Lời Cảm Ơn và Ứng Dụng Công Nghệ Thông Tin Trong Quản Lý Nhân Sự

Luận văn phân tích thực trạng quản lý nhân sự tại CTCP Tổ hợp Truyền thông Liên kết Việt, cung cấp cái nhìn sâu sắc và giải pháp cải thiện.

• Tác giả: Nguyễn Thị Oanh
• Người hướng dẫn: Th. Nghiêm Thị Lịch
• Trường học: Đại học Thương Mại
• Chuyên ngành: Quản lý nhân sự
• Đề tài: Ứng Dụng Công Nghệ Thông Tin Trong Quản Lý Nhân Sự
• Loại tài liệu: khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2017
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI CẢM ƠN
• 1. PHẦN 1: MỞ ĐẦU
• 1.1. Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu
• 1.2. Tổng quan về vấn đề nghiên cứu
• 1.2.1. Tình hình nghiên cứu ngoài nước
• 1.2.2. Tình hình nghiên cứu trong nước
• 1.3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
• 1.4. Đới tượng và phạm vi nghiên cứu
• 1.5. Phương pháp nghiên cứu
• 1.6. Kết cấu của khóa luận
• 1.6.1. Phần 1: Mở đầu
• 1.6.2. Phần 2: Nội dung khóa luận
• 1.6.2.1. Chương 1: Tổng quan về PTTK hệ thống quản lý nhân sự
• 1.6.2.2. Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng quản lý nhân sự của CTCP tổ hợp truyền thông Liên Kết Việt
• 1.6.2.3. Chương 3: Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự của CTCP tổ hợp truyền thông Liên Kết Việt
• 2. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ PTTK HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ
• 2.1. Một số khái niệm cơ bản
• 2.2. Tổng quan về quản lý nhân sự
• 2.3. Tổng quan về phân tích thiết kế
• 2.4. Quy trình phân tích, thiết kế HTTT
• 2.5. Các phương pháp phân tích, thiết kế HTTT
• 3. CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ CỦA CTCP TỔ HỢP TRUYỀN THÔNG LIÊN KẾT VIỆT
• 3.1. Tổng quan về công ty
• 3.2. Phân tích thực trạng HTTT quản lý nhân sự của CTCP tổ hợp truyền thông Liên Kết Việt
• 3.3. Thực trạng ứng dụng HTTT quản lý nhân sự của CTCP tổ hợp truyền thông Liên Kết Việt
• 3.4. Đánh giá thực trạng HTTT quản lý nhân sự tại CTCP tổ hợp truyền thông Liên Kết Việt
• 4. CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHO CTCP TỔ HỢP TRUYỀN THÔNG LIÊN KẾT VIỆT
• 4.1. Mô tả bài toán quản lý nhân sự cho CTCP truyền thông Liên Kết Việt
• 4.2. Phân tích yêu cầu chức năng hệ thống
• 4.3. Các yêu cầu của hệ thống
• 4.4. Phân tích hệ thống
• 4.4.1. Biểu đồ trạng thái
• 4.4.2. Biểu đồ hoạt động
• 4.4.3. Biểu đồ thành phần
• 4.5. Thiết kế hệ thống
• 4.6. Một số đề xuất và kiến nghị
• 4.6.1. Đánh giá khả năng ứng dụng của hệ thống
• 4.6.2. Đề xuất hướng phát triển
• DANH MỤC BẢNG
• DANH MỤC HÌNH
• DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
• DANH MỤC VIẾT TẮT TIẾNG VIỆT
• DANH MỤC VIẾT TẮT TIẾNG ANH
• DANH MỤC THAM KHẢO
• PHỤ LỤC

Tóm tắt

I. Tổng Quan Về Ứng Dụng Công Nghệ Thông Tin Trong Quản Lý Nhân Sự

Trong thời đại công nghệ thông tin (CNTT) phát triển mạnh mẽ, việc ứng dụng các phần mềm quản lý nhân sự đã trở thành một xu thế tất yếu. Công nghệ thông tin không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao hiệu quả trong việc quản lý nhân sự. Các hệ thống thông tin hiện đại cho phép doanh nghiệp theo dõi và phân tích dữ liệu nhân sự một cách nhanh chóng và chính xác, từ đó đưa ra quyết định kịp thời và hiệu quả.

1.1. Khái Niệm Về Quản Lý Nhân Sự Trong Thời Đại Mới

Quản lý nhân sự là quá trình khai thác và sử dụng nguồn nhân lực một cách hiệu quả. Trong bối cảnh hiện nay, việc áp dụng hệ thống thông tin quản lý nhân sự giúp tối ưu hóa quy trình tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên.

1.2. Lợi Ích Của Việc Ứng Dụng Công Nghệ Thông Tin

Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự mang lại nhiều lợi ích như giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và chi phí. Hệ thống tự động hóa giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên.

II. Những Thách Thức Trong Quản Lý Nhân Sự Hiện Nay

Mặc dù có nhiều lợi ích, nhưng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự cũng gặp phải không ít thách thức. Các doanh nghiệp cần phải đối mặt với vấn đề bảo mật thông tin, sự thay đổi trong thói quen làm việc của nhân viên và chi phí đầu tư ban đầu cho công nghệ.

2.1. Vấn Đề Bảo Mật Thông Tin Nhân Sự

Bảo mật thông tin là một trong những thách thức lớn nhất khi triển khai hệ thống thông tin nhân sự. Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng dữ liệu nhạy cảm của nhân viên được bảo vệ an toàn trước các mối đe dọa từ bên ngoài.

