Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Khóa luận tốt nghiệp "Phân tích thực trạng triển khai hoá đơn điện tử của các khách hàng tại Công ty Cổ phần Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp (FAST)" được thực hiện bởi sinh viên Bùi Vy Ny (MSSV: 16125156, Lớp 161250A, Khóa 2016), dưới sự hướng dẫn khoa học của ThS. Nguyễn Thị Châu Long tại Khoa Kinh tế, Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh, hoàn thành vào tháng 7 năm 2020.
Bối cảnh nghiên cứu xuất phát từ tác động của cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư, sự phát triển của thương mại điện tử và tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế của các doanh nghiệp Việt Nam. Trước áp lực cạnh tranh gia tăng, nhu cầu tự động hóa quy trình quản trị nhằm tối ưu hóa chi phí vận hành trở thành một đòi hỏi cấp thiết. Trong đó, việc thay thế hóa đơn giấy truyền thống (hóa đơn tự in, đặt in) bằng hóa đơn điện tử (HĐĐT) là xu thế tất yếu nhằm giảm chi phí in ấn, lưu trữ, vận chuyển, rút ngắn chu kỳ thanh toán và hiện đại hóa công tác hạch toán kế toán. Về mặt pháp lý, Chính phủ và Bộ Tài chính đã ban hành lộ trình bắt buộc chuyển đổi sang HĐĐT. Tuy nhiên, tính đến thời điểm nghiên cứu (năm 2020), việc thực thi các chính sách pháp luật về HĐĐT tại nhiều doanh nghiệp vẫn chưa diễn ra đồng bộ; các tài liệu nghiên cứu học thuật chuyên sâu về thực trạng chuyển đổi HĐĐT tại các đơn vị cung cấp giải pháp công nghệ thông tin kế toán còn tương đối hạn chế.
Đề tài xác định các mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể:
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận và hành lang pháp lý điều chỉnh việc phát hành, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử tại Việt Nam.
- Khảo sát và phân tích thực trạng triển khai hóa đơn điện tử của các doanh nghiệp đang là khách hàng của Công ty Cổ phần Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp (FAST), đồng thời đánh giá giải pháp Fast e-Invoice do đơn vị này cung cấp.
- Nhận diện các yếu tố ảnh hưởng đến quyết định chuyển đổi hóa đơn điện tử và xu hướng lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ của các doanh nghiệp.
- Đề xuất nhóm giải pháp khả thi nhằm thúc đẩy việc áp dụng rộng rãi hóa đơn điện tử trong cộng đồng doanh nghiệp nói chung và nâng cao hiệu quả dịch vụ đối với khách hàng của FAST nói riêng.
Đối tượng nghiên cứu của khóa luận là thực trạng triển khai hóa đơn điện tử tại các doanh nghiệp đang sử dụng dịch vụ của Công ty FAST. Phạm vi nghiên cứu về không gian tập trung vào các doanh nghiệp khách hàng của FAST (chủ yếu trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh và mạng lưới chi nhánh liên quan); phạm vi thời gian sử dụng chuỗi số liệu thống kê vĩ mô giai đoạn 2012–2017, dữ liệu tăng trưởng của công ty FAST giai đoạn 2015–2019, cùng thực tế triển khai giải pháp Fast e-Invoice từ ngày ra mắt (15/08/2018) đến năm 2020.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Cơ sở lý luận và pháp lý của đề tài dựa trên hệ thống văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước và Bộ Tài chính ban hành qua các thời kỳ:
- Nghị định số 51/2010/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ.
- Nghị định số 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
- Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP.
- Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
- Thông tư số 68/2019/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.
- Luật Kế toán và các quy định hiện hành về giao dịch điện tử, chữ ký số.
Về phương diện kỹ thuật và phân loại nghiệp vụ, tác giả tổng hợp các khái niệm chuẩn mực:
- HĐĐT là tập hợp thông điệp dữ liệu về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử theo quy định tại Khoản 1 Điều 3 Thông tư 32/2011/TT-BTC.
