Luân văn tốt nghiệp: Hệ thống thông tin quản lý - Chuyên ngành BCTK CNTT 22 (Tác giả: Nguyễn Anh Hào)

Cung cấp mẫu luận văn tốt nghiệp ngành Bảo mật và An toàn Thông tin (BCTC) khóa 2022. Tài liệu tham khảo chi tiết từ cấu trúc, nội dung đến cách trình bày

• Tác giả: Nguyễn Anh Hào
• Chuyên ngành: Hệ thống thông tin quản lý
• Đề tài: Hệ thống thông tin quản lý
• Loại tài liệu: Luận văn tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2022

Tóm tắt

I. Tổng quan luận văn tốt nghiệp BCTC KH CNTT 22

Luận văn tốt nghiệp BCTC KH CNTT 22 là công trình nghiên cứu cuối khóa của sinh viên khoa Công nghệ thông tin khóa 22. Đề tài gắn báo cáo tài chính với hệ thống thông tin quản lý. Hệ thống thông tin quản lý là bộ máy chế biến thông tin. Nó giúp con người tiến hành hoạt động quản lý trong tổ chức. Bộ máy gồm thiết bị và con người. Hai thành phần này hỗ trợ nhau theo một phương pháp nhất định. Mục tiêu là tạo ra thông tin hữu ích cho công tác quản lý. Báo cáo tài chính là sản phẩm đầu ra quan trọng của hệ thống này. Dữ liệu phản ánh trung thực những gì đang tồn tại trong tổ chức. Thông tin được tạo ra từ việc phân tích và tổng hợp dữ liệu. Luận văn trình bày bốn chức năng cơ bản. Đó là thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin. Sinh viên khóa 22 vận dụng kiến thức này vào bài toán thực tế. Đề tài kết nối ba nhóm kiến thức quản lý, tổ chức và công nghệ. Nhờ vậy hệ thống giúp tổ chức tồn tại và phát triển bền vững.

1.1. Mục tiêu của luận văn tốt nghiệp BCTC KH CNTT 22

Luận văn tốt nghiệp BCTC KH CNTT 22 hướng đến mục tiêu rõ ràng. Đề tài giúp hệ thống hóa kiến thức về hệ thống thông tin quản lý. Sinh viên tiếp cận các hệ thống thông tin hiện đại. Hệ thống thông tin quản lý được xem như hệ thần kinh của tổ chức. Nó được nghiên cứu và cải tiến liên tục qua nhiều thế kỷ. Mục tiêu cốt lõi là tạo thông tin phục vụ ra quyết định. Báo cáo tài chính chính xác giúp nhà quản lý nhìn rõ hiện trạng. Từ đó họ phát hiện vấn đề tiềm ẩn. Luận văn đặt nền tảng cho ứng dụng thực tế tại doanh nghiệp.

1.2. Phạm vi nghiên cứu của đề tài

Phạm vi nghiên cứu xoay quanh năm chủ đề chính. Đó là tìm hiểu, phân tích, xây dựng, ứng dụng và cải tiến hệ thống. Luận văn tốt nghiệp BCTC KH CNTT 22 tập trung vào báo cáo tài chính. Nội dung đi từ lý thuyết đến thực tế. Phần trước là luận cứ dẫn đến phần sau. Đề tài bao quát bảy chương kiến thức nền. Các chương sắp xếp theo trình tự logic chặt chẽ. Sinh viên khảo sát quy trình thu thập dữ liệu tài chính. Phạm vi còn gồm thiết kế và triển khai ứng dụng. Mỗi phần đều có ví dụ minh họa cụ thể.

