Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ và việc ứng dụng tin học hóa vào hoạt động vận hành của các tổ chức, doanh nghiệp ngày càng trở nên phổ biến, công tác quản lý đóng vai trò thiết yếu đối với sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Trong đó, quản lý tình hình vật tư tại phòng vật tư là một nghiệp vụ trọng yếu, ảnh hưởng trực tiếp đến chuỗi cung ứng và hiệu quả tài chính.

Tại Công ty Wonderful Saigon Electrics, hoạt động quản lý vật tư trước đây được thực hiện chủ yếu bằng phương pháp thủ công và các công cụ văn phòng rời rạc. Phương thức này bộc lộ nhiều bất cập như tốn kém thời gian, tiêu hao nhiều nhân lực, dễ xảy ra sai sót trong lưu trữ và tra cứu, dẫn đến hiệu quả quản lý chung không cao. Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn đó, đề tài "Xây dựng phần mềm hỗ trợ quản lý vật tư cho Công ty Wonderful Saigon Electrics" được thực hiện nhằm xây dựng một giải pháp phần mềm chuyên dụng hỗ trợ tin học hóa toàn diện quy trình quản lý xuất, nhập và tồn kho.

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài được xác định cụ thể gồm:

  1. Xây dựng phần mềm quản lý vật tư dựa trên các công cụ và nền tảng công nghệ phổ biến bao gồm Visual Studio 2010, hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server 2008 và quy trình phát triển phần mềm RUP (Rational Unified Process).
  2. Ứng dụng quy trình RUP để phân tích và thiết kế hệ thống phần mềm quản lý vật tư, nhằm giảm thiểu thời gian xử lý nghiệp vụ của nhân viên, tạo ra giao diện thân thiện, dễ sử dụng, cung cấp đầy đủ các chức năng quản lý danh mục, tra cứu thông tin, lập chứng từ và theo dõi hoạt động xuất nhập kho vật tư của công ty.

Nhiệm vụ nghiên cứu chính bao gồm:

  1. Nghiên cứu cơ sở lý thuyết về quy trình RUP và ngôn ngữ mô hình hóa UML (4 pha phát triển và 10 bước tiến trình RUP).
  2. Khảo sát hiện trạng cơ cấu tổ chức, quy trình nghiệp vụ luân chuyển chứng từ và hiện trạng tin học tại Công ty Wonderful Saigon Electrics.
  3. Thu thập, phân tích và xác định các yêu cầu chức năng, yêu cầu phi chức năng của hệ thống.
  4. Xây dựng mô hình phân tích hệ thống hướng đối tượng bằng UML (Use Case Diagram, Class Diagram, Sequence Diagram, Collaboration Diagram, Activity Diagram).

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Quy trình nghiệp vụ quản lý vật tư (quản lý phiếu nhập, phiếu xuất, danh mục vật tư, tồn kho, đơn đặt hàng, thông tin khách hàng và nhà cung cấp) tại doanh nghiệp.
  • Phạm vi nghiên cứu:
    • Về không gian: Khảo sát và ứng dụng thực tế tại Công ty Wonderful Saigon Electrics.
    • Về nghiệp vụ và kỹ thuật: Tập trung tìm hiểu quy trình RUP/UML (tổng quan RUP, UML, 4 pha, 10 bước) và xây dựng các chức năng quản lý phiếu nhập, phiếu xuất, khách hàng, nhà cung cấp, thiết bị vật tư, phân loại vật tư, quản lý tồn kho và lập thống kê báo cáo (thống kê vật tư, thống kê số lượng tồn kho).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Đề tài áp dụng phương pháp luận phân tích thiết kế hệ thống hướng đối tượng theo tiến trình chuẩn công nghiệp, kết hợp giữa quy trình phát triển phần mềm và công nghệ cơ sở dữ liệu quan hệ.

Khung lý thuyết và công nghệ sử dụng

  • Quy trình RUP (Rational Unified Process): Quy trình phát triển phần mềm lặp và gia tăng, bao gồm 4 pha phát triển và được cụ thể hóa thành 10 bước thực hiện.
  • Ngôn ngữ mô hình hóa thống nhất UML (Unified Modeling Language): Công cụ biểu diễn trực quan các thành phần chức năng, cấu trúc dữ liệu và tương tác hành vi trong hệ thống hướng đối tượng.
  • Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: Microsoft SQL Server 2008 phục vụ lưu trữ, quản trị dữ liệu quan hệ có cấu trúc và đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu.
  • Môi trường và nền tảng phát triển: Lập trình ứng dụng Windows Forms trên nền tảng Microsoft .NET Framework sử dụng môi trường phát triển tích hợp Microsoft Visual Studio 2010.

