Công Tác Xây Dựng Chương Trình và Kế Hoạch Tại Văn Phòng HĐND - UBND Huyện Mường La

Khóa luận phân tích công tác xây dựng chương trình kế hoạch tại văn phòng HĐND UBND huyện Mường La, tỉnh Sơn La, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý.

• Tác giả: Lường Văn Thủy
• Người hướng dẫn: THS. Nguyễn Hậu Danh
• Trường học: Đại học Nội vụ Hà Nội
• Chuyên ngành: Quản trị văn phòng
• Đề tài: Công Tác Xây Dựng Chương Trình và Kế Hoạch Tại Văn Phòng HĐND - UBND Huyện Mường La
• Loại tài liệu: khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2022
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI CAM ĐOAN
• LỜI CẢM ƠN
• DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
• 1. CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
• 1.1. Khái niệm và quản trị, văn phòng và quản trị văn phòng
• 1.1.1. Khái niệm về quản trị
• 1.1.2. Khái niệm văn phòng
• 1.1.3. Khái niệm quản trị văn phòng
• 1.2. Khái niệm, vai trò, phân loại, yêu cầu và căn cứ khi xây dựng chương trình, kế hoạch
• 1.2.1. Khái niệm chương trình, kế hoạch và lập chương trình kế hoạch
• 1.2.2. Vai trò của lập chương trình, kế hoạch
• 1.2.3. Phân loại chương trình, kế hoạch
• 1.2.4. Yêu cầu khi xây dựng chương trình, kế hoạch
• 1.2.5. Căn cứ khi xây dựng chương trình, kế hoạch
• 1.3. Quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch
• 1.3.1. Kinh nghiệm xây dựng chương trình, kế hoạch ngoài nước
• 1.3.2. Kinh nghiệm xây dựng chương trình, kế hoạch trong nước
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH TẠI VĂN PHÒNG HĐND - UBND HUYỆN MƯỜNG LA
• 2.1. Lịch sử hình thành HĐND - UBND và Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La
• 2.1.1. Vị trí, chức năng; nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của HĐND - UBND huyện Mường La
• 2.1.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La
• 2.2. Thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch tại Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La
• 2.2.1. Công tác xây dựng chương trình kế hoạch thường kỳ
• 2.2.2. Công tác tổ chức cuộc họp, hội nghị
• 2.2.3. Công tác tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan
• 2.2.4. Công tác bảo quản cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện việc làm của cơ quan
• 2.3. Vai trò chức năng tham mưu, tổng hợp giúp việc hữu cần của Văn phòng HĐND – UBND huyện trong việc xây dựng chương trình, kế hoạch
• 2.4. Đánh giá và công tác xây dựng chương trình, kế hoạch tại Văn phòng HĐND – UBND huyện Mường La
• 3. CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH TẠI VĂN PHÒNG HĐND - UBND HUYỆN MƯỜNG LA
• 3.1. Hoàn thiện và thể chế công tác xây dựng chương trình, kế hoạch
• 3.2. Nâng cao nhận thức của Lãnh đạo trong công tác xây dựng chương trình, kế hoạch
• 3.3. Tăng cường công tác kiểm tra, đánh giá công tác xây dựng chương trình, kế hoạch
• 3.4. Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
• 3.5. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác xây dựng chương trình, kế hoạch
• DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Tổng quan về công tác xây dựng chương trình tại Văn phòng HĐND UBND huyện Mường La

Công tác xây dựng chương trình và kế hoạch tại Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và điều hành các hoạt động của chính quyền địa phương. Việc xây dựng chương trình không chỉ giúp tổ chức công việc một cách khoa học mà còn đảm bảo tính hiệu quả trong việc thực hiện các nhiệm vụ được giao. Theo nghiên cứu, quy trình xây dựng chương trình cần được thực hiện một cách bài bản và có sự tham gia của các bên liên quan để đạt được kết quả tốt nhất.

1.1. Khái niệm và vai trò của chương trình trong quản lý

Chương trình được hiểu là tập hợp các hoạt động cần thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định. Vai trò của chương trình trong quản lý là giúp xác định rõ mục tiêu, phân bổ nguồn lực và theo dõi tiến độ thực hiện.

1.2. Quy trình xây dựng chương trình tại Văn phòng HĐND UBND

Quy trình xây dựng chương trình bao gồm các bước như xác định mục tiêu, lập kế hoạch chi tiết, phân công nhiệm vụ và theo dõi, đánh giá kết quả. Mỗi bước đều cần sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban.

II. Những thách thức trong công tác xây dựng kế hoạch tại huyện Mường La

Công tác xây dựng kế hoạch tại Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La gặp phải nhiều thách thức. Một trong những vấn đề chính là sự thiếu hụt nguồn lực và thông tin. Điều này ảnh hưởng đến khả năng lập kế hoạch hiệu quả và thực hiện các chương trình đã đề ra. Ngoài ra, sự phối hợp giữa các phòng ban cũng chưa thực sự nhịp nhàng, dẫn đến việc chậm trễ trong triển khai các hoạt động.

2.1. Thiếu hụt nguồn lực và thông tin

Việc thiếu hụt nguồn lực, cả về nhân lực lẫn tài chính, là một trong những nguyên nhân chính dẫn đến khó khăn trong việc xây dựng kế hoạch. Thông tin không đầy đủ cũng làm giảm chất lượng của các quyết định.

2.2. Sự phối hợp giữa các phòng ban

Sự thiếu đồng bộ trong phối hợp giữa các phòng ban có thể dẫn đến việc không đạt được mục tiêu đề ra. Cần có cơ chế rõ ràng để tăng cường sự hợp tác và chia sẻ thông tin.

