Luận văn học viện tài chính aof xây dựng phần mềm quản lý nguyên vật liệu tại công ty cổ phần phát triển tây hà nội

Luận văn học viện tài chính AOF nghiên cứu xây dựng phần mềm quản lý nguyên vật liệu tại công ty cổ phần phát triển Tây Hà Nội, ứng dụng hiệu quả trong quản lý doanh nghiệp.

• Tác giả: Nguyễn Thị Phương Loan
• Người hướng dẫn: Thầy Giáo - Phan Phước Long
• Trường học: Học Viện Tài Chính
• Chuyên ngành: Quản Lý Nguyên Vật Liệu
• Đề tài: Xây Dựng Phần Mềm Quản Lý Nguyên Vật Liệu Tại Công Ty Cổ Phần Phát Triển Tây Hà Nội
• Loại tài liệu: Đồ Án Tốt Nghiệp
• Năm xuất bản: 2010
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• PHẦN MỞ ĐẦU
• 1. CHƯƠNG I: LÍ LUẬN CHUNG VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP
• 1.1. Lý luận chung về phân tích thiết kế HTTT
• 1.1.1. Hệ thống thông tin (HTTT) trong doanh nghiệp
• 1.1.1.1. HTTT quản lí trong doanh nghiệp
• 1.1.2. HTTT quản lý vật tư trong doanh nghiệp
• 1.1.3. Tổ chức hệ thống thông tin quản lý vật tư
• 1.2. Chu trình phát triển một HTTT
• 1.2.1. Khởi tạo và lập kế hoạch dự án
• 1.2.2. Phân tích hệ thống
• 1.2.3. Thiết kế hệ thống
• 1.2.3.1. Thiết kế Logic
• 1.2.3.2. Thiết kế vật lí
• 1.2.4. Lập trình và kiểm thử
• 1.2.5. Cài đặt, vận hành và bảo trì
• 1.3. Các khái niệm và kí pháp sử dụng
• 1.3.1. Mô hình nghiệp vụ
• 1.3.2. Biểu đồ ngữ cảnh
• 1.3.3. Biểu đồ phân rã chức năng
• 1.3.4. Ma trận thực thể dữ liệu - chức năng
• 1.3.5. Quá trình mô hình hoá quá trình xử lí nghiệp vụ
• 1.3.6. Mô hình dữ liệu – khái niệm (Mô hình thực thể - mối quan hệ: Entity – Relationship Model)
• 1.3.6.1. Thực thể và thuộc tính thực thể
• 1.3.6.2. Mối quan hệ giữa các thực thể
• 1.3.7. Mô hình quan hệ
• 1.3.8. Cơ sở dữ liệu
• 1.4. Lí luận chung về công tác kế toán chi tiết vật tư
• 1.4.1. Vị trí, vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất
• 1.4.2. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu
• 1.4.3. Nhiệm vụ của kế toán
• 1.4.4. Tổ chức phân loại và đánh giá nguyên vật liệu
• 2. CHƯƠNG 2: TÌNH TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN TÂY HÀ NỘI
• 3. CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG HOẠCH TOÁN CHI TIẾT VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN TÂY HÀ NỘI

Tóm tắt

I. Giới thiệu và lý do chọn đề tài

Luận văn này được thực hiện tại Học viện Tài chính (AOF), tập trung vào việc xây dựng phần mềm quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Phát triển Tây Hà Nội. Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường, việc quản lý hiệu quả nguyên vật liệu là yếu tố then chốt để tối ưu hóa chi phí và nâng cao chất lượng sản phẩm. Đặc biệt, trong ngành xây dựng, chi phí nguyên vật liệu chiếm 70-80% giá thành sản phẩm. Do đó, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý nguyên vật liệu là cần thiết để đảm bảo tính chính xác, kịp thời và hiệu quả.

1.1. Vai trò của quản lý nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và giá thành sản phẩm. Việc quản lý chặt chẽ từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ đến sử dụng giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và nâng cao lợi nhuận. Phần mềm quản lý nguyên vật liệu được xây dựng nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc kiểm soát số lượng, chất lượng nguyên vật liệu một cách khoa học và hiệu quả.

1.2. Mục tiêu của đề tài

Mục tiêu chính của luận văn là thiết kế một phần mềm quản lý nguyên vật liệu giúp cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, hỗ trợ quá trình lập kế hoạch thu mua, quản lý kho và cung cấp nguyên vật liệu cho bộ phận xây dựng. Phần mềm cũng nhằm tối ưu hóa nguồn lực, giảm chi phí nhân công và nâng cao hiệu quả quản lý.

