chương 1 tác giả sẽ làm tập trung làm rõ các vấn đề cơ bản về quản lý kho hàng tại đơn vị triển khai, đồng thời so sánh các phân hệ quản lý kho hàng tại thị trường Việt Nam và định hướng giải pháp công nghệ cho đề tài. Kết quả nghiên cứu của chương này cũng là nền tảng để đề xuất giải pháp, chức năng, quy trình nghiệp vụ của hệ thống trong các chương tiếp theo. Giới thiệu đơn vị thực tập Công ty TNHH Giải pháp phần mềm Blackwind (Blackwind Software Solutions) là một trong những doanh nghiệp Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực Công nghệ thông tin. Hiện nay công ty có 2 chi nhánh đặt tại Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh và được đánh giá là một doanh nghiệp tiềm năng mang đến nhiều giải pháp công nghệ tối ưu và hiệu quả cho khách hàng.
Là đối tác chiến lược cho các doanh nghiệp, mong muốn dùng công nghệ thay đổi cách thức quản trị truyền thống, nâng cao chất lượng, năng suất và hiệu quả công việc. Đồng hành cùng các doanh nghiệp trên con đường hội nhập 4. Blackwind Software Solutions là đơn vị hàng đầu luôn chú trọng và ứng dụng công nghệ mới nhất vào phát triển phần mềm, mang lại giá trị đích thực cho doanh nghiệp và cho xã hội bằng sản phẩm và trải nghiệm vượt bậc với các giải pháp về công nghệ như: - Giải pháp Quản trị doanh nghiệp tổng thể (Enterprise Resource Planning - ERP). - Giải pháp quản trị tổng thể ngành Logistic.
- Giải pháp quản trị nhân sự (Human Resource Management - HRM). - Giải pháp quản trị quan hệ khách hàng (Customer Resource Management - CRM). - Giải pháp tối ưu hoá quy trình làm việc. - Thiết kế ứng dụng di động (Mobile App).
- Tư vấn giải pháp cho bài toán kinh doanh riêng của từng doanh nghiệp. Đoàn Thanh Huyền - K20HTTTB 5 Phân tích, thiết kế bộ quy trình quản lý kho hàng cho Khoá luận tốt nghiệp Công ty TNHH Tôn Minh Long Công ty cung cấp các phần mềm trên nền tảng Website và App với đa dạng ngôn ngữ lập trình, phù hợp với từng đối tượng và khó khăn mà các doanh nghiệp đang gặp phải. Thế mạnh của doanh nghiệp là đi sâu vào từng vấn đề của khách hàng và giải quyết nó bằng việc phần mềm hoá theo từng yêu cầu của họ. Chính vì thế, dưới đây tác giả đề cập đến những vấn đề mà công ty khách hàng đang gặp phải để từ đó nhấn mạnh một lần nữa về sự tối ưu về giải pháp mà đơn vị tác giả đang thực tập mang lại.
Tổng quan về bài toán 1.1 Giới thiệu về Công ty khách hàng áp dụng giải pháp Công ty TNHH Tôn Minh Long được thành lập ngày 02/12/2017 với đội ngũ nhân sự được tập hợp từ các thành viên có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực kinh doanh tôn - thép, đảm bảo mang lại chất lượng phục vụ tốt nhất cho khách hàng. Ngành nghề kinh doanh chính: Tôn, thép, các mặt hàng kim khí và vật liệu xây dựng. Quy mô doanh nghiệp hiện tại đang quản lý 03 kho hàng chính nằm tại: TP.Hồ Chí Minh, Tây Nguyên và Long An. Với quy mô hoạt động như thế, doanh nghiệp lại đang áp dụng Excel để quản lý các thông tin sản phẩm, kho hàng, nhân viên, khách hàng,.
