Tiểu Luận Về Phân Tích và Thiết Kế Hệ Thống Quản Lý Bán Hàng Cho Chuỗi Cửa Hàng Ministop

Tiểu luận phân tích và thiết kế hệ thống quản lý bán hàng cho chuỗi cửa hàng tiện lợi Ministop, ứng dụng hướng đối tượng hiệu quả.

• Tác giả: Lê Thị Mỹ Vy
• Người hướng dẫn: Ths. Lê Công Thành
• Trường học: Trường Đại học Tài chính – Marketing
• Chuyên ngành: Phân Tích và Thiết Kế Hướng Đối Tượng
• Đề tài: Quản Lý Bán Hàng Cho Chuỗi Cửa Hàng Tiện Lợi Ministop
• Loại tài liệu: đồ án môn học
• Năm xuất bản: 2022
• Địa điểm: Thành phố Hồ Chí Minh

Tóm tắt

I. Hiện trạng và yêu cầu

Trong bối cảnh xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu tiêu dùng của người dân cũng tăng cao. Chuỗi cửa hàng tiện lợi Ministop ra đời nhằm đáp ứng nhu cầu này. Ministop, thuộc tập đoàn AEON Nhật Bản, đã có mặt tại Việt Nam từ năm 2015 và hiện có 144 cửa hàng. Hệ thống hiện tại của Ministop đã hoạt động nhưng chưa hoàn thiện, cần thiết phải nâng cấp để đáp ứng nhu cầu thực tiễn, đặc biệt trong bối cảnh dịch Covid-19. Hệ thống mới cần cho phép quản lý hiệu quả hơn các hoạt động bán hàng, từ quản lý nhân viên đến quản lý kho hàng và khách hàng. Việc tối ưu hóa quy trình bán hàng là rất quan trọng để nâng cao trải nghiệm khách hàng và tăng doanh thu.

1.1. Phân tích hiện trạng

Ministop hiện đang cung cấp nhiều loại sản phẩm từ thực phẩm đến đồ dùng cá nhân. Tuy nhiên, hệ thống quản lý bán hàng hiện tại còn nhiều hạn chế. Việc quản lý thông tin khách hàng, hàng hóa và doanh thu chưa được thực hiện một cách đồng bộ. Hệ thống cần có khả năng tự động hóa quy trình bán hàng, từ việc nhập hàng đến thanh toán. Việc áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý bán hàng sẽ giúp Ministop tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

1.2. Yêu cầu hệ thống

Hệ thống quản lý bán hàng mới cần đáp ứng các yêu cầu như quản lý thông tin khách hàng, hàng hóa, và doanh thu một cách hiệu quả. Ban lãnh đạo cần có khả năng duyệt thông tin nhà cung cấp, kế hoạch nhân sự và các chương trình khuyến mãi. Nhân viên bán hàng cần có khả năng tra cứu thông tin sản phẩm, lập hóa đơn và quản lý đơn hàng. Hệ thống cũng cần tích hợp các phương thức thanh toán hiện đại để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

II. Phân tích hệ thống

Phân tích hệ thống quản lý bán hàng cho Ministop bao gồm việc xác định các thành phần chính của hệ thống. Các sơ đồ lớp và sơ đồ tuần tự được sử dụng để mô tả các chức năng của hệ thống. Sơ đồ lớp tổng quát giúp xác định các đối tượng trong hệ thống, bao gồm khách hàng, nhân viên bán hàng, và nhà cung cấp. Sơ đồ tuần tự mô tả quy trình đăng nhập, lập hóa đơn và quản lý hàng hóa. Việc phân tích này giúp xác định rõ ràng các yêu cầu và chức năng cần thiết cho hệ thống.

