Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, hàng tồn kho đóng vai trò là cầu nối an toàn giữa các giai đoạn cung ứng, sản xuất và tiêu thụ, thường chiếm khoảng 40% tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp. Đối với các đơn vị sản xuất cơ khí và thiết bị kỹ thuật, chi phí nguyên vật liệu đầu vào thường chiếm tỷ trọng lớn, khoảng 70% giá trị sản phẩm. Việc duy trì một lượng tồn kho hợp lý – vừa đủ để dây chuyền không bị gián đoạn, vừa không gây ứ đọng vốn và phát sinh chi phí lưu kho – là yêu cầu cấp thiết để tối ưu hóa chi phí và duy trì sức cạnh tranh trên thị trường.
Công ty Cổ phần Công nghiệp Nihon Việt Nam là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất các sản phẩm phục vụ hệ thống thông gió và kỹ thuật công trình (ống gió, cửa gió, van gió, thang máng cáp). Đặc thù của ngành này là sản lượng lớn, chủng loại sản phẩm đa dạng và yêu cầu nghiêm ngặt về tiến độ bàn giao cho các công trình xây dựng. Trong quá trình vận hành, sự mất cân đối giữa lượng nguyên liệu nhập về và kế hoạch sản xuất đã bộc lộ những điểm nghẽn trong khâu quản lý kho bãi, ảnh hưởng trực tiếp đến dòng vốn và tiến độ hoàn thiện sản phẩm.
Khóa luận xác định các mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể như sau:
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về chuỗi cung ứng, hàng tồn kho và các phương pháp quản lý, đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp sản xuất.
- Khảo sát và phân tích thực trạng công tác quản lý hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Công nghiệp Nihon trong giai đoạn 2020 – 2021; nhận diện các ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân tồn tại trong các quy trình nhập, xuất, lưu trữ và hoạch định đặt hàng.
- Đề xuất hệ thống giải pháp và kiến nghị có tính khả thi nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Công nghiệp Nihon.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài bao gồm:
- Đối tượng nghiên cứu: Công tác quản lý hàng tồn kho (chú trọng nguyên vật liệu và thành phẩm) tại Công ty Cổ phần Công nghiệp Nihon.
- Phạm vi không gian: Hoạt động quản lý kho tại trụ sở và nhà máy sản xuất của Công ty Cổ phần Công nghiệp Nihon (Xã Tiền Phong, Huyện Mê Linh, TP. Hà Nội).
- Phạm vi thời gian: Số liệu thực tế được thu thập và phân tích trong giai đoạn 2 năm 2020 – 2021, cùng định hướng kế hoạch sản xuất năm 2022.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Khóa luận tiếp cận vấn đề dựa trên nền tảng lý thuyết quản lý chuỗi cung ứng và quản trị vận hành kho bãi:
- Khái niệm và cấu trúc chuỗi cung ứng: Khóa luận viện dẫn các định nghĩa kinh điển của Lambert, Stock & Ellram (1998), Ganeshan (1995), Mentzer và cộng sự (2001), Sunil Chopra & Peter Meindl (2015, 2016), Michael Hugos (2018) và Hiệp hội các chuyên gia về quản lý chuỗi cung ứng (CSCMP). Chuỗi cung ứng được phân chia thành ba phân đoạn: Thượng lưu (Procurement), Trung lưu (Internal Supply Chain - sản xuất, lưu kho) và Hạ lưu (Downstream - phân phối, bán hàng).
- Lý thuyết hàng tồn kho và chi phí liên quan: Phân loại tồn kho theo mục đích sử dụng (nguyên vật liệu, dở dang, thành phẩm, đầu cơ), theo kế hoạch dự trữ (tồn kho an toàn - Safety Stock) và theo nguồn gốc hình thành. Các loại chi phí quản lý kho gồm: Chi phí lưu giữ/dự trữ (carrying costs: lỗi thời, hao hụt, bảo quản, bảo hiểm, lãi vốn), Chi phí đặt hàng (ordering costs: tiếp nhận, chứng từ, thiết lập sản xuất) và Chi phí hết hàng (stockout costs).
- Các mô hình định lượng và chỉ tiêu đánh giá:
- Mô hình lượng đặt hàng kinh tế tối ưu EOQ: $EOQ = \sqrt{\frac{2DS}{H}}$ (trong đó $D$ là nhu cầu hàng năm, $S$ là chi phí đặt hàng, $H$ là chi phí lưu giữ một đơn vị hàng).
- Điểm tái đặt hàng (Reorder Point - ROP): $ROP = DD \times RC$ (cầu cố định) và $ROP = DD \times RC + SS$ (cầu biến động, có tồn kho an toàn).
