Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Trong xu thế hội nhập kinh tế toàn cầu và sự gia tăng nhanh chóng của hoạt động thương mại quốc tế, ngành dịch vụ giao nhận vận tải (freight forwarding) tại Việt Nam có bước phát triển mạnh mẽ với hơn 400 doanh nghiệp tham gia thị trường. Mặc dù là lĩnh vực không đòi hỏi quá nhiều vốn đầu tư ban đầu nhưng mang lại nguồn lợi nhuận đáng kể, áp lực cạnh tranh gay gắt buộc các doanh nghiệp dịch vụ phải liên tục hoàn thiện quy trình nghiệp vụ và nâng cao chất lượng dịch vụ.
Công ty TNHH Giao nhận Vận tải Quốc tế Kassa (Kassa International Transport & Logistics Co., LTD) là doanh nghiệp tư nhân 100% vốn trong nước, được thành lập năm 2004 và chính thức chuyển hướng sang kinh doanh dịch vụ giao nhận từ năm 2007. Mặc dù đã đạt được một số kết quả kinh doanh nhất định, hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu tại công ty vẫn bộc lộ nhiều điểm bất cập: quy trình xử lý chứng từ còn sai sót, chi phí thuê ngoài cao do chưa có phương tiện vận tải cơ giới riêng, cơ cấu thị trường khách hàng còn đơn điệu và phụ thuộc lớn vào tính thời vụ. Xuất phát từ thực tiễn trên, tác giả Phạm Thị Thùy Trang đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài "Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu tại Kassa".
Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của khóa luận được xác định cụ thể như sau:
- Mục tiêu nghiên cứu: Tìm hiểu quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu thực tế tại Công ty TNHH GNVT Quốc tế Kassa; đánh giá thực trạng hoạt động kinh doanh và hiệu quả giao nhận hàng nhập khẩu giai đoạn 2008 – 2010; từ đó đề xuất các giải pháp khả thi giúp công ty giữ vững thị phần và mở rộng quy mô hoạt động.
- Nhiệm vụ nghiên cứu:
- Khảo sát thực trạng tổ chức và thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu của Kassa.
- Đánh giá các chính sách về giá cước dịch vụ, quản trị chi phí và cơ cấu nhân sự trong hoạt động giao nhận.
- Phân tích mức độ đáp ứng của dịch vụ công ty đối với yêu cầu của khách hàng và biến động của thị trường.
- Đối tượng nghiên cứu: Nghiệp vụ và hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại Công ty TNHH Giao nhận Vận tải Quốc tế Kassa.
- Phạm vi nghiên cứu: Tập trung chuyên sâu vào hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng container đường biển tại Kassa; dữ liệu phân tích thực tế được thu thập trong giai đoạn từ năm 2008 đến năm 2010.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Khóa luận được xây dựng dựa trên hệ thống văn bản quy phạm pháp luật, điều ước quốc tế và các cơ sở lý luận chuyên ngành về ngoại thương và vận tải giao nhận:
- Cơ sở pháp lý và công ước quốc tế:
- Công ước Viên 1980 về hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế (CISG).
- Bộ luật Hàng hải Việt Nam năm 1990.
- Luật Thương mại Việt Nam năm 2005 (đặc biệt là Điều 233 về dịch vụ giao nhận hàng hóa, Điều 234 về người giao nhận, Điều 235 về quyền và nghĩa vụ của người giao nhận).
- Các Nghị định số 25/CP, 200/CP, 330/CP.
- Quyết định số 2106/QĐ-GTVT ngày 23/8/1997 của Bộ trưởng Bộ Giao thông Vận tải quy định về xếp dỡ, giao nhận và vận chuyển hàng hóa tại cảng biển Việt Nam.
- Khung lý thuyết và khái niệm chuyên ngành:
- Định nghĩa dịch vụ giao nhận và người giao nhận theo Quy tắc mẫu của Liên đoàn các Hiệp hội Giao nhận Quốc tế (FIATA) (trích dẫn qua Giáo trình vận tải giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của PGS. TS. Hoàng Văn Châu).
- Quyền hạn, trách nhiệm và các trường hợp miễn trách của người giao nhận khi đóng vai trò là đại lý (Agent) hoặc người chuyên chở (Carrier / Contracting Carrier / NVOCC).
- Các phương thức giao nhận hàng hóa bằng container đường biển: Hàng nguyên container (FCL/FCL tại Bãi container - CY) và Hàng lẻ (LCL/LCL tại Trạm hàng lẻ - CFS).
