CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ SHAREPOINT 2010, WORKFLOW VÀ WORKSPACE 1. Tổng quan về Sharepoint 2010 1. Sharepoint là gì ? SharePoint là một nền tảng (Platform) của việc trao đổi thông tin và làm việc cộng tác trong nội bộ doanh nghiệp và trên nền Web. SharePoint là giải pháp kết nối và hỗ trợ người dùng chia sẻ thông tin tốt nhất, cho dù những thông tin đó nằm trong mạng lưới Intranet, Extranet của doanh nghiệp hay có thể chia sẻ ra bên ngoài Internet cho cả khách hàng và đối tác.
Với SharePoint, chúng ta sẽ không chỉ giới hạn việc cung cấp khả năng làm việc cộng tác cho nhân viên văn phòng hoặc các nhóm kinh doanh mà còn có thể đầu tư sâu vào việc phát triển các ứng dụng mở rộng cho doanh nghiệp. SharePoint được xem là nền tảng để bạn có thể phát triển những ứng dụng rất nhanh chóng đáp ứng mọi nhu cầu trong hoạt động kinh doanh, có thể là một ứng dụng nhỏ cho một nhóm hay một phòng ban, hoặc có thể là những giải pháp doanh nghiệp tầm cỡ và phức tạp với nhiều quy trình xử lý thông tin phức tạp, chỉnh sửa code hoặc tích hợp với các phần mềm ứng dụng khác. Các tính năng chính của Sharepoint 2010 Hình 1-1. Các tính năng chính của sharepoint 2010 SVTH: Nguyễn Hữu Toản Trang 1 Triển khai ứng dụng workflow và workspace cho doanh nghiệp với Sharepoint 2010 Sharepoint Site: Hình 1-2.
Sharepoint Site SharePoint Sites cung cấp cho bạn những công nghệ thiết yếu nhất để xây dựng các cổng thông tin ví dụ như Web Parts, các mô hình Security, khả năng cá nhân hóa từng trang, hỗ trợ đa ngôn ngữ, hỗ trợ truyền thông đa phương tiện và nhiều hơn nữa. Và khi chúng ta nhắc đến khái niệm SharePoint Sites thì phạm vi của chúng ta không phải chỉ bị giới hạn ở những Team Sites hoặc cổng thông tin nội bộ của doanh nghiệp mà bạn có thể mở rộng ra thành những Extranet cho phép kết nối thông tin giữa công ty với các đối tác hoặc nhà cung cấp, và tất nhiên là có thể triển khai thành trang Internet cho phép khách hàng truy cập tự do. Sharepoint Communities: Hình 1-3. Sharepoint Communities SVTH: Nguyễn Hữu Toản Trang 2 Triển khai ứng dụng workflow và workspace cho doanh nghiệp với Sharepoint 2010 SharePoint Communities là khái niệm thứ hai của SharePoint là khả năng cho phép mọi người làm việc với nhau đơn giản và hiệu quả hơn.
Nó bao gồm những hình thức làm việc cộng tác truyền thống như tạo các Workspace (không gian làm việc) để chia sẻ tài liệu, tạo Workflow (quy trình) xử lý thông tin, chia sẻ Calendar (lịch làm việc) và Task (tác vụ) chung cho cả nhóm. Ngoài ra, nó còn bao gồm luôn cả công nghệ Enterprise 2. SharePoint sẽ là một nền tảng tốt để phát triển mạng lưới Social Computing trong doanh nghiệp với sự hỗ trợ của Blog và Wiki, RSS, khả năng tìm kiếm nhân sự và chuyên gia, tạo quan hệ nhân viên và mạng cộng đồng. Thêm vào đó, SharePoint còn có thể tích hợp chặt chẽ với Microsoft Lync (tên cũ là Office Communication Server) nên chức năng SharePoint Communities còn có thể bổ sung thêm khả năng thể hiện Presence (thông tin trạng thái Online, Offline, Free, Busy,…), chat và chia sẻ thông tin trực tuyến.
