chương I này, tôi xin phép được giới thiệu về lý do tôi chọn đề tài quản lý dự án áp dụng cho công ty GATe technology áp dụng cho thực trạng hiện nay. Ngoài ra, tôi cũng giới thiệu mục tiêu hướng tới cho đề tài này và những giới hạn của nó.1 Lý do hình thành đề tài GATe technology là 1 công ty phần mềm tin học, đặc biệt đây là công ty chuyên gia công phần mềm (outsourcing) tại Việt Nam cho các công ty lớn khác ở nước ngoài, chủ yếu tập trung vào thị trường phần mềm dành cho xe hơi tại Pháp. Công ty được thành lập vào năm 2007 và từ năm 2007 đến nay, công ty đã trải qua tất cả 12 dự án lớn nhỏ khác nhau và sự thành công đến với công ty chỉ có 6 dự án trên quan điểm của những nhà quản lý của công ty và chỉ có 4 dự án trên sự hài lòng của khách hàng. Vấn đề được đặt ra là tại sao chỉ có 1/3 số dự án được xác nhận là thành công trên quan điểm của khách hàng? Những vấn đề gì đang tồn đọng trong công ty về việc quản lý các dự án hiện nay? Và phương án để giải quyết các vần đề đó như thế nào? Theo báo cáo cuối năm 2012 của công ty, 8 dự án được khách hàng phản hồi không hài lòng thì có đến 7 dự án bị khách hàng than phiền về cách quản lý dự án của công ty quá cứng nhắc, không linh hoạt trong việc điều chỉnh cũng như khắc phục các vấn đề gặp phải, điều đó dẫn đến than phiền về chất lượng sản phẩm, thời gian giao sản phẩm bị trễ nải và giá sản phẩm không cạnh tranh với các công ty gia công phần mềm khác tại Việt Nam mặc dù đội ngũ nhân viên của công ty có mặt bằng chuyên môn khá tốt so với thị trường chung của ngành công nghệ thông tin.
-2- Vì vậy vấn đề quản lý dự án trở thành điều kiện sống còn cho sự tồn tại và phát triển của công ty. Bởi vì việc quản lý dự án không những ảnh hưởng đến uy tín của công ty với khách hàng mà còn cả uy tín với người lao động trên thị trường tuyển dụng. Với khách hàng, việc áp dụng phương pháp quản lý dự án nào và trình độ chuyên môn quản lý của các trưởng dự án ra sao chính là điểm mấu chốt để khách hàng có được sự tin tưởng mà giao dự án về cho công ty thực hiện. Với người lao động, lực lượng lao động trong ngành công nghệ thông tin không nhiều và các công ty phần mềm tin học tại Việt Nam không nhiều và đa dạng như các ngành nghề khác nên thông tin về phương cách quản lý dự án, phương cách sử dụng lao động, phương cách tuyển dụng lao động của các công ty đều được lan truyền rộng rãi trên thị trường lao động thông qua việc truyền miệng, báo chí, báo mạng và các diễn đàn công nghệ thông tin.
Vì vậy uy tín của công ty cũng ảnh hưởng rất lớn đến việc người lao động có tham gia tuyển dụng và cống hiến cho công ty hay không. Theo thông kê từ diễn đàn tin học http://www.vn, 80% sinh viên mới ra trường có xu hướng về đầu quân cho các công ty tin học lớn như HP, IBM, Intel… nhưng ngược lại có đến 83% lực lượng lao động đã có kinh nghiệm 5 năm trong nghề trở lên lại có xu hướng về đầu quân cho các công ty vừa và nhỏ. Nguyên nhân chính là do sinh viên mới ra trường muốn học hỏi kinh nghiệm và cách quản lý tổ chức từ các công ty lớn đã có thị phần lâu năm trên thị trường còn lực lượng lao động đã có kinh nghiệm thì muốn chứng minh khả năng chuyên môn và quản lý của mình nên các công ty vừa và nhỏ là điểm đến rất thích hợp cho mục tiêu của họ. Đây là 1 lợi thế cho công ty GATe technology trong việc thu hút các lao động có kinh nghiệm nhưng cũng sẽ là 1 thách thức vì nếu công ty không tạo được uy tín về cách quản lý, cách tổ chức của mình thì công ty sẽ nhanh chóng bị từ chối các lời mời dành cho đội ngũ lao động có kinh nghiệm trên thị trường hiện nay.
-3- Ngoài ra, GATe technology là 1 công ty con của 1 công ty nước ngoài nên việc phải giao tiếp, làm việc với các quốc gia khác trong cùng 1 dự án là chuyện đương nhiên phải xảy ra. Và vì thế, việc quản lý dự án như thế nào để có mối liên kết chặt chẽ giữa các quốc gia tham gia song song trong cùng 1 dự án với nhau cũng là điều quyết định đến sự tồn tại và phát triển của công ty. Từ tất cả những điều nêu trên, tôi quyết định lựa chọn việc quản lý dự án công nghệ thông tin trong công ty GATe technology làm đề tài nghiên cứu trong khuôn khổ bài khóa luận này.2 Mục tiêu đề tài - Hạn chế được chi phí chi trả cho lao động, giảm được sức ảnh hưởng về mặt kinh tế lên công ty. Phương pháp thực hiện là cân bằng lại nguồn lực nhân sự giữa các dự án với nhau, giữa các giai đoạn của 1 dự án với nhau, tăng cường việc tuyển dụng trong nội bộ công ty trước khi thực hiện việc tuyển dụng từ thị trường bên ngoài.
