CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ THUYẾT CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO CỦA DOANH NGHIỆP 1.1 Một số khái niệm liên quan tới quản trị hàng tồn kho 1.1 Khái niệm hàng tồn kho * Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 Hàng tồn kho: Là những tài sản: - Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường. - Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang. - Nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ để sử dụng cho quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ. Hàng tồn kho bao gồm: - Hàng hóa mua về để bán: Hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến.
- Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán. - Sản phẩm dở dang: Sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm. - Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường. * Theo quan điểm của quản trị tài chính doanh nghiệp.
Hàng tồn kho được định nghĩa như sau: “ Hàng tồn kho dự trữ là những tài sản mà doanh nghiệp lưu trữ sản xuất hoặc để tiêu thụ. Trong các doanh nghiệp, tồn kho dự trữ tồn tại dưới các dạng: - Nguyên vật liệu, nhiên liệu dự trữ sản xuất. - Sản phẩm dở dang và bán thành phẩm. - Thành phẩm chờ tiêu thụ”.
Hàng tồn kho là bất kì nguồn nhàn rỗi nào được giữ để sử dụng trong tương lai. Bất kì lúc nào mà ở đầu vào hay đầu ra của một doanh nghiệp có các nguồn không sử dụng ngay khi nó sẵn sàng, tồn kho sẽ xuất hiện. SV: Lương Thanh Thủy Tiên GVHD: Th.s Phạm Tuấn Anh Luan van Trường Đại Học Thương Mại 11 Khoa: Tài chính - Ngân hàng 1.2 Khái niệm quản trị hàng tồn kho Quản trị hàng tồn kho là một công tác quản trị nhằm: - Đảm bảo cho hàng hóa có đủ số lượng và cơ cấu, không làm cho quá trình bán ra bị gián đoạn, góp phần nâng cao chất lượng kinh doanh và tránh bị ứ đọng hàng hóa. - Đảm bảo giữ gìn hàng hóa về mặt giá trị và giá trị sử dụng, góp phần làm giảm hư hỏng, mất mát hàng hóa gây tổn thất về tài sản cho doanh nghiệp.
- Đảm bảo cho lượng vốn doanh nghiệp tồn tại dưới hình thái vật chất ở mức độ tối ưu nhằm tăng hiệu quả vốn hàng hóa và góp phần làm giảm chi phí bảo quản hàng hóa. Quản trị hàng tồn kho là một trong những nội dung quan trọng của quản trị tài chính doanh nghiệp.3 Các thuật ngữ có liên quan: - Chính sách tồn kho: là các chính sách mà các nhà quản lý sản xuất, quản lý marketing và quản lý tài chính phải làm việc cùng nhau để đạt được sự thống nhất, để có sự cân bằng các mục tiêu khác nhau như: giảm chi phí sản xuất, giảm chi phí tồn kho và tăng khả năng đáp ứng cho khách hàng. - Kiểm soát tồn kho: là quá trình theo dõi, giám sát hàng tồn kho của công ty. - Nguyên vật liệu: là một trong những yếu tố không thể thiếu được trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí,giảm giá thành,tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. - Chi phí đặt hàng: liên quan đến việc chuẩn bị và phát hành đơn đặt hàng: chi phí giao dịch, quản lý, kiểm tra và thanh đoán. Chi phí đặt hàng cho mỗi lần đặt hàng thường tương đối ổn định không phụ thuộc vào số lượng hàng được mua. - Chi phí lưu kho (hay chi phí bảo quản ): xuất hiện khi doanh nghiệp phải lưu giữ - Hàng để bán bao gồm chi phí đóng gói hàng, chi phí bốc xếp hàng vào kho, chi phí thuê kho, bảo hiểm, khấu hao kho và thiết bị kho, chi phí hao hụt, hư hỏng hàng hóa, lãi vay…các yếu tố chi phí này phụ thuộc vào hàng hóa mua vào.
Nếu khối lượng hàng đặt mua mỗi lần lớn thì chi phí lưu kho tăng và ngược lại. SV: Lương Thanh Thủy Tiên GVHD: Th.s Phạm Tuấn Anh Luan van Trường Đại Học Thương Mại 12 Khoa: Tài chính - Ngân hàng 1.2 Nội dung và mô hình quản trị hàng tồn kho 1.1 Nội dung quản trị hàng tồn kho: * Các nhân tố ảnh hưởng đến tồn kho dự trữ: Mức tồn kho dự trữ của doanh nghiệp nhiều hay ít thường phụ thuộc vào một số yếu tố cơ bản sau: - Quy mô sản xuất và nhu cầu dự trữ nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nhu cầu dự trữ nguyên vật liệu, hàng hóa của doanh nghiệp thường bao gồm: dự trữ thường xuyên, dự trữ bảo hiểm, dự trữ thời vụ. - Khả năng sẵn sàng cung ứng của thị trường - Thời gian vận chuyển hàng hóa từ nhà cung cấp đến doanh nghiệp - Xu hướng biến động giá cả hàng hóa, nguyên vật liêu.