Sharepoint Content: Hình 1-4. Sharepoint Content SharePoint Content là khả năng quản lý thông tin doanh nghiệp toàn diện từ việc phân rã đến tổng hợp nội dung. SharePoint quản lý tất cả nội dung số bao gồm các văn bản dạng Office, các tài liệu dạng đa phương tiện, trang Web, nội dung dạng HTML và cả các nội dung dạng mạng xã hội như Blog và Wiki. Để đảm bảo việc tuân thủ những quy định về an toàn thông tin, SharePoint cũng hỗ trợ việc quản lý các chính sách và theo dõi việc chỉnh sửa nội dung (Record Management), quản lý và tùy biến SVTH: Nguyễn Hữu Toản Trang 3 Triển khai ứng dụng workflow và workspace cho doanh nghiệp với Sharepoint 2010 được Workflow (quy trình xử lý thông tin), hỗ trợ một hạ tầng mạnh mẽ, nhiều chức năng giúp doanh nghiệp kiểm soát được thông tin.
Với một kiến trúc đồng nhất, bạn có thể dùng những tiện ích quản lý thông tin nhất quán cho việc phát hành thông tin lên Intranet cũng như Extranet và thậm chí Internet Site dành cho khách hàng. Sharepoint Search: Hình 1-5. Sharepoint Search Vấn đề chính trong việc quản lý khối lượng lớn thông tin trong tổ chức là khả năng tìm kiếm tốt nhất giúp người dùng có thể tìm và khám phá ra những thông tin mà họ cần một cách nhanh chóng và chính xác. SharePoint Search có thể tạo ra những chỉ mục cho nội dung không chỉ trong những SharePoint Sites mà thậm chí có thể cho cả những hệ thống thông tin khác có liên quan, những tập tin được chia sẻ, cơ sở dữ liệu và các phần mềm ứng dụng được tích hợp với SharePoint.
SharePoint cũng có thể tìm kiếm nhân viên hoặc chuyên gia trong tổ chức, hiển thị các thông tin cơ bản, chức vụ trong sơ đồ tổ chức, v.v… Thêm vào đó, những chức năng mới vượt trội về tìm kiếm của Sharepoint được gọi là FAST Search Engine cho phép tìm kiếm thông minh theo kinh nghiệm của người dùng, và khả năng mở rộng quy mô tìm kiếm cho hàng tỉ tài liệu trong một tổ chức. SVTH: Nguyễn Hữu Toản Trang 4 Triển khai ứng dụng workflow và workspace cho doanh nghiệp với Sharepoint 2010 Sharepoint Insights: Hình 1-6. Sharepoint Insights SharePoint Insights, chúng ta đã nói nhiều về khả năng tìm kiếm và làm việc cộng tác và sự kết hợp chúng với những công cụ phân tích dữ liệu thông minh truyền thống giúp cho người dùng văn phòng khả năng phân tích và đánh giá thông tin từ những dữ liệu bên trong doanh nghiệp. Nhờ dựa trên SQL Server, SharePoint có thể chia nhỏ những thông tin phân tán rời rạc thành những báo cáo dạng Scorecard, Dashboard rất sinh động.
Những báo cáo này có thể pha trộn cả dữ liệu dạng có cấu trúc và phi cấu trúc để tạo ra một bức tranh thông tin một cách chân thực nhất cho tổ chức. Người dùng văn phòng có thể sàng lọc và phân tích những dữ liệu đó nhờ sự tích hợp chặt chẽ giữa SharePoint và Excel, SharePoint hiện là một trong những công cụ phân tích thông tin được sử dụng rộng rãi nhất trên toàn thế giới và cho phép bạn có thể nhanh chóng tạo ra những giải pháp phân tích tùy biến. Sharepoint CompoSites: Hình 1-7. Sharepoint CompoSites SVTH: Nguyễn Hữu Toản Trang 5 Triển khai ứng dụng workflow và workspace cho doanh nghiệp với Sharepoint 2010 SharePoint CompoSites cung cấp cho mọi đối tượng từ người dùng thành thạo đến những nhà phát triển ứng dụng những công cụ dễ dùng và nhanh nhất để tạo ra những ứng dụng ghép.
