CHƯƠNG I LÍ LUẬN CHUNG VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP I- Lý luận chung về phân tích thiết kế HTTT 1. Hệ thống thông tin (HTTT) trong doanh nghiệp 1. HTTT quản lí trong doanh nghiệp Thông tin là một yếu tố quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của mọi tổ chức nói chung, và của doanh nghiệp nói riêng; nhất là trong điều kiện hiện nay, cạnh tranh ngày càng gay gắt và quyết liệt, thông tin cần phải được tổ chức thành một hệ thống khoa học, giúp cho các nhà quản lí có thể khai thác thông tin một cách triệt để. ● HTTT được xác định như một tập hợp các thành phần được tổ chức để thu thập, xử lí, lưu trữ, phân phối và biểu diễn thông tin và thông tin trợ giúp việc ra quyết định và kiểm soát trong một tổ chức.
HTTT còn giúp các nhà quản lí phân tích chính xác hơn các vấn đề, nhìn nhận một cách trực quan những đối tượng phức tạp, tạo ra các sản phẩm mới ● HTTT quản lí: HTTT quản lí là sự phát triển và sử dụng HTTT có hiệu quả trong một tổ chức. HTTT quản lí trợ giúp các hoạt động quản lí của tổ chức như lập kế hoạch, kiểm tra thực hiện, tổng hợp và làm các báo cáo, hỗ trợ cho các quyết định của quản lí dựa trên cơ sở các quy trình, thủ tục cho trước. Nó sử dụng thông tin đầu vào là các hệ xử lí giao dịch và cho ra thông tin đầu ra là các báo cáo định kì hay theo yêu cầu. Một số HTTT quản lí trong một doanh nghiệp, một tổ chức như: ✓ Hệ thống nhân sự, tiền lương.
✓ Hệ thống quản lí vật tư chuyên dụng. HTTT quản lí trong doanh nghiệp giúp cho thông tin trong doanh nghiệp được tổ chức một cách khoa học và hợp lí, từ đó các nhà quản lí trong doanh nghiệp có thể tìm 3 SV: NguyÔn ThÞ Ph¬ng GÊu Líp: Õ Chång §å ¸n tèt nghiÖp Häc ViÖn Tµi ChÝnh kiếm thông tin một cách nhanh chóng, chính xác, phục vụ cho việc ra các quyết định kịp thời. Do đó nó có vai trò vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp.HTTT quản lý vật tư trong doanh nghiệp HTTT quản lý vật tư là một phân hệ thuộc HTTT quản lý kinh doanh và sản xuất nên cũng có những chức năng nhiệm vụ cơ bản của HTTT quản lý kinh doanh và sản xuất. Chức năng, nhiệm vụ HTTT quản lý vật tư trợ giúp cho các hoạt động quản lý của tổ chức như lập kế hoạch, kiểm tra thực hiện, tổng hợp và làm các báo cáo về vật tư trên cơ sở các quy trình thủ tục cho trước.
Từ đó góp phần làm cho qúa trình sản xuất kinh doanh của tổ chức được tốt hơn.2 Tổ chức hệ thống thông tin quản lý vật tư Với chức năng, nhiệm vụ như vậy, HTTT quản lý vật tư sẽ gồm các HTTT chính: ➢Thông tin hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu: là thông tin về mức vật tư dự trữ cần cho kế hoạch sản xuất. Với các thông tin cụ thể về mức hàng dự trữ, kế hoạch sản xuất, báo giá của vật tư để có thể trả lời các vấn đề: vật liệu nào cần cho sản xuất, số lượng bao nhiêu, khi nào cần…. ➢Thông tin Nhập kho, Xuất kho, Mức dự trữ : cung cấp thông tin về việc nhập vật tư, xuất vật tư cho sản xuất và tính toán lượng tồn để đảm bảo sẵn sàng vật tư cho quá trình sản xuất. ➢ Thông tin Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch và sử dụng vật liệu : phản ánh việc sử dụng vật tư hiệu quả và đúng như kế hoạch đã đặt ra hay không để có những báo cáo và đánh giá chính xác một phần hoạt động của tổ chức 1.3 Chu trình phát triển một HTTT 1.