- Phân loại theo cơ chế quản lý gồm HĐĐT có mã của cơ quan Thuế và HĐĐT không có mã của cơ quan Thuế; phân loại theo nghiệp vụ gồm Hóa đơn giá trị gia tăng, Hóa đơn bán hàng, và các chứng từ điện tử khác (tem, vé, thẻ, phiếu thu, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ).
- Tiêu chuẩn kỹ thuật định dạng HĐĐT tuân thủ ngôn ngữ XML (eXtensible Markup Language), bao gồm hai thành phần dữ liệu: dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn và dữ liệu chữ ký số. Cấu trúc ký hiệu mẫu số hóa đơn gồm 11 ký tự (ví dụ:
01GTKT0/001) và ký hiệu hóa đơn gồm 6 ký tự đối với tổ chức tự phát hành (ví dụ: AA/11E, trong đó chữ E định danh hình thức điện tử).
Phương pháp nghiên cứu được triển khai kết hợp giữa nghiên cứu bàn giấy và khảo sát thực nghiệm:
- Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Trích xuất số liệu từ Tổng cục Thuế (tình hình sử dụng hóa đơn giai đoạn 2012–2017, số liệu khai thuế điện tử năm 2019), các báo cáo điển hình của Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN), Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (VNPT), cùng hồ sơ hoạt động nội bộ của Công ty FAST.
- Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp: Khảo sát định lượng đối với các doanh nghiệp là khách hàng của FAST thông qua bảng câu hỏi trực tuyến thiết kế trên nền tảng Google Forms.
- Phương pháp phân tích, tổng hợp và so sánh: Sử dụng các bảng biểu đối chiếu số liệu và thống kê mô tả để đánh giá sự khác biệt giữa hai hình thức hóa đơn và đo lường tỷ trọng chấp nhận công nghệ của doanh nghiệp.
| Tiêu chí so sánh |
Hóa đơn giấy |
Hóa đơn điện tử |
| Hình thức thể hiện |
Thể hiện trên văn bản giấy (đặt in hoặc tự in). |
Thể hiện dưới dạng tệp dữ liệu XML (gồm dữ liệu nghiệp vụ và chữ ký số). |
| Chi phí phát hành |
Tốn kém chi phí in ấn, chuyển phát nhanh, lưu kho vật lý. |
Tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ; gửi tức thời qua thư điện tử hoặc cổng thông tin. |
| Ký hiệu số serial |
Sử dụng hậu tố P (đặt in) hoặc T (tự in), ví dụ: VC/15P. |
Sử dụng ký tự phân biệt E cho hóa đơn điện tử, ví dụ: VC/15E. |
| Trường liên hóa đơn |
Gồm từ 2 đến tối đa 9 liên (ký hiệu liên từ 1 đến 9, ví dụ: GTKT3/001). |
Không tồn tại khái niệm liên; ký hiệu số liên mặc định là 0 (ví dụ: GTKT0/001). |
| Chữ ký xác nhận |
Ký tay trực tiếp của người đại diện và đóng dấu pháp nhân. |
Chữ ký số điện tử của tổ chức bán hàng (Token USB hoặc HSM). |
| Quy trình lưu trữ |
Lưu kho hồ sơ giấy; nguy cơ cháy, ẩm mốc, thất lạc cao; tra cứu thủ công mất thời gian. |
Lưu trữ bằng thiết bị điện tử hoặc sao lưu trực tuyến; bảo quản lâu dài; tra cứu nhanh theo số hóa đơn. |
| Xử lý khi phát hiện sai sót |
Gạch chéo liên chưa xé; lập biên bản thu hồi và hủy cuống đối với hóa đơn đã xé. |
Hủy và lập hóa đơn thay thế nếu chưa kê khai thuế; lập văn bản thỏa thuận và xuất hóa đơn điều chỉnh nếu đã kê khai thuế. |
