Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, công nghệ thông tin (CNTT) ngày càng trở thành yếu tố then chốt trong quản trị và vận hành doanh nghiệp. Theo báo cáo của ngành, việc ứng dụng hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp (ERP) giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh và tăng năng lực cạnh tranh. Tại Việt Nam, Tổng công ty Điện lực thành phố Hà Nội (EVN HANOI) là một trong những đơn vị tiên phong triển khai ERP nhằm hiện đại hóa công tác quản lý và vận hành. Tuy nhiên, quá trình triển khai ERP tại EVN HANOI vẫn còn nhiều khó khăn, đòi hỏi các giải pháp ứng dụng CNTT hiệu quả hơn, đặc biệt là sự kết hợp với các công cụ quản trị chiến lược như thẻ điểm cân bằng (BSC) và chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công việc (KPI).

Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là đánh giá thực trạng ứng dụng CNTT trong triển khai hệ thống ERP tại EVN HANOI, đồng thời đề xuất các giải pháp ứng dụng BSC và KPI nhằm nâng cao hiệu quả triển khai. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào giai đoạn từ năm 2016 đến 2018, tại Tổng công ty Điện lực thành phố Hà Nội và các đơn vị trực thuộc. Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc hỗ trợ EVN HANOI hoàn thiện hệ thống quản lý, nâng cao năng suất lao động và chất lượng dịch vụ, góp phần thúc đẩy phát triển bền vững ngành điện thủ đô.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên ba khung lý thuyết chính:

  1. Hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp (ERP): ERP là hệ thống tích hợp các quy trình quản trị cốt lõi của doanh nghiệp theo thời gian thực, giúp quản lý tài chính, nhân sự, vật tư, sản xuất và kinh doanh trên một nền tảng dữ liệu chung. ERP hỗ trợ tự động hóa và chuẩn hóa quy trình, nâng cao hiệu quả vận hành và ra quyết định.

  2. Thẻ điểm cân bằng (BSC): BSC là công cụ quản lý chiến lược giúp chuyển đổi tầm nhìn và mục tiêu của doanh nghiệp thành các chỉ tiêu đo lường cụ thể trên bốn phương diện: tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ, học tập và phát triển. BSC giúp doanh nghiệp cân bằng giữa các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, tài chính và phi tài chính.

  3. Chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công việc (KPI): KPI là các chỉ số định lượng phản ánh hiệu quả hoạt động của cá nhân, bộ phận hoặc tổ chức. KPI giúp cụ thể hóa mục tiêu chiến lược thành các chỉ tiêu thực thi, hỗ trợ đánh giá, kiểm soát và cải tiến hiệu suất công việc.

Ba khái niệm này được kết hợp để xây dựng một hệ thống quản trị hiệu quả, trong đó ERP cung cấp nền tảng công nghệ, BSC định hướng chiến lược và KPI đo lường hiệu quả thực thi.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp định tính kết hợp phân tích tài liệu và khảo sát thực trạng tại EVN HANOI. Cỡ mẫu nghiên cứu bao gồm các cán bộ quản lý và nhân viên tham gia triển khai ERP, với khoảng 50 người được phỏng vấn và khảo sát. Phương pháp chọn mẫu là chọn mẫu thuận tiện và mẫu có chủ đích nhằm đảm bảo thu thập được dữ liệu phản ánh chính xác thực trạng.

Nguồn dữ liệu chính gồm: tài liệu nội bộ EVN HANOI, báo cáo dự án ERP, các văn bản pháp luật liên quan, tài liệu nghiên cứu trong và ngoài nước về ERP, BSC, KPI. Phân tích dữ liệu được thực hiện bằng phương pháp phân tích nội dung, so sánh và đối chiếu các số liệu, kết quả khảo sát với các tiêu chuẩn lý thuyết và thực tiễn.

Timeline nghiên cứu kéo dài từ tháng 1/2017 đến tháng 12/2018, bao gồm các giai đoạn thu thập dữ liệu, phân tích, đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Triển khai ERP tại EVN HANOI đã đạt được bước tiến quan trọng: Tính đến năm 2018, EVN HANOI đã hoàn thành triển khai 10 phân hệ ERP liên quan đến tài chính kế toán và vật tư tại 237 đơn vị cấp 3 và 225 đơn vị cấp 4, với sự hỗ trợ của Công ty Viễn thông và Công nghệ thông tin EVNICT. Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch đạt khoảng 90%, góp phần chuẩn hóa quy trình và nâng cao hiệu quả quản lý.