- Khắc phục việc mất cân bằng tiến độ dự án giữa nhiều quốc gia tham gia song song để hạn chế vấn đề chênh lệch thời gian giữa các quốc gia, sự chậm trễ trong việc nắm bắt thông tin cần thiết giữa các nhóm với nhau và sự trễ nãi của 1 vài công đoạn của dự án ảnh hưởng đến thời gian của các công đoạn phía sau nói riêng và của cả dự án nói chung. - Khắc phục vấn đề sử dụng nhân viên cho đúng người đúng chỗ đúng chuyên môn nhằm tăng cường chất lượng công việc trong dự án cũng như gia tăng sự hài lòng của nhân viên vì được sử dụng 1 cách hiệu quả nhất.3 Phạm vi thực hiện: Bài viết này được giới hạn cho tình trạng quản lý dự án hiện nay của công ty GATe technology (từ năm 2007 đến 2013). Công ty quản lý dự án theo mô hình chữ V (V- model) – yêu cầu về nguồn nhân lực vào thời gian đầu dự án là lớn nhất, giảm dần theo từng giai đoạn về sau của dự án và yêu cầu này vào cuối dự án là thấp nhất. Bên cạnh đó, đây là 1 công ty có nhiều quốc gia tham gia vào cùng 1 dự án – dẫn đến chênh lệch về múi giờ, sự khác biệt ngôn ngữ, văn hóa của từng quốc gia… Vì vậy bài viết này không thể áp dụng cho tất cả các công ty tin học đang tồn tại trên lãnh thổ Việt Nam cũng như có thể sẽ không thể áp dụng cho công ty GATe technology vào 1 thời điểm khác trong tương lai.
-5- CHƯƠNG II. CƠ SỞ LÝ THUYẾT Trong khuôn khổ của chương II, tôi xin phép được giới thiệu khái niệm về quản lý dự án, 1 vài mô hình phổ biến, mô hình quản lý dự án đang được công ty áp dụng – mô hình chữ V và mô hình đề nghị thay đổi – mô hình Scrum. Lý thuyết về quản lý dự án được trích từ tài liệu “Cao Hào Thi, Nguyễn Thúy Quỳnh Loan (2004), Quản lý dự án, NXB Đại học Quốc gia Tp. HCM – 2004” Lý thuyết về mô hình quản lý dự án dạng chữ V được trích từ tài liệu “Kevin Forsberg and Harold Mooz (1991), The Relationship of System Engineering to the Project Cycle, Proceedings of the First Annual Symposium of National Council on System Engineering – 1991” Lý thuyết về mô hình quản lý dự án dạng Scrum được trích từ 2 nguồn tài liệu “Schwaber, Ken and Beedle, Mike (2002), Agile software development with Scrum, Prentice Hall – 2002” và “Schwaber, Ken (February 1, 2004), Agile Project Management with Scrum, Microsoft Press – 2004 (ISBN 978-0-7356-1993-7)” 2.1 Định nghĩa: Dự án là một quá trình gồm các công tác, nhiệm vụ có liên quan với nhau, được thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra trong điều kiện ràng buộc về thời gian, nguồn lực và ngân sách.1 – Đặc điểm của dự án Quản lý dự án là một quá trình Hoạch định - Tổchức - Lãnh đạo - Kiểm soát các công việc và nguồn lực để hoàn thành mục tiêu đã định.
Chúng ta cần quản lý 1 dự án để nhấn mạnh đến trách nhiệm và quyền hạn của mỗi cá nhân hay nhóm. Các quy luật của dự án: - Không có một dự án nào hoàn thành đúng thời hạn, trong ngân sách cho phép, hoặc cùng một đội ngũ nhân viên từ khi dự án được bắt đầu. Dự án của bạn cũng không phải là dự án đầu tiên xảy ra nhưvậy. - Nhiều dự án được tiến triển rất nhanh chóng cho tới khi chúng hoàn thành 90%, sau đó chúng được duy trì mãi ở mức 90%.
- Một thuận lợi của những dự án có mục tiêu mơ hồ là làm cho bạn có thể tránh được những lúng túng khi ước tính những chi phí tương ứng. - Khi mọi thứ trở lên tốt đẹp, thì chắc chắn có một cái gì đó đang trục trặc. Khi mọi việc tưởng như đã tồi tệ nhất, thì nó còn có thể tồi tệ hơn nữa. Khi mọi việc có vẻ có chiều hướng tốt lên, thì có nghĩa bạn đang bỏ qua một cái gì đó.
-7- - Nếu nội dung của dự án được phép thay đổi một cách tự do, thì mức độ thay đổi sẽ vượt qua tốc độ tiến triển của dự án. - Không có một hệ thống nào hoàn toàn không có sai sót. Việc cố gắng gỡ rối cho một hệ thống có thể dẫn tới những lỗi khó tìm thấy hơn. - Dự án được hoạch định không cẩn thận sẽ tốn gấp 3 lần thời gian để hoàn thành nó.
Dự án được lập kế hoạch cần thận sẽ chỉ kéo dài thời gian gấp đôi mà thôi. - Tổ dự án thường rất ghét việc báo cáo tiến độ bởi vì tiến độ thực hiện của họ thường không đúng với kế hoạch. Tiêu chuẩn đánh giá việc quản lý dự án thành công: Hình 2.2 – Tiêu chuẩn đánh giá việc quản lý dự án thành công Mức độ quan trọng tương đối giữa các mục tiêu của dự án – gồm 3 mục tiêu chính là chất lượng, thời gian và chi phí: -8- Hình 2.3 – Các mục tiêu của dự án Những trở ngại trong việc quản lý dự án chính là độ phức tạp của dự án, yêu cầu đặc biệt của khác hàng, cấu trúc lại tổ chức, rủi ro trong dự án, thay đổi công nghệ, kế hoạch và giá cả cố định. Các chức năng chính của quản lý dự án: Hình 2.