CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA,NGƯỜI BÁN TRONG DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ 1. Những vấn đề chung về công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán trong doanh nghiệp. Sự cần thiết của kế toán thanh toán với người mua, người bán Quan hệ thanh toán không chỉ là một yếu tố trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp mà còn là cơ sở cho công tác quản lý tài chính của doanh nghiệp. Việc bảo đảm hoạt động thanh toán được tiến hành một cách linh hoạt, hợp lý sẽ góp phần nâng cao khả năng thanh toán và hiệu quả tài chính của doanh nghiệp.
Kế toán công nợ là một phần hành kế toán quan trọng trong toàn bộ công tác kế toán của một doanh nghiệp. Việc quản lí công nợ tốt không chỉ là yêu cầu mà còn là vấn đề cần thiết ảnh hưởng đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Tùy vào đặc điểm , quy mô và loại hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tổ chức kế toán công nợ góp phần rất lớn trong việc lành mạnh hóa tình hình tài chính của doanh nghiệp. Kế toán công nợ là bộ phận chịu trách nhiệm về các nghiệp vụ công nợ của doanh nghiệp, bao gồm những khoản nợ phải trả hay phải thu vào.
Trong quá trình sản xuất, kinh doanh, doanh nghiệp có thể phải huy động vốn, cho vay,. Các giao dịch này có thể chưa thanh toán ngay hoặc chỉ thanh toán trước một phần, từ đó phát sinh ra các khoản công nợ. Bộ phận kế toán công nợ đóng vai trò rất lớn trong việc giúp lành mạnh hóa tình hình tài chính trong doanh nghiệp. Với những doanh nghiệp có quy mô lớn, kế toán công nợ có thể là một bộ phận chuyên trách về nhiệm vụ này, còn trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì kế toán tổng hợp sẽ kiêm luôn trách nhiệm.
Trước hết việc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán sẽ hỗ trợ việc cung cấp thông tin cho quản trị tài chính. Các thông tin đó có thể về số tiền nợ, thời gian nợ và tình hình thanh toán đối với từng đối tượng. Thông qua các thông tin này các nhà lãnh đạo sẽ có những chính sách về thu hồi nợ, thanh toán nợ và cân đối tài chính của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, kế toán cũng chính là công cụ quản lý hiệu quả đối với các nghiệp vụ thanh toán, cũng như các khoản phải thu và phải trả.
Bởi tất cả các SINH VIÊN: ĐÀM THỊ NHƯ PHƯƠNG 2 TRƯỜNG ĐH QUẢN LÝ VÀ CÔNG NGHỆ HẢI PHÒNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP nghiệp vụ phát sinh đều được biểu hiện trên chứng từ, sổ sách, việc quản lý các khoản thanh toán tất yếu cũng phải thông qua kế toán. Từ sự quản lý như vậy giám đốc doanh nghiệp sẽ có những biện pháp kịp thời để chi trả các khoản nợ và thu hồi nợ kịp thời. Điều đó sẽ giúp doanh nghiệp có sự tự chủ về tình hình tài chính, góp phần duy trì mối quan hệ kinh doanh tốt với bạn hàng, nâng cao uy tín và sức cạnh tranh của doanh nghiệp. Có thể nói hoạt động thanh toán là một khâu quan trọng trong quy trình quản lý tài chính, nó ảnh hưởng trọng yếu tới tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Đây sẽ là nhân tố quyết định giúp doanh nghiệp ổn định tình hình tài chính và đảm bảo cho tình hình tài chính lành mạnh. Các phương thức thanh toán và hình thức thanh toán - Thanh toán là sự chuyển giao tài sản của một bên (cá nhân hoặc công ty, tổ chức) cho bên kia, thường được sử dụng khi trao đổi sản phẩm hoặc dịch vụ trong một giao dịch có ràng buộc pháp lý. - Phương thức thanh toán là cách thức, phương pháp thực hiện nghĩa vụ về tài sản. Phương thức thanh toán có thể thực hiện bằng hình thức trả bằng tiền mặt, séc, thanh toán qua ngân hàng, thư tín dụng, thanh toán bằng vật hay có sự thỏa thuận của các bên.