II. Phạm vi và phương pháp nghiên cứu

Luận văn tập trung vào việc phân tích và thiết kế hệ thống quản lý vật tư tại Công ty Cổ phần Phát triển Tây Hà Nội. Phạm vi nghiên cứu bao gồm hệ thống cung ứng vật tư, hệ thống kế toán vật tư và hệ thống kho của công ty. Phương pháp nghiên cứu chính được sử dụng là phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý, kết hợp với phỏng vấn và thu thập thông tin từ các bộ phận liên quan.

2.1. Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu chính của luận văn là hệ thống quản lý vật tư tại Công ty Cổ phần Phát triển Tây Hà Nội, bao gồm các quy trình nhập xuất kho, kiểm soát tồn kho và lập báo cáo. Việc nghiên cứu nhằm đưa ra giải pháp công nghệ phù hợp để tối ưu hóa quy trình quản lý.

2.2. Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu bao gồm phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý và phỏng vấn các nhân viên liên quan. Quá trình nghiên cứu tập trung vào việc xác định nhu cầu thông tin của công ty và thiết kế hệ thống phần mềm đáp ứng các yêu cầu đó.

III. Kết cấu và nội dung chính của luận văn

Luận văn được chia thành ba chương chính. Chương 1 trình bày lý luận chung về phân tích thiết kế hệ thống thông tin và công tác kế toán chi tiết vật tư. Chương 2 phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán chi tiết vật tư tại Công ty Cổ phần Phát triển Tây Hà Nội. Chương 3 tập trung vào việc phân tích và thiết kế hệ thống quản lý vật tư, sử dụng ngôn ngữ lập trình Visual Foxpro để xây dựng phần mềm quản lý.

3.1. Chương 1 Lý luận chung

Chương này giới thiệu các khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin quản lý, vai trò của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp, và các bước phát triển một hệ thống thông tin. Ngoài ra, chương cũng trình bày về công tác kế toán chi tiết vật tư, bao gồm phân loại, đánh giá và quản lý nguyên vật liệu.

3.2. Chương 2 Thực trạng tại công ty

Chương này phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán chi tiết vật tư tại Công ty Cổ phần Phát triển Tây Hà Nội, chỉ ra những hạn chế và yêu cầu cải thiện trong quy trình quản lý vật tư hiện tại.

3.3. Chương 3 Thiết kế hệ thống

Chương này trình bày quá trình phân tích và thiết kế hệ thống quản lý vật tư, bao gồm các bước từ khởi tạo dự án, phân tích yêu cầu, thiết kế logic và vật lý, đến lập trình và kiểm thử. Kết quả cuối cùng là một phần mềm quản lý vật tư được xây dựng bằng Visual Foxpro.

IV. Giá trị và ứng dụng thực tiễn

Luận văn không chỉ mang tính học thuật mà còn có giá trị thực tiễn cao. Phần mềm quản lý nguyên vật liệu được xây dựng sẽ giúp Công ty Cổ phần Phát triển Tây Hà Nội quản lý vật tư hiệu quả hơn, giảm thiểu sai sót trong quy trình nhập xuất kho và cung cấp thông tin kịp thời cho các nhà quản trị. Phần mềm cũng có thể được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp khác có nhu cầu quản lý nguyên vật liệu tương tự.

4.1. Ứng dụng trong quản lý doanh nghiệp

Phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý nguyên vật liệu một cách khoa học, từ đó nâng cao hiệu quả sản xuất và giảm chi phí. Việc sử dụng phần mềm cũng giúp nhân viên kế toán và thủ kho làm việc hiệu quả hơn, giảm thiểu thời gian và công sức trong việc kiểm soát vật tư.

4.2. Khả năng mở rộng và phát triển

Phần mềm được thiết kế với khả năng mở rộng, có thể tích hợp thêm các tính năng quản lý khác trong tương lai. Điều này giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý sản xuất và kinh doanh.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp phải không ngừng tối ưu hóa năng lực sản xuất, đảm bảo chất lượng và tiết giảm giá thành sản phẩm nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh. Đối với ngành xây dựng cơ bản, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng đặc biệt lớn, từ 70% đến 80% trong tổng giá thành sản phẩm. Nguyên vật liệu trong ngành xây dựng có chủng loại phong phú, quy cách phức tạp, từ các sản phẩm công nghiệp (xi măng, sắt thép), sản phẩm khai thác sử dụng ngay (cát, sỏi, đá), sản phẩm nông lâm nghiệp (gỗ, tre, nứa làm giàn giáo, cốp pha) đến các cấu kiện đúc sẵn (ống cống bê tông, cửa, lan can). Việc thu mua, vận chuyển và bảo quản diễn ra phân tán tại nhiều công trường, một số vật tư khối lượng lớn phải lưu bãi ngoài trời dễ dẫn đến hao hụt, thất thoát.

