Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp "Tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn" được thực hiện bởi sinh viên Trần Thị Nhượng (lớp 1705QTVC, ngành Quản trị văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội) dưới sự hướng dẫn của ThS. Nguyễn Ngọc Linh. Đề tài xuất phát từ yêu cầu quản lý thực tiễn trong bối cảnh đất nước hội nhập kinh tế quốc tế, đặc biệt là giai đoạn sau khi Việt Nam gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO). Hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nước đòi hỏi sự chuyển mình để đáp ứng chức năng, nhiệm vụ xã hội. Trong cơ cấu tổ chức, văn phòng được xác định là cửa ngõ giao tiếp đối nội và đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi, đến và văn bản nội bộ; đồng thời đảm nhận nhiệm vụ tham mưu tổng hợp và bảo đảm hậu cần phục vụ lãnh đạo. Công tác văn thư, lưu trữ (VTLT) là bộ phận gắn liền trực tiếp với hoạt động chỉ đạo, điều hành của cơ quan. Cán bộ văn thư, lưu trữ cùng đội ngũ lãnh đạo văn phòng là nhân tố tác động trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả xử lý công việc hành chính.

Mục đích nghiên cứu của đề tài được xác định cụ thể gồm ba nội dung:

  • Một là: Hoàn thiện hệ thống lý luận về tổ chức, quản lý công tác VTLT;
  • Hai là: Nghiên cứu thực tiễn thực hiện hoạt động tổ chức, quản lý công tác VTLT tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn;
  • Ba là: Nghiên cứu các giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động tổ chức, quản lý công tác VTLT tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.

Để hiện thực hóa mục đích trên, tác giả xác lập ba nhiệm vụ nghiên cứu:

  • Một là: Khảo sát những vấn đề lý luận cơ bản về hoạt động tổ chức, quản lý công tác VTLT;
  • Hai là: Đánh giá thực trạng các vấn đề liên quan đến hoạt động tổ chức, quản lý công tác VTLT tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, chỉ rõ ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân tồn tại;
  • Ba là: Đánh giá và đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tổ chức, quản lý công tác VTLT tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Thực trạng hoạt động tổ chức, quản lý công tác VTLT tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
  • Phạm vi không gian: Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, địa chỉ tại số 02 Ngọc Hà, quận Ba Đình, thành phố Hà Nội.
  • Phạm vi thời gian: Khảo sát hoạt động trong giai đoạn 10 năm, từ năm 2011 đến năm 2021.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận thiết lập hệ thống khái niệm nghiệp vụ và cơ sở lý luận dựa trên các quy chuẩn quản trị văn phòng và văn bản quy phạm pháp luật hiện hành của Nhà nước:

  • Khái niệm nghiệp vụ văn thư: Khóa luận định nghĩa công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ quản lý, bao gồm các công đoạn soạn thảo, ban hành, quản lý giải quyết văn bản và lập hồ sơ hiện hành. Tác giả phân định cụ thể các khái niệm văn bản đi, văn bản đến, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành, văn bản điện tử, bản thảo, bản gốc, bản chính văn bản giấy, bản sao y, bản sao lục, bản trích sao, hồ sơ, lập hồ sơ, danh mục hồ sơ và văn thư cơ quan.
  • Khái niệm và cơ sở nghiệp vụ lưu trữ: Tác giả dẫn chứng định nghĩa công tác lưu trữ từ giáo trình "Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ" (NXB Giáo dục, 1990), "Từ điển Lưu trữ Việt Nam" (Cục Lưu trữ Nhà nước, 1992), Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ ban hành quy chế mẫu về công tác VTLT, và Luật Lưu trữ năm 2011. Các khái niệm bổ trợ gồm: tài liệu lưu trữ, phông lưu trữ, Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam (bao gồm Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam), thu thập tài liệu, chỉnh lý tài liệu và xác định giá trị tài liệu.
  • Cơ sở lý luận về tổ chức và quản lý: Phân tích kỹ năng tổ chức và kỹ năng quản lý trong hoạt động VTLT nhằm hướng tới các yêu cầu cốt lõi: tính nhanh chóng, tính chính xác, tính hiện đại và tính bảo mật theo Luật Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2018 và Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