| Tính hợp pháp khi chuyển đổi |
Không áp dụng chuyển đổi ngược lại. |
Được chuyển đổi sang hóa đơn giấy tối đa 01 lần phục vụ lưu thông hoặc lưu trữ kế toán. |
| Khả năng làm giả |
Nguy cơ bị làm giả cao do kỹ thuật in ấn thô sơ. |
Có mã định danh và cơ chế xác thực điện tử từ cơ quan Thuế; không thể làm giả. |
Nội dung chính theo từng chương
Chương 1: Giới thiệu về Công ty Cổ phần Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp (FAST)
Chương này khái quát quá trình hình thành và năng lực vận hành của đơn vị khảo sát:
- Công ty FAST được thành lập ngày 11/06/1997 theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0100727825 do Sở Kế hoạch và Đầu tư TP. Hà Nội cấp, vốn điều lệ 20 tỷ đồng, do ông Phan Quốc Khánh làm Giám đốc. Trụ sở chính đặt tại Hà Nội và hai chi nhánh hạch toán độc lập tại Đà Nẵng và TP. Hồ Chí Minh. Tính đến ngày 31/12/2019, FAST đã cung cấp dịch vụ cho hơn 26.000 doanh nghiệp trên phạm vi toàn quốc.
- Cơ cấu tổ chức gồm các phòng ban chuyên môn: Ban Giám đốc, Phòng Kế toán - Văn phòng, Phòng Kinh doanh, Phòng Lập trình - Ứng dụng, Phòng Bảo hành, Phòng Triển khai, và Bộ phận Tele-Marketing.
- Hệ thống sản phẩm chiến lược được phân loại theo phân khúc khách hàng: nhóm sản phẩm cho doanh nghiệp vừa và lớn (ERP Fast Business Online chạy trên nền web, Fast Financial, Fast DMS Online, Fast HRM Online, Fast CRM Online); nhóm sản phẩm cho doanh nghiệp vừa và nhỏ (Fast Accounting với hơn 17.000 khách hàng tính từ năm 1997 chia 4 phân hệ ngành nghề, Fast Accounting Online); giải pháp đào tạo (Fast Accounting Online for Education - FAO.Edu cho hơn 50 trường đại học, cao đẳng); và giải pháp hóa đơn điện tử Fast e-Invoice.
- Tốc độ tăng trưởng nhân sự của FAST được ghi nhận qua Bảng 1.1 trong văn bản:
| Năm |
Số lượng nhân sự (người) |
Tốc độ tăng trưởng so với năm trước (%) |
| 2015 |
360 |
7,0% |
| 2016 |
369 |
3,0% |
| 2017 |
401 |
9,0% |
| 2018 |
410 |
2,2% |
| 2019 |
455 |
11,0% |
- Mục tiêu phát triển giai đoạn 2020–2023 của FAST xác định: tăng trưởng doanh thu 10–30%/năm, mở rộng khách hàng mới khoảng 5.000 doanh nghiệp/năm, và tăng trưởng nhân sự 5–10%/năm.
Chương 2: Cơ sở lý luận về hoá đơn điện tử
Chương này tập trung diễn giải chi tiết các quy định pháp luật và nghiệp vụ quản lý kế toán liên quan đến HĐĐT:
- Xác định nguyên tắc cấp số hóa đơn liên tục theo trình tự thời gian, đảm bảo ngày ký trùng ngày lập và mỗi số hóa đơn chỉ khởi tạo duy nhất một lần.
- Cấu trúc và nội dung bắt buộc trên HĐĐT bao gồm: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu, ký hiệu hóa đơn, số thứ tự (7 chữ số); tên, địa chỉ, mã số thuế người bán; tên, địa chỉ, mã số thuế người mua; danh mục hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn vị tiền tệ bằng số và chữ; thuế suất GTGT; chữ ký điện tử hợp pháp của người bán.
