Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong xu thế phát triển của công nghệ thông tin, việc tin học hóa các hệ thống quản lý và tổ chức trong doanh nghiệp trở thành nhu cầu thiết yếu nhằm tự động hóa các quy trình nghiệp vụ và giao dịch thường nhật. Quản lý luồng công việc (workflow) là công nghệ nền tảng được ứng dụng rộng rãi trong việc quản lý giấy tờ, tài liệu, quy trình sản xuất tự động, quy trình kinh doanh, tài chính ngân hàng và viễn thông – những môi trường đòi hỏi tính khả dụng và độ chuẩn hóa cao. Nền tảng Microsoft SharePoint Server 2010 cung cấp môi trường tích hợp mạnh mẽ, tương thích sâu với hệ điều hành Windows và bộ ứng dụng văn phòng Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), đồng thời hỗ trợ sẵn hệ thống biểu mẫu, kiểu dữ liệu, cấu trúc trang web mẫu (site template) và giao diện tùy biến, giúp rút ngắn thời gian xây dựng ứng dụng so với phương thức truyền thống.

Đồ án tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Hữu Toản tập trung giải quyết bài toán ứng dụng công nghệ cộng tác và luồng làm việc trên nền tảng SharePoint 2010, hướng tới mục tiêu thiết lập một môi trường làm việc số hóa cho doanh nghiệp.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đồ án bao gồm:

  1. Nghiên cứu tổng quan về nền tảng Microsoft SharePoint Server 2010, cơ chế quản lý luồng công việc (Workflow) và giải pháp không gian làm việc cộng tác (SharePoint Workspace 2010).
  2. Xây dựng mô hình kiến trúc mạng thử nghiệm, cài đặt và cấu hình hệ thống máy chủ tích hợp gồm Windows Server 2008 R2 (nâng cấp Domain Controller), Microsoft SQL Server 2008, dịch vụ Web Server (IIS), Microsoft .NET Framework 3.5 và máy chủ thư điện tử MDaemon Server.
  3. Cấu hình dịch vụ chuyển tiếp thư điện tử (Incoming/Outgoing e-mail) trên SharePoint để phục vụ truyền thông thông báo nội bộ giữa các tài khoản người dùng được quản lý bởi Active Directory.
  4. Triển khai và kiểm thử thực tế ba quy trình luồng công việc chính trên Thư viện tài liệu (Document Library): quy trình phê duyệt tài liệu (Approval Workflow), quy trình thu thập ý kiến đóng góp (Collect Feedback Workflow) và quy trình thu thập chữ ký số (Collect Signature Workflow) kết hợp dịch vụ cấp chứng thư số Certificate Authority (CA).
  5. Thiết lập và kiểm thử ứng dụng SharePoint Workspace 2010 trên máy tính trạm khách hàng nhằm đánh giá khả năng đồng bộ dữ liệu hai chiều ở chế độ trực tuyến (Online) và ngoại tuyến (Offline).

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Nền tảng Microsoft SharePoint 2010, dịch vụ luồng công việc (Workflow), phần mềm máy khách SharePoint Workspace 2010 và các dịch vụ hạ tầng mạng liên quan (Active Directory, DNS, IIS, SMTP, SQL Server, PKI/CA).
  • Phạm vi không gian: Mô hình thử nghiệm cục bộ mô phỏng hạ tầng công nghệ thông tin của một doanh nghiệp với các phòng ban chức năng (Phòng Kinh doanh, Phòng Kế toán, Phòng Nhân sự).
  • Thời gian và địa điểm thực hiện: Đồ án được hoàn thành vào tháng 06 năm 2013 tại Khoa Khoa học Máy tính, Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin Hữu nghị Việt – Hàn (Đà Nẵng), dưới sự hướng dẫn của giảng viên Lê Tự Thanh.