Phương pháp nghiên cứu:
Tác giả kết hợp giữa nghiên cứu lý luận và khảo sát thực tiễn hoạt động doanh nghiệp, sử dụng các phương pháp:
- Phương pháp thu thập và thống kê số liệu thứ cấp.
- Phương pháp phân tích, tổng hợp tài liệu nghiệp vụ.
- Phương pháp so sánh (so sánh số tuyệt đối và số tương đối qua các năm 2008, 2009, 2010 và so sánh với chỉ số toàn khu vực TP. Hồ Chí Minh).
Nguồn dữ liệu:
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, hồ sơ chứng từ hải quan và số liệu tổng hợp từ Phòng Kế toán và Phòng Xuất nhập khẩu của Công ty TNHH GNVT Quốc tế Kassa (giai đoạn 2008 – 2010).
- Niên giám thống kê và số liệu xuất nhập khẩu của Tổng cục Thống kê tại khu vực TP. Hồ Chí Minh.
Nội dung chính theo từng chương
Chương 1: Cơ sở lý luận
Chương này hệ thống hóa toàn diện cơ sở pháp lý, các nguyên tắc giao nhận tại cảng biển và nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu. Tác giả phân tích rõ vai trò của giao nhận trong việc rút ngắn thời gian lưu thông hàng hóa, tối ưu hóa vòng quay phương tiện vận tải và tiết giảm chi phí ngoại thương.
Nội dung trọng tâm làm rõ vị thế pháp lý của người giao nhận theo Luật Thương mại 2005 và quy định quốc tế:
- Giới hạn trách nhiệm và miễn trách: Người giao nhận được miễn trách nhiệm trong các trường hợp lỗi do khách hàng, bao bì đóng gói không phù hợp, bất khả kháng, đình công... Đồng thời, người giao nhận không chịu trách nhiệm nếu không nhận được thông báo khiếu nại trong vòng 14 ngày kể từ ngày giao hàng (không tính chủ nhật, ngày lễ) hoặc không nhận được thông báo kiện tụng bằng văn bản trong vòng 9 tháng kể từ ngày giao hàng.
- Phương thức gửi hàng container: Phân định rõ trách nhiệm của người gửi hàng (Shipper), người chuyên chở (Carrier) và người nhận hàng (Consignee) trong hai phương thức FCL/FCL (nhận/giao tại bãi CY) và LCL/LCL (nhận/giao tại trạm CFS thông qua Master B/L hoặc House B/L của người gom hàng NVOCC).
Chương 2: Thực trạng hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu tại Công ty TNHH GNVT Quốc tế Kassa
Chương 2 đi sâu phân tích lịch sử hình thành, bộ máy tổ chức và thực trạng kinh doanh dịch vụ giao nhận của Kassa từ năm 2008 đến 2010.
Bảng 1: Kết quả hoạt động kinh doanh của Kassa (2008 – 2010)
(Đơn vị: VNĐ / nghìn VNĐ theo báo cáo nội bộ)
| Chỉ tiêu |
Năm 2008 |
Năm 2009 |
Năm 2010 |
So sánh 2009/2008 (%) |
So sánh 2010/2009 (%) |
| Doanh thu thuần |
3.567.000 |
4.333.000 |
6.700.000 |
+21,42% |
+54,60% |
| Giá vốn hàng bán |
2.378.000 |
3.005.900 |
4.992.000 |
+26,37% |
+66,09% |
| Chi phí bán hàng |
464.000 |
496.211 |
688.000 |
+6,94% |
+38,60% |
| Chi phí QLDN |
261.000 |
293.211 |
333.000 |
+12,26% |
+13,53% |
| Tổng LN trước thuế |
464.000 |
543.000 |
703.800 |
+17,03% |
+29,61% |
| Lợi nhuận sau thuế |
348.000 |
407.250 |
527.850 |
+17,03% |
+29,61% |
Quy trình 6 bước giao nhận hàng nhập khẩu thực tế tại Kassa:
- Bước 1: Nhận và kiểm tra bộ chứng từ (BCT): Tiếp nhận Commercial Invoice, Packing List, Bill of Lading, Contract, Arrival Notice từ khách hàng; đối chiếu tính logic của các trường dữ liệu và xác định ngân hàng ký hậu vận đơn.
- Bước 2: Lên tờ khai hải quan điện tử: Lựa chọn chi cục hải quan (chi cục hải quan đầu tư hoặc hải quan cảng), áp mã HS, truyền dữ liệu qua mạng để nhận số tiếp nhận, số tờ khai và kết quả phân luồng (Luồng Xanh: thông quan; Luồng Vàng: kiểm tra hồ sơ giấy; Luồng Đỏ: kiểm tra thực tế hàng hóa 5%, 10% hoặc 100%).