Tại Công ty Cổ phần Phát triển Tây Hà Nội (HADECO), công tác quản lý và hạch toán chi tiết vật tư đang thực hiện chủ yếu bằng phương pháp thủ công trên giấy tờ, sổ sách. Thực trạng này dẫn đến sự trùng lặp trong việc ghi chép chỉ tiêu số lượng giữa thủ kho và phòng kế toán, khối lượng tính toán lớn, việc tra cứu nhà cung cấp và đối chiếu chứng từ gặp nhiều khó khăn, số liệu báo cáo gửi ban lãnh đạo không kịp thời để phục vụ công tác ra quyết định chiến lược.

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài (được xác định theo văn bản):

1. Cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ, nhanh chóng, phục vụ tốt quá trình lên kế hoạch thu mua, quản lý kho, cung cấp kịp thời nguyên vật liệu cho bộ phận xây dựng.
2. Tận dụng năng lực tài nguyên (hệ thống máy tính), năng lực con người nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý, giảm chi phí nhân công, nâng cao doanh thu cho công ty.
3. Hỗ trợ cho nhân viên kế toán, thủ kho và nhân viên vật tư trong việc quản lý nguyên liệu, vật liệu của công ty.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống cung ứng vật tư, hệ thống kế toán vật tư và hệ thống kho của Công ty Cổ phần Phát triển Tây Hà Nội.
• Phạm vi nghiên cứu: Khảo sát và phân tích hệ thống kế toán chi tiết vật tư tại trụ sở và các đội thi công trực thuộc; sử dụng ngôn ngữ lập trình và hệ quản trị cơ sở dữ liệu Visual FoxPro để thiết kế chương trình phần mềm quản lý chi tiết vật tư đáp ứng yêu cầu thực tế của doanh nghiệp. Đồ án được hoàn thành vào tháng 04 năm 2010.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Nghiên cứu được xây dựng trên sự kết hợp giữa lý thuyết phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý và các nguyên tắc, chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành:

1. Khung lý thuyết và mô hình hệ thống thông tin quản lý:

• Chu trình phát triển hệ thống thông tin (HTTT): Thực hiện qua 5 giai đoạn gồm Khởi tạo và lập kế hoạch dự án; Phân tích hệ thống (xác định yêu cầu, cấu trúc hóa yêu cầu và tìm giải pháp); Thiết kế hệ thống (thiết kế logic độc lập với nền tảng và thiết kế vật lý xác định công nghệ); Lập trình và kiểm thử; Cài đặt, vận hành và bảo trì.
• Kỹ thuật mô hình hóa nghiệp vụ và dữ liệu: Sử dụng biểu đồ ngữ cảnh (context diagram), biểu đồ phân rã chức năng (BFD), ma trận thực thể dữ liệu - chức năng (ma trận CRUD với các thao tác Read, Update, Create), mô hình luồng dữ liệu (DFD với các phần tử tiến trình, luồng dữ liệu, tác nhân ngoài, kho dữ liệu), mô hình thực thể - mối quan hệ (Entity - Relationship Model: xác định thực thể, thuộc tính, khóa chính, bậc quan hệ, bản số 0:0, 1:1, nhiều) và kỹ thuật chuẩn hóa dữ liệu quan hệ (1NF, 2NF, 3NF).

2. Khung pháp lý và nguyên tắc kế toán áp dụng:

• Chuẩn mực kế toán: Áp dụng Chuẩn mực kế toán số 02 (VAS 02) – Hàng tồn kho, tuân thủ các nguyên tắc: Nguyên tắc giá gốc (trị giá vốn thực tế), Nguyên tắc thận trọng (đánh giá theo giá trị thuần có thể thực hiện được nếu thấp hơn giá gốc), Nguyên tắc nhất quán trong niên độ kế toán.
• Chế độ kế toán áp dụng: Chế độ chứng từ kế toán ban hành theo Quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995, Quyết định số 885/1998/QĐ/BTC ngày 16/07/1998 và Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính; Chế độ hệ thống tài khoản theo Quyết định số 1864/1998/QĐ-BTC ngày 16/12/1998 của Bộ Tài chính; Hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ và Nhật ký chung.
• Phương pháp hạch toán và tính giá: Hạch toán chi tiết bằng phương pháp ghi thẻ song song; Hạch toán tổng hợp hàng tồn kho theo phương pháp Kê khai thường xuyên (sử dụng TK 152 - chi tiết từ TK 1521 đến TK 1528, TK 151, TK 621, TK 627, TK 642, TK 611...); Phương pháp xác định trị giá xuất kho theo phương pháp đơn giá thực tế đích danh và phương pháp bình quân gia quyền.

3. Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu:

• Phương pháp nghiên cứu: Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý kết hợp phương pháp phỏng vấn trực tiếp cán bộ quản trị, nhân viên phòng kế toán, phòng vật tư và thủ kho; phương pháp thu thập, xử lý và mô hình hóa chứng từ thực tế.
• Nguồn dữ liệu: Dữ liệu thực tế tại Công ty Cổ phần Phát triển Tây Hà Nội giai đoạn 2007 - 2009, bao gồm hệ thống đơn đặt hàng, hóa đơn GTGT đầu vào, phiếu nhập kho, phiếu xuất vật tư theo hạn mức, thẻ kho, sổ chi tiết vật liệu, bảng kê nhập - xuất - tồn và báo cáo tài chính liên quan.

Thiết kế và triển khai

Hệ thống thông tin kế toán chi tiết vật tư được thiết kế nhằm tin học hóa quy trình quản lý thủ công trước đây, phục vụ cho ba bộ phận chính: Bộ phận vật tư, Bộ phận kho và Bộ phận kế toán.

1. Công nghệ lựa chọn:

• Ngôn ngữ lập trình và Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: Visual FoxPro.
• Môi trường xử lý: Chạy trên hệ thống máy tính cá nhân thuộc phòng kế toán và phòng vật tư của công ty.

2. Cấu trúc dữ liệu đầu vào (Inputs):

• Đơn đặt hàng (Số 001/2009): Chứa thông tin nhà cung cấp, tên mặt hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, tiến độ và điều khoản thanh toán.
• Hóa đơn GTGT (Mẫu 01 GTKT – 3LL): Thu thập dữ liệu mua hàng (ví dụ: Hóa đơn số 0000001 ngày 10/07/2008 từ Nhà máy bê tông Chèm, cung cấp 500 cái ống cống bê tông ly tâm Φ 90, đơn giá 450.000 đ/cái, thuế GTGT 5%).
• Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT): Thiết lập 3 liên (Liên 1: Thủ kho giữ ghi thẻ kho chuyển kế toán; Liên 2: Giao nhân viên tiếp liệu; Liên 3: Lưu phòng vật tư).
• Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (Mẫu 04-VT): Căn cứ định mức thi công và kế hoạch sản xuất tháng để cấp phát vật tư trực tiếp cho các đội công trình (ví dụ: Phiếu xuất số 11 ngày 10/07/2009 xuất 500 cái cống ly tâm cho công trình khu nhà CBCNV Đại học Thương Mại).

3. Cấu trúc thông tin và báo cáo đầu ra (Outputs):

• Thẻ kho (Mẫu số 12-DN theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC): Theo dõi chi tiết số lượng nhập, xuất, tồn của từng danh mục vật tư theo từng ngày và từng công trình (ví dụ: Thẻ kho mã D1 theo dõi gạch cấp phối loại I tại công trình Làng Quốc Tế - Thăng Long).
• Sổ chi tiết vật liệu: Theo dõi cả về chỉ tiêu số lượng và giá trị, ghi nhận theo thứ tự thời gian và quan hệ đối ứng tài khoản.
• Bảng kê nhập - xuất - tồn: Lập theo tháng cho từng nhóm tài khoản (như TK 1521 - Nguyên vật liệu chính) để đối chiếu giữa sổ chi tiết, thẻ kho và sổ cái tổng hợp.
• Báo cáo tồn kho và Báo cáo tổng hợp nhập - xuất - tồn kho: Cung cấp định kỳ theo tháng, quý cho Ban Giám đốc phục vụ quản trị chi phí và dự trù ngân sách.

4. Quy trình xử lý nghiệp vụ tự động hóa:

Bước	Bộ phận thực hiện	Chứng từ / Dữ liệu xử lý	Thao tác trên hệ thống
1	Các đội thi công & Ban Giám đốc	Bản thiết kế thi công, Giấy xin lĩnh vật tư	Phê duyệt hạn mức cấp phát theo tiến độ công trình
2	Bộ phận vật tư	Đơn đặt hàng, Hợp đồng kinh tế	Lập dự trù khối lượng, chọn nhà cung cấp, lập Phiếu nhập kho (ghi nhận số lượng thực nhập)
3	Bộ phận kho (Thủ kho)	Phiếu nhập kho, Phiếu xuất theo hạn mức	Kiểm nhận hiện vật, cập nhật số lượng nhập/xuất vào Thẻ kho điện tử, xác định số tồn tức thời
4	Bộ phận kế toán	Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập, Phiếu xuất	Nhập đơn giá, tính trị giá vốn thực tế, áp dụng phương pháp đơn giá đích danh/bình quân, tự động lên Sổ chi tiết và Bảng kê nhập - xuất - tồn