2.2. Chi Phí Đầu Tư Và Đào Tạo Nhân Viên

Chi phí đầu tư cho phần mềm quản lý nhân sự có thể là một rào cản lớn đối với nhiều doanh nghiệp. Ngoài ra, việc đào tạo nhân viên sử dụng công nghệ mới cũng cần được chú trọng để đảm bảo hiệu quả.

III. Phương Pháp Ứng Dụng Công Nghệ Thông Tin Trong Quản Lý Nhân Sự

Để tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự, doanh nghiệp cần áp dụng các phương pháp hiện đại trong việc triển khai hệ thống thông tin. Việc lựa chọn phần mềm phù hợp và đào tạo nhân viên là rất quan trọng.

3.1. Lựa Chọn Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự Phù Hợp

Doanh nghiệp cần xem xét các yếu tố như tính năng, khả năng mở rộng và chi phí khi lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự. Một phần mềm tốt sẽ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả.

3.2. Đào Tạo Nhân Viên Sử Dụng Công Nghệ Mới

Đào tạo nhân viên là bước quan trọng để đảm bảo rằng họ có thể sử dụng hệ thống thông tin một cách hiệu quả. Các khóa đào tạo cần được tổ chức thường xuyên để cập nhật kiến thức mới.

IV. Ứng Dụng Thực Tiễn Của Công Nghệ Thông Tin Trong Quản Lý Nhân Sự

Nhiều doanh nghiệp đã áp dụng thành công công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự, mang lại hiệu quả rõ rệt. Các hệ thống này không chỉ giúp quản lý thông tin nhân viên mà còn hỗ trợ trong việc phân tích dữ liệu để đưa ra quyết định chiến lược.

4.1. Ví Dụ Thành Công Từ Doanh Nghiệp

Nhiều công ty lớn đã áp dụng hệ thống thông tin quản lý nhân sự và đạt được những kết quả ấn tượng. Họ đã cải thiện quy trình tuyển dụng và giảm thiểu thời gian xử lý hồ sơ.

4.2. Kết Quả Nghiên Cứu Về Hiệu Quả Ứng Dụng

Các nghiên cứu cho thấy rằng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự giúp tăng năng suất làm việc và cải thiện sự hài lòng của nhân viên.

V. Kết Luận Về Tương Lai Của Công Nghệ Thông Tin Trong Quản Lý Nhân Sự

Tương lai của công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự hứa hẹn sẽ còn phát triển mạnh mẽ hơn nữa. Các công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo và phân tích dữ liệu sẽ tiếp tục cải thiện quy trình quản lý nhân sự.

5.1. Xu Hướng Công Nghệ Mới Trong Quản Lý Nhân Sự

Các xu hướng như HR Tech và tự động hóa quy trình sẽ trở thành tiêu chuẩn trong quản lý nhân sự. Doanh nghiệp cần nhanh chóng thích nghi với những thay đổi này.

5.2. Tầm Quan Trọng Của Đổi Mới Trong Quản Lý Nhân Sự

Đổi mới công nghệ sẽ giúp doanh nghiệp duy trì tính cạnh tranh và nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự. Việc đầu tư vào công nghệ là cần thiết để phát triển bền vững.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong môi trường kinh tế thị trường và bối cảnh bùng nổ công nghệ thông tin, việc quản trị nguồn lực thông tin và nguồn nhân lực đóng vai trò quyết định đến năng lực cạnh tranh và hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Để tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu suất làm việc, việc áp dụng tin học hóa vào quy trình tác nghiệp và quản lý nhân sự là nhu cầu tất yếu của các tổ chức kinh tế.

Đề tài được xây dựng từ thực tiễn hoạt động tại Công ty Cổ phần (CTCP) Tổ hợp truyền thông Liên Kết Việt. Được thành lập từ năm 2012 với quy mô ban đầu chỉ gồm 4 nhân sự, doanh nghiệp đã từng bước mở rộng ngành nghề kinh doanh trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ quảng cáo sự kiện truyền thông trên website (https://sukienhay.com), dịch vụ marketing trực tuyến và thiết kế website. Cùng với sự phát triển này, quy mô nhân sự của công ty đã tăng lên 25 nhân viên chính thức. Sự gia tăng về số lượng lao động kéo theo sự phức tạp trong công tác theo dõi thông tin, đánh giá năng lực, chấm công và tính lương. Tuy nhiên, toàn bộ công tác quản lý nhân sự tại công ty vẫn được thực hiện theo phương thức thủ công, phân tán trên sổ sách và các phần mềm văn phòng cơ bản (Microsoft Excel, Word), dẫn đến tình trạng sai sót số liệu, tốn kém thời gian tra cứu và không đáp ứng kịp thời các yêu cầu báo cáo đột xuất của ban giám đốc.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của khóa luận bao gồm:

