I. Phân tích Hệ thống Quản lý Hiệu thuốc Hiện tại
Phần này tập trung vào phân tích hệ thống quản lý hiệu thuốc hiện trạng. Dữ liệu thu thập được cho thấy nhà thuốc WG2, hoạt động từ 2016, sử dụng phương pháp quản lý thủ công, dựa trên sổ sách giấy tờ. Quản lý kho thuốc, quản lý bán thuốc, quản lý tài chính, và quản lý nhân sự đều thiếu sự hỗ trợ công nghệ. Việc quản lý kho gặp khó khăn, tra cứu thuốc mất nhiều thời gian. Sai sót dễ xảy ra do phụ thuộc vào con người. Kiểm soát thông tin khách hàng, nhà cung cấp, và hàng hóa khó khăn. Thống kê bán hàng hạn chế, khó đánh giá hiệu quả kinh doanh. Đây là những thách thức lớn cần giải quyết bằng hệ thống quản lý hiện đại.
1.1 Đánh giá Nghiệp vụ
Mô tả chi tiết nghiệp vụ hiện hành của nhà thuốc WG2. Quản lý kho thuốc bao gồm lưu trữ, sắp xếp thông tin thuốc, nhập hàng, kiểm duyệt, và báo cáo. Quản lý bán thuốc phân biệt bán lẻ và bán theo đơn. Quản lý tài chính ghi chép thu chi, tổng hợp doanh thu hàng ngày, tuần, tháng. Quản lý nhân sự quản lý giờ làm, tính lương, và trả lương cho nhân viên. Các quy tắc quản lý được thiết lập cho cả dược sĩ và quản lý. Phân tích này nhấn mạnh vào điểm mạnh và điểm yếu của từng nghiệp vụ. Ví dụ: trong quản lý bán thuốc, việc tư vấn thuốc cho khách hàng rất tốt, nhưng việc ghi chép thủ công dễ dẫn đến sai sót. Phân tích SWOT cần được thực hiện để đánh giá toàn diện hơn.
1.2 Nhược điểm của Hệ thống Hiện tại và Yêu cầu Hệ thống Mới
Phần này nêu rõ các hạn chế của hệ thống quản lý thủ công. Khó khăn trong việc kiểm soát tồn kho, tra cứu thông tin thuốc nhanh chóng, và phân tích dữ liệu bán hàng. Rủi ro sai sót cao, thiếu hiệu quả, và khó mở rộng quy mô kinh doanh. Do đó, yêu cầu hệ thống mới tập trung vào tự động hóa quy trình, cải thiện hiệu quả quản lý, và cung cấp báo cáo chính xác. Yêu cầu chức năng bao gồm: đăng nhập/đăng xuất, tìm kiếm thuốc, bán thuốc, nhập thuốc, tạo khoản chi, quản lý nhân viên, thống kê kho thuốc, thống kê hóa đơn, và thống kê tài chính. Yêu cầu phi chức năng nhấn mạnh vào tính bảo mật, tốc độ xử lý, dễ sử dụng, và tuân thủ nguyên tắc kế toán. Những yêu cầu này là cơ sở để thiết kế hệ thống mới.
II. Thiết kế Hệ thống Quản lý Hiệu thuốc Mới
Phần này tập trung vào thiết kế hệ thống quản lý hiệu thuốc mới, nhằm giải quyết các nhược điểm của hệ thống hiện tại. Thiết kế bao gồm đặc tả hệ thống, mô hình dữ liệu, giao diện người dùng, và kiến trúc hệ thống. Sử dụng các phương pháp như UML, ERD, và use case để mô tả chức năng và quy trình của hệ thống. Phần mềm quản lý hiệu thuốc được thiết kế để tự động hóa các quy trình, từ quản lý kho đến báo cáo tài chính. Cơ sở dữ liệu được thiết kế để đảm bảo tính toàn vẹn và hiệu quả truy vấn dữ liệu. An ninh dữ liệu được xem xét kỹ lưỡng để bảo vệ thông tin nhạy cảm.