Việc quản lý thủ công như vậy đem lại những vấn đề nhất định cho doanh nghiệp: Thứ nhất, phải kể đến sản phẩm của công ty khá đặc thù, các thông số giữa các sản phẩm có thể chỉ khác nhau ở vài đặc điểm, dễ dàng xảy ra nhầm lẫn trong việc quản lý. Thêm vào đó công cụ Excel không hỗ trợ quy đổi nhanh các số lượng, sản lượng sản phẩm khi khác đơn vị tính. Thứ hai, doanh nghiệp gặp rất nhiều khó khăn trong việc thông tin không được cập nhật tức thời, dễ xảy ra sai sót, không đồng nhất giữa các nhân viên trong công ty. Không có dấu hiệu nhận biết sản phẩm vừa được bán, đã được giữ hàng, số lượng tồn kho không rõ ràng sẽ dẫn đến nhiều hệ luỵ: nhân viên kinh doanh không thể có số liệu chính xác để lập báo giá, đơn hàng cho khách hàng; từ những số liệu Đoàn Thanh Huyền - K20HTTTB 6 Phân tích, thiết kế bộ quy trình quản lý kho hàng cho Khoá luận tốt nghiệp Công ty TNHH Tôn Minh Long không đúng đấy, việc trích xuất các báo cáo sẽ xảy ra những hao hụt nhất định khiến cho các cấp lãnh đạo không thể đưa ra được các chiến lược phù hợp cho doanh nghiệp, thủ kho không không thể kiểm soát được rõ ràng lượng nhập hàng, xuất hàng và tồn kho cho mỗi kho hàng.
Thứ ba, vấn đề bảo mật không cao và rất dễ dàng bị đánh cắp thông tin khi chỉ lưu giữ thông tin trên các file excel, sổ sách, chứng từ,…. Doanh nghiệp rất khó có thể kiểm soát khi không lưu vết được những người đã chỉnh sửa thông tin, đặc biệt là sửa thông tin về giá - một vấn đề khá nhạy cảm đối với mỗi doanh nghiệp. Thứ tư, khả năng mở rộng quy mô hoạt động không cao. Nếu doanh nghiệp tiếp tục mở rộng hoạt động kinh doanh, nội tại quy trình và cách quản lý doanh nghiệp sẽ không thể đáp ứng đủ nền tảng để tạo nên lợi thế cạnh tranh.
Nhìn chung, công ty đang gặp nhiều vấn đề liên quan đến quản lý doanh nghiệp nói chung và kho hàng nói riêng. Về lâu dài, việc quản lý sẽ càng gặp khó khăn hơn khi mở rộng phạm vi kinh doanh và số lượng hàng hoá nhập càng ngày càng nhiều, ảnh hưởng tiêu cực tới kết quả hoạt động kinh doanh cho công ty. Chính bởi lẽ vậy, việc phần mềm hoá lại quy trình nghiệp vụ của hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp là rất cần thiết. Từ đây tác giả xác định phạm vi nghiên cứu thông qua việc phân tích những bất cập khách hàng đang gặp phải và đem tới giải pháp công nghệ quản lý kho hàng thông qua phần mềm.
Xuất phát từ mong muốn đem tới giải pháp phù hợp với mong muốn và thực trạng của doanh nghiệp nói chung và kho hàng nói riêng. BlackWind mang đến một giải pháp toàn diện, áp dụng công nghệ vào hoạt động kinh doanh, tối ưu lại quy trình của doanh nghiệp từ các phân hệ mua hàng, bán hàng, kế toán - tài chính và đặc biệt là quản lý kho hàng. Từ đó giải quyết được những vấn đề tồn đọng trong việc quản lý sản phẩm trong kho hàng, giảm thiểu sai sót, tiết kiệm chi phí, tạo đà phát triển bên vững cho Tôn Minh Long. Các giải pháp quản lý kho hàng trên thị trường Thị trường hiện nay có rất nhiều đơn vị cung cấp giải pháp kho hàng tích hợp trên nhiều nền tảng như Sapo, Nhanh.vn, Kiotviet, Udoo, SUNO,… Nhìn chung các Đoàn Thanh Huyền - K20HTTTB 7 Phân tích, thiết kế bộ quy trình quản lý kho hàng cho Khoá luận tốt nghiệp Công ty TNHH Tôn Minh Long đơn vị đều có những thế mạnh riêng về dịch vụ mà họ mang lại và có thể giải quyết được bài toán của các đối tượng khách hàng phù hợp với mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.