1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận về phân tích, thiết kế hệ thống thông tin trong doanh nghiệp, bao gồm các khái niệm, quy trình và phương pháp phân tích thiết kế hệ thống.
2. Hệ thống hóa kiến thức về hệ thống thông tin quản lý nhân sự nói chung và đặc thù nghiệp vụ nhân sự tại CTCP Tổ hợp truyền thông Liên Kết Việt.
3. Nghiên cứu thực trạng, chỉ ra những bất cập, tồn tại trong quy trình quản lý nhân sự hiện thời của công ty; từ đó đề xuất giải pháp và tiến hành phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự đáp ứng yêu cầu thực tế.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Cơ sở lý luận về phân tích thiết kế hệ thống hướng đối tượng và quy trình nghiệp vụ quản lý nhân sự tại CTCP Tổ hợp truyền thông Liên Kết Việt; các công cụ mô hình hóa gồm UML 2.0 và phần mềm Rational Rose 7.
• Phạm vi không gian: Về mặt lý luận, nghiên cứu tài liệu và các công trình khoa học liên quan đến hệ thống thông tin quản lý; về mặt thực tiễn, nghiên cứu toàn bộ hoạt động quản lý nhân sự tại trụ sở CTCP Tổ hợp truyền thông Liên Kết Việt (Thanh Xuân, Hà Nội).
• Phạm vi thời gian: Thu thập và đánh giá các dữ liệu, tài liệu thực trạng của công ty trong giai đoạn năm 2014–2015.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận dựa trên nền tảng lý thuyết về hệ thống thông tin quản lý (Management Information System - MIS) và phương pháp luận phân tích thiết kế hệ thống hướng đối tượng (Object-Oriented Analysis and Design).

Khung lý thuyết và mô hình sử dụng

• Khái niệm cốt lõi: Nhân lực (bao gồm thể lực và trí lực); Quản lý nhân sự (hoạch định, tổ chức, chỉ huy, kiểm soát việc thu hút, sử dụng và phát triển lao động); Hệ thống thông tin (tập hợp gồm 5 thành phần: phần cứng, phần mềm, dữ liệu, mạng và con người); Hệ thống thông tin quản lý (thực hiện nhiệm vụ đối nội và đối ngoại trợ giúp quản lý tác nghiệp, lập kế hoạch, kiểm soát và ra quyết định).
• Các hình thức tổ chức quản lý nhân sự: Lấy cá nhân làm trung tâm - tập trung ảnh hưởng; Lấy cá nhân làm trung tâm theo hướng quản lý tập thể; Tập thể lãnh đạo kiểu cũ.
• Quy trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin: Trải qua 4 giai đoạn chính gồm (1) Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án, (2) Phân tích hệ thống (phân tích xử lý và dữ liệu), (3) Thiết kế hệ thống (tổng thể, giao diện, cơ sở dữ liệu, kiểm soát, phần mềm), và (4) Cài đặt hệ thống (chuyển đổi dữ liệu, huấn luyện, biên soạn tài liệu).
• Phương pháp tiếp cận: Sử dụng phương pháp phân tích thiết kế hướng đối tượng với 4 đặc trưng cơ bản: tính trừu tượng hóa cao, tính bao gói thông tin, tính mô-đun hóa và tính kế thừa. Hệ thống được mô hình hóa bằng ngôn ngữ UML (Unified Modeling Language) qua các loại biểu đồ: Ca sử dụng (Use Case), Lớp (Class), Trạng thái (Statechart), Trình tự (Sequence), Hoạt động (Activity), Thành phần (Component) và Triển khai (Deployment).

Tiêu chí so sánh	Phương pháp hướng chức năng	Phương pháp hướng đối tượng
Trọng tâm	Tập trung vào công việc cần thực hiện (hàm/thao tác)	Đặt trọng tâm vào đối tượng và cấu trúc dữ liệu
Cấu trúc phân rã	Chương trình lớn chia thành các chương trình con	Chương trình chia thành các đối tượng độc lập
Cơ chế giao tiếp	Truyền thông tin qua tham số giữa các hàm	Các đối tượng tương tác qua thông điệp và phương thức
Bảo vệ dữ liệu	Dữ liệu chuyển động tự do giữa các hàm	Đóng gói dữ liệu, chỉ truy cập qua phương thức nội tại
Hướng tiếp cận	Thiết kế từ trên xuống dưới (Top-down)	Thiết kế từ dưới lên trên (Bottom-up)

Tổng quan tài liệu nghiên cứu liên quan

Tác giả đã tổng hợp và đánh giá ưu, nhược điểm của các công trình nghiên cứu đi trước:

Tác giả / Công trình	Nguồn / Năm	Ưu điểm ghi nhận	Nhược điểm / Hạn chế
Lei Xiong	Atlantis Press, 2015	Phân tích yêu cầu, tính khả thi và thiết kế module tiền lương rõ ràng.	Một số chức năng bị gộp file, hiệu suất truy vấn SQL chưa tối ưu.
School of Computer Science, Wuyi University	IJMU, 2015	Đề xuất hệ thống quản lý lương 3 cấp bậc hiệu quả, tối ưu hóa cơ sở dữ liệu.	Chưa giải quyết triệt để sự thay đổi trong tư duy quản trị ngoài kỹ thuật.
Vương Thị Thảo	ĐH Thương Mại, 2016	Cơ sở lý luận chặt chẽ, phân tích hướng đối tượng bài bản cho công ty in SIC.	Chưa đánh giá sâu thực trạng HTTT và thiếu tổng quan lý thuyết HTTT.
Hoàng Sơn	ĐH TN&MT, 2015	Đánh giá được thực trạng tại tòa soạn báo Vĩnh Phúc, nêu đủ chức năng cơ bản.	Chưa mô tả rõ quy trình nghiệp vụ; giao diện đề xuất còn sơ sài, tính ứng dụng thấp.

