CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP 1. Tổng quan về hàng tồn kho 1. Khái niệm hàng tồn kho Hàng tồn kho, hay hàng lưu kho (tiếng Anh - Anh: stock; tiếng Anh - Mỹ: inventory), là danh mục nguyên vật liệu và sản phẩm hoặc chính bản thân nguyên vật liệu và sản phẩm đang được một doanh nghiệp giữ trong kho. Tồn kho là tổng hợp tất cả các nguồn lực nhàn rỗi đang chờ để đưa vào sử dụng trong tương lai.
Hàng tồn kho bao gồm nguyên vật liệu, phụ tùng thay thế, sẩn phẩm dang dở, bán thành phẩm, thành phẩm. Khái niệm hàng tồn kho trong Doanh nghiệp a. Khái niệm Hàng tồn kho là các tài sản ngắn hạn tồn tại dưới hình thái vật chất có thể cân, đo, đong, đếm được như: nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ đã mua nhưng chưa đưa vào sử dụng, thành phẩm sản xuất xong nhưng chưa bán, hàng hóa thu mua nhưng còn tồn kho, hàng hóa trong quá trình sản xuất dở dang. (Nguồn: Giáo trình Hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp, PGS.TS Nguyễn Anh Tuấn, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân) b.
Đặc điểm Hàng tồn kho là một bộ phận tài sản ngắn hạn trong Doanh nghiệp và chiếm một vị trí quan trọng trong tài sản lưu động của hầu hết Doanh nghiệp có hoạt động sản xuất kinh doanh. Hàng tồn kho trong Doanh Nghiệp được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau với chi phí cấu thành nên giá gốc hàng tồn kho khác nhau. Theo chuẩn mực kế toán VAS 02, hàng tồn kho được tính theo giá gốc, trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần để có thể thực hiện được. Giá gốc hàng tồn kho gồm: chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại.
SVTH: Phan Thùy Dương - K49C QTKD 5 Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Khắc Hoàn Hàng tồn kho được tham gia toàn bộ vào hoạt động sản xuất của Doanh nghiệp, trong đó có các nghiệp vụ xảy ra thường xuyên với tần suất lớn, qua đó hàng tồn kho luôn biến đổi về mặt hình thái hiện vật và chuyển hóa thành tài sản ngắn hạn (tiền tệ, sản phẩm dở dang, thành phẩm,.) Hàng tồn kho trong Doanh nghiệp bao gồm nhiều loại khác nhau với những đặc điểm tính chất thương phẩm và điều kiện bảo quản khác nhau. Do vậy, hàng tồn kho thường được bảo quản, cất trữ ở nhiều địa điểm có điều kiện tự hoặc điều kiện nhân tạo phù hoặc với tính chất và được điểm của từng loại Hàng tồn kho. Việc xác định chất lượng, tình trạng và giá trị hàng tồn kho luôn khó khăn, phức tạp. Có nhiều loại hàng tồn kho khó phân loại và xác định giá trị như các tác phẩm nghệ thuật, linh kiện điện tử, đồ cổ.
Vai trò Hàng tồn kho đối với Doanh nghiệp a. Cải thiện mức độ phục vụ Trong quá trình sản xuất kinh doanh, đôi khi Doanh nghiệp bị trả lại hàng hóa đã bán do hàng hóa kém chất lượng, có sai sót kĩ thuật.Doanh nghiệp có thể lấy hàng tồn kho để xuất bù lại hoặc cho khách trực tiếp chọn hàng theo nhu cầu, việc này giúp nâng cao mức độ phục vụ khách hàng của Doanh nghiệp, giữ mối quan hệ làm ăn lâu dài mà vẫn dảm bảo thu nhập cho công ty. Giảm tổng chi phí logistic Logistic có thể được định nghĩa là việc quản lý dòng trung chuyển và lưu kho nguyên vật liệu, quá trình sản xuất, thành phẩm và xử lí các thông tin liên quan. từ nơi xuất hến nơi tiêu thụ cuối cùng theo yêu cầu của khách hàng.
