CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN QUẢN TRỊ MUA HÀNG 1.1 Khái niệm quản trị mua hàng Thu mua đề cập đến nguyên liệu thô, các bộ phận cấu thành sản phẩm và vật tư được mua từ các tổ chức bên ngoài để hỗ trợ hoạt động của một công ty. Thu mua là một hoạt động quan trọng và liên quan chặt chẽ đến Logistics vì hàng hóa và dịch vụ mua được phải được đưa vào chuỗi cung ứng với số lượng chính xác và vào thời điểm chính xác khi cần thiết. Mặc dù theo truyền thống, hoạt động thu mua được xem là giao dịch, nhưng các nghiên cứu gần đây chỉ ra rằng chức năng và tầm quan trọng của nó đang tăng lên do sự gia tăng toàn cầu hóa và sự phức tạp của chuỗi cung ứng ngày nay. Thu mua cũng rất quan trọng vì chi phí của nó thường dao động từ 60 đến 80% doanh thu của các tổ chức (Murphy, P R & Knemeyer, Jr A M, 2018).
Mức độ lớn của chi phí thu mua có nghĩa là trọng tâm lịch sử của mua sắm trong nhiều tổ chức là đạt được chi phí thấp nhất có thể từ các NCC tiềm năng; đôi khi các NCC này phải đọ sức với nhau trong cuộc cạnh tranh liên quan đến các hợp đồng có thời hạn ba hoặc sáu tháng và được trao cho người trả giá thấp nhất. Khi nhà thầu có giá thấp nhất này được chọn, chu kỳ đấu thầu gần như sẽ bắt đầu lại ngay lập tức và một nhà thầu với giá thấp khác sẽ nhận được hợp đồng trong vài tháng tới. Ngược lại, ngày nay, thu mua có định hướng chiến lược hơn nhiều trong nhiều tổ chức và người quản lý thu mua hiện đại có thể chịu trách nhiệm giảm thời gian chu kỳ, và đóng vai trò không thể thiếu trong phát triển sản phẩm hoặc tạo thêm doanh thu bằng cách cộng tác với các bộ phận khác (Murphy, P R & Knemeyer, Jr A M, 2018). Việc mua sắm tạo thành một liên kết thiết yếu giữa các tổ chức trong chuỗi cung ứng và nó đưa ra một cơ chế điều phối dòng nguyên vật liệu giữa khách hàng và nhà cung cấp.
Tại mọi thời điểm trong chuỗi cung ứng, hoạt động thu mua chuyển các thông điệp về phía sau để mô tả những gì khách hàng muốn và nó chuyển các thông báo về phía trước để cho biết nhà cung cấp có sẵn những gì. Sau đó, nó thương lượng các điều khoản và điều kiện để giao hàng. Nếu chúng ta có một cái nhìn hạn chế hơn, thu mua rõ ràng là một chức năng thiết yếu trong mọi tổ 4 chức. Mọi tổ chức đều cần nguồn cung cấp vật liệu và bộ phận thu mua chịu trách nhiệm tổ chức việc này.
Nếu việc thu mua được thực hiện không tốt, nguyên vật liệu có thể không được giao đến, hoặc giao sai nguyên vật liệu, sai số lượng, sai thời điểm, chất lượng kém, giá quá cao, dịch vụ khách hàng thấp, v. Mua hàng là hệ thống các mặt công tác nhằm tạo nên lực lượng hàng hóa tại cơ sở Logistic, đáp ứng đúng yêu cầu dự trữ, sản xuất bán hàng với tổng chi phí thấp nhất. Quản trị mua hàng được hiểu là quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo điều hành và kiểm soát mọi hoạt động mua hàng của doanh nghiệp thương mại nhằm phục vụ thực hiện mục tiêu bán hàng. Về bản chất kinh tế, mua hàng là hành vi thương mại đầu tiên nhằm chuyển giao quyền sở hữu thương mại giữa doanh nghiệp và nguồn hàng.