Phương pháp thu thập và xử lý dữ liệu

• Phương pháp thu thập tài liệu:
  • Điều tra bằng bảng hỏi trắc nghiệm: Sử dụng mẫu phiếu điều tra khảo sát các yêu cầu nghiệp vụ tại công ty.
  • Phỏng vấn trực tiếp: Phỏng vấn trực tiếp nhân viên và người phụ trách quản lý để thu thập thông tin về luồng xử lý hồ sơ, chấm công, tiền lương.
  • Quan sát trực tiếp: Quan sát môi trường làm việc, cơ sở hạ tầng mạng, thiết bị máy tính và thao tác xử lý nghiệp vụ thực tế.
  • Thu thập tài liệu thứ cấp: Nghiên cứu giáo trình, sách chuyên khảo, tài liệu nội bộ về cơ cấu tổ chức và tài chính của doanh nghiệp.
• Phương pháp phân tích, xử lý: Phương pháp so sánh - đối chiếu giữa lý luận và thực trạng; phương pháp phân tích và tổng hợp lý thuyết để xây dựng mô hình hệ thống logic và vật lý.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Tổng quan về PTTK hệ thống quản lý nhân sự

Chương 1 tập trung hệ thống hóa toàn bộ lý luận nền tảng về công tác quản trị nhân lực và hệ thống thông tin quản lý. Tác giả phân tích vị trí của hệ thống thông tin quản lý nhân sự trong mối tương quan với các phân hệ khác như hệ thống thông tin kế toán (AIS), hệ thống bán hàng - marketing, hệ thống sản xuất và hệ thống tài chính. Nội dung chương trình bày chi tiết quy trình 4 giai đoạn phát triển phần mềm, làm rõ các ưu thế của phương pháp tiếp cận hướng đối tượng so với phương pháp hướng cấu trúc truyền thống. Đồng thời, chương này giới thiệu đầy đủ chuẩn ký hiệu của ngôn ngữ UML và chức năng của phần mềm Rational Rose 7 trong việc tạo lập các biểu đồ mô hình hóa, cùng môi trường Visual Basic hỗ trợ thiết kế giao diện ứng dụng.

Chương 2: Phân tích, đánh giá thực trạng quản lý nhân sự của CTCP tổ hợp truyền thông Liên Kết Việt

Chương 2 mô tả chi tiết tổ chức và thực trạng quản lý tại doanh nghiệp khảo sát. CTCP Tổ hợp truyền thông Liên Kết Việt đặt trụ sở tại Phòng 1402, Tòa nhà Constrexim 8, đường Khuất Duy Tiến, phường Thanh Xuân Bắc, quận Thanh Xuân, Hà Nội.

Về cơ cấu bộ máy, công ty có 25 cán bộ công nhân viên chính thức, phân bổ theo sơ đồ tổ chức gồm: Ban Giám đốc (01 Giám đốc, 01 Phó Giám đốc) và 4 bộ phận chức năng:

• Phòng Công nghệ: 06 nhân sự
• Phòng Hành chính: 04 nhân sự
• Phòng Kinh doanh: 05 nhân sự
• Phòng Marketing và Designer: 08 nhân sự

Chế độ làm việc được quy định từ sáng thứ 2 đến hết sáng thứ 7 (8 giờ/ngày). Về mặt tài chính, tác giả dẫn số liệu kết quả hoạt động kinh doanh năm 2013 của công ty:

Chỉ tiêu tài chính năm 2013	Giá trị (VNĐ)
Tổng doanh thu	893.013
Tổng tài sản có	385.900
Tổng tài sản lưu động (ngắn hạn)	152.438
Lợi nhuận trước thuế	454.463
Lợi nhuận sau thuế	250

Khảo sát thực trạng quy trình nghiệp vụ cho thấy:

• Công tác quản lý hồ sơ và lương do nhân viên kế toán kiêm nhiệm, xử lý đơn lẻ trên các tập tin Microsoft Excel và lưu trữ hồ sơ giấy tờ.
• Thông tin hồ sơ quản lý gồm: mã nhân viên, họ tên, ngày sinh, địa chỉ, số điện thoại, chứng minh nhân dân, hợp đồng lao động.
• Quản lý lương thực hiện qua việc chấm công hàng ngày và tính lương cuối tháng dựa trên hệ số thâm niên và chức vụ.
• Đánh giá ưu điểm: Đội ngũ nhân sự trẻ, có trình độ, tiếp cận nhanh với công nghệ; công ty thường xuyên tổ chức đào tạo nâng cao chuyên môn; công cụ văn phòng không đòi hỏi kỹ năng chuyên sâu.
• Đánh giá nhược điểm: Dễ phát sinh sai sót, nhầm lẫn số liệu; tra cứu và tổng hợp báo cáo thủ công mất nhiều thời gian, không đáp ứng kịp thời các quyết định quản trị; tính bảo mật thông tin thấp; nguy cơ mất mát dữ liệu do lưu trữ phân tán; trao đổi thông tin liên phòng ban chủ yếu qua giấy tờ hoặc điện thoại, làm giảm hiệu quả chung.