Cơ sở lý thuyết và công nghệ nền tảng

Cơ sở lý thuyết của đề tài được xây dựng dựa trên các tài liệu kỹ thuật chuẩn của Microsoft về hệ sinh thái SharePoint 2010, công nghệ quản lý tiến trình kinh doanh và hệ thống chứng thực bảo mật:

  1. Nền tảng Microsoft SharePoint 2010: SharePoint là nền tảng trao đổi thông tin và làm việc cộng tác trên nền web, hỗ trợ triển khai trên mạng nội bộ (Intranet), mạng mở rộng (Extranet) và mạng Internet. Nền tảng được cấu thành từ 6 khối tính năng cốt lõi:
  • SharePoint Sites: Công nghệ xây dựng cổng thông tin qua Web Parts, cơ chế bảo mật phân quyền, cá nhân hóa giao diện, hỗ trợ đa ngôn ngữ và truyền thông đa phương tiện.
  • SharePoint Communities: Hỗ trợ làm việc cộng tác thông qua Workspace, chia sẻ lịch làm việc (Calendar), tác vụ (Task), tích hợp các công cụ Enterprise 2.0 (Blog, Wiki, RSS) và liên kết với Microsoft Lync để hiển thị trạng thái hiện diện (Presence) cùng tính năng hội thoại trực tuyến.
  • SharePoint Content: Quản lý vòng đời nội dung số (văn bản Office, tài liệu đa phương tiện, trang web HTML), quản trị hồ sơ (Record Management) và kiểm soát chính sách an toàn thông tin.
  • SharePoint Search: Lập chỉ mục dữ liệu trên hệ thống site, máy chủ tệp tin chia sẻ và cơ sở dữ liệu tích hợp; hỗ trợ công cụ tìm kiếm nâng cao FAST Search Engine trên quy mô hàng tỉ tài liệu.
  • SharePoint Insights: Phân tích và trực quan hóa dữ liệu kinh doanh thành dạng bảng điểm (Scorecard) và bảng điều khiển (Dashboard) thông qua việc tích hợp sâu giữa SQL Server và Microsoft Excel.
  • SharePoint CompoSites: Hỗ trợ xây dựng ứng dụng ghép không cần lập trình mã nguồn thông qua SharePoint Designer, Access Services và dịch vụ kết nối dữ liệu kinh doanh (Business Connectivity Services - BCS).
  1. Lý thuyết về Luồng công việc (Workflow): Workflow là tiến trình tự động hóa một phần hoặc toàn bộ quy trình nghiệp vụ, trong đó văn bản, thông tin hoặc nhiệm vụ được chuyển giao giữa các chủ thể tham gia theo các quy tắc định sẵn. Trong SharePoint, luồng công việc được phân chia thành:
  • Human Workflow: Tích hợp hành động xử lý của con người với hệ thống (ví dụ: quy trình xét duyệt hồ sơ, tiếp nhận ý kiến đóng góp, ký kết văn bản).
  • System Workflow: Tự động dịch chuyển và xử lý dữ liệu giữa các trang tin hoặc hệ thống ứng dụng mà không cần sự can thiệp trực tiếp của người dùng.
  • Bảy dạng Workflow mặc định trong SharePoint 2010: Approval Workflow (phê duyệt tài liệu), Collect Feedback Workflow (thu thập phản hồi và cho phép chỉnh sửa nội dung), Collect Signature Workflow (thu thập chữ ký số trên tài liệu Office), Disposition Approval Workflow (quản lý việc lưu giữ hoặc tiêu hủy hồ sơ hết hạn tại Record Center), Three States Workflow (theo dõi trạng thái công việc qua 3 giai đoạn và 2 bước chuyển tiếp), Translation Management Workflow (quản lý chuyển đổi ngôn ngữ tài liệu) và Group Approval Workflow (đóng dấu và phê duyệt văn bản tập thể).
  1. Nền tảng Microsoft SharePoint Workspace 2010: Là phiên bản kế thừa từ Microsoft Office Groove 2007 (nằm trong bộ Microsoft Office Professional Plus 2010), SharePoint Workspace hoạt động như một ứng dụng máy khách (client) cho phép đồng bộ hóa dữ liệu thời gian thực giữa máy tính cá nhân và máy chủ SharePoint:
  • Hỗ trợ ba không gian làm việc chính: SharePoint workspace (đồng bộ trực tiếp thư viện tài liệu và danh sách từ máy chủ), Groove workspace (cộng tác nhóm bảo mật ngang hàng, hỗ trợ mã hóa dữ liệu theo chuẩn PKI và vượt tường lửa), Shared Folder workspace (chia sẻ thư mục Windows Explorer trên máy tính trạm).
  • Cơ chế đồng bộ hóa: Tự động tải dữ liệu từ máy chủ về máy trạm để người dùng xử lý ngoại tuyến (offline), sau đó tự động cập nhật và đồng bộ hai chiều lên máy chủ khi kết nối mạng được thiết lập lại (chu kỳ đồng bộ hóa định kỳ khoảng 15 phút).