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Lý luận chung về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin và công tác kế toán chi tiết vật tư trong doanh nghiệp

Chương 1 hệ thống hóa cơ sở lý luận về phân tích, thiết kế hệ thống thông tin và nghiệp vụ kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất - xây dựng:

• Lý luận về hệ thống thông tin quản lý: Định nghĩa HTTT trong doanh nghiệp; chức năng của HTTT quản lý vật tư (hoạch định nhu cầu, quản lý nhập - xuất - dự trữ, kiểm tra thực hiện kế hoạch sử dụng vật tư); Chu trình phát triển HTTT gồm 5 giai đoạn chuẩn; Ký pháp mô hình hóa nghiệp vụ (biểu đồ ngữ cảnh, biểu đồ phân rã chức năng cây, ma trận CRUD, DFD, kho dữ liệu, tiến trình) và mô hình dữ liệu quan hệ (ERD, các dạng chuẩn 1NF, 2NF, 3NF, cơ sở dữ liệu quan hệ).
• Lý luận kế toán nguyên vật liệu: Vị trí và đặc điểm của nguyên vật liệu trong sản xuất (chuyển toàn bộ giá trị một lần vào sản phẩm); Yêu cầu quản lý và 4 nhiệm vụ của kế toán vật tư; Tiêu thức phân loại nguyên vật liệu (theo nội dung kinh tế: vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, thiết bị XDCB, vật liệu khác; theo nguồn hình thành; theo mục đích sử dụng); Nguyên tắc đánh giá vật liệu theo giá gốc, thận trọng, nhất quán; Phương pháp xác định trị giá vốn thực tế nhập kho (mua ngoài, thuê gia công, tự chế, nhận vốn góp liên doanh, được cấp, phế liệu thu hồi); Phương pháp xác định trị giá vốn thực tế xuất kho (đích danh, bình quân gia quyền cố định/liên hoàn, FIFO, LIFO).
• Tổ chức hạch toán chi tiết và tổng hợp: So sánh hai phương pháp hạch toán chi tiết gồm phương pháp ghi thẻ song song và phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển; Hệ thống tài khoản hạch toán tổng hợp theo phương pháp KKTX (TK 152, TK 151, TK 621, TK 627, TK 642, TK 641, TK 241, TK 154, TK 157, TK 632, TK 128, TK 222, TK 412, TK 138, TK 136) và theo phương pháp KKĐK (TK 611, TK 151, TK 152, TK 631); Các hình thức sổ kế toán quy định (Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký chứng từ, Nhật ký sổ cái).

Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán chi tiết vật tư tại Công ty Cổ phần Phát triển Tây Hà Nội

Chương 2 phân tích đặc điểm hoạt động kinh doanh, cơ cấu tổ chức và thực trạng công tác quản lý, hạch toán vật tư tại doanh nghiệp khảo sát:

• Khái quát doanh nghiệp: Công ty Cổ phần Phát triển Tây Hà Nội (tên giao dịch: HADECO; trụ sở tại Ngã ba Nguyễn Cổ Thạch - Hồ Tùng Mậu, huyện Từ Liêm, Hà Nội). Doanh nghiệp có quy mô 243 lao động (71 cán bộ chuyên môn kỹ thuật và 172 công nhân kỹ thuật lành nghề); bộ máy tổ chức gồm Ban Giám đốc (Giám đốc, Phó Giám đốc kỹ thuật thi công, Phó Giám đốc dự án ở nước ngoài), 5 phòng ban nghiệp vụ (Tổ chức hành chính, Kế hoạch đầu tư, Kỹ thuật thi công, Kinh tế thị trường, Tài chính kế toán) và 7 đội xây dựng công trình.
• Bộ máy kế toán và chế độ áp dụng: Phòng Tài chính kế toán tổ chức theo mô hình kết hợp giữa kế toán tại công ty và kế toán thống kê tại các đội công trình; áp dụng Chế độ chứng từ theo QĐ 1141-TC/QĐ/CĐKT và QĐ 15/2006/QĐ-BTC, Hệ thống tài khoản theo QĐ 1864/1998/QĐ-BTC, hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ và lập Báo cáo tài chính định kỳ.
• Thực tế công tác kế toán vật tư: Vật liệu mua về thường được xuất thẳng cho các đội công trình theo hợp đồng kinh tế và tiến độ thi công; công ty tính giá xuất kho theo phương pháp đơn giá thực tế đích danh; hạch toán chi tiết theo phương pháp ghi thẻ song song.
• Trích dẫn chứng từ và số liệu thực tế tại công ty:
  • Hóa đơn GTGT số 0000001 (ngày 10/07/2008): Mua từ Nhà máy bê tông Chèm 500 cái ống cống bê tông ly tâm Φ 90, thành tiền chưa thuế là 225.000.000 đồng, thuế GTGT 5% là 11.250.000 đồng, tổng thanh toán 236.250.000 đồng.
  • Phiếu nhập kho số 40 (ngày 10/07/2008): Nhập kho công trường khu nhà CBCNV trường Đại học Thương Mại Hà Nội 500 cái ống cống ly tâm Φ 90, giá trị 225.000.000 đồng.
  • Phiếu xuất vật tư theo hạn mức số 11 (ngày 10/07/2009): Xuất phục vụ thi công công trình ĐH Thương Mại 500 cái cống bê tông ly tâm D90 (mã CONG), đơn giá 450.000 đ, thành tiền 225.000.000 đ.
  • Thẻ kho số 01 (lập ngày 10/07/2008): Theo dõi gạch cấp phối loại I (mã D1, ĐVT: m3) tại công trình Làng Quốc Tế - Thăng Long. Số liệu biến động thực tế: Tồn đầu tháng: 2.500 m3; Ngày 18/07 xuất 1.387 m3; Ngày 20/07 xuất 329 m3 (tồn 1.058 m3); Ngày 26/07 nhập 1.171 m3 (chứng từ 93); Ngày 26/07 xuất 1.442 m3 (chứng từ 84), số tồn cuối kỳ là 729 m3.

