Chương 1: Tổng quan chung về hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp ERP, thẻ điểm cân bằng BSC, chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công việc KPI. Chương 2: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong triển khai ERP tại EVN HANOI. Chương 3: Giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong triển khai hệ thống ERP tại EVN HANOI. Luan van 6 CHƢƠNG 1 TỔNG QUAN CHUNG VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP ERP, THẺ ĐIỂM CÂN BẰNG BSC, CHỈ TIÊU ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC KPI 1.
Hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp ERP 1. Khái niệm hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp ERP Quản lý nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là công tác quản lý tích hợp các quá trình quản trị cốt lõi của doanh nghiệp theo thời gian thực, là khâu trung gian giữa các hệ thống phần mềm và công nghệ, giúp doanh nghiệp quản lý các nguồn lực và điều hành tác nghiệp. ERP thường được gọi là một phần của phần mềm quản lý doanh nghiệp, cụ thể là một bộ ứng dụng tích hợp mà một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có thể sử dụng trong công tác thu thập cơ sở dữ liệu, lưu trữ các số liệu thu thập được, quản lý dữ liệu các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nội dung hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp ERP ERP đưa ra một cái nhìn tổng hợp và liên tục cập nhật các quy trình quản trị bằng cách sử dụng các cơ sở dữ liệu thông thường được duy trì bởi một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu.
Hệ thống ERP theo dõi các nguồn lực kinh doanh – tài chính, nguyên vật liệu, năng suất lao động. Các ứng dụng trên tạo nên hệ thống chia sẻ dữ liệu qua các phòng ban khác nhau cùng cung cấp dữ liệu như phòng kỹ thuật sản xuất, phòng vật tư, phòng kinh doanh, phòng tài chính kế toán… ERP tạo điều kiện cho luồng thông tin giữa tất cả các chức năng của hoạt động sản xuất kinh doanh và hoạt động quản lý doanh nghiệp kết nối với các lĩnh vực liên quan bên ngoài. Phần mềm hệ thống quản trị doanh nghiệp tạo ra các thành phần hỗ trợ một loạt các chức năng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của một đơn vị. Hoạt động đầu tư công nghệ thông tin đã trở thành hoạt động chi tiêu vốn lớn nhất trong các doanh nghiệp ở nhiều nước trên thế giới trong thập kỷ qua, đặc biệt trong thời đại cuộc cách mạng số hay cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ 4.
Mặc dù các hệ thống ERP đầu tiên tập trung vào các doanh nghiệp lớn, nhưng hiện nay rất nhiều các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang nghiên cứu, triển khai sử dụng hệ thống ERP. Luan van 7 Hệ thống ERP kết hợp các hệ thống tổ chức khác nhau, qua đó nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức (Scott Hamilton 2002). Tuy nhiên, phát triển một hệ thống ERP khác với phát triển hệ thống công nghệ thông tin truyền thống. Các hệ thống ERP chạy trên nhiều loại phần cứng máy tính và cấu hình mạng, thường sử dụng một cơ sở dữ liệu như một kho lưu trữ thông tin Các hệ thống ERP chủ yếu tập trung vào việc tự động hóa các chức năng của văn phòng, không ảnh hưởng trực tiếp đến khách hàng và công chúng.
Các chức năng của văn phòng như quản lý quan hệ khách hàng (CRM), hoặc các hệ thống kinh doanh điện tử như thương mại điện tử, chính phủ điện tử, điện tử viễn thông và tài chính điện tử. Phiên bản sau này của hệ thống ERP được mô tả dựa trên web cung cấp thời gian thực truy cập vào các hệ thống ERP cho người lao động và đối tác. Hệ thống ERP ngày càng trở nên linh hoạt hơn so với trước đây, thay vì hạn chế phạm vi, khả năng của hệ thống ERP trong một tổ chức, nó đã vượt xa các phạm vi trong đơn vị để tương tác với các hệ thống khác. Các bên tư vấn và đơn vị triển khai hệ thống ERP hiện đang nỗ lực để tích hợp hệ thống với các thiết bị di động cùng với các ứng dụng kinh doanh khác.
ERP giờ đây bao hàm thêm nhiều chức năng và vai trò bao gồm việc ra quyết định, chuẩn hóa, minh bạch, toàn cầu hóa. Vai trò của hệ thống ERP trong doanh nghiệp Theo các tổ chức nghiên cứu, quản lý tài nguyên doanh nghiệp là hiệu quả trong việc triển khai và quản lý các nguồn lực của tổ chức. Các tài nguyên này có thể bao gồm các nguồn lực tài chính, kế toán, kỹ năng từng cá nhân trong tổ chức, nguồn lực sản xuất, hoặc công nghệ thông tin. Quản lý tài nguyên đóng vai trò quan trọng để ước tính nguồn lực hoạt động và quản lý nguồn nhân lực doanh nghiệp.
Luan van 8 Hình 1. Vai trò của hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp Trên thế giới, đa số các tập đoàn đều sử dụng hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp ERP để quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và xem đó là yếu tố đặc biệt quan trọng nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh và năng lực cạnh tranh, là yếu tố then chốt ảnh hưởng đến sự thành công của doanh nghiệp. Các hệ thống ERP đã cách mạng hóa hoạt động của các tổ chức bằng cách tích hợp tất cả các phòng ban vào một máy tính duy nhất. Đòi hỏi đặt ra về hệ thống ERP trong các tổ chức ngày càng cấp thiết khi các yêu cầu kinh doanh thay đổi.
Hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp hiệu quả phải được tích hợp liền mạch với văn hóa tổ chức của một doanh nghiệp (Dimpi Srivastava 2010). Hệ thống ERP liên quan đến một loạt các hoạt động của doanh nghiệp, giúp cho doanh nghiệp quản lý các hoạt động chính của doanh nghiệp như hoạch định, tổ chức và nhân sự, tài chính kế toán, quản lý kỹ thuật sản xuất, quản lý kinh doanh và dịch vụ khách hàng…Bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định, hệ thống ERP đảm bảo các nguồn lực của doanh nghiệp nhằm đưa ra các yêu cầu cần thiết để hoạt động quản lý được hiệu quả. Các hoạt động của một doanh nghiệp khi sử dụng hệ thống ERP đều thực hiện trên một hệ thống duy nhất từ quản trị nguồn nhân lực, các tiêu chuẩn kỹ thuật, giám sát vận hành, quản lý tài chính nội bộ, kinh doanh và dịch vụ khách hàng. Phần mềm Luan van 9 quản lý nguồn lực doanh nghiệp có thể tối ưu hóa chi phí, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực và năng suất lao động.
Thẻ điểm cân bằng BSC 1. Khái niệm thẻ điểm cân bằng BSC Thẻ điểm cân bằng là một công cụ quản lý hiệu suất chiến lược, được hỗ trợ bởi các phương pháp áp dụng và các phần mềm thiết bị tự động hóa, có thể được sử dụng bởi các nhà quản lý để theo dõi, kiểm tra giám sát việc thực hiện các hoạt động của nhân viên và theo dõi kết quả hoạt động trong doanh nghiệp (Paul R. Bảng điểm cân bằng quản lý hiệu suất công việc, được sử dụng bởi một đội ngũ quản lý chiến lược và các hoạt động, trong đó tập trung nhiều hơn vào hoạt động quản lý chiến lược. Thẻ điểm cân bằng cũng được sử dụng bởi các cá nhân để theo dõi thành tích cá nhân, nhưng điều này ít phổ biến hơn.
Trong một cuộc khảo sát sử dụng thẻ điểm cân bằng, có khoảng 30% các doanh nghiệp sử dụng các yếu tố thẻ điểm cân bằng để thông báo cho các nhân viên việc thiết lập mục tiêu cá nhân. Các đặc điểm quan trọng để xác định một thẻ điểm cân bằng là tập trung vào tầm nhìn kế hoạch chiến lược của tổ chức, một số lượng nhỏ các danh mục được lựa chọn để thực hiện theo dõi giám sát và cơ sở dữ liệu tài chính trong doanh nghiệp. Bản báo cáo bảng điểm cân bằng giữa các biện pháp tài chính và phi tài chính so với các giá trị mục tiêu đặt ra không phải là một sự thay thế cho báo cáo tài chính hoặc báo cáo công tác triển khai hoạt động đơn thuần mà là một bản tóm tắt ngắn gọn thu thập thông tin các phòng ban chức năng có liên quan. Đó là phương pháp mà thông tin có liên quan và cần thiết nhất được xác định, hoàn toàn khác biệt so với các cơ sở dữ liệu thông tin riêng biệt trước đây.
Bảng điểm cân bằng cũng gián tiếp cung cấp cái nhìn sâu sắc, hữu ích về chiến lược của một doanh nghiệp bằng cách yêu cầu các sứ mệnh, tầm nhìn riêng được kết hợp thành các dạng cụ thể hơn và hữu hình hơn. Các phiên bản đầu tiên của Thẻ điểm cân bằng cho thấy các yếu tố liên quan cần được rút ra từ chiến lược của công ty và các phương pháp đề xuất tập trung vào việc lựa chọn các biện pháp và mục tiêu liên quan đến các hoạt động chính cần thiết để thực hiện chiến lược. Bảng điểm cân bằng hiện đại được phát triển từ những ý tưởng ban đầu vào cuối năm 1980 và đầu những năm 1990, các công cụ quản lý hiệu suất hiện đại bao gồm Luan van 10 thẻ điểm cân bằng được cải thiện đáng kể, linh hoạt hơn để phù hợp với một phạm vi rộng lớn các loại tổ chức và hiệu quả hơn, dễ dàng hơn trong thiết kế và sử dụng. Nội dung thẻ điểm cân bằng BSC Thẻ điểm cân bằng cung cấp chiến lược của một tổ chức từ bốn phương diện khác nhau, đó là phương diện tài chính, phương diện khách hàng, phương diện học tập và phát triển, phương diện nội bộ.
Một trong số đó có thể chứa các phương diện riêng và hệ thống mục tiêu riêng có thể đo lường được. Nội dung thẻ điểm cân bằng BSC Đối với phương diện tài chính, cơ hội sử dụng các dữ liệu tài chính được Kaplan và Norton đặc biệt coi trọng. Cho đến nay, thông tin tài chính là cần thiết cho mọi công ty để thành công. Người quản lý nên chú ý cung cấp dữ liệu tài chính thích hợp về thời gian, không phải chú ý quá nhiều đến các quan điểm tài chính như đã xảy ra với các công ty công nghiệp cũ trước đây.
Những hành động như tập trung hầu hết tài nguyên của doanh nghiệp vào tăng trưởng tài chính thường gây ra một thẻ điểm mất cân bằng và các công ty rơi vào tình trạng suy nhược thậm chí thất bại trong dài hạn. Một điều nữa cần lưu ý là các hệ thống doanh nghiệp có thể rất hữu ích để tự động thu thập và xử lý dữ liệu tài chính.