Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khâu tạo nguồn và mua hàng giữ vị trí khởi đầu trong toàn bộ quá trình luân chuyển hàng hóa của doanh nghiệp thương mại, quyết định trực tiếp đến khối lượng, cơ cấu, chi phí vốn và tính liên tục của hoạt động tiêu thụ sản phẩm trên thị trường. Trong bối cảnh ngành xây dựng và hoàn thiện công trình dân dụng tại Việt Nam ngày càng chú trọng tính thẩm mỹ, phong thủy cũng như sự đa dạng về chủng loại vật tư, các mặt hàng như gạch ốp lát, sơn nước và thiết bị vệ sinh chịu áp lực cạnh tranh gay gắt về mẫu mã, chất lượng và giá cả.

Công ty TNHH Quang Thịnh là doanh nghiệp kinh doanh thương mại vật liệu và thiết bị lắp đặt xây dựng được thành lập từ năm 2008 tại thành phố Quy Nhơn, tỉnh Bình Định. Doanh nghiệp là nhà phân phối độc quyền tại địa phương của thương hiệu gạch Viglacera, đồng thời kinh doanh nhiều thương hiệu lớn như Vicenza, Thạch Bàn, Đồng Tâm, Tân Á Đại Thành, Latino, Vincy và gạch nhập khẩu Ấn Độ. Mặc dù đã duy trì vị thế thị trường ổn định sau hơn 10 năm hoạt động, công tác tạo nguồn và thu mua của công ty vẫn chưa được tổ chức thành bộ phận chuyên trách, chưa được đầu tư thỏa đáng về hạ tầng thông tin cũng như phương tiện vận tải, dẫn đến một số bất cập trong việc chủ động kiểm soát chi phí và thời gian giao hàng. Từ thực tiễn đó, tác giả Phạm Thị Hà đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp ngành Quản trị kinh doanh với đề tài "Giải pháp hoàn thiện hoạt động tạo nguồn và mua hàng tại công ty TNHH Quang Thịnh".

Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được xác định cụ thể qua ba nhiệm vụ:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận về hoạt động tạo nguồn và mua hàng của doanh nghiệp thương mại.
  2. Phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động tạo nguồn và mua hàng tại Công ty TNHH Quang Thịnh giai đoạn 2017–2019.
  3. Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động tạo nguồn và mua hàng tại Công ty TNHH Quang Thịnh trong năm 2020.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động tạo nguồn và mua hàng của doanh nghiệp thương mại.
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH Quang Thịnh (trụ sở tại số 59 Hoàng Văn Thụ, kho hàng Phú Mỹ tại đường số 3, phường Nhơn Phú và showroom bán lẻ tại số 28D Hoàng Văn Thụ, thành phố Quy Nhơn, tỉnh Bình Định).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu kế toán, quản trị và hoạt động kinh doanh thu thập trong giai đoạn 3 năm từ 2017 đến 2019.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận vận dụng hệ thống lý luận kinh doanh thương mại và quản trị cung ứng của các tác giả trong nước, kết hợp với các quy định pháp luật thương mại hiện hành:

  • Khung lý thuyết về tạo nguồn và mua hàng của doanh nghiệp thương mại theo Hoàng Minh Đường và Nguyễn Thừa Lộc (2005): Làm rõ bản chất của nguồn hàng, vị trí của nghiệp vụ tạo nguồn (khâu mở đầu chu chuyển vốn Tiền – Hàng – Tiền), phân loại nguồn hàng theo khối lượng mua, nơi sản xuất, vị trí địa lý, mối quan hệ kinh doanh, mức độ quen thuộc và tính ổn định.

  • Cơ sở phân biệt giữa "tạo nguồn hàng" (tác động chủ động vào sản xuất hoặc gia công trước khi mua) và "mua hàng" (nghiên cứu hàng hóa có sẵn trên thị trường để đặt mua) theo luận điểm của Nguyễn Thừa Lộc và Trần Văn Bão (2016).

  • Quy định về gia công đặt hàng trong thương mại theo Điều 129 Luật Thương mại Việt Nam.

  • Mô hình xác định khối lượng hàng cần mua trong kỳ kế hoạch theo công thức:

    $$M = X_{kh} + D_{ck} - D_{dk}$$

    Trong đó: $M$ là khối lượng hàng cần mua trong kỳ kế hoạch; $X_{kh}$ là khối lượng hàng hóa bán ra dự kiến trong kỳ; $D_{ck}$ là khối lượng hàng dự trữ cuối kỳ; $D_{dk}$ là khối lượng hàng dự trữ đầu kỳ kế hoạch.