- Độ dài thời gian chu kỳ sản xuất sản phẩm - Trình độ tổ chức sản xuất và khả năng tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp - Khả năng xâm nhập và mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm… Quản trị tồn kho bao gồm việc lập kế hoạch, tổ chức quản lý các hoạt động nhằm vào nguồn nguyên liệu và hàng hóa đi vào, đi ra khỏi doanh nghiệp. Quản trị tồn kho phải trả lời được các câu hỏi: + Lượng hàng đặt là bao nhiêu để chi phí tồn kho là nhỏ nhất? + Vào thời điểm nào thì bắt đầu đặt hàng *Chi phí tồn kho: - Chi phí đặt hàng: liên quan đến việc chuẩn bị và phát hành đơn đặt hàng: chi phí giao dịch, quản lý, kiểm tra và thanh đoán. Chi phí đặt hàng cho mỗi lần đặt hàng thường tương đối ổn định không phụ thuộc vào số lượng hàng được mua. - Chi phí lưu kho (hay chi phí bảo quản ): xuất hiện khi doanh nghiệp phải lưu giữ hàng để bán bao gồm chi phí đóng gói hàng, chi phí bốc xếp hàng vào kho, chi phí thuê kho, bảo hiểm, khấu hao kho và thiết bị kho, chi phí hao hụt, hư hổng hàng hóa, lãi vay…các yếu tố chi phí này phụ thuộc vào hàng hóa mua vào.
Nếu khối lượng hàng đặt mua mỗi lần lớn, thì chi phí lưu kho tăng và ngược lại. *Các chi phí khác: + Chi phí giảm doanh thu do hết hàng: là một loại chi phí cơ hội do doanh nghiệp hết một loại hàng nào đó mà khách hàng có nhu cầu. Doanh nghiệp có thể xử lý tình trạng hết hàng bằng cách hối thúc một đơn đặt hàng từ người cung cấp SV: Lương Thanh Thủy Tiên GVHD: Th.s Phạm Tuấn Anh Luan van Trường Đại Học Thương Mại 13 Khoa: Tài chính - Ngân hàng loại hàng đó.Chi phí hối thúc cho lần đặt hàng sẽ bao gồm chi phí đặt hàng bổ sung cộng với chi phí vận chuyển( nếu có). Nếu không doanh nghiệp sẽ mất một khoản doanh thu do hết hàng.
+ Chi phí mất uy tín với khách hàng: là một loại chi phí cơ hội và được xác định căn cứ vào khoản thu nhập hàng dự báo sẽ thu được từ việc bán hàng trong tương lai bị mất đi do việc mất uy tín với khách hàng vì việc hết hàng gây ra.2 Một số mô hình quản trị hàng tồn kho 1.1 Mô hình lượng đặt hàng hiệu quả (EOQ) Là một mô hình quản trị tồn kho mang tính định lượng, có thể sử dụng nó để tìm mức tồn kho tối ưu cho doanh nghiệp. Ưu điểm: là một công thức kế toán xác định mà tại đó sự kết hợp của đơn hàng, chi phí và chi phí hàng tồn kho thực là ít nhất, công thức đơn giản, dễ sử dụng. Nhược điểm: - Nhu cầu phải biết trước và nhu cầu không đổi - Phải biết trước thời gian kể từ khi đặt hàng cho tới khi nhận được hàng và thời gian đó không đổi. - Lượng đặt hàng của mỗi đơn hàng được thực hiện trong một chuyến hàng và được thực hiện ở một thời điểm đã định trước Mô hình EOQ được áp dụng dựa trên các giả thiết: - Nhu cầu cả năm phải biết trước và không đổi - Phải biết trước chu kỳ đặt hàng, chu kỳ đặt hàng ngắn và không thay đổi - Lượng hàng của một đơn hàng được thực hiện trong một chuyến hàng và được thực hiện trong một thời điểm đã định.
- Không tiến hành khấu trừ theo sản lượng - Duy nhất chỉ có 2 loại chi phí là chi phí đặt hàng (bao gồm các chi phí như tìm nguồn cung ứng, chuẩn bị sản xuất thử… và các định phí khác) và chi phí tồn trữ (chi phí kho bãi, lãi trả ngân hàng… và các biến chi phí khác). Với giả thiết trên, mô hình EOQ đưa ra công thức tính toán sản lượng đơn hàng tối ưu cảu mỗi đơn hàng (ký hiệu Q*) theo công thức (1) và tổng chi phí tồn kho tối thiểu (ký hiệu C*) theo công thức (2) sau đây: SV: Lương Thanh Thủy Tiên GVHD: Th.s Phạm Tuấn Anh Luan van Trường Đại Học Thương Mại 14 Khoa: Tài chính - Ngân hàng Q* (1) C*= + (2) Trong đó: D: nhu cầu nguyên vật liệu cả năm S: chi phí đặt hàng cho mỗi đơn hàng H: chi phí tồn trữ tính cho một đơn vị sản phẩm Sơ đồ 1.1: mô hình EOQ Mô hình này còn có những đại lượng sau: - Số đơn hàng trong năm (ĐH): là tỷ số giữa nhu cầu cả năm (D) với lượng đặt hàng tối ưu (Q*) - Chu kỳ đặt hàng (T): là khoảng cách thời gian giữa 2 lần đặt hàng liên tiếp nhau, được tính bằng cách lấy tổng số ngày làm việc bình quân trong năm (N) chi cho số đơn hàng (ĐH). - Nhu cầu bình quân một ngày đêm (d): là tỷ số giữa nhu cầu cả năm (D) với số ngày làm việc bình quân trong năm (N) - Điểm đặt hàng lại (ROP): là lượng tồn kho tối thiểu cần thiết ở điểm đặt hàng. ROP được xác định trong trường hợp doanh nghiệp mua hàng nhưng không được nhận hàng ngay, nghĩa là thời điểm đặt hàng không trùng với thời điểm nhận hàng.L SV: Lương Thanh Thủy Tiên GVHD: Th.s Phạm Tuấn Anh Luan van Trường Đại Học Thương Mại 15 Khoa: Tài chính - Ngân hàng Trong đó, L là thời gian phân phối, là khoảng cách từ thời điểm đặt hàng đến thời điểm nhận hàng.
Trên đồ thị ROP được biểu diễn như sau: Sơ đồ 1.2 điểm đặt hàng tại ROP 1.