Để hoàn thành một giao dịch mua hàng, khâu cuối cùng, và cũng là quan trọng nhất, là thanh toán. Nếu như trước đây, hình thức thanh toán chính chỉ là thanh toán bằng tiền mặt thì giờ đây, với sự phát triển của công nghệ, bên cạnh hình thức thanh toán truyền thống thì các hình thức thanh toán mới đã xuất hiện như thanh toán bằng thẻ, thanh toán bằng phương thức chuyển khoản • Có 2 phương thức thanh toán là : Trả ngay và trả chậm - Phương thức thanh toán trả ngay: Sau khi nhận được hàng mua, doanh nghiệp thanh toán ngay tiền cho người bán, có thể bằng tiền mặt, bằng chuyển khoản, bằng hàng hóa (hàng đổi hàng). - Phương thức thanh toán trả chậm: Doanh nghiệp đã nhận hàng nhưng chưa thanh toán tiền cho người bán, Việc thanh toán chậm trả có thể thực hiện theo thỏa thuận của 2 bên. • 2 hình thức thanh toán chính là : Thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không bằng tiền mặt.
SINH VIÊN: ĐÀM THỊ NHƯ PHƯƠNG 3 TRƯỜNG ĐH QUẢN LÝ VÀ CÔNG NGHỆ HẢI PHÒNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP - Hình thức thanh toán bằng TM: Thanh toán bằng tiền mặt là phương thức thanh toán phổ biến nhất, chủ yếu được sử dụng trong các giao dịch mua bán nhỏ lẻ (áp dụng cho số tiền dưới 20 triệu đồng). + Thanh toán bằng tiền mặt + Thanh toán bằng ngoại tệ…… - Hình thức thanh toán không bằng tiền mặt: Là hình thức thanh toán qua ngân hàng, là hình thức chi trả tiền được thực hiện bằng cách trích chuyển từ tài khoản của người này sang tài khoản của người khác thông qua ngân hàng mà không phải bằng tiền mặt. + Hình thức thanh toán bằng Ủy nhiệm chi: không cần sử dụng tiền mặt nên giảm chi phí thường xuyên đi lại tới ngân hàng để giao dịch. Việc giao dịch trực tuyến với ngân hàng giúp tiết kiệm thời gian cho người dùng.
Hình thức này phù hợp đối với các doanh nghiệp hoặc các tổ chức mua bán cá nhân hơn là cá nhân thực hiện thanh toán. + Hình thức thanh toán bằng Ủy nhiệm thu: là lệnh của người thụ hưởng ra lệnh cho ngân hàng thu tiền một số tiền nhất định từ người mua hàng. Hình thức thu tiền có thể bằng tiền mặt hoặc trừ trực tiếp vào tài khoản của người mua hàng, người sử dụng dịch vụ + Hình thức thanh toán bằng thẻ: là thẻ mà chủ nhân của thẻ có thể sử dụng để rút tiền hoặc thanh toán các giao dịch chi tiêu hàng hòa, dịch vụ tại những cơ sở chấp nhận thanh toán bằng thẻ thanh toán. Thẻ thanh toán có thể do đơn vị thương mại phát hành cho khách hàng của mình hoặc những đơn vị trung gian phát hành.
Nhiệm vụ của kế toán thanh toán trong doanh nghiệp - Kế toán thanh toán đảm nhiệm vai trò lập toàn bộ chứng từ thu, chi, đồng thời cũng trực tiếp theo dõi, quản ký, kiểm tra, hạch toán mọi giao dịch, nghiệp vụ kinh tế, tài chính cho doanh nghiệp. - Kế toán thanh toán cũng liên quan đên việc sử dụng nguồn tiền mặt để tiến hành thanh toán trong và ngoài doanh nghiệp. - Quản lý khác khoản thu của doanh nghiệp: thu tiền từ các cổ đông, kiểm soát công nợ của công ty, khách hàng để nhắc nhở thu hồi công nợ cho doanh nghiệp. Theo dõi tiền gửi ở ngân hàng -.
