CHƯƠNG I. Khái niệm mua hàng Ngày nay, hoạt động mua hàng đang dần trở lên quan trọng trong mỗi doanh nghiệp. Điều đó được thể hiện qua việc doanh nghiệp nâng tầm quan trọng của hoạt động mua hàng lên một tầm cao mới, hoạt động mua hàng đã trở nên quan trọng khi nó được nâng lên là một “sứ mệnh” của doanh nghiệp. Mua hàng là hoạt động đầu tiên nhằm tạo ra yếu tố đầu vào (đối với doanh nghiệp thương mại yếu tố đầu vào là nguồn hàng) một cách đầy đủ, kịp thời, đồng bộ, đúng quy cách, chủng loại, chất lượng, phù hợp với nhu cầu của khách hàng và kế hoạch bán ra của doanh nghiệp.
Mua hàng cũng là các hoạt động nghiệp vụ của các doanh nghiệp sau khi xem xét, tìm hiểu về chủ hàng và cùng với chủ hàng bàn bạc, thoả thuận điều kiện mua bán, thực hiện các thủ tục mua bán, thanh toán và các nghiệp vụ giao nhận, vận chuyển nhằm tạo nên lực lượng hàng hoá tại doanh nghiệp với số lượng, chất lượng, cu cấu đáp ứng các nhu cầu của dự trữ, bán hàng phục vụ cho khách hàng với chi phí thấp nhất. Tầm quan trọng của mua hàng a) Tăng giá trị khách hàng và tiết kiệm chi phí Khi các công ty đấu tranh để tăng giá trị khách hàng bằng cách cải thiện hiệu suất, nhiều công ty đang chuyển sự chú ý của họ sang quản lý mua hàng và cung ứng. Hiện nay, có rất nhiều doanh nghiệp coi trọng việc mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp thay vì thực hiện thay đổi hiệu suất để gia tăng dịch vụ khách hàng. Việc lựa chọn nhà cung cấp kĩ lưỡng giúp doanh nghiệp đem đến cho khách hàng một sản phẩm tốt nhất, chất lượng nhất, dẫn đến gia tăng dịch vụ khách hàng là điều hiển nhiên.
Trong lĩnh vực sản xuất, tỷ lệ mua hàng trên doanh thu trung bình là 55%. Điều này có nghĩa là đối với mỗi đô la doanh thu thu được từ việc bán hàng hóa và dịch vụ, hơn một nửa sẽ quay trở lại các nhà cung cấp. Không khó để thấy tại sao mua hàng rõ ràng là một lĩnh vực chính để tiết kiệm chi phí. Tiết kiệm chi phí cũng bao gồm việc tránh chi phí thông qua việc tham gia sớm vào thiết kế và chủ động đáp ứng các yêu cầu tăng giá của nhà cung cấp.
b) Xây dựng mối quan hệ và thúc đẩy đổi mới Tiết kiệm chi phí có nhiều hình thức khác nhau. Cách tiếp cận truyền thống của các doanh nghiệp là cố gắng mặc cả để giảm giá. Một cách tiếp cận mới hơn là xây dựng 1 mối quan hệ với nhà cung cấp để cùng cắt giảm chi phí ra khỏi sản phẩm hoặc dịch vụ và mong muốn các nhà cung cấp đóng góp những ý tưởng đổi mới nhằm liên tục gia tăng giá trị cho các sản phẩm và dịch vụ của công ty. Để các mối quan hệ này hoạt động, cả người mua và nhà cung cấp phải đồng ý hoàn vốn có thể chấp nhận được từ các khoản đầu tư của họ để mỗi bên nhận ra lợi nhuận tích cực.