- Bước 3: Lấy lệnh giao hàng (D/O): Mang vận đơn gốc, giấy giới thiệu và thông báo hàng đến đến hãng tàu/đại lý để đóng phí D/O, tiền cược container và nhận lệnh giao hàng.
- Bước 4: Làm thủ tục hải quan tại cảng: Nộp BCT giấy, đóng phí nâng hạ tại thương vụ cảng, đăng ký cắt seal tại Điều độ cảng, thực hiện kiểm hóa cùng cán bộ hải quan (ví dụ xác suất 5% tương đương 6 kiện), tính thuế (ký ô 36), mua tem dán lệ phí và thanh lý cổng bằng phiếu EIR.
- Bước 5: Giao hàng cho khách hàng: Bàn giao phiếu EIR và giấy hạ container cho tài xế xe tải/xe kéo container (do Kassa thuê ngoài dài hạn) vận chuyển về kho khách hàng để rút hàng, sau đó tài xế trả rỗng về bãi theo chỉ định.
- Bước 6: Quyết toán: Nhân viên giao nhận nộp lại toàn bộ biên lai, hóa đơn dịch vụ, tờ khai thông quan để phòng chứng từ và kế toán xuất hóa đơn và gửi giấy báo nợ cho khách hàng.
Bảng 2: Cơ cấu giá trị và thị trường giao nhận hàng nhập khẩu tại Kassa (2008 – 2010)
| Thị trường / Chỉ tiêu |
Năm 2008 (USD / %) |
Năm 2009 (USD / %) |
Năm 2010 (USD / %) |
Tỷ trọng trên toàn TP.HCM (2010) |
| Nhật Bản (nguyên liệu nhựa, máy móc) |
6.678 (43,30%) |
6.500 (42,56%) |
7.670 (39,86%) |
0,37% |
| Thái Lan (hạt nhựa, màng nhựa) |
3.000 (22,76%) |
3.600 (22,32%) |
4.908 (24,64%) |
0,37% |
| Hàn Quốc (da thuộc nhân tạo, máy móc) |
1.700 (11,28%) |
1.900 (10,34%) |
1.890 (9,74%) |
0,088% |
| Malaysia (hạt nhựa, màng bao bì) |
1.900 (10,70%) |
1.900 (10,58%) |
1.689 (10,48%) |
0,30% |
| Singapore (chất dẻo công nghiệp) |
989.800 (6,30%) |
910.677 (5,70%) |
1.788 (5,73%) |
0,044% |
| Thị trường khác (Qatar, Trung Quốc...) |
883.678 (5,64%) |
1.321 (8,50%) |
1.733 (9,55%) |
— |
| Tỷ trọng doanh thu hàng nhập/Tổng DT |
73,46% |
73,71% |
71,70% |
— |
Đánh giá thực trạng hoạt động:
- Ưu điểm: Dịch vụ nhập khẩu là mảng cốt lõi mang lại trên 71% doanh thu hàng năm; thủ tục hải quan điện tử giúp rút ngắn thời gian làm hàng; công ty duy trì được quan hệ đối tác dài hạn với các đơn vị sản xuất lớn như Công ty Cổ phần Bao bì Nhựa Tân Tiến.
- Hạn chế: Thị trường quá phụ thuộc vào khu vực Châu Á (khối ASEAN và Đông Á); danh mục khách hàng chưa đa dạng; đội ngũ nhân viên chứng từ đôi lúc nhầm số hóa đơn, sai tên hàng, áp sai mã HS hoặc cầm nhầm lệnh D/O làm phát sinh chi phí phạt; Kassa chưa sở hữu đội xe đầu kéo riêng nên chi phí thuê vận tải ngoài chiếm tới 74,84% doanh thu nhập khẩu (năm 2008); tính thời vụ cao (tập trung tháng 6–8 và dịp cuối năm) gây biến động nhân sự lớn.
Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu tại Công ty TNHH GNVT Quốc tế Kassa
Trên cơ sở dự báo tăng trưởng kim ngạch xuất nhập khẩu của Việt Nam đến năm 2020 và thực trạng nội tại của Kassa, tác giả đề xuất 6 nhóm giải pháp:
- Giải pháp 1 - Nâng cao thị phần giao nhận: Tăng cường hoạt động Marketing tìm kiếm đối tác mới ngoài khách hàng truyền thống (Tân Tiến), tiếp cận các nhà nhập khẩu ngoài khối ASEAN.