Thực chất mua hàng là tạo nguồn lực hàng hóa để triển khai toàn bộ hệ thống Logistics, do đó chất lượng và chi phí Logistics chịu ảnh hưởng rất lớn từ hoạt động mua hàng.2 Vai trò của quản trị mua hàng Vì thu mua có một vai trò chiến lược trong chuỗi cung ứng, nên mục tiêu chính của nó không còn là chỉ đạt được chi phí cho việc thu mua thấp nhất. Quản trị mua hàng tốt sẽ giúp các doanh nghiệp quản trị tốt nguồn vốn và hoạt động hiệu quả. - Tạo nguồn lực logistics – hàng hóa – ban đầu triển khai toàn bộ hệ thống logistics: đảm bảo đủ số lượng, chất lượng, đúng thời điểm hàng hóa cần thiết để phục vụ quá trình sản xuất kinh doanh. Trên cơ sở đó, thỏa mãn tốt nhất nhu cầu dịch vụ của khách hàng, đặc biệt là dịch vụ mặt hàng, dịch vụ thời gian.
- Tạo điều kiện giảm chi phí, tăng lợi nhuận cho kinh doanh thương mại. Việc quản trị hàng hóa tốt kéo theo việc lựa chọn được nhà cung ứng chất lượng, thương lượng được những mức giá tốt để giá thành đầu vào cho sản phẩm là thấp nhất. Mua hàng chiếm vị trí quan trọng trong doanh nghiệp thương mại, giá trị hàng hóa mua chiếm tỷ lệ lớn, từ 60 – 80% doanh thu. Do đó chỉ cần giảm chi phí tương đối trong mua hàng là đã ảnh hưởng lớn tới lợi nhuận hơn là giảm cho chi phí khác.
5 Để quản trị quá trình mua hàng tốt đòi hỏi sự phối hợp của nhiều phòng ban và sự chỉ đạo tốt từ người quản trị. Hiện nay, việc sử dụng các phần mềm hỗ trợ rất nhiều cho quá trình quản trị mua hàng, giúp các doanh nghiệp ngày càng hoạt động hiệu quả. Theo tài liệu Contemporary Logistics by Murphy, PR & Knemeyer, Jr A M đã cho rằng vai trò của mua hàng bao gồm: (1) Hỗ trợ các mục tiêu và mục tiêu của tổ chức. (2) Quản lý quy trình thu mua hiệu quả và hiệu suất.
(3) Quản lý nền tảng cung ứng. (4) Phát triển mối quan hệ bền chặt với các phòng ban khác. (5) Hỗ trợ các yêu cầu vận hành. Vai trò đầu tiên và cũng là quan trọng nhất đó là quản trị mua hàng phải hỗ trợ các mục tiêu của tổ chức.
Ví dụ, nếu tối thiểu hàng tồn kho là một mục tiêu của tổ chức, thì việc thu mua không nên cố gắng giảm thiểu tổng chi phí mua sắm. Vai trò quan trọng thứ hai đó là quản lý quy trình mua hàng một cách hiệu quả và hiệu suất. Hiệu quả liên quan đến việc mua hàng giữ đúng lời hứa của mình cho các đơn hàng như thế nào, trong khi hiệu suất đề cập đến việc thu mua sử dụng các nguồn lực của công ty tốt (hoặc kém) như thế nào để giữ những lời hứa cho đơn mua đó. Vai trò thứ ba là quản lý chuỗi cung ứng, đề cập đến việc lựa chọn, phát triển và duy trì các nguồn cung ứng.