Thiết kế và triển khai hệ thống

Hệ thống được thiết kế theo mô hình mạng khách - chủ (Client - Server) tích hợp đầy đủ các thành phần hạ tầng cần thiết cho việc vận hành dịch vụ cổng thông tin và tự động hóa quy trình nghiệp vụ.

Kiến trúc mô hình triển khai

Mô hình kỹ thuật của đồ án bao gồm các thành phần:

  • 01 Máy chủ (Server): Cài đặt hệ điều hành Windows Server 2008 R2 (64-bit), được nâng cấp lên máy chủ điều khiển miền (Domain Controller) với tên miền nht.local. Máy chủ đóng vai trò tích hợp toàn bộ các dịch vụ: máy chủ cơ sở dữ liệu SQL Server 2008, dịch vụ Web Server IIS, máy chủ thư điện tử MDaemon Server và máy chủ ứng dụng SharePoint Server 2010. Mô hình cấu trúc tổ chức gồm 3 đơn vị: Phòng Kinh doanh, Phòng Kế toán và Phòng Nhân sự.
  • 01 Máy tính trạm (Client PC): Được gia nhập vào miền nht.local, cài đặt hệ điều hành Windows, bộ Microsoft Office 2010, Microsoft Outlook và Microsoft SharePoint Workspace 2010 để kiểm thử chức năng.
  • Thiết bị mạng: 01 thiết bị chuyển mạch (Switch) kết nối các máy tính trong cùng phân đoạn mạng và 01 thiết bị định tuyến (Router) phục vụ liên kết mạng.
Thành phần thiết bị / Dịch vụ Tên định danh / Vai trò Địa chỉ IP / Miền quản lý
Máy chủ Domain Controller Server Miền nht.local
Máy tính trạm người dùng Client PC Gia nhập miền nht.local
Máy chủ Thư điện tử MDaemon Server Quản lý hộp thư miền nht.local
Máy chủ Cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server 2008 Cơ sở dữ liệu cho SharePoint 2010
Thiết bị liên kết mạng Switch & Router Kết nối và định tuyến cục bộ

Thông số yêu cầu hệ thống tối thiểu

Tác giả đã tổng hợp các tiêu chuẩn kỹ thuật tối thiểu từ nhà sản xuất để cài đặt các thành phần phần mềm chính trong hệ thống:

Thành phần phần cứng / phần mềm Yêu cầu đối với SharePoint 2010 Yêu cầu đối với MDaemon Server
Bộ vi xử lý (CPU) 64-bit, bốn lõi (Quad-core) Pentium III 500MHz hoặc Pentium 4 2.4GHz
Bộ nhớ RAM 4GB (thử nghiệm) / 8GB (độc lập & Server Farm) 512 MB
Dung lượng đĩa cứng trống 80 GB cho phân vùng hệ thống Tối thiểu 100 MB
Hệ điều hành tương thích Windows Server 2008 Standard, Enterprise, Data Center (64-bit) Windows XP / 2000 / 2003 / Vista / 2008 / 7 (32 hoặc 64-bit)
Hệ quản trị CSDL / Trình duyệt Microsoft SQL Server 2005 hoặc SQL Server 2008 Internet Explorer 5.5 trở lên
Phần mềm nền tảng bắt buộc Microsoft .NET Framework 3.5, Web Server (IIS), Office 2007 Giao thức truyền thông SMTP / POP3

Quy trình cài đặt và cấu hình dịch vụ

Quá trình triển khai kỹ thuật được thực hiện tuần tự qua các bước:

  1. Thiết lập máy chủ Windows Server 2008 R2, sử dụng công cụ dcpromo để nâng cấp máy chủ thành Domain Controller quản lý miền nht.local.
  2. Cài đặt hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server 2008 phục vụ việc lưu trữ dữ liệu cấu hình và nội dung của SharePoint.
  3. Kích hoạt vai trò dịch vụ Web Server (IIS) và bổ sung tính năng Microsoft .NET Framework 3.5 từ trình quản lý Server Manager.
  4. Cài đặt các gói phần mềm bổ trợ (Prerequisites) và cài đặt Microsoft SharePoint Server 2010; cấu hình liên kết cơ sở dữ liệu với SQL Server thông qua tài khoản quản trị miền.
  5. Cài đặt và cấu hình MDaemon Mail Server: thiết lập tên miền nht.local, cấu hình cổng truyền thông SMTP/POP3, đồng bộ hóa danh sách tài khoản người dùng từ Active Directory.
  6. Thiết lập thông số Incoming e-mail và Outgoing e-mail trên trang quản trị trung tâm SharePoint Central Administration (chỉ định máy chủ SMTP nội bộ và địa chỉ phản hồi thư).
  7. Kiểm thử truyền thông thư điện tử qua phần mềm Microsoft Outlook giữa các tài khoản: Administrator, huutoan@nht.local, ducduy@nht.local, anhtai@nht.local và phanhiep@nht.local.

Cấu hình ứng dụng Web và Luồng công việc nghiệp vụ

Trên hạ tầng SharePoint đã thiết lập, các cấu hình nghiệp vụ được triển khai chi tiết:

  1. Tạo Web Application mới và thiết lập Site Collection, gán quyền quản trị trang và phân bổ người dùng vào các nhóm quyền tương ứng.
  2. Cấu hình Approval Workflow trên Thư viện tài liệu (Document Library): thiết lập danh sách người tham gia duyệt theo thứ tự hoặc song song, cấu hình thời hạn và thông báo email tự động.
  3. Cấu hình Collect Feedback Workflow: thiết lập cơ chế gửi tài liệu lấy ý kiến phản hồi tập thể, cho phép người dùng mở văn bản và chỉnh sửa nội dung trực tiếp trước khi gửi phản hồi.
  4. Cấu hình hạ tầng chữ ký số và Collect Signature Workflow:
    • Cài đặt vai trò Certificate Services (Active Directory Certificate Services) trên Windows Server 2008.
    • Thiết lập tổ chức chứng thực Certification Authority (CA) và phát hành chứng thư số cá nhân cho từng người dùng trong hệ thống.
    • Áp dụng Collect Signature Workflow vào Document Library, yêu cầu các cá nhân có thẩm quyền đăng nhập và sử dụng chữ ký số cá nhân (nhập chính xác định danh được cấp trong CA) để ký xác nhận trên tệp tin tài liệu Microsoft Office.
  5. Triển khai SharePoint Workspace 2010: tạo tài khoản workspace trên máy trạm, nhập đường dẫn URL của Site Collection để tải và đồng bộ dữ liệu thư viện tài liệu, thực hiện chỉnh sửa tài liệu ở trạng thái ngoại tuyến và kiểm tra sự đồng bộ cập nhật lên máy chủ khi kết nối trực tuyến trở lại.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Tổng quan về Sharepoint 2010, Workflow và Workspace