III. Phương pháp nâng cao hiệu quả công tác xây dựng chương trình tại Văn phòng HĐND UBND

Để nâng cao hiệu quả công tác xây dựng chương trình, Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La cần áp dụng các phương pháp hiện đại và khoa học. Việc đào tạo nhân lực, ứng dụng công nghệ thông tin và cải tiến quy trình làm việc là những giải pháp quan trọng. Đặc biệt, việc thường xuyên đánh giá và điều chỉnh kế hoạch sẽ giúp tổ chức hoạt động một cách linh hoạt và hiệu quả hơn.

3.1. Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

Đào tạo nhân lực là yếu tố then chốt để nâng cao chất lượng công tác xây dựng chương trình. Cần tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu về quản lý và lập kế hoạch cho cán bộ.

3.2. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý

Việc ứng dụng công nghệ thông tin sẽ giúp cải thiện quy trình làm việc, tăng cường khả năng theo dõi và đánh giá tiến độ thực hiện các chương trình.

IV. Ứng dụng thực tiễn và kết quả nghiên cứu tại huyện Mường La

Kết quả nghiên cứu cho thấy, việc áp dụng các phương pháp xây dựng chương trình tại Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La đã mang lại nhiều lợi ích. Các chương trình được xây dựng bài bản hơn, giúp nâng cao hiệu quả công việc và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của người dân. Đặc biệt, sự tham gia của cộng đồng trong quá trình xây dựng chương trình đã tạo ra sự đồng thuận và hỗ trợ từ phía người dân.

4.1. Kết quả đạt được từ việc xây dựng chương trình

Việc xây dựng chương trình đã giúp Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La cải thiện đáng kể hiệu quả công việc, từ đó nâng cao chất lượng phục vụ người dân.

4.2. Sự tham gia của cộng đồng trong xây dựng chương trình

Sự tham gia của cộng đồng không chỉ giúp tăng cường tính minh bạch mà còn tạo ra sự đồng thuận trong việc thực hiện các chương trình phát triển.

V. Kết luận và hướng phát triển tương lai cho công tác xây dựng chương trình

Công tác xây dựng chương trình tại Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La cần tiếp tục được cải tiến và phát triển. Việc áp dụng các phương pháp hiện đại, tăng cường sự tham gia của cộng đồng và nâng cao năng lực cho cán bộ sẽ là những yếu tố quyết định đến thành công trong tương lai. Đặc biệt, cần có các chính sách hỗ trợ từ cấp trên để đảm bảo nguồn lực cho công tác này.

5.1. Định hướng phát triển công tác xây dựng chương trình

Cần xác định rõ các mục tiêu phát triển trong công tác xây dựng chương trình, từ đó có kế hoạch cụ thể để thực hiện.

5.2. Chính sách hỗ trợ từ cấp trên

Các chính sách hỗ trợ từ cấp trên sẽ giúp Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La có đủ nguồn lực để thực hiện các chương trình một cách hiệu quả.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp chuyên ngành Quản trị văn phòng của tác giả Lường Văn Thủy (Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, năm 2022) tập trung nghiên cứu hoạt động xây dựng chương trình, kế hoạch tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân (HĐND - UBND) huyện Mường La, tỉnh Sơn La.

Về lý do chọn đề tài, tác giả chỉ rõ chức năng, nhiệm vụ của chính quyền cấp huyện được quy định tại Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015. Trong bộ máy đó, Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La là cơ quan trực thuộc, đảm nhiệm chức năng tham mưu tổng hợp và hậu cần kỹ thuật, trực tiếp quản lý bộ phận một cửa/Trung tâm hành chính công. Thực tiễn công tác xây dựng chương trình, kế hoạch tại mỗi cơ quan, tổ chức có sự khác biệt rõ rệt. Đối với một huyện miền núi có điều kiện tự nhiên và kinh tế - xã hội đặc thù như Mường La, việc nghiên cứu quy trình, phương thức lập kế hoạch là yêu cầu cần thiết nhằm phân tích việc hiện thực hóa các chủ trương, đường lối quản lý nhà nước vào hoạt động thường nhật.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu được văn bản xác định cụ thể:

1. Mục tiêu nghiên cứu: Làm rõ thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch thường kỳ, kế hoạch cuộc họp - hội nghị, kế hoạch chuyến đi công tác của lãnh đạo và kế hoạch bảo đảm cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện làm việc của HĐND - UBND huyện Mường La; từ đó đề xuất hệ thống giải pháp nâng cao hiệu quả công tác này.
2. Nhiệm vụ nghiên cứu:
   • Hệ thống hóa cơ sở lý luận về công tác xây dựng chương trình, kế hoạch trong hoạt động quản trị văn phòng.
   • Khảo sát, phân tích thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch tại đơn vị, chỉ ra các ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân tồn tại.
   • Đề xuất các giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện công tác xây dựng chương trình, kế hoạch tại Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Công tác xây dựng chương trình, kế hoạch tại Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La, tỉnh Sơn La.
• Phạm vi không gian: Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La, tỉnh Sơn La.
• Phạm vi thời gian: Tập trung khảo sát số liệu và thực tiễn hoạt động từ năm 2020 đến năm 2022.
• Phạm vi nội dung: Các quy trình, quy định, thực trạng lập và triển khai chương trình, kế hoạch hành chính thuộc thẩm quyền của cơ quan.