  2. Ứng dụng BSC và KPI trong quản trị ERP còn hạn chế: Mặc dù EVN HANOI đã xây dựng hệ thống BSC và KPI, nhưng việc áp dụng các công cụ này trong triển khai ERP chưa đồng bộ và chưa phát huy tối đa hiệu quả. Khoảng 60% cán bộ được khảo sát cho biết chưa hiểu rõ mối liên hệ giữa BSC, KPI và ERP, dẫn đến khó khăn trong việc cụ thể hóa mục tiêu chiến lược thành các chỉ tiêu thực thi.

  3. Khó khăn trong chuẩn hóa dữ liệu và quy trình: Việc thống nhất bộ mã vật tư và chuẩn hóa quy trình vận hành ERP mất nhiều thời gian và công sức, ảnh hưởng đến tiến độ triển khai. Khoảng 40% đơn vị chưa hoàn thiện bộ mã vật tư theo yêu cầu, gây khó khăn trong quản lý và báo cáo.

  4. Đào tạo và hỗ trợ người dùng chưa đáp ứng đầy đủ: Công tác đào tạo người dùng cuối và hỗ trợ nhập liệu trong giai đoạn vận hành ERP còn hạn chế, chỉ khoảng 70% nhân viên được đào tạo bài bản. Điều này ảnh hưởng đến khả năng sử dụng hiệu quả hệ thống và chất lượng dữ liệu đầu vào.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của những hạn chế trên là do sự thiếu đồng bộ trong việc kết hợp công nghệ ERP với công cụ quản trị chiến lược BSC và KPI. Việc chưa xây dựng được hệ thống chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công việc phù hợp với từng phân hệ ERP khiến cho việc đo lường và kiểm soát hiệu quả triển khai gặp khó khăn. So với các nghiên cứu quốc tế, EVN HANOI còn thiếu các chỉ số KPI cụ thể cho từng bộ phận và chưa có hệ thống báo cáo tổng hợp theo BSC.

Việc chuẩn hóa dữ liệu và quy trình là thách thức phổ biến trong các dự án ERP lớn, đặc biệt tại các doanh nghiệp nhà nước với quy mô và cơ cấu tổ chức phức tạp. Kinh nghiệm từ các doanh nghiệp khác cho thấy, đầu tư mạnh vào đào tạo và hỗ trợ người dùng là yếu tố quyết định thành công của ERP. Việc EVN HANOI chưa đạt được tỷ lệ đào tạo tối ưu ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả vận hành hệ thống.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ tiến độ triển khai ERP theo từng phân hệ, bảng tổng hợp tỷ lệ hoàn thành chuẩn hóa bộ mã vật tư và biểu đồ đánh giá mức độ hiểu biết về BSC, KPI của cán bộ. Các bảng số liệu này giúp minh họa rõ ràng các điểm mạnh và hạn chế trong quá trình triển khai.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Tăng cường đào tạo và nâng cao nhận thức về BSC, KPI: Tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu về mối liên hệ giữa BSC, KPI và ERP cho cán bộ quản lý và nhân viên. Mục tiêu đạt 100% nhân viên tham gia đào tạo trong vòng 12 tháng. Chủ thể thực hiện là Ban Đào tạo EVN HANOI phối hợp với đơn vị tư vấn chuyên môn.

  2. Xây dựng hệ thống KPI chi tiết theo từng phân hệ ERP: Phát triển bộ chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công việc phù hợp với từng chức năng ERP, đảm bảo KPI phản ánh đúng mục tiêu chiến lược và thực tiễn vận hành. Thời gian hoàn thành dự kiến 6 tháng, do Ban Quản lý dự án ERP chủ trì.

  3. Chuẩn hóa dữ liệu và quy trình vận hành: Tiếp tục rà soát, hoàn thiện bộ mã vật tư và quy trình vận hành ERP, đảm bảo 100% đơn vị đạt chuẩn trong vòng 9 tháng. Ban Tổ chức và Ban Kế hoạch EVN HANOI chịu trách nhiệm phối hợp các đơn vị trực thuộc thực hiện.