Tác giả sẽ tập trung phân tích hai đơn vị cung cấp dịch vụ là Kiotviet và Nhanh.vn để thể hiện rõ được sự khác biệt thông qua việc phân tích điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của họ so với phần mềm quản lý kho hàng của Blackwind. Tiêu chí Nhanh.vn KiotViet BlackWind Điểm - Đã có chỗ đứng trên thị - Đã có chỗ đứng - Phần mềm được mạnh trường. trên thị trường. lập trình theo - Có lượng lớn khách - Có lượng lớn nhu cầu tuỳ biến hàng sử dụng.
khách hàng sử của doanh - Cập nhật thông tin, số dụng. lượng tồn kho theo - Cập nhật thông - Cập nhật thông nhiều kho hàng nhanh tin, số lượng tồn tin, số lượng tồn chóng. kho nhanh chóng. kho theo nhiều - Hỗ trợ trên đa nền tảng: - Hỗ trợ trên đa nền kho hàng nhanh máy tính, điện thoại, tảng: máy tính, chóng, cảnh bảo Ipad,… điện thoại, hàng tồn kho - Quản lý nhanh chóng, Ipad,… theo định mức thuận tiện.
- Quản lý nhanh cấu hình. - Quản lý được thông tin chóng, thuận tiện. - Quản lý nhanh của nhiều kho hàng. - Tích hợp được chóng, thuận - Tích hợp được nhiều nhiều đơn vị thứ tiện, đồng bộ đơn vị thứ ba, phần ba, phần mềm vận với các phân hệ mềm vận chuyển, tự chuyển, tự động khác.
động cập nhật thông tin cập nhật thông tin - Quản lý được qua lại giữa các đối tác. qua lại giữa các thông tin của đối tác. nhiều kho hàng, nhiều loại hàng. Đoàn Thanh Huyền - K20HTTTB 8 Phân tích, thiết kế bộ quy trình quản lý kho hàng cho Khoá luận tốt nghiệp Công ty TNHH Tôn Minh Long - Có thể giữ hàng cho đơn hàng chờ.
Điểm - Chi phí khác nhau áp - Chỉ có hai gói sản - Chỉ áp dụng yếu dụng cho từng số lượng phẩm áp dụng. được doanh kho hàng cần quản lý. - Chỉ áp dụng được nghiệp vừa và - Chỉ áp dụng được doanh nghiệp vừa nhỏ. doanh nghiệp vừa và và nhỏ.
- Chi phí được nhỏ. - Độ tương thích thanh toán - Giá thành cao hơn các với các bên đối trong một lần đơn vị cung cấp khác tác thứ ba chưa không giàn trải (chi phí giao động từ cao. qua các tháng.000/ - Phù hợp các sản - Chi phí không năm). phẩm cho các cố định, tuỳ - Phù hợp các sản phẩm công ty chuyên về thuộc vào từng cho các công ty chuyên bán lẻ, phần mềm bài toán của về bán lẻ, phần mềm cố cố định tính năng doanh nghiệp.
định tính năng và không và không có sự có sự tuỳ biến theo từng tuỳ biến theo từng đặc thù của nghiệp vụ đặc thù của doanh nghiệp. nghiệp vụ doanh nghiệp. Cơ hội - Các chủ doanh nghiệp, - Các chủ doanh - Chủ doanh cửa hàng có thể dễ dàng nghiệp, cửa hàng nghiệp dễ dàng cập nhật thông tin kho có thể dễ dàng mở rộng tính hàng theo thời gian cập nhật thông năng hệ thống thực. tin kho hàng trong tương lai, theo thời gian phù hợp với bài Đoàn Thanh Huyền - K20HTTTB 9 Phân tích, thiết kế bộ quy trình quản lý kho hàng cho Khoá luận tốt nghiệp Công ty TNHH Tôn Minh Long thực.
toán quản trị - Giá thành khá rẻ cho từng giai (từ 180.000/ tháng) - Cập nhật đúng cho một phần thông số sản mềm quản lý. phẩm đặc thù của ngành tôn – thép.