  • Khung tiêu chí đánh giá kết quả tạo nguồn và mua hàng theo Nguyễn Văn Công (2013), bao gồm: thời gian hợp tác với nhà cung ứng, số lượng nhà cung ứng, số lượng hàng nhập, chi phí tạo nguồn và mua hàng, sức sản xuất của chi phí tạo nguồn mua hàng ($H_{sx}$) và sức sinh lợi của chi phí tạo nguồn mua hàng ($H_{ss}$).

  • Hệ thống chỉ tiêu phân tích hiệu quả tài chính doanh nghiệp theo Ngô Kim Phượng (2017), bao gồm: Tỷ suất sinh lời trên doanh thu (ROS), Tỷ suất sinh lời trên tổng tài sản (ROA) và Tỷ suất sinh lời trên vốn chủ sở hữu (ROE).

Phương pháp nghiên cứu được triển khai bao gồm:

  • Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Tiếp cận tài liệu kế toán, bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo nhân sự và hồ sơ nhà cung cấp của Công ty TNHH Quang Thịnh giai đoạn 2017–2019; kết hợp tài liệu từ giáo trình, niên giám và tạp chí chuyên ngành.
  • Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp: Thực hiện điều tra, khảo sát ý kiến đại lý và khách hàng thông qua phỏng vấn trực tiếp, phỏng vấn qua điện thoại, gửi thư điện tử; quan sát hành vi lựa chọn mẫu mã, thương hiệu của người mua tại showroom và các cửa hàng vật liệu xây dựng.
  • Phương pháp phân tích và xử lý dữ liệu: Phương pháp thống kê mô tả, phương pháp so sánh tuyệt đối và tương đối qua các năm, phương pháp phân tích tỷ số tài chính và dự báo doanh thu phục vụ việc lập kế hoạch tạo nguồn.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về hoạt động tạo nguồn và mua hàng của doanh nghiệp

Chương này tập trung làm rõ các khái niệm căn bản và vai trò của khâu tạo nguồn mua hàng đối với hoạt động lưu chuyển hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại. Tác giả phân tích 7 hình thức tạo nguồn và mua hàng cơ bản: mua theo đơn đặt hàng và hợp đồng mua bán; mua hàng không theo hợp đồng (mua đứt đoạn theo quan hệ hàng – tiền); mua hàng qua hệ thống đại lý; nhận bán ủy thác và ký gửi; liên doanh liên kết tạo nguồn; gia công đặt hàng và bán nguyên liệu thu mua thành phẩm; tự sản xuất khai thác hàng hóa.

Quy trình nghiệp vụ tạo nguồn mua hàng được hệ thống hóa qua 6 nội dung: nghiên cứu nhu cầu mặt hàng của khách hàng; nghiên cứu thị trường nguồn hàng; lựa chọn bạn hàng; thiết lập quan hệ kinh tế – thương mại bằng hợp đồng mua bán; kiểm tra hàng hóa và thực hiện hợp đồng; xác định khối lượng hàng cần mua. Chương 1 cũng phân tích chi tiết tác động của nhóm nhân tố khách quan (cung cầu thị trường, thể chế pháp luật, khoa học kỹ thuật, môi trường văn hóa – xã hội, yếu tố tự nhiên và mùa vụ) và nhóm nhân tố chủ quan (chính sách giá, tiềm lực tài chính, hệ thống kho bãi, chất lượng nguồn nhân lực, mối quan hệ đối tác, văn hóa doanh nghiệp và hạ tầng thông tin).

Chương 2: Thực trạng hoạt động tạo nguồn và mua hàng tại Công ty TNHH Quang Thịnh

Tác giả phác họa tổng quan về Công ty TNHH Quang Thịnh: cơ cấu tổ chức theo mô hình trực tuyến – chức năng gồm Giám đốc, Phòng Kinh doanh – Tiếp thị và Marketing, Phòng Kế toán – Tài chính, Phòng Hành chính – Nhân sự và bộ phận Kho vận. Tổng vốn điều lệ đạt 2,0 tỷ đồng; quy mô nhân sự tăng từ 12 người (năm 2017) lên 15 người (năm 2019), trong đó lao động có trình độ đại học chiếm 60% (9 người).