2.1. Sơ đồ lớp

Sơ đồ lớp tổng quát cho thấy các đối tượng chính trong hệ thống như Khách hàng, Nhân viên, Nhà cung cấp và Ban lãnh đạo. Mỗi đối tượng có các thuộc tính và phương thức riêng, cho phép thực hiện các chức năng khác nhau trong hệ thống. Việc xác định rõ ràng các đối tượng và mối quan hệ giữa chúng là rất quan trọng để xây dựng một hệ thống quản lý hiệu quả.

2.2. Sơ đồ tuần tự

Sơ đồ tuần tự mô tả quy trình đăng nhập và lập hóa đơn. Quy trình này bắt đầu từ khi khách hàng thực hiện đăng nhập vào hệ thống cho đến khi hoàn tất thanh toán. Các bước trong quy trình được mô tả chi tiết, giúp xác định rõ ràng các tương tác giữa các đối tượng trong hệ thống. Việc phân tích quy trình này giúp tối ưu hóa trải nghiệm của khách hàng và nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống.

III. Thiết kế hệ thống

Thiết kế hệ thống quản lý bán hàng cho Ministop bao gồm việc xây dựng kiến trúc phần mềm và thiết kế giao diện người dùng. Kiến trúc phần mềm cần đảm bảo tính mở rộng và khả năng bảo trì cao. Giao diện người dùng cần thân thiện và dễ sử dụng, giúp nhân viên và khách hàng dễ dàng tương tác với hệ thống. Việc thiết kế hệ thống cần dựa trên các yêu cầu đã phân tích để đảm bảo rằng hệ thống sẽ hoạt động hiệu quả và đáp ứng nhu cầu của người dùng.

3.1. Kiến trúc phần mềm

Kiến trúc phần mềm của hệ thống cần được thiết kế theo mô hình phân lớp, bao gồm lớp giao diện, lớp xử lý và lớp dữ liệu. Mô hình này giúp tách biệt các chức năng của hệ thống, từ đó dễ dàng bảo trì và mở rộng. Việc sử dụng các công nghệ hiện đại trong thiết kế phần mềm sẽ giúp hệ thống hoạt động hiệu quả hơn và đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu của người dùng.

3.2. Thiết kế giao diện

Giao diện người dùng cần được thiết kế đơn giản và dễ sử dụng. Các chức năng chính như tìm kiếm sản phẩm, lập hóa đơn và quản lý thông tin khách hàng cần được hiển thị rõ ràng. Việc sử dụng các biểu tượng và màu sắc hợp lý sẽ giúp người dùng dễ dàng nhận diện và sử dụng các chức năng của hệ thống. Giao diện cũng cần được tối ưu hóa cho các thiết bị di động để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.

IV. Cài đặt và thử nghiệm

Cài đặt và thử nghiệm hệ thống quản lý bán hàng cho Ministop là bước quan trọng để đảm bảo rằng hệ thống hoạt động đúng như mong đợi. Việc cài đặt cần được thực hiện theo các bước đã được lập kế hoạch, từ việc cài đặt phần mềm đến cấu hình hệ thống. Thử nghiệm cần được thực hiện để kiểm tra tính năng và hiệu suất của hệ thống. Các lỗi phát sinh trong quá trình thử nghiệm cần được ghi nhận và khắc phục kịp thời để đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định.

4.1. Cài đặt hệ thống

Cài đặt hệ thống bao gồm việc cài đặt phần mềm trên máy chủ và cấu hình các thông số cần thiết. Các bước cài đặt cần được thực hiện theo hướng dẫn để đảm bảo rằng hệ thống hoạt động đúng. Việc kiểm tra các thành phần của hệ thống sau khi cài đặt là rất quan trọng để phát hiện sớm các vấn đề có thể xảy ra.

4.2. Thử nghiệm hệ thống

Thử nghiệm hệ thống cần được thực hiện để đảm bảo rằng tất cả các chức năng hoạt động đúng như mong đợi. Các kịch bản thử nghiệm cần được xây dựng dựa trên các yêu cầu đã phân tích. Việc ghi nhận các lỗi và khắc phục kịp thời sẽ giúp nâng cao chất lượng của hệ thống. Thử nghiệm cũng cần được thực hiện trên nhiều thiết bị khác nhau để đảm bảo tính tương thích của hệ thống.

