Tổng Quan Về Ứng Dụng Công Nghệ Thông Tin Trong Quản Lý Kinh Doanh

• Trường học: Trường Đại Học Kinh Tế
• Chuyên ngành: Quản Trị Kinh Doanh
• Đề tài: Ứng Dụng Công Nghệ Thông Tin Trong Quản Lý Kinh Doanh
• Loại tài liệu: Đề Tài Tốt Nghiệp
• Năm xuất bản: 2023
• Địa điểm: Hà Nội

• LỜI NÓI ĐẦU
• 1. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG QUẢN LÝ VÀ QUẢN TRỊ KINH DOANH
• 1.1. ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG DOANH NGHIỆP CÁC VẤN ĐỀ LIÊN QUAN
• 1.2. VAI TRÒ CỦA CÁC HỆ THỐNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
• 1.3. THÔNG TIN VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG MÔI TRƯỜNG DOANH NGHIỆP
• 1.4. CÁC YẾU TỐ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ỨNG DỤNG TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN
• 1.5. GIỚI THIỆU MỘT SỐ HỆ THỐNG THÔNG TIN ỨNG DỤNG TRONG DOANH NGHIỆP
• 1.6. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP
• 2. CHƯƠNG 2: ỨNG DỤNG PHẦN MỀM BẢNG TÍNH ĐIỆN TỬ
• 2.1. MICROSOFT EXCEL TRONG QUẢN LÝ VÀ QUẢN TRỊ KINH DOANH
• 2.1.1. TỔ CHỨC VÀ LIÊN KẾT DỮ LIỆU GIỮA CÁC BẢNG TÍNH
• 2.1.2. GIẢI BÀI TOÁN TỐI ƯU BẰNG PHẦN MỀM QUẢN TRỊ
• 2.1.3. HỢP LỆ HÓA DỮ LIỆU ĐẦU VÀO
• 2.1.4. TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU
• 2.1.5. SỬ DỤNG HÀM MẪU CỦA EXCEL ĐỂ GIẢI BÀI TOÁN TÀI CHÍNH
• 2.2. QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU NGHIỆP VỤ BẰNG EXCEL
• 2.2.1. DỮ LIỆU MICROSOFT ACCESS TRONG QUẢN LÝ VÀ QUẢN TRỊ KINH DOANH
• 2.2.2. SỬ DỤNG HÀM MẪU CỦA EXCEL GIẢI BÀI TOÁN TÀI CHÍNH
• 2.3. CHUẨN HÓA DỮ LIỆU VÀ PHÂN TÍCH MÔ HÌNH HÓA DỮ LIỆU HỖ TRỢ RA QUYẾT ĐỊNH
• 3. CHƯƠNG 3: ỨNG DỤNG MỘT SỐ PHẦN MỀM HỖ TRỢ CÔNG TÁC VÀ QUẢN TRỊ THÔNG TIN TRONG KINH DOANH
• 3.1. SỬ DỤNG CÁC HỆ THỐNG CỘNG TÁC TRONG TRUYỀN THÔNG VÀ QUẢN LÝ NỘI DUNG TRONG MÔI TRƯỜNG MẠNG
• 3.2. QUẢN TRỊ CÔNG VIỆC VÀ THÔNG TIN CÁ NHÂN BẰNG SDL
• 3.3. QUẢN TRỊ TRUYỀN THÔNG VÀ CÔNG TÁC BẰNG TMĐT
• 3.4. QUẢN TRỊ THÔNG TIN VÀ TƯ DUY BẰNG MIND MANAGER
• PHỤ LỤC

I. Vai Trò Của Ứng Dụng CNTT Trong Quản Lý Kinh Doanh Hiện Đại

Trong bối cảnh kinh tế số, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý kinh doanh không còn là một lựa chọn mà đã trở thành yếu tố sống còn, quyết định năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp. Công nghệ thông tin (CNTT) và Hệ thống thông tin (HTTT) là hai khái niệm liên quan chặt chẽ nhưng không đồng nhất. Theo giáo trình 'Tin học ứng dụng' (NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, 2018), CNTT là các công nghệ được sử dụng để tạo ra, lưu trữ và trao đổi thông tin. Trong khi đó, hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống tích hợp gồm 5 thành phần: phần cứng, phần mềm, dữ liệu, thủ tục và con người, nhằm mục đích tạo ra thông tin hữu ích hỗ trợ ra quyết định. Vai trò cốt lõi của việc ứng dụng CNTT là biến dữ liệu thô (data) thành thông tin có ý nghĩa (information) và cao hơn là tri thức kinh doanh (knowledge). Quá trình này giúp các nhà quản lý ở mọi cấp độ, từ tác nghiệp đến chiến lược, có được cái nhìn toàn cảnh và sâu sắc về hoạt động của tổ chức. Một quản trị doanh nghiệp hiệu quả phụ thuộc rất lớn vào chất lượng và tốc độ của dòng thông tin. CNTT chính là công cụ để hiện thực hóa điều đó, giúp phá vỡ các rào cản về không gian, thời gian và giữa các phòng ban chức năng, tạo nên một cơ cấu tổ chức linh hoạt và thống nhất.