Hiểu một cách rộng hơn nó còn bao gồm cả việc thu hồi rác thải. (Nguồn: UNESCAP) Chi phí logistic là các khoản chi phí phát sinh trong quá trình Hoạch định, Thực hiện và Kiểm soát sự lưu thông, tích trữ một cách hiệu quả hàng hóa, nguyên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm, dịch vụ, thông tin đi kèm từ điểm khởi đầu và điểm kết thúc nhằm thỏa mãn các yêu cầu của khách hàng. Đáp ứng các đơn hàng đột xuất Hàng hóa được công ty sản xuất hoặc nhận bán được bán ngay cho khách hàng tại các của hàng của công ty hoặc các đại lý phân phối nếu số lượng hàng nhỏ hoặc đã SVTH: Phan Thùy Dương - K49C QTKD 6 Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Khắc Hoàn đặt trước. Tuy nhiên, doanh nghiệp đôi khi sẽ phải tiếp nhận một vài đơn hàng đột xuất, số lượng đặt mua lớn mà công ty không thể sản xuất trong một thời gian ngắn.
Hàng tồn kho giúp doanh nghiệp giải quyết được vấn đề về các đơn hàng đột xuất này, giữ được mối quan hệ làm ăn với khách hàng, tăng uy tín, đồng thời đảm bào nguồn thu của công ty. Bán mặt hàng có tính mùa vụ trong cả năm Mặt hàng có tính mùa vụ là những hàng hóa, thành phẩm có thời gian sử dụng ngắn (dưới 3 tháng) như: lương thực, thực phẩm, chế phẩm tự động vật (như sữa, mỡ động vật. tại một khoảng thời gian nhất định trong năm. Doanh nghiệp thu về số lượng lớn hàng hóa có tính mùa vụ, chưa tìm được điểm tiêu thụ và áp lực từ thời gian sử dụng ngắn của sản phẩm đòi hỏi doanh nghiệp cần có cách xử lí kịp thời.
Lưu trữ hàng hóa, thành phẩm có tính mùa vụ sản khi đã sơ chế giúp sản phẩm lâu hỏng hơn, đồng nghĩa với tăng tính tiêu thụ của sản phẩm, đáp ứng nhu cầu khách hàng trong một thời gian dài hơn. Đầu cơ chờ giá Đầu cơ là hành vi của chủ thể, tận dụng cơ hội thị trường đi xuống để “tích lũy” sản phẩm, hàng hóa và thu lợi nhuận sau khi thị trường đã ổn định trở lại. Hoạt động đầu cơ chủ yếu là trong ngắn hạn và thu lợi nhuận từ chênh lệch giá. Hàng hóa công ty đầu cơ có thể là sản phẩm công ty sản xuất hoặc thu mua từ thị trường.
Hành dộng này làm lượng cung hàng hóa trên thị trường đó giảm đi trong khi lượng cầu hông thay đổi, dẫn tới cầu tăng tương đối so với cung, làm tăng mức giá khách hàng chấp nhận chịu để có được hàng hóa đó. Giải quyết thiểu hụt trong hệ thống Thông thường, trong quy trình sản xuất kinh doanh, công ty trích ra một số lượng nhỏ thành phẩm, hàng hóa chuyển vào dùng trong các phòng ban (cho quá trình sản xuất, quản lí doanh nghiệp, bán hàng). Trong trường hợp thiếu hụt, doanh nghiệp có thể lấy hàng từ kho, đảm bảo sự vận hành , lưu thông của hệ thống sản xuất, bán hàng hoặc quản lí doanh nghiệp. Ngược lại, nếu dự trữ dư thừa hàng tồn kho thì doanh nghiệp sẽ mất rất nhiều thời gian để xử lí hàng tồn, có thể kéo theo sự ảnh hướng đến giá sản phẩm.