V. Tổng kết

Hệ thống quản lý bán hàng cho Ministop đã được phân tích và thiết kế một cách chi tiết. Các yêu cầu và chức năng của hệ thống đã được xác định rõ ràng, từ đó giúp xây dựng một hệ thống hiệu quả và đáp ứng nhu cầu của người dùng. Việc áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý bán hàng sẽ giúp Ministop nâng cao hiệu quả kinh doanh và cải thiện trải nghiệm của khách hàng. Hướng phát triển tương lai của hệ thống cần tiếp tục được nghiên cứu và cải tiến để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường.

5.1. Kết quả đạt được

Hệ thống quản lý bán hàng mới sẽ giúp Ministop tối ưu hóa quy trình bán hàng, từ quản lý kho đến thanh toán. Các chức năng như quản lý thông tin khách hàng, hàng hóa và doanh thu sẽ được thực hiện một cách hiệu quả hơn. Việc áp dụng công nghệ thông tin sẽ giúp Ministop nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường.

5.2. Đánh giá ưu khuyết điểm

Hệ thống mới có nhiều ưu điểm như tính năng tự động hóa cao, dễ sử dụng và khả năng mở rộng. Tuy nhiên, cũng cần lưu ý đến một số khuyết điểm như chi phí đầu tư ban đầu cao và cần thời gian để nhân viên làm quen với hệ thống mới. Việc đào tạo nhân viên là rất quan trọng để đảm bảo rằng họ có thể sử dụng hệ thống một cách hiệu quả.

5.3. Hướng phát triển tương lai

Hệ thống cần được tiếp tục phát triển để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. Việc tích hợp các công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo và phân tích dữ liệu sẽ giúp Ministop nâng cao khả năng phục vụ khách hàng. Hướng phát triển này sẽ giúp Ministop không chỉ cải thiện hiệu quả kinh doanh mà còn tạo ra những trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: HIỆN TRẠNG VÀ YÊU CẦU 1. Hiện trạng Xã hội ngày càng phát triển, nhưng nhu cầu về hàng tiêu dùng và thực phẩm ở thời nào cũng có, thậm chí ở xã hội phát triển, nhu cầu ấy càng nhiều, đa dạng và khắt khe hơn. Con người ở thời đại công nghiệp này, đòi hỏi sự an toàn, tiện lợi, sạch sẽ, phong phú và tiết kiệm thời gian về chính những sản phẩm và dịch vụ mà họ sử dụng hằng ngày. Chính vì lý do đó chuỗi cửa hàng tiện lợi ra đời nhằm đáp ứng những nhu cầu thích đáng của người tiêu dùng.

Một trong số đó chính là sự ra đời của chuỗi cửa hàng tiện lợi Ministop Hình 1.1: Cửa hàng tiện lợi Ministop Ministop là thành viên của tập đoàn AEON Nhật Bản – nhà bán lẻ hàng đầu tại Nhật Bản. Với tên đầy đủ là Công ty TNHH Ministop Việt Nam. Tên doanh nghiệp viết bằng tiếng anh (Viết tắt): MINISTOP VIETNAM CO. Thành lập ngày 15 tháng 1 năm 2015.

Với loại hình doanh nghiệp là công ty trách nhiệm hữu hạn. Ngành nghề kinh doanh chính: Bán lẻ lương thực, thực phẩm, đồ uống chiếm tỷ trọng lớn trong các cửa hàng kinh doanh tổng hợp. Ministop đạt doanh thu 994 tỷ đồng năm Trang 1 0 0 Phân tích thiết kế hướng đối tượng quản lý bán hàng chuỗi cửa hàng tiện lợi Ministop 2019. Trụ sở chính ở Việt Nam đặt tại 215 Điện Biên Phủ, Phường 15, Quận Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.