- Giải pháp 2 - Nâng cao chất lượng dịch vụ: Hoàn thiện và chuẩn hóa quy trình tiếp nhận, kiểm tra BCT để triệt tiêu lỗi nhập liệu; rút ngắn thời gian lấy lệnh D/O và kiểm hóa tại cảng.
- Giải pháp 3 - Đào tạo cán bộ nhân viên: Cử nhân viên tham gia các khóa đào tạo ngắn hạn về thủ tục hải quan điện tử, tra cứu mã HS, nghiệp vụ ngoại thương và nâng cao trình độ ngoại ngữ chuyên ngành.
- Giải pháp 4 - Hạn chế ảnh hưởng của nền kinh tế: Quản trị chặt chẽ chi phí hoạt động, đàm phán hợp đồng khung với các đơn vị vận tải bộ để có giá cước ưu đãi và bình ổn giá dịch vụ trước lạm phát.
- Giải pháp 5 - Nâng cao cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý: Tăng cường sự phối hợp thông tin liên tục giữa Bộ phận Chứng từ và Bộ phận Giao nhận hiện trường, phân định trách nhiệm rõ ràng trong từng khâu tác nghiệp.
- Giải pháp 6 - Hạn chế ảnh hưởng của tính thời vụ: Xây dựng kế hoạch điều phối nhân sự linh hoạt giữa mùa cao điểm và mùa thấp điểm; đa dạng hóa dịch vụ gom hàng lẻ và khai thác nguồn hàng bổ trợ trong các tháng vắng hàng.
Kết quả và đóng góp
Kết quả chính
- Phân tích chi tiết biến động tài chính của Kassa giai đoạn 2008 – 2010: Doanh thu thuần tăng trưởng từ 3.567.000 VNĐ (năm 2008) lên 4.333.000 VNĐ (năm 2009) và đạt 6.700.000 VNĐ (năm 2010); lợi nhuận sau thuế tương ứng tăng từ 348.000 VNĐ lên 527.850 VNĐ.
- Xác lập cơ cấu dịch vụ cho thấy mảng giao nhận hàng nhập khẩu luôn đóng vai trò chủ lực, chiếm từ 71,70% đến 73,71% tổng giá trị giao nhận của toàn doanh nghiệp.
- Khảo sát cơ cấu thị trường đối tác cho thấy Nhật Bản (39,86% – 43,30%) và Thái Lan (22,32% – 24,64%) là hai thị trường nhập khẩu lớn nhất của công ty trong cả 3 năm khảo sát.
- Mô tả chi tiết từng bước tác nghiệp thực tế trong quy trình 6 bước làm thủ tục thông quan hàng container nhập khẩu qua hệ thống hải quan điện tử tại các cảng TP. Hồ Chí Minh.
Giải pháp đề xuất
Tác giả đã đưa ra hệ thống 6 nhóm giải pháp đồng bộ từ tái cơ cấu thị trường, tinh gọn bộ máy, kiểm soát chi phí vận tải thuê ngoài, đào tạo nghiệp vụ nhân sự chứng từ đến các chính sách kinh doanh nhằm hạn chế rủi ro mùa vụ.
Đóng góp của đề tài
Khóa luận đã gắn kết các quy định pháp lý (Luật Thương mại 2005, Bộ luật Hàng hải 1990) với thực tiễn tác nghiệp của một công ty giao nhận tư nhân quy mô vừa và nhỏ tại Việt Nam. Khóa luận cung cấp góc nhìn thực tế về những khó khăn thực sự mà các forwarder gặp phải khi làm thủ tục hải quan điện tử và điều hành dịch vụ trong giai đoạn kinh tế phục hồi sau khủng hoảng 2008.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
- Hạn chế: Đề tài chỉ tập trung khảo sát mảng giao nhận hàng nhập khẩu bằng container đường biển tại một doanh nghiệp tư nhân cụ thể (Kassa), chưa phân tích sâu phương thức giao nhận hàng không (Air freight), hàng rời, hàng dự án cũng như nghiệp vụ giao nhận hàng xuất khẩu. Nguồn số liệu giới hạn trong giai đoạn 2008 – 2010.
- Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu quy trình giao nhận tích hợp chuỗi cung ứng (3PL/4PL), phát triển dịch vụ vận tải đa phương thức và ứng dụng các giải pháp phần mềm quản trị logistics chuyên sâu khi doanh nghiệp mở rộng quy mô đầu tư phương tiện vận tải riêng.
Giá trị tham khảo
- Đối tượng tham khảo: Sinh viên các chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Quản trị Ngoại thương, Kinh tế đối ngoại, Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng.
- Phần nội dung giá trị:
- Quy trình 6 bước giao nhận hàng nhập khẩu thực tế và bộ hồ sơ chứng từ hải quan điện tử tại cảng biển (Mục 2.2.1).
