Chương 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TRONG CHUỖI CUNG ỨNG 1. Hoạt động mua hàng 1. Khái niệm hoạt động mua hàng “Mua hàng là các hoạt động nghiệp vụ của các doanh nghiệp sau khi xem xét, tìm hiểu về chủ hàng và cùng với chủ hàng bàn bạc, thoả thuận điều kiện mua bán, thực hiện các thủ tục mua bán, thanh toán và các nghiệp vụ giao nhận, vận chuyển nhằm tạo nên lực lượng hàng hoá tại doanh nghiệp với số lượng, chất lượng, cơ cấu đáp ứng các nhu cầu của dự trữ, bán hàng phục vụ cho khách hàng với chi phí thấp nhất.” (Slide Quản lý mua hàng, bộ môn Logistics và quản lý chuỗi cung ứng, Trường đại học Thăng Long) Mua hàng được coi là thực hiện 5R: mua đúng chất lượng, đúng số lượng, đúng thơi điểm, đúng giá và đúng nguồn gốc. Đặc điểm hoạt động mua hàng Thứ nhất, chủ thể chủ yếu thực hiện quan hệ mua bán hàng hóa là thương nhân.
Mua bán hàng hóa là một trong những hoạt động thương mại chịu sự điều chỉnh chính của Luật Thương mại, hiện nay là Luật Thương mại 2005. Theo quy định của Luật Thương mại 2005, Thương nhân bao gồm tổ chức kinh tế được thành lập hợp pháp, cá nhân hoạt động thương mại một cách độc lập, thường xuyên và có đăng ký kinh doanh. Thương nhân đó có thể là cá nhân hoặc tổ chức kinh tế, có thể là thương nhân Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài (trong hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế). Như vậy, có thể thấy, so với các chủ thể mua bán tài sản là các tổ chức, cá nhân có năng lực hành vi dân sự đầy đủ thì chủ thể của hoạt động mua bán hàng hóa phải đáp ứng thêm điều kiện là có đăng ký kinh doanh với tư cách là thương nhân để thực hiện quá trình mua bán hàng hóa.
Thứ hai, mua bán hàng hóa trong thương mại gắn với mục đích sinh lợi. Mặt khác, mua bán hàng hoá trong thương mại gắn liền với hoạt động mang tính nghề nghiệp của thương nhân – hoạt động thương mại. Luật Thương mại 2005 cũng có định nghĩa về hoạt động thương mại là hoạt động nhằm mục đích sinh lợi, bao gồm mua bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, đầu tư, xúc tiến thương mại và các hoạt động nhằm mục đích sinh lợi khác. Thứ ba, thuộc tính của hàng hóa.
Hiện nay, thuật ngữ hàng hóa được sử dụng khá phổ biến trong pháp luật thương mại của các nước và Điều ước quốc tế về thương mại. Tại Khoản 2 Điều 3 Luật Thương mại 2005 cũng có quy định rõ ràng về thuật ngữ hàng hóa như sau: 4 “2. Hàng hóa bao gồm: a) Tất cả các loại động sản, kể cả động sản hình thành trong tương lai; b) Những vật gắn liền với đất đai.” Theo đó, hàng hóa hiểu theo nghĩa rộng có hai thuộc tính đó là: có tính lưu thông và có tính thương mại. Còn thuật ngữ tài sản được sử dụng trong dân sự chỉ mang thuộc tính giao dịch (lưu thông).
Tầm quan trọng của hoạt động mua hàng Thứ nhất, tăng giá trị và tiết kiệm. Khi các công ty đấu tranh để tăng giá trị khách hàng bằng cách cải thiện hiệu suất, nhiều công ty đang chuyển sự chú ý của họ sang quản lý mua hàng và cung ứng. Trong lĩnh vực sản xuất, tỷ lệ mua hàng trên doanh thu trung bình là 55%. Điều này có nghĩa là đối với mỗi đô la doanh thu thu được từ việc bán hàng hóa và dịch vụ, hơn một nửa sẽ quay trở lại các nhà cung cấp.