Giả thuyết nghiên cứu: Việc thực hiện tốt công tác xây dựng chương trình, kế hoạch sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động quản trị, điều hành của UBND huyện Mường La, qua đó phát huy đầy đủ chức năng của bộ máy văn phòng.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết của đề tài được xây dựng từ các khái niệm nền tảng trong khoa học hành chính và quản trị văn phòng, bao gồm: khái niệm quản trị, văn phòng và quản trị văn phòng; ba chức năng cơ bản của văn phòng (tham mưu tổng hợp, giúp việc theo ngành, bảo đảm hậu cần); phân loại chương trình, kế hoạch theo thời gian (năm, 6 tháng, quý, tháng, tuần; dài hạn, trung hạn, ngắn hạn), theo tính chất công việc (chiến lược, chiến thuật, tác nghiệp) và theo lĩnh vực.

Văn bản hệ thống hóa các nguyên tắc, mô hình quản trị áp dụng trong công tác lập kế hoạch:

• Nguyên tắc 5W-1H-2C-5M: Why (mục tiêu), What (nội dung), Where (địa điểm), When (thời gian), Who (nhân sự); How (phương pháp, tiêu chuẩn); Check (kiểm tra), Control (kiểm soát); Man (con người), Money (kinh phí), Machine (máy móc), Material (vật liệu), Method (phương pháp làm việc).
• Nguyên tắc SMART: Khởi xướng năm 1981 bởi George T. Doran, yêu cầu kế hoạch phải bảo đảm tính cụ thể (Specific), thực tế (Realistic), có giới hạn thời gian (Time).
• Ma trận SWOT: Bắt nguồn từ mô hình SOFT (Satisfactory, Opportunity, Fault, Threat) trước khi đổi thành Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats vào năm 1964.

Cơ sở pháp lý được tác giả sử dụng trực tiếp gồm:

• Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015 (đặc biệt là Điều 24 quy định nhiệm vụ, quyền hạn chính quyền cấp huyện và Điều 28 quy định nhiệm vụ, quyền hạn của UBND cấp huyện).
• Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg ngày 09/11/2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước.
• Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
• Quyết định số 01/2022/QĐ-UBND ngày 10/02/2022 của UBND huyện Mường La quy định vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La.

Phương pháp nghiên cứu thực tế gồm:

• Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Thu thập và tổng hợp sách giáo trình, văn bản pháp luật, quy chế làm việc, báo cáo định kỳ.
• Phương pháp phân tích - tổng hợp: Xử lý các số liệu quản lý, cơ cấu tổ chức, quy trình công văn, giấy tờ thực tế.
• Phương pháp điều tra, khảo sát: Thu thập dữ liệu thực tế tại các bộ phận chuyên môn thuộc UBND huyện Mường La trong quá trình thực tập.
• Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: Chọn lọc, phân loại dữ liệu bảo đảm tính khách quan và hợp lý.

Nguồn dữ liệu: Dữ liệu thứ cấp trích xuất từ các báo cáo tổng kết, văn bản quy phạm pháp luật, số liệu điều tra hộ nghèo năm 2018 của huyện Mường La; dữ liệu sơ cấp ghi nhận qua quá trình quan sát thực tế hoạt động hành chính tại đơn vị từ năm 2020 đến 2022.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác xây dựng Chương trình, Kế hoạch trong hoạt động Quản trị văn phòng

Chương này tập trung trình bày các khái niệm cơ bản về văn phòng và quản trị văn phòng. Văn phòng được tiếp cận theo hai góc độ: bộ máy làm việc tổng hợp trực tiếp và trụ sở giao tiếp hành chính. Tác giả phân tích cụ thể 3 chức năng: tham mưu tổng hợp (cung cấp cơ sở khoa học để lãnh đạo ban hành quyết định quản lý), chức năng giúp việc theo ngành (thực hiện hoạt động hành chính, lễ tân, lập lịch công tác), và chức năng hậu cần (bảo đảm phương tiện, cơ sở vật chất, tài chính).

Về nội dung lập kế hoạch, tác giả làm rõ vai trò định hướng nguồn lực, giảm thiểu bất ổn, kiểm soát sai lệch và hỗ trợ phân quyền. Quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch kinh nghiệm quốc tế gồm 8 bước từ nhận thức cơ hội, thiết lập mục tiêu đến lập bảng dự trù kinh phí. Quy trình thực tế áp dụng tại Việt Nam gồm 7 bước:

• Bước 1: Thu thập, tổng hợp, xử lý thông tin, tài liệu.
• Bước 2: Xác định mục tiêu, yêu cầu.
• Bước 3: Phân tích nguồn lực (nhân lực, vật lực, các yếu tố khách quan).
• Bước 4: Xây dựng danh sách các công việc.
• Bước 5: Dự thảo và lấy ý kiến đóng góp.
• Bước 6: Hoàn thiện chương trình, kế hoạch, trình ký duyệt.
• Bước 7: Làm thủ tục ban hành và đưa vào thực hiện.

Cấu trúc một văn bản kế hoạch được chuẩn hóa thành 3 phần: Phần mở đầu (căn cứ, mục đích, thuận lợi, khó khăn), Phần nội dung (mục tiêu, nhiệm vụ, biện pháp, tiến độ, phân công trách nhiệm, kiểm tra khen thưởng), và Phần kết luận (đơn vị chủ trì, kiến nghị).