1.1. Hiểu đúng về vai trò của công nghệ thông tin trong doanh nghiệp

CNTT không chỉ là các công cụ phần cứng hay phần mềm riêng lẻ. Vai trò của công nghệ thông tin trong doanh nghiệp được thể hiện qua khả năng tích hợp và hỗ trợ toàn bộ chuỗi giá trị. Theo mô hình của Porter, từ các hoạt động chính như hậu cần đầu vào, sản xuất, marketing đến các hoạt động hỗ trợ như quản trị nhân lực, tài chính, CNTT đều có thể can thiệp để cải thiện hiệu suất. Ví dụ, một hệ thống quản lý kho tự động giúp tối ưu hoạt động hậu cần, trong khi một phần mềm CRM giúp nâng cao hiệu quả marketing và chăm sóc khách hàng. Việc ứng dụng CNTT giúp doanh nghiệp đạt được lợi thế cạnh tranh bằng cách giảm chi phí, tạo sự khác biệt cho sản phẩm/dịch vụ và phản ứng nhanh hơn với những thay đổi của thị trường.

1.2. Lợi ích cốt lõi từ việc tối ưu hóa quy trình kinh doanh bằng CNTT

Lợi ích rõ ràng nhất là việc tối ưu hóa quy trình kinh doanh. Các hệ thống thông tin giúp tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, giảm thiểu sai sót do con người và tăng tốc độ xử lý giao dịch. Ví dụ, hệ thống xử lý giao dịch (TPS) giúp ghi nhận hàng ngàn đơn hàng mỗi ngày một cách chính xác. Hơn nữa, CNTT cho phép chuẩn hóa quy trình trên toàn tổ chức, đảm bảo mọi bộ phận đều tuân thủ một luồng công việc thống nhất. Điều này không chỉ nâng cao hiệu suất nội bộ mà còn cải thiện trải nghiệm của khách hàng. Khi các quy trình được tối ưu, doanh nghiệp có thể giải phóng nguồn lực con người khỏi các công việc thủ công để tập trung vào các hoạt động mang lại giá trị gia tăng cao hơn như phân tích và hoạch định chiến lược.

II. Top Thách Thức Khi Triển Khai Ứng Dụng CNTT Trong Doanh Nghiệp

Mặc dù lợi ích của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý kinh doanh là không thể phủ nhận, quá trình triển khai lại đối mặt với nhiều thách thức và rủi ro. Thất bại trong các dự án CNTT không phải là hiếm và thường xuất phát từ việc quản lý yếu kém thay vì lỗi công nghệ. Một trong những rào cản lớn nhất là chi phí đầu tư ban đầu, bao gồm cả phần cứng, bản quyền phần mềm và chi phí tư vấn, triển khai. Bên cạnh đó, sự phản kháng từ chính đội ngũ nhân viên do tâm lý ngại thay đổi thói quen làm việc cũ cũng là một vấn đề nan giải. Vấn đề bảo mật thông tin doanh nghiệp cũng trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết khi dữ liệu được số hóa và kết nối mạng. Doanh nghiệp phải đối mặt với nguy cơ bị tấn công mạng, rò rỉ dữ liệu nhạy cảm của khách hàng và đối tác. Ngoài ra, việc lựa chọn sai giải pháp công nghệ cho SME (doanh nghiệp vừa và nhỏ) hoặc các tổ chức lớn có thể dẫn đến một hệ thống không phù hợp với quy trình nghiệp vụ, gây lãng phí nguồn lực và không mang lại hiệu quả như kỳ vọng. Quản lý dự án yếu kém, thiếu sự hỗ trợ từ cấp lãnh đạo và không đào tạo đầy đủ cho người dùng cuối là những nguyên nhân phổ biến dẫn đến thất bại.