- Phương pháp phân tích, so sánh số liệu thị trường giao nhận của doanh nghiệp với số liệu thống kê toàn ngành trên địa bàn TP. Hồ Chí Minh (Mục 2.2.2).
- Phân định trách nhiệm pháp lý giữa Shipper, Carrier và Consignee trong các phương thức FCL và LCL (Mục 1.4).
Câu hỏi thường gặp
1. Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu tại Kassa gồm những bước nào?
Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu tại Kassa gồm 6 bước: (1) Nhận và kiểm tra bộ chứng từ từ khách hàng; (2) Lên tờ khai hải quan điện tử và nhận kết quả phân luồng; (3) Lấy lệnh giao hàng (D/O) tại hãng tàu hoặc đại lý hãng tàu; (4) Làm thủ tục hải quan và kiểm hóa tại cảng; (5) Giao hàng về kho khách hàng và trả vỏ container rỗng; (6) Quyết toán chi phí và phát hành giấy báo nợ cho khách hàng.
2. Các mặt hàng và thị trường nhập khẩu chủ yếu của Kassa trong giai đoạn 2008 – 2010 là gì?
Thị trường nhập khẩu của Kassa tập trung chủ yếu ở Châu Á, đứng đầu là Nhật Bản (chiếm 39,86% – 43,30%), tiếp theo là Thái Lan (22,32% – 24,64%), Hàn Quốc (9,74% – 11,28%), Malaysia (10,48% – 10,70%) và Singapore (5,70% – 6,30%). Mặt hàng nhập khẩu chủ lực là nguyên vật liệu phục vụ công nghiệp sản xuất bao bì (hạt nhựa, màng nhôm, màng nhựa, chất dẻo, da thuộc nhân tạo) và máy móc chuyên dụng.
3. Tỷ lệ kiểm hóa thực tế của cán bộ hải quan đối với lô hàng luồng đỏ nêu trong khóa luận là bao nhiêu?
Theo mô tả thực tế tại cảng trong khóa luận, khi tờ khai rơi vào luồng đỏ, cán bộ hải quan tiến hành kiểm tra thực tế hàng hóa theo tỷ lệ phân kiểm của lãnh đạo chi cục (5%, 10% hoặc 100%). Ví dụ trường hợp kiểm hóa thực tế được tác giả dẫn chứng có xác suất kiểm tra là 5%, tương đương với việc kiểm tra thực tế 6 kiện hàng.
4. Những sai sót nghiệp vụ thường gặp nhất của nhân viên Kassa trong quá trình làm hàng là gì?
Các sai sót thực tế được ghi nhận bao gồm: nhân viên chứng từ nhầm lẫn số hóa đơn thương mại giữa các hợp đồng, khai sai hoặc thiếu tên hàng, áp sai mã số thuế (mã HS) dẫn đến bị hải quan yêu cầu xác định lại, sai số vận đơn; nhân viên giao nhận không kiểm tra hạn của lệnh D/O, hoặc cầm nhầm lệnh giao hàng của doanh nghiệp khác khi nhận từ hãng tàu (như trường hợp lô hàng của Công ty Cổ phần Bao bì Nhựa Tân Tiến).
5. Vì sao chi phí dịch vụ nhập khẩu của Kassa chiếm tỷ trọng cao trong doanh thu?
Kassa chưa đầu tư được đội ngũ xe tải và xe đầu kéo container riêng mà phải ký hợp đồng thuê ngoài với các đơn vị vận tải khác để đưa hàng từ cảng về kho khách hàng. Chi phí thuê phương tiện vận chuyển ngoài cùng các chi phí phát sinh khi làm thủ tục hải quan đã chiếm tới 74,84% doanh thu mảng nhập khẩu vào năm 2008.
Kết luận
Khóa luận của tác giả Phạm Thị Thùy Trang đã phản ánh toàn diện bức tranh hoạt động kinh doanh và quy trình tác nghiệp giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH GNVT Quốc tế Kassa giai đoạn 2008 – 2010. Bằng việc kết hợp chặt chẽ giữa cơ sở pháp lý ngoại thương và dữ liệu kế toán, xuất nhập khẩu thực tế, tác giả đã chỉ rõ các điểm nghẽn về chứng từ, chi phí thuê ngoài và thị trường khách hàng của công ty. Hệ thống 6 giải pháp được đề xuất mang tính thực tiễn cao, đóng góp tài liệu tham khảo hữu ích cho việc tối ưu hóa quy trình giao nhận tại các doanh nghiệp logistics vừa và nhỏ.