Phương pháp nghiên cứu và tiến trình 10 bước RUP

Đề tài triển khai quy trình RUP qua 10 bước cụ thể:

  • Bước 1: Nghiên cứu sơ bộ: Khảo sát và xác định nhiệm vụ cơ bản, cơ cấu tổ chức, quy trình xử lý nghiệp vụ và thu thập các biểu mẫu thực tế tại công ty.
  • Bước 2: Nhận định và đặc tả các ca sử dụng: Xác định các chức năng của hệ thống, xây dựng biểu đồ use case tổng quát và đặc tả chi tiết từng ca sử dụng.
  • Bước 3: Mô hình hóa lĩnh vực ứng dụng: Xác định các đối tượng nghiệp vụ, thuộc tính và thiết lập các mối liên kết thực thể.
  • Bước 4: Xác định các đối tượng và lớp tham gia ca sử dụng: Thiết lập cấu trúc lớp và xây dựng biểu đồ lớp (Class Diagram).
  • Bước 5: Mô hình hóa sự tương tác: Xây dựng biểu đồ trình tự (Sequence Diagram) và biểu đồ giao tiếp/cộng tác (Collaboration Diagram) cho các thao tác nghiệp vụ.
  • Bước 6: Mô hình hóa sự ứng xử: Xây dựng các biểu đồ trạng thái máy và biểu đồ hoạt động (Activity Diagram).
  • Bước 7: Làm nguyên mẫu cho giao diện người dùng: Thiết kế giao diện hệ thống và mô tả luồng di chuyển giữa các màn hình chức năng.
  • Bước 8: Thiết kế hệ thống: Xây dựng biểu đồ thành phần (Component Diagram) và biểu đồ bố trí/triển khai (Deployment Diagram).
  • Bước 9: Thiết kế chi tiết: Thiết kế chi tiết các lớp, thuộc tính, phương thức xử lý và tầng trình bày (UI Layer).
  • Bước 10: Tổng kết: Đánh giá ưu điểm, nhược điểm của hệ thống và đề xuất định hướng phát triển.

Nguồn dữ liệu

Dữ liệu nghiên cứu được thu thập từ khảo sát hiện trạng vận hành thực tế tại Công ty Wonderful Saigon Electrics, bao gồm hệ thống văn bản, mẫu chứng từ nhập - xuất - kiểm kê và quy chế làm việc giữa các phòng ban.

Thiết kế và triển khai hệ thống

Hệ thống được thiết kế theo mô hình ứng dụng Windows Forms kết nối cơ sở dữ liệu SQL Server 2008.

Phân quyền người dùng trong hệ thống

Hệ thống phân định rõ hai nhóm vai trò với quyền hạn truy cập chức năng cụ thể:

Vai trò Quyền hạn và chức năng được phân bổ
Người quản lý Toàn quyền thao tác trên hệ thống: Đăng nhập; Quản lý và tra cứu khách hàng; Quản lý và tra cứu nhà cung cấp; Quản lý thông tin vật tư; Lập và tra cứu đơn đặt hàng; Lập và tra cứu phiếu nhập vật tư; Lập và tra cứu phiếu xuất vật tư; Thống kê vật tư; Thống kê vật tư tồn kho; Thống kê doanh thu; Thực hiện các chức năng Thêm, Xóa, Sửa dữ liệu.
Người sử dụng Thực hiện các tác vụ nghiệp vụ thông thường: Lập phiếu nhập vật tư; Tra cứu phiếu nhập vật tư; Lập phiếu xuất kho vật tư; Tra cứu phiếu xuất kho vật tư; Lập thống kê, báo cáo tình hình kho vật tư.

