MỞ ĐẦU: GIỚI THIỆU CHUNG Mã bài: MĐ19-01 Giới thiệu: Microsoft Access là một Hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu (QTCSDL) tương tác người sử dụng chạy trong môi trường Windows. Microsoft Access có khả năng thao tác dữ liệu, khả năng kết xuất dữ liệu cho phép người sử dụng thiết kế những biểu mẫu và báo cáo phức tạp đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý, trình bày kết quả theo dạng thức chuyên nghiệp. Mục tiêu: Nhắc lại các khái niệm cơ bản về hệ quản trị CSDL Biết được xuất xứ và khả năng ứng dụng của phần mềm MS Access Thực hiện các thao tác cơ bản trên cửa sổ ứng dụng. Nội dung chính: 1.
Giới thiệu chung về Access. Mục tiêu: Biết được xuất xứ, khả năng, ứng dụng và các đối tượng của phần mềm MS Access 1. Khả năng của Access. - Cung cấp các công cụ để khai báo, lưu trữ và xử lý dữ liệu: công cụ tạo bảng dữ liệu, form giao diện BÀI trình, query truy vấn dữ liệu, kết xuất báo cáo…Từ đó cho phép quản lý số liệu một cách thống nhất có tổ chức, liên kết các số liệu rời rạc với nhau và giúp người sử dụng có thể thiết kế BÀI trình một cách tự động.
- Access cung cấp hệ thống công cụ phát triển (Development tools) khá mạnh giúp các nhà phát triển phần mềm đơn giản trong việc xây dựng trọn gói các dự án phần mềm quản lý qui mô vừa và nhỏ. Ứng dụng của Access. Access được sử dụng để tạo nên những phần mềm quản lý trong mô hình quản lý vừa và nhỏ: quản lý bán hàng, quản lý thu ngân, quản lý chi phí, quản lý vật tư, quản lý học sinh, quản lý điểm học sinh, quản lý giáo viên… 1. Các đối tượng của Access.
- Các loại đối tượng chính trong Access là Tables, Queries, Forms, Report, Pages, Macros, Modules. - Cách 1: Start (AU) Programs -> Microsoft Office -> Microsoft Office Access 2010. - Cách 2: Double click vào shortcut Ms Access trên desktop 8 Hình I.1: Giao diện khởi động Access 3. Tạo mới tệp Access − Tại cửa sổ khởi động, click nút Blank Database.
− File name: nhập tên tập tin cơ sở dữ liệu, trong Access 2010, tập tin cơ sở dữ liệu được lưu với tên có phần mở rộng là. − Nếu không chỉ định đường dẫn thì mặc định tập tin mới tạo sẽ được lưu trong thư mục Document, ngược lại, click nút Browse để chỉ định vị trí lưu tập tin. Click nút Create để tạo tập tin cơ sở dữ liệu.2: Giao diện tạo mới CSDL 4. Môi trường làm việc Hình I.3: Giao diện Môi trường làm việc Access 9 Môi trường làm việc chính của Access là trên cửa sổ Database gồm các thành phần sau: a.
Vùng làm việc Khi khởi động Access, trong cửa sổ khởi động, mặc định tab File và lệnh New trong tab File được chọn, cửa sổ được chia thành 3 khung: - Khung bên trái gồm các lệnh trong tab File -Khung giữa: chứa các loại tập tin cơ sở dữ liệu mà bạn có thể tạo mới. - Khung bên phải: để nhập tên và chọn vị trí lưu tập tin mới tạo và thực thi lệnh tạo mới cơ sơ dữ liệu. Thanh Quick Access Thanh công cụ Quick Access: Hiển thị bên trái của thanh tiêu đề, mặc định thanh Quick Access gồm các nút công cụ Save, Undo. Bên phải của Quick Access chứa nút Customize, khi cơ sở dữ liệu đang mở, nếu click nút Customize sẽ xuất hiện một menu giúp bạn chỉ định các nút lệnh hiển thị trên thanh Quick Access, nếu các lệnh không có trong menu, bạn có the click nút More Commands hoặc click phải trên thanh Quick Access chọn Customize Quick Access Toolbar.