2.1. Vấn đề chi phí nguồn lực và bảo mật thông tin doanh nghiệp

Chi phí không chỉ dừng lại ở việc mua sắm ban đầu. Doanh nghiệp còn phải tính đến chi phí bảo trì, nâng cấp hệ thống và đào tạo nhân sự định kỳ. Với các doanh nghiệp nhỏ, đây là một gánh nặng tài chính đáng kể. Về nguồn lực, không phải tổ chức nào cũng có đủ đội ngũ chuyên gia CNTT để vận hành và bảo trì các hệ thống phức tạp. Vấn đề bảo mật thông tin doanh nghiệp đòi hỏi sự đầu tư liên tục vào các giải pháp an ninh mạng và xây dựng một quy trình quản lý rủi ro chặt chẽ. Một sự cố bảo mật có thể gây thiệt hại nặng nề về tài chính và uy tín.

2.2. Khó khăn trong việc lựa chọn giải pháp công nghệ phù hợp

Thị trường hiện nay có vô số phần mềm quản lý doanh nghiệp. Việc lựa chọn một giải pháp phù hợp đòi hỏi sự phân tích kỹ lưỡng về nhu cầu thực tế và quy trình nghiệp vụ của tổ chức. Một sai lầm phổ biến là lựa chọn hệ thống dựa trên tính năng thay vì sự phù hợp. Một hệ thống quá phức tạp có thể gây khó khăn cho người dùng, trong khi một hệ thống quá đơn giản lại không đáp ứng được nhu cầu phát triển trong tương lai. Quá trình lựa chọn cần sự tham gia của cả bộ phận CNTT và các phòng ban nghiệp vụ để đảm bảo hệ thống giải quyết được đúng các bài toán kinh doanh cụ thể.

III. Các Hệ Thống Ứng Dụng CNTT Phổ Biến Trong Quản Lý Kinh Doanh

Để giải quyết các bài toán quản trị, nhiều loại hình phần mềm quản lý doanh nghiệp đã được phát triển và ứng dụng rộng rãi. Các hệ thống này được thiết kế để hỗ trợ các chức năng và quy trình nghiệp vụ cụ thể, từ tác nghiệp hàng ngày đến hoạch định chiến lược cấp cao. Nền tảng của hầu hết các doanh nghiệp là Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP), đóng vai trò như xương sống tích hợp mọi hoạt động. Bên cạnh đó, Hệ thống quản trị quan hệ khách hàng (CRM) tập trung vào việc tối ưu hóa tương tác với khách hàng, trong khi Hệ thống quản trị chuỗi cung ứng (SCM) quản lý dòng chảy hàng hóa và thông tin từ nhà cung cấp đến người tiêu dùng cuối cùng. Mỗi hệ thống có một mục tiêu riêng nhưng khi được tích hợp với nhau, chúng tạo thành một hệ thống thông tin quản lý toàn diện, cung cấp một cái nhìn 360 độ về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Việc lựa chọn và triển khai thành công các hệ thống này là một bước quan trọng trong quá trình chuyển đổi số doanh nghiệp, giúp nâng cao năng lực vận hành và tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững.

3.1. Hệ thống ERP Tích hợp toàn diện nguồn lực doanh nghiệp

Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) là một bộ các module phần mềm tích hợp và một cơ sở dữ liệu tập trung, cho phép chia sẻ dữ liệu giữa nhiều quy trình kinh doanh và lĩnh vực chức năng khác nhau. Thay vì sử dụng các phần mềm riêng lẻ cho kế toán, nhân sự, sản xuất, bán hàng, ERP hợp nhất tất cả vào một hệ thống duy nhất. Điều này giúp loại bỏ tình trạng dữ liệu phân mảnh, thiếu nhất quán và đảm bảo thông tin được luân chuyển thông suốt trong toàn tổ chức. Kiến trúc của một hệ thống ERP cho phép các nhà quản lý giám sát hoạt động theo thời gian thực, từ đó đưa ra các quyết định nhanh chóng và chính xác hơn.

3.2. Phần mềm CRM Xây dựng và quản trị quan hệ khách hàng

Phần mềm CRM (Customer Relationship Management) quản lý tất cả các khía cạnh liên quan đến mối quan hệ của khách hàng với tổ chức, nhằm củng cố lòng trung thành và gia tăng lợi nhuận. Một hệ thống CRM hiệu quả giúp doanh nghiệp ghi nhận và phân tích hành vi mua sắm của khách hàng, theo dõi mọi điểm tương tác (email, cuộc gọi, mạng xã hội) và cung cấp dịch vụ chăm sóc cá nhân hóa. Bằng cách tích hợp dữ liệu khách hàng từ các kênh khác nhau, CRM mang lại một cái nhìn toàn diện, giúp các bộ phận Marketing, Bán hàng và Dịch vụ phối hợp nhịp nhàng để nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