Các mô hình phân tích hệ thống

  • Mô hình chức năng (Use Case): Xây dựng biểu đồ use case tổng quát và 7 biểu đồ phân rã ca sử dụng chi tiết cho các phân hệ: Quản lý khách hàng, Quản lý nhà cung cấp, Quản lý vật tư, Quản lý đơn hàng và chi tiết liên quan, Quản lý phiếu nhập hàng và chi tiết liên quan, Quản lý phiếu xuất hàng và chi tiết liên quan, Quản lý tồn kho.
  • Mô hình cấu trúc (Static Structure): Xây dựng sơ đồ lớp (Class Diagram) quản lý vật tư thể hiện các lớp thực thể, thuộc tính và mối quan hệ kết hợp.
  • Mô hình tương tác và hành vi (Dynamic Behavior):
    • Hệ thống sơ đồ tuần tự (Sequence Diagram) mô tả luồng thông điệp cho các thao tác Thêm, Sửa, Xóa trên từng đối tượng: Khách hàng, Nhà cung cấp, Vật tư, Đơn đặt hàng, Phiếu nhập hàng, Phiếu xuất hàng, Người dùng.
    • Hệ thống sơ đồ cộng tác (Collaboration Diagram) làm rõ mối liên hệ trao đổi dữ liệu giữa các đối tượng trong từng tác vụ Thêm, Sửa, Xóa.
    • Hệ thống sơ đồ hoạt động (Activity Diagram) chuẩn hóa luồng xử lý nghiệp vụ cho các chức năng Thêm, Sửa, Xóa tương ứng.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Tổng quan đề tài

Chương 1 thiết lập cơ sở nghiên cứu và định hướng kỹ thuật cho toàn bộ đề tài:

  • Trình bày lý do hình thành đề tài xuất phát từ nhu cầu tin học hóa khâu quản lý vật tư trong doanh nghiệp nhằm khắc phục sự kém hiệu quả của phương pháp thủ công.
  • Xác định mục tiêu nghiên cứu là ứng dụng quy trình RUP, hệ quản trị SQL Server 2008 và công nghệ .NET/Visual Studio 2010 để phát triển phần mềm hỗ trợ quản lý vật tư.
  • Phân tích ý nghĩa đề tài: Về mặt học thuật giúp sinh viên củng cố kiến thức phân tích thiết kế hướng đối tượng và lập trình Windows Forms; về mặt ứng dụng giúp doanh nghiệp chuẩn hóa dữ liệu khách hàng, nhà cung cấp, tự động hóa lập chứng từ và rút ngắn thời gian xử lý.
  • Xác định phạm vi giới hạn trong việc tìm hiểu quy trình RUP/UML và xây dựng 10 phân hệ nghiệp vụ quản lý vật tư cơ bản.
  • Trình bày tổng quan 10 bước trong tiến trình RUP được áp dụng trong suốt vòng đời phát triển của đồ án.

Chương 2: Khảo sát hiện trạng quản lý vật tư tại công ty Wonderful Saigon Electrics

Chương 2 tập trung phân tích bối cảnh hoạt động, cơ cấu tổ chức và các quy trình nghiệp vụ thực tế của đơn vị khảo sát:

  • Tổng quan doanh nghiệp: Công ty Wonderful Saigon Electrics chuyên kinh doanh, lắp đặt các thiết bị CNTT (máy in, máy photocopy, switch, modem, dây mạng, hệ thống camera an ninh, hệ thống máy chủ server...) và cung cấp thiết bị, vật tư cho các công trình.
  • Cơ cấu tổ chức và chức năng 5 phòng ban:
    • Ban Giám đốc: Gồm Giám đốc phụ trách chung; Phó Giám đốc phụ trách hành chánh (quản lý Phòng Kế hoạch tổng hợp và Phòng Thiết kế/Kinh doanh); Phó Giám đốc phụ trách kỹ thuật (quản lý mảng kỹ thuật, ký hợp đồng với đối tác).
    • Phòng Kế hoạch tổng hợp (KHTH): Cơ cấu gồm Trưởng phòng, Phó phòng và nhân viên; phụ trách quản lý hồ sơ nhân viên, hồ sơ hợp đồng, lưu trữ chứng từ xuất nhập vật tư, quản lý danh sách khách hàng thường xuyên, quản lý ngân sách, quyết toán tài chính, công tác công đoàn và sao lưu hồ sơ giao dịch.
    • Phòng Kỹ thuật: Do PGĐ phụ trách kỹ thuật trực tiếp điều hành, gồm Trưởng phòng, Phó phòng, nhân viên kho; thực hiện lập hồ sơ cung cấp vật tư, lắp đặt thiết bị, giám sát thi công và nghiệm thu công trình.
    • Phòng Kinh doanh: Do PGĐ phụ trách hành chính quản lý, gồm Trưởng phòng, Phó phòng, nhân viên; phụ trách thỏa thuận, ký kết hợp đồng, khảo sát hiện trạng, thiết kế và lập báo giá công trình.
    • Phòng Kế toán: Gồm Kế toán trưởng, 2 nhân viên văn phòng, 1 kế toán phụ trách và nhân viên kho; thực hiện tính ngày công, quyết toán công nợ ngoại bộ, làm thủ tục xuất vật tư và thống kê doanh thu.
    • Phòng Vật tư: Cơ cấu gồm 1 Trưởng phòng (phụ trách thủ tục hành chính), 1 Tổ trưởng (theo dõi xuất nhập vật tư, giao hàng trực tiếp cho công trình, liên hệ thu hồi vật tư cho thuê), 2 Nhân viên phụ kho (đảm trách cung ứng vật tư) và 1 Kế toán viên (lập phiếu nhập xuất, quản lý sổ sách, lưu hồ sơ, thống kê tồn kho). Định kỳ mỗi tuần 1 lần, kế toán phòng vật tư xuống kho kiểm tra số liệu nhập xuất để hạch toán chính xác.
  • Quy trình luân chuyển chứng từ và nghiệp vụ quản lý kho:
    • Thủ tục và trình tự nhập kho: Căn cứ chứng từ gốc (hợp đồng cung cấp, hóa đơn, tờ khai nhập khẩu, biên bản nghiệm thu). Hàng nhập hao hụt/mất mát chỉ ghi nhận nhập theo số lượng thực tế; lập biên bản xác định nguyên nhân giữa bên giao và bên nhận. Bộ phận cung ứng lập giấy đề nghị nhập kho; phòng vật tư duyệt; người giao hàng ký tên; tổ trưởng ghi số thực nhập, ngày tháng, ký xác nhận rồi bàn giao cho kế toán phòng nhập máy tính.
    • Thủ tục và trình tự xuất kho: Xuất kho bắt buộc có phiếu xuất kho hợp lệ do phòng vật tư lập căn cứ kế hoạch được duyệt. Phiếu xuất ghi rõ số phiếu, ngày xuất, tên vật tư, đơn vị tính, số lượng; lập cho một hoặc nhiều vật tư cùng kho/mục đích hạch toán. Chuyển tổ trưởng phòng vật tư thực hiện cấp phát và giao hàng.
    • Công tác kiểm kê vật tư: Tiến hành định kỳ nhằm xác định chính xác số lượng, chất lượng, giá trị vật tư, hàng thừa/thiếu, tồn đọng và đánh giá công tác bảo quản. Phải kiểm tra hồ sơ trước khi kiểm kê; trực tiếp cân, đo, đong, đếm; lập biên bản theo mẫu. Vật tư hư hỏng/kém chất lượng phải lập phiếu kiểm kê riêng ghi rõ nguyên nhân và mức độ hư hỏng.
    • Quy trình nghiệp vụ công trình: Khách hàng thỏa thuận với PGĐ hành chính hoặc Phòng Kinh doanh $\rightarrow$ Phòng Kinh doanh khảo sát, báo giá, ký hợp đồng, trình Giám đốc phê duyệt $\rightarrow$ Phòng Tổng hợp lưu hồ sơ, chuyển Phòng Kỹ thuật $\rightarrow$ Đội thi công lập yêu cầu xin cấp vật tư trình Giám đốc $\rightarrow$ Giám đốc duyệt chuyển Phòng Kế toán $\rightarrow$ Phòng Kế toán làm thủ tục đề xuất xuất kho $\rightarrow$ Phòng Vật tư thực hiện xuất kho theo hợp đồng.
  • Hiện trạng tin học: Công ty chưa có phần mềm quản lý chuyên dụng; toàn bộ thông tin quản lý vật tư lưu trữ bằng văn bản giấy và các bảng tính Word, Excel rời rạc.

