Luận văn thạc sĩ: Ứng dụng cây quyết định trong phân tích và đánh giá chi phí CNTT

Luận văn thạc sĩ nghiên cứu hệ thống thông tin quản lý ứng dụng cây quyết định hỗ trợ phân tích và đánh giá chi phí cntt, đánh giá hiện trạng, phân tích vấn đề, đề xuất biện pháp

• Tác giả: Võ Minh Tùng
• Người hướng dẫn: TS. Huỳnh Tường Nguyên
• Trường học: Đại học Bách Khoa
• Chuyên ngành: Hệ Thống Thông Tin Quản Lý
• Đề tài: Ứng Dụng Cây Quyết Định Hỗ Trợ Phân Tích Và Đánh Giá Chi Phí CNTT
• Loại tài liệu: luận văn thạc sĩ
• Năm xuất bản: 2011
• Địa điểm: Tp. Hồ Chí Minh

Tóm tắt

I. Giới thiệu về cây quyết định và phân tích chi phí CNTT

Cây quyết định là một công cụ mạnh mẽ trong phân tích dữ liệu, giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định dựa trên các lựa chọn khác nhau và kết quả có thể xảy ra. Trong bối cảnh phân tích chi phí CNTT, cây quyết định hỗ trợ việc đánh giá các chi phí liên quan đến công nghệ thông tin bằng cách xác định các yếu tố ảnh hưởng và các chiến lược giảm chi phí hiệu quả. Việc sử dụng cây quyết định trong phân tích chi phí CNTT không chỉ giúp tối ưu hóa chi phí mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống thông tin quản lý. Theo nghiên cứu, việc áp dụng cây quyết định có thể giúp các tổ chức giảm thiểu chi phí ẩn giấu và tối ưu hóa quy trình hoạt động. Điều này rất quan trọng trong thời kỳ kinh tế cạnh tranh hiện nay, khi mà các doanh nghiệp phải kiểm soát chi phí một cách chặt chẽ để duy trì lợi thế cạnh tranh.

1.1. Khái niệm và ứng dụng của cây quyết định

Cây quyết định được định nghĩa là một phương pháp phân tích quyết định mà trong đó các quyết định được biểu diễn dưới dạng một cây với các nhánh thể hiện các lựa chọn và kết quả. Trong lĩnh vực CNTT, cây quyết định có thể được sử dụng để phân tích các lựa chọn đầu tư, đánh giá hiệu quả của các giải pháp công nghệ và hỗ trợ quá trình ra quyết định. Việc áp dụng cây quyết định trong phân tích chi phí CNTT giúp xác định các yếu tố chính ảnh hưởng đến chi phí và cho phép các nhà quản lý đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế. Mỗi nhánh trong cây thể hiện một kịch bản khác nhau, từ đó giúp phân tích chi phí một cách chi tiết hơn và đưa ra các giải pháp tối ưu.

II. Phân tích chi phí CNTT và các yếu tố ảnh hưởng

Phân tích chi phí CNTT là một quá trình quan trọng giúp các tổ chức đánh giá và kiểm soát chi phí liên quan đến công nghệ thông tin. Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí CNTT bao gồm: hệ thống thông tin, quản lý chi phí, và công nghệ thông tin. Đầu tiên, hệ thống thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc xác định cách thức tổ chức sử dụng công nghệ để tối ưu hóa chi phí. Thứ hai, quản lý chi phí là yếu tố quyết định trong việc kiểm soát và giảm thiểu chi phí phát sinh. Cuối cùng, công nghệ thông tin liên tục phát triển, tạo ra các cơ hội mới để tối ưu hóa chi phí. Việc hiểu rõ các yếu tố này giúp các tổ chức đưa ra các quyết định đúng đắn trong việc đầu tư vào công nghệ và quản lý chi phí hiệu quả hơn.

2.1. Các chiến lược giảm chi phí CNTT

Các chiến lược giảm chi phí CNTT bao gồm việc tối ưu hóa quy trình, cắt giảm chi phí ẩn và đầu tư vào công nghệ mới. Một trong những chiến lược hiệu quả là sử dụng các công cụ phân tích như cây quyết định để đánh giá các lựa chọn đầu tư. Bằng cách này, các nhà quản lý có thể xác định được các lựa chọn có chi phí thấp nhất mà vẫn đảm bảo được hiệu suất công việc. Ngoài ra, việc áp dụng các công nghệ mới như công nghệ đám mây cũng giúp giảm thiểu chi phí vận hành và bảo trì hệ thống. Theo một nghiên cứu, các tổ chức áp dụng công nghệ mới có thể giảm chi phí CNTT từ 20% đến 30% trong vòng một năm. Điều này cho thấy tầm quan trọng của việc liên tục cải tiến và áp dụng công nghệ trong quản lý chi phí CNTT.