IV. Phương Pháp Tối Ưu Hóa Quyết Định Nhờ Ứng Dụng CNTT Tiên Tiến

Ngoài các hệ thống quản lý nền tảng, các ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý kinh doanh hiện đại còn tập trung vào việc khai thác tài sản quý giá nhất: dữ liệu. Khả năng thu thập, xử lý và phân tích dữ liệu kinh doanh đã trở thành yếu tố quyết định sự thành công. Các công nghệ như Kho dữ liệu (Data Warehousing), Khai phá dữ liệu (Data Mining) và Kinh doanh thông minh (Business Intelligence) cho phép các nhà quản lý trích xuất những hiểu biết sâu sắc từ khối dữ liệu khổng lồ mà các hệ thống TPS và ERP tạo ra hàng ngày. Hơn nữa, xu hướng tự động hóa doanh nghiệp và ứng dụng trí tuệ nhân tạo trong kinh doanh đang mở ra những cơ hội mới. AI có thể dự báo nhu cầu thị trường, tối ưu hóa giá bán, tự động hóa dịch vụ khách hàng và phát hiện các giao dịch bất thường. Các công cụ quản lý công việc thông minh tích hợp AI cũng giúp phân bổ nguồn lực và theo dõi tiến độ dự án hiệu quả hơn, hỗ trợ đắc lực cho việc quản trị doanh nghiệp hiệu quả dựa trên dữ liệu.

4.1. Khai thác sức mạnh từ phân tích dữ liệu kinh doanh BI Analytics

Hệ thống Kinh doanh thông minh (BI) và Phân tích dữ liệu (Analytics) là các công cụ và kỹ thuật biến dữ liệu thô thành thông tin chi tiết, có thể hành động. Chúng giúp trả lời các câu hỏi kinh doanh quan trọng như: 'Sản phẩm nào đang bán chạy nhất?', 'Phân khúc khách hàng nào mang lại nhiều lợi nhuận nhất?'. Các công cụ này cho phép tạo ra các báo cáo trực quan, bảng điều khiển (dashboard) và thực hiện các phân tích phức tạp như phân tích kịch bản 'what-if'. Nhờ đó, các nhà quản lý có thể đưa ra quyết định không còn dựa trên cảm tính mà dựa trên bằng chứng dữ liệu xác thực.

4.2. Tự động hóa doanh nghiệp và ứng dụng trí tuệ nhân tạo

Tự động hóa doanh nghiệp sử dụng công nghệ để thực hiện các quy trình nghiệp vụ với sự can thiệp tối thiểu của con người. Công nghệ Tự động hóa Quy trình bằng Robot (RPA) có thể xử lý các tác vụ như nhập liệu, xử lý hóa đơn, giải phóng nhân viên cho các công việc sáng tạo hơn. Trong khi đó, trí tuệ nhân tạo trong kinh doanh đi xa hơn bằng cách mô phỏng trí thông minh của con người, cho phép các hệ thống có thể học hỏi và tự ra quyết định. Chatbot AI trả lời khách hàng 24/7 hay hệ thống gợi ý sản phẩm trên các trang thương mại điện tử là những ví dụ điển hình.

V. Hướng Dẫn Các Bước Triển Khai Ứng Dụng CNTT Trong Doanh Nghiệp

Việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý kinh doanh là một dự án phức tạp, đòi hỏi một chiến lược rõ ràng và sự quản lý chặt chẽ. Thành công của dự án phụ thuộc lớn vào quá trình chuẩn bị và thực thi. Theo giáo trình 'Tin học ứng dụng', các doanh nghiệp có nhiều lựa chọn chiến lược như mua ứng dụng thương phẩm (off-the-shelf), thuê dịch vụ (leasing/SaaS), hoặc tự phát triển (in-sourcing). Mỗi chiến lược đều có ưu và nhược điểm riêng về chi phí, thời gian và mức độ tùy biến. Dù lựa chọn chiến lược nào, quy trình triển khai cũng cần tuân theo các bước cơ bản: xác định và phân tích yêu cầu, lựa chọn nhà cung cấp/giải pháp, lập kế hoạch chi tiết, cài đặt và tùy chỉnh hệ thống, di chuyển dữ liệu, đào tạo người dùng và cuối cùng là vận hành và bảo trì. Một yếu tố quan trọng thường bị bỏ qua nhưng lại quyết định sự thành công là vai trò của người dùng cuối trong suốt quá trình. Sự tham gia tích cực của họ sẽ đảm bảo hệ thống đáp ứng đúng nhu cầu nghiệp vụ và giảm thiểu sự phản kháng khi thay đổi.