Bảng tổng hợp yêu cầu chức năng nghiệp vụ được tác giả khảo sát và chuẩn hóa:

STT Nghiệp vụ Chức năng chi tiết Mô tả nghiệp vụ
1 Quản lý khách hàng Lưu trữ Lập bảng lưu trữ thông tin khách hàng (tên, địa chỉ, điện thoại,...).
Tra cứu Tra cứu thông tin theo mã hoặc tên khách hàng.
Thêm Thêm một hoặc nhiều khách hàng mới đặt hàng tại công ty.
Cập nhật Cập nhật thông tin khách hàng khi có thay đổi (địa chỉ, số điện thoại,...).
Xóa Xóa thông tin những khách hàng không còn giao dịch với công ty.
Thống kê Lập danh sách các khách hàng đang đặt hàng tại công ty.
2 Quản lý nhà cung cấp Lưu trữ Lập bảng lưu trữ thông tin nhà cung cấp (tên, địa chỉ, điện thoại,...).
Tra cứu Tra cứu theo mã hoặc tên nhà cung cấp.
Thêm Bổ sung nhà cung cấp mới vào cơ sở dữ liệu.
Cập nhật Điều chỉnh thông tin liên lạc, địa chỉ của nhà cung cấp.
Xóa Loại bỏ các nhà cung cấp không còn hợp tác cung ứng vật tư.
Thống kê Lập danh mục các nhà cung cấp hiện tại của công ty.
3 Quản lý vật tư Lưu trữ Lưu trữ danh mục vật tư nhập về (mã vật tư, tên, đơn vị tính, đơn giá, loại chất liệu,...).
Tra cứu Tra cứu thông tin chi tiết vật tư theo mã hoặc tên vật tư.
Thêm Thêm các mã vật tư mới phục vụ yêu cầu thi công, sản xuất.
Cập nhật Thay đổi thông tin vật tư khi có biến động về đơn giá, quy cách, đơn vị tính.
Xóa Xóa danh mục các vật tư không còn nhu cầu sử dụng.
Thống kê Thống kê danh sách vật tư và tình hình tồn kho của từng loại vật tư.
4 Quản lý đơn đặt hàng Lưu trữ Lưu trữ chi tiết đơn đặt hàng (số đơn hàng, ngày đặt, mã/tên khách hàng, tên mặt hàng, số lượng đặt,...).
Tra cứu Tìm kiếm đơn đặt hàng theo số hiệu đơn hoặc theo ngày đặt.
Thêm Tạo mới đơn đặt hàng khi khách hàng có nhu cầu.
Cập nhật Điều chỉnh mặt hàng, số lượng khi có yêu cầu thay đổi từ khách hàng.
Xóa Xóa các đơn hàng đã hoàn tất giao dịch, thanh toán đủ và hết thời hạn khiếu nại.
Thống kê Thống kê số lượng đặt hàng theo từng mặt hàng và theo đơn đặt hàng.
5 Quản lý phiếu nhập hàng Lưu trữ Lưu trữ thông tin phiếu nhập (số phiếu, ngày nhập, mã/tên nhà cung cấp, tên vật tư, số lượng nhập, đơn giá nhập,...).
Tra cứu Tra cứu phiếu nhập theo số phiếu hoặc theo mốc thời gian.
Thêm Lập phiếu nhập kho mới khi nhận hàng về kho.
Cập nhật Sửa chữa thông tin phiếu nhập khi có sai sót về số lượng, đơn giá, mặt hàng.
Xóa Xóa phiếu nhập sau khi đã thanh toán cho nhà cung cấp và hoàn thành thống kê định kỳ.
Thống kê Báo cáo định kỳ tình hình nhập vật tư và tổng hợp số lượng nhập theo từng mặt hàng.
6 Quản lý phiếu xuất hàng Lưu trữ Lưu trữ dữ liệu phiếu xuất (số phiếu, ngày xuất, mã/tên khách hàng, tên mặt hàng, số lượng xuất, đơn giá xuất,...).
Tra cứu Tra cứu các đơn xuất hàng theo số phiếu hoặc theo ngày xuất.
Thêm Tạo phiếu xuất kho mới phục vụ giao hàng cho công trình/khách hàng.
Cập nhật Điều chỉnh sai sót về số lượng xuất hoặc đơn giá xuất.
Xóa Xóa phiếu xuất sau khi khách hàng đã thanh toán đầy đủ và hoàn thành báo cáo định kỳ.
Thống kê Báo cáo tình hình xuất vật tư định kỳ và thống kê doanh thu theo mặt hàng/thời gian.
7 Quản lý tồn kho Lưu trữ Lưu trữ danh sách tồn kho (tên vật tư, số lượng đầu kỳ, số lượng nhập - xuất, số lượng cuối kỳ/tồn kho).
Thêm Bổ sung các mặt hàng/vật tư mới vào danh mục theo dõi tồn kho.
Cập nhật Cập nhật tự động hoặc thủ công số lượng tồn kho của từng vật tư.
Xóa Loại bỏ các mặt hàng không còn tồn kho (số lượng tồn bằng 0).
Thống kê Thống kê tình hình biến động tồn kho theo định kỳ tháng, năm.
  • Yêu cầu phi chức năng: Phần mềm cần có giao diện thân thiện, dễ sử dụng; hỗ trợ theo dõi biến động số lượng thực tế và giá trị từng nhóm/toại vật tư; cập nhật kịp thời các biến động nhập xuất; hỗ trợ vào sổ bảng kiểm kê, bảng tổng hợp báo cáo và cung cấp công cụ phân tích tình hình cung ứng - dự trữ nhằm tiết kiệm thời gian và nhân lực.

