CHƯƠNG 1. MÔ TẢ BÀI TOÁN 1. Bài toán Công ty cổ phần Mobile World là một tập đoàn bán lẻ điện thoại di động tại Việt Nam. Từ trước tới nay Mobile World chỉ là chuỗi cửa hàng bán điện thoại nhỏ lẻ với một vài chi nhánh nhỏ nên việc quản lý các công việc của cửa hàng đều dựa trên phần mềm Excel và các tập hồ sơ giấy tờ.
Nhưng hiện nay chuỗi cửa hàng đã mở thêm nhiều chi nhánh mới phủ sóng khắp cả nước nên lượng công việc cần quản lý cũng nhiều hơn trước, với cách quản lý cũ thì không thể nào đáp ứng được lượng công việc khổng lồ ấy. Để nâng cao hiệu quả trong công việc quản lý bán hàng, công ty cần xây dựng và phát triển một phần mềm quản công việc bán hàng cho các cửa hàng của mình, đáp ứng được các nhu cầu quản lý cần thiết. Khảo sát nghiệp vụ Bài toán bán điện thoại được khảo sát tại công ty Mobile World có các nghiệp vụ như sau. Người dùng Hiện tại công ty Mobile World có chuỗi hệ thống gồm 1234 cửa hàng bán điện thoại.
Mỗi cửa hàng như vậy gồm 03 người quản lý và 20 nhân viên. Mỗi người được quản lý với các thông tin bao gồm: Họ và tên, năm sinh, số giấy tờ tùy thân, địa chỉ, điện thoại và email. Người quản lý và nhân viên làm việc trong công ty có thể được nghỉ phép, nghỉ việc hoặc tuyển dụng thêm nhân viên, thay thế quản lý do đó mà số lượng nhân viên, quản lý có thể thay đổi theo hằng tháng. Chức năng Chức năng của người quản lý là điều hành chung các hoạt động của công ty, quản lý nhân viên, quản lý nhập hàng và số hàng tồn kho.
Chức năng của nhân viên bao gồm: Quản lý nhập hàng, quản lý bán hàng, quản lý hàng tồn kho và thống kê doanh thu báo với người quản lý. 4 Downloaded by ANH BACH (bachvan15@gmail. Quản lý nhân viên Các cửa hàng mở cửa từ 7h sáng đến 21h tối và quản lý nhân viên theo 3 ca làm việc, mỗi ca 4 tiếng làm việc gồm: Ca sáng từ 7h đến 11h, ca chiều từ 13h đến 17h và ca tối từ 17h đến 21h. Tại mỗi ca làm việc, nhân viên sẽ thực hiện các nhiệm vụ chính bao gồm: Quản lý nhập hàng, quản lý bán hàng và quản lý kho hàng.
Khi nhân viên thực hiện một công việc nào đó, họ phải ghi nhật ký, ghi họ và tên và ký tên vào sổ công việc được giao. Ví dụ khi một nhân viên tư vấn sản phẩm cho khách hàng thì cần phải nắm các thông tin sản phẩm để có thể tư vấn được cho khách hàng một cách chi tiết nhất. Khi khách hàng mua sản phẩm thì nhân viên cần ghi lại chi tiết đơn hàng vào một file Excel để quản lý bao gồm thông tin của khách hàng, thông tin sản phẩm bán được và sau đó xuất hóa đơn mua hàng cho khách hàng. Quản lý nhập hàng Khi sản phẩm tồn kho của cửa hàng dưới mức cần phải nhập thêm hàng, nhân viên của cửa hàng sẽ liên lạc với một trong các nhà cung cấp hàng để nhập thêm số lượng sản phẩm.
Khi một nhà cung cấp nhập sản phẩm cho cửa hàng, quy trình để nhập sách gồm các bước sau: 1. Nhà cung cấp phải cung cấp các thông tin cho nhân viên trong ca làm việc của cửa hàng để nhân viên lưu trữ trong file Excel cho mục đích liên lạc khi cần nhập thêm hàng và phản hồi các ý kiến về sản phẩm nhập đã nhập nếu cần. Các thông tin của nhà cung cấp được lưu trữ bao gồm: Tên công ty, họ tên người đại diện, địa chỉ công ty, điện thoại liên lạc, địa chỉ email liên lạc và các ghi chú thêm nếu có. Nhà cung cấp phải cung cấp cho nhân viên của cửa hàng một hóa đơn nhập hàng.