Ví dụ: bạn có thể dùng chương trình SharePoint Designer mới và không cần phải viết một dòng lệnh nào, bạn cũng có thể thay đổi được giao diện của một Site, tích hợp thêm được các Web Part s, tùy chỉnh Workflows và tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau. Tương tự như thế, những dịch vụ Access Services mới cho phép người dùng tự xây dựng những ứng dụng và cơ sở dữ liệu quan hệ đơn giản sau đó có thể chia sẻ trong nội bộ một phòng hoặc cho cả công ty thông qua SharePoint Site nhưng vẫn được quản lý và kiểm soát bởi bộ phận IT. Lợi ích Sharepoint mang lại Khả năng kết nối và tăng thêm sức mạnh người dùng Trước tiên, chúng ta vẫn thường nghe phản hồi từ phía khách hàng rằng đại đa số những ứng dụng cho doanh nghiệp thường bị một hạn chế là khó sử dụng. Với SharePoint 2010, Microsoft đã nghiên cứu khá kỹ kinh nghiệm sử dụng của người dùng trên toàn thế giới để rồi đưa ra giải pháp kết nối và trao quyền cao nhất cho người dùng.
Ví dụ: người dùng văn phòng có thể truy cập SharePoint thông qua các trình duyệt khác nhau như Internet Explorer, FireFox và Safari, thêm vào đó họ còn có thể truy cập bằng điện thoại di động và tất nhiên là từ chính bộ Microsoft Office. Bằng cách đưa toàn bộ giao diện Ribbon vào SharePoint, Microsoft đã làm cho sản phẩm thêm thân thiện với người dùng, giúp họ dễ dàng tìm kiếm và sử dụng hết các tính năng của sản phẩm. Ngoài ra, Microsoft cũng đã đầu tư sâu vào sản phẩm mới mang tên là SharePoint Workspace, trước đây gọi là Groove, và sẽ được tích hợp luôn trong bộ Office 2010, cho phép làm việc “offline” với những thông tin được lưu trữ trên SharePoint bao gồm Document libraries, Lists và kể cả những workflow. Cắt giảm chi phí nhờ dựa trên một nền tảng thống nhất Song song với việc kết nối và gia tăng sức mạnh cho người dùng thì việc cắt giảm chi phí luôn là yếu tố quan tâm hàng đầu của tất cả các khách hàng.
Với môi trường kinh tế hiện nay, các công ty càng lúc càng phải siết chặt ngân sách cho IT SVTH: Nguyễn Hữu Toản Trang 6 Triển khai ứng dụng workflow và workspace cho doanh nghiệp với Sharepoint 2010 nhưng đồng thời vẫn đòi hỏi nhiều giá trị hơn từ những đầu tư hiện tại. SharePoint 2010 cung cấp thêm những cơ hội cho doanh nghiệp tiết kiệm chi phí trong khi vẫn cam kết họ sẽ có được những lợi ích từ những xu hướng công nghệ mới nhất. Cụ thể, chỉ một lần đầu tư cho SharePoint 2010 bạn sẽ có trong tay một công cụ đa năng giải quyết nhiều vấn đề như quản lý nội dung, tìm kiếm thông tin, phân tích dữ liệu, làm việc cộng tác và nhiều hơn nữa, những tính năng này trước đây từng được xem là những giải pháp hoàn toàn độc lập riêng lẻ. Nhờ việc tích hợp tất cả những khả năng xử lý này trong một kiến trúc duy nhất mà SharePoint 2010 sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí triển khai, bảo mật và đặc biệt là bạn cũng sẽ không phải tốn chi phí và thời gian cho việc học quá nhiều sản phẩm khác nhau, công nghệ khác nhau.
Từ việc tạo ra những ứng dụng cho nội bộ cho đến các ứng dụng quy mô chạy trên Extranet và cả Internet. Cuối cùng, một cơ hội lớn nữa cho việc tiết kiệm chi phí từ công nghệ điện toán đám mây. Với SharePoint 2010, bộ phận IT sẽ có thêm chọn lựa khi triển khai hạ tầng SharePoint, bạn có thể triển khai trên Server đặt tại doanh nghiệp hoặc sử dụng dịch vụ SharePoint Online với toàn bộ dữ liệu được Microsoft lưu trữ tại các Data Center toàn cầu. Với giải pháp này, chúng ta thấy được khách hàng không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn đảm bảo rằng sẽ có một hệ thống tin cậy nhờ Outsourcing phần lưu trữ và quản lý.