Bà NàI VĀ HâC VIàN HÀNH CHÍNH QUàC GIA KHOA L¯U TRĊ HâC VÀ QUÀN TRà VN PHÒNG KHÓA LU¾N TàT NGHIàP ĄNG DĀNG CÔNG NGHà THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VN PHÒNG T¾I VN PHÒNG CÔNG TY TNHH IN ĐIàN TĈ MINH ĐĄC Khóa luận tát nghiáp ngành : QUÀN TRà VN PHÒNG Ng°ßi h°ớng dẫn : THS. ĐÀNG VN PHONG Sinh viên thực hián : T¾ THà HOA Mã sinh viên : 2005QTVC020 Khóa : 2020-2024 Lớp : QUÀN TRà VN PHÒNG 20C HÀ NÞI - 2024 I LàI CÀM ¡N Lßi đầu tiên, tôi xin chân thành cÁm ¡n Khoa L°u trữ hãc và QuÁn trá vn phòng, Hãc vián Hành chính Quác gia đã truyền đ¿t kiÁn thąc, rèn luyán kỹ nng và t¿o điều kián tát nhất để tôi thực hián khóa luận tát nghiáp. Tôi xin gāi lßi cÁm ¡n đÁn Ban lãnh đ¿o và toàn thể các anh chá nhân viên t¿i Công ty TNHH In Đián tā Minh Đąc đã giúp tôi có c¡ hái tiÁp xúc thực tißn, tích lũy thêm nhiều thông tin để hoàn thành khóa luận tát nghiáp. ĐÁc biát, tôi xin đ°ÿc gāi lßi tri ân trận trãng nhất tới ThS.
ĐÁng Vn Phong đã – giÁng viên h°ớng h°ớng đã tận tình, đóng góp ý kiÁn trong suát quá trình tôi thực hián khóa luận tát nghiáp. Do kiÁn thąc chuyên môn còn h¿n chÁ và bÁn thân còn thiÁu nhiều kinh nghiám nên nái dung căa khóa luận không tránh khßi những thiÁu xót, tôi rất mong nhận sự góp ý, chß bÁo thêm căa Quý thầy cô cùng toàn thể cán bá, công nhân viên t¿i các doanh nghiáp để khóa luận tát nghiáp đ°ÿc hoàn thián h¡n. Tôi xin trân trãng cÁm ¡n! Tác giÁ T¿ Thá Hoa II LàI CAM ĐOAN Trong thßi gian thực tập t¿i Công ty TNHH In Đián tā Minh Đąc, tôi đã hoàn thành xong khóa luận tát nghiáp căa mình với chă đề <Ąng dāng công nghá thông tin trong công tác vn phòng t¿i Vn phòng Công ty TNHH In Đián tā Minh Đąc=. Tôi xin cam đoan đây là bài tôi tự nghiên cąu d°ới sự h°ớng dẫn căa ThS.
Các nái dung nghiên cąu, kÁt quÁ trong khóa luận tát nghiáp do tôi tìm hiểu, phân tích, lập luận mát cách chân thực và ch°a tÿng đ°ÿc công bá trong bất cą đề tài tr°ớc. Tôi xin cháu trách nhiám về đề tài khóa luận tát nghiáp này. Tác giÁ T¿ Thá Hoa III DANH MĀC TĆ VI¾T TÀT Tć vi¿t tÁt Nghĩa đÁy đă CNTT Công nghá thông tin Intramedia Công ty TNHH In Đián tā Minh Đąc NXB Nhà xuất bÁn TNHH Trách nhiám hữu h¿n IV DANH MĀC BÀNG BIÂU Hình 1.1: S¡ đã quy trình xây dựng ch°¡ng trình, kÁ ho¿ch.2: S¡ đã nghiáp vā công tác vn th° .3: S¡ đã nghiáp vā công tác l°u trữ .4: S¡ đã quy trình giÁi quyÁt vn bÁn đi .5: S¡ đã quy ho¿ch c¡ sá vật chất.6: Biểu đã c¡ cấu dân sá Viát Nam 2022-2023 .1: Biểu đã giới tính nhân nhân viên t¿i Vn phòng Intramedia.2: Biểu đã trình đá hãc vấn căa nhân viên Vn phòng .3: Biểu đã đá tuổi nhân viên t¿i Vn phòng Intramedia .4: Biểu đã vn bÁn ban hành t¿i Vn phòng Intramedia .5: Quy trình giÁi quyÁt vn bÁn đi ta Vn phòng Intramedia .6: Quy trình tổ chąc cuác hái hãp t¿i Vn phòng Intramedia.44 V DANH MĀC HÌNH ÀNH BÁng 2.1: Tháng kê trang thiÁt bá t¿i Vn phòng Intramedia .2: Tháng kê phần mềm sā dāng t¿i Vn phòng Intramedia .3: Giá trá trung bình ąng dāng CNTT trong công tác tham m°u – tổng hÿp t¿i Vn phòng Intramedia .4: Giá trá trung bình trung ąng dāng CNTT trong công tác vn th° – l°u trữ t¿i Vn phòng Intramedia .5: Giá trá trung bình trung ąng dāng CNTT trong công tác quÁn lý nhân sự t¿i Vn phòng Intramedia .6: Giá trá trung bình trung ąng dāng CNTT trong công tác tổ chąc hái hãp, sự kián t¿i Vn phòng Intramedia .7: Giá trá trung bình trung ąng dāng CNTT trong công tác quÁn lý tài sÁn t¿i Vn phòng Intramedia .1: BÁng dự trù mua sắm, bÁo d°ỡng trang thiÁt bá t¿i Vn phòng Intramedia.61 VI MĀC LĀC LàI CÀM ¡N. Error! Bookmark not defined.