Dù SVTH: Phan Thùy Dương - K49C QTKD 7 Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Khắc Hoàn kinh doanh trong ngành nào thì nếu việc dự trữ quá tải cũng là một điều tối kỵ. Nó làm doanh nghiệp tốn nhiều chi phí để duy trì kho. Theo thống kê thì doanh nghiệp bán lẻ thường phải tốn 20% - 30% cho chi phí lưu kho bãi. Làm đủ lượng hàng tồn kho sẵn có Mục đích chính là đảm bảo hàng tồn kho sẵn có theo yêu cầu trong mọi thời điểm.
Vì sự thiếu hụt và dư thừa hàng tồn kho đều chứng tỏ cho sự yếu kém trong tổ chức điều hành. Trường hợp thiếu hụt hàng tồn kho thì dây chuyền sản xuất sẽ bị gián đoạn. Hậu quả là việc sản xuất giảm đi hoặc không thể sản xuất. Kết quả là việc kinh doanh giảm sút dẫn đến giảm doanh thu, giảm lợi nhuận và tệ hơn là thua lỗ.
Mặt khác, sự dư thừa hàng tồn kho cũng có nghĩa làm kéo dài thời gian sản xuất và phân phối luồng hàng hóa. Điều này có nghĩa là khoản tiền đầu tư vào hàng tồn kho nếu được đầu tư vào nơi khác trong kinh doanh, thì nó sẽ thu lại được một khoản nhất định. Không chỉ vậy, nó cũng sẽ làm giảm các chi phí thực hiện và làm tăng lợi nhuận. Giảm thiểu chi phí và đầu tư cho hàng tồn Liên quan gần nhất đến mục đích trên đó là làm giảm cả chi phí lẫn khối lượng đầu tư vào hàng tồn kho.
Điều này đạt được chủ yếu bằng cách đảm bảo khối lượng cần thiết hàng tồn kho trong tổ chức ở mọi thời điểm. Điều này có lợi cho tổ chức theo hai cách. Một là khoản tiền không bị chặn khi hàng tồn kho chưa được sử dụng tới và có thể được sử dụng để đầu tư vào những nơi khác để kiếm lời. Hai là nó sẽ làm giảm các chi phi thực hiện, đồng thời sẽ làm tăng lợi nhuận.
Phân loại hàng tồn kho Hàng tồn kho trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại, đa dạng về chủng loại, khác nhau về đặc điểm, tính chất thương phẩm, điều kiện bảo quản, nguồn hình thành có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Để quản lý tốt hàng tồn kho, tính đúng và đủ giá gốc hàng tồn kho cần phân loại và sắp xếp hàng tồn kho theo những tiêu thức nhất định. SVTH: Phan Thùy Dương - K49C QTKD 8 Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Khắc Hoàn a. Phân loại hàng tồn kho theo mục đích sử dụng và công dụng Theo tiêu thức này, những hàng tồn kho có cùng mục đích sử dụng và công dụng được sắp xếp vào một nhóm, không phân biệt chúng được hình thành từ nguồn nào, quy cách, phẩm chất ra sao.Theo đó, hàng tồn kho trong doanh nghiệp được chia thành: Hàng tồn kho dự trữ cho sản xuất: là toàn bộ hàng tồn kho được dự trữ để phục vụ trực tiếp hoặc gián tiếp cho hoạt động sản xuất như nguyên vật liệu, bán thành phẩm, công cụ dụng vụ, gồm cả giá trị sản phẩm dở dang.
Hàng tồn kho dự trữ cho tiêu thụ: phản ánh toàn bộ hàng tồn kho được dự trữ phục vụ cho mục đích bán ra của doanh nghiệp như hàng hóa, thành phẩm. Cách phân loại này giúp cho việc sử dụng hàng tồn kho đúng mục đích, đồng thời tạo điều kiện thuận lời cho nhà quản trị trong quá trình xây dựng kế hoạch, dự đoán thu mua, bảo quản và dự trữ hàng tồn kho, đảm bảo hàng tồn kho cung ứng kịp thời cho sản xuất, tiêu thụ với chi phí thu mua, bảo quản thấp nhất nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.