- Hệ số vòng quay hàng tồn kho ($ITR = \frac{\text{Giá vốn hàng bán}}{\text{Giá trị hàng tồn kho bình quân}}$), Thời gian luân chuyển tồn kho và Khả năng sinh lời của hàng tồn kho.
- Các nguyên tắc sắp xếp và kiểm kê: FIFO, định vị/không định vị, tần suất quay vòng; phương pháp kê khai thường xuyên so với kiểm kê định kỳ; chu trình cải tiến chất lượng PDCA (Plan - Do - Check - Act) và tiêu chuẩn ISO 9001:2015.
Phương pháp nghiên cứu được triển khai bao gồm:
- Phương pháp thu thập và xử lý số liệu: Thu thập dữ liệu thứ cấp từ báo cáo tài chính kiểm toán, báo cáo tồn kho của phòng kế toán, các bản đăng ký định mức tiêu hao kỹ thuật và các quy chế, quy trình vận hành nội bộ (ISO/QT) của doanh nghiệp.
- Phương pháp thống kê, phân tích và so sánh: Tổng hợp, đối chiếu số liệu tài chính giữa các năm 2020 và 2021; tính toán tỷ lệ chênh lệch tuyệt đối, tương đối nhằm đánh giá biến động doanh thu, giá vốn, chi phí và lợi nhuận.
- Phương pháp mô hình hóa toán học: Ứng dụng công thức tính định mức hao hụt và mô hình EOQ để lượng hóa quy mô đơn hàng tối ưu cho nguyên vật liệu chính (tôn tấm).
Nội dung chính theo từng chương
Chương 1: Cơ sở lý luận về quản lý hàng tồn kho
Chương 1 hệ thống hóa toàn diện các khái niệm cơ bản về chuỗi cung ứng, cấu trúc 5 thành phần chính (nhà cung cấp nguyên liệu, nhà sản xuất, nhà phân phối, nhà bán lẻ, khách hàng) và 3 dòng chảy chủ đạo (dòng vật chất, dòng tiền mặt, dòng thông tin). Tác giả phân tích sâu vai trò của hàng tồn kho như một "tấm đệm an toàn" điều hòa mối quan hệ cung - cầu và giảm thiểu rủi ro biến động giá.
Bên cạnh việc phân loại tồn kho theo 7 tiêu chí khác nhau, chương này trình bày chi tiết bản chất của sự đánh đổi giữa chi phí dự trữ và chi phí thiếu hụt hàng hóa. Đồng thời, tác giả cung cấp cơ sở toán học cho các chỉ số ITR, tỷ suất sinh lời của tồn kho, các biến số trong mô hình EOQ, ROP và các yếu tố cấu thành hạ tầng quản lý kho (nhân sự, pallet gỗ/nhựa/kim loại, hệ thống kệ Selective/Push-back/Pallet Flow, thiết bị bốc dỡ nâng hạ và hệ thống mã vạch).
Chương 2: Thực trạng công tác quản lý hàng tồn kho của Công ty Cổ phần Công nghiệp Nihon
Chương 2 tập trung phân tích thực tế hoạt động tại Công ty Cổ phần Công nghiệp Nihon (thành lập năm 2013, trụ sở tại Mê Linh, Hà Nội, do ông Ngô Văn Trọng làm Giám đốc). Tác giả mô tả cơ cấu tổ chức theo mô hình chức năng, chuỗi cung ứng khép kín với nhà cung cấp chính là Tập đoàn Hoa Sen (cung ứng tôn - thép) và quy trình sản xuất ống gió gồm 7 bước: Tiếp nhận yêu cầu $\rightarrow$ Lập kế hoạch $\rightarrow$ Chuẩn bị nguồn lực $\rightarrow$ Sản xuất $\rightarrow$ Kiểm tra sản phẩm $\rightarrow$ Lắp đặt $\rightarrow$ Lập báo cáo sản xuất tháng.