LàI CAM ĐOAN. Error! Bookmark not defined. DANH MĀC TĆ VI¾T TÀT. Error! Bookmark not defined.
DANH MĀC HÌNH ÀNH. Error! Bookmark not defined. DANH MĀC BÀNG BIÂU. Error! Bookmark not defined.PHÀN Mâ ĐÀU .Lý do chãn đÁ tài.
Māc tiêu nghiên cąu căa đÁ tài. Đái t°ÿng và ph¿m vi nghiên cąu. Ph°¢ng pháp nghiên cąu. 11 CH¯¡NG I: LÝ LU¾N CHUNG VÀ ĄNG DĀNG CÔNG NGHà THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VN PHÒNG .1 Khái niệm <văn phòng= .2 Khái niệm <công tác văn phòng= .3 Khái niệm <công nghệ thông tin= .4 Khái niệm <ăng dÿng công nghệ thông tin= .5 Khái niệm <ăng dÿng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng= .2 Vai trò căa ąng dāng công nghá thông tin trong công tác vn phòng 14 1.3 Nßi dung ąng dāng công nghá thông tin trong công tác vn phòng .1 Ăng dÿng công nghệ thông tin trong công tác tham m°u - tổng hợp 15 1.2 Ăng dÿng công nghệ thông tin trong trong công tác văn th° - l°u trữ .3 Ăng dÿng công nghệ thông tin trong công tác quản lý nhân sự.4 Ăng dÿng công nghệ thông tin trong công tác tổ chăc hội họp, sự kiện .5 Ăng dÿng công nghệ thông tin trong trong công tác quản lý tài sản 22 1.4 ĐiÁu kián ąng dāng công nghá thông tin trong công tác vn phòng .1 C¡ chế - chính sách .2 C¡ sở vật chất.3 Nguồn nhân lực.
24 TiÃu k¿t ch°¢ng 1. 26 CH¯¡NG II: THČC TR¾NG ĄNG DĀNG CÔNG NGHà THÔNG TIN 27 TRONG CÔNG TÁC VN PHÒNG T¾I VN PHÒNG CÔNG TY TNHH IN ĐIàN TĈ MINH ĐĄC .1 Táng quan vÁ Công ty TNHH In Đián tĉ Minh Đąc và Vn phòng Công ty TNHH In Đián tĉ Minh Đąc .1 Khái quát về Công ty TNHH In Điện tử Minh Đăc .2 Giới thiệu về Văn phòng Công ty TNHH In Điện tử Minh Đăc .2 Ngußn lčc cÁn thi¿t đà ąng dāng công nghá thông tin t¿i Vn phòng Công ty TNHH In Đián tĉ Minh Đąc.1 Nguồn lực từ con ng°ời.2 Nguồn lực từ trang thiết bị, c¡ sở vật chất .3 Ąng dāng công nghá thông tin trong công tác vn phòng t¿i Vn phòng Công ty TNHH In Đián tĉ Minh Đąc.1 Ăng dÿng công nghệ thông tin trong công tác tham m°u- tổng hợp 35 2.2 Ăng dÿng công nghệ thông tin công tác văn th° - l°u trữ .3 Ăng dÿng công nghệ thông tin trong công tác quản lí nhân sự .4 Ăng dÿng công nghệ thông tin trong công tác hội họp .5 Ăng dÿng công nghệ thông tin trong công tác quản lý tài sản.4 Đánh giá chung ąng dāng công nghá thông tin trong công tác vn phòng t¿i Vn phòng Công ty TNHH In Đián tĉ Minh Đąc. 54 TiÃu k¿t ch°¢ng 2. 54 CH¯¡NG III: MÞT Sà KHUY¾N NGHà NÂNG CAO HIàU QUÀ ĄNG.