Chương 3: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho CTCP tổ hợp truyền thông Liên Kết Việt

Chương 3 là phần cốt lõi của khóa luận, thực hiện bài toán tin học hóa quản lý nhân sự. Tác giả xác định 5 yêu cầu chức năng chính và 3 nhóm tác nhân tham gia:

Tác nhân	Quyền hạn và ca sử dụng tương ứng
Nhân viên kế toán (Quản lý nhân sự)	Đăng nhập hệ thống; Quản lý hồ sơ nhân viên (Thêm, Sửa, Xóa); Quản lý đào tạo (Thêm, Sửa, Xóa); Quản lý tiền lương (Chấm công hàng ngày, Tính lương theo hệ số); Lập báo cáo, thống kê (thông tin cá nhân, bảng lương); Tìm kiếm thông tin.
Ban lãnh đạo	Đăng nhập hệ thống; Tìm kiếm thông tin cá nhân; Tìm kiếm thông tin lương; Tìm kiếm thông tin đào tạo; Tìm kiếm chấm công; Xem các báo cáo thống kê phục vụ ra quyết định.
Nhân viên	Đăng nhập hệ thống; Tìm kiếm, tra cứu thông tin cá nhân; Tra cứu bảng lương; Tra cứu thông tin đào tạo; Tra cứu kết quả chấm công của bản thân.

Nội dung chương trình bày chi tiết:

• Xây dựng 15 kịch bản ca sử dụng cụ thể (từ Bảng 3.2 đến Bảng 3.16), mô tả rõ điều kiện vào, điều kiện ra, luồng sự kiện chính và sự kiện phụ cho các thao tác đăng nhập, thêm/sửa/xóa hồ sơ, đào tạo, chấm công, tính lương, báo cáo và tìm kiếm.
• Xây dựng hệ thống biểu đồ UML: Biểu đồ Use Case tổng quát và phân rã; Biểu đồ lớp chi tiết (mô hình hóa các lớp đối tượng: HOSONV, HĐLĐ, Bảng lương, Chấm công, Thông tin đào tạo...); Biểu đồ trạng thái cho từng lớp đối tượng; Biểu đồ hoạt động và biểu đồ tuần tự cho các chức năng đăng nhập và quản lý thông tin; Biểu đồ thành phần và biểu đồ triển khai hệ thống.
• Thiết kế hệ thống giao diện mẫu: Giao diện đăng nhập, giao diện làm việc chính cho kế toán và ban lãnh đạo, giao diện quản lý hồ sơ, form tìm kiếm hồ sơ và biểu mẫu kết xuất in ấn báo cáo lương.

Thiết kế và triển khai

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự đề xuất được thiết kế dựa trên các công cụ và mô hình kỹ thuật sau:

• Mô hình hóa hệ thống: Ứng dụng chuẩn UML 2.0 trên công cụ Rational Rose 7 để phân tích cấu trúc tĩnh và hành vi động của hệ thống.
• Công nghệ giao diện: Môi trường lập trình Visual Basic được sử dụng để thiết kế hệ thống màn hình tương tác, bao gồm form đăng nhập xác thực tài khoản, form cập nhật dữ liệu hồ sơ nhân sự, form xử lý chấm công - tính lương và form trích xuất báo cáo thống kê.
• Kiến trúc triển khai vật lý: Hệ thống được cấu hình theo biểu đồ triển khai mạng cục bộ (LAN), kết nối các máy trạm làm việc của nhân viên, nhân viên kế toán và ban giám đốc với máy chủ dữ liệu và thiết bị in ấn thông qua giao thức truyền thông TCP/IP. Hệ thống thiết lập cơ chế phân quyền bảo mật theo tài khoản người dùng, tự động kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu đầu vào nhằm ngăn ngừa các lỗi nhập liệu thủ công.

Kết quả và đóng góp

Kết quả chính

• Khảo sát và phản ánh đầy đủ thực trạng mô hình tổ chức gồm 25 nhân sự tại 4 phòng ban và số liệu tài chính năm 2013 của CTCP Tổ hợp truyền thông Liên Kết Việt.
• Chuẩn hóa toàn bộ quy trình nghiệp vụ quản lý nhân sự từ quản lý hồ sơ, hợp đồng lao động, theo dõi các khóa đào tạo nội bộ đến quy trình chấm công theo ngày và tính lương hàng tháng theo hệ số.
• Hoàn thành bộ hồ sơ phân tích thiết kế hệ thống thông tin hoàn chỉnh với 15 kịch bản ca sử dụng chi tiết, hệ thống biểu đồ UML (Use case, Class, Activity, State, Sequence, Component, Deployment) và giao diện mẫu (prototype) trên Visual Basic.

Giải pháp và kiến nghị

• Thay thế hoàn toàn quy trình ghi chép sổ sách và quản lý Excel rời rạc bằng cơ sở dữ liệu tập trung, đảm bảo khả năng truy xuất thông tin nhanh chóng và bảo mật thông qua tài khoản phân quyền.
• Tự động hóa khâu tổng hợp bảng công và bảng lương, giảm thiểu sai sót do thao tác thủ công, đồng thời hỗ trợ kết xuất báo cáo đa dạng phục vụ công tác điều hành của ban lãnh đạo.