III. Qui trình xây dựng công cụ hỗ trợ phân tích chi phí CNTT

Qui trình xây dựng công cụ hỗ trợ phân tích chi phí CNTT bao gồm các bước cần thiết để phát triển và áp dụng cây quyết định trong việc đánh giá chi phí. Đầu tiên, cần thu thập dữ liệu liên quan đến các yếu tố chi phí. Sau đó, xác định các biến và mối quan hệ giữa chúng để xây dựng cây quyết định. Việc này giúp các nhà quản lý có cái nhìn tổng quát về các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí và đưa ra quyết định chính xác hơn. Ngoài ra, cần phải thử nghiệm công cụ để đảm bảo tính hiệu quả và khả năng áp dụng trong thực tế. Cuối cùng, việc triển khai công cụ này trong các tổ chức sẽ giúp tối ưu hóa quy trình phân tích chi phí và hỗ trợ việc ra quyết định trong quản lý chi phí CNTT.

3.1. Thực tiễn áp dụng công cụ hỗ trợ

Việc áp dụng công cụ hỗ trợ phân tích chi phí CNTT thông qua cây quyết định đã được chứng minh là hiệu quả trong nhiều tổ chức. Các nhà quản lý có thể sử dụng công cụ này để đánh giá các lựa chọn đầu tư và xác định chi phí liên quan một cách chính xác. Hơn nữa, công cụ này còn hỗ trợ trong việc theo dõi và điều chỉnh các chiến lược giảm chi phí theo thời gian. Một nghiên cứu thực tế cho thấy, các tổ chức áp dụng công cụ này đã giảm chi phí CNTT từ 15% đến 25% trong vòng một năm. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI 1. GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI Công nghệ thông tin (“CNTT”) là một thành phần quan trọng trong mỗi tổ chức, doanh nghiệp và đặc biệt trong nền kinh tế hiện đại, công nghệ thông tin được các doanh nghiệp ứng dụng rộng rãi để hỗ trợ mọi hoạt động doanh nghiệp nhằm cải tiến quy trình quản lý; giám sát chi phí; tăng cường cạnh tranh,…CNTT liên tục phát triển và thay đổi. Theo các nghiên cứu thống kê của một số công ty khảo sát hàng đầu, chi phí dành cho công nghệ thông tin hằng năm là rất lớn [3] [8] (tham khảo thêm phần phụ lục 01) trong khi các nhà lãnh đạo doanh nghiệp chưa thấy được giá trị thực tế mà nó mang lại cho các hoạt động kinh doanh. Đầu tư vào công nghệ thông tin mà không có chiến lược sẽ dẫn đến sự thất bại trong việc hỗ trợ các chiến lược và mục tiêu của doanh nghiệp.

Chi phí CNTT là mối quan tâm rất lớn của các nhà lãnh đạo tổ chức và doanh nghiệp. Làm sao có thể kiểm soát và xa hơn nữa là giảm chi phí CNTT trong khi vẫn đảm bảo khả năng hỗ trợ hoạt động của tổ chức/doanh nghiệp, đảm bảo khả năng cạnh tranh với đối thủ ? Nhiều nhà quản trị CNTT mong muốn giảm có thể giảm chi phí CNTT nhưng chưa có một phương pháp rõ ràng để hỗ trợ. Có nhiều nhà quản trị, tư vấn và tổ chức có rất nhiều kinh nghiệm trong phương pháp luận giảm chi phí lẫn kinh nghiệm thực tế muốn sử dụng kinh nghiệm tích lũy của họ chia sẻ cho các đối tượng khác. Cũng có nhiều nhà tư vấn muốn sử dụng kinh nghiệm của mình xây dựng một công cụ hỗ trợ cho một công việc lặp đi lặp lại thường xuyên.

Sau thời gian tìm hiểu một số tài liệu (được đề cập trong phần tài liệu tham khảo) và khái niệm cây quyết định cũng như một số ứng dụng hiện có của nó, ý tưởng đề tài “Ứng dụng cây quyết định hỗ trợ phân tích và đánh giá chi phí CNTT” đã được hình thành. Tên tiếng anh được sử dụng “Apply decision tree in supporting IT Cost analysis and assessment”. MỤC TIÊU ĐỀ TÀI Như đã trình bày, mục tiêu của đề tài bao gồm: LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Trang 2
Tìm hiểu lý thuyết về cây quyết định , các thành phần CNTT cùng với các chiến lược giảm chi phí CNTT tương ứng
Các phương pháp tiếp cận giảm thiểu chi phí CNTT.
Đề xuất qui trình phân tích và đánh giá chi phí CNTT thông qua đặc tả các bước cần thực hiện.