Khởi tạo và lập kế hoạch dự án Hai hoạt động chính trong khởi tạo và lập kế hoạch dự án là : ● phát hiện ban đầu chính thức về những vấn đề của hệ thống và các cơ hội của nó, trình bày rõ lí do vì sao tổ chức cần hay không cần phát triển HTTT. ● xác định phạm vi cho hệ thống dự kiến bao gồm: - vòng đời phát triển hệ thống - ước lượng thời gian và các nguồn lực cần thiết cho việc thực hiện nó. 4 SV: NguyÔn ThÞ Ph¬ng GÊu Líp: Õ Chång §å ¸n tèt nghiÖp Häc ViÖn Tµi ChÝnh Hệ thống dự kiến phải giải quyết được những vấn đề đặt ra của tổ chức hay tận dụng được những cơ hội có thể trong tương lai mà tổ chức gặp, và cũng phải xác định chi phí phát triển hệ thống và lợi ích mà nó sẽ mang lại cho tổ chức. Phân tích hệ thống Phân tích hệ thống nhằm để xác định nhu cầu thông tin của tổ chức, nó cung cấp những dữ liệu cơ sở cho việc thiết kế HTTT sau này, bao gồm các công việc - Xác định và phân tích yêu cầu: Chính là những gì mà người sử dụng mong đợi hệ thống sẽ mang lại - Nghiên cứu yêu cầu và cấu trúc nó phù hợp với mối quan hệ bên trong, bên ngoài và những giới hạn đặt lên các dịch vụ cần thực hiện - Tìm các giải pháp cho các thiết kế ban đầu để đạt được yêu cầu đặt ra, so sánh để lựa chọn giải pháp thiết kế tốt nhất đáp ứng các yêu cầu với chi phí, nguồn lực, thời gian và kĩ thuật cho phép để tổ chức thông qua.
Thiết kế hệ thống. Thiết kế hệ thống chính là quá trình tìm ra các giải pháp công nghệ thông tin để đáp ứng các yêu cầu đặt ra ở trên - Thiết kế Logic: Thiết kế hệ thống logic không gắn với bất kì hệ thống phần cứng và phần mềm nào; nó tập trung vào mặt nghiệp vụ của hệ thống thực - Thiết kế vật lí: Là quá trình chuyển mô hình logic trừu tượng thành bản thiết kế hay các đặt tả kĩ thuật. Những phần khác nhau của hệ thống được gắn vào những thao tác và thiết bị vật lí cần thiết để tiện lợi cho việc thu thập dữ liệu, xử lí và đưa ra thông tin cần thiết cho tổ chức Giai đoạn này phải lựa chọn ngôn ngữ lập trình, hệ cơ sở dữ liệu, cấu trúc file tổ chức dữ liệu, những phần cứng, hệ điều hành và môi trường mạng cần được xây dựng. Sản phẩm cuối cùng của pha thiết kế là đặc tả hệ thống ở dạng như nó tồn tại trên thực tế, sao cho nhà lập trình và kĩ sư phần cứng có thể dễ dàng chuyển thành chương trình và cấu trúc hệ thống 1.
Lập trình và kiểm thử. - Trước hết chọn phần mềm nền (Hệ điều hành, hệ quản trị Cơ sở dữ liệu, ngôn ngữ lập trình, phần mềm mạng) - Chuyển các thiết kế thành các chương trình (phần mềm) 5 SV: NguyÔn ThÞ Ph¬ng GÊu Líp: Õ Chång §å ¸n tèt nghiÖp Häc ViÖn Tµi ChÝnh - Kiểm thử hệ thống cho đến khi đạt yêu cầu đề ra, từ kiểm thử các module chức năng, các hệ thống và nghiệm thu cuối cùng 1.5 Cài đặt, vận hành và bảo trì. - Trước hết phải lắp đặt phần cứng để làm cơ sở cho hệ thống - Cài đặt phần mềm - Chuyển đổi hoạt động của hệ thống cũ sang hệ thống mới, gồm có: chuyển đổi dữ liệu; bố trí, sắp xếp người làm việc trong hệ thống; tổ chức hệ thống quản lí và bảo trì. - Viết tài liệu và tổ chức đào tạo - Đưa vào vận hành - Bảo trì hệ thống, gồm có: Sửa lỗi, hoàn thiện và nâng cấp hệ thống.