Đóng góp về mặt học thuật và thực tiễn

So với các nghiên cứu được trích dẫn (như đề tài của Vương Thị Thảo hay Hoàng Sơn), khóa luận đã khắc phục được điểm yếu về việc thiếu hụt cơ sở lý thuyết hệ thống thông tin, mô tả chi tiết và chuẩn hóa các luồng nghiệp vụ thực tế, đồng thời cung cấp đầy đủ các góc nhìn mô hình hóa hướng đối tượng phục vụ trực tiếp cho việc lập trình cài đặt hệ thống.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

• Hạn chế: Do giới hạn về thời gian và kiến thức của sinh viên, khóa luận mới dừng lại ở giai đoạn khảo sát, phân tích thiết kế hệ thống và xây dựng giao diện demo; chưa tiến hành lập trình toàn diện mã nguồn cũng như chưa triển khai thử nghiệm phần mềm trên cơ sở dữ liệu thực tế tại doanh nghiệp.
• Hướng nghiên cứu tiếp: Tiếp tục phát triển hoàn thiện mã nguồn chương trình; kết nối với hệ quản trị cơ sở dữ liệu cụ thể; bổ sung các phân hệ chức năng nâng cao như tuyển dụng nhân sự, đánh giá hiệu quả công việc (KPIs); và triển khai cài đặt, đánh giá hiệu năng thực tế tại CTCP Tổ hợp truyền thông Liên Kết Việt.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là tài liệu tham khảo hữu ích cho sinh viên các chuyên ngành Hệ thống thông tin kinh tế, Hệ thống thông tin quản lý, Công nghệ thông tin và Quản trị nhân lực. Tài liệu mang lại giá trị tham khảo thiết thực về:

• Phương pháp luận phân tích thiết kế hệ thống thông tin hướng đối tượng ứng dụng ngôn ngữ UML.
• Mẫu đặc tả kịch bản ca sử dụng (Use case specification) và hệ thống biểu đồ UML chuẩn hóa cho bài toán quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ.
• Phương pháp khảo sát, đánh giá hiện trạng và chuyển đổi quy trình nghiệp vụ thủ công sang mô hình dữ liệu tin học hóa.

Câu hỏi thường gặp

1. Cơ cấu nhân sự và ngành nghề kinh doanh của CTCP Tổ hợp truyền thông Liên Kết Việt tại thời điểm nghiên cứu như thế nào?

Công ty có 25 nhân viên chính thức, gồm 01 Giám đốc, 01 Phó Giám đốc và 4 phòng ban: Phòng Công nghệ (06 người), Phòng Hành chính (04 người), Phòng Kinh doanh (05 người), Phòng Marketing và Designer (08 người). Doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ quảng cáo sự kiện truyền thông trên website sukienhay.com, marketing trực tuyến và thiết kế website.

2. Thực trạng quản lý nhân sự tại công ty trước khi nghiên cứu gặp những hạn chế gì?

Công tác quản lý nhân sự được thực hiện thủ công qua sổ sách và phần mềm Excel, do kế toán kiêm nhiệm. Việc này dẫn đến sai sót số liệu, mất nhiều thời gian tra cứu, không đáp ứng kịp thời yêu cầu báo cáo đột xuất của ban giám đốc, rủi ro mất mát dữ liệu và việc truyền tải thông tin liên phòng ban còn hạn chế.

3. Hệ thống thông tin đề xuất gồm các phân hệ chức năng chính nào?

Hệ thống gồm 5 chức năng chính: (1) Quản lý hồ sơ nhân viên (thêm, sửa, xóa thông tin), (2) Quản lý đào tạo (thêm, sửa, xóa thông tin khóa học), (3) Quản lý tiền lương (chấm công theo ngày, tính lương theo hệ số chức vụ và thâm niên), (4) Báo cáo, thống kê (thông tin nhân sự, bảng lương), và (5) Tìm kiếm thông tin.

4. Hệ thống phân quyền cho những nhóm đối tượng nào?

Hệ thống phân quyền cho 3 tác nhân:

• Nhân viên kế toán (quản lý nhân sự): Sử dụng toàn bộ các chức năng quản trị hồ sơ, đào tạo, chấm công, tính lương, lập báo cáo và tìm kiếm.
• Ban lãnh đạo: Đăng nhập để tìm kiếm thông tin nhân viên, lương, chấm công, đào tạo và xem các báo cáo thống kê.
• Nhân viên: Đăng nhập để tra cứu thông tin cá nhân, lịch sử chấm công, bảng lương và thông tin đào tạo của bản thân.

5. Tác giả đã sử dụng những công cụ nào để thiết kế và mô hình hóa hệ thống?

Tác giả sử dụng ngôn ngữ mô hình hóa UML 2.0, công cụ phần mềm Rational Rose 7 để xây dựng các biểu đồ hệ thống (Use Case, Class, Activity, Statechart, Sequence, Component, Deployment) và sử dụng ngôn ngữ Visual Basic để thiết kế giao diện demo cho ứng dụng.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Thị Oanh đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự theo phương pháp hướng đối tượng. Thông qua việc khảo sát sâu sắc thực trạng quản lý thủ công tại CTCP Tổ hợp truyền thông Liên Kết Việt, đề tài đã chỉ rõ các điểm nghẽn nghiệp vụ và giải quyết trọn vẹn bài toán mô hình hóa hệ thống bằng UML và công cụ Rational Rose. Công trình là tài liệu tham khảo có giá trị về mặt học thuật và phương pháp luận cho việc phát triển các phần mềm quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ PTTK HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ 1. Một số khái niệm cơ bản Nhân lực: Nhân lực được hiểu là nguồn lực của mỗi con người mà nguồn lực này bao gồm thể lực và trí lực. Trong sản xuất kinh doanh truyền thống, việc sử dụng thể lực con người là không bao giờ thiếu và đã được khai thác gần tới mức cạn kiệt. Sự khai thác khả năng trí lực của con người là còn mới mẻ và không bao giờ cạn kiệt vì đây là kho tàng còn nhiều bí ẩn của con người.