Chương này cung cấp hệ thống cơ sở lý thuyết tổng quát về các công nghệ được sử dụng trong đề tài:

  • Phân tích định nghĩa, vai trò và 6 nhóm tính năng chính của nền tảng Microsoft SharePoint 2010 (Sites, Communities, Content, Search, Insights, CompoSites).
  • Trình bày các lợi ích cốt lõi của SharePoint đối với doanh nghiệp, bao gồm khả năng nâng cao trải nghiệm người dùng với giao diện Ribbon, cắt giảm chi phí hạ tầng nhờ nền tảng đồng nhất và khả năng mở rộng linh hoạt thông qua các chuẩn giao tiếp lập trình (REST, LINQ, Web Services, BCS).
  • Phân loại các phiên bản triển khai SharePoint 2010 trên môi trường mạng nội bộ (SharePoint Foundation 2010, SharePoint 2010 Standard/Enterprise CAL, FAST Search Server 2010, SharePoint Online) và môi trường Internet (SharePoint 2010 for Internet Sites, FAST Search Server for Internet Business).
  • Định nghĩa khái niệm luồng công việc (Workflow), phân loại thành Human Workflow và System Workflow; phân tích chi tiết chức năng của 7 mẫu quy trình làm việc được tích hợp sẵn trong SharePoint.
  • Khái quát về ứng dụng máy khách SharePoint Workspace 2010 (nâng cấp từ Groove 2007), các đặc tính đồng bộ dữ liệu, hỗ trợ làm việc cộng tác đa môi trường và cơ chế bảo mật trên nền tảng khóa công khai PKI.

Chương 2: Mô hình triển khai Sharepoint

Chương 2 trình bày toàn bộ quy trình thiết kế, chuẩn bị môi trường và cài đặt các dịch vụ hạ tầng mạng:

  • Xây dựng sơ đồ mô hình triển khai mạng thử nghiệm bao gồm 01 máy chủ điều khiển miền tích hợp dịch vụ cơ sở dữ liệu, web, thư điện tử và SharePoint, kết nối tới máy trạm khách hàng qua thiết bị chuyển mạch và định tuyến.
  • Bảng tổng hợp chi tiết về yêu cầu phần cứng và phần mềm tối thiểu để cài đặt hệ thống SharePoint 2010 và máy chủ thư điện tử MDaemon.
  • Hướng dẫn chi tiết từng bước cài đặt hệ điều hành Windows Server 2008 R2, thực thi lệnh dcpromo để thiết lập Domain Controller quản lý miền nht.local.
  • Cài đặt hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server 2008, kích hoạt vai trò Web Server (IIS) và cài đặt thành phần .NET Framework 3.5.
  • Cài đặt các gói thành phần bắt buộc (Software Prerequisites) và hoàn thiện việc cài đặt SharePoint Server 2010 kết nối với cơ sở dữ liệu SQL.
  • Cài đặt phần mềm MDaemon Server, cấu hình thông số cổng dịch vụ, tên miền thư điện tử, thiết lập tính năng Incoming/Outgoing e-mail trên SharePoint Central Administration.
  • Cấu hình đồng bộ tài khoản người dùng từ Active Directory và thực hiện kiểm thử thành công quá trình gửi/nhận email nội bộ giữa tài khoản quản trị viên và các tài khoản người dùng (huutoan, ducduy, anhtai, phanhiep).