Phương pháp nghiên cứu được tác giả vận dụng gồm:

  • Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: Thu thập dữ liệu từ sách báo, tạp chí chuyên ngành, mạng internet, các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản điều hành nội bộ của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn quy định trực tiếp về công tác VTLT.
  • Phương pháp phân tích và tổng hợp: Phân tích các tài liệu thu thập kết hợp kết quả khảo sát thực tế để xây dựng hệ thống luận điểm, đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp.
  • Phương pháp quan sát: Quan sát trực tiếp các khâu nghiệp vụ VTLT, cách thức vận hành bộ máy, hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin và quy trình xử lý văn bản giấy, văn bản điện tử tại đơn vị thực tập.

Nguồn dữ liệu tham khảo của đề tài bao gồm các công trình nghiên cứu tiền nhiệm (luận văn thạc sĩ của Nguyễn Thanh Hà; nghiên cứu của Nguyễn Thị Tâm; luận án tiến sĩ của Chu Thị Hậu; khóa luận của Hoàng Thị Bay; tài liệu tọa đàm, hội thảo của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước); hệ thống văn bản pháp luật của Chính phủ (Nghị định 30/2020/NĐ-CP, Nghị định 99/2016/NĐ-CP, Quyết định 28/2018/QĐ-TTg) và hệ thống văn bản hành chính thực tế do Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn ban hành.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ

Chương 1 hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về công tác VTLT và chức năng quản lý công tác VTLT trong cơ quan hành chính nhà nước.

Về nội dung và vai trò:

  • Công tác văn thư bao gồm 3 nhóm nhiệm vụ: soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý văn bản (đi, đến) và lập hồ sơ hiện hành, giao nộp vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật. Vai trò của công tác văn thư là bảo đảm cung cấp kịp thời thông tin phục vụ quản lý, nâng cao năng suất công việc, giữ gìn bằng chứng pháp lý và tạo điều kiện tiền đề cho công tác lưu trữ.
  • Công tác lưu trữ gồm 4 nhóm nghiệp vụ chính: thu thập tài liệu lưu trữ; bảo quản, thống kê và hủy tài liệu hết giá trị; tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu; đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ.
  • Tổ chức, quản lý công tác VTLT đóng 4 vai trò trọng yếu: bảo đảm thông tin cho hoạt động chỉ đạo điều hành; hỗ trợ cán bộ nâng cao hiệu suất làm việc; đóng vai trò là công cụ kiểm soát việc thực thi quyền lực nhà nước; bảo vệ bí mật thông tin của cơ quan và bí mật quốc gia.

Về các yêu cầu quản lý:

  • Yêu cầu đối với công tác văn thư: Soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, trình tự, thể thức theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP; quản lý tập trung tại văn thư cơ quan; đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày (hoặc chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo); văn bản khẩn phải xử lý ngay; bảo đảm tính chính xác tuyệt đối về nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày; hệ thống phần mềm quản lý phải đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật quy định tại phụ lục kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
  • Yêu cầu đối với công tác lưu trữ: Quản lý thống nhất Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam; thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo thống kê; bảo đảm yêu cầu bảo mật và phẩm chất chính trị, đạo đức của cán bộ lưu trữ.
  • Yêu cầu đối với tổ chức, quản lý VTLT: Đảm bảo tính nhanh chóng trong xử lý thông tin; tính bảo mật theo Luật Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2018; tính hiện đại hóa từng bước phù hợp với trình độ khoa học công nghệ chung.

Chương 2: Thực trạng tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

Chương 2 phản ánh chi tiết cơ cấu tổ chức và thực trạng triển khai hoạt động VTLT tại cơ quan nghiên cứu.