II. Phân tích vấn đề trong luận văn BCTC KH CNTT 22

Phần phân tích là trọng tâm của luận văn tốt nghiệp BCTC KH CNTT 22. Tổ chức đối mặt nhiều vấn đề về dòng chảy thông tin. Dữ liệu phân tán ở nhiều bộ phận khác nhau. Thông tin tài chính chưa được liên kết chặt chẽ. Nhà quản lý khó nhận thức đầy đủ hiện trạng. Vấn đề tiềm ẩn không được phát hiện kịp thời. Báo cáo tài chính thủ công tốn nhiều thời gian. Sai sót xuất hiện khi nhập liệu bằng tay. Quy trình cập nhật hồ sơ hàng bán còn chậm. Hồ sơ hàng tồn kho thiếu đồng bộ với thực tế. Luận văn dùng sơ đồ luồng dữ liệu để mô tả vấn đề. DFD-0 thể hiện các chức năng và dòng dữ liệu. Phân tích chỉ ra điểm nghẽn trong xử lý thông tin. Bài toán đặt ra là tự động hóa quy trình. Thông tin hữu ích phải dẫn đến phương án khả thi. Nội dung phải có tính thuyết phục cao. Phân tích này làm cơ sở cho giải pháp ở phần sau.

2.1. Khó khăn trong xử lý dữ liệu tài chính

Dữ liệu là nguyên liệu cơ bản để tạo ra thông tin. Nhưng dữ liệu tài chính thường rời rạc. Mỗi bộ phận lưu trữ theo cách riêng. Việc tổng hợp gặp nhiều trở ngại. Quy trình trích lọc dữ liệu mất nhiều công sức. Thông tin tạo ra đôi khi thiếu chính xác. Điều này ảnh hưởng đến chất lượng quyết định. Luận văn tốt nghiệp BCTC KH CNTT 22 chỉ rõ các nút thắt. Sai số tích lũy qua từng khâu xử lý. Báo cáo cuối kỳ vì thế kém tin cậy. Đây là vấn đề cần giải pháp công nghệ.

2.2. Yêu cầu đặt ra cho hệ thống mới

Hệ thống mới phải đáp ứng nhiều yêu cầu. Trước hết là thu thập dữ liệu chính xác. Tiếp theo là lưu trữ tập trung và an toàn. Xử lý thông tin phải nhanh và đáng tin cậy. Phân phối báo cáo đến đúng người dùng. Yêu cầu gọi món chuyển thành dữ liệu kho và dữ liệu hàng bán. Hệ thống cần cập nhật hồ sơ tự động. Báo cáo quản lý phải phát sinh theo ngày. Luận văn BCTC KH CNTT 22 liệt kê ràng buộc và quy tắc. Các yêu cầu này định hướng cho thiết kế. Tính khả thi luôn được đặt lên hàng đầu.

III. Giải pháp và phương pháp trong luận văn BCTC

Phần giải pháp của luận văn tốt nghiệp BCTC KH CNTT 22 áp dụng quy trình bài bản. Phương pháp dựa trên phân tích và thiết kế hệ thống. Bước đầu là vẽ sơ đồ luồng dữ liệu DFD. DFD-0 mô tả toàn bộ hệ thống ở mức tổng quát. Mỗi chức năng nhận đầu vào và tạo đầu ra. Chức năng nhận yêu cầu khách hàng chuyển thành yêu cầu gọi món. Dữ liệu kho và dữ liệu hàng bán được sinh ra. Hai chức năng cập nhật hồ sơ chạy song song. Cập nhật hồ sơ hàng bán theo khuôn mẫu định sẵn. Cập nhật hồ sơ hàng tồn kho theo chuẩn dữ liệu. Chức năng phát sinh báo cáo lấy số liệu mỗi ngày. Báo cáo quản lý in ra cho người quản lý. Phương pháp luận dùng suy luận logic và thống kê. Dự báo dựa trên mẫu đo cụ thể. Giải pháp biến nhận thức thành hành động thực tế. Thông tin là nền tảng để tạo quyết định. Quyết định gắn kết trách nhiệm của người quản lý. Phương pháp này đảm bảo tính hệ thống và hài hòa.