Quy trình mua bán hàng hóa tại công ty gồm 6 bước khép kín:

  1. Tìm kiếm đối tác kinh doanh (nhà cung cấp và khách hàng).
  2. Đàm phán, ký kết và thực hiện hợp đồng.
  3. Nhập hàng về kho, quản lý hàng hóa và thanh toán tiền hàng nhập.
  4. Xuất hàng từ kho cho khách hàng có đơn.
  5. Vận chuyển hàng hóa đến khách hàng.
  6. Thanh toán và chăm sóc khách hàng sau bán.
Chỉ tiêu tài chính (ĐVT: Triệu đồng) Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019 Tăng trưởng 2018/2017 (%) Tăng trưởng 2019/2018 (%)
Tài sản ngắn hạn 10.448,29 10.775,59 11.413,27 +3,12 +5,90
Trong đó: Tiền và tương đương tiền 282,30 324,38 359,12 +14,91 +10,71
Trong đó: Các khoản phải thu 986,57 1.026,80 1.076,16 +4,08 +4,81
Trong đó: Hàng tồn kho 7.670,35 7.872,17 8.299,41 +2,87 +5,90
Tài sản dài hạn 2.854,13 2.903,11 3.054,59 +1,85 +5,61
Tổng tài sản / Tổng nguồn vốn 13.302,42 13.678,71 14.467,87 +2,86 +5,84
Nợ phải trả 4.861,47 4.988,36 5.345,41 +2,90 +7,93
Nguồn vốn chủ sở hữu 8.440,95 8.690,35 9.122,46 +2,85 +4,80
Doanh thu bán hàng và CCDV 20.632,72 23.039,20 26.518,11 +11,66 +15,10
Chi phí tài chính và lãi vay 517,61 562,76 618,47 +8,72 +9,90
Lợi nhuận sau thuế 1.189,42 1.641,89 1.975,35 +38,04 +20,31
Tỷ suất sinh lời trên doanh thu (ROS) 6% 7% 7% - -
Tỷ suất sinh lời trên tổng tài sản (ROA) 9% 12% 14% - -
Tỷ suất sinh lời trên vốn chủ sở hữu (ROE) 14% 18% 21% - -

(Nguồn: Tổng hợp từ Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2017–2019 của Công ty TNHH Quang Thịnh)

Số liệu phân tích thực trạng tạo nguồn cho thấy chu kỳ nhập hàng chịu tác động rõ nét của tính chất mùa vụ xây dựng tại khu vực Duyên hải Nam Trung Bộ và Tây Nguyên (nhộn nhịp từ tháng 3 đến tháng 11). Điển hình, giá vốn hàng bán tháng 3/2019 đạt mức cao nhất trong năm với 2.945,73 triệu đồng, trong khi tháng 11 đạt 704,43 triệu đồng (tháng cao điểm gấp hơn 4,1 lần tháng thấp điểm).

Về mặt hạn chế, công ty chưa thành lập bộ phận chuyên trách về tạo nguồn và mua hàng; hoạt động này phân tán và do Giám đốc trực tiếp kiêm nhiệm cùng sự hỗ trợ của bộ phận kho vận và kế toán. Năng lực phương tiện vận tải còn thiếu, phải phụ thuộc nhiều vào xe khách, xe tải dịch vụ liên tỉnh cho các tuyến ngoài nội thành (Tuy Phước, Tây Sơn, An Khê). Hệ thống thông tin thu mua chưa được tự động hóa đồng bộ; các hình thức mua sắm chủ yếu là mua theo hợp đồng ngắn hạn hoặc mua trực tiếp, chưa tận dụng tốt hình thức ký gửi hay liên kết tạo nguồn quy mô lớn.

Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động tạo nguồn và mua hàng tại Công ty TNHH Quang Thịnh

Dựa trên định hướng kinh doanh năm 2020, tác giả đề xuất 3 nhóm giải pháp cụ thể:

  • Giải pháp 1: Xây dựng bộ phận chuyên trách thực hiện hoạt động tạo nguồn và mua hàng. Tách bạch chức năng nghiên cứu nguồn cung, đàm phán hợp đồng, theo dõi tiến độ giao nhận khỏi công việc bán hàng thông thường; xây dựng bảng dự toán chi phí nhân sự và vận hành cho bộ phận mới.
  • Giải pháp 2: Tăng cường hỗ trợ phương tiện vận tải và hoàn thiện hệ thống thông tin trong thu mua. Đầu tư xe chuyên dụng nhằm chủ động tiến độ giao hàng và giảm chi phí thuê ngoài; ứng dụng phần mềm quản lý kho vận kết nối thông tin dữ liệu từ đại lý về phòng kế toán để kịp thời lập kế hoạch đặt hàng.
  • Giải pháp 3: Đa dạng hóa các hình thức tạo nguồn và mua hàng. Tận dụng tối đa các hợp đồng cung ứng dài hạn đối với các nhà cung cấp truyền thống (Viglacera, Vicenza), mở rộng hình thức bán hàng ký gửi và nhận ủy thác phân phối các dòng thiết bị nội thất, thiết bị vệ sinh nhập khẩu nhằm tối ưu hóa vốn lưu động.