Ví dụ minh họa thực tiễn trong việc sử dụng cây quyết định và có thể tự xây dựng công cụ hỗ trợ thông qua qui trình đã đề xuất. Ý NGHĨA KHOA HỌC VÀ Ý NGHĨA THỰC TIỄN 3. Ý nghĩa khoa học Đề tài có thể khẳng định tầm quan trọng của cây quyết định mặc dù nó không phức tạp để có thể nắm bắt. Cây quyết định bên cạnh các ứng dụng hiện tại trong lĩnh vực nghiên cứu, kinh tế, y khoa., qua đề tài này, nó còn có khả năng sử dụng trong việc xây dựng công cụ hỗ trợ phân tích và đánh giá việc giảm chi phí CNTT.

Ý nghĩa thực tiễn Công cụ hỗ trợ phân tích và đánh giá giảm chi phí CNTT trong thời điểm kinh tế vẫn còn trong giai đoạn khủng hoảng hiện nay sẽ hỗ trợ thực tế cho nhiều tổ chức và doanh nghiệp áp dụng. Đề tài có thể sử dụng bởi các nhà quản trị. Cụ thể, nó có thể giúp họ tự xây dựng một công cụ hỗ trợ trong công việc hỗ trợ phân tích đánh giá giảm chi phí CNTT mà không đòi hỏi như một chuyên gia xây dựng và thiết kế công cụ. Đối với các chuyên gia trong lĩnh vực phát triển công cụ tương tự, đề tài có thể giúp họ sử dụng cây quyết định để kiểm chứng lại các công cụ mà họ xây dựng.

GIỚI HẠN CỦA ĐỀ TÀI Đề tài không tập trung phân tích các chiến lược giảm chi phí cho từng thành phần CNTT và cũng không khai thác và đánh giá sâu các phương pháp giảm thiểu chi phí CNTT, chưa sử dụng một ngôn ngữ lập trình trong quá trình xây dựng công cụ. Sau cùng, đề tài dừng lại ở mức áp dụng qui trình để xây dựng công cụ cho một loại dịch vụ CNTT trong khi còn rất nhiều loại dịch vụ CNTT khác. HUỲNH TƯỜNG NGUYÊN LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Trang 3 CHƯƠNG 2 CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ CÁC THÀNH PHẦN CNTT VÀ CÂY QUYẾT ĐỊNH Mục tiêu Các thành phần CNTT rất quan trọng cần phải được nắm vững vì nó là nền tảng cơ sở cho các phương pháp luận giảm chi phí CNTT. Các yếu tố liên quan đến chi phí và chiến lược, chiến thuật có thể có của các thành phần như thế nào sẽ đóng góp vào thành công của toàn bộ quá trình nỗ lực giảm chi phí của tổ chức.

Do đó, chương này sẽ trình bày các thành phần của CNTT cơ bản và các yếu tố chiến lược liên quan đến các thành phần này. Đồng thời, chương này cũng giới thiệu khái niệm về cây quyết định và một số ứng dụng của cây quyết định trong thực tế. Cây quyết định cũng là cơ sở cho việc phát triển qui trình xây dựng công cụ hỗ trợ phân tích và đánh giá chi phí CNTT trong các chương 4 và chương 5. CÁC THÀNH PHẦN CNTT VÀ CHIẾN LƯỢC GIẢM CHI PHÍ THEO CÁC THÀNH PHẦN CNTT Một cách tổng quát, CNTT cấu thành từ các thành phần [1] như sau:
Ứng dụng hoạt động kinh doanh
Hạ tầng kỹ thuật
Qui trình CNTT
Tổ chức CNTT Vì các thành này phổ biến hằng ngày nên sẽ không được giới thiệu khái niệm của nó trong đề tài này mà tập trung vào các chiến lược và chiến thuật [1][22] liên quan đến các thành phần CNTT này.1 sau đây cung cấp chiến lược giảm chi phí tổng quát từ các thành phần CNTT Ứng dụng kinh doanh Hạ tầng kỹ thuật Các qui trình CNTT Tổ chức CNTT GVHD: TS.