Dựa trên thông tin hóa đơn nhập hàng, nhân viên của công ty sẽ lưu trữ các thông tin của các được nhập vào kho vào một file Excel để lưu danh sách các sản phẩm đang có, bao gồm: Tên mặt hàng, loại mặt hàng, tên hãng sản xuất, năm sản xuất, họ tên nhân viên nhận hàng, ngày nhập hàng, số lượng sản phẩm đã nhập, giá sản phẩm khi nhập hàng và các ghi chú thêm nếu có. 5 Downloaded by ANH BACH (bachvan15@gmail. Người quản lý có thể yêu cầu nhân viên thống kê về số lượng hàng hóa còn trong kho, số lượng sản phẩm đã bán được, những sản phẩm bán chạy nhất, những sản phẩm, những hãng điện thoại không được khách hàng ưa chuộng để từ đó đưa ra các chính sách nhập hàng phù hợp nhằm đạt được lợi nhuận tối đa cho công ty. Quản lý bán hàng Khi một khách hàng đến cửa hàng đề mua hàng, khách hàng cần thực hiện các bước như sau: 1.
Tìm kiếm và chọn các sản phẩm muốn mua mà công ty đang kinh doanh 2. Khách hàng đến quầy giao dịch cung cấp các thông tin cá nhân cho nhân viên ghi vào sổ. Thông tin của khách cần cung cấp bao gồm: Họ và tên, năm sinh, số giấy tờ tùy thân (nếu có), địa chỉ, điện thoại và email của khách hàng (nếu có). Nhân viên ghi lại thông tin bán hàng hàng vào một tệp Excel lưu trữ danh sách các hóa đơn bán hàng, sau đó đưa hóa đơn bán hàng cho khách hàng thanh toán, thông tin hóa đơn bao gồm: Thông tin khách hàng, thông tin các sản phẩm khách mua, số lượng sản phẩm, giá sản phẩm, khuyến mãi, tổng giá phải trả.
Khách hàng thanh toán thành công lấy hóa đơn, nhân viên bàn giao sản phẩm và ra về. Quản lý tồn kho Điện thoại là mặt hàng có giá trị tương đối lớn, do đó bất kỳ sai sót nào trong quá trình quản lý sản phẩm đều có thể gây ra thiệt hại không hề nhỏ tới cửa hàng. Phần mềm bán hàng điện thoại tại Công ty cổ phần Mobile World ra đời giúp bạn quản lý chính xác tới từng sản phẩm, cho phép quản lý chi tiết từng nghiệp bán hàng, nhập hàng, kiểm kho một cách đơn giản, hiệu quả, trực quan. Toàn bộ số liệu xuất nhập tồn được thống kê, tổng hợp một cách liên tục và đồng bộ, vì vậy có thể kiểm tra số lượng sản phẩm thực tế so với số lượng tồn kho tại bất kỳ thời điểm nào.
6 Downloaded by ANH BACH (bachvan15@gmail. Quản lý bảo hành điện thoại Đặc thù của các cửa hàng điện thoại là quá trình chăm sóc sau bán hàng, với các hoạt động bảo hành, sửa chữa… Việc theo dõi từng sản phẩm theo chuỗi từ bán hàng – đổi trả - bảo hành – sửa chữa sẽ giúp cho hoạt động cửa hàng hệ thống hơn, đồng thời khách hàng sẽ cảm thấy hài lòng hơn với chất lượng dịch vụ, tiếp tục tìm đến và giới thiệu bạn bè cho những lần mua hàng tiếp theo. Quy trình thực hiện bảo hành gồm các bước sau: 1. Khách hàng cung cấp thông tin của bản thân.
Thông tin phải trùng khớp với thông tin đã từng mua hàng đề nhân viên có thể đối chiếu thông tin xem có trùng khớp với thông tin khách hàng từng mua hàng tại cửa hàng hay không. Nhân viên tiếp nhận sẽ ghi lại thông tin bảo hành vào file Excel ghi chép các nhật ký bảo hành. Thông tin bảo hành bao gồm: Thông tin khách hàng, thông tin sản phẩm bảo hàng, ngày bảo hành, lý do bảo hành, phí bảo hành, trạng thái bảo hành, ghi chú thêm(nếu có). Các yêu cầu của hệ thống - Hệ thống phần mềm xây dựng phải đáp ứng được các quy trình quản lý việc bán hàng, nhập hàng, hồ sơ khách hàng, nhà cung cấp, hồ sơ nhân viên, các quy trình bảo hành, thống kê, các nhật ký về mọi hoạt động của phần mềm.