Cửa hàng tiện lợi Ministop mang đến sự tiện lợi đến người tiêu dùng, ở đây bán đầy đủ những thực phẩm chưa chế biến cũng như đã chế biến, nước giải khát, đồ dùng cá nhân… ó chỗ ngồi ăn cho khách hàng, máy lạnh và wifi…Phục vụ suốt 24 giờ. Ngoài ra còn có dịch vụ thanh toán hóa đơn điện, nước, điện thoại, internet qua Payoo. Chương trình ưu đãi của Ministop đó là giảm giá từng món ăn khác nhau, đặc biệt là những món mới cho khách hàng dùng thử. Ministop áp dụng thẻ thành viên khách hàng có thể tích điểm và thanh toán bằng điểm tại cửa hàng.

Ministop tập trung đến đối tượng khách hàng là học sinh, sinh viên. Hệ thống ministop Việt Nam hiện có 144 cửa hàng, phân thành nhiều khu vực, Mỗi cửa hàng sẽ có người quản lý chính, nhân viên tại cửa hàng thực hiện các công việc nhập hàng, bán hàng, xếp hàng lên kệ, xử lý các dịch vụ thanh toán hóa đơn như điện nước, báo cáo và thống kê. Thông tin cá nhân của khách hàng gồm: Tên, địa chỉ email, địa chỉ nhà, số điện thoại, tuổi, giới tính hoặc thông tin các nhân khác. Khi khách đến mua hàng có thể không cần nhập thông tin khách hàng, Khách hàng có thể lập thẻ thành viên tại Ministop để tham gia tích điểm.

Các sản phẩm tại ministop bao gồm các mặt hàng thiết yếu, thực phẩm và dịch vụ. Đối với sản phẩm không phải là dịch vụ thì sẽ được ghi nhận các thông tin tên sản phẩm, đơn vị tính, giá, thành phần, cung dụng, nơi sản xuất… Đối với sản phẩm dịch vụ thanh toán điện, nước, điện thoại, internet…thì cửa hàng liên kết với nhà cung cấp dịch vụ và thực hiện thanh toán hóa đơn nhận chiết khấu hóa đơn. Chiết khấu nhận được sẽ ghi nhận vào doanh thu của hóa đơn. Đối với mỗi sản phẩm hay dịch vụ tại cửa hàng đều gắn liền với nhà cung cấp và những đối tác liên kết.

Yêu cầu Hiện tại Ministop đã có hệ thống hoạt động tuy nhiên vẫn chưa hoàn thiện. Cần thiết một hệ thống hoàn chỉnh và nâng cao để đáp ứng được nhu cầu thực tiễn của khách hàng, đặc biệt là hệ thống đang triển khai kinh doanh online để đáp ứng sự gia tăng của khách hàng mua hàng trực tuyến trong thời kỳ dịch Covid bùng nổ. Trang 2 0 0 Phân tích thiết kế hướng đối tượng quản lý bán hàng chuỗi cửa hàng tiện lợi Ministop Chương trình cho phép: 1. Ban lãnh đạo  Duyệt nhà cung cấp cho các cửa hàng.

 Duyệt thông tin kế hoạch nhân sự.  Duyệt kế hoạch các chương trình khuyến mãi.  Xem báo cáo doanh thu. Ban quản lý  Quản lý nhận viên.

 Quản lý nhà cung cấp.  Quản lý sản phẩm.  Yêu cầu cửa hàng trưởng lập các báo cáo thống kê. Nhân viên kho:  Nhận hàng từ nhà cung cấp, nhập hàng và lập phiếu nhập.

 Xuất hàng ra quầy và lập phiếu xuất hàng.  Kiểm tra hàng tồn, hàng lên quầy và lập thống kê báo cáo. Nhân viên bán hàng:  Kiểm tra lịch sử mua hàng của khách hàng.  Tìm kiếm khách hàng, tìm kiếm sản phẩm.