Chương 3: Triển khai ứng dụng Workflow và Workspace trên Sharepoint 2010

Chương 3 tập trung vào các bước cấu hình thực nghiệm và kiểm thử chức năng ứng dụng:

  • Tạo mới các tài khoản người dùng trên hệ thống, khởi tạo một ứng dụng web (New Web Application) và tạo Site Collection, thiết lập phân quyền thành viên vào các nhóm chức năng.
  • Triển khai và kiểm thử quy trình Approval Workflow trên Document Library: tải tài liệu lên thư viện, phân công người duyệt, người dùng đăng nhập hệ thống để thực hiện quyền phê duyệt (Approve) hoặc từ chối (Reject) kèm lý do, theo dõi lịch sử sự kiện diễn ra trong tiến trình.
  • Triển khai và kiểm thử quy trình Collect Feedback Workflow: phân phối tài liệu đến các tài khoản liên quan để lấy ý kiến đóng góp, cho phép chỉnh sửa nội dung văn bản trực tiếp và hoàn tất việc thu thập phản hồi.
  • Triển khai và kiểm thử quy trình Collect Signature Workflow: cài đặt vai trò Active Directory Certificate Services (CA) trên Windows Server 2008, cấp phát chứng thư số cá nhân cho từng người dùng; thực hiện quy trình ký số trên văn bản Microsoft Office bằng tên định danh đã được chứng thực.
  • Triển khai ứng dụng máy khách SharePoint Workspace 2010: thiết lập tài khoản workspace, kết nối đồng bộ dữ liệu thư viện từ máy chủ SharePoint về máy trạm cá nhân, thực hiện thao tác mở và chỉnh sửa tài liệu khi mất kết nối mạng và kiểm chứng khả năng tự động đồng bộ hóa dữ liệu lên máy chủ khi kết nối lại.

Kết quả và đóng góp

Kết quả kỹ thuật đạt được

Đồ án đã hoàn thành toàn bộ các nội dung cài đặt, tích hợp hệ thống và kiểm thử thực nghiệm với các kết quả cụ thể:

  • Xây dựng hoàn chỉnh mô hình máy chủ dịch vụ mạng tích hợp trên nền tảng Windows Server 2008 R2, thiết lập thành công Domain Controller miền nht.local, hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server 2008 và Web Server IIS.
  • Tích hợp thành công máy chủ thư điện tử MDaemon Server với Active Directory, thiết lập cơ chế tiếp nhận và chuyển tiếp thư điện tử (Incoming/Outgoing e-mail) trên SharePoint, đảm bảo thông suốt quá trình gửi thông báo tự động tới các hộp thư cá nhân (huutoan@nht.local, ducduy@nht.local, anhtai@nht.local, phanhiep@nht.local).
  • Cấu hình và kiểm thử vận hành ổn định ba quy trình luồng công việc trên thư viện tài liệu của SharePoint 2010:
    • Quy trình phê duyệt tài liệu (Approval Workflow) ghi nhận đầy đủ trạng thái đồng ý/từ chối và lịch sử tương tác của người dùng.
    • Quy trình thu thập phản hồi (Collect Feedback Workflow) hỗ trợ lấy ý kiến đóng góp và chỉnh sửa tài liệu trực tiếp từ nhiều thành viên.
    • Quy trình ký số (Collect Signature Workflow) kết hợp thành công với dịch vụ cấp phát chứng thư số nội bộ (Certificate Authority), cho phép xác thực tính hợp lệ và thời gian ký của từng cá nhân trên tài liệu Office.
  • Kiểm chứng thành công tính năng đồng bộ hóa dữ liệu hai chiều của SharePoint Workspace 2010, cho phép người dùng thao tác với tài liệu trên máy trạm ngay cả khi mất kết nối mạng và tự động cập nhật dữ liệu lên hệ thống máy chủ khi có mạng trở lại.