  4. Tăng cường hỗ trợ người dùng và cải tiến hệ thống: Thiết lập đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp tại các điểm triển khai, đồng thời phát triển hệ thống đào tạo trực tuyến (E-Learning) để nâng cao kỹ năng sử dụng ERP. Mục tiêu giảm thiểu lỗi nhập liệu xuống dưới 5% trong 12 tháng tới. Ban Công nghệ thông tin EVN HANOI là chủ thể thực hiện.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban lãnh đạo doanh nghiệp và quản lý dự án ERP: Giúp hiểu rõ thực trạng triển khai ERP, các khó khăn và giải pháp ứng dụng BSC, KPI để nâng cao hiệu quả quản trị nguồn lực.

  2. Chuyên gia và tư vấn công nghệ thông tin: Cung cấp cơ sở lý thuyết và thực tiễn về tích hợp ERP với công cụ quản trị chiến lược, hỗ trợ tư vấn triển khai các dự án tương tự.

  3. Nhà nghiên cứu và sinh viên ngành Quản trị kinh doanh, CNTT: Là tài liệu tham khảo quý giá về ứng dụng CNTT trong quản trị doanh nghiệp, phương pháp nghiên cứu và phân tích thực trạng triển khai ERP.

  4. Cán bộ nhân viên EVN HANOI và các đơn vị thành viên: Nâng cao nhận thức về vai trò của BSC, KPI trong quản lý ERP, từ đó cải thiện kỹ năng và hiệu quả công việc.

Câu hỏi thường gặp

  1. ERP là gì và tại sao EVN HANOI cần triển khai?
    ERP là hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp tích hợp các quy trình quản trị cốt lõi. EVN HANOI triển khai ERP nhằm chuẩn hóa quy trình, nâng cao hiệu quả quản lý và đáp ứng yêu cầu phát triển hiện đại.

  2. BSC và KPI có vai trò gì trong triển khai ERP?
    BSC giúp chuyển đổi chiến lược thành các mục tiêu cụ thể trên bốn phương diện, trong khi KPI đo lường hiệu quả thực thi các mục tiêu đó. Kết hợp BSC và KPI giúp kiểm soát và đánh giá hiệu quả triển khai ERP một cách toàn diện.

  3. Khó khăn lớn nhất khi triển khai ERP tại EVN HANOI là gì?
    Khó khăn chính là chuẩn hóa dữ liệu và quy trình, cũng như việc áp dụng đồng bộ BSC và KPI trong quản trị ERP, dẫn đến hiệu quả vận hành chưa tối ưu.

  4. Làm thế nào để nâng cao hiệu quả sử dụng ERP?
    Cần tăng cường đào tạo, xây dựng hệ thống KPI phù hợp, chuẩn hóa quy trình và dữ liệu, đồng thời hỗ trợ người dùng kịp thời để đảm bảo vận hành trơn tru.

  5. Kết quả nghiên cứu có thể áp dụng cho các doanh nghiệp khác không?
    Có, các giải pháp và bài học từ EVN HANOI có thể tham khảo để triển khai ERP hiệu quả tại các doanh nghiệp có quy mô và đặc thù tương tự.

Kết luận

  • Nghiên cứu đã đánh giá thực trạng triển khai ERP tại EVN HANOI, chỉ ra những thành tựu và hạn chế trong ứng dụng CNTT kết hợp BSC và KPI.
  • Việc áp dụng BSC và KPI chưa đồng bộ, ảnh hưởng đến hiệu quả quản trị và vận hành hệ thống ERP.
  • Đề xuất các giải pháp cụ thể gồm đào tạo nâng cao nhận thức, xây dựng KPI chi tiết, chuẩn hóa dữ liệu và quy trình, tăng cường hỗ trợ người dùng.
  • Kết quả nghiên cứu có thể làm cơ sở cho EVN HANOI và các doanh nghiệp khác trong việc hoàn thiện hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp.
  • Các bước tiếp theo là triển khai các giải pháp đề xuất trong vòng 12 tháng và đánh giá hiệu quả định kỳ để điều chỉnh phù hợp.

Quý độc giả và các nhà quản lý được khuyến khích áp dụng các kiến thức và giải pháp trong luận văn nhằm nâng cao hiệu quả triển khai ERP, góp phần phát triển bền vững doanh nghiệp trong thời đại số.