Không khó để thấy tại sao mua hàng rõ ràng là một lĩnh vực chính để tiết kiệm chi phí. Tiết kiệm chi phí cũng bao gồm việc tránh chi phí thông qua việc tham gia sớm vào thiết kế và chủ động đáp ứng các yêu cầu tăng giá của nhà cung cấp. Thứ hai, xây dựng các mối quan hệ và thúc đẩy đổi mới. Để các mối quan hệ này hoạt động, cả người mua và nhà cung cấp phải đồng ý hoàn vốn có thể chấp nhận được từ các khoản đầu tư của họ để mỗi bên nhận ra lợi nhuận tích cực.
Nếu mục đích chiến lược của nhà cung cấp là trở thành khách hàng được lựa chọn, thì họ cần cung cấp cơ sở hạ tầng kỹ thuật cần thiết để hỗ trợ người mua. Thứ ba, nâng cao chất lượng và danh tiếng. Quản lý mua hàng và cung ứng cũng có ảnh hưởng lớn đến chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Trong nhiều trường hợp, các công ty đang tìm cách tăng tỷ lệ các bộ phận, công ty hợp tác và dịch vụ mà họ thuê ngoài để tập trung vào các lĩnh vực chuyên môn hóa và năng lực của riêng họ.
Thứ tư, giảm thời gian dẫn. Mua hàng đóng vai trò là người liên lạc giữa nhà cung cấp và kỹ sư, cũng có thể giúp cải tiến thiết kế sản phẩm và quy trình. Thứ năm, quản lý rủi ro nhà cung cấp. Những rủi ro được quản lý bằng cách tìm nguồn cung ứng chiến lược nhấn mạnh nguồn cung ứng toàn cầu, nguồn cung ứng đơn lẻ và hàng tồn kho JIT.
Các nhà quản lý cung ứng cấp tiến phải liên tục theo dõi cơ sở cung ứng của họ về rủi ro và phát triển các kế hoạch kinh doanh liên tục để giảm thiểu những rủi ro này. Thứ sáu, tạo ra tác động kinh tế. Quyền lực của những người mua là tổ chức với tư cách là một nhóm là đáng kể. Thư viện ĐH Thăng Long 5 Thứ bảy, đóng góp vào lợi thế cạnh tranh.
Tập trung vào việc mua hàng hiệu quả đã trở thành một cách quan trọng để đạt được lợi thế cạnh tranh. Một dấu hiệu cho thấy địa vị, danh tiếng và khả năng nhìn nhận được nâng cao này là mức lương cao hơn được trả cho các chuyên gia mua hàng. Gần đây nhất theo sát khảo sát lương tạp chí cho thấy thu nhập trung bình hàng năm là $103,793. Thứ tám, quản lý mua hàng và cung ứng.
Thu mua là một nhóm chức năng (tức là một thực thể chính thức trên sơ đồ tổ chức) cũng như như một hoạt động chức năng (tức là mua hàng hóa và dịch vụ). Nhóm mua thực hiện nhiều hoạt động để đảm bảo nó mang lại giá trị tối đa cho tổ chức. Ví dụ bao gồm xác định và lựa chọn nhà cung cấp; mua, đàm phán và ký hợp đồng; nghiên cứu thị trường cung ứng; đo lường và cải tiến nhà cung cấp; và phát triển hệ thống mua hàng. Quy trình mua hàng Quy trình mua hàng doanh nghiệp phức tạp hơn so với mua sắm truyền thống.