Ngoài ra, khóa luận đưa ra một số kiến nghị đối với cơ quan quản lý Nhà nước: duy trì môi trường kinh doanh bình đẳng, cắt giảm và đơn giản hóa thủ tục hành chính liên quan đến cấp phép vận tải và đăng ký kinh doanh, đảm bảo ổn định kinh tế vĩ mô nhằm tạo điều kiện cho các doanh nghiệp thương mại hoạt động hiệu quả.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã phản ánh trung thực bức tranh tài chính và hoạt động chu chuyển hàng hóa của Công ty TNHH Quang Thịnh qua chuỗi số liệu 2017–2019:

  • Tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận duy trì tích cực: Doanh thu thuần tăng từ 20.632,72 triệu đồng (năm 2017) lên 26.518,11 triệu đồng (năm 2019). Lợi nhuận sau thuế năm 2018 tăng 38,04% (đạt 1.641,89 triệu đồng) và năm 2019 đạt 1.975,35 triệu đồng (tăng 20,31% so với 2018).
  • Hiệu quả sử dụng vốn được cải thiện rõ rệt: Tỷ suất ROS duy trì mức 7% trong hai năm 2018–2019; ROA tăng liên tục từ 9% (2017) lên 12% (2018) và 14% (2019); ROE tăng từ 14% lên 21%.
  • Cơ cấu tài sản phản ánh đúng đặc thù thương mại: Tài sản ngắn hạn chiếm tỷ trọng áp đảo (đạt 11.413,27 triệu đồng năm 2019 trên tổng tài sản 14.467,87 triệu đồng), trong đó hàng tồn kho chiếm trên 70% giá trị tài sản ngắn hạn (8.299,41 triệu đồng năm 2019) nhằm duy trì nguồn cung gạch ốp lát liên tục cho thị trường Bình Định và lân cận.
  • Đóng góp thực tiễn của tác giả: Đã chỉ ra được điểm nghẽn tổ chức bộ máy tại doanh nghiệp là thiếu một bộ phận mua hàng độc lập; xây dựng hàm dự báo doanh thu và bảng dự kiến chi phí, doanh thu, lợi nhuận cho năm 2020 sau khi áp dụng mô hình tổ chức bộ phận mua hàng mới.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận bộc lộ một số hạn chế gắn liền với phạm vi và điều kiện nghiên cứu thực tế:

  • Phạm vi nghiên cứu giới hạn tại một doanh nghiệp thương mại quy mô nhỏ với 15 lao động trên địa bàn tỉnh Bình Định, chưa mở rộng so sánh tương quan với các đối thủ cạnh tranh lớn trên địa bàn như Huy Thành Công, Vân Trinh hay Thành Long.
  • Số liệu khảo sát khách hàng và thị trường chủ yếu dừng ở mức thu thập sơ bộ qua phỏng vấn và quan sát của nhân viên thị trường, chưa xây dựng được thang đo định lượng chi tiết hay kiểm định các giả thuyết bằng phần mềm thống kê chuyên sâu.
  • Hướng nghiên cứu tiếp theo: Đánh giá thực nghiệm hiệu quả của việc thành lập bộ phận thu mua độc lập sau khi triển khai trên thực tế trong năm 2020; mở rộng ứng dụng các mô hình tối ưu hóa tồn kho (EOQ) kết hợp ứng dụng chuyển đổi số trong quản lý chuỗi cung ứng vật liệu xây dựng.