Về bức tranh tài chính, giai đoạn 2020 – 2021 ghi nhận sự phục hồi về mặt doanh thu nhưng hiệu quả lợi nhuận sụt giảm mạnh:
| Chỉ tiêu tài chính | Năm 2020 (VNĐ) | Năm 2021 (VNĐ) | Chênh lệch tuyệt đối (VNĐ) | Chênh lệch tương đối (%) |
|---|---|---|---|---|
| Tổng doanh thu | 8.483.521.699 | 13.142.243.436 | +4.658.721.737 | +54,91% |
| Giá vốn hàng bán | 7.206.951.655 | 11.391.824.199 | +4.184.872.544 | +58,07% |
| Tổng chi phí | 1.200.111.855 | 1.740.731.143 | +540.619.288 | +45,05% |
| Lợi nhuận kế toán trước thuế | 41.926.267 | 10.567.364 | -31.358.903 | -74,80% |
| Lợi nhuận sau thuế TNDN | 26.477.159 | 10.567.364 | -15.909.159 | -60,09% |
Về thực trạng quản trị tồn kho và hoạch định nhu cầu:
- Công ty đã thiết lập định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho các dòng sản phẩm, đơn cử như tấm giữ nhiệt và phụ kiện ống gió D100 (định mức bao gồm 5% hao hụt):
| Tên nguyên vật liệu | Định mức kỹ thuật | Tỷ lệ hao hụt | Định mức kể cả hao hụt |
|---|---|---|---|
| Ống tròn xoắn D100 | 11,47 | 5% | 11,52 |
| Tê tròn D100 | 7,45 | 5% | 7,50 |
| Cút 90 độ D100 | 4,92 | 5% | 4,97 |
| Chân rẽ VT D100 | 7,56 | 5% | 7,61 |
| Nối cáp D100 | 3,81 | 5% | 3,86 |
| Côn thu D100 | 1,80 | 5% | 1,85 |
| Măng xông D100 | 1,80 | 5% | 1,85 |
| Spin D100 | 3,61 | 5% | 3,66 |
| Quang treo D100 | 8,36 | 5% | 8,41 |
| Mặt bích tròn D100 | 3,46 | 5% | 3,51 |
- Thực trạng vận hành các quy trình kho được chuẩn hóa theo hệ thống tài liệu ISO:
- Quy trình nhập kho mua hàng mới (08-QT/NIHON, 11-QT/NIHON, 01-QT/NIHON): Gồm 5 bước từ kiểm tra chất lượng, đối chiếu phiếu mua hàng, từ chối hàng hỏng/hết hạn đến cập nhật sổ theo dõi và lưu hồ sơ.
- Quy trình nhập kho thành phẩm (10.6-QT/NIHON, 10.4-QT/NIHON, 12-QT/NIHON): Gồm 8 bước phối hợp giữa phân xưởng sản xuất, bộ phận kiểm tra chất lượng (KCS) và thủ kho.
- Quy trình xuất kho nguyên vật liệu và xuất bán thành phẩm: Thực hiện qua phiếu yêu cầu xuất vật tư và sự phê duyệt của ban lãnh đạo.
- Phương pháp đặt hàng đang áp dụng: Phân loại nhà cung cấp (chỉ định và không chỉ định); áp dụng nguyên tắc đặt hàng theo điểm đặt hàng tối thiểu Hacchuten kết hợp Bảng quản lý nguyên vật liệu quan trọng có chu kỳ theo dõi 12 tháng và dự báo nhu cầu trước 3 tháng (Leadtime đặt hàng trực tiếp thường từ 2 tháng trở lên).
- Ứng dụng mô hình EOQ mẫu cho vật tư tôn tấm: Với nhu cầu năm $D = 10.000$ tấm, chi phí mỗi lần đặt hàng $S = 10.000.000$ VNĐ, đơn giá $P = 155.000$ VNĐ/tấm, tỷ lệ chi phí lưu kho $H = 8%$: $$EOQ = \sqrt{\frac{2 \times 10.000 \times 10.000.000}{155.000 \times 8%}} \approx 3.212,77 \text{ (tấm)}$$
Chương 2 chỉ ra các điểm yếu cốt tử: Doanh nghiệp còn sản xuất theo thói quen "trong kho có bao nhiêu nguyên vật liệu thì sản xuất bấy nhiêu" mà không căn cứ sát nhu cầu thị trường; phát sinh xung đột nội bộ giữa bộ phận lắp ráp và bộ phận đóng gói/kỹ thuật dẫn đến bán thành phẩm bị ứ đọng tại xưởng; việc kiểm kê và theo dõi sổ sách còn thiếu tính liên kết tức thời.
Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Công nghiệp Nihon
Dựa trên định hướng phát triển của Nihon, Chương 3 đề xuất 5 nhóm giải pháp trọng tâm:
- Nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên quản lý kho: Đào tạo nghiệp vụ chuyên môn về quy trình lưu trữ, vận chuyển, sắp xếp hàng hóa và sử dụng phần mềm quản lý kho.