Chương 3: Phân tích hệ thống

Chương 3 trình bày chi tiết kết quả phân tích thiết kế hệ thống phần mềm bằng ngôn ngữ UML:

  • Phân tích ca sử dụng (Use Case Analysis):
    • Xây dựng biểu đồ use case tổng quát tích hợp toàn bộ các phân hệ nghiệp vụ.
    • Xây dựng 7 biểu đồ phân rã ca sử dụng chi tiết gồm: Quản lý khách hàng, Quản lý nhà cung cấp, Quản lý vật tư, Quản lý đơn hàng và chi tiết liên quan, Quản lý phiếu nhập hàng và chi tiết liên quan, Quản lý phiếu xuất hàng và chi tiết liên quan, Quản lý tồn kho.
  • Mô hình hóa cấu trúc tĩnh: Xây dựng sơ đồ lớp (Class Diagram) tổng thể cho phân hệ quản lý vật tư, mô tả các thuộc tính, phương thức và mối quan hệ giữa các thực thể dữ liệu nghiệp vụ.
  • Mô hình hóa tương tác động (Interaction Modeling):
    • Biểu đồ tuần tự (Sequence Diagrams): Đặc tả chi tiết tuần tự truyền nhận thông điệp giữa Actor, giao diện (Boundary), đối tượng điều khiển (Controller) và đối tượng thực thể (Entity) cho các thao tác:
      • Quản lý khách hàng: Thêm, Sửa, Xóa khách hàng.
      • Quản lý nhà cung cấp: Thêm, Sửa, Xóa nhà cung cấp.
      • Quản lý vật tư: Thêm, Sửa, Xóa vật tư.
      • Quản lý đơn đặt hàng: Thêm, Sửa, Xóa đơn đặt hàng.
      • Quản lý phiếu nhập hàng: Thêm, Sửa, Xóa phiếu nhập hàng.
      • Quản lý phiếu xuất hàng: Thêm, Sửa, Xóa phiếu xuất hàng.
      • Quản lý người dùng: Thêm, Sửa, Xóa người dùng hệ thống.
    • Biểu đồ cộng tác (Collaboration Diagrams): Mô hình hóa kiến trúc giao tiếp không gian giữa các đối tượng tương ứng với từng chức năng Thêm, Sửa, Xóa cho 7 phân hệ nghiệp vụ nêu trên.
    • Biểu đồ hoạt động (Activity Diagrams): Chuẩn hóa các bước rẽ nhánh điều kiện, xử lý nghiệp vụ và luồng điều khiển của người dùng khi thực hiện các chức năng Thêm, Sửa, Xóa đối với Khách hàng, Nhà cung cấp, Vật tư và Đơn đặt hàng.