Tổng quan về Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn:

  • Lịch sử hình thành: Tiền thân từ Bộ Canh nông (1945), đổi tên thành Bộ Nông lâm (1955), sau đó phân tách và hợp nhất qua nhiều thời kỳ (Bộ Nông nghiệp, Bộ Nông trường, Tổng cục Thủy sản, Tổng cục Lâm nghiệp, Bộ Hải sản, Bộ Lương thực và Thực phẩm). Giai đoạn 1986 thành lập Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp thực phẩm; đến tháng 8/2007, Quốc hội khóa XII quyết định hợp nhất Bộ Thủy sản vào Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
  • Cơ cấu tổ chức của Bộ gồm 26 cơ quan, đơn vị trực thuộc (Vụ Kế hoạch, Vụ Tài chính, Vụ Khoa học, Công nghệ và Môi trường, Vụ Hợp tác quốc tế, Vụ Pháp chế, Vụ Tổ chức cán bộ, Vụ Quản lý doanh nghiệp, Văn phòng Bộ, Thanh tra Bộ, Cục Trồng trọt, Cục Bảo vệ thực vật, Cục Chăn nuôi, Cục Thú y, Cục Chế biến nông lâm thủy sản và nghề muối, Cục Quản lý xây dựng công trình, Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nông thôn, Cục Quản lý Chất lượng nông lâm sản và thủy sản, Tổng cục Lâm nghiệp, Tổng cục Thủy sản, Tổng cục Thủy lợi, Viện Chính sách và Chiến lược phát triển nông nghiệp nông thôn, Trường Cán bộ Quản lý Nông nghiệp và Phát triển nông thôn I, Trường Cán bộ Quản lý Nông nghiệp và Phát triển nông thôn II, Trung tâm Tin học và Thống kê, Báo Nông nghiệp Việt Nam, Tạp chí Nông nghiệp và Phát triển nông thôn).

Cơ cấu tổ chức Văn phòng Bộ và Phòng Văn thư - Lưu trữ:

  • Văn phòng Bộ gồm Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng, 9 phòng ban nghiệp vụ (Hành chính, Tổng hợp, Truyền thông, Kế toán, Quản trị và Y tế, Tin học, Văn thư lưu trữ, Bảo vệ, Cơ quan đại diện tại Thành phố Hồ Chí Minh, Đoàn xe) và 2 đơn vị sự nghiệp công lập (Trung tâm Dịch vụ nông nghiệp, Trung tâm Dịch vụ thương mại nông nghiệp phía Nam).
  • Cơ cấu nhân sự Phòng Văn thư - Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ:
Vị trí chức danh Họ và tên nhân sự Nhiệm vụ chính phụ trách
Trưởng phòng Vũ Bá Dực Quản lý chung, kiểm duyệt văn bản trình ký
Phó Trưởng phòng Tạ Thị Thúy Ngọc Hỗ trợ điều hành hoạt động chuyên môn
Cán bộ văn thư Phùng Thị Vệ Thực hiện các nghiệp vụ văn thư cơ quan
Cán bộ văn thư Nguyễn Hồng Liên Thực hiện các nghiệp vụ văn thư cơ quan
Cán bộ văn thư Phạm Thúy Quỳnh Thực hiện các nghiệp vụ văn thư cơ quan
Cán bộ văn thư Vũ Thị Thương Thực hiện các nghiệp vụ văn thư cơ quan
Cán bộ văn thư Phạm Thị Anh Thực hiện các nghiệp vụ văn thư cơ quan
Cán bộ văn thư Đỗ Văn Khái Thực hiện các nghiệp vụ văn thư cơ quan
Cán bộ lưu trữ Lê Thị Thu Hoài Phụ trách công tác lưu trữ tài liệu

Hệ thống văn bản chỉ đạo điều hành áp dụng tại đơn vị:

  • Văn phòng Bộ đã triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản chỉ đạo gồm: Nghị định số 30/2020/NĐ-CP; Luật Lưu trữ 2011; Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2015; Nghị định 99/2016/NĐ-CP; Chỉ thị số 20/2004/CT-BNN; Thông tư số 24/2015/TT-BNNPTNT (sửa đổi Thông tư 50/2013/TT-BNNPTNT); Quyết định số 371/QĐ-BNN-VP (ban hành quy định khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ); Quyết định số 3598/QĐ-BNN-VP (kế hoạch thực hiện Quyết định 28/2018/QĐ-TTg về gửi nhận văn bản điện tử); Kế hoạch số 6902/KH-BNN-VP (kiểm tra công tác VTLT năm 2018).