- Quy trình đăng ký và phát hành tuân thủ quy chuẩn Thông tư 32/2011/TT-BTC: lập Quyết định áp dụng HĐĐT (Mẫu số 01 Phụ lục) và Thông báo phát hành HĐĐT (Mẫu số 02 Phụ lục) gửi cơ quan Thuế trực tiếp qua cổng thông tin điện tử trước khi đưa vào vận hành.
- Quy định xử lý sai sót: Trường hợp chưa kê khai thuế, bên bán và bên mua lập biên bản hủy hóa đơn cũ và xuất hóa đơn thay thế (ghi rõ số, ngày ký của hóa đơn bị thay thế). Trường hợp đã kê khai thuế, các bên lập văn bản thỏa thuận có chữ ký số xác nhận lỗi và bên bán xuất hóa đơn điều chỉnh sai sót (nguyên tắc hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm). Quy định chuyển đổi sang hóa đơn giấy chỉ được thực hiện đúng một lần để chứng minh xuất xứ hàng hóa đang lưu thông hoặc lưu trữ chứng từ kế toán, bắt buộc có chữ ký và họ tên người chuyển đổi cùng dòng chữ "HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ".
- Phân tích hiệu quả kinh tế: Giảm 70% các bước phát hành, hạn chế 90% tranh chấp phát sinh, rút ngắn 99% thời gian thanh toán và tiết kiệm 80% chi phí vận hành hóa đơn.
Chương 3: Thực trạng triển khai hóa đơn điện tử của các doanh nghiệp là khách hàng FAST
Chương 3 trình bày bức tranh thực tế về tình hình chuyển dịch hóa đơn tại Việt Nam và phân tích nghiệp vụ tại FAST:
- Thống kê vĩ mô: Tính đến hết tháng 8/2019, cả nước có 737.461 doanh nghiệp tham gia khai thuế điện tử (đạt 99,86%), xử lý hơn 9 triệu hồ sơ khai thuế qua mạng. Giai đoạn 2012–2017, số lượng HĐĐT sử dụng tăng từ 158.141 hóa đơn (năm 2012) lên 601 triệu hóa đơn (năm 2017), đưa tỷ trọng HĐĐT trên tổng số hóa đơn toàn quốc từ 0,003% lên 12,97%. Chương trình thí điểm HĐĐT có mã của cơ quan Thuế ghi nhận số lượng doanh nghiệp tại Hà Nội tăng từ 67 (năm 2015) lên 102 doanh nghiệp (năm 2017); tại TP. Hồ Chí Minh tăng từ 100 lên 116 doanh nghiệp.
- Giới thiệu giải pháp Fast e-Invoice: Chính thức phát hành ngày 15/08/2018. Giải pháp có tính năng tích hợp trực tiếp dữ liệu hai chiều với phần mềm kế toán Fast Accounting, Fast Financial và ERP Fast Business Online; ngoài ra hệ thống vẫn duy trì kết nối mở với các nhà cung cấp giải pháp khác như VNPT, Viettel, Thái Sơn, TS24, M-Invoice nhằm tạo thuận tiện cho khách hàng. Fast e-Invoice cung cấp ứng dụng di động (Mobile App) hỗ trợ tra cứu hóa đơn, theo dõi lịch sử phát hành và tải file gốc định dạng XML hoặc bản thể hiện PDF.
- Quy trình phát hành hóa đơn trên Fast e-Invoice quy định thiết lập các mã chứng từ hạch toán riêng biệt: mã
HDA (Hóa đơn bán hàng), HD1 (Hóa đơn dịch vụ), HD4 (Hóa đơn điều chỉnh giá bán), HD5 (Hóa đơn điều chỉnh thông tin); cài đặt phương thức thanh toán tiền mặt (TM), chuyển khoản (CK) hoặc linh hoạt (TM/CK).