- Tăng cường thiết lập mạng lưới nhà cung cấp nội địa: Đa dạng hóa nguồn cung cấp ngoài Tập đoàn Hoa Sen nhằm giảm phụ thuộc, rút ngắn Leadtime giao hàng và đàm phán điều khoản thanh toán linh hoạt.
- Tăng cường rà soát sổ sách hàng tồn kho: Thực hiện kiểm kê định kỳ nghiêm ngặt kết hợp đối chiếu chứng từ kê khai thường xuyên để loại bỏ sai lệch số liệu thực tế và số liệu sổ sách.
- Tăng cường quản lý an ninh kho bãi: Kiểm soát chặt chẽ quy trình ra vào kho, chống thất thoát vật tư và nâng cấp hệ thống phòng cháy chữa cháy.
- Hoàn thiện quy trình quản lý tồn kho: Chuẩn hóa quy trình thu hồi, nhập kho trở lại đối với nguyên vật liệu thừa sau sản xuất thông qua "Phiếu nhập lại vật tư hàng hóa".
Kết quả và đóng góp
Kết quả nghiên cứu chính
- Đánh giá định lượng kết quả kinh doanh: Khóa luận làm rõ bức tranh tài chính năm 2021 của Nihon với doanh thu đạt hơn 13,14 tỷ đồng (tăng 54,91% so với mức 8,48 tỷ đồng năm 2020). Tuy nhiên, do giá vốn hàng bán tăng tới 58,07% (đạt 11,39 tỷ đồng) và tổng chi phí tăng 45,05% dưới áp lực của dịch bệnh Covid-19, lợi nhuận sau thuế của công ty giảm mạnh 60,09%, chỉ còn đạt 10.567.364 VNĐ.
- Lượng hóa định mức và quy mô đặt hàng: Khóa luận tổng hợp hệ thống định mức tiêu hao chi tiết cho 10 loại nguyên vật liệu cấu thành sản phẩm ống gió; xác định sản lượng đặt hàng tối ưu cho vật tư tôn tấm đạt xấp xỉ 3.213 tấm/lần đặt hàng, giúp doanh nghiệp có căn cứ khoa học thay vì ước lượng cảm tính.
- Hệ thống hóa quy trình nghiệp vụ: Khóa luận sơ đồ hóa toàn bộ 4 chu trình luân chuyển hàng tồn kho chính trong doanh nghiệp, gắn kết chặt chẽ trách nhiệm giữa Phòng kinh doanh, Phân xưởng sản xuất, Bộ phận kiểm tra chất lượng (KCS) và Bộ phận Kho.
Giải pháp và kiến nghị đề xuất
Tác giả đã đề xuất giải pháp kiện toàn các bước xử lý nguyên vật liệu dôi dư sau gia công cơ khí, hoàn thiện hệ thống phiếu giao nhận (08-QT, 10.4-QT, 10.6-QT, 11-QT, 12-QT) và kiến nghị mở rộng danh mục nhà cung cấp để phân tán rủi ro chuỗi cung ứng.
Đóng góp của đề tài
Khóa luận đã gắn kết lý thuyết quản trị chuỗi cung ứng hiện đại vào thực tiễn một doanh nghiệp sản xuất cơ khí - ống gió quy mô vừa và nhỏ tại Việt Nam. Đề tài đưa ra mô hình tính toán định lượng cụ thể (EOQ, ROP) tương thích với đặc thù sản xuất phụ thuộc vào giá thép tấm và chu kỳ đơn hàng xây dựng.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
- Hạn chế của đề tài:
- Dữ liệu tài chính và vận hành chỉ tập trung trong giai đoạn 2 năm (2020 – 2021), khoảng thời gian chịu tác động bất thường từ đại dịch Covid-19 và biến động giá nguyên liệu thép toàn cầu, nên một số chỉ tiêu chưa phản ánh trọn vẹn xu hướng dài hạn.
- Mô hình EOQ được tính toán dựa trên các giả định cố định về chi phí đặt hàng, chi phí lưu kho và nhu cầu năm mà chưa tích hợp đầy đủ yếu tố biến động giá ngẫu nhiên và chính sách chiết khấu số lượng lớn từ nhà cung cấp.
- Hướng nghiên cứu tiếp:
- Mở rộng phân tích chuỗi số liệu tài chính và luân chuyển hàng tồn kho giai đoạn hậu Covid-19.
- Nghiên cứu ứng dụng các hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp (ERP) hoặc hệ thống quản lý kho chuyên dụng (WMS) kết hợp công nghệ mã số mã vạch tự động hóa.
Giá trị tham khảo
- Đối tượng thụ hưởng:
- Sinh viên và học viên chuyên ngành Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng, Quản trị kinh doanh, Quản trị sản xuất và tác nghiệp.