2.1 Đặc tả Hệ thống và Use Case
Đặc tả hệ thống mô tả tổng quan về chức năng, đối tượng sử dụng, và yêu cầu hệ thống. Use case được sử dụng để mô tả chi tiết các kịch bản sử dụng của hệ thống, ví dụ như use case bán hàng, quản lý thuốc, quản lý hóa đơn, quản lý nhân viên, và quản lý tài chính. Mỗi use case bao gồm các bước thực hiện, điều kiện đầu vào, và kết quả mong muốn. Biểu đồ hoạt động, biểu đồ trình tự, và biểu đồ lớp được sử dụng để minh họa các tương tác giữa các thành phần trong hệ thống. Mô hình ERD thể hiện cấu trúc dữ liệu và mối quan hệ giữa các thực thể trong cơ sở dữ liệu. Thiết kế database đảm bảo tính hiệu quả và khả năng mở rộng.
2.2 Kiến trúc Hệ thống và Công nghệ
Phần này trình bày kiến trúc hệ thống được lựa chọn, bao gồm phần mềm quản lý, cơ sở dữ liệu, và hệ thống báo cáo. Công nghệ sử dụng được mô tả chi tiết, ví dụ như ngôn ngữ lập trình, công cụ quản lý mã nguồn, và cơ sở dữ liệu. Việc lựa chọn công nghệ phù hợp đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định, hiệu quả và dễ bảo trì. Tích hợp hệ thống có thể được xem xét để kết nối với các hệ thống khác như hệ thống ERP hoặc hệ thống POS. An toàn thông tin là một yếu tố quan trọng trong thiết kế, bao gồm việc bảo vệ dữ liệu khỏi truy cập trái phép và đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu. Giải pháp này cần được đánh giá về khả năng mở rộng, khả năng bảo trì và chi phí triển khai.
III. Đánh giá và Triển khai Hệ thống
Phần này tập trung vào đánh giá và triển khai hệ thống quản lý hiệu thuốc mới. Đánh giá hệ thống bao gồm kiểm thử chức năng, kiểm thử hiệu năng, và kiểm thử bảo mật. Triển khai hệ thống bao gồm cài đặt, cấu hình, và đào tạo người dùng. Chi phí quản lý và lợi ích của hệ thống mới được phân tích. Quản lý rủi ro được xem xét để giảm thiểu các vấn đề có thể xảy ra trong quá trình triển khai. Tuân thủ pháp luật về quản lý dược phẩm là yếu tố cần được chú trọng.
3.1 Kiểm thử và Đánh giá Hệ thống
Kiểm thử bao gồm các giai đoạn: kiểm thử đơn vị, kiểm thử tích hợp, kiểm thử hệ thống, và kiểm thử chấp nhận. Mục tiêu là đảm bảo hệ thống hoạt động đúng như thiết kế, hiệu quả, và an toàn. Các phương pháp kiểm thử khác nhau được sử dụng tùy thuộc vào từng giai đoạn. Đánh giá hệ thống sau khi triển khai tập trung vào hiệu quả hoạt động, khả năng sử dụng, và sự hài lòng của người dùng. Dữ liệu thu thập được từ quá trình kiểm thử và đánh giá sẽ được sử dụng để cải tiến hệ thống trong tương lai. Phân tích dữ liệu giúp xác định các điểm mạnh, điểm yếu và khuyến nghị cải thiện.
3.2 Triển khai và Bảo trì Hệ thống
Triển khai hệ thống bao gồm các bước: cài đặt phần mềm, cấu hình cơ sở dữ liệu, và đào tạo người dùng. Đào tạo nhân viên là một phần quan trọng để đảm bảo người dùng có thể sử dụng hệ thống hiệu quả. Bảo trì hệ thống định kỳ cần thiết để đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định và hiệu quả lâu dài. Quản lý chất lượng hệ thống cần được chú trọng để đảm bảo chất lượng dịch vụ và sự hài lòng của người dùng. Xu hướng quản lý hiện đại cần được cập nhật để nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống. Doanh thu và lợi nhuận tăng lên sau khi triển khai hệ thống cần được theo dõi và đánh giá.