Kết quả và đóng góp

Kết quả chính đạt được

  • Hoàn thành khảo sát chi tiết hiện trạng cơ cấu tổ chức (5 phòng ban chức năng), quy chế làm việc và quy trình nghiệp vụ luân chuyển chứng từ nhập, xuất, kiểm kê tại Công ty Wonderful Saigon Electrics.
  • Chuẩn hóa toàn bộ danh mục yêu cầu nghiệp vụ gồm 7 nhóm chức năng cốt lõi: Quản lý khách hàng, Quản lý nhà cung cấp, Quản lý vật tư, Quản lý đơn đặt hàng, Quản lý phiếu nhập, Quản lý phiếu xuất và Quản lý tồn kho.
  • Thiết lập hệ thống phân quyền 2 cấp độ rõ ràng giữa Người quản lý (toàn quyền quản trị và xem báo cáo doanh thu) và Người sử dụng (nhân viên thực hiện lập phiếu và tra cứu).
  • Xây dựng đầy đủ bộ tài liệu phân tích hệ thống hướng đối tượng theo quy trình RUP 10 bước với hệ thống biểu đồ UML hoàn chỉnh (biểu đồ use case tổng quát, 7 biểu đồ use case phân rã, sơ đồ lớp, cùng hệ thống sơ đồ tuần tự, sơ đồ cộng tác và sơ đồ hoạt động cho từng chức năng Thêm - Sửa - Xóa).

Giải pháp đề xuất

Tác giả đề xuất loại bỏ phương thức quản lý vật tư thủ công dựa trên sổ sách giấy và bảng tính Excel phân tán, thay thế bằng hệ thống phần mềm quản lý vật tư tập trung xây dựng trên công nghệ .NET (Windows Forms) và hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server 2008 nhằm đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật và khả năng cập nhật tức thời số liệu kho.

Đóng góp của đề tài

  • Hệ thống hóa phương pháp ứng dụng quy trình RUP và mô hình hóa UML vào một bài toán quản lý doanh nghiệp thương mại - kỹ thuật cụ thể.
  • Xây dựng giải pháp tin học hóa bám sát nghiệp vụ thực tế của đơn vị thi công, lắp đặt thiết bị CNTT, hỗ trợ tự động hóa việc tính toán xuất - nhập - tồn và hỗ trợ công tác kiểm kê định kỳ của phòng vật tư và phòng kế toán.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Do giới hạn thời gian thực hiện đồ án, nghiên cứu chỉ tập trung đi sâu vào quy trình phân tích và thiết kế cho các nghiệp vụ cốt lõi tại phòng vật tư và phòng kinh doanh của công ty; chưa mở rộng tích hợp toàn diện với các nghiệp vụ quản lý tài chính - kế toán chi tiết và quản lý nhân sự thuộc các phòng ban khác.
  • Hướng nghiên cứu tiếp:
    • Hoàn thiện các bước tiếp theo trong tiến trình RUP: Hiện thực hóa mã nguồn chi tiết các lớp xử lý, thiết kế hoàn chỉnh tầng trình bày giao diện người dùng trên Visual Studio 2010 và cài đặt cơ sở dữ liệu vật lý trên SQL Server 2008.
    • Tiến hành kiểm thử hệ thống và triển khai thử nghiệm thực tế tại các kho hàng của Công ty Wonderful Saigon Electrics.
    • Bổ sung các tính năng nâng cao về phân tích biến động giá cả vật tư và dự báo định mức tồn kho tối ưu.

Giá trị tham khảo

Tài liệu đồ án có giá trị tham khảo thiết thực cho:

  • Sinh viên ngành Công nghệ thông tin, Kỹ thuật phần mềm và Hệ thống thông tin: Có thể sử dụng đồ án như một tài liệu mẫu về phương pháp ứng dụng quy trình 10 bước RUP và mô hình hóa hệ thống bằng UML trong các bài toán quản lý thực tế.
  • Nhà phân tích nghiệp vụ và lập trình viên phần mềm quản lý kho: Tham khảo quy trình khảo sát hiện trạng, sơ đồ luân chuyển chứng từ nhập - xuất - kiểm kê và bảng đặc tả yêu cầu chức năng nghiệp vụ chi tiết cho các doanh nghiệp thương mại, dịch vụ kỹ thuật.
  • Các nội dung đáng tham khảo nhất trong văn bản:
    • Quy trình luân chuyển chứng từ và thủ tục giải quyết hàng hao hụt, mất mát khi nhập kho (Chương 2).
    • Bảng mô tả chi tiết 7 nhóm yêu cầu chức năng nghiệp vụ (Chương 2).
    • Hệ thống biểu đồ tương tác chi tiết gồm sơ đồ tuần tự và sơ đồ cộng tác cho các thao tác Thêm, Sửa, Xóa trên từng thực thể (Chương 3).