Thực trạng các quy trình nghiệp vụ:

  • Phân công trách nhiệm: Phân định rõ trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan, Chánh Văn phòng, Trưởng đơn vị, Cán bộ chuyên môn và Cán bộ văn thư cơ quan trong việc xử lý văn bản, ký duyệt, ký thừa lệnh, ký số và đóng dấu.
  • Soạn thảo, ban hành văn bản: Xử lý ba loại văn bản gồm văn bản quy phạm pháp luật (Thông tư số 05/2018/TT-BNNPTNT, Thông tư số 18/2017/TT-BNNPTNT), văn bản chuyên ngành và văn bản hành chính (Báo cáo số 4967/BC-BNN-TCTL, Quyết định số 1960/QĐ-BNN-TCTS, Giấy mời số 5256/GM-BNN-TCCB, Công văn số 2462/BNN-KHCN, Giấy chứng nhận số 44/GCN-CN-TACN, Quyết định số 66/QĐ-TT-KHTH, Quyết định số 1404/QĐ-BNN-TCTS). Quy trình ban hành gồm 4 bước: Soạn thảo -> Duyệt bản thảo -> Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành -> Ký ban hành (văn bản giấy ký bút mực xanh, văn bản điện tử ký số theo Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP).
  • Quản lý văn bản đi (Quy trình 5 bước):
    1. Cấp số và thời gian ban hành: Lấy số theo thứ tự từ ngày 01/01 đến 31/12 hàng năm.
    2. Đăng ký văn bản đi: Thực hiện qua sổ hoặc phần mềm hệ thống máy tính.
    3. Nhân bản, đóng dấu và ký số: Bộ phận văn thư đóng dấu cơ quan, đóng dấu độ mật/khẩn; dấu giáp lai đóng về bên phải không quá 5 trang theo đường xẻ quạt.
    4. Phát hành và theo dõi chuyển phát: Văn bản mật đóng ký hiệu C, tối mật ký hiệu B, tuyệt mật sử dụng 2 bì riêng biệt có đóng ký hiệu A ở bì ngoài.
    5. Lưu văn bản đi: Bản gốc lưu tại văn thư cơ quan, bản chính lưu tại đơn vị soạn thảo để lập hồ sơ công việc; văn bản điện tử lưu bản gốc trên hệ thống quản lý. Các văn bản đi dẫn chứng: Quyết định số 1766/QĐ-BNN-TCLN, Giấy chứng nhận số 33/GCN-TT-KHTH.
  • Quản lý văn bản đến (Quy trình 4 bước):
    1. Tiếp nhận: Kiểm tra bì, bóc bì phía bên phải (trừ bì thư gửi đích danh cá nhân, đơn vị), đóng dấu đến ở góc trái dưới trích yếu đối với công văn hoặc dưới số ký hiệu đối với văn bản có tên loại. Văn bản điện tử được kiểm tra tính xác thực và tiếp nhận trên hệ thống.
    2. Đăng ký: Đăng ký vào sổ hoặc phần mềm hệ thống từ số 01 đến số cuối cùng trong năm.
    3. Trình và chuyển giao: Chuyển giao trong ngày hoặc chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo; văn bản giấy ghi ý kiến vào mục "Chuyển" hoặc Phiếu giải quyết văn bản đến theo Phụ lục IV Nghị định 30/2020/NĐ-CP; văn bản điện tử phân phối qua mạng.
    4. Giải quyết và đôn đốc: Thủ trưởng, Chánh Văn phòng chỉ đạo; văn thư theo dõi tiến độ xử lý. Dẫn chứng văn bản đến tiếp nhận: Quyết định số 1433/QĐ-TTg, Quyết định số 19/2018/QĐ-TTg.
  • Số hóa văn bản: Sử dụng máy scan để chuyển đổi tài liệu giấy thành dữ liệu số lưu trữ, hạn chế tối đa nguy cơ thất lạc.