Chương 2: Thực trạng công tác xây dựng Chương trình, Kế hoạch tại Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La

Tác giả phác thảo tổng quan về địa bàn huyện Mường La: thành lập năm 1954, trụ sở hiện đặt tại Tiểu khu 3, thị trấn Ít Ong. Địa hình vùng núi cao trung bình 500 - 700m, có sông Đà và các suối lớn (Nậm Chiến, Nậm Mu, Nậm Trai, Nậm Pia, Nậm Pàn). Tổng diện tích tự nhiên là 142.535,94 ha (đất nông nghiệp 21.007,51 ha; đất lâm nghiệp 76.527,26 ha; đất chưa khai thác 36.276,50 ha). Toàn huyện có 16 đơn vị hành chính gồm 01 thị trấn và 15 xã, trong đó có 09 xã thuộc diện thụ hưởng Chương trình 135 giai đoạn II (Chiềng Lao, Nậm Giôn, Mường Trai, Chiềng Muôn, Chiềng Ân, Chiềng Công, Ngọc Chiến...). Thống kê năm 2018 ghi nhận quy mô 21.720 nhân khẩu, tỷ lệ hộ nghèo chiếm 35,6% (7.754 hộ), hộ cận nghèo chiếm 12,32% (2.780 hộ), với 5 dân tộc chính sinh sống: Thái, Kinh, Mông, La Ha, Kháng.

Về cơ cấu bộ máy, UBND huyện gồm 01 Chủ tịch, 02 Phó Chủ tịch và 12 phòng chuyên môn. Văn phòng HĐND - UBND huyện hoạt động theo Quyết định số 01/2022/QĐ-UBND ngày 10/02/2022. Tại thời điểm nghiên cứu, vị trí Chánh Văn phòng đang để khuyết, bộ máy quản lý gồm 03 Phó Chánh Văn phòng phụ trách các bộ phận: Trung tâm Hành chính công, Ban Tiếp công dân, Văn thư - Lưu trữ, Phòng Chuyên viên Tổng hợp, Kế toán, Bảo vệ, Lái xe.

Thực trạng các mảng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch tại đơn vị:

1. Xây dựng chương trình, kế hoạch thường kỳ:
   • Kế hoạch năm: Triển khai theo quy trình 8 bước. Các đơn vị gửi danh mục đề án đăng ký về Văn phòng và Ban Pháp chế trước ngày 01/11 hàng năm; danh mục đề án văn bản quy phạm pháp luật gửi trước ngày 11/11. Chậm nhất 5 ngày làm việc sau khi tỉnh ban hành chương trình năm, Văn phòng huyện cụ thể hóa thành dự thảo để xin ý kiến.
   • Kế hoạch quý: Các đơn vị gửi đăng ký công tác quý sau trước ngày 15 của tháng cuối quý; Văn phòng phối hợp Phòng Tài chính - Kế hoạch tổng hợp trình Chủ tịch UBND huyện trước ngày 20 của tháng cuối quý.
   • Kế hoạch tháng: Được cụ thể hóa từ kế hoạch quý và năm. Các đơn vị chậm tiến độ phải báo cáo Chủ tịch UBND huyện trước ngày 20 hàng tháng.
   • Lịch công tác tuần: Lập chi tiết theo thời gian, địa điểm, thành phần; Phòng Tổng hợp cập nhật và gửi qua hệ thống quản lý văn bản điện tử hoặc bản giấy qua đường văn thư.
2. Công tác tổ chức cuộc họp, hội nghị: Thực hiện theo Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg và Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. Ghi nhận thực tế trung bình mỗi tháng cơ quan tổ chức trên 30 cuộc họp, hội nghị (giao ban tuần, giải quyết việc với cấp xã, họp Ban chỉ đạo phòng chống dịch Covid-19...). Quy trình lập kế hoạch gồm 5 bước: xác định mục tiêu/yêu cầu; xác định nội dung/phân công; xác định địa điểm/thời gian/thành phần; dự trù kinh phí; lập chương trình nghị sự.
3. Kế hoạch chuyến đi công tác của lãnh đạo: Triển khai theo quy trình 7 bước (xác định mục tiêu; tìm hiểu thông tin điểm đến; xác định phương pháp và nội dung; dự trù kinh phí; chuẩn bị tài liệu giấy tờ; lập lịch trình trình duyệt; tổ chức thực hiện).
4. Kế hoạch quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị: Do Phòng Chuyên viên Tổng hợp thực hiện theo quy trình 4 bước (khảo sát thực trạng; lập danh mục mua sắm/bảo trì; xác định thời gian/phương án; trình ký và triển khai).

Ưu điểm được ghi nhận: Công tác lập kế hoạch tuân thủ thẩm quyền, được thể chế hóa trong Quy chế làm việc của HĐND - UBND huyện; bảo đảm tính pháp lý; phối hợp tốt giữa các phòng chuyên môn; lãnh đạo quan tâm chỉ đạo và hàng năm đều cử cán bộ tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ văn phòng.

Chương 3: Giải pháp nâng cao công tác xây dựng chương trình, kế hoạch tại Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La

Dựa trên mục lục văn bản, tác giả đề xuất 5 nhóm giải pháp hoàn thiện:

• 3.1. Hoàn thiện về thể chế công tác xây dựng chương trình, kế hoạch.
• 3.2. Nâng cao nhận thức của Lãnh đạo trong công tác xây dựng chương trình, kế hoạch.
• 3.3. Tăng cường công tác kiểm tra, đánh giá công tác xây dựng chương trình, kế hoạch.
• 3.4. Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.
• 3.5. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác xây dựng chương trình, kế hoạch.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã tổng hợp và công bố các dữ liệu thực tế về cơ cấu tổ chức và chỉ số hoạt động tại Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La:

Tiêu chí	Số liệu thực tế trong văn bản	Ghi chú / Chi tiết
Tổng số cán bộ văn phòng	26 cán bộ	17 cán bộ biên chế, 09 cán bộ hợp đồng
Ngạch công chức	03 chuyên viên chính, 14 chuyên viên và tương đương	Bố trí tại các bộ phận tổng hợp, chuyên môn
Trình độ chuyên môn	04 thạc sỹ (15%), 17 cử nhân (81%), trình độ khác (4%)	Nguồn lực trực tiếp tham mưu tổng hợp
Tần suất hội họp	Trên 30 cuộc họp, hội nghị / tháng	Giao ban, chuyên đề, làm việc với xã, phòng chống dịch
Hạn gửi kế hoạch năm	Trước 01/11 (công việc chung), trước 11/11 (VBQPPL)	Gửi về Văn phòng HĐND - UBND và Ban Pháp chế
Hạn xử lý kế hoạch quý	Trước ngày 15 (đơn vị gửi), trước ngày 20 (VP tổng hợp)	Tháng cuối quý
Hạn báo cáo việc chậm tiến độ tháng	Trước ngày 20 hàng tháng	Báo cáo trực tiếp Chủ tịch UBND huyện
Thời hạn cụ thể hóa kế hoạch tỉnh	Chậm nhất 05 ngày làm việc	Sau khi nhận văn bản từ UBND tỉnh

Về mặt đóng góp:

• Đóng góp lý luận: Hệ thống hóa hệ thống lý thuyết, tiêu chuẩn (5W-1H-2C-5M, SMART, SWOT) và khung pháp lý điều chỉnh hoạt động lập kế hoạch tại cơ quan hành chính nhà nước cấp huyện.
• Đóng góp thực tiễn: Khóa luận phản ánh bức tranh thực tế về quy trình hành chính tại một huyện miền núi biên viễn, nơi địa bàn rộng (142.535,94 ha) và có 9 xã thuộc Chương trình 135; chỉ rõ vai trò nòng cốt của Phòng Chuyên viên Tổng hợp và đưa ra 5 định hướng giải pháp cụ thể giúp nâng cao năng lực quản trị hành chính công tại địa phương.

So với các nghiên cứu đi trước được tác giả tổng thuật (như công trình của Lê Thị Luận năm 2015 nghiên cứu ở cấp Bộ, hoặc giáo trình của Vương Thị Kim Thanh, Trần Thanh Tùng thiên về lý luận chung), khóa luận này đi sâu vào cấp cơ sở hành chính cấp huyện vùng sâu, vùng xa, nơi công tác điều hành chịu tác động trực tiếp từ địa hình chia cắt và điều kiện kinh tế khó khăn.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Hạn chế của nghiên cứu:

• Tác giả tự nhận định khóa luận còn những thiếu sót do hạn chế về thời gian thực tập và nguồn lực tiếp cận thực tế.
• Khảo sát thực trạng chỉ giới hạn tại một đơn vị duy nhất là Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La, tỉnh Sơn La trong giai đoạn 2020 - 2022, chưa thực hiện khảo sát diện rộng so sánh đối chứng với văn phòng HĐND - UBND các huyện lân cận trong tỉnh Sơn La.
• Một số mảng giải pháp công nghệ thông tin chỉ dừng lại ở mức nêu định hướng do giới hạn của đề tài cử nhân ngành Quản trị văn phòng.

Hướng nghiên cứu tiếp:

• Mở rộng phạm vi khảo sát sang các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện và UBND các xã, thị trấn trên địa bàn để đánh giá tính liên thông của các chương trình, kế hoạch.
• Nghiên cứu sâu về hiệu quả vận hành phần mềm quản lý văn bản và điều hành điện tử trong việc lập lịch và theo dõi tiến độ công việc hành chính công.

Giá trị tham khảo

Khóa luận có giá trị tham khảo thiết thực cho:

• Sinh viên chuyên ngành Quản trị văn phòng, Quản lý nhà nước, Luật hành chính khi tìm kiếm tài liệu thực tập và mẫu đề tài nghiên cứu về hoạt động văn phòng tại chính quyền địa phương cấp huyện.
• Cán bộ, công chức văn phòng, chuyên viên tổng hợp tại UBND các huyện miền núi, cung cấp tài liệu tham chiếu về các mốc thời gian quy định lập kế hoạch năm, quý, tháng, tuần và quy trình tổ chức hậu cần cho các cuộc họp (trên 30 cuộc/tháng).
• Nội dung đáng tham khảo nhất trong văn bản là hệ thống quy trình các bước cụ thể: quy trình 8 bước lập kế hoạch năm, quy trình 5 bước tổ chức hội họp, quy trình 7 bước tổ chức chuyến đi công tác và bảng cơ cấu nhân sự thực tế của một văn phòng cấp huyện.

Câu hỏi thường gặp

1. Cơ cấu nhân sự và trình độ chuyên môn của Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La được văn bản ghi nhận như thế nào?
Văn phòng có tổng số 26 cán bộ, bao gồm 17 cán bộ trong biên chế và 09 cán bộ hợp đồng. Về ngạch bậc có 03 chuyên viên chính, 14 chuyên viên và tương đương. Về trình độ học vấn: có 04 thạc sỹ (chiếm 15%), 17 cử nhân (chiếm 81%) và 4% thuộc trình độ khác. Tại thời điểm tác giả nghiên cứu, cơ quan đang khuyết chức danh Chánh Văn phòng và có 03 Phó Chánh Văn phòng.

2. Mốc thời gian quy định cho việc nộp và xử lý kế hoạch công tác năm của UBND huyện Mường La diễn ra ra sao?
Các đơn vị thuộc UBND huyện phải gửi danh mục đề án, công việc đăng ký vào kế hoạch công tác năm về Văn phòng HĐND - UBND huyện và Ban Pháp chế trước ngày 01/11 hàng năm. Riêng danh mục đề án văn bản quy phạm pháp luật của Ban Pháp chế phải gửi chậm nhất vào ngày 11/11. Sau khi nhận được chương trình năm của UBND tỉnh, chậm nhất 5 ngày làm việc, Văn phòng huyện phải phối hợp với Ban Pháp chế hoàn thành dự thảo chương trình công tác của huyện để lấy ý kiến.

