CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN CÔNG NỢ TRONG DOANH NGHIỆP 1. Lý luận chung về kế toán công nợ: 1. Khái niệm công nợ: Theo Nguyễn Tấn Bình (2011): “Trong quá trình kinh doanh thường xuyên phát sinh các mối quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người bán, người mua, cán bộ công nhân viên,… Các quan hệ thanh toán này là cơ sở phát sinh các khoản phải thu, khoản phải trả. Kế toán khoản phải thu và nợ phải trả gọi chung là kế toán công nợ.
Như vậy kế toán công nợ là một phần hành kế toán có nhiệm vụ hạch toán các khoản nợ phải thu, nợ phải trả diễn ra liên tục trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp”. Khái niệm nợ phải trả: Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp không chỉ là người chủ nợ mà còn là người khách nợ trong các mối quan hệ kinh tế với các đơn vị, tổ chức và cá nhân khác. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp có thể vừa phải thu tiền từ các đối tác vừa phải trả tiền cho các đối tác khác. Các khoản nợ mà doanh nghiệp phải trả cho người bán, các đơn vị, tổ chức kinh tế xã hội chính là một phần quan trọng trong việc hình thành tài sản của doanh nghiệp.
Theo VAS 01 - Chuẩn mực kế toán của Bộ Tài chính: “Nợ phải trả được xác định là nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp khi nhận được một tài sản, cam kết tham gia hoặc phát sinh các nghĩa vụ pháp lý từ các giao dịch và sự kiện đã diễn ra. Đây có thể bao gồm mua hàng hóa chưa thanh toán, sử dụng dịch vụ chưa thanh toán, các khoản vay nợ, cam kết bảo hành hàng hóa, cam kết nghĩa vụ hợp đồng, chi trả cho nhân viên, thuế phải nộp và các khoản phải trả khác”.TS Ngô Thế Chi và TS. Trương Thị Thủy: “Nợ phải trả là các khoản nợ phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh mà doanh nghiệp phải chi trả cho các 9 đơn vị, tổ chức kinh tế xã hội hoặc cá nhân. Đây bao gồm nợ vay, nợ phải trả cho người bán, các khoản phải trả cho Nhà nước, cho công nhân viên, cho cơ quan cấp trên và các khoản phải trả khác.TS Đặng Đức Sơn (2018): “Nợ phải trả là một trong hai nguồn vốn chính hình thành nên các tài sản của doanh nghiệp.
Trong quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp do quan hệ tín dụng trong hoạt động thương mại nên thường phát sinh các khoản nợ phải trả giữa doanh nghiệp với các tổ chức kinh tế, các cá nhân do chênh lệch giữa thời điểm phát sinh và thời điểm thanh toán tiền. Các khoản phải trả là một bộ phận thuộc nguồn vốn của doanh nghiệp được tài trợ từ các doanh nghiệp và các tổ chức kinh tế khác mà doanh nghiệp có trách nhiệm phải trả”. Như vậy, nợ phải trả là nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp phát sinh từ các giao dịch và sự kiện trong quá trình kinh doanh. Đây là các khoản nợ mà doanh nghiệp phải thanh toán từ các nguồn tài chính của mình, và chúng thường xuyên phát sinh và đa dạng với nhiều nội dung kinh tế khác nhau, yêu cầu quản lý và điều hành kinh doanh cẩn thận để đảm bảo sự ổn định tài chính và hoạt động kinh doanh hiệu quả.
Phân loại các khoản phải trả: Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp thường phải đối mặt với việc phải thanh toán các khoản nợ đối với các đối tác khác nhau. Việc phân loại các khoản phải trả là rất quan trọng để hiểu rõ nguồn gốc và tính chất của các khoản nợ này. Dưới đây là các loại khoản phải trả được phân loại theo nội dung kinh tế và kỳ hạn thanh toán: ✓ Phân loại theo nội dung kinh tế: - Phải trả người bán: + Các khoản phải trả này xuất phát từ các giao dịch thương mại, bao gồm mua hàng hóa, dịch vụ, tài sản từ các đối tác bên ngoài. 10 + Bao gồm cả các khoản phải trả giữa các công ty con, công ty liên doanh, liên kết, và các giao dịch nhập khẩu thông qua người nhận ủy thác.
- Vay ngắn hạn và vay dài hạn: + Vay ngắn hạn: Là các khoản vay có thời hạn trả trong vòng một năm hoặc một chu kỳ sản xuất kinh doanh bình thường. + Vay dài hạn: Là các khoản vay có thời hạn trả trên một năm hoặc một chu kỳ sản xuất kinh doanh bình thường. - Phải trả nội bộ: + Là các khoản phải trả giữa các đơn vị cấp trên và cấp dưới trong cùng một tổ chức mà không có tư cách pháp nhân hạch toán phụ thuộc. - Phải trả người lao động: + Bao gồm các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản thu nhập khác của người lao động trong doanh nghiệp.
- Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước: + Gồm các loại thuế, phí, lệ phí mà doanh nghiệp phải nộp vào ngân sách Nhà nước. - Phải trả khác: + Là các khoản phải trả không liên quan đến giao dịch thương mại, bao gồm các khoản chi phí, dự phòng phải trả và các khoản khác. ✓ Phân loại theo kỳ hạn thanh toán: - Nợ phải trả ngắn hạn: 11 + Là các khoản nợ phải trả có kỳ hạn thanh toán trong vòng 12 tháng hoặc dưới một chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp. - Nợ phải trả dài hạn: + Là các khoản nợ phải trả có thời hạn thanh toán trên 1 năm hoặc trên một chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp.