[1] Quản lý nhân sự: Quản lý nhân sự hay quản lý nhân lực là sự khai thác và sử dụng nguồn nhân lực của một tổ chức hay một công ty một cách hợp lý và hiệu quả. Quản lý nhân sự có thể áp dụng cho mọi lĩnh vực không riêng gì trong sản xuất kinh doanh. Tiếp cận theo chức năng quản lý thì quản lý nhân lực là hoạt động hoạch định, tổ chức, chỉ huy và kiểm soát các hoạt động liên quan đến việc thu hút, sử dụng và phát triển con người.[3] Hệ thống thông tin quản lý nhân sự: Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là hệ thống bao gồm tất cả những quyết định và hoạt động quản lý (tuyển dụng, quản lý, trả lương, nâng cao hiệu quả hoạt động và sa thải nhân viên trong công ty…) có ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa công ty và đội ngũ nhân viên của công ty.[3] Hệ thống bao gồm tập hợp các phần tử có mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động để đạt mục đích chung. [3] Thông tin là các tin tức mà con người trao đổi với nhau, hay nói rộng hơn thông tin bao gồm những trí thức về các đối tượng.

Thông tin vừa là nguyên liệu đầu vào vừa là sản phẩm đầu ra của hệ thống quản lý. Tiếp nhận và xử lý thông tin là yêu cầu cần thiết của nhà quản lý, để thực hiện các chức năng và các hoạt động quản lý, hoạch định chính sách, các quyết định kinh tế đối với doanh [3] Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường.[3] Mỗi hệ thống thông tin có 5 bộ phần chính là phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạng và con người. Luan van 7 Phần cứng: Là các bộ phận cụ thể của máy tính hay hệ thống máy tính, hệ thống mạng sử dụng làm thiết bị kỹ thuật hỗ trợ hoạt động trong HTTT. Phần cứng trong HTTT là công cụ kỹ thuật để thu thập, xử lý, truyền thông tin.

Phần mềm: Là tập hợp những câu lệnh được viết bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ lập trình theo một trật tự xác định nhằm tự động hóa thực hiện một số chức năng hoặc giải quyết một bài toán nào đó. Dữ liệu: Tài nguyên về dữ liệu gồm các cơ sở dữ liệu. Cơ sở dữ liệu là tập hợp các bảng có liên quan tới nhau được tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị tin học, chịu sự quản lý của một hệ thống chương trình máy tính, nhằm cung cấp thông tin cho nhiều người sử dụng khác nhau. Cơ sở dữ liệu cần phải được thu thập, lựa chọn và tổ chức một cách khoa học để tạo điều kiện cho người sử dụng có thể truy cập một cách dễ dàng, thuận tiện và nhanh chóng.

Mạng: Mạng máy tính là tập hợp các máy tính độc lập được kết nối với nhau thông qua các đường truyền vật lý và tuân theo quy ước thông tin nào đó. Hệ thống mạng cho phép chia sẻ tài nguyên trong hệ thống. Hệ thống mạng truyền thông cho phép trao đổi thông tin giữa người sử dụng ở các vị trí địa lý khác nhau bằng các phương tiện điện tử. Như vậy, việc quản lý các tài nguyên trong hệ thống có sự thống nhất và tập trung.

Con người: Con người trong HTTT là chủ thể điều hành và sử dụng HTTT. Đây là thành phần quan trọng nhất của một HTTT. Trong một HTTT phần cứng và phần mềm được coi là đối tượng trung tâm còn con người đóng vai trò quyết định. Con người là chủ thể, trung tâm thu thập, xử lý số liệu, thông tin để máy tính xử lý.

Công tác quản trị nhân sự HTTT trong doanh nghiệp là công việc lâu dài và khó khăn nhất. Hệ thống thông tin quản lý (Management Infomation System) là các HTTT trợ giúp các hoạt động quản lý như lập kế hoạch, giám sát, tổng hợp, báo cáo và ra quyết định ở các cấp quản lý bậc trung. Nhiệm vụ HTTT quản lý Nhiệm vụ đối ngoại: Nhiệm vụ đối ngoại là thu thập thông tin từ phía ngoài hệ thống phục vụ các hoạt động bên trong của hệ thống đồng thời đưa các thông tin ra bên ngoài như các thông tin về giá cả thị trường, sức lao động, nhu cầu hàng hóa. Luan van 8 Nhiệm vụ đối nội: Nhiệm vụ đối nội làm cầu nối liên lạc giữa các bộ phận của hệ kinh doanh, cung cấp thông tin cho hệ tác nghiệp và các hệ đưa ra quyết định như các thông tin phản ánh tình trạng nội bộ của cơ quan tổ chức trong hệ thống đồng thời thông tin về tình trạng hoạt động kinh doanh của hệ thống thông tin của doanh nghiệp.