Đóng góp thực tiễn của đồ án

  • Xây dựng một tài liệu hướng dẫn kỹ thuật chi tiết về quy trình chuẩn bị hạ tầng, cài đặt các gói phần mềm bắt buộc và cấu hình tích hợp giữa hệ điều hành máy chủ, dịch vụ thư điện tử và hệ thống SharePoint Server 2010.
  • Cung cấp mô hình triển khai mẫu về việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản trị văn phòng, giúp số hóa quy trình luân chuyển văn bản, nâng cao hiệu quả làm việc cộng tác và tối ưu hóa thời gian xử lý thủ tục hành chính trong doanh nghiệp.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Hạn chế của đồ án

  • Mô hình triển khai mới được thực hiện trong môi trường thử nghiệm (Lab) với cấu hình tất cả các dịch vụ (Domain Controller, SQL Server, IIS, SharePoint Server, MDaemon Mail Server) tích hợp trên cùng 01 máy chủ vật lý đơn lẻ (Single Server deployment), chưa kiểm thử trên mô hình trang trại máy chủ phân tán (Server Farm) nhiều lớp.
  • Số lượng máy trạm kiểm thử còn hạn chế (01 máy trạm client), chưa đánh giá toàn diện hiệu năng của hệ thống dưới tải lượng truy cập đồng thời lớn từ nhiều người dùng.
  • Phạm vi nghiên cứu mới chỉ tập trung triển khai các mẫu workflow có sẵn (Out-of-the-box workflows) trên Document Library, chưa phát triển các luồng công việc phức tạp tùy biến bằng công cụ SharePoint Designer hoặc Visual Studio.

Hạn chế và hướng mở rộng

  • Mở rộng triển khai hệ thống SharePoint 2010 trên mô hình cụm máy chủ (Server Farm) phân tách riêng biệt giữa máy chủ ứng dụng (Application Server), máy chủ giao tiếp đầu cuối (Web Front-End Server) và máy chủ cơ sở dữ liệu (Database Server) nhằm nâng cao tính sẵn sàng cao và khả năng mở rộng chịu tải.
  • Nghiên cứu và xây dựng các quy trình luồng công việc tùy biến nâng cao (Custom Workflows) đáp ứng các yêu cầu nghiệp vụ đặc thù của từng phòng ban trong doanh nghiệp.
  • Tích hợp các dịch vụ nâng cao khác của SharePoint như Business Connectivity Services (BCS) để kết nối dữ liệu từ các phần mềm quản trị doanh nghiệp (ERP, CRM) bên ngoài, dịch vụ tìm kiếm nâng cao FAST Search Server và hệ thống truyền thông hợp nhất Microsoft Lync.

Giá trị tham khảo

Đồ án là nguồn tài liệu hữu ích cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Công nghệ thông tin, Khoa học máy tính, Kỹ thuật mạng và Quản trị hệ thống đang thực hiện các đề tài tốt nghiệp hoặc nghiên cứu về giải pháp cổng thông tin doanh nghiệp và quản trị mạng máy chủ Microsoft.
  • Quản trị viên hệ thống (System Administrator) tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp vừa và nhỏ có nhu cầu tìm hiểu quy trình thiết lập hạ tầng dịch vụ mạng Windows Server, cấu hình máy chủ thư điện tử nội bộ và triển khai giải pháp làm việc cộng tác trên nền tảng SharePoint 2010.
  • Các nội dung có giá trị tham khảo kỹ thuật cao bao gồm: bảng tổng hợp yêu cầu phần cứng/phần mềm tối thiểu, các bước cấu hình kết nối Incoming/Outgoing e-mail trên SharePoint Central Administration, quy trình thiết lập máy chủ cấp chứng thư số (CA) phục vụ chữ ký số nội bộ và quy trình đồng bộ dữ liệu ngoại tuyến với SharePoint Workspace 2010.

Câu hỏi thường gặp

1. Đồ án lựa chọn phần mềm nào để triển khai dịch vụ thư điện tử nội bộ phục vụ cho SharePoint 2010?