Chương 3: Nhận xét và một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

Chương 3 trình bày các đánh giá thực tế và định hình 6 nhóm giải pháp theo mục lục nghiên cứu:

  • Đánh giá tổng quát: Công tác VTLT tại Văn phòng Bộ đã bám sát các quy định pháp luật của Nhà nước và chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ, quy trình văn bản đi và đến được thiết lập rõ ràng, từng bước ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác gửi nhận văn bản điện tử. Tuy nhiên, vẫn còn những yêu cầu cần hoàn thiện về hạ tầng và năng lực nghiệp vụ để thích ứng với khối lượng văn bản lớn của một Bộ đa ngành.
  • Hệ thống 6 giải pháp hoàn thiện:
    1. Hoàn thiện hệ thống văn bản quy định về tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ: Rà soát, sửa đổi, bổ sung các quy chế, quy định nghiệp vụ nội bộ phù hợp với văn bản quy phạm pháp luật mới của Nhà nước.
    2. Tăng cường sự chỉ đạo của các cấp lãnh đạo, quản lý đối với công tác VTLT: Nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan và thủ trưởng các đơn vị trong việc kiểm duyệt văn bản và chỉ đạo lập hồ sơ hiện hành.
    3. Nâng cao chất lượng đội ngũ trực tiếp làm công tác VTLT: Đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ văn thư và cán bộ lưu trữ nhằm đáp ứng các yêu cầu xử lý tài liệu điện tử.
    4. Tăng cường nâng cấp cơ sở vật chất, trang thiết bị: Đầu tư bổ sung máy tính, máy scan chuyên dụng, mở rộng kho tàng và giá kệ bảo quản tài liệu lưu trữ.
    5. Ứng dụng công nghệ thông tin và hiện đại hóa trong công tác tổ chức, quản lý VTLT: Đẩy mạnh sử dụng phần mềm quản lý văn bản, ký số điện tử và xây dựng hệ thống lưu trữ điện tử đồng bộ.
    6. Tăng cường hoạt động kiểm tra, hướng dẫn đối với thực hiện công tác VTLT: Định kỳ tổ chức kiểm tra nghiệp vụ VTLT tại các đơn vị trực thuộc Bộ nhằm kịp thời chấn chỉnh sai sót và đưa công tác lập hồ sơ vào nền nếp.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã ghi nhận và tổng hợp các kết quả thực tế thông qua hệ thống dữ liệu có trong văn bản:

  • Mô tả toàn diện mô hình bộ máy quản lý VTLT tại một Bộ quản lý đa ngành, cụ thể hóa chức năng, nhiệm vụ của 26 cơ quan, đơn vị thuộc Bộ và cấu trúc 10 phòng/đoàn xe cùng 2 đơn vị sự nghiệp thuộc Văn phòng Bộ.
  • Ghi nhận chi tiết nhân sự Phòng Văn thư - Lưu trữ gồm 8 cán bộ trực tiếp, phân định rõ trách nhiệm giữa 6 cán bộ văn thư phụ trách tiếp nhận, luân chuyển, phát hành văn bản và 1 cán bộ phụ trách công tác lưu trữ.
  • Khảo sát thực chứng việc áp dụng các quy định của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP vào quy trình soạn thảo (4 bước), quy trình quản lý văn bản đi (5 bước) và quy trình quản lý văn bản đến (4 bước) tại Văn phòng Bộ.
  • Trích xuất hệ thống văn bản thực tế phát sinh tại đơn vị trong giai đoạn 2018-2021 (các Thông tư 05/2018/TT-BNNPTNT, Thông tư 18/2017/TT-BNNPTNT; các Quyết định 1960/QĐ-BNN-TCTS, Quyết định 1766/QĐ-BNN-TCLN, Quyết định 1404/QĐ-BNN-TCTS, Quyết định 3598/QĐ-BNN-VP; Kế hoạch 6902/KH-BNN-VP; Báo cáo 4967/BC-BNN-TCTL; Công văn 2462/BNN-KHCN; Quyết định điều động cán bộ số 1433/QĐ-TTg).