Giá trị tham khảo

Báo cáo khóa luận là tài liệu tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Quản trị kinh doanh thương mại, Quản trị chuỗi cung ứng và Logistics đang thực hiện chuyên đề hoặc khóa luận tốt nghiệp về nghiệp vụ mua hàng và tạo nguồn.
  • Phần đáng tham khảo nhất là hệ thống chỉ tiêu phân tích tài chính gắn liền với nghiệp vụ hàng tồn kho, phương pháp bóc tách giá vốn hàng bán theo mùa vụ và bảng số liệu thực tế giai đoạn 2017–2019 của một doanh nghiệp phân phối vật liệu xây dựng cấp tỉnh.
  • Các nhà quản trị doanh nghiệp phân phối vừa và nhỏ trong lĩnh vực vật liệu xây dựng có thể tham khảo quy trình mua bán 6 bước và giải pháp tái cấu trúc bộ phận thu mua nhằm nâng cao tính chủ động về nguồn hàng.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Quang Thịnh giữ vai trò phân phối chính thức cho những thương hiệu nào?
Doanh nghiệp là nhà phân phối độc quyền tại tỉnh Bình Định của thương hiệu gạch Viglacera. Ngoài ra, công ty phân phối các thương hiệu gạch và thiết bị trong nước như Vicenza, Thạch Bàn, Đồng Tâm, Tân Á Đại Thành, cùng các thương hiệu thiết bị, sản phẩm ngoại nhập như Latino, Vincy và gạch nhập khẩu Ấn Độ.

2. Tình hình biến động doanh thu thuần và lợi nhuận sau thuế của công ty trong giai đoạn 2017–2019 diễn ra như thế nào?
Doanh thu thuần năm 2017 đạt 20.632,72 triệu đồng, năm 2018 đạt 23.039,20 triệu đồng (tăng 11,66%) và năm 2019 đạt 26.518,11 triệu đồng (tăng 15,10%). Lợi nhuận sau thuế tăng từ 1.189,42 triệu đồng (năm 2017) lên 1.641,89 triệu đồng (năm 2018, tăng 38,04%) và đạt 1.975,35 triệu đồng (năm 2019, tăng 20,31%).

3. Tại sao giá vốn hàng bán của công ty lại có sự chênh lệch lớn giữa các tháng trong năm?
Đặc thù thời tiết khu vực Duyên hải Nam Trung Bộ và Tây Nguyên thuận lợi cho việc xây dựng, sửa chữa công trình trong khoảng từ tháng 3 đến tháng 11. Do đó, nhu cầu vật liệu tăng đột biến vào đầu mùa (tháng 3) khiến giá vốn hàng nhập lên tới 2.945,73 triệu đồng, trong khi các tháng mùa mưa bão cuối năm (tháng 11) nhu cầu giảm mạnh, giá vốn ghi nhận mức thấp chỉ 704,43 triệu đồng.

4. Điểm hạn chế lớn nhất trong cơ cấu tổ chức bộ máy mua hàng tại Công ty TNHH Quang Thịnh là gì?
Công ty chưa có phòng ban hoặc bộ phận độc lập phụ trách công tác tạo nguồn và mua hàng. Nghiệp vụ tìm kiếm đối tác, đàm phán hợp đồng do Giám đốc trực tiếp thực hiện, các khâu theo dõi tiến độ, kiểm nhận và lưu kho bị phân tán giữa bộ phận kho vận, kế toán và nhân viên kinh doanh thị trường.

5. Nhóm giải pháp trọng tâm mà tác giả đề xuất để hoàn thiện công tác tạo nguồn năm 2020 là gì?
Tác giả đề xuất 3 giải pháp chính: thành lập bộ phận chuyên trách thực hiện hoạt động tạo nguồn và mua hàng; tăng cường đầu tư phương tiện vận tải chuyên dụng cùng hệ thống thông tin thu mua kết nối đại lý; đa dạng hóa các phương thức tạo nguồn thông qua hợp đồng dài hạn, bán hàng ký gửi và nhận ủy thác phân phối.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Phạm Thị Hà đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về tạo nguồn và mua hàng trong kinh doanh thương mại, đồng thời phản ánh chân thực thực trạng chu chuyển hàng hóa tại Công ty TNHH Quang Thịnh qua chuỗi dữ liệu 2017–2019. Kết quả phân tích chỉ ra rằng mặc dù công ty duy trì mức tăng trưởng doanh thu, lợi nhuận và các tỷ suất sinh lời (ROS, ROA, ROE) ổn định, công tác tạo nguồn vẫn gặp rào cản do thiếu bộ phận chuyên trách và hạn chế về hạ tầng vận tải. Ba nhóm giải pháp hoàn thiện được đề xuất có tính bám sát thực tiễn hoạt động của doanh nghiệp, mang lại giá trị tham khảo rõ ràng cho công tác quản trị thu mua vật liệu xây dựng ở quy mô vừa và nhỏ.