3.1. Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống

Phương pháp phân tích thiết kế đi theo trình tự rõ ràng. Đầu tiên là khảo sát hiện trạng tổ chức. Tiếp theo là xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu. DFD thể hiện các chức năng và dòng thông tin. Mỗi chức năng được mô tả chi tiết về đầu vào ra. Thiết kế dữ liệu tuân theo khuôn mẫu chuẩn. Luận văn tốt nghiệp BCTC KH CNTT 22 dùng phương pháp này nhất quán. Các bộ phận được thiết kế hài hòa với nhau. Tính hệ thống được đảm bảo xuyên suốt. Nhờ vậy hệ thống đạt hiệu quả cao nhất.

3.2. Triển khai và xử lý thông tin tài chính

Triển khai là bước biến thiết kế thành ứng dụng thực. Hệ thống nhận inputs từ môi trường bên ngoài. Bộ phận xử lý biến đổi inputs thành outputs. Kết quả được chuyển ra môi trường dưới dạng báo cáo. Dữ liệu hàng đã bán cập nhật vào hồ sơ tương ứng. Dữ liệu kho cập nhật hồ sơ hàng tồn. Số liệu mỗi ngày được tổng hợp tự động. Báo cáo tài chính phát sinh chính xác và kịp thời. Luận văn BCTC KH CNTT 22 chứng minh hiệu quả triển khai. Xử lý thông tin nhanh giúp quyết định tốt hơn.

IV. Kết luận và ứng dụng luận văn BCTC KH CNTT 22

Luận văn tốt nghiệp BCTC KH CNTT 22 mang lại giá trị thực tiễn rõ ràng. Đề tài kết nối lý thuyết hệ thống thông tin với báo cáo tài chính. Kết quả nghiên cứu giúp tổ chức quản lý hiệu quả hơn. Hệ thống tự động hóa quy trình xử lý dữ liệu. Sai sót giảm đáng kể so với cách làm thủ công. Báo cáo quản lý phát sinh nhanh và chính xác. Nhà quản lý có thông tin đầy đủ để ra quyết định. Ứng dụng phù hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Mô hình DFD có thể mở rộng cho nhiều lĩnh vực. Hệ thống thông tin đóng vai trò hệ thần kinh tổ chức. Nó giúp tổ chức tồn tại và phát triển bền vững. Luận văn là tài liệu tham khảo tốt cho sinh viên khóa sau. Đề tài còn gợi mở hướng nghiên cứu tích hợp hệ thống. Kết luận khẳng định tầm quan trọng của công nghệ thông tin. Giá trị của luận văn nằm ở khả năng áp dụng thực tế. Đây là nền tảng cho các hệ thống tiên tiến hơn.

4.1. Giá trị thực tiễn của đề tài

Giá trị thực tiễn là điểm mạnh của luận văn tốt nghiệp BCTC KH CNTT 22. Hệ thống giảm thời gian lập báo cáo tài chính. Dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực. Nhà quản lý nắm bắt hiện trạng tổ chức nhanh chóng. Quyết định dựa trên thông tin đáng tin cậy. Quy trình gọi món và cập nhật hồ sơ được tự động hóa. Doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận hành. Mô hình dễ triển khai và mở rộng. Đề tài chứng minh sức mạnh của công nghệ thông tin. Ứng dụng thực tế khẳng định tính khả thi cao.