 Xem thông tin sản phẩm.  Lập hóa đơn mua hàng.  Tìm thông tin khách hàng.  Tư vấn, giải đáp thắc mắc khách hàng.

Cửa hàng trưởng:  Quản lý đơn hàng của khách hàng.  Quản lý thông tin khách hàng.  Quản lý kho hàng.  Quản lý nhập hàng tại cửa hàng.

 Quản lý xuất hàng tại cửa hàng. Nhà cung cấp Trang 3 0 0 Phân tích thiết kế hướng đối tượng quản lý bán hàng chuỗi cửa hàng tiện lợi Ministop  Xem thông tin đơn hàng, thông tin đặt hàng hay thu hồi hàng.  Lập phiếu thanh toán đơn hàng.  Xem lịch sử đặt hàng.

Khách hàng  Xem lịch sử mua hàng cá nhân.  Xem thông tin tìm kiếm  Đặt hàng.  Thanh toán đơn mua hàng.  Chat với người bán.

Các biểu mẫu thống kê 1. Biểu mẫu danh sách nhân viên theo cửa hàng DANH SÁCH NHÂN VIÊN Cửa hàng…. STT Mã NV Tên NV Địa chỉ Số ĐT Kiểu NV Công việc 1 8654 Nguyễn Như 47/106 Trần 0842456466 Parttime Nhân viên Trúc Quốc Toản bán hàng … Bảng 1.1: Biểu mẫu danh sách nhân viên theo cửa hàng 1. Biểu mẫu danh sách cửa hàng Bảng 1.1: Biểu mẫu danh sách cửa hàng Ministop Trang 4 0 0 Phân tích thiết kế hướng đối tượng quản lý bán hàng chuỗi cửa hàng tiện lợi Ministop DANH SÁCH CỬA HÀNG MINISTOP Tên KV Mã CH Địa Chỉ Số ĐT CHT 47/106 Trần Quốc Toản, 8061 Nguyễn Võ Quốc Quận 3 Phường 8, Quận 3, TP.

Biểu mẫu báo cáo doanh thu theo tháng Bảng 1.1: Biểu mẫu báo cáo doanh thu tháng DOANH THU BÁN HÀNG THEO NGÀY Tháng. Ngày DT mua DT hóa Tổng TT Tổng Tổng Tổng Tổng hàng đơn dịch MoMo tiền mặt tiền thẻ tiền app doanh vụ thu 1 2500000 1000000 5000000 1500000 20000 100000 … 0 … 1. Mô hình hóa yêu cầu 1. Xác định Actor [1] Khách hàng Là thành phần tác động gián tiếp vào hệ thống thông qua nhân viên bán hàng hoặc ứng dụng trực tuyến.

Trang 5 0 0 Phân tích thiết kế hướng đối tượng quản lý bán hàng chuỗi cửa hàng tiện lợi Ministop  Khách hàng trực tiếp: Khi nhân viên thông báo số tiền cần thanh toán với đơn hàng khách hàng chọn mua, bằng nhiều hình thức thanh toán như: tiền mặc, thẻ, momo, shoppe pay, zalo pay. Khách hàng muốn sử dụng điểm hoặc tích điểm bằng cách quét thẻ thành viên.  Khách hàng qua ứng dụng đặt hàng: Khách hàng tác động lên hệ thống ứng dụng đặt hàng online, khi đơn được thành lập, đơn hàng sẽ tự động xuất đơn với cửa hàng mà khách hàng chọn. Khách hàng thanh toán trực tiếp cho ứng dụng, ứng dụng sẽ thực hiện thanh toán với cửa hàng.

[2] Nhân viên:  Cửa hàng trưởng: Là người quản lý trực tiếp tại cửa hàng. Phân công lịch làm việc cho nhân viên tại cửa hàng. Kiểm tra, thống kê tình hình kinh doanh tại cửa hàng. Có nhiệm vụ đặt hàng đến nhà cung cấp.