Phân loại này giúp cho các nhà quản trị và kế toán có thể hiểu rõ hơn về các khoản nợ mà doanh nghiệp phải đối mặt, từ đó có thể quản lý tài chính và đưa ra các quyết định chi trả hợp lý và hiệu quả. Các thông tin này cũng cung cấp cơ sở để đánh giá rủi ro và chuẩn bị nguồn lực tài chính phù hợp cho doanh nghiệp. Nội dung của công tác tổ chức kế toán nợ phải trả người bán: 1. Khái niệm nợ phải trả người bán: Theo PGS.TS Võ Văn Nhị (2018): “Khoản phải trả cho người bán là khoản nợ phát sinh rất thường xuyên trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, liên quan đến việc mua vật tư, hàng hóa, dịch vụ nhưng chưa thanh toán tiền cho người cung cấp.
Trong quá trình kinh doanh thì việc nhận hàng trước trả tiền sau là quan hệ gắn liền với mức độ tín nhiệm lẫn nhau giữa các bên có liên quan nên tùy vào điều kiện và tình hình cụ thể mà có những ràng buộc về cách thức và thời gian thanh toán. Bên cạnh các khoản nợ tiền mua hàng thì cũng có những trường hợp mà doanh nghiệp ứng trước tiền hàng cho bên cung cấp”. Chứng từ, sổ sách sử dụng trong kế toán nợ phải trả người bán: - Các chứng từ về mua hàng: + Hợp đồng mua bán: Đây là tài liệu pháp lý quy định các điều khoản và điều kiện của giao dịch mua bán giữa doanh nghiệp và người bán. + Hóa đơn bán hàng (hoặc hóa đơn GTGT) do người bán lập: Hóa đơn này là bằng chứng pháp lý về việc mua hàng hóa hoặc dịch vụ từ người bán.
12 + Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hóa: Được sử dụng để ghi lại quá trình kiểm tra, chấp nhận hàng hóa hoặc dịch vụ từ người bán. + Phiếu nhập kho: Ghi nhận việc nhập hàng vào kho của doanh nghiệp sau khi nhận hàng từ người bán. + Biên bản giao nhận: Thể hiện quá trình giao nhận hàng hóa, dịch vụ giữa doanh nghiệp và người bán. - Các chứng từ thanh toán tiền hàng: + Phiếu chi: Được sử dụng khi thanh toán tiền mua hàng hoặc dịch vụ cho người bán.
+ Giấy báo nợ: Là chứng từ thông báo nợ phải trả cho người bán. + Ủy nhiệm chi, séc: Các phương tiện thanh toán khác như ủy nhiệm chi từ ngân hàng, séc được sử dụng để thanh toán cho người bán. + Biên bản đối chiếu công nợ: Sử dụng để kiểm tra lại số liệu, số tiền nợ phải trả đối với các hóa đơn, phiếu chi, và các chứng từ liên quan. - Các sổ sách kế toán: + Sổ chi tiết TK 331 từng khách hàng: Sổ này ghi chi tiết các khoản nợ phải trả của từng khách hàng (người bán).
+ Sổ cái TK 331: Sổ cái này ghi tổng hợp và chi tiết các khoản nợ phải trả đối với tất cả các khách hàng (người bán). + Sổ nhật ký chung: Ghi lại các giao dịch mua hàng, thanh toán tiền hàng đối với các người bán. 13 + Bảng tổng hợp TK 331: Bảng tổng hợp này thường được sử dụng để tổng hợp các số liệu từ sổ chi tiết TK 331 để quản lý và phân tích công nợ phải trả. Tài khoản sử dụng: Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của BTC: “Kế toán sử dụng tài khoản 331 - Phải trả cho người bán để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người bán TSCĐ, BĐSĐT, các khoản đầu tư tài chính theo hợp đồng kinh tế đã ký kết.
Tài khoản này cũng được dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả cho người nhận thầu xây lắp chính, phụ. Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ mua trả tiền ngay”. KẾT CẤU TÀI KHOẢN 331 Bên Nợ Bên Có - Số tiền đã trả cho người bán vật tư, - Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp: Đây là các khoản tiền nhận thầu xây lắp: Đây là số tiền mà mà doanh nghiệp đã thanh toán cho các doanh nghiệp chưa thanh toán cho các đối tác mua hàng hóa, dịch vụ hoặc đối tác sau khi nhận hàng hóa, dịch vụ thanh toán tiền thầu xây lắp. hoặc sau khi công việc xây lắp hoàn - Số tiền ứng trước cho người bán, người thành.
cung cấp, người nhận thầu xây lắp - Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm nhưng chưa nhận được vật tư, hàng hóa, tính nhỏ hơn giá thực tế của số vật tư, dịch vụ, khối lượng sản phẩm xây lắp hàng hóa, dịch vụ đã nhận khi có hóa hoàn thành bàn giao: Đây là số tiền đã đơn hoặc thông báo chính thức: Sự được ứng trước cho các đối tác nhưng chênh lệch giữa giá đã tính toán trước và chưa hoàn tất việc giao nhận hàng hóa, giá thực tế khi được cung cấp hóa đơn dịch vụ, hoặc công việc xây lắp.