4.2. Hướng phát triển và mở rộng

Luận văn mở ra nhiều hướng phát triển trong tương lai. Hệ thống có thể tích hợp với các module khác. Báo cáo tài chính kết nối với phân tích dự báo. Trí tuệ nhân tạo hỗ trợ xử lý dữ liệu lớn. Hệ thống thông tin quản lý tích hợp là xu hướng tất yếu. Luận văn BCTC KH CNTT 22 đặt nền tảng cho điều này. Các chức năng theo lĩnh vực có thể bổ sung dần. Tổ chức nâng cao năng lực cạnh tranh nhờ công nghệ. Hướng nghiên cứu sau tập trung vào tự động hóa sâu hơn. Đề tài là bước khởi đầu cho hệ thống thông minh.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương 1:Những khái niệm cơ bản kiện trong tổ chức là một hoạt động phức tạp cần sự hợp tác của các chuyên viên có kiến thức và kinh nghiệm ở nhiều lĩnh vực khác nhau. Đôi khi các vấn đề được định nghĩa quá lớn sẽ không tìm được giải pháp khả thi vì nguồn lực (và thời gian) bị giới hạn; hoặc ngược lại, vấn đề được định nghĩa quá nhỏ không giải quyết trọn vẹn vấn đề đang tồn tại. Do đó, việc định nghĩa rõ vấn đề là nhằm giới hạn phạm vi tìm kiếm (không đặt ra yêu cầu quá cao hoặc quá thấp) để có giải pháp khả thi, và cũng là để tránh hiểu lầm cho những người cộng tác. 2) Tìm giải pháp cho vấn đề Tìm phương án.

Vì phần lớn các vấn đề của tổ chức mang tính chất đặc thù và phức tạp (mỗi cá nhân có nhận thức riêng cho một vấn đề chung) trong khi thời gian và nguồn lực để giải quyết vấn đề bị hạn chế nên ít có giải pháp hoàn hảo; các nhà quản lý chỉ có thể chọn giải pháp tốt nhất từ những phương án được biết (hình 1. Sự hổ trợ từ nhiều chuyên viên là rất cần thiết để tìm các phương án và định nghĩa các tiêu chí đánh giá, lựa chọn giải pháp. Vấn đề Phương án 1 Chọn phương án Tìm phương án Phương án 2 Phương án 3 Giải pháp Phát sinh phương án và Chọn phương án theo các tiêu chí đánh giá các tiêu chí đánh giá Hình 1.11 Tìm và chọn phương án để có giải pháp Chọn giải pháp. Giải pháp được chọn là phương án thoả mãn tốt nhất các tiêu chí đánh giá (Critical Success Factors, CSFs).

Các tiêu chí này là thước đo giá trị của phương án ở nhiều phương diện khác nhau như kinh tế, kỹ thuật, vận hành, kế hoạch, pháp lý, và chính trị-xã hội. - Phương diện kinh tế (Economic Feasibility). Bao gồm các tiêu chí đánh giá lợi ích (giảm chi phí vận hành, khắc phục lỗi, gia tăng tính linh hoạt, tăng tốc độ xử lý,.) gồm lợi ích hữu hình và lợi ích vô hình; đánh giá chi phí gồm chi phí hữu hình và chi phí vô hình, và tính giá trị thu hồi vốn (Return On Investment, ROI). - Phương diện kỹ thuật (Technical Feasibility).

Bao gồm đánh giá về phương pháp thực hiện sản phẩm, dịch vụ, hệ thống có thể làm được hay không, cũng như kích cở của hệ thống, độ phức tạp, và nguồn lực để ước tính thời gian, chi phí và các rủi ro. - Phương diện vận hành (Operational Feasibility). Đánh giá mức độ làm thoả mãn yêu cầu của giải pháp được tích hợp trong các chuyển giao (kết quả từ phương án). Vì các chuyển giao sẽ được sử dụng trong tổ chức, nó cũng là một thành phần (hoặc hệ thống con) trong môi trường vận hành của tổ chức thụ hưởng, nên nó cần phải thích nghi với môi trường này để có giá trị sử dụng cao.

Các phân tích này cho biết giá trị sử dụng của các chuyển giao đối với tổ chức thụ hưởng để ra quyết định. 15 Chương 1:Những khái niệm cơ bản - Phương diện kế hoạch (Schedule Feasibbility). Đánh giá mức độ đáp ứng về thời gian hoàn tất các yêu cầu (deadlines, milestone), nhằm bảo đãm cho tổ chức thụ hưởng có được các chuyển giao đúng tiến độ đã hoạch định. - Phương diện pháp lý (Legal and Contractual Feasibility).