3. Khối lượng tổ chức cuộc họp, hội nghị thực tế tại cơ quan được thống kê ở mức nào và áp dụng căn cứ pháp lý nào?
Quan sát thực tế trong thời gian nghiên cứu cho thấy trung bình mỗi tháng cơ quan tổ chức trên 30 cuộc họp, hội nghị các loại (giao ban hàng tuần, họp xử lý công việc với các xã, họp phòng chống dịch Covid-19...). Quy trình tổ chức được xây dựng căn cứ vào Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg ngày 09/11/2018 của Thủ tướng Chính phủ và bảo đảm thể thức văn bản theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ.

4. Đơn vị nào trực tiếp chịu trách nhiệm lập kế hoạch quản lý trang thiết bị, cơ sở vật chất của HĐND - UBND huyện?
Phòng Chuyên viên Tổng hợp thuộc Văn phòng HĐND - UBND huyện là bộ phận trực tiếp thực hiện khảo sát, đánh giá tình trạng cơ sở vật chất và lập kế hoạch mua sắm tài sản, văn phòng phẩm, tu bổ sửa chữa trang thiết bị nhằm bảo đảm điều kiện làm việc thường xuyên của lãnh đạo và các phòng ban.

5. Tác giả đề xuất bao nhiêu nhóm giải pháp tại Chương 3 để nâng cao công tác xây dựng chương trình, kế hoạch?
Văn bản xác định 5 nhóm giải pháp tại Chương 3: (1) Hoàn thiện về thể chế công tác xây dựng chương trình, kế hoạch; (2) Nâng cao nhận thức của Lãnh đạo; (3) Tăng cường công tác kiểm tra, đánh giá; (4) Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực; (5) Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác xây dựng chương trình, kế hoạch.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Lường Văn Thủy đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận quản trị văn phòng gắn với đặc thù quản lý hành chính nhà nước cấp huyện. Công trình phản ánh trung thực thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch thường kỳ, hội nghị và hậu cần tại Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La thông qua các số liệu nhân sự và quy trình biểu mẫu rõ ràng. Hệ thống 5 nhóm giải pháp được đề xuất xuất phát trực tiếp từ các căn cứ thực tiễn, tạo nguồn tài liệu tham khảo có giá trị học thuật và nghiệp vụ cho công tác văn phòng chính quyền cơ sở.

Trích đoạn nội dung tài liệu

BÞ NÞI VĀ TR£ÞNG Đ¾I HàC NÞI VĀ HÀ NÞI KHOA QUÀN TRÞ VN PHÕNG KHÓA LU¾N TÞT NGHIÞP CÔNG TÁC XÂY DþNG CH£¡NG TRÌNH, K¾ HO¾CH T¾I VN PHÕNG HĐND - UBND HUYÞN M£ÞNG LA TàNH S¡N LA Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUÀN TRà VN PHÒNG Ng°ái h°ßng dẫn : THS. NGUYàN HĀU DANH Sinh viên thực hiện : L¯àNG VN THĀY Mã số sinh viên : 1805QTVA056 Khóa : 2018 - 2022 Lßp : 1805QTVA HÀ NÞI - 2022 LÞI CAM ĐOAN Tôi cam đoan khóa luận tốt nghiệp vßi đề tài <Công tác xây dựng Chương trình, Kế ho¿ch t¿i Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La, tỉnh Sơn La’’ là bài nghiên cứu cāa tôi và đ°ợc sự h°ßng dẫn tận tình cāa Ths. Các nội dung trong khóa luận này là trung thực các số liệu hình Ánh và đều có nguồn gốc rõ ràng. Tôi xin hoàn toàn cháu trách nếu có thông tin không trung thực trong khóa luận.

Hà Nội, ngày 22 tháng 4 năm 2022 Tác giả L°ờng Văn Thủy LÞI CÀM ¡N Đß hoàn thành đ°ợc khóa luận tốt nghiệp cāa mình, tôi xin gÿi lái cÁm ¡n đến quý thầy, cô giáo trong khoa QuÁn trá vn phòng Tr°áng Đ¿i học Nội vÿ Hà Nội đã t¿o mọi điều kiện giúp đỡ, cũng nh° trang bá nhāng kiến thức, kỹ nng giúp tôi có thß hoàn thành khóa luận. Đặc biệt, xin chân thành cÁm ¡n Ths. Nguyán Hāu Danh ng°ái đã tận tình h°ßng dẫn, chß bÁo đ°a ra nhāng lái khuyên bổ ích nhất và giúp tôi giÁi quyết đ°ợc nhāng khó khn trong quá trình làm khóa luận. Nhân đây tôi cũng gÿi lái cÁm ¡n tßi Vn phòng HĐND - UBND huyện M°áng La đã t¿o điều kiện cho tôi đ°ợc thực tập t¿i c¡ quan, giúp tôi có nhāng kiến thức thực tián về công tác vn phòng trong quá trình thực tập t¿i đây.

Mặc dù đã cố gắng hoàn thành khóa luận trong ph¿m vi và khÁ nng cho phép nh°ng khóa luận không tránh khỏi việc thiếu sót, rất mong nhận đ°ợc nhāng đóng góp, bổ sung từ quý thầy cô. Tôi xin chân thành cÁm ¢n! DANH MĀC CHĀ VI¾T TÀT STT Nßi dung vi¿t tÁt Từ vi¿t tÁt 1 QuÁn trá vn phòng QTVP 2 Vn phòng VP 3 Hội đồng nhân dân HĐND 4 Āy ban nhân dân UBND MĀC LĀC LÞI CAM ĐOAN LÞI CÀM ¡N DANH MĀC CHĀ VI¾T TÀT PHÀN Mà ĐÀU. Lý do chán đÁ tài. Lßch sÿ nghiên cāu.