HUỲNH TƯỜNG NGUYÊN LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Trang 4 Nhìn nhận việc giảm chi Thay đổi kỹ thuật Tập trung vào qui Quản lý và kiểm phí một cách có hệ thống trình quan trọng soát CNTT Sự đổi mới tốt hơn cắt Nắm vững các ảnh Tăng thêm ROI Giảm các chi phí giảm hưởng của việc thay ẩn dấu đổi hoạt động kinh doanh Đảm bảo kỹ thuật hỗ trợ Trì hoãn các chi phí Xem xét tổng chi phí Xem xét các mô cho các mục tiêu kinh nếu có thể của người sở hữu hình dịch vụ có thể doanh lựa chọn Có chiến lược dài hạn Đối chiếu việc đầu tư Cắt giảm chi phí hợp Giảm mức độ dịch Triển khai từng giai với rủi ro mong đợi lý vụ đoạn, có ưu tiên và lựa chọn Xem xét việc đầu tư Xác định những gì có Triển khai văn hóa cho CNTT thể loại bỏ hiểu biết về chi phí Đơn giản, chuẩn hóa Đòn bẩy tài chính và tổng hợp CNTT, mua hàng, và lĩnh vực hợp đồng Trả phí cho những gì Rà soát chính sách và doanh nghiệp sử dụng thủ tục Xem xét các hoạt động Kế hoạch phía trước đối với môi trường Bảng 2.1 Chiến lược giảm chi phí tổng quát theo các thành phần CNTT 1. Ứng dụng hoạt động kinh doanh Các ứng dụng là một tài sản rất quan trong vì nó hỗ trợ doanh nghiệp hoạt động kinh doanh. Trong khi các ứng dụng là một tài sản vô cùng quí giá, nó cũng chiếm chi phí cao nhất trong tất cả chi phí CNTT. Tài sản này yêu cầu sự bảo trì liên tục để tránh việc giảm giá trị.

Các chiến lược giảm chi phí CNTT liên quan đến ứng dụng hỗ trợ hoạt động kinh doanh Các chiến lược của các thành phần liên quan đến ứng dụng hoạt động kinh để hỗ trợ việc xác định chiến lược lược giảm chi phí CNTT như sau:
Nhìn nhận việc giảm chi phí một cách có hệ thống GVHD: TS. HUỲNH TƯỜNG NGUYÊN LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Trang 5 Ban lãnh đạo phải nhìn nhận việc giảm chi phí một cách có hệ thống và dự tính kỹ thuật cho phép hoạt động kinh doanh cắt giảm chi phí như thế nào. Mặc dù đề tài ở đây chỉ đề cập đến việc giảm chi phí ở lĩnh vực CNTT nhưng chúng ta nên quan xem xét vấn đề này trong hoàn cảnh mục tiêu của toàn tổ chức. CNTT phải chủ động làm việc với kinh doanh để đạt được mục tiêu giảm chi phí trong một số lĩnh vực tương ứng.

Việc giảm chi phí của tổ chức có thể là một sự kết hợp của việc tăng chi phí CNTT ở một số lĩnh vực trong khi giảm chi phí những lĩnh vực khác của tổ chức. Thay vì sử dụng cách tiếp cận tác động đến giảm chi phí CNTT, các nhà quản lý có thể sử dụng cách tiếp cận chiến lược để giảm chi phí bằng việc rà soát lại toàn bộ chi phí và ảnh hưởng tổng quan đến hoạt động kinh doanh. Mặc dù CNTT chiếm phần đáng kể trong chi phí của tổ chức, nó cũng có thể là phương tiện để cho phép giảm chi phí toàn tổ chức. Vì vậy, lãnh đạo doanh nghiệp phải xem việc giảm chi phí CNTT trong hoàn cảnh của chi phí hoạt động kinh doanh tổng thể.

CIO đối mặt với việc giảm chi phí trong khi vẫn duy trì hoặc tăng giá trị mang lại cho hoạt động kinh doanh của tổ chức.
Sự đổi mới tốt hơn cắt giảm Khi nền kinh tế xuống dốc, khuynh hướng đầu tiên của nhiều tổ chức là đóng băng các dự án. Tuy nhiên, việc treo các dự án có thể là một lựa chọn rủi ro nhất đối với hoạt động kinh doanh, và nó có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến sự thành công của tổ chức về mặt lâu dài. Như mỗi CIO đều biết, dự án kỹ thuật có thể ảnh hưởng trên lợi nhuận nhìn từ bên dưới nhưng cũng có thể có ảnh hưởng tích cực cho doanh thu và sự phát triển của tổ chức về tổng quát.

Kỹ thuật cho phép kinh doanh cải tiến với các giải pháp mới để hỗ trợ hoạt động kinh doanh tồn tại hoặc thậm chí vượt qua khủng hoảng. Kỹ thuật cho phép tổ chức: • Giảm chi phí/chi phí hoạt động kinh doanh • Tăng độ lệch (margin) bởi thay đổi mô hình kinh doanh và mối quan hệ giữa doanh thu và chi phí liên quan GVHD: TS.