Để thêm nút lệnh vào Quick Access, bạn Hình I.4 Thanh Quick Access chọn lệnh trong khung choose commands from, click nút Add-> click OK. Thanh Navigation Pane Navigation Pane là khung chứa nội dung chính của cơ sở dữ liệu. Từ khung Navigation Pane, bạn có thể mở bất kỳ Table, Query, Form, Report, Macro, hoặc module trong cơ sở dữ liệu bằng cách double click vào tên của đối tượng. - Thanh thực đơn (Menu bar): chứa tập hợp các lệnh làm việc của Microsoft Access.
Khi click chuột Hình I.5 Thanh Navigation Pane vàotên nhóm (Home, Create, Database Tools …) thì một danh sách các lệnh trong nhóm sẽ hiện ra ngay tại khung hiển thị các tuỳ chọn của Menu để chọn một lệnh cần thực hiện. - Khung chứa các đối tượng (Navigation Pane): ở phía bên trái màn hình, chứa tập các đối tượng đã được tạo gồm: Table, Query, Form, Report … 10 - Cửa sổ của đối tượng: khi chọn làm việc với đối tượng nào thì sẽ xuất hiện cửa sổ thiết kế và hiển thị kết quả đối tượng đó. - Office Button: là nút lệnh nằm phía trên bên trái màn hình, chứa các lệnh cơ bản của chương trình như New, Open, Save, Print … Các thành phần cơ bản của một tập tin CSDL access - CSDL trong Access là cơ sở dữ liệu quan hệ gổm các thành phần: Tables, Querys, Forms, Reports, Pages, Macros, Modules. - Công cụ để tạo các đối tượng trong Access được tổ chức thành từng nhóm trong tab Create của thanh Ribbon Hình I.6 Giao diện thanh Ribbon a.
Bảng (Tables) Table là thành phần quan trọng nhất của tập tin cơ sở dữ liệu Access, dùng để lưu trữ dữ liệu. Do đó đây là đối tượng phải được tạo ra trước. Bên trong một bảng, dữ liệu được lưu thành nhiều cột và nhiều dòng. Truy vấn (Queries) Query là công cụ để người sử dụng truy vấn thông tin và thực hiện các thao tác trên dữ liệu.
Người sử dụng có thể sử dụng ngôn ngữ SQL hoặc công cụ QBE để thao tác trên dữ liệu. Biểu mẫu (Forms) Form là công cụ để thiết kế giao diện cho BÀI trình, dùng để cập nhật hoặc xem dữ liệu. Biểu mẫu giúp thân thiện hóa quá trình nhập, thêm, sửa, xóa và hiển thị dữ liệu. Báo cáo (Reports) Report là công cụ giúp người dùng tạo các kết xuất dữ liệu từ các bảng, sau đó định dạng và sắp xếp theo một khuôn dạng cho trước và có thể in ra màn hình hoặc máy in.
Tập lệnh (Macros) Macro là một tập hợp các lệnh nhằm thực hiện một loạt các thao tác được qui định trước. Tập lệnh của Access có thể được xem là một công cụ lập trình đơn giản đáp ứng các tình huống cụ thể. Bộ mã lệnh (Modules) Là công cụ lập trình trong môi trường Access mà ngôn ngữ nền tảng của nó là ngôn ngữ Visual Basic for Application. Đây là một dạng tự động hóa chuyên sâu hơn tập lệnh, giúp tạo ra những hàm người dùng tự định nghĩa.
Bộ mã lệnh 11 thường dành cho các lập trình viên chuyên nghiệp. Mở tệp đã tồn tại − Cách 1: ∗ Tại cửa sổ khởi động, trong tab File → Open… ∗ Chọn tập tin cơ sở dữ liệu cần mở → Open. − Cách 2: Double click vào tên tập tin cần mở.7 cửa sổ Open 6. Thoát khỏi Access.
Khi không làm việc với Access nữa, thoát ứng dụng đang chạy bằng một trong những cách sau: - Mở thực đơn File | Exit. - Nhấn tổ hợp phím nóng Alt + F4. - Hoặc đóng nút Close trên cửa sổ Access đang mở. CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP 1.