Đồ án sử dụng phần mềm MDaemon Mail Server để cấu hình dịch vụ thư điện tử nội bộ cho miền nht.local. Phần mềm này được lựa chọn do tính chất gọn nhẹ trong triển khai, có khả năng đồng bộ danh sách tài khoản người dùng trực tiếp từ Active Directory và hỗ trợ giao thức SMTP để tích hợp cấu hình Incoming/Outgoing e-mail trên SharePoint.

2. Hệ thống máy chủ trong đồ án yêu cầu những thành phần phần mềm nền tảng bắt buộc nào trước khi cài đặt SharePoint 2010?

Trước khi cài đặt SharePoint 2010, máy chủ cần được cài đặt hệ điều hành Windows Server 2008 R2 (64-bit), nâng cấp Domain Controller (dcpromo), cài đặt hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server 2008, kích hoạt vai trò Web Server (IIS) và bổ sung tính năng Microsoft .NET Framework 3.5 cùng các gói bổ trợ hệ thống (Software Prerequisites).

3. Có bao nhiêu loại luồng công việc (Workflow) được tích hợp sẵn trong SharePoint và đồ án đã triển khai kiểm thử những loại nào?

Trong lý thuyết, SharePoint 2010 cung cấp 7 loại workflow tích hợp sẵn bao gồm: Approval, Collect Feedback, Collect Signature, Disposition Approval, Three States, Translation Management và Group Approval Workflow. Trong đó, đồ án đã triển khai và kiểm thử thực tế 3 loại trên Thư viện tài liệu (Document Library): Approval Workflow, Collect Feedback Workflow và Collect Signature Workflow.

4. Quy trình thu thập chữ ký số (Collect Signature Workflow) trong đồ án cần điều kiện hạ tầng gì để thực hiện?

Quy trình Collect Signature Workflow yêu cầu hệ thống máy chủ phải cài đặt vai trò Active Directory Certificate Services và thiết lập tổ chức chứng thực Certification Authority (CA) để phát hành chứng thư số cho người dùng. Người dùng khi thực hiện ký duyệt trên tài liệu Microsoft Office phải nhập chính xác tên định danh đã được đăng ký và cấp phát trong hệ thống CA.

5. SharePoint Workspace 2010 hỗ trợ những không gian làm việc nào và mang lại lợi ích gì cho người dùng máy trạm?

SharePoint Workspace 2010 hỗ trợ 3 không gian làm việc chính: SharePoint workspace, Groove workspace và Shared Folder workspace. Ứng dụng mang lại lợi ích cho phép người dùng máy trạm tải toàn bộ thư viện tài liệu về máy tính để làm việc, chỉnh sửa nội dung ở trạng thái ngoại tuyến (offline) và tự động đồng bộ hóa hai chiều lên máy chủ SharePoint khi máy tính kết nối lại mạng trực tuyến.

Kết luận

Đồ án tốt nghiệp "Triển khai ứng dụng workflow và workspace cho doanh nghiệp với Sharepoint 2010" của tác giả Nguyễn Hữu Toản đã nghiên cứu và triển khai thành công mô hình giải pháp cổng thông tin, quản lý quy trình luồng công việc và không gian làm việc cộng tác cho doanh nghiệp. Tác giả đã hoàn thành việc thiết lập hạ tầng mạng máy chủ tích hợp trên Windows Server 2008 R2, cơ sở dữ liệu SQL Server 2008, dịch vụ thư điện tử MDaemon và triển khai kiểm thử ổn định ba quy trình nghiệp vụ quan trọng (phê duyệt, thu thập ý kiến, ký số qua CA) cùng giải pháp đồng bộ dữ liệu ngoại tuyến với SharePoint Workspace 2010. Kết quả nghiên cứu cung cấp tài liệu kỹ thuật có giá trị thực tiễn cho việc số hóa quản trị văn phòng và tự động hóa quy trình làm việc trong các tổ chức, doanh nghiệp.