Các khái niệm và kí pháp sử dụng ➢ Mô hình nghiệp vụ Mô hình nghiệp vụ là một mô tả các chức năng nghiệp vụ của một tổ chức (hay một miền được nghiên cứu của tổ chức), giúp chúng ta có thể hình dung được toàn bộ hệ thống thực trong mối quan hệ giữa các yếu tố với nhau. Một mô hình nghiệp vụ gồm có các thành phần sau: 1. Biểu đồ ngữ cảnh 2. Biểu đồ phân rã chức năng 3.
Danh sách các hồ sơ sử dụng 4. Ma trận thực thể dữ liệu - chức năng 5. Mô tả chi tiết chức năng lá ➢ Biểu đồ ngữ cảnh: Là biểu đồ mô tả mối quan hệ thông tin của hệ thống với các tác nhân bên trong và bên ngoài tổ chức Các thành phần của biểu đồ ngữ cảnh là: ● Biểu tượng để mô tả toàn bộ hệ thống: Tiến trình hệ thống ✓ `Kí pháp: Hình chữ nhật góc tròn, chia làm 2 phần: phần trên ghi số 0, phần dưới ghi tên của hệ thống ✓ Tên hệ thống: cụm động từ có chữ hệ thống ở đầu 0 ✓ Kí pháp: Hệ thống ● Luồng dữ liệu: quản lí bán 6 hàng SV: NguyÔn ThÞ Ph¬ng GÊu Líp: Õ Chång §å ¸n tèt nghiÖp Häc ViÖn Tµi ChÝnh ✓ Luồng dữ liệu: Là các dữ liệu di chuyển từ nơi này đến nơi khác, từ nguồn đến đích. Nguồn có thể là tác nhân, có thể là hệ thống.
Tên luồng dữ Nguồn liệu Đích ✓ Các luồng dữ liệu điều khiển: Tên luồng dữ liệu điều Nguồn khiển Đích ● Các tác nhân: ✓ Một tác nhân của hệ thống phải có đủ các điều kiện sau: Thứ nhất, tác nhân phải là một người, nhóm người, tổ chức, 1 bộ phận của tổ chức hay của hệ thống thông tin khác. Thứ hai, phải nằm ngoài hệ thống. Thứ ba, có tương tác với hệ thống: gửi dữ liệu vào hệ thống hoặc lấy thông tin ra từ hệ thống. ✓ Tên gọi: Phải là danh từ chỉ các khái niệm trên TÊN TÁC NHÂN ✓ Kí pháp: Hình chữ nhật có tên bên trong ➢ Biểu đồ phân rã chức năng: Là biểu đồ hình cây, trong đó gốc cây thể hiện chức năng chính của toàn bộ hệ thống, từ gốc cây tiếp tục hình thành nên các nhánh cây mức 1,2,3… –đây chính là quá trình phân tích chức năng chính thành các chức năng cụ thể đơn giản hơn tương ứng với các mức, quá trình phân rã được tiếp tục cho tới khi đạt được các chức năng cơ bản và dễ thực hiện nhất gọi là các chức năng lá Biểu đồ gồm các chức năng và liên kết các chức năng: ● Các chức năng: Là một mô tả dãy các hoạt động, kết quả là sản phẩm thông tin dịch vụ.
● Liên kết: Đường gấp khúc hình cây, liên kết với các chức năng của nó. ➢ Ma trận thực thể dữ liệu - chức năng Cấu trúc của ma trận gồm có: ● Các cột: Mỗi cột tương ứng với một hồ sơ dữ liệu. ● Các dòng: Mỗi dòng tương ứng với một chức năng.