+-------------------------------------------------------------------------------+
| TRÍCH DỮ LIỆU THẺ KHO MÃ D1 (GẠCH CẤP PHỐI LOẠI I) - THÁNG 07/2008           |
+------------+------------+--------------------+-------+-------+----------------+
| Ngày tháng | Số chứng từ| Diễn giải          | Nhập  | Xuất  | Tồn (m3)       |
+------------+------------+--------------------+-------+-------+----------------+
| Đầu tháng  | -          | Tồn đầu kỳ         | -     | -     | 2.500          |
| 18/07/2008 | CT 13      | Xuất thi công      | -     | 1.387 | 1.113          |
| 20/07/2008 | CT 14      | Xuất thi công      | -     |   329 | 1.058          |
| 26/07/2008 | CT 93      | Nhập vật tư        | 1.171 | -     | 2.229          |
| 26/07/2008 | CT 84      | Xuất thi công      | -     | 1.442 |   729          |
+------------+------------+--------------------+-------+-------+----------------+

• Đánh giá hạn chế: Việc ghi chép thủ công giữa thủ kho và kế toán gây trùng lặp về chỉ tiêu số lượng; việc tìm kiếm thông tin nhà cung cấp trên giấy tờ phức tạp; quy định kế toán không được tẩy xóa gây khó khăn khi chỉnh sửa sai sót; tổng hợp báo cáo quý và niên độ chậm trễ, khó đáp ứng yêu cầu quản trị.

Chương 3: Phân tích thiết kế hệ thống hạch toán chi tiết vật tư tại Công ty Cổ phần Phát triển Tây Hà Nội

Chương 3 tiến hành phân tích yêu cầu bài toán và xây dựng mô hình hệ thống thông tin kế toán chi tiết vật tư cho công ty:

• Xác định yêu cầu và mô tả bài toán: Chuẩn hóa quy trình lập giấy xin lĩnh vật tư từ đội thi công -> Ban Giám đốc duyệt -> Phòng vật tư lập đơn hàng và chọn nhà cung cấp -> Kiểm nhận tại kho -> Lập phiếu nhập 3 liên -> Xuất kho theo định mức thi công tháng -> Kế toán vật tư tính giá, ghi sổ chi tiết và đối chiếu định kỳ.
• Thiết kế luồng xử lý và báo cáo: Hệ thống xử lý thông tin đầu vào từ Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho; tự động kết xuất dữ liệu ra Thẻ kho, Sổ chi tiết vật liệu, Bảng kê nhập - xuất - tồn vật tư (TK 1521), Báo cáo tồn kho và Báo cáo nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu phục vụ kiểm kê ngày 31/12 hàng năm và báo cáo Ban Giám đốc.

