mỗi khách hàng lại cần những nguyên vật liệu khác nhau. Theo đơn hàng các nhà cung cấp sẽ giao hàng cho công ty để đưa hàng về kho trung tâm của công ty. Tại đây hàng sẽ được phân lại, tổng hợp gia cố theo từng đơn hàng theo yêu cầu của khách hàng. Rồi tùy thuộc vào từng lô hàng mà chuyển đến khách hàng C.
Kho gom hàng Nhà máy A Khách hàng 1 Nhà máy B Kho gom hàng Khách hàng 2 Nhà máy C Khách hàng 3 Có những khách hàng cần những lô hàng lớn. Hàng sẽ được vận chuyển về kho của công ty. Tại kho của công ty, hàng được tập trung từ nhiều nhà cung cấp thành một lô hàng lớn để cung cấp cho khách hàng. Kho tách hàng Khách hàng 1 Nhà máy Kho tách hàng Khách hàng 2 Khách hàng 3 Sv: Vũ Văn Cường Lớp: CQ49/31.02 Luan van Luận Văn Tốt Nghiệp 9 Học Viện Tài Chính Trường hợp D cho thấy có những khách hàng cần những lô hàng nhỏ, để đáp ứng nhu cầu này, hàng sẽ được đưa từ nhà máy về kho.
Tại kho sẽ tiến hành tách lô hàng lớn thành lô hàng nhỏ có số lượng phù hợp với khách hàng và vận chuyển tới khách hàng.3 Mối quan hệ của quản trị kho hàng với các bộ phận khác trong doanh nghiệp - Mối quan hệ của quản trị kho với trình độ dịch vụ khách hàng: Kho là loại hình thực hiện việc dự trữ, bảo quản và chuẩn bị hàng hoá nhằm cung ứng hàng hoá cho khách hàng với trình độ dịch vụ cao nhất và chi phí thấp nhất. Kho bãi đảm bảo tính liên tục của quá trình sản xuất và phân phối hàng hóa: nhu cầu tiêu dùng có thể biến thiên theo mùa vụ và có những dao động khó lường. Các nguồn cung cũng luôn có những diễn biến phức tạp trong khi hoạt động sản xuất cần được duy trì liên tục để đảm bảo chất lượng ổn định với chi phí hợp lý, do vậy lượng dự trữ nhất định trong kho giúp cho doanh nghiệp có thể đối phó được với những thay đổi bất thường của điều kiện kinh doanh phòng ngừa rủi ro và điều hòa sản xuất. Cơ cấu, số lượng và chất lượng lô hàng cung ứng cho khách hàng là kết quả của quá trình nghiệp vụ kho.
Thời gian cung ứng hàng hóa trong kho bao gồm thời gian thời gian tập hợp các đơn hàng, thời gian tìm nhặt các hàng hóa, thời gian ghép các đơn hàng và thời gian bốc xếp hàng hóa lên kho. Nếu giảm tổng thời gian này xuống mức thấp nhất thì doanh nghiệp sẽ cung ứng đc hàng hóa cho khách hàng nhanh nhất với điều kiện doanh nghiệp vận chuyển đảm thời gian đã ký kết. Chất lượng dịch vụ khách hàng được đảm bảo và uy tín cũng như độ tin cậy của doanh nghiệp ngày càng được nâng cao. Sv: Vũ Văn Cường Lớp: CQ49/31.02 Luan van Luận Văn Tốt Nghiệp 10 Học Viện Tài Chính Nghiệp vụ kho tốt hay đúng hơn là công tác chất xếp hàng hóa trong kho theo thứ tự, ưu tiên, trình độ bảo quản hàng hóa trong kho tốt không hư hỏng, không mất mát, không hao hụt thì chất lượng dịch vụ khách hàng sẽ ngày càng cao.
- Mối quan hệ của quản trị kho với chi phí liên quan đến dự trữ: Quản trị kho góp phần giảm chi phí sản xuất, vận chuyển, phân phối: Nhờ có kho nên có thể chủ động tạo ra các lô hàng với quy mô kinh tế trong quá trình sản xuất và phân phối nhờ đó mà giảm chi phí bình quân trên đơn vị. Hơn nữa kho góp phần vào việc tiết kiệm chi phí lưu thông thông qua việc quản lý tốt định mức hao hụt hàng hoá, sử dụng tiết kiệm và hiệu quả cơ sở vật chất của kho. Chi phí quản lý kho và chi phí dự trữ có mối quan hệ chặt chẽ với các khoản chi phí khác, nên không thể tuỳ tiện tăng lên và cắt giảm. Cần xác định số lượng kho, bố trí mạng lưới kho sao cho phục vụ khách hàng được tốt nhất với tổng chi phí thấp nhất.
Việc bố trí kho và số lượng kho sẽ ảnh hưởng gián tiếp tới chi phí dự trữ nhưng sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới chi phí vận chuyển và sẽ ảnh hưởng tới tổng chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra. Doanh nghiệp có số lượng kho hợp với quy mô phù hợp với khả năng tài chính và phù hợp với thị trường tiêu thụ thì doanh nghiệp sẽ giảm được chi phí dự trữ và chi phí vận chuyển. Doanh nghiệp có thể đảm bảo một mức độ sẵn có cao với lượng dự trữ tại kho thấp nhất.4 Vai trò của kho hàng đối với sự phát triển của doanh nghiệp Cũng như doanh nghiệp sản xuất, hàng lưu kho cũng có vai trò rất quan trọng đối với doanh nghiệp thương mại vì nếu thiếu hụt hàng tồn kho sẽ dẫn đến rủi ro doanh nghiệp mất đi sự tín nhiệm của khách hàng. Không cung cấp Sv: Vũ Văn Cường Lớp: CQ49/31.02 Luan van Luận Văn Tốt Nghiệp 11 Học Viện Tài Chính được lượng hàng hóa khi cần thiết không chỉ làm mất khách hàng tại thời điểm hiện tại mà còn có thể mất luôn những đơn đặt hàng trong tương lai do doanh nghiệp không còn được khách hàng tin cậy vào khả năng cung ứng loại hàng hóa đó.