Và lập các thống kê báo cáo gửi lên ban quản lý, giám đốc.  Nhân viên bán hàng: Lập hóa đơn khách hàng, Xếp hàng lên kệ, thống kê kiểm tra hàng hóa. Chăm sóc khách hàng.  Nhân viên kho: Nhận hàng từ nhà cung cấp, kiểm tra.

Thống kê chất lượng và số lượng hàng nhập. [3] Nhà cung cấp: Bao gồm nhiều nhà cung cấp cho ministop được phân loại như sau:  Các nhà cung cấp giao tại kho hàng tổng của Ministop: Nhà cung cấp mĩ phẩm, Nhà cung cấp hàng CVS (tạp hóa), nhà cung cấp nước giải khát.  Các nhà cung cấp giao tại của hàng khi có đơn đặt hàng: Các nhà cung cấp thuộc mặt hàng tươi, lạnh, thực phẩm FF1 (hàng chế biến thức ăn liền tại cửa hàng), FF2 (mặt hàng chế biến sẵn như cơm nắm, cơm, mì, salad trộn, sandwich…) [4] Ban lãnh đạo Bộ phận cấp cao của doanh nghiệp thực hiện duyệt quyết định, đưa ra thông báo cuối cùng cho doanh nghiệp, đưa ra chiến lược phát triển chuỗi cửa hàng, thực hiện xem thống kê báo cáo của các cấp đưa lên. [5] Ban quản lý: Trang 6 0 0 Phân tích thiết kế hướng đối tượng quản lý bán hàng chuỗi cửa hàng tiện lợi Ministop  Quản lý cấp cao: Báo cáo đến cấp lãnh đạo, Nhận quyết định từ cấp lãnh đạo, phát triển chiến lược cho doanh nghiệp, đưa ra kế hoạch marketing cho sản phẩm theo năm, tháng, tuần.

 Quản lý khu vực: Quản lý thực hiện quản lý trên một khu vực chuỗi cửa hàng cụ thể như: SA (quản lý) Nguyễn Văn A quản lý khu vực quận 3 gồm (S61, S116, S43, S32). Công việc của quản lý khu vực là giám sát quy trình thực hiện của các cửa hàng thuộc quyền giám sát của mình. Thực hiện điều chỉnh sản phẩm mặt hàng cụ thể, kệ hàng của cửa hàng. Cập nhập thông tin từ cấp trên đến nhân viên của cửa hàng.

Xác định Use case - Actor Khách hàng: [1] Actor khách hàng trực tiếp:  Use case 1: Thanh toán.  Use case 2: Nhập mã thẻ. [2] Actor khách hàng online:  Use case 1: Đặt hàng trên ứng dụng.  Use case 2: Thanh toán.

- Actor Cửa hàng trưởng:  Use case 1: Đăng nhập vào hệ thống.  Use case 2: Xếp lịch nhân viên.  Use case 3: Xem báo cáo hàng tồn.  Use case 4: Lập đơn đặt hàng đến nhà cung cấp.

 Use case 5: Thống kê đơn hàng.  Use case 6: Lập báo cáo doanh thu.  Use case 7: Lập báo cáo lượng tồn sản phẩm.  Use case 8: Đăng xuất khỏi hệ thống.

- Actor Nhân viên bán hàng:  Use case 1: Đăng nhập vào hệ thống.  Use case 2: Xem lịch làm việc.  Use case 3: Tra cứu thông tin sản phẩm. Trang 7 0 0 Phân tích thiết kế hướng đối tượng quản lý bán hàng chuỗi cửa hàng tiện lợi Ministop  Use case 4: Tìm kiếm khách hàng.

 Use case 5: Xác nhận đơn đặt hàng.  Use case 6: Lập đơn đặt hàng của khách hàng.  Use case 7: Xuất hóa đơn.  Use case 8: Tra cứu đơn hàng.

 Use case 9: Đăng xuất khỏi hệ thống.