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Wonderful Saigon Electrics hoạt động trong lĩnh vực gì và có cơ cấu phòng ban như thế nào?

Công ty Wonderful Saigon Electrics chuyên kinh doanh, lắp đặt các thiết bị ngành CNTT (máy in, photocopy, switch, modem, dây mạng, camera an ninh, server...) và cung cấp vật tư cho các công trình. Cơ cấu công ty gồm Ban Giám đốc (Giám đốc, PGĐ hành chính, PGĐ kỹ thuật) và 5 phòng ban: Phòng Kế hoạch tổng hợp, Phòng Kỹ thuật, Phòng Kinh doanh, Phòng Kế toán, và Phòng Vật tư.

2. Phòng Vật tư của công ty có cơ cấu nhân sự và nhiệm vụ kiểm tra định kỳ như thế nào?

Phòng Vật tư gồm 1 Trưởng phòng phụ trách hành chính, 1 Tổ trưởng phụ trách xuất nhập vật tư và giao hàng, 2 Nhân viên phụ kho đảm trách cung ứng, và 1 Kế toán viên phụ trách sổ sách, phiếu xuất nhập và tồn kho. Định kỳ mỗi tuần một lần, kế toán phòng vật tư phải xuống kho kiểm tra thực tế và nhận chứng từ để hạch toán số liệu chính xác.

3. Quy trình RUP áp dụng trong đồ án gồm những bước cụ thể nào?

Đồ án áp dụng tiến trình RUP gồm 10 bước: (1) Nghiên cứu sơ bộ; (2) Nhận định và đặc tả ca sử dụng; (3) Mô hình hóa lĩnh vực ứng dụng; (4) Xác định đối tượng và lớp tham gia ca sử dụng; (5) Mô hình hóa sự tương tác; (6) Mô hình hóa sự ứng xử; (7) Làm nguyên mẫu giao diện người dùng; (8) Thiết kế hệ thống; (9) Thiết kế chi tiết; (10) Tổng kết đánh giá ưu nhược điểm và hướng phát triển.

4. Hệ thống phân quyền cho Người quản lý và Người sử dụng khác nhau như thế nào?

Người quản lý có toàn quyền trên hệ thống, bao gồm đăng nhập, quản lý và tra cứu khách hàng/nhà cung cấp/vật tư/đơn hàng/phiếu nhập/phiếu xuất, xem thống kê doanh thu và thực hiện các thao tác Thêm, Sửa, Xóa dữ liệu. Người sử dụng chỉ được cấp quyền lập phiếu nhập, tra cứu phiếu nhập, lập phiếu xuất, tra cứu phiếu xuất và lập báo cáo thống kê tình hình kho vật tư.

5. Thủ tục nhập kho tại công ty xử lý như thế nào khi vật tư bị hao hụt hoặc mất mát?

Theo quy định khảo sát tại công ty, vật tư nhập kho căn cứ vào hợp đồng, hóa đơn, tờ khai nhập khẩu và biên bản nghiệm thu. Trường hợp vật tư bị hao hụt, mất mát trong quá trình thu mua hoặc vận chuyển, thủ kho chỉ thực hiện nhập kho theo số lượng thực tế; phần số lượng hao hụt, mất mát sẽ được xử lý khi có biên bản xác định nguyên nhân được lập giữa bên giao và bên nhận.

Kết luận

Đồ án tốt nghiệp đã khảo sát toàn diện hiện trạng quản lý vật tư tại Công ty Wonderful Saigon Electrics và chỉ ra những hạn chế của phương thức quản lý thủ công bằng giấy tờ và Excel. Trên cơ sở đó, tác giả đã ứng dụng chặt chẽ quy trình RUP 10 bước cùng hệ thống mô hình hóa hướng đối tượng UML để phân tích chi tiết các yêu cầu chức năng, cấu trúc dữ liệu và hành vi tương tác của hệ thống. Đề tài đề xuất giải pháp phần mềm quản lý vật tư chuyên dụng trên nền tảng .NET Windows Forms và hệ quản trị SQL Server 2008, tạo nền tảng vững chắc để tối ưu hóa quy trình luân chuyển chứng từ và nâng cao hiệu quả quản lý kho tại doanh nghiệp.