Nếu mục đích chiến lược của nhà cung cấp là trở thành khách hàng được lựa chọn, thì họ cần cung cấp cơ sở hạ tầng kỹ thuật cần thiết để hỗ trợ người mua. c) Nâng cao chất lượng và danh tiếng Có thể nói, mua hàng cũng có ảnh hưởng lớn đến chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Hiện nay, các công ty đang tìm cách tăng tỷ lệ các bộ phận, chi tiết từ các công ty hợp tác và tăng tỷ lệ thuê ngoài để tập trung vào thế mạnh, năng lực của riêng họ. Điều này càng làm tăng tầm quan trọng của các mối quan hệ giữa người mua, nhà cung cấp bên ngoài và chất lượng.
d) Giảm thời gian đến thị trường Mua hàng, đóng vai trò là người liên lạc giữa nhà cung cấp và kỹ sư, cũng có thể giúp cải tiến thiết kế sản phẩm và quy trình. Mua hàng kết nối giữa nhà cung cấp và các kỹ sư, giúp cải tiến thiết kế sản phẩm và quy trình. Kết quả nghiên cứu cho thấy các công ty có sự hỗ trợ sớm từ nhà cung cấp, thường đạt được mức cải thiện trung bình 20% về chi phí, chất lượng nguyên vật liệu cũng như thời gian phát triển sản phẩm. Các nhóm phát triển bao gồm các nhà cung cấp cũng báo cáo họ nhận được nhiều đề xuất cải tiến hơn từ các nhà cung cấp so với các nhóm không liên quan.
Do đó, sự kết nối với các nhà cung cấp sớm trong quá trình thiết kế là một cách để mua hàng gia tăng thêm giá trị mới và góp phần tăng khả năng cạnh tranh của sản phẩm, dịch vụ. e) Quản lý rủi ro nhà cung cấp Mỗi khi mua hàng, đặt hàng, với nhà cung cấp thường phát sinh một số rủi ro tiềm ẩn. Rủi ro này có thể nhỏ như giao hàng trễ hoặc lớn hơn như nhà cung cấp phá sản hoặc gặp thiên tai, hỏa hoạn, bất ổn tài chình, các vấn đề về vận hành hay giao thông tắc nghẽn,…Những rủi ro này xuất phát từ lựa chọn nguồn cung ứng toàn cầu, nguồn cung ứng đơn lẻ hoặc hàng tồn kho JIT (Just In Time). Các nhà quản lý cung ứng giỏi phải liên tục giám sát cơ sở cung cấp về rủi ro và phát triển liên tục các kế hoạch kinh doanh để giảm thiểu những rủi ro này.
2 Thư viện ĐH Thăng Long Tạo ra tác động kinh tế Quyền lực của những người mua là tổ chức với tư cách là một nhóm là đáng kể. Các báo cáo về kinh doanh của ISM (the Insitute for Supply Management) là một trong những chỉ tiêu được theo dõi chặt chẽ nhất về hoạt động kinh tế. Hàng tháng, khảo sát của các nhà quản lý mua hàng trong cả lĩnh vực sản xuất và phi sản xuất được giám sát chặt chẽ và kết quả của các báo cáo này đều có sức lay động thị trường tài chính. Các báo cáo của ISM là một chỉ số thay đổi và nhìn chung xếp hạng trên 50 cho thấy nền kinh tế đang mở rộng.
f) Đóng góp vào lợi thế cạnh tranh Ngày nay, nhiều giám đốc điều hành (CEO) đồng ý rằng tập trung vào việc mua hàng hiệu quả đã trở thành một cách quan trọng để đạt được lợi thế cạnh tranh. Mức lương cao hơn được trả cho các chuyên gia mua hàng là một dấu hiệu cho thấy địa vị. danh tiếng và khả năng nhìn nhật đối với vị trí này ngày càng được nâng cao. + Gần đây, tạp chí Inside Supply Management khảo sát lương cho thấy thu nhập trung bình hàng năng của các chuyên gia mua hàng vào khoảng $103,793.