Kết quả và đóng góp

• Kết quả khảo sát và chuẩn hóa quy trình: Đồ án đã phản ánh chi tiết toàn bộ thực trạng tổ chức kế toán vật tư tại Công ty Cổ phần Phát triển Tây Hà Nội với đầy đủ các căn cứ chứng từ, quy trình hạch toán nhập - xuất - tồn, cơ cấu phân cấp kế toán giữa công ty và 7 đội xây dựng công trình.
• Giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin: Đề xuất và xây dựng giải pháp phần mềm quản lý vật tư bằng ngôn ngữ Visual FoxPro, khắc phục triệt để nhược điểm ghi chép trùng lặp chỉ tiêu số lượng giữa thủ kho và phòng kế toán.
• Đóng góp về mặt quản lý doanh nghiệp:
  • Giúp bộ phận vật tư quản lý danh mục nguyên vật liệu, theo dõi hợp đồng và đánh giá nhà cung cấp chính xác, thuận tiện.
  • Giúp bộ phận kho theo dõi số lượng, chủng loại và mức dự trữ vật tư tồn kho tức thời, tránh tình trạng thiếu hụt ảnh hưởng đến tiến độ thi công.
  • Giúp bộ phận kế toán tự động hóa khâu thu thập, tính toán đơn giá xuất kho theo phương pháp thực tế đích danh hoặc bình quân gia quyền, giảm thiểu sai sót số học và tự động kết xuất hệ thống sổ chi tiết, bảng kê tổng hợp.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

• Hạn chế: Phạm vi nghiên cứu của đồ án mới chỉ tập trung chuyên sâu vào phân hệ kế toán chi tiết nguyên vật liệu và quản lý kho; chương trình được xây dựng độc lập trên nền tảng Visual FoxPro, chưa tích hợp đồng bộ với toàn bộ các phân hệ kế toán khác trong công ty (như kế toán tài sản cố định, kế toán tiền lương, kế toán thanh toán công nợ và ngân hàng).
• Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng và phát triển phần mềm thành hệ thống quản trị tài chính - kế toán tổng thể cho doanh nghiệp xây dựng; nâng cấp cơ sở dữ liệu và xây dựng mô hình mạng nội bộ để kết nối truyền nhận dữ liệu trực tiếp giữa phòng Tài chính kế toán công ty và kế toán thống kê tại các ban chỉ huy công trường ngoài hiện trường.

Giá trị tham khảo

Đồ án là tài liệu tham khảo có giá trị chuyên môn đối với:

• Sinh viên chuyên ngành Tin học kinh tế, Hệ thống thông tin quản lý và Kế toán doanh nghiệp tại các trường khối kinh tế - tài chính (đặc biệt là Học viện Tài chính).
• Cán bộ kế toán và nhân viên quản lý vật tư tại các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, thi công công trình giao thông, dân dụng và công nghiệp.
• Phần đáng tham khảo nhất của công trình là hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán thực tế (Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất theo hạn mức, Thẻ kho, Bảng kê nhập - xuất - tồn) và quy trình chuẩn hóa các luồng thông tin nghiệp vụ từ công trường về phòng kế toán.

Câu hỏi thường gặp

1. Tỷ trọng chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm tại Công ty Cổ phần Phát triển Tây Hà Nội là bao nhiêu?
Theo số liệu được trình bày trong đồ án, tại Công ty Cổ phần Phát triển Tây Hà Nội (doanh nghiệp chuyên ngành xây dựng cơ bản), chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng rất lớn, từ 70% đến 80% trong tổng giá thành sản phẩm.

2. Công ty áp dụng phương pháp hạch toán chi tiết và phương pháp tính giá xuất kho nguyên vật liệu nào?
Công ty hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song (thủ kho theo dõi số lượng trên Thẻ kho, kế toán theo dõi cả số lượng và giá trị trên Sổ chi tiết). Về tính giá xuất kho, do đặc thù vật tư mua về thường xuất thẳng cho từng đội sản xuất theo công trình, công ty áp dụng phương pháp đơn giá thực tế đích danh.

3. Quy mô nhân sự và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Phát triển Tây Hà Nội gồm những gì?
Công ty có tổng số 243 lao động (71 cán bộ chuyên môn kỹ thuật, 172 công nhân kỹ thuật). Cơ cấu tổ chức gồm Ban Giám đốc (1 Giám đốc, 2 Phó Giám đốc), 5 phòng ban nghiệp vụ (Tổ chức hành chính, Kế hoạch đầu tư, Kỹ thuật thi công, Kinh tế thị trường, Tài chính kế toán) và 7 đội xây dựng công trình.

4. Dữ liệu đầu vào và đầu ra của hệ thống phần mềm quản lý vật tư được thiết kế gồm những chứng từ, báo cáo nào?
Dữ liệu đầu vào gồm: Đơn đặt hàng, Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT), Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (Mẫu 04-VT), Biên bản kiểm kê vật tư (Mẫu 08-VT). Dữ liệu đầu ra gồm: Thẻ kho (Mẫu 12-DN), Sổ chi tiết vật liệu, Bảng kê nhập - xuất - tồn (TK 1521), Báo cáo tồn kho và Báo cáo tổng hợp nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu.