Đánh giá khả năng thỏa mãn các quy định pháp lý của nhà nước (luật lao động, luật bản quyền sở hữu trí tuệ,.) và các điều khoản trên các hợp đồng (quyền sử dụng phần mềm, tài liệu của tổ chức,. Các phương án không được vi phạm các quy định này. - Phương diện chính trị xã hội (Political Feasibility). Đánh giá mức độ hài lòng của các stakeholders đối với phương án.

Stakeholders (các tác nhân) là những người giữ một vài vai trò có ý nghĩa đối với vấn đề đang giải quyết, bao gồm cả chính phủ và cộng đồng dân cư. 3) Ứng dụng giải pháp Thực thi giải pháp là áp dụng giải pháp đã có trong ý tưởng vào thực tế để tạo ra kết quả thực trong thế giới thực. Hai đặc điểm chính của việc thực thi giải pháp là gắn các công việc cần thực hiện của giải pháp với nguồn lực có sẵn (ví dụ như phân công thực hiện theo kế hoạch) và tạo điều kiện thuận lợi cho các công việc (ví dụ: chọn thời cơ thuận lợi, phối hợp các nguồn lực, tận dụng sự hổ trợ cần thiết từ các nơi có liên quan,…). Đo lường kết quả là đối chiếu giữa kết quả dự kiến từ giải pháp với kết quả thực tế sau khi áp dụng giải pháp theo các tiêu chí đánh giá, để tìm ra những điểm không phù hợp giữa dự kiến và thực tế.

Kết quả thực tế đôi khi không giải quyết được trọn vẹn vấn đề, hoặc có thể làm phát sinh các nguy cơ khác cho tổ chức; do đó người quản lý rất cần đo lường kết quả để quyết định các hành động tiếp theo như: ngưng áp dụng giải pháp, cải tiến giải pháp, hay thay đổi môi trường cho phù hợp với giải pháp. Giải quyết vấn đề là một quá trình tương tác thông tin giữa thế giới thực và thế giới ý niệm để hướng dẫn các hoạt động trong thế giới thực đạt được kết quả dự kiến, như minh họa trên hình 1.12: Thông tin giúp người quản lý nhận thức được vấn đề đang tồn tại trong thế giới thực (hiện trạng), liên kết giữa người quản lý và những người cộng tác để tìm giải pháp, ra quyết định, phân công thực hiện và đánh giá kết quả. (thế giới Vấn đề Giải pháp Kết quả dự kiến ý niệm) Nhận thức Áp dụng Đối chiếu vấn đề giải pháp kết quả (thế giới thực) Hiện trạng Hiện trạng mới Kết quả thực tế Hình 1.12 Giải quyết vấn đề cần thông tin từ thế giới thực và thế giới ý niệm Như vậy, trong quá trình giải quyết vấn đề, người quản lý cần ra nhiều quyết định dựa trên thông tin. Thông tin và hệ thống thông tin (HTTT) trợ giúp cho người quản lý: 16 Chương 1:Những khái niệm cơ bản 1) Thông báo các biểu hiện của vấn đề, dựa trên các kênh thông tin và các tiêu chuẩn (mục tiêu, chỉ tiêu, quy định) của tổ chức.

Bằng cách so sánh kết quả kinh doanh với các chỉ tiêu doanh thu, người quản lý có thể phát hiện ra lợi nhuận giảm, chi phí tăng hoặc dự án trể tiến độ, là những tín hiệu nguy cơ của tổ chức. 2) Xác định vấn đề và phương án giải quyết dựa trên các kênh thông tin hổ trợ làm việc nhóm (thư điện tử, hội nghị truyền hình, group-ware) người quản lý và các chuyên viên cùng nhau phân tích nguyên nhân và xác định vấn đề của tổ chức. Các quy tắc suy diễn, trích lọc trên thông tin cũng được tích hợp trong các chương trình phần mềm để giúp tự động hóa các công việc phân tích của nhóm. 3) Đánh giá xếp hạng các phương án dựa trên các tiêu chí.