Các chuyên gia cung cấp đầu vào có mức lương trung bình $51,600 hàng năm; quản lý cung ứng là $102,300 và phó chủ tịch có mức lương $217,100/năm. + Những người mua hàng đã đạt được Chứng nhận về Quản lý Cung ứng (CPSM) kiếm được nhiều hơn 9% so với những người không có Chứng nhận này. Việc tìm kiếm, phát triển và giữ chân nhân tài hàng đầu là yếu tố quan trọng đối với tác động của ban quản lý nguồn cung ứng đối với chiến lược và khả năng cạnh tranh của công ty. Nội dung hoạt động mua hàng Bước 1: Xác định nhu cầu và tạo “Yêu cầu mua hàng” Phòng mua hàng sẽ tiếp nhận “Yêu cầu mua hàng” của các phòng ban khi có nhu cầu để tiến hành mua hàng hóa, nguyên vật liệu, dụng cụ… đáp ứng cho hoạt động vận hành, kinh doanh của doanh nghiệp.
Các “Yêu cầu mua hàng”chỉ được thực hiện khi được trưởng phòng hoặc người chịu trách nhiệm phê duyệt. Sau khi yêu cầu đã được thông qua, bộ phận mua hàng sẽ chịu trách nhiệm tìm kiếm nhà cung cấp và báo giá cho các vật dụng cần mua. 3 Bước 2: Tạo “Đề nghị báo giá” Bộ phận mua hàng sẽ lập “Đề nghị báo giá” dựa trên “Yêu cầu mua hàng” và những báo giá đã thu thập được đến nhà cung cấp hiện có hoặc nhà cung cấp mới theo đề xuất của bộ phận gửi yêu cầu. Bước 3: Thu thập và tham khảo giá từ các nhà cung cấp Bộ phận mua hàng cần theo dõi và ghi nhận báo giá từ nhà cung cấp gửi về.
Sau đó đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp có khả năng đáp ứng tốt nhất các tiêu chí đã đề ra. Bước 4: Phê duyệt báo giá Ban lãnh đạo sẽ là người chịu trách nhiệm phê duyệt báo giá của nhà cung cấp. Căn cứ để phê duyệt sẽ là thông tin so sánh báo giá của các nhà cung cấp với điều kiện mua hàng và báo giá cũ-mới của các nhà cung cấp trong cùng một mặt hàng. Bước 5: Lập hợp đồng mua hàng Bước này chỉ được thực hiện khi đã chọn được nhà cung cấp phù hợp.
Lúc này, nhân viên mua hàng sẽ tiến hành lập hợp đồng mua hàng. Nội dung chính của hợp đồng sẽ bao gồm các thông tin cụ thể về báo giá, điều khoản thanh toán, thời gian giao hàng. Hợp đồng sẽ được gửi đến nhà cung cấp để ký kết và thực hiện các nội dung đã thống nhất giữa hai bên. Bước 6: Lập “Đề nghị nhập hàng” và “Đề nghị kiểm hàng” Phòng mua hàng sẽ lập “Đề nghị nhập hàng” và “Đề nghị kiểm hàng” đến các phòng ban có liên quan tiện theo dõi.
Đây là bước quan trọng trong quy trình mua hàng, giúp đảm bảo cho khâu nhập hàng được diễn ra đúng theo lịch, cũng như phòng ngừa trường hợp phát sinh sự cố tại thời điểm nhập hàng. Bước 7: Tiến hàng nhập kho Khi hàng hóa được vận chuyển đến kho, bộ phận kho hàng sẽ thực hiện kiểm định hàng hóa, đảm bảo hàng nhập khi đủ số lượng, quy cách, thông số kỹ thuật…đã đề ra. Nếu phát hiện hàng hóa không đạt chuẩn thì cần phản hồi lại với phòng mua hàng để đổi/trả hàng hóa với nhà cung cấp. Những sản phẩm đạt chuẩn sẽ được nhập kho.
Bước 8: Hoàn tất thanh toán Phòng mua hàng sẽ lập hồ sơ thanh toán dựa trên các điều khoản được ghi trong hợp đồng và các hồ sơ liên quan và gửi đến phòng kế toán. Phòng kế toán sẽ tiếp nhận 4 Thư viện ĐH Thăng Long và thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp nếu hồ sơ hợp lệ. Nếu không thì sẽ báo lại với phòng mua hàng để chỉnh sửa. Hình 1- Quy trình các bước mua hàng 5 1.
Chính sách và thủ thục mua hàng 1.