Đóng góp của đề tài do tác giả tự nêu:

  • Về ý nghĩa lý luận: Khóa luận hệ thống hóa cơ sở lý thuyết về tổ chức, quản lý công tác VTLT trong giai đoạn cải cách hành chính và chuyển đổi quản lý văn bản sang môi trường điện tử; làm rõ các khái niệm, vai trò, nội dung và yêu cầu nghiệp vụ theo thể chế pháp lý mới.
  • Về ý nghĩa thực tiễn: Công trình cung cấp nguồn tư liệu khảo sát thực tế tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn trong khung thời gian 10 năm (2011-2021); từ thực trạng tổ chức, đề xuất 6 nhóm giải pháp cụ thể, khả thi nhằm nâng cao hiệu quả công tác VTLT tại cơ quan.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận thể hiện một số hạn chế gắn liền với phạm vi nghiên cứu và dung lượng văn bản:

  • Phạm vi nghiên cứu mới chỉ tập trung khảo sát tại cơ quan đầu mối là Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, chưa mở rộng điều tra, khảo sát thực tế tình hình tổ chức VTLT tại toàn bộ 26 cơ quan, đơn vị, cục, tổng cục và viện nghiên cứu trực thuộc Bộ.
  • Khảo sát thực trạng trong nội dung văn bản tập trung chủ yếu vào công tác văn thư (soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đi, đến và scan số hóa), trong khi các số liệu thống kê định lượng chi tiết về hoạt động lưu trữ (khối lượng tài liệu nộp lưu hàng năm, số mét giá tài liệu chỉnh lý, số lượng tài liệu tiêu hủy, diện tích kho lưu trữ) chưa được trình bày chi tiết trong phần văn bản được cung cấp.

Hướng mở nghiên cứu tiếp:

  • Mở rộng phạm vi khảo sát công tác VTLT tại các Tổng cục chuyên ngành thuộc Bộ (như Tổng cục Thủy lợi, Tổng cục Thủy sản, Tổng cục Lâm nghiệp) để so sánh đặc thù quản lý văn bản chuyên ngành nông nghiệp.
  • Đi sâu nghiên cứu mô hình quản lý tài liệu lưu trữ điện tử và xây dựng kho lưu trữ số hóa đáp ứng tiến trình chuyển đổi số trong quản lý nhà nước giai đoạn tiếp theo.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là tài liệu tham khảo cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Quản trị văn phòng, Văn thư - Lưu trữ, Quản lý nhà nước và Hành chính công: Nắm bắt cách thức tổ chức bộ máy văn thư, lưu trữ tại một cơ quan hành chính trung ương cấp Bộ.
  • Cán bộ làm công tác văn thư, văn phòng tại các cơ quan, đơn vị: Tham khảo quy trình 5 bước quản lý văn bản đi và 4 bước quản lý văn bản đến được chuẩn hóa theo quy định của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ.
  • Phần đáng tham khảo nhất của khóa luận là Chương 2, nơi tác giả mô tả chi tiết các thao tác kỹ thuật nghiệp vụ thực tế như: quy cách đóng dấu cơ quan, dấu mật, dấu khẩn; quy chuẩn đóng dấu giáp lai không quá 5 trang theo đường xẻ quạt; quy định phân loại và ký hiệu bìa văn bản mật (chữ C), tối mật (chữ B), tuyệt mật (sử dụng 2 bì, bì ngoài ký hiệu chữ A); cùng cơ chế phân công trách nhiệm giữa cán bộ chuyên môn và văn thư cơ quan.

Câu hỏi thường gặp

1. Cơ cấu nhân sự Phòng Văn thư - Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn gồm những ai?

Theo tài liệu khóa luận, Phòng Văn thư - Lưu trữ có cơ cấu nhân sự gồm 9 cán bộ: Trưởng phòng là đồng chí Vũ Bá Dực; Phó Trưởng phòng là đồng chí Tạ Thị Thúy Ngọc; 6 cán bộ văn thư gồm các đồng chí Phùng Thị Vệ, Nguyễn Hồng Liên, Phạm Thúy Quỳnh, Vũ Thị Thương, Phạm Thị Anh, Đỗ Văn Khái; và 1 cán bộ lưu trữ là đồng chí Lê Thị Thu Hoài.