Quản lý toàn bộ chứng từ liên quan đến việc thu, chi: lên kế hoạch thanh toán với các nhà cung cấp. SINH VIÊN: ĐÀM THỊ NHƯ PHƯƠNG 4 TRƯỜNG ĐH QUẢN LÝ VÀ CÔNG NGHỆ HẢI PHÒNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP - Theo dõi quản lý quỹ tiền mặt của công ty. Nội dung tổ chức công tác kế toán thanh toán với người mua trong doanh nghiệp. Nguyên tắc kế toán thanh toán với người mua - Phải theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu theo từng đối tượng, thường xuyên tiến hàng đối chiếu, kiểm tra, đôn đốc để việc thanh toán diễn ra kịp thời.
- Đối với các đối tượng có quan hệ giao dịch, mua bán thường xuyên, có số dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối tháng kế toán cần kiểm tra đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán và số còn phải thanh toán, và có xác nhận bằng văn bản. - Đối chiếu các khoản nợ phải thu có gốc ngoại tệ, cần theo dõi cả nguyên tệ trên các tài khoản chi tiết và quy đổi ra đồng tiền Việt Nam. Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư thực tế. - Việc hạch toán chi tiết nghiệp vụ thanh toán với người mua ( khách hàng) được chi chép hàng ngày trên cơ sở lấy thông tin từ các chứng từ liên quan.
Chứng từ, tài khoản và sổ sách trong kế toán thanh toán với người mua. Chứng từ sử dụng: Hợp đồng kinh tế, Hóa đơn mua bán, Phiếu xuất kho, Phiếu thu, Giấy báo có, Biên bản bù trừ công nợ,… b. Tài khoản sử dụng: “TK 131 – Phải thu của khách hàng” Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hảng về việc bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ,…. Tài khoản này có kết cấu 2 bên: Bên nợ: + Số tiền phải thu khách hàng về sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ,… + Số tiền thửa trả lại cho người mua Bên có: + Số tiền khách hàng đã trả + Doanh thu của hàng hóa, sản phẩm bị người mua trả lại + Số tiền đã nhận ứng trước,ứng trước của KH SINH VIÊN: ĐÀM THỊ NHƯ PHƯƠNG 5 TRƯỜNG ĐH QUẢN LÝ VÀ CÔNG NGHỆ HẢI PHÒNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP + Số tiền giảm giá cho KH khi sản phẩm kém chất lượng.
+Số tiền chiết khấu cho người mua. Số dư bên nợ: Số tiền còn phải thu của KH c. Sổ sách sử dụng - Sổ chi tiết phải thu khách hàng - Sổ tổng hợp phải thu khách hàng - Sổ cái tài khoản 131, 511, 333. Phương pháp hạch toán SINH VIÊN: ĐÀM THỊ NHƯ PHƯƠNG 6 TRƯỜNG ĐH QUẢN LÝ VÀ CÔNG NGHỆ HẢI PHÒNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 131 – Phải thu của khách hàng Sơ đồ 1.1: Trình tự hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua SINH VIÊN: ĐÀM THỊ NHƯ PHƯƠNG 7 TRƯỜNG ĐH QUẢN LÝ VÀ CÔNG NGHỆ HẢI PHÒNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 1.
Nội dung tổ chức công tác kế toán thanh toán người bán trong doanh nghiệp. Chứng từ sử dụng: - Chứng từ mua hàng: HĐ mua hàng; Hóa đơn GTGT do người bán lập; Biên bản kiểm nghiệm hàng hóa, sản phẩm, vật tư; Phiếu xuất kho; Biên bản giao nhận….