Đßi t¤ÿng và ph¿m vi nghiên cāu. Māc tiêu và nhißm vā nghiên cāu. GiÁ thuy¿t nghiên cāu. Ph¤¢ng pháp nghiên cāu.

Đóng góp cÿa đÁ tài. C¿u trúc cÿa đÁ tài. 6 Ch¤¢ng 1 C¡ SỞ LÝ LU¾N VÀ CÔNG TÁC XÂY DþNG CH£¡NG TRÌNH, K¾ HO¾CH TRONG HO¾T ĐỘNG QUÀN TRỊ VN PHÒNG. Khái nißm vÁ quÁn trß, vn phòng và quÁn trß vn phòng .1 Khái niệm về quản trị .2 Khái niệm văn phòng .3 Khái niệm quản trị văn phòng .2 Khái nißm, vai trò, phân lo¿i, yêu cÁu và cn cā khi xây dÿng ch¤¢ng trình, k¿ ho¿ch .1 Khái niệm ch°¡ng trình, kế hoạch và lập ch°¡ng trình kế hoạch .2 Vai trò của lập ch°¡ng trình, kế hoạch .3 Phân loại ch°¡ng trình, kế hoạch .4 Yêu cầu khi xây dựng ch°¡ng trình, kế hoạch .5 Căn cứ khi xây dựng ch°¡ng trình, kế hoạch .3 Quy trình xây dÿng ch¤¢ng trình, k¿ ho¿ch .1 Kinh nghiệm xây dựng ch°¡ng trình, kế hoạch ngoài n°ớc .2 Kinh nghiệm xây dựng ch°¡ng trình, kế hoạch trong n°ớc.

21 Ch¤¢ng 2 THþC TR¾NG CÔNG TÁC XÂY DþNG CH£¡NG TRÌNH, K¾ HO¾CH T¾I VN PHÒNG HĐND - UBND HUYÞN M£ỜNG LA. Lßch sÿ hình thành HĐND - UBND và Vn phòng HĐND - UBND huyßn M¤ßng La .1 Vị trí, chức năng; nhiệm vụ, quyền hạn và c¡ cấu tổ chức của HĐND - UBND huyện M°ờng La .2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và c¡ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND - UBND huyện M°ờng La .2 Thÿc tr¿ng công tác xây dÿng ch¤¢ng trình, k¿ ho¿ch t¿i Vn phòng HĐND - UBND huyßn M¤ßng La .1 Công tác xây dựng ch°¡ng trình kế hoạch th°ờng kỳ.2 Công tác tổ chức cuộc họp, hội nghị .3 Công tác tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo c¡ quan.4 Công tác bảo quản c¡ sở vật chất, trang thiết bị, ph°¡ng tiện việc làm của c¡ quan .3 Vai trò chức nng tham m¤u, tổng hợp giúp vißc h¿u cần của Vn phòng HĐND – UBND huyßn trong vißc xây dÿng ch¤¢ng trình, k¿ ho¿ch .4 Đánh giá vÁ công tác xây dÿng ch¤¢ng trình, k¿ ho¿ch t¿i Vn phòng HĐND – UBND huyßn M¤ßng La. 46 Ch¤¢ng 3: GIÀI PHÁP NÂNG CAO TÁC XÂY DþNG CH£¡NG TRÌNH, K¾ HO¾CH T¾I VN PHÕNG HĐND - UBND HUYÞN M£ÞNG LA .1 Hoàn thißn vÁ thể ch¿ công tác xây dÿng ch¤¢ng trình, k¿ ho¿ch 47 3.2 Nâng cao nh¿n thāc cÿa Lãnh đ¿o trong công tác xây dÿng ch¤¢ng trình, k¿ ho¿ch .3 Tng c¤ßng công tác kiểm tra, đánh giá công tác xây dÿng ch¤¢ng trình, k¿ ho¿ch .4 Đào t¿o và phát triển nguồn nhân lÿc .5 Āng dāng công nghß thông tin vào công tác xây dÿng ch¤¢ng trình, k¿ ho¿ch. 53 DANH MĀC TÀI LIÞU THAM KHÀO.

57 PHÀN Mà ĐÀU 1. Lý do chán đÁ tài Chức nng nhiệm vÿ cāa HĐND - UBND cấp huyện đ°ợc quy đánh cÿ thß t¿i Luật Tổ chức chính quyền đáa ph°¡ng nm 2015 cāa Quốc hội mà trong đó Vn phòng HĐND - UBND huyện M°áng La là c¡ quan trực thuộc HĐND - UBND huyện M°áng La thực hiện các chức nng, tham m°u tổng hợp, chức nng hậu cần cho HĐND - UBND; trực tiếp quÁn lý Trung tâm hành chính công cāa huyện và thực hiện các nhiệm vÿ khác theo quy đánh. Trong thái gian thực tập t¿i Vn phòng HĐND - UBND huyện M°áng La, tßnh S¡n La đ°ợc tiếp xúc và tìm hißu một số cách thức tổ chức và quá trình thực hiện công việc t¿i C¡ quan. Từ đó có thß thấy rằng công tác tổ chức và ho¿t động cāa c¡ quan dián ra một cách có bài bÁn, logic thực hiện đúng theo chā tr°¡ng, đ°áng lối và nhāng nguyên tắc mà c¡ quan đã đặt ra mang l¿i hiệu quÁ cao trong ho¿t động cāa c¡ quan.