Vai trò thứ tư “phát triển mối quan hệ chặt chẽ với các phòng ban khác” thừa nhận rằng các kết quả của mua hàng đòi hỏi sự hợp tác và phối hợp nhiều hơn so với trước đây, điều này tồn tại giữa thu mua và các lĩnh vực như hậu cần, sản xuất và marketing. Việc thiếu hợp tác và phối hợp giữa thu mua và các phòng ban khác có thể dẫn đến tình trạng thiếu nguồn cung. Vai trò cuối cùng, hỗ trợ các yêu cầu vận hành có nghĩa là trọng tâm của thu mua là làm hài lòng nội bộ doanh nghiệp mình và có thể được tóm tắt bằng cách mua đúng sản phẩm, đúng giá, từ đúng nguồn gốc, đúng thông số kỹ thuật, đúng số lượng, để giao hàng vào đúng thời điểm cho đúng phòng ban trong nội bộ của mình.3 Nội dung của quản trị mua hàng Để triển khai có hiệu quả hoạt động mua hàng, khai thác tốt nhất nguồn hàng phục vụ cho nhu cầu kinh doanh, các nhà quản trị cần thực hiện tốt công tác quản trị mua hàng. Đây là một quá trình được lặp đi lặp lại thành một chu kỳ, nó liên quan đến việc sử dụng các kết quả phân tích, các yếu tố trong quản lý cung ứng như đánh giá môi trường chung, hiện tại và triển vọng, thực trạng về cung cầu hàng hóa trên thị trường cơ cấu thị trường của sản phẩm với thực trạng và thực tiễn 19 thương mại, giá cả hiện hành và dự báo, thời hạn giao hàng và các điều khoản, tình hình vận tải và chi phí vận chuyển, chi phí đặt hàng lại, tình hình tài chính, lãi suất trong nước và ngoài nước, chi phí lưu kho,… và hàng hoạt các vấn đề khác.4 Quy trình quản trị mua hàng Là tập hợp các công tác liên hệ kế tiếp nhau có tính chu kỳ nhằm thực hiện từng thương vụ mua.
Ngoài việc lựa chọn nhà cung ứng, các chính sách mua thì thiết kế và triển khai quá trình nghiệp vụ mua hàng ảnh hưởng đến kết quả mua. Tùy thuộc vào các quyết định của dự trữ, đặc điểm của nguồn cung ứng, sản phẩm mua, yêu cầu của quá trình cung ứng hàng hóa cho khách hàng mà quá trình nghiệp vụ mua khác nhau, nhưng về cơ bản diễn ra theo một quá trình. Có rất nhiều quy trình thu mua từ nhiều nguồn khác nhau, tuy nhiên để phục vụ cho việc phân tích quy trình thu mua của RRC, dưới đây là 2 quy trình thu mua được dựa vào để làm cơ sở lý thuyết. Quy trình đầu tiên của Donald Waters – ông là giáo sư người Canada và có hơn 30 năm kinh nghiệm giảng dạy, làm việc trong lĩnh vực hậu cần và quản lý vận hành.
Ông là tác giả của một số cuốn sách hậu cần nổi tiếng, trong đó có Global Logistics. Quy trình thu mua của ông sẽ được giới thiệu sau đây thuộc sách có tên “Logistics an introduction to supply chain management” (KoganPage, 2022). Quy trình thu mua thứ hai của một trang web tổ chức giáo dục Vilas.edu- hệ thống đào tạo thực tế hàng đầu tại Việt Nam. Thành lập từ năm 2010, Vilas đã và đang tổ chức đào tạo các khóa học Logistics, khóa học hàng không cho hàng ngàn nhân lực chất lượng cao trên khắp cả nước.
7 Hai quy trình trên đều có nguồn gốc và được đăng tải trên những phương tiện đáng tin cậy. Các quy trình xuất phát từ hai quốc gia là Canada và Việt Nam. Chính vì 2 quy trình xuất phát từ 2 quốc gia khác nhau, đều là nguồn đáng tin cậy, được 2 chủ thể khác nhau viết ra (giáo sư, tổ chức giáo dục), dựa vào đó có thể thấy được sự đa dạng của quy trình trong các môi trường, so sánh điểm giống nhau, khác nhau cũng như điểm mạnh, điểm yếu của từng quy trình. Từ đó có thể lựa chọn quy trình có điểm tương đồng, chuẩn xác và khách quan nhất cho Guru Group để đưa ra những giải pháp nhằm cải thiện hiệu quả quy trình thu mua của doanh nghiệp.1 Quy trình thu mua theo Donald Waters Các phòng ban Phòng mua hàng Các nhà cung cấp 1.
Xác định nhu cầu Kiểm tra tồn kho, ngân sách Xác định tiêu chuẩn Phát triển thông số kỹ thuật Yêu cầu mua hàng 2.