55 DĀNG CÔNG NGHà THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VN PHÒNG T¾I VN PHÒNG CÔNG TY TNHH IN ĐIàN TĈ MINH ĐĄC .1 Đánh h°ßng phát triÃn ąng dāng công nghá thông tin t¿i Vn phòng Công ty TNHH In Đián tĉ Minh Đąc.2 Mßt sá khuy¿n nghá nâng cao ch¿t l°ÿng ąng dāng CNTT trong công tác vn phòng t¿i Vn phòng Công ty .1 Nâng cao nhận thăc cāa lãnh đạo về vai trò ăng dÿng CNTT trong công tác văn phòng .2 Xây dựng đội ngũ nhân sự ăng dÿng CNTT trong công tác văn phòng chuyên nghiệp .3 Mua sắm, bổ sung c¡ sở vật chất, trang thiết bị Văn phòng Công ty 60 3.4 Cải thiện phần mềm hiện đại trong ăng dÿng CNTT trong công tác văn phòng. 64 TiÃu k¿t ch°¢ng 3. 67 PHĀ LĀC THAM KHÀO. Error! Bookmark not defined.PHÀN Mâ ĐÀU 1.Lý do chãn đÁ tài ThÁ kß XXI, nền kinh tÁ Viát Nam đang trên đà phát triển, hái nhập với nền kinh tÁ tri thąc và sự bùng nổ cuác cách m¿ng công nghiáp 4.
Sự cÁi tiÁn căa công nghá đ°ÿc coi là <chìa khóa= má lái cho những thay đổi, đóng góp v°ÿt trái trong nhiều lĩnh vực ho¿t đáng căa đất n°ớc. Với tính đa d¿ng và hiáu quÁ to lớn, ąng dāng CNTT đã và đang đ°ÿc nhiều ngành nghề quan tâm và nghiên cąu. Để hòa nhập vào xu thÁ mang tính toàn cầu căa thßi đ¿i, viác triển khai ąng dāng CNTT đ°ÿc ĐÁng và Nhà n°ớc quan tâm và đề ra những chă tr°¡ng, chính sách. Theo nghá đánh 73/2019/NĐ-CP căa Chính phă quy đánh về quÁn lý, đầu t° về ąng dāng CNTT sā dāng nguãn ván ngân sách nhà n°ớc làm cn cą pháp lý tổ chąc, vận hành CNTT trong ho¿t đáng căa c¡ quan, tổ chąc, tái °u hóa quy trình °u làm viác, góp phần giÁi phóng sąc lao đáng căa con ng°ßi [2].
Bên c¿nh đó, trong bái cÁnh quác tÁ thay đổi toàn dián, các c¡ quan, tổ chąc chú trãng, đầu t° công tác cÁi cách hành chính, hián đ¿i hóa và chuyển đổi sá vn phòng. Theo khÁo sát căa Hiáp hái Phần mềm và Dách vā CNTT Viát Nam (2023), tính đÁn thßi điểm hián t¿i, chß có khoÁng 20% doanh nghiáp thực hián quá trình chuyển đổi sá, t¿i các doanh nghiáp nhß còn h¿n chÁ về ąng dāng CNTT. Trong giáo trình <QuÁn trá hành chính vn phòng= căa tác giÁ V°¡ng Kim Thanh (2009) có nhắc tới vai trò căa vn phòng trong ho¿t đáng căa c¡ quan, tổ chąc là cánh cāa trung tâm liên kÁt các bá phận, thực hián nhiám vā thu thập, xā lý, truyền đ¿t thông tin, là n¡i đái nái, đái ngo¿i, giÁi quyÁt vn bÁn, đÁm bÁo c¡ sá vật chất cho ho¿t đáng căa c¡ quan [3]. Công tác vn phòng đ°ÿc coi là đầu mái thông tin phāc vā cho ho¿t đáng điều hành, quÁn lý, hoàn thành māc tiêu chung căa tổ chąc.
Với sự hß trÿ CNTT, quá trình triển khai thực hián các nghiáp vā vn phòng đ°ÿc 1 vận hành nhanh chóng, chính xác, đÁm bÁo hiáu suất, tiÁt kiám thßi gian và chi phí. Tuy nhiên, ąng dāng CNTT trong công tác vn phòng phÁi đái mÁt với không ít thách thąc đan xen. Nng lực, kỹ nng làm chă CNTT trong công tác vn phòng căa mát sá cán bá, nhân viên ch°a đãng đều, khÁ nng cÁi tiÁn, tái °u hóa quy trình làm viác ch°a đ°ÿc tận dāng tái đa. Qua thßi gian thực tập t¿i Vn phòng Công ty TNHH In Đián tā Minh Đąc, tác giÁ nhận thấy viác ąng dāng CNTT trong ho¿t đáng kinh doanh tãn t¿i nhiều h¿n chÁ, áp dāng nhß lẻ, ch°a mang tính đãng bá; cần đ°a ra những giÁi pháp nâng cao ąng dāng CNTT trong công tác vn phòng.
Với mong muán nghiên cąu tìm hiểu sâu h¡n về thực tr¿ng ąng CNTT trong công tác vn phòng, tÿ đó đ°a ra những kiÁn nghá nhằm nâng cao ho¿t đáng ąng dāng CNTT trong công tác vn phòng.