Các yêu cầu khác của hệ thống - Yêu cầu về cấu hình máy tính tối thiểu đề phần mềm hoạt động ổn định: CPU: Intel Pentium 4 2.8ghz hoặc tương đương là tối thiểu (đề nghị Intel Pentium D hoặc hơn). RAM: 512MB DDRAM II tối thiểu (đề nghị trên 1GB ). ROM: 200MB đĩa trống hoặc nhiều hơn. Hệ điều hành: Windows XP 7 Downloaded by ANH BACH (bachvan15@gmail.
Kế hoạch thực hiện STT Nội dung Thời gian Người thực hiện Hồ Anh Hòa 1 Mô tả bài toán 2 tuần Nguyễn Hữu Nhật Nguyễn Đình Nghĩa Nguyễn Hữu Nhật 2 Phân tích và thiết kế hệ thống 2 tuần Hồ Anh Hòa Hồ Anh Hòa 3 Thiết kế giao diện 2 tuần Nguyễn Hữu Nhật Nguyễn Đình Nghĩa Nguyễn Hữu Nhật 4 Thiết kế thuật toán 2 tuần Hồ Anh Hòa Hồ Anh Hòa 5 Lập trình xử lý phần mềm 2 tuần Nguyễn Hữu Nhật 8 Downloaded by ANH BACH (bachvan15@gmail.com) lOMoARcPSD|39150642 CHƯƠNG 2. PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG 2. Tổng quan về các chức năng của hệ thống Sơ đồ chức năng của hệ thống được mô tả như Hình 2. Hệ thống có 3 đối tượng sử dụng bao gồm: Nhân viên bán hàng, quản lý và khác hàng mua sản phẩm.
Nhân viên làm việc tại cửa hàng, nhà cung cấp sẽ cung cấp sản thêm sản phẩm khi có yêu cầu từ cửa hàng. Quản lý người dùng Cập nhật dữ liệu Thống kê dữ liệu Quản lý Tìm kiếm sản phẩm Nhân viên Quản lý xuất – nhập hàng Khách hàng Hình 2. Chức năng của hệ thống 2. Chức năng quản lý sản phẩm Để sử dụng các chức năng quản lý sản phẩm, nhân viên phải đăng nhập vào hệ thống dựa trên tài khoản và mật khẩu đăng nhập được quản lý cấp trước.
Nhập thêm sản phẩm Mục đích Nhập thêm thông tin điện thoại mới. Nhân viên vào danh mục quản lý sản phẩm, chọn chức năng Các bước thêm mới sản phẩm. Nhân viên nhập các thông tin của sản phẩm mới vào form. Hệ thống kiểm tra thông tin và thêm sản phẩm vào hệ thống.
9 Downloaded by ANH BACH (bachvan15@gmail.com) lOMoARcPSD|39150642 Tham chiếu Mục 2.1 – mô tả chi tiết chức năng sửa nhà cung cấp. Sửa thông tin sản phẩm Mục đích Sửa thông tin của các sản phẩm có trong hệ thống. Nhân viên vào danh mục quản lý sản phẩm chọn chức năng sửa sản phẩm. Nhân viên tìm kiếm thông tin sản phẩm cần sửa, hệ thống hiển Các bước thị thông tin sản phẩm.
Nhân viên chỉnh sửa thông thông tin tại form và ghi lại dữ liệu. Hệ thống kiểm tra thông tin và cập nhật lại thông tin sản phẩm vào hệ thống. Tham chiếu Mục 2.2 – mô tả chi tiết chức năng sửa thông tin sản phẩm. Xóa sản phẩm Mục đích Xóa thông tin sản phẩm mà cửa hàng không còn kinh doanh.
Nhân viên vào danh mục quản lý sản phẩm, chọn chức năng xóa sản phẩm. Nhân viên tìm kiếm thông tin sản phẩm cần xóa, hệ thống hiển thực hiện thị danh sách các sản phẩm vừa tìm.