5.1. Lựa chọn chiến lược triển khai ứng dụng công nghệ phù hợp

Việc lựa chọn chiến lược triển khai phụ thuộc vào nhiều yếu tố: quy mô doanh nghiệp, ngân sách, mức độ phức tạp của quy trình và nguồn lực CNTT nội bộ. Mua ứng dụng thương phẩm thường nhanh và tiết kiệm chi phí nhưng có thể không hoàn toàn phù hợp. Tự phát triển cho phép tùy biến tối đa nhưng tốn kém và rủi ro cao. Chiến lược thuê ứng dụng thông qua điện toán đám mây (SaaS) ngày càng phổ biến vì tính linh hoạt và chi phí đầu tư ban đầu thấp, đặc biệt phù hợp với các giải pháp công nghệ cho SME.

5.2. Tầm quan trọng và vai trò của người sử dụng trong quá trình

Người sử dụng không phải là đối tượng thụ động mà là một bên liên quan tích cực. Vai trò của người sử dụng bắt đầu ngay từ giai đoạn phân tích yêu cầu, nơi họ cung cấp thông tin chi tiết về quy trình nghiệp vụ. Trong giai đoạn thiết kế, ý kiến phản hồi của họ về giao diện và tính năng là cực kỳ quý giá. Ở giai đoạn kiểm thử, họ là những người kiểm định xem hệ thống có thực sự hoạt động đúng như mong đợi hay không. Một dự án có sự tham gia chặt chẽ của người dùng sẽ có tỷ lệ thành công cao hơn nhiều, vì hệ thống được xây dựng 'cho họ' và 'bởi họ'.

VI. Xu Hướng Tương Lai Của Ứng Dụng CNTT Trong Quản Trị Kinh Doanh

Tương lai của ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý kinh doanh gắn liền với khái niệm chuyển đổi số doanh nghiệp. Đây không chỉ là việc số hóa tài liệu hay tự động hóa một vài quy trình, mà là sự thay đổi toàn diện về mô hình kinh doanh, văn hóa tổ chức và cách thức tạo ra giá trị, tất cả đều được dẫn dắt bởi công nghệ. Điện toán đám mây sẽ tiếp tục là nền tảng cho phép doanh nghiệp truy cập các công nghệ tiên tiến với chi phí hợp lý và khả năng mở rộng linh hoạt. Dữ liệu lớn (Big Data) kết hợp với Trí tuệ nhân tạo (AI) và Học máy (Machine Learning) sẽ cho phép các doanh nghiệp không chỉ phân tích quá khứ mà còn dự báo tương lai với độ chính xác cao. Internet Vạn vật (IoT) sẽ kết nối các thiết bị vật lý, tạo ra các dòng dữ liệu mới mẻ về vận hành và hành vi người dùng. Trong bối cảnh đó, các nhà quản lý cần liên tục cập nhật kiến thức và kỹ năng để có thể dẫn dắt tổ chức của mình vượt qua những thách thức và nắm bắt cơ hội trong kỷ nguyên số.

6.1. Chuyển đổi số doanh nghiệp Cuộc cách mạng toàn diện

Chuyển đổi số doanh nghiệp là quá trình tích hợp công nghệ kỹ thuật số vào mọi lĩnh vực của doanh nghiệp, thay đổi về cơ bản cách vận hành và cung cấp giá trị cho khách hàng. Nó đòi hỏi sự thay đổi cả về tư duy lãnh đạo và văn hóa tổ chức. Mục tiêu cuối cùng là tạo ra các mô hình kinh doanh mới, các quy trình linh hoạt và trải nghiệm khách hàng vượt trội. Đây là một hành trình liên tục chứ không phải là một dự án có điểm kết thúc.

6.2. Sức mạnh của điện toán đám mây và các công nghệ mới

Điện toán đám mây (Cloud Computing) đã dân chủ hóa công nghệ. Nó cho phép các doanh nghiệp, đặc biệt là SME, sử dụng các hệ thống ERP, CRM và phân tích dữ liệu mạnh mẽ mà không cần đầu tư lớn vào hạ tầng phần cứng. Các công nghệ mới như Blockchain đang hứa hẹn thay đổi cách thức quản lý chuỗi cung ứng và giao dịch tài chính bằng cách tăng cường tính minh bạch và bảo mật. Việc kết hợp các công nghệ này sẽ tạo ra những mô hình quản trị doanh nghiệp hiệu quả và thông minh hơn trong tương lai.