Với hạt nhân là CSDL hợp nhất, HTTT quản lý có thể hỗ trợ cho nhiều lĩnh vực chức năng khác nhau trong đó HTTT quản lý có các chức năng chính là: • Thu nhập, phân tích và lưu trữ các thông tin một cách hệ thống, những thông tin có ích được cấu trúc hoá để có thể lưu trữ và khai thác trên các phương tiện tin học. • Thay đổi, sửa chữa, tiến hành tính toán trên các nhóm chỉ tiêu, tạo ra các thông tin mới. • Phân phối và cung cấp thông tin. Chất lượng của HTTT quản lý được đánh giá thông qua tính nhanh chóng trong đáp ứng các yêu cầu thông tin, tính mềm dẻo và tính toàn vẹn, đầy đủ của hệ thống.

Các loại HTTT quản lý thông dụng Có nhiều cách khác nhau để phân loại HTTT, dưới đây là phân loại HTTT theo lĩnh vực ngành nghề hoạt động mà HTTT được ứng dụng. Hệ thống thông tin kế toán AIS (Accounting System Information): Hệ thống thông tin kế toán AIS là một phần đặc biệt của HTTT quản lý nhằm thu thập, xử lý và báo cáo các thông tin liên quan đến các nghiệp vụ tài chính. Hệ thống thông tin bán hàng, marketing: Hệ thống thông tin bán hàng, marketing là hệ thống hỗ trợ các nghiệp vụ trong bán hàng và maketing của doanh nghiệp như thông tin khuyến mại, giảm giá, thông tin khách hàng… Hệ thống thông tin sản xuất: Hệ thống thông tin sản xuất là hệ thống sử dụng trong quá trình sản xuất sản phẩm như các quá trình hỗ trợ quản lý đầu vào, đầu ra của sản phẩm, quản lý giám sát sản xuất,… Hệ thống thông tin tài chính: Hệ thống thông tin tài chính là một hệ thống thực hiện quản lý, phân tích, đánh giá, lưu trữ, dự đoán,… về tất cả các hoạt động tài chính. Đối tượng quản lý là thông tin tài chính trong và ngoài nước, nội bộ tổ chức hoặc môi trường bên ngoài tổ chức Và cuối cùng là hệ thống thông tin quản lý nhân sự.

Tổng quan về quản lý nhân sự Mục tiêu quản lý nhân sự: Mục tiêu của quản lý nhân sự là có thể quản lý nhân viên một cách tốt nhất, hiệu quả nhất. Đó không chỉ là quản lý về lương, thưởng mà còn là quản lý hồ sơ, quản lý tuyển dụng,… Tác dụng của quản lý nhân sự: Quản lý nhân sự góp phần vào việc giải quyết các mặt kinh tế xã hội của vấn đề lao động. Mỗi công ty hoạt động được đều phải có các phòng ban, có cấp trên, cấp dưới, chính vì vậy công tác quản lý nhân sự tạo ra một bầu không khí cho doanh nghiệp, công ty, giúp công ty hoạt động và phát triển. Đây có thể coi là một yếu tố quan trọng quyết định sự thành bại của công ty.

Các hình thức và mô hình tổ chức quản lý nhân sự: Có 3 hình thức quản lý nhân sự sau: Lấy cá nhân làm trung tâm, tập trung ảnh hưởng: Hình thức này có đặc tính là quyền lực tập trung vào tay một nhân vật quan trong, nhân viên chỉ là công cụ tạo lợi nhuận, không có quyền tham gia vào hoạch định, định hướng phát triển công ty. Hình thức này cứng nhắc không có chuyển biến, không phát huy được những ưu điểm của các nhân viên. Cá nhân làm trung tâm nhưng theo hướng quản lý tập thể: Hình thức này có đặc điểm là quyền lợi của công ty được phân phối xuống từng nhân viên, mọi chính sách đều xuất phát từ lợi ích chung, mọi nhân viên đều có quyền bày tỏ quan điểm, có tính dân chủ. Nó phát huy được tối đa những ưu điểm của nhân viên.

Tập thể lãnh đạo kiểu cũ: Nhiều người lãnh đạo nhưng không thấy vai trò của người chỉ huy cao nhất dẫn đến việc trách nhiệm không được quy định cụ thể cho cá nhân nào, nhiều công việc rơi vào tình trạng “cha chung không ai khóc” bị đình trệ hoặc có làm cũng không thành công. Thường xuất hiện nhiều hội đồng kiểm duyệt với bất cứ một dự án nào. Tổng quan về phân tích thiết kế Phần này trình bày các nội dung gồm quy trình phân tích, thiết kế HTTT, các phương pháp phân tích, thiết kế HTTT và phương pháp phân tích, thiết kế hướng đối tượng.1Quy trình phân tích, thiết kế HTTT Quy trình phân tích, thiết kế HTTT gồm có các giai đoạn là khảo sát hiện trạng sát lập dự án, phân tích hệ thống, thiết kế hệ thống và cài đặt hệ thống. Luan van 10 Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án là công đoạn xác định tính khả thi của dự án xây dựng HTTT, thu thập thông tin, tài liệu, nghiên cứu hiện trạng nhằm làm rõ tình trạng hoạt động của hệ thông tin cũ trong hệ thống thực, từ đó đưa ra giải pháp xây dựng hệ thông tin mới.

Công việc thực hiện của giai đoạn này bao gồm: + Khảo sát hệ thống đang làm gì? + Đưa ra đánh giá về hiện trạng. + Xác định nhu cầu của tổ chức kinh tế, yêu cầu về sản phẩm. + Xác định những gì sẽ thực hiện và khẳng định những lợi ích kèm theo. + Tìm giải pháp tối ưu trong các giới hạn về kỹ thuật, tài chính, thời gian và những ràng buộc khác.