2. Quy trình quản lý văn bản đi tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn gồm những bước nào?

Quy trình quản lý văn bản đi tại Văn phòng Bộ được thực hiện qua 5 bước:

  • Bước 1: Cấp số, thời gian ban hành văn bản;
  • Bước 2: Đăng ký văn bản đi (bằng sổ hoặc hệ thống phần mềm);
  • Bước 3: Nhân bản, đóng dấu, ký số của cơ quan và đóng dấu chỉ mức độ mật, khẩn;
  • Bước 4: Phát hành và theo dõi chuyển phát văn bản đi;
  • Bước 5: Lưu văn bản đi (bản gốc lưu tại văn thư, bản chính lưu tại đơn vị soạn thảo để lập hồ sơ, bản điện tử lưu trên hệ thống).

3. Quy chuẩn đóng dấu giáp lai và quản lý văn bản mật đi tại đơn vị được thực hiện như thế nào?

Theo mô tả trong khóa luận:

  • Dấu giáp lai được đóng đối với văn bản nhiều tờ để bảo đảm tính chặt chẽ, đóng về phía bên phải văn bản, độ dày không quá 5 trang và đóng theo đường xẻ quạt.
  • Đối với văn bản mật: Văn bản mật đóng ký hiệu chữ C ngoài bì; văn bản tối mật đóng ký hiệu chữ B; văn bản tuyệt mật sử dụng 2 bì, bì bên trong ghi các yếu tố thông thường và đóng dấu tuyệt mật, bì ngoài ghi đầy đủ thông tin và đóng ký hiệu chữ A.

4. Quy trình xử lý văn bản đến tại đơn vị gồm mấy bước và dấu "đến" được đóng tại vị trí nào?

Quy trình xử lý văn bản đến gồm 4 bước: Tiếp nhận -> Đăng ký -> Trình, chuyển giao -> Giải quyết và theo dõi, đôn đốc. Vị trí đóng dấu đến được quy định: đóng ở góc bên trái, dưới trích yếu nội dung đối với công văn; đóng ở góc bên trái, dưới số ký hiệu đối với văn bản có tên loại; đóng ở góc bên phải, dưới ngày tháng năm đối với văn bản chỉ mức độ mật, khẩn.

5. Tác giả đề xuất những nhóm giải pháp nào trong Chương 3 để nâng cao hiệu quả công tác VTLT?

Tác giả đề xuất 6 nhóm giải pháp gồm:

  • Hoàn thiện hệ thống văn bản quy định về tổ chức, quản lý công tác VTLT;
  • Tăng cường sự chỉ đạo của các cấp lãnh đạo, quản lý đối với công tác VTLT;
  • Nâng cao chất lượng đội ngũ trực tiếp làm công tác VTLT;
  • Tăng cường nâng cấp cơ sở vật chất, trang thiết bị;
  • Ứng dụng công nghệ thông tin và hiện đại hóa trong công tác tổ chức, quản lý VTLT;
  • Tăng cường hoạt động kiểm tra, hướng dẫn đối với thực hiện công tác VTLT.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Trần Thị Nhượng đã hoàn thành mục tiêu hệ thống hóa cơ sở lý luận và phản ánh thực trạng tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn giai đoạn 2011-2021. Công trình cung cấp bức tranh chi tiết về cơ cấu bộ máy, danh mục nhân sự, các bước nghiệp vụ quản lý văn bản đi, văn bản đến và số hóa tài liệu theo các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành. Những giải pháp được tác giả đề xuất tại Chương 3 bám sát chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Bộ, mang tính khả thi đối với việc nâng cao hiệu quả chỉ đạo điều hành hành chính tại cơ quan. Đây là tài liệu học thuật có giá trị tham khảo cụ thể cho sinh viên ngành Quản trị văn phòng cũng như cán bộ làm công tác hành chính, văn thư trong các cơ quan nhà nước.