Xây dựng ch°¡ng trình, kế ho¿ch là một trong nhāng kiến thức quan trọng đ°ợc đào t¿o t¿i tr°áng, trên thực tế công tác xây dựng ch°¡ng trình, kế ho¿ch cāa mỗi c¡ quan, tổ chức là không giống nhau. Vì vậy đß tìm hißu ho¿t động công tác xây dựng ch°¡ng trình, kế ho¿ch trong thực tián dián ra nh° thế nào trong c¡ quan hành chính nhà n°ßc mà cÿ thß ã đây là Vn phòng HĐND - UBND huyện M°áng La. Nhận thức rõ điều này, qua quá trình tiếp xúc thực tế t¿i c¡ quan hành chính nhà n°ßc cấp huyện tôi đã lựa chọn đề tài <Công tác xây dựng ch°¡ng trình, kế hoạch tại Văn phòng HĐND - UBND huyện M°ờng La, tỉnh S¡n La= làm đề tài nghiên cứu cāa mình. Lßch sÿ nghiên cāu Hiện nay, các nghiên cứu về công tác xây dựng ch°¡ng trình, kế ho¿ch không còn là đề tài mßi đặc biệt là khi ng°ái ta nhận ra nhāng lợi ích và vai trò to lßn mà công tác xây dựng ch°¡ng trình, kế ho¿ch mang l¿i.

1 Các nghiên cứu có thß kß đến nh°: 1. Khóa luận tốt nghiệp tác giÁ Lê Thá Luận - Tr°áng Đ¿i học Nội vÿ Hà Nội (2015) <Công tác xây dựng kế ho¿ch t¿i Văn phòng Bộ Khoa học và công nghệ= Trong bài viết cāa mình, tác giÁ Lê Thá Luận đã trình bày c¡ sã lý luận về công tác xây dựng Kế ho¿ch, tổng quan nghiên cứu trong và ngoài n°ßc. Thông qua các ph°¡ng pháp nghiên cứu, tác giÁ đã trình bày thực tr¿ng công tác xây dựng kế ho¿ch t¿i Vn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ giai đo¿n 2014-2016, phân tích các nhân tố Ánh h°ãng tßi công tác và đ°a ra đánh giá chung. Từ nhāng phân tích, đánh giá, nhận xét chung tác giÁ đã đ°a ra một số giÁi pháp nhằm nâng cao công tác xây dựng kế ho¿ch t¿i Vn phòng Bộ khoa học và Công nghệ.

Trần Thanh Tùng - Tr°áng Đ¿i học Khoa học Xã hội và Nhân vn <Tính chất, vị trí cāa chức năng lập kế ho¿ch và kiểm tra trong quÁn trị hành chính văn phòng=. Tác giÁ đã tìm ra các vấn đề về c¡ sã lý luận, nhāng nội dung về lập kế ho¿ch làm rõ đ°ợc khái niệm, mÿc đích và yêu cầu cāa việc lập kế ho¿ch tuy nhiên ch°a nêu đ°ợc thực tr¿ng cāa c¡ quan tổ chức hiện nay.Tác giÁ V°¡ng Thá Kim Thanh (2009) - Giáo trình QuÁn trá hành chính vn phòng: Adminis trative office management. Nhà xuất bÁn Thống kê. Cuốn sách đã hệ thống hóa c¡ sã lý luận về ho¿t động vn phòng nói chung và công tác xây dựng kế ho¿ch chuyến đi công tác cāa lãnh đ¿o, Tuy nhiên tác giÁ cũng chß trình bày c¡ sã lý luận là chā yếu ngoài ra ch°a phân tích vào việc xây dựng ch°¡ng trình, kế ho¿ch cāa một c¡ quan cÿ thß.

Nhận xét chung: Nhiều tác giÁ có nhāng nghiên cứu liên quan tßi Công tác xây dựng ch°¡ng trình, kế ho¿ch, đặc biệt là cāa các Công ty, Doanh nghiệp. Tuy nhiên Công tác xây dựng ch°¡ng trình, kế ho¿ch cāa c¡ quan hành chính nhà n°ßc còn là một chất liệu mßi đối vßi các tác giÁ. Hầu hết các bài nghiên cứu về xây dựng ch°¡ng trình kế ho¿ch đều có xuất phát từ n°ßc ngoài. Vì vậy, tác giÁ đề xuất nội dung, giÁi pháp trong vấn đề Công tác xây dựng ch°¡ng trình, kế ho¿ch t¿i Vn phòng HĐND - UBND huyện M°áng La, tßnh S¡n La.

Đề tài và 2 ph¿m vi nghiên cứu cāa tôi có đối t°ợng trọng tâm trong một ph¿m vi cÿ thß cÁ về lý luận và thực tián và không trùng vßi các đề tài nghiên cứu tr°ßc đó. Đßi t¤ÿng và ph¿m vi nghiên cāu Đßi t¤ÿng nghiên cāu: Công tác xây dựng ch°¡ng trình, kế ho¿ch t¿i Vn phòng HĐND - UBND huyện M°áng La, tßnh S¡n La Ph¿m vi nghiên cāu: Ph¿m vi không gian: Nghiên cứu đ°ợc thực hiện t¿i Vn phòng HĐND - UBND huyện M°áng La, tßnh S¡n La Ph¿m vi về mặt thái gian: Nghiên cứu từ nm 2020 đến nm 2022 Ph¿m vi về mặt nội dung: Tập trung nghiên cứu, phân tích, đánh giá thực tr¿ng và giÁi pháp cho công tác xây dựng ch°¡ng trình, kế ho¿ch cāa Vn phòng UBND - HĐND huyện M°áng La.