Kết luận

Đồ án tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Thị Phương Loan (Học viện Tài chính) đã giải quyết toàn diện bài toán lý luận và thực tiễn về công tác kế toán chi tiết vật tư tại Công ty Cổ phần Phát triển Tây Hà Nội. Tác giả đã khảo sát cụ thể các quy trình chứng từ, hạch toán nhập - xuất kho trong môi trường thi công xây dựng đặc thù, đồng thời chỉ rõ những bất cập của phương thức quản lý thủ công trên sổ sách. Trên cơ sở đó, đề tài ứng dụng phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin và công cụ Visual FoxPro để xây dựng phần mềm quản lý vật tư, góp phần chuẩn hóa dữ liệu, nâng cao hiệu quả kiểm soát chi phí và hỗ trợ ra quyết định quản trị kịp thời cho doanh nghiệp.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG I LÍ LUẬN CHUNG VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP I- Lý luận chung về phân tích thiết kế HTTT 1. Hệ thống thông tin (HTTT) trong doanh nghiệp 1. HTTT quản lí trong doanh nghiệp Thông tin là một yếu tố quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của mọi tổ chức nói chung, và của doanh nghiệp nói riêng; nhất là trong điều kiện hiện nay, cạnh tranh ngày càng gay gắt và quyết liệt, thông tin cần phải được tổ chức thành một hệ thống khoa học, giúp cho các nhà quản lí có thể khai thác thông tin một cách triệt để. ● HTTT được xác định như một tập hợp các thành phần được tổ chức để thu thập, xử lí, lưu trữ, phân phối và biểu diễn thông tin và thông tin trợ giúp việc ra quyết định và kiểm soát trong một tổ chức.

HTTT còn giúp các nhà quản lí phân tích chính xác hơn các vấn đề, nhìn nhận một cách trực quan những đối tượng phức tạp, tạo ra các sản phẩm mới ● HTTT quản lí: HTTT quản lí là sự phát triển và sử dụng HTTT có hiệu quả trong một tổ chức. HTTT quản lí trợ giúp các hoạt động quản lí của tổ chức như lập kế hoạch, kiểm tra thực hiện, tổng hợp và làm các báo cáo, hỗ trợ cho các quyết định của quản lí dựa trên cơ sở các quy trình, thủ tục cho trước. Nó sử dụng thông tin đầu vào là các hệ xử lí giao dịch và cho ra thông tin đầu ra là các báo cáo định kì hay theo yêu cầu. Một số HTTT quản lí trong một doanh nghiệp, một tổ chức như: ✓ Hệ thống nhân sự, tiền lương.

✓ Hệ thống quản lí vật tư chuyên dụng. HTTT quản lí trong doanh nghiệp giúp cho thông tin trong doanh nghiệp được tổ chức một cách khoa học và hợp lí, từ đó các nhà quản lí trong doanh nghiệp có thể tìm 3 SV: NguyÔn ThÞ Ph¬ng GÊu Líp: Õ Chång §å ¸n tèt nghiÖp Häc ViÖn Tµi ChÝnh kiếm thông tin một cách nhanh chóng, chính xác, phục vụ cho việc ra các quyết định kịp thời. Do đó nó có vai trò vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp.HTTT quản lý vật tư trong doanh nghiệp HTTT quản lý vật tư là một phân hệ thuộc HTTT quản lý kinh doanh và sản xuất nên cũng có những chức năng nhiệm vụ cơ bản của HTTT quản lý kinh doanh và sản xuất. Chức năng, nhiệm vụ HTTT quản lý vật tư trợ giúp cho các hoạt động quản lý của tổ chức như lập kế hoạch, kiểm tra thực hiện, tổng hợp và làm các báo cáo về vật tư trên cơ sở các quy trình thủ tục cho trước.

Từ đó góp phần làm cho qúa trình sản xuất kinh doanh của tổ chức được tốt hơn.2 Tổ chức hệ thống thông tin quản lý vật tư Với chức năng, nhiệm vụ như vậy, HTTT quản lý vật tư sẽ gồm các HTTT chính: ➢Thông tin hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu: là thông tin về mức vật tư dự trữ cần cho kế hoạch sản xuất. Với các thông tin cụ thể về mức hàng dự trữ, kế hoạch sản xuất, báo giá của vật tư để có thể trả lời các vấn đề: vật liệu nào cần cho sản xuất, số lượng bao nhiêu, khi nào cần…. ➢Thông tin Nhập kho, Xuất kho, Mức dự trữ : cung cấp thông tin về việc nhập vật tư, xuất vật tư cho sản xuất và tính toán lượng tồn để đảm bảo sẵn sàng vật tư cho quá trình sản xuất.