- Cán bộ quản lý vật tư, thủ kho, chuyên viên kế hoạch sản xuất tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ thuộc ngành gia công cơ khí, sản xuất thiết bị điều hòa không khí và thông gió công trình.
- Nội dung có giá trị tham khảo cao:
- Hệ thống biểu mẫu và lưu đồ 4 quy trình nhập - xuất kho gắn với tiêu chuẩn kiểm soát chất lượng ISO 9001:2015.
- Phương pháp xây dựng Bảng quản lý nguyên vật liệu quan trọng và nguyên lý áp dụng phương pháp đặt hàng Hacchuten theo độ dài thời gian giao hàng (Leadtime).
- Bảng định mức tiêu hao nguyên vật liệu chi tiết cho sản phẩm ống gió và phụ kiện kỹ thuật.
Câu hỏi thường gặp
1. Công ty Cổ phần Công nghiệp Nihon hoạt động chính trong lĩnh vực nào và đâu là đối tác cung ứng vật tư trọng yếu?
Công ty chuyên sản xuất, gia công cơ khí và lắp đặt các sản phẩm phục vụ hệ thống thông gió, điều hòa không khí, cấp nhiệt và kỹ thuật công trình (ống gió, cửa gió, van gió, thang máng cáp). Nhà cung cấp nguyên vật liệu chính (tôn, thép cuộn/tấm) của công ty là Tập đoàn Hoa Sen (Hoa Sen Group).
2. Bức tranh tài chính của Nihon trong 2 năm 2020 – 2021 có biến động ra sao?
Doanh thu năm 2021 tăng 54,91% so với 2020 (đạt 13.142.243.436 VNĐ so với 8.483.521.699 VNĐ). Tuy nhiên, giá vốn hàng bán tăng 58,07% (đạt 11.391.824.199 VNĐ) và chi phí tăng 45,05%, dẫn đến lợi nhuận sau thuế năm 2021 giảm mạnh 60,09%, chỉ còn 10.567.364 VNĐ so với 26.477.159 VNĐ của năm 2020.
3. Khóa luận tính toán lượng đặt hàng kinh tế tối ưu (EOQ) cho vật liệu tôn tấm của Nihon là bao nhiêu?
Căn cứ nhu cầu 10.000 tấm tôn/năm, chi phí đặt hàng 10.000.000 VNĐ/đơn, đơn giá 155.000 VNĐ/tấm và chi phí lưu giữ 8%, mô hình EOQ xác định quy mô mỗi lô đặt hàng tối ưu là xấp xỉ 3.212,77 tấm tôn.
4. Khóa luận chỉ ra những bất cập nào trong công tác điều hành sản xuất và quản lý kho tại Nihon?
Công ty tồn tại thói quen sản xuất phụ thuộc vào lượng nguyên vật liệu sẵn có trong kho thay vì bám sát nhu cầu thực tế của thị trường; thiếu sự nhịp nhàng giữa khâu lắp ráp và khâu đóng gói khiến sản phẩm dở dang bị ứ đọng tại phân xưởng; công tác kiểm kê và thu hồi vật tư thừa sau sản xuất chưa được kiểm soát chặt chẽ.
5. Nihon áp dụng những phương pháp đặt hàng nguyên vật liệu nào?
Công ty áp dụng 3 phương pháp chính: phân loại nhà cung cấp (chỉ định cho NVL chính và không chỉ định cho NVL phụ); phương pháp xác định điểm đặt hàng tối thiểu Hacchuten căn cứ theo Leadtime giao hàng; và phương pháp lập Bảng quản lý dự toán nguyên vật liệu quan trọng theo dõi chu kỳ 12 tháng để đưa ra dự báo đơn hàng chính thức trước từ 2 đến 3 tháng.
Kết luận
Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Tạ Thị Minh Yến đã phân tích toàn diện thực trạng quản lý hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Công nghiệp Nihon trong giai đoạn 2020 – 2021. Bằng việc kết hợp giữa lý luận chuỗi cung ứng và số liệu hạch toán thực tế, công trình đã làm rõ mối liên hệ giữa sự gia tăng giá vốn hàng bán và việc suy giảm lợi nhuận của doanh nghiệp. Các giải pháp được đề xuất tập trung vào việc hoàn thiện quy trình ISO, định lượng hóa quy mô đặt hàng và tối ưu hóa điều phối sản xuất, mang lại giá trị ứng dụng thiết thực cho hoạt động quản trị kho tại các doanh nghiệp cơ khí phụ trợ.