Hãy phân biệt cơ sở dữ liệu với hệ quản trị cơ sở dữ liệu. Các đối tượng trong MS access là gì? 3. Trình bày khả năng và các ứng dụng của MS Acess. Với Access 2010, khi tập tin access được tạo ra, tập tin đó sẽ có phần mở rộng là gì? 12 BÀI 1: XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU Mã bài: MĐ19-02 Giới thiệu: Xây dựng bảng là công việc quan trọng đầu tiên trong toàn bộ qui trình phát triển một ứng dụng trên Access.
Một cơ sở dữ liệu được thiết kế và xây dựng tốt sẽ là những thuận lợi trong quá trình phát triển ứng dụng. Mục tiêu: - Hiểu khái niệm bảng dữ liệu; - Tạo lập được bảng; - Thiết lập được các trường, thuộc tính; - Thao tác được với dữ liệu trong datasheet view. - Thực hiện các thao tác an toàn với máy tính. Các khái niệm về CSDL Access Mục tiêu: Hiểu được các khái niệm bảng, trường, mẫu tin, kiểu dữ liệu, thuộc tính.
CSDL Access Microsoft Access (gọi tắt là Access) là hệ quản trị cơ sở dữ liệu trên môi trường Windows nằm trong bộ phần mềm Microsoft Office của hãng Microsoft dùng để tạo, xử lý các cơ sở dữ liệu.Bảng - Bảng là thành phần quan trọng và cơ bản của CSDL trong Access. Là nơi chứa dữ liệu về một đối tượng thông tin nào đó như DM NHAN VIEN, DM PHONG BAN,. mỗi hàng trong bảng là một mẫu tin(record) chứa các nội dung riêng của đối tượng đó. Mỗi mẫu tin đều có chung cấu trúc tức các trường (field) Mẫu tin Trường (record) (Field) Hình II.1 bản dữ liệu 1.
Trường Mỗi trường là một cột của bảng thể hiện một thuộc tính của đối tượng cần quản lý. Mỗi trường tùy theo tính chất của nó mà có thể có các kiểu dữ liệu khác nhau. 13 Trường khóa chính (Primary key): là trường mà giá trị của các mẫu tin trong cùng một bảng là khác nhau. Trường khóa ngoại (Foreign key): là trường khóa chính của một bảng khác có quan hệ với bảng chứa nó.
Mẫu tin Mỗi mẫu tin (bản ghi) là một hàng của bảng gồm dữ liệu về các thuộc tính của đối tượng được quản lý. Các mẫu tin đều có cùng một cấu trúc (trường dữ liệu, kiểu dữ liệu, thuộc tính dữ liệu). Kiểu dữ liệu Trong access mỗi Field có thể nhận một trong các kiểu dữ liệu sau: Data Type Kiểu dữ liệu Dữ liệu Kích thước Text Văn bản Tối đa 255 ký tự Văn bản nhiều dòng, nhiều Tối đa Memo Trang 65.535 ký tự Number Kiểu số (bao gồm số nguyên và số thực), dùng để 1, 2, 4, hoặc thực hiện tính toán, các định dạng dữ liệu kiểu số 8 byte được thiết lập trong Control Panel. Date/Time Dữ liệu kiểu Date và Time.
Các định dạng của dữ liệu Date/Time được thiết lập trong Control Panel. 8 byte Currency Kiểu tiền tệ, mặc định là $. 8 byte AutoNumber Access sẽ tự động tăng tuần tự hoặc ngẫu nhiên khi một mẫu tin mới được tạo, không thể xóa, sửa. 4 byte Kiểu luận lý (Boolean).
Chỉ chấp nhận dữ liệu có Yes/no giá trị Yes/No, True/False, On/Off 1bit OLE Object Dữ liệu là các đối tượng được tạo từ các phần mềm Tối đa 1 GB khác. HyperLink Dữ liệu của field là các link. Lookup Lookup Wizard không phải là kiểu dữ liệu, mà là Wizard chức năng để tạo một danh sách mà giá trị của nó 14 được nhập bằng tay hoặc được tham chiếu từ một bảng khác trong cơ sở dữ liệu. đính kèm dữ liệu từ các BÀI trình khác, nhưng bạn Attachment không thể nhập văn bản hoặc dữ liệu số.