Hoạt động mua hàng của doanh nghiệp tác động trực tiếp đến lợi thế cạnh tranh và các nhà quản lý có trách nhiệm phải hoàn thiện, phát triển để nâng cao hiệu quả của quy trình này. Quy trình mua hàng được sử dụng để xác định yêu cầu của người dùng, đánh giá nhu cầu, xác định nhà cung cấp, xây dựng thoả thuận/đàm phán, phát triển cơ chế đặt hàng và đảm bảo cho các thanh toán được thực hiện kịp thời, xác định các nhu cầu được đáp ứng một cách hiệu quả, đồng thời cải tiến liên tục. Trong mỗi bước của quy trình, nhà quản lý phải đảm bảo người dùng nội bộ hài lòng với cả quy trình và kết quả. Bước 1: Dự báo/Dự đoán và kế hoạch mua hàng Chu kỳ mua hàng bắt đầu với việc xác định nhu cầu (một yêu cầu).
Ở hầu hết các trường hợp, nhân viên mua sắm có một quy trình lập kế hoạch hàng năm hoặc sáu tháng, theo đó họ sẽ xem xét mô hình chi tiêu cho tổ chức và chuẩn bị dự báo về những thứ sẽ được mua. Khi tạo dự báo cho một sản phẩm hoặc dịch vụ cần thiết, khách hàng nội bộ có thể không luôn có thể diễn đạt chính xác những gì họ sẽ cần tại một thời điểm trong tương lai. Nhận diện nhu cầu/Thực hiện đặt hàng Phương pháp phổ biến nhất để nhận diện nhu cầu là thông qua đề nghị, yêu cầu mua hàng. Bên cạnh đó, người dùng cũng có thể truyền tải nhu cầu của họ thông qua điện thoại, truyền miệng hoặc các phương pháp do máy tính tạo ra.
Có nhiều định dạng về yêu cầu, đề nghị đặt hàng nhưng mọi yêu cầu phải bao gồm những điều sau: - Mô tả vật liệu hoặc dịch vụ được yêu cầu - Số lượng và ngày tháng yêu cầu 6 - Đơn giá ước tính - Tài khoản hoạt động được tính phí - Ngày yêu cầu (Ngày bắt đầu chu kỳ theo dõi) - Người yêu cầu - Chữ ký của người được yêu cầu Nhu cầu vật chất cũng được thông báo thông qua yêu cầu mua hàng lưu động – một hình thức bao gồm nhãn hoặc mã vạch với thông tin người mua mặt hàng đó. Thông tin trên đó hoặc mục nhập cơ sở dữ liệu được liên kết với mã vạch có thể bao gồm những điều sau: - Danh sách các nhà cung cấp được chấp thuận - Giá trả cho nhà cung cấp - Sắp xếp lại điểm - Bản ghi sử dụng 1. Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp Việc đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp là một trong những bước quan trọng nhất mà các tổ chức thực hiện. Một quyết định lựa chọn hợp lý có thể giảm bớt hoặc ngăn chặn một loạt các vấn đề tiềm ẩn trong tương lai.
Bước đầu tiên của quá trình đánh giá và lựa chọn thường liên quan đến việc nhận ra rằng cần phải đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp cho một mặt hàng hoặc dịch vụ. Các nhóm mua hàng tiến bộ ngày càng dự đoán nhu cầu mua hàng trong tương lai hơn là phản ứng với các nhu cầu lựa chọn nhà cung cấp. Mức độ phức tạp và giá trị của việc mua hàng theo yêu cầu sẽ ảnh hưởng đến mức độ mà người mua đánh giá các nguồn cung ứng tiềm năng. Tiếp theo, điều quan trọng là nhân viên mua hàng phải hiểu rõ các yêu cầu quan trọng đối với việc mua hàng đó.
Mặc dù có thể có những yêu cầu khác nhau cho mỗi lần đánh giá nhưng một số những yêu cầu nhất định phải có bao gồm chất lượng, chi phí và hiệu suất giao hàng của nhà cung cấp Khi xác định nguồn cung cấp tiềm năng, người mua cần dựa vào nhiều nguồn thông tin khác nhau. Khả năng đáp ứng về chi phí, chất lượng, hiệu suất của nhà cung cấp, chiến lược hoặc độ phức tạp về mặt kỹ thuật của yêu cầu mua hàng,…tất cả đều có thể ảnh hưởng đến cường độ tìm kiếm.