Nhờ có HTTT, các tiêu chí đánh giá và cách đánh giá phương án được phổ biến cho các thành viên giam gia. Qua trao đổi thảo luận, mức độ quan trọng của từng tiêu chí đánh giá đối với mục tiêu đánh giá được thống nhất trong nhóm để làm cơ sở xếp hạng cho các phương án dựa trên hệ số của mỗi tiêu chí và tổng hợp điểm đánh giá của từng thành viên. 4) Thực thi giải pháp và đối chiếu kết quả thực tế. HTTT là môi trường ban hành quyết định (phân công), liên lạc giữa người quản lý và người thực hiện, giám sát công việc và đo lường kết quả, cung cấp phản hồi cho người quản lý sau khi giải pháp được áp dụng.4 Các cấp quản lý và nhu cầu thông tin Thông tin là nguồn lực của các nhà quản lý.

Nhờ có thông tin, người quản lý nhận biết được hiện trạng, phát hiện vấn đề để hoạch định các tiến trình giải quyết vấn đề hoặc phòng tránh rủi ro. Như vậy, thông tin đóng vai trò là đầu vào cho các tiến trình quản lý, đồng thời khai sinh ra các tiến trình trong tổ chức. Tùy theo cấp quản lý mà thông tin cho người quản lý có tính chất khác nhau gắn liền với tầm hoạch định (planning horizon) thể hiện mức độ trách nhiệm của người quản lý đối với tổ chức. Phạm vi trách nhiệm của người quản lý càng hẹp, thì tầm hoạch định công việc cho tổ chức càng ngắn, nhưng mức độ chi tiết của công việc càng nhiều và chuyên sâu.

Tầm hoạch định Mức quản lý Chiến lược Chiến thuật Tác nghiệp Số năm hoạch định cho tương lai: 1 2 3 Hình 1.13 Các mức quản lý và thời gian hoạch định Ở mức tác nghiệp (operational control) người quản lý làm việc với thông tin/dữ liệu chi tiết đối với từng công việc, như chi tiết tài khoản (kế toán), chi tiết công nợ khách hàng (kinh doanh), lương từng nhân viên (nhân sự), kết quả thực hiện công việc (điều hành) để điều khiển từng công việc. Ở mức chiến thuật (management control), người quản lý cần các thông tin có xu hướng thể hiện mức độ tăng giảm theo định kỳ để lập kế hoạch thực hiện. Ví dụ: báo cáo thống kê lượng hàng tồn kho 17 Chương 1:Những khái niệm cơ bản cuối kỳ, báo cáo tình hình doanh thu, chi phí so với mục tiêu chất lượng của năm, hay lập biểu đồ thể hiện mức độ phát triển thuê bao điện thoại trong năm. Ở mức chiến lược (strategic planning), người điều hành cấp cao (CEO) cần phân tích được trạng thái (điểm mạnh, điểm yếu) của tổ chức đối với môi trường mà tổ chức đó đang vận hành, bao hàm cả thông tin bên trong và bên ngoài tổ chức trên tất cả các lĩnh vực chuyên môn như tài chính, sản xuất, kinh doanh.

Vì vậy, các thông tin trợ giúp cho họ thường mang tính khái quát (không chi tiết), như phân tích thị phần, phân tích xu hướng công nghệ, là các loại thông tin có chu kỳ sống dài và có tính khái quát (hình 1. Môi trường Mức khái quát Mức quản lý bên ngoài tổ của thông tin chức Môi trường nội Mức độ chi tiết của bộ của tổ chức thông tin Hình 1.14 Mức quản lý, môi trường và tính chất của thông tin quản lý 1.