- Phân tích kết quả khảo sát khách hàng qua Google Forms: Một bộ phận doanh nghiệp quy mô nhỏ vẫn chậm chuyển đổi do tâm lý e ngại chi phí phần mềm ban đầu, vướng mắc hạ tầng tin học, hoặc do né tránh việc minh bạch hóa doanh thu bán hàng. Đối với các đơn vị đã chuyển đổi, thị phần nhà cung cấp bị cạnh tranh gay gắt giữa FAST và các đơn vị viễn thông, phần mềm khác (VNPT, Viettel, MISA, BKAV, Softdream). Các yếu tố quyết định lựa chọn nhà cung cấp phụ thuộc vào tính tương thích hệ thống với phần mềm kế toán hiện hữu, mức độ ổn định của máy chủ và chất lượng dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật sau bán hàng.
Chương 4: Một số giải pháp để tăng cường áp dụng hoá đơn điện tử trong doanh nghiệp Việt Nam nói chung, khách hàng FAST nói riêng
Trên cơ sở phân tích thực trạng, chương cuối tổng kết các thuận lợi, khó khăn và xác định nhóm giải pháp cụ thể:
- Nhóm giải pháp đối với Công ty FAST: Tăng cường tính liên thông giữa Fast e-Invoice và các thế hệ phần mềm kế toán cũ chưa nâng cấp; đẩy mạnh năng lực đội ngũ Tele-Marketing và Phòng Triển khai trong việc hướng dẫn thủ tục nộp thông báo phát hành qua mạng cho khách hàng; nâng cấp tính năng trên ứng dụng Mobile App; xây dựng chính sách gói cước linh hoạt phù hợp với năng lực tài chính của nhóm khách hàng doanh nghiệp vừa và nhỏ.
- Nhóm giải pháp đối với doanh nghiệp khách hàng: Rà soát lại hạ tầng thiết bị và hệ thống đường truyền Internet; đào tạo nghiệp vụ quản lý chữ ký số (Token hoặc HSM) cho kế toán viên; nắm vững quy trình xử lý hóa đơn sai sót để tránh rủi ro phạt vi phạm hành chính thuế.
- Kiến nghị với cơ quan Thuế và cơ quan quản lý Nhà nước: Tiếp tục cải cách cổng tiếp nhận dữ liệu điện tử, đơn giản hóa quy trình thẩm định hồ sơ thông báo phát hành, tăng cường công tác thanh tra kiểm tra việc tuân thủ lộ trình chuyển đổi bắt buộc, đồng thời hỗ trợ kỹ thuật kết nối dữ liệu liên ngành (Thuế, Hải quan, Ngân hàng).
Kết quả và đóng góp
Khóa luận đã tổng hợp và đưa ra các số liệu thực tế chứng minh hiệu quả kinh tế - kỹ thuật của việc chuyển đổi sang HĐĐT:
- Dữ liệu tiết kiệm chi phí vận hành tại các tập đoàn lớn: Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN) phát hành trung bình 23,6 triệu hóa đơn/tháng (khoảng 283 triệu hóa đơn/năm); chi phí in hóa đơn giấy là 420 đồng/hóa đơn, trong khi HĐĐT chỉ tốn 292 đồng/hóa đơn (đã bao gồm chi phí lưu trữ, quản lý), giúp tiết kiệm gần 130 đồng/hóa đơn, tương đương hơn 3 tỷ đồng/tháng và khoảng 36 tỷ đồng/năm. Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (VNPT) phát hành 6 triệu hóa đơn/tháng (khoảng 70 triệu hóa đơn/năm), tiết kiệm ngân sách khoảng 8 tỷ đồng/năm. Trên phạm vi toàn quốc với hơn 4 tỷ hóa đơn giấy tiêu thụ mỗi năm, việc thay thế bằng HĐĐT giúp tiết kiệm hàng nghìn tỷ đồng chi phí xã hội.
- Về mặt giải pháp công nghệ: Khóa luận mô tả chi tiết cơ chế đồng bộ hóa giữa ứng dụng tác nghiệp kế toán của FAST với giải pháp Fast e-Invoice, giúp tự động chuyển số liệu vào tờ khai thuế giá trị gia tăng, loại bỏ hoàn toàn việc nhập liệu trùng lặp và hỗ trợ phát hành hóa đơn hàng loạt.
- Đóng góp khoa học của đề tài: Hệ thống hóa một cách có phương pháp các quy định pháp luật chuyên ngành tại thời điểm chuyển giao chính sách (từ Thông tư 32/2011/TT-BTC, Nghị định 119/2018/NĐ-CP đến Thông tư 68/2019/TT-BTC); cung cấp bức tranh thực nghiệm về hành vi lựa chọn giải pháp công nghệ của tệp khách hàng doanh nghiệp thông qua dữ liệu khảo sát thực tế tại một công ty phần mềm kế toán lâu năm tại Việt Nam.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
Khóa luận tồn tại một số giới hạn thực tiễn được ghi nhận từ phạm vi đề tài:
- Giới hạn về mẫu nghiên cứu: Mẫu khảo sát sơ cấp chỉ tiếp cận tệp khách hàng thuộc mạng lưới người dùng của FAST, chưa mở rộng so sánh chéo với các doanh nghiệp hoàn toàn không sử dụng phần mềm quản lý kế toán.
- Giới hạn về phương pháp khảo sát: Phương pháp thu thập dữ liệu bằng biểu mẫu trực tuyến Google Forms có thể dẫn đến hiện tượng thiên lệch tự chọn (self-selection bias) và phụ thuộc vào mức độ sẵn sàng phản hồi của nhân sự kế toán tại các doanh nghiệp.
- Giới hạn về bối cảnh chính sách: Khóa luận được hoàn thiện vào giữa năm 2020, phản ánh giai đoạn áp dụng Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BTC, trước thời điểm các quy định hoàn chỉnh của Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP có hiệu lực thi hành đầy đủ trên quy mô toàn quốc.
- Hướng nghiên cứu tiếp: Cần mở rộng khảo sát trên các nhóm ngành đặc thù (thương mại bán lẻ, logistic, sản xuất xuất khẩu) với quy mô mẫu lớn hơn; đánh giá chuyên sâu mức độ thích ứng công nghệ của doanh nghiệp khi cơ quan Thuế chính thức áp dụng hệ thống quản lý hóa đơn điện tử tập trung trên phạm vi toàn quốc.
Giá trị tham khảo
Tài liệu khóa luận có giá trị tham khảo hữu ích cho các nhóm đối tượng cụ thể:
- Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Quản trị kinh doanh và Hệ thống thông tin kinh tế: Tài liệu cung cấp cơ sở lý luận mạch lạc, nguồn trích dẫn pháp lý chuẩn xác và phương pháp so sánh thực tiễn giữa nghiệp vụ kế toán thủ công và kế toán tự động hóa.
- Kế toán viên và cán bộ quản trị doanh nghiệp: Bảng đối chiếu hóa đơn giấy - HĐĐT, danh mục hồ sơ thông báo phát hành qua mạng (Mẫu 01, Mẫu 02) và quy trình xử lý sai sót hóa đơn sau kê khai là tài liệu tham chiếu nghiệp vụ trực tiếp cho quá trình vận hành doanh nghiệp.
- Đơn vị phát triển và kinh doanh phần mềm quản lý: Báo cáo phản ánh chân thực các rào cản tâm lý của người dùng, tiêu chí chọn nhà cung cấp của doanh nghiệp, giúp các công ty công nghệ hoàn thiện tính năng sản phẩm và chính sách chăm sóc khách hàng.
Câu hỏi thường gặp
Giải pháp hóa đơn điện tử Fast e-Invoice được Công ty FAST ra mắt vào thời gian nào và có khả năng tương thích với những hệ thống nào?
Giải pháp Fast e-Invoice được FAST chính thức giới thiệu ra thị trường vào ngày 15/08/2018. Hệ thống có khả năng kết nối tích hợp dữ liệu trực tiếp với các phần mềm quản trị kế toán của FAST như Fast Accounting, Fast Financial và ERP Fast Business Online; đồng thời cho phép liên kết với các giải pháp HĐĐT của các nhà cung cấp khác trên thị trường như VNPT, Viettel, Thái Sơn, TS24, và M-Invoice.
Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế khác gì so với hóa đơn điện tử không có mã?
HĐĐT có mã của cơ quan Thuế là hóa đơn được cơ quan Thuế cấp mã xác thực trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ truyền gửi cho người mua (bao gồm cả hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền kết nối dữ liệu điện tử). Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn có mã không phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn định kỳ vì dữ liệu đã được giám sát trực tiếp trên hệ thống của cơ quan Thuế. Ngược lại, HĐĐT không có mã là hóa đơn do doanh nghiệp tự gửi cho người mua mà không qua bước cấp mã trước của Thuế, và doanh nghiệp vẫn phải thực hiện nghĩa vụ báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn định kỳ.
Khi phát hiện hóa đơn điện tử đã phát hành và đã kê khai thuế bị sai sót thông tin, quy trình xử lý được thực hiện như thế nào?
Căn cứ Thông tư 32/2011/TT-BTC, khi hóa đơn đã giao, đã cung cấp dịch vụ và hai bên đã kê khai thuế, bên bán và bên mua phải lập một văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ nội dung sai sót. Sau đó, bên bán tiến hành xuất hóa đơn điện tử điều chỉnh (tăng/giảm số lượng, giá bán, tiền thuế). Hóa đơn điều chỉnh phải dẫn chiếu rõ số và ký hiệu của hóa đơn bị điều chỉnh, đồng thời pháp luật quy định hóa đơn điều chỉnh tuyệt đối không được ghi số âm.
Lợi ích định lượng cụ thể của HĐĐT so với hóa đơn giấy được minh họa qua trường hợp của EVN như thế nào?
Tại Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN), trung bình mỗi tháng phát hành 23,6 triệu hóa đơn (khoảng 283 triệu hóa đơn/năm). Chi phí phát hành hóa đơn tự in bằng giấy là 420 đồng/hóa đơn, trong khi chi phí HĐĐT trọn gói chỉ mất 292 đồng/hóa đơn. Việc chuyển đổi giúp EVN giảm chi phí gần 130 đồng trên mỗi hóa đơn, tương ứng tiết kiệm hơn 3 tỷ đồng mỗi tháng và khoảng 36 tỷ đồng mỗi năm.
Bộ hồ sơ chuẩn bị thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng của doanh nghiệp bao gồm các thành phần nào?
Căn cứ Thông tư 32/2011/TT-BTC và tài liệu hướng dẫn của FAST, bộ hồ sơ nộp qua cổng thông tin điện tử bao gồm: Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử (theo Mẫu số 01 Phụ lục), Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (theo Mẫu số 02 Phụ lục), Hóa đơn mẫu có chữ ký số điện tử (định dạng XML/Word do nhà cung cấp phần mềm hỗ trợ thiết kế), cùng chứng thư số (Token USB hoặc HSM) để thực hiện ký số hồ sơ.
Kết luận
Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Bùi Vy Ny đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận, khung pháp lý và quy chuẩn kỹ thuật của hóa đơn điện tử tại Việt Nam trong giai đoạn chuyển đổi chính sách 2018–2020. Thông qua dữ liệu thực tế tại Công ty Cổ phần Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp (FAST) và kết quả khảo sát khách hàng qua Google Forms, đề tài đã làm rõ hiệu quả kinh tế vượt trội của HĐĐT cũng như những rào cản thực tế của các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong quá trình tiếp cận công nghệ. Các giải pháp đề xuất đối với FAST và doanh nghiệp sử dụng mang tính khả thi cao, đóng góp tài liệu tham khảo có giá trị chuyên môn cho công tác